Ruang kerja yang tidak terstruktur di Notion dapat dengan cepat berubah menjadi labirin halaman dan blok.
Catatan penting mungkin terkubur atau hilang dalam lubang hitam digital, sehingga sulit untuk tetap terorganisir.
Namun, membangun basis data Notion dapat menertibkan kekacauan ini dan menghemat waktu. Anda dapat menyusun, memfilter, dan menghubungkan informasi Anda sambil melacak tenggat waktu, mengelola proyek, atau merencanakan konten.
Dalam panduan ini, kami telah menjelajahi cara membuat database di Notion. Saatnya bekerja dengan informasi terstruktur dalam format yang dapat disesuaikan!
⏰ Ringkasan 60 Detik
- Basis data Notion menyimpan, mengatur, dan mengelola data terstruktur dalam Notion dalam tabel atau daftar yang fleksibel dan dapat disesuaikan
- Dalam basis data Notion, Anda dapat memfilter data menggunakan jenis properti khusus seperti teks, tanggal, dan kotak centang
- Anda dapat menautkan database terkait dengan relasi dan rollup untuk koneksi data
- Pengguna dapat memvisualisasikan data dalam berbagai tampilan (tabel, papan, galeri, kalender) dan mengotomatiskan alur kerja dengan templat dan filter basis data
- Namun, Notion tidak memiliki fitur otomatisasi tingkat lanjut, sehingga membutuhkan pembaruan manual untuk banyak alur kerja
- Basis data yang besar dapat melambat, memengaruhi waktu pemuatan dan daya tanggap
- ClickUp unggul dalam manajemen tugas dan proyek dengan otomatisasi, pelacakan waktu, dan pelaporan
- Tampilan Tabel ClickUp memungkinkan pengeditan massal, bidang khusus, dan opsi pemfilteran untuk mengelola basis data dan manajemen tugas
Apa yang dimaksud dengan Basis Data Notion?
Basis data Notion memungkinkan Anda untuk menyimpan dan mengatur informasi dengan cara yang terstruktur dan dapat disesuaikan. Tidak seperti spreadsheet statis atau catatan yang tersebar, blok basis data di Notion memungkinkan Anda menyortir, memfilter, dan menghubungkan data Anda dalam beberapa tampilan. Bayangkan: tabel, papan, kalender, dan daftar dalam satu ruang.
Setiap basis data Notion berisi entri (baris) dengan properti (kolom) yang mendefinisikan detail seperti teks, tanggal, tag, atau kotak centang. Database ini dapat dihubungkan dengan database lain untuk organisasi dan otomatisasi alur kerja.
Sebagai contoh, database Notion Anda dapat melacak tugas, tenggat waktu, penerima tugas, dan status dengan tata letak tampilan yang berbeda selama manajemen proyek. Hal ini membantu Anda memvisualisasikan kemajuan dalam sekejap.
Manfaat menggunakan basis data Notion
Untuk pengguna Notion yang handal, database membuka tingkat produktivitas dan kustomisasi yang baru. Dengannya, Anda bisa:
- Membangun alur kerja dan sistem yang dipersonalisasi, beradaptasi dengan kebutuhan unik di luar templat basis data standar ✅
- Mengotomatiskan proses yang kompleks menggunakan formula, relasi, dan rollup, mengelola tugas yang berulang dan menghemat waktu ✅
- Visualisasikan data dalam berbagai format (tabel, papan, kalender, jadwal), dapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti dari berbagai perspektif ✅
- Membangun sistem yang saling terhubung melalui relasi dan basis data yang terhubung, membangun ekosistem informasi yang dinamis ✅
- Sempurnakan data dengan pemfilteran dan penyortiran tingkat lanjut, memastikan akses cepat ke informasi penting dalam kumpulan data yang besar ✅
Baca juga: Template Manajemen Proyek Notion Gratis untuk Setiap Jenis Proyek
📮Klik Wawasan: 30% responden kami mengandalkan alat bantu AI untuk penelitian dan pengumpulan informasi. Namun, adakah AI yang membantu Anda menemukan file yang hilang di tempat kerja atau utas Slack penting yang lupa Anda simpan?
Ya! Pencarian Terhubung ClickUp yang didukung AI dapat langsung mencari di seluruh konten ruang kerja Anda, termasuk aplikasi pihak ketiga yang terintegrasi, untuk mendapatkan wawasan, sumber daya, dan jawaban. Hemat waktu hingga 5 jam dalam seminggu dengan Pencarian Terhubung ClickUp!
Jenis-jenis tampilan basis data Notion
Basis data Notion bekerja dengan lancar-dapat ditampilkan dalam berbagai format untuk tipe data yang berbeda, tergantung bagaimana Anda ingin melihat informasi Anda.
Berikut adalah daftar yang praktis:
- Database sebaris: Disematkan di dalam halaman Notion yang sudah ada
- Basis Data Halaman Penuh: Membuat basis data mandiri dan baru
- Tampilan Tabel: Menyajikan tata letak tabel seperti spreadsheet untuk data terstruktur dan pelacakan terperinci
- Tampilan Papan (Kanban): Menyajikan papan bergaya Kanban dengan fungsionalitas seret dan lepas, ideal untuk manajemen proyek Notion
- Tampilan Daftar: Mengatur catatan atau daftar tugas dalam daftar linier sederhana
- Tampilan Kalender: Menampilkan entri basis data berdasarkan tanggal untuk perencanaan dan penjadwalan acara
- Tampilan Galeri: Menampilkan entri sebagai kartu visual, berguna untuk portofolio atau pustaka konten
- Tampilan Garis Waktu: Melacak status dan jadwal proyek dalam tata letak bergaya bagan Gantt
💡Tip Profesional: Di bagian atas database Anda, Anda dapat beralih di antara tampilan yang ada dengan mengeklik masing-masing tab tampilan atau menambahkan tampilan dengan mengeklik '+ View. '
Panduan Langkah-demi-Langkah untuk Membuat Basis Data di Notion
Membuat basis data Notion adalah langkah pertama untuk mengelola data Anda di platform. Berikut ini adalah proses langkah demi langkah untuk membuat database Notion:
Langkah 1: Buka halaman baru di Notion
Notion bekerja pada halaman, seperti halnya database di dalamnya. Setiap halaman baru sama dengan item baru yang ditambahkan ke database yang sama. Anda dapat membuat halaman untuk proyek, tugas, atau kebutuhan manajemen data tertentu.
- Buka Notion dan buat halaman baru dengan mengeklik tombol '+' atau tombol "baru" berwarna biru di bilah sisi
- Anda juga dapat menekan Ctrl + N (Windows) atau Cmd + N (Mac)
- Berikan judul yang jelas pada database baru Anda
📌 Anda juga dapat mengetikkan perintah seperti /tampilan tabel, /tampilan papan, /tampilan galeri, dll. untuk membuat basis data dengan tata letak yang Anda inginkan
Langkah 2: Menyisipkan basis data
Notion menawarkan beberapa format database untuk mengakomodasi berbagai sumber dan jenis data. Anda dapat memilih struktur, seperti tabel, papan Kanban, atau kalender, yang paling sesuai dengan alur kerja Anda.
- Ketik /database dan pilih format/tampilan database yang Anda inginkan
📌 Jika Anda tidak yakin jenis mana yang harus dipilih, mulailah dengan database sebaris. Ini memungkinkan Anda membuat dalam alur kerja yang sudah ada dan kemudian mengubahnya menjadi basis data satu halaman penuh untuk ruang khusus!
Saat kita membuat kalender konten, mari gunakan format Tabel untuk entri data terstruktur.
📌 Setiap item dalam database Anda adalah sebuah baris-halaman yang sudah ada. Anda dapat membuka entri database mana pun untuk mengakses halaman penuh dengan lebih banyak konten.
Untuk membuat database yang ditautkan, lakukan hal berikut:
- Gunakan perintah /linked database jika sumber data yang ada adalah database lain di dalam ruang kerja Notion Anda
- Mengimpor data secara langsung ke dalam basis data Notion jika data Anda dalam format CSV
- Gunakan API Notion jika Anda perlu terhubung ke sumber data yang tidak dapat diimpor dengan mudah
Langkah 3: Menyesuaikan properti basis data
Tambahkan properti yang berisi informasi spesifik mengenai setiap entri (misalnya, nama tugas, tanggal jatuh tempo, status). Ini seperti kolom dalam spreadsheet. Anda dapat menambahkan, menyembunyikan, dan menyesuaikannya.
- Klik tanda '+' di samping kolom default untuk menambahkan properti baru
*Bidang 'nama' di Notion adalah wajib diisi. Anda dapat mengganti namanya seperti yang telah kita ubah menjadi 'judul', namun nama ini muncul secara default.
Seorang pengguna Reddit menyebutnya sebagai salah satu kekurangan Notion, dengan mengatakan:
Bagi saya, bidang Nama yang wajib diisi itu sangat mengganggu. Itu adalah rasa frustrasi terbesar saya. "
Bagi saya, bidang Nama yang wajib diisi itu sangat mengganggu. Itu adalah rasa frustrasi terbesar saya. "
Langkah 4: Mulai menambahkan informasi ke database
Menambahkan entri (atau baris) memungkinkan untuk menyimpan item basis data yang relevan, seperti tanggal penting, tugas, format yang berbeda, dll.
- Buka sebuah bidang dan mulai memasukkan data yang relevan secara manual
📌Membuat properti seperti 'Tanggal' atau 'Status' secara otomatis memformat bidang Notion. Hal ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah menambahkan informasi dari kalender (dalam format tanggal yang berbeda) atau menu tarik-turun.
Baca juga: Perangkat Lunak Basis Data Gratis Terbaik
Langkah 5: Menerapkan filter, penyortiran, dan pengelompokan
Filter, penyortiran, dan pengelompokan membantu mengelola data dengan memberikan akses cepat ke informasi yang relevan.
Pemfilteran memungkinkan Anda untuk menampilkan hanya entri database yang memenuhi kriteria tertentu.
- Klik tombol 'Filter' di sisi kanan tampilan basis data Notion Anda
- Pilih properti yang ingin Anda filter (sebagai contoh, kami memilih 'status')
- Pilih kriteria filter (sebagai contoh, kami memilih 'selesai' dalam 'status')
📌 Notion memungkinkan filter sederhana dan lanjutan yang menggunakan logika 'Dan' dan 'Atau'. Opsi '+ Tambahkan Filter' memungkinkan Anda untuk menambahkan beberapa filter.
Penyortiran mengatur entri basis data Anda dalam urutan tertentu berdasarkan nilai properti yang dipilih. Hal ini memudahkan untuk menemukan informasi dan mengidentifikasi pola.
- Pilih ikon 'Sortir' di sebelah ikon filter di sisi kanan tampilan basis data Anda
- Pilih properti yang ingin Anda urutkan (sebagai contoh, kami memilih 'tanggal')
- Pilih apakah akan mengurutkan dalam urutan naik atau turun
Pengelompokan mengatur entri basis data Anda ke dalam kategori berdasarkan nilai properti yang dipilih. Hal ini menciptakan bagian visual dalam database Anda, sehingga memudahkan untuk melihat entri yang terkait secara bersamaan.
- Pergi ke tiga titik di kanan atas tampilan basis data Anda, di samping tombol "Baru" berwarna biru, dan pilih 'Grup'
- Pilih properti yang ingin Anda kelompokkan (sebagai contoh, kami memilih 'kategori multi-pilih')
Anda juga dapat menggunakan templat, otomatisasi, dan relasi Notion. Relasi memungkinkan Anda untuk menghubungkan database bersama-sama-bayangkan menghubungkan tugas-tugas Anda ke proyek tertentu atau menghubungkan kontak ke kesepakatan klien.
Hal ini menciptakan jaringan data yang saling terhubung, sehingga memudahkan untuk memfilter, menanyakan, dan melihat informasi di berbagai konteks. Demikian pula, Anda dapat memulai proyek Anda dengan templat dan membuat dasbor di Notion.
Namun, Notion tidak memiliki pemicu otomatisasi asli atau lanjutan. Anda dapat menggunakan integrasi Notion untuk fitur-fitur ini dan mengintegrasikannya dengan alat pihak ketiga.
Notion menggunakan API untuk mengatur otomatisasi yang mengurangi pekerjaan manual, seperti mengirim pemberitahuan ketika tugas diperbarui atau membuat entri berulang berdasarkan kriteria yang ditetapkan. Hal ini memungkinkan Anda untuk lebih fokus pada pekerjaan strategis.
👀Tahukah Anda: Beberapa peneliti membandingkan database dengan otak manusia -keduanya menyimpan, mengambil, dan memproses informasi. Perbedaannya? Otak sangat efisien dalam pengenalan pola, sementara database jauh lebih baik dalam mengingat secara tepat.
Keterbatasan Penggunaan Notion untuk Manajemen Basis Data
Notion cocok untuk konten kreatif dan organisasi yang fleksibel, tetapi sebagai mesin basis data tugas berat, Anda mungkin akan menemui beberapa hambatan. Berikut ini beberapa batasan utama yang mungkin membuat Anda mencari alternatif Notion:
- Performa lambat dengan kumpulan data yang besar: Anda dapat mengalami penurunan kinerja seperti waktu pemuatan yang lebih lambat atau kelambatan saat mengedit saat menangani database yang luas dan terorganisir ❌
- Kemampuan kueri terbatas: Anda sebagian besar terbatas pada kondisi sederhana tanpa kekuatan kueri yang kompleks atau operasi seperti SQL ❌
- Manajemen data relasional dasar: Spektrum penuh fitur basis data relasional, seperti operasi gabungan yang rumit atau normalisasi data tingkat lanjut, tetap tidak dapat diakses ❌
- Pelaporan khusus yang terkendali: Jika Anda ingin membuat laporan atau dasbor khusus yang terperinci dan kustom langsung dari data Anda, Notion mungkin terasa sedikit terbatas ❌
- Tidak ada bagan tingkat lanjut: Tidak memiliki dasbor interaktif dengan grafik terperinci yang diperbarui secara real-time ❌
- Kustomisasi yang kurang optimal: Fitur pemfilteran dan penyortiran tidak diterjemahkan ke dalam analisis visual khusus yang mungkin Anda harapkan dari perangkat lunak visualisasi data khusus ❌
👀 Tahukah Anda: Database bisnis menurun seiring waktu-studi menunjukkan bahwa 30% data B2B menjadi usang setiap tahun karena perubahan pekerjaan, penutupan perusahaan, dan perubahan merek. Pemeliharaan basis data secara teratur sangat penting untuk keakuratan.
Buat dan Kelola Basis Data Anda dengan ClickUp
Notion dapat membantu Anda mengatur ide dan konten, tetapi kurang dalam manajemen proyek terintegrasi.
ClickUp , aplikasi segalanya untuk bekerja, dapat melengkapinya dengan wawasan waktu nyata, tugas berulang, dan otomatisasi bersyarat dalam ekosistem yang didukung AI.
Dasbor ClickUp
Sebagai contoh, Dasbor ClickUp dapat mengubah data mentah menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti, menawarkan tampilan yang diperbesar dari seluruh operasi Anda. Namun, untuk pengalaman interaktif seperti ini, Notion membutuhkan solusi dan alat bantu eksternal.
Oleh karena itu, dalam perdebatan Notion vs ClickUp, para profesional dan tim dengan kebutuhan basis data proyek yang ekstensif atau kebutuhan manajemen tugas yang lengkap mungkin akan memilih yang terakhir.
💡Tip Pro: Untuk mengekspor data dari Notion ke ClickUp, buka pengaturan dan anggota di bagian bawah bilah sisi kiri dan pilih Ekspor semua konten ruang kerja dalam HTML. Di ClickUp, pilih opsi impor/ekspor, pilih Notion, dan klik Import from Notion.
ClickUp CRM dan Tampilan
Berikut adalah cara menggunakan ClickUp untuk membangun dan mengelola basis data relasional:
ClickUp CRM menawarkan 10 tampilan yang sangat fleksibel, termasuk Daftar, Kanban, dan Tabel, yang memungkinkan Anda menyesuaikan cara Anda melihat dan mengelola hubungan klien Anda. Anda dapat beralih antara tinjauan tingkat makro dan analisis terperinci, memastikan setiap detail basis data ada di ujung jari Anda.
Tampilan Tabel ClickUp
Tampilan Tabel ClickUp menawarkan efisiensi seperti spreadsheet, memungkinkan Anda memasukkan, mengedit, dan memvisualisasikan data dalam format kisi yang sudah dikenal. Mendukung lebih dari 15 jenis bidang khusus, mulai dari kemajuan tugas dan lampiran file hingga peringkat bintang, sehingga Anda dapat mencatat informasi yang relevan.
Dengan fitur-fitur seperti menyeret kolom, menyematkan, dan menyembunyikan, Anda dapat menyesuaikan tabel untuk menyoroti data yang paling penting. Opsi pengelompokan dan pemfilteran memudahkan untuk memilah-milah kumpulan data yang besar, baik saat Anda mengelola pesanan pelanggan atau melacak anggaran proyek.
Tampilan Tabel ClickUp juga memungkinkan pengeditan massal dan pembaruan instan, menjadikannya alat bantu yang sangat baik untuk manajemen data. Anda dapat mengekspor tabel Anda ke dalam spreadsheet yang dapat diakses atau membagikannya melalui tautan publik, memastikan para pemangku kepentingan dan klien memiliki akses waktu nyata ke informasi utama.
Tampilan Daftar ClickUp
Kemudian, ada Tampilan Daftar ClickUp; menawarkan tata letak yang bersih dan linier yang sempurna untuk manajemen data yang berpusat pada tugas. Tampilan ini sangat efektif ketika Anda perlu melihat tugas atau membuat entri basis data dalam format daftar sederhana, sehingga lebih mudah untuk memindai, memprioritaskan, dan memperbarui item dengan cepat.
Setiap item daftar di ClickUp bukan hanya sebaris teks; dapat menyertakan properti yang kaya seperti tanggal jatuh tempo, status, prioritas, dan Bidang Khusus.
Hal ini menjadikan ClickUp List View sebagai perangkat lunak alur kerja yang ideal untuk melacak jalur penjualan, memantau keterlibatan klien, atau mengatur hasil proyek.
Selain tampilan, ClickUp CRM memiliki 50+ widget Dasbor untuk memvisualisasikan metrik utama dan menyederhanakan data dasbor. Data CRM Anda, baik yang dikelola melalui tampilan Daftar atau Tabel, dimasukkan langsung ke dalam dasbor ini dengan bantuan alat pelaporan ClickUP.
Setiap pembaruan yang Anda lakukan, perubahan status, atau penugasan tugas otomatis akan langsung tercermin dalam laporan Anda, sehingga memastikan wawasan Anda selalu terkini. Anda dapat menyesuaikan Dasbor agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dengan mengatur ulang widget, mengatur filter, dan lebih banyak skenario.
Otomatisasi ClickUp
Fitur Otomatisasi ClickUp bawaan memungkinkan ClickUp CRM Anda menangkap dan mengelola data.
Aturan bersyarat dapat diatur untuk menetapkan kembali tugas berdasarkan perubahan status klien, menyesuaikan prioritas seiring dengan kemajuan transaksi, atau bahkan menghasilkan laporan terperinci tentang metrik konversi.
Fitur ini mengurangi risiko kesalahan manusia dan menghilangkan kebutuhan entri data secara manual, memastikan bahwa database Anda tetap akurat dan mencerminkan pembaruan secara real-time.
🧠 Fakta Menarik: Sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) menguasai 72% pangsa popularitas.
Templat Basis Data ClickUp
Untuk solusi yang lebih cepat, Anda juga dapat mencoba templat database ClickUp.
Anda dapat menggunakan Templat Spreadsheet Manajemen Proyek dari ClickUp untuk fitur-fitur yang berpusat pada proyek. Ini menyediakan ruang terpusat dan dapat disesuaikan untuk melacak tugas, tenggat waktu, jadwal, dan ketergantungan.
Baik bagi pemula maupun manajer proyek yang berpengalaman, templat ini membantu Anda memvisualisasikan kemajuan proyek melalui status khusus (Selesai, Sedang Berlangsung, dan Harus Dilakukan) dan beberapa tampilan, seperti Daftar, Tabel, dan Kalender.
Berikut ini adalah cara Anda dapat menggunakan templat:
- Memantau tugas, tenggat waktu, dan kemajuan secara real time dengan Status Kustom
- Memetakan jadwal dan ketergantungan proyek menggunakan tampilan Daftar, Tabel, dan Kalender
- Menggabungkan data proyek yang penting, termasuk tingkat risiko, tahapan persetujuan, dan fase, ke dalam satu spreadsheet yang dapat diakses
- Libatkan anggota tim dan pemangku kepentingan dengan memberikan tugas dan berbagi pembaruan
- Sesuaikan jadwal, tetapkan ulang tugas, dan perbarui status saat proyek Anda berkembang untuk menjaga kejelasan dan fokus
Selain itu, Templat Spreadsheet ClickUp memungkinkan Anda untuk mengumpulkan dan memusatkan informasi penting, mulai dari detail kontak dan riwayat pembelian hingga metrik keterlibatan dan catatan komunikasi, ke dalam satu lokasi yang dapat diakses dan terpadu.
Anda dapat mengatur dan mengelompokkan data pelanggan Anda menggunakan berbagai tampilan dan status untuk melacak perjalanan pelanggan, mengidentifikasi tren, dan mengelola hubungan. Pada akhirnya, templat spreadsheet ini merupakan alat serbaguna yang membantu Anda membuat keputusan bisnis yang lebih baik.
ClickUp memungkinkan Anda untuk membuat tugas yang sangat terhubung dengan data Anda. Setiap tugas mencakup Bidang Khusus, status, ketergantungan, dan bahkan dokumen atau spreadsheet yang ditautkan.
Obrolan ClickUp
Dengan fitur seperti ClickUp Chat, kolaborasi terjadi bersamaan dengan pembaruan tugas dan modifikasi data. Tidak seperti aplikasi obrolan tradisional yang beroperasi secara terpisah, ClickUp Chat terintegrasi dengan alur kerja manajemen proyek Anda.
Anda dapat mendiskusikan tugas, berbagi pembaruan, dan merujuk proyek atau dokumen tertentu tanpa meninggalkan ruang kerja Anda.
Olivia Wheeler, CEO Acton Circle, mengatakan bahwa mereka beralih dari Notion ke ClickUp:
Sebelum menggunakan ClickUp, saya kesulitan menemukan platform yang bisa berkembang seiring dengan pertumbuhan tim saya. Saya mencoba Hive App, Notion, Asana, Basecamp, dan Wrike, tetapi tidak ada yang semudah dan semenarik itu untuk dilihat.
Sebelum menggunakan ClickUp, saya kesulitan menemukan platform yang bisa berkembang seiring dengan pertumbuhan tim saya. Saya mencoba Hive App, Notion, Asana, Basecamp, dan Wrike, tetapi tidak ada yang semudah dan semenarik itu untuk dilihat.
Bangun Basis Data Anda di ClickUp untuk Manajemen Lengkap
Ketika manajemen proyek dan pelacakan tugas Anda yang kompleks perlu dikembangkan, fitur-fitur berharga Notion dapat tampak suram atau tidak memuaskan.
Tidak memiliki fungsi basis data yang canggih seperti pelaporan yang kompleks, otomatisasi yang ekstensif, dan skalabilitas untuk manajemen data tingkat perusahaan.
Meskipun Notion dapat terasa terpecah-pecah ketika mengelola tugas dan alur kerja, ClickUp menggabungkan fungsi-fungsi ini ke dalam satu ekosistem. Integrasi ini berarti bahwa tugas, data, dan komunikasi hidup berdampingan di satu tempat, sehingga tidak perlu berpindah-pindah alat. Jadi, apa lagi yang Anda tunggu?
Daftar ClickUp secara gratis hari ini dan cobalah!