Ingat tenggat waktu proyek yang terlewat bulan lalu? Sistem catatan tempel Anda yang gagal, bukan sebaliknya.
Saat Anda membuat jadwal kerja di Google Calendar, Anda sedang membangun peta jalan yang tetap berfungsi bahkan saat kekacauan pagi hari Senin melanda.
Artikel blog ini menunjukkan cara membuat jadwal kerja di Google Calendar yang menjaga tim Anda tetap terkoordinasi tanpa membebani mereka dengan kelelahan notifikasi.
Selain itu, kami akan membahas bagaimana ClickUp dapat memudahkan proses penjadwalan.
Mengapa Menggunakan Google Calendar untuk Penjadwalan Kerja?
Google Calendar menawarkan opsi penjadwalan yang fleksibel tanpa kerumitan yang tidak perlu. Berikut ini manfaatnya:
- Atur acara berulang untuk memblokir waktu untuk rapat, pengecekan proyek, atau prioritas harian tanpa perlu menambahkannya secara manual setiap kali
- Buat beberapa kalender untuk memisahkan jadwal kerja, rencana pribadi, dan jadwal tim
- Bagikan kalender untuk menjadwalkan pertemuan dan melacak ketersediaan tim tanpa perlu bertukar pesan berulang-ulang
- Tambahkan pengingat dan notifikasi untuk tetap mengontrol tenggat waktu dan tugas penting tanpa harus mengandalkan ingatan
- Sinkronkan di semua perangkat untuk memeriksa jadwal proyek dari mana saja, memastikan tidak ada tugas atau pertemuan yang terlewat
🧠 Fakta Menarik: Google Calendar memiliki fitur jam dunia untuk mereka yang bekerja di zona waktu yang berbeda. Fitur ini memungkinkan Anda melihat zona waktu yang berbeda dan menjadwalkan pertemuan sesuai dengan zona waktu tersebut.
⭐ Template Terpilih
Jika Anda ingin menjadwalkan pekerjaan Anda secara optimal dan memanfaatkan AI untuk memberikan rekomendasi cerdas serta menandai waktu fokus, pencarian Anda berakhir di sini. Template Jadwal Karyawan ClickUp membantu Anda mengelola shift, mengoptimalkan beban kerja, dan tetap menyisihkan waktu untuk istirahat.
Panduan Langkah demi Langkah untuk Membuat Jadwal Kerja di Google Calendar
Jadwal yang terstruktur dengan baik membantu menjaga segala sesuatunya tetap terkendali, dan membuatnya di Google Calendar hanya membutuhkan beberapa langkah sederhana.
Begini caranya. 🗓️
Langkah #1: Siapkan Google Calendar Anda untuk penjadwalan kerja
Buka browser web Anda dan buka Google Calendar. Masuk dengan akun Google Anda jika belum login. Ini adalah titik awal Anda untuk mengelola jadwal Anda.
Di sisi kiri layar, cari bagian Kalender lain, lalu klik tombol + di sebelahnya.
Pilih 'Buat kalender baru' dari menu dropdown dan berikan nama yang jelas, seperti 'Jadwal Kerja'. Kemudian, klik 'Buat Kalender' untuk menambahkannya ke daftar Anda.
📖 Baca Juga: Cara Menerapkan Jadwal Kerja 2-2-3
Langkah #2: Tambahkan acara dan blok waktu untuk tugas
Sekarang setelah kalender kerja Anda sudah diatur, buka tampilan kalender utama dan klik pada tanggal dan waktu tertentu yang ingin Anda jadwalkan untuk karyawan atau tugas.
Di jendela pop-up yang muncul, ketik nama tugas seperti 'Panggilan Klien' dan sesuaikan waktu mulai dan berakhir sesuai kebutuhan Anda.
Jika ini adalah tugas berulang, klik opsi Tidak berulang, pilih Kustom dari menu dropdown, dan atur agar berulang setiap Senin, lalu klik Selesai.
Jika Anda menambahkan ini sebagai acara, pastikan untuk memilih "Jadwal Kerja" dari menu dropdown kalender agar acara tetap berada di tempat yang tepat, lalu klik Simpan untuk mengunci jadwal tersebut.
💡 Tips Pro: Untuk membuat daftar tugas yang lebih terorganisir di Google Calendar, gunakan fitur Tugas. Tambahkan setiap tugas sebagai item terpisah dengan tanggal dan waktu jatuh tempo. Anda dapat melihat tugas langsung di kalender Anda, dan Google akan mengirimkan pengingat kepada Anda.
Langkah #3: Gunakan kode warna untuk organisasi yang lebih baik
Untuk membuat jadwal kerja Anda lebih jelas secara visual, buka sisi kiri layar dan temukan kalender Jadwal Kerja Anda dalam daftar.
Arahkan kursor ke namanya, klik ikon tiga titik yang muncul, lalu pilih warna—misalnya biru—untuk mengaitkannya. Warna ini akan diterapkan ke semua acara di kalender tersebut, sehingga Anda dapat dengan cepat membedakan tugas kerja dari komitmen lain saat melihat kalender.
🧠 Fakta Menarik: Google Calendar dapat diintegrasikan ke dalam situs web menggunakan HTML iframe, memungkinkan bisnis, organisasi, atau perencana acara untuk membagikan jadwal secara publik.
Langkah #4: Aktifkan notifikasi dan pengingat
Menjaga jadwal tetap teratur berarti tetap waspada, jadi buka acara yang sudah ada atau buat acara baru di kalender Jadwal Kerja Anda.
Di detail acara, klik Tambahkan pengingat dan atur pengingat—misalnya 10 menit sebelum dimulai—untuk memastikan Anda siap saat waktunya tiba. Simpan acara tersebut untuk menerapkan pengaturan ini.
Jika Anda ingin pengingat untuk semua acara kerja, klik ikon roda gigi di pojok kanan atas, pilih Pengaturan, lalu pilih kalender Anda di bawah Pengaturan untuk kalender saya. Dari sana, sesuaikan Pengaturan acara untuk menambahkan pengingat default, seperti 15 menit sebelum acara, sehingga Anda selalu siap tanpa perlu mengaturnya secara manual setiap kali.
🔍 Tahukah Anda? Di perangkat Android, aplikasi Google Calendar memungkinkan Anda mengatur suara notifikasi kustom untuk acara yang berbeda, membantu Anda membedakan antara jenis pengingat.
Langkah #5: Bagikan jadwal Anda dengan tim Anda
Jika tim Anda perlu melihat jadwal Anda, buka panel kiri, arahkan kursor ke Work Schedule, dan klik ikon tiga titik di sampingnya.
Pilih Pengaturan dan berbagi dari menu, lalu gulir ke bawah hingga menemukan Bagikan dengan orang tertentu. Masukkan alamat email anggota tim Anda, atur tingkat izin mereka, lalu klik Kirim untuk membagikannya.
Dengan langkah-langkah ini, Google Calendar Anda akan memiliki jadwal kerja yang berfungsi sepenuhnya. Silakan beralih ke tampilan Minggu atau Bulan untuk memeriksanya dan pastikan semuanya terlihat baik.
💡 Tips Pro: Untuk pengelolaan cuti yang lebih baik, tambahkan acara berulang untuk waktu pribadi atau liburan. Atur acara tersebut sebagai 'Out of Office' dan tandai sebagai 'Seluruh Hari' agar rekan kerja tahu Anda tidak tersedia. Anda juga dapat mengatur lokasi kerja default di Google Calendar untuk menunjukkan apakah Anda berada di kantor atau bekerja dari jarak jauh.
Batasan Penggunaan Google Calendar untuk Penjadwalan Kerja
Google Calendar cocok untuk penjadwalan dasar, tetapi kurang beberapa fitur penting untuk mengelola pekerjaan dengan lebih efisien.
Berikut adalah beberapa alasan mengapa Anda mungkin mempertimbangkan alternatif Google Calendar:
- Tidak memiliki fitur otomatisasi lanjutan dan ketergantungan tugas: Acara dan tugas harus diperbarui secara manual karena tidak ada cara untuk menghubungkan atau mengotomatisasi tugas yang bergantung ❌
- Sulit untuk penjadwalan tim: Meskipun kalender dapat dibagikan, tidak ada alat bawaan untuk mengelola rotasi shift atau secara otomatis mendeteksi konflik penjadwalan karyawan ❌
- Tidak terintegrasi dengan AI: Penjadwalan cerdas, prioritas tugas, dan saran otomatis tidak tersedia langsung di Google Calendar ❌
- Tidak ada pelacakan waktu atau wawasan produktivitas: Waktu yang dihabiskan untuk tugas tidak dicatat, sehingga sulit untuk menganalisis distribusi beban kerja tanpa alat eksternal ❌
- Jadwal harus dibuat dari awal: Tanpa templat jadwal kerja yang sudah jadi, pengaturan membutuhkan waktu dan usaha lebih banyak ❌
🔍 Tahukah Anda? Henry Ford memperkenalkan sistem kerja 8 jam sehari pada tahun 1926, mengurangi jam kerja dari 12 jam atau lebih untuk meningkatkan efisiensi dan kesejahteraan pekerja.
Menggunakan ClickUp untuk Penjadwalan Kerja dan Manajemen Tugas
Jadwal yang padat bukanlah masalahnya. Masalahnya adalah penyesuaian terus-menerus, perubahan mendadak, dan pelacakan yang tidak terorganisir yang menguras produktivitas.
ClickUp solusinya. Ini adalah aplikasi serba bisa untuk kerja yang menggabungkan manajemen proyek, manajemen pengetahuan, dan obrolan—semua didukung oleh AI yang membantu Anda bekerja lebih cepat dan lebih cerdas.
Mari lihat bagaimana perangkat lunak penjadwalan proyek ini dapat membantu. 📝
Penjadwalan yang lebih cerdas, lebih sedikit gangguan
Kalender seharusnya tidak hanya sekadar daftar tugas.
ClickUp Calendar
ClickUp Calendar membuat jadwal yang benar-benar berfungsi, yang beradaptasi saat prioritas berubah dan mencegah pekerjaan terlewat.
Seringkali, waktu terbuang sia-sia saat memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya. Tugas-tugas prioritas tinggi terpendam di bawah rapat yang tak kunjung usai, dan hari berakhir sebelum pekerjaan sebenarnya dimulai.
Kalender AI ini menghentikan spiral tersebut dengan mempertimbangkan tenggat waktu, rapat, dan waktu fokus, sehingga menciptakan jadwal terstruktur yang menjaga segala sesuatunya tetap pada jalurnya.
🧠 Fakta Menarik: Pada Agustus 2019, Microsoft Jepang melakukan uji coba minggu kerja empat hari, yang menghasilkan peningkatan produktivitas sebesar 40%. Karyawan bekerja empat hari sambil tetap menerima gaji penuh, dan perusahaan juga menerapkan langkah-langkah seperti membatasi rapat hingga 30 menit.
ClickUp Brain
ClickUp Brain, asisten AI terintegrasi platform ini, membuat penjadwalan menjadi lebih cerdas. Ia menempatkan tugas ke dalam slot waktu sambil mempertimbangkan beban kerja, urgensi, dan ketergantungan untuk menjaga keseimbangan beban kerja.
Jika batas waktu berubah atau tugas memakan waktu lebih lama dari yang diperkirakan, ClickUp Brain secara otomatis menyesuaikan jadwal untuk mencegah kemacetan. Seorang manajer proyek yang menangani batas waktu klien yang beragam dan rapat tim melihat:
- Tugas prioritas tinggi dijadwalkan saat fokus sedang optimal
- Rapat dijadwalkan dengan jarak yang cukup untuk menghindari kelelahan akibat rapat berturut-turut
- Penyesuaian tenggat waktu otomatis untuk mencegah kelebihan beban
- Pembaruan real-time saat ada perubahan
Seluruh proses penjadwalan berlangsung di latar belakang.
Penggunaan kalender untuk menyelesaikan tugas sebelum batas waktu selalu sangat penting. Dengan ClickUp, hal ini sangat mudah karena batas waktu Anda terlihat di kalender bersama dengan tugas-tugas, sehingga merencanakan waktu harian/mingguan Anda menjadi sangat mudah dan cepat.
Penggunaan kalender untuk menyelesaikan tugas sebelum batas waktu selalu sangat penting. Dengan ClickUp, hal ini sangat mudah karena batas waktu Anda terlihat di kalender bersama dengan tugas-tugas, sehingga merencanakan waktu harian/mingguan Anda menjadi sangat mudah dan cepat.
📖 Baca Juga: Bagaimana Cara Kerja Jadwal Kerja 9/80?
Template ClickUp
Untuk memudahkan perencanaan, ClickUp menyediakan templat manajemen waktu yang sudah siap pakai.
Misalnya, templat jadwal tim ClickUp membantu menyeimbangkan beban kerja tim, sementara templat jadwal shift ClickUp memudahkan pengelolaan shift bergilir dan serah terima tugas.
🔍 Tahukah Anda? Menjaga jadwal kerja yang konsisten dapat meningkatkan produktivitas. Sebuah studi menemukan bahwa menjaga jam kerja yang sama setiap hari dapat meningkatkan efisiensi hingga hampir 1%, sementara bekerja pada hari yang sama setiap minggu memberikan peningkatan sebesar 1,63%. Karyawan baru bahkan mendapatkan manfaat lebih besar, dengan peningkatan produktivitas hingga 8%.
Sesuaikan tanpa mengganggu segala sesuatunya
Sebagian besar alat penjadwalan memerlukan pembaruan manual di berbagai platform. Pindahkan tugas di satu tempat; tiba-tiba, semua hal lain perlu disesuaikan secara terpisah.
Tampilan Kalender ClickUp
ClickUp Calendar View mengintegrasikan semua hal, memungkinkan tim untuk menyeret dan meletakkan tugas sambil menjaga ketergantungan yang terhubung tetap utuh.
Ketika batas waktu berubah, semua tugas yang terhubung akan diperbarui secara otomatis, memastikan tidak ada yang bekerja dengan informasi yang sudah usang. Jika pemimpin tim menjadwal ulang pertemuan, ketersediaan akan diperbarui secara instan sehingga tidak bertabrakan dengan waktu fokus kritis.
Misalnya, tim produk yang sedang mempersiapkan peluncuran produk dapat menyesuaikan seluruh jadwalnya dengan beberapa klik saja. Jika tanggal peluncuran ditunda, revisi desain, konten pemasaran, dan jadwal pengembangan akan disesuaikan secara otomatis.
📮 ClickUp Insight: 88% responden survei kami menggunakan AI untuk tugas pribadi, namun lebih dari 50% enggan menggunakannya di tempat kerja. Apa tiga hambatan utama? Kurangnya integrasi yang mulus, kekurangan pengetahuan, atau kekhawatiran keamanan. Tapi bagaimana jika AI sudah terintegrasi ke dalam ruang kerja Anda dan sudah aman?
ClickUp Brain, asisten AI bawaan ClickUp, membuat hal ini menjadi kenyataan. Ia memahami perintah dalam bahasa sehari-hari, mengatasi ketiga kekhawatiran adopsi AI sambil menghubungkan obrolan, tugas, dokumen, dan pengetahuan Anda di seluruh ruang kerja. Temukan jawaban dan wawasan dengan satu klik!
Jaga agar tugas, ketergantungan, dan pelacakan waktu tetap sinkron
Jadwal yang terstruktur dengan baik tidak cukup jika tugas-tugas tersebar, ketergantungan tidak jelas, dan pelacakan waktu menjadi hal yang diabaikan.
Tugas ClickUp
ClickUp Tasks mengorganisir tugas, prioritas, dan batas waktu dalam satu sistem. Tim tidak perlu berpindah antar aplikasi untuk melacak kemajuan. Setiap tugas dilengkapi dengan pemilik, batas waktu, tingkat prioritas, dan file terkait, sehingga mengurangi kebingungan dan komunikasi yang tidak perlu.
⚙️ Bonus: Coba templat manajemen tugas untuk menghilangkan kebutuhan untuk memulai dari nol, menjaga semuanya terstruktur sejak hari pertama.
Ketergantungan Tugas ClickUp mencegah kemacetan dengan memastikan pekerjaan berjalan dalam urutan yang benar. Misalnya, tim konten yang menunggu aset desain tidak perlu mengejar pembaruan—jika suatu tugas bergantung pada tugas lain, tugas tersebut akan tetap tertunda hingga tugas sebelumnya selesai.
Setelah selesai, anggota tim berikutnya akan diberitahu secara langsung, sehingga semua tetap sesuai jadwal.
🔍 Tahukah Anda? Penelitian yang dipublikasikan dalam Harvard Business Review menunjukkan bahwa karyawan di Amerika Utara yang mengambil istirahat makan siang setiap hari melaporkan tingkat keterlibatan yang lebih tinggi, termasuk peningkatan kepuasan kerja dan efisiensi.
Pelacakan Waktu Proyek ClickUp
Akhirnya, ClickUp Project Time Tracking memastikan semua hal tercatat dengan jelas. Waktu dicatat langsung dalam tugas, memberikan visibilitas real-time tentang jam kerja. Baik untuk perencanaan internal maupun penagihan klien, tim selalu tahu persis ke mana waktu mereka digunakan.
Contoh: Misalkan tim pemasaran sedang mempersiapkan peluncuran produk. Penulis menyusun draf artikel blog, tetapi tim desain tidak dapat membuat visual hingga konten final disetujui.
Di ClickUp, tugas desain tetap terblokir hingga penulis menyelesaikan pekerjaannya. Tim desain secara otomatis diberitahu setelah draf disetujui dan dapat mulai bekerja segera. Dan begitu visual siap, tim media sosial mendapatkan pemberitahuan instan untuk menjadwalkan posting.
Pada saat yang sama, pelacakan waktu berjalan di latar belakang. Manajer pemasaran dapat melihat dengan tepat berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan konten, desain, dan penjadwalan, membantu tim mengoptimalkan kampanye di masa depan.
⚙️ Bonus: Gunakan templat lembar waktu untuk melacak jam kerja dengan akurat, mempermudah penggajian, dan menyederhanakan penagihan klien.
Lihat Produktivitas Melonjak dengan ClickUp
Menjaga produktivitas kerja tidak seharusnya berarti terus-menerus mengubah jadwal, mengejar pembaruan, atau kesulitan menggunakan alat yang tersebar.
Google Calendar memang dapat mengelola rapat, tetapi tidak dirancang untuk menangani kebutuhan penjadwalan yang kompleks, prioritas yang berubah-ubah, atau beban kerja tim.
ClickUp mengubah itu semua dan mengintegrasikan semuanya dalam satu platform. Tugas, jadwal, ketergantungan, dan pelacakan waktu semuanya terpusat di satu tempat, sehingga Anda tidak perlu membuang waktu berpindah antar alat atau menyesuaikan jadwal secara manual.
Sistem penjadwalan berbasis AI menjaga rencana tetap fleksibel, sementara templat bawaan dan otomatisasi menangani tugas-tugas rutin.
Daftar sekarang di ClickUp! ✅