Sebuah proyek mungkin tidak sepenuhnya cocok, tetapi pendapatan yang ditawarkan sulit untuk ditolak. Jika Anda pernah mengelola agensi atau bekerja di dalamnya, Anda pasti sudah sering menyaksikan keputusan seperti ini diambil.
Pekerjaan yang tidak sesuai adalah sumber kerugian yang jelas. Kerugian yang kurang jelas muncul pada proyek-proyek yang sebenarnya sangat sesuai. Revisi tambahan tidak ditagih. Satu persetujuan yang terlambat mengacaukan jadwal minggu depan. Tim Anda tetap sibuk sementara margin keuntungan semakin menipis.
Mudah untuk menganggap hal ini sebagai kasus yang jarang terjadi, tetapi data menunjukkan sebaliknya. Dalam penelitian Ignition terhadap agensi, 78% agensi menyatakan bahwa mereka jarang atau hanya kadang-kadang menagih pekerjaan di luar ruang lingkup. Dan 57% memperkirakan bahwa perluasan ruang lingkup (scope creep) merugikan mereka sebesar $1.000 hingga $5.000 setiap bulan.
Produktivitas agensi mungkin tampak seperti target yang terus berubah. Namun, pada dasarnya hal ini bergantung pada seberapa banyak pekerjaan yang telah diselesaikan yang benar-benar ditagih. Panduan ini mengikuti proses proyek mulai dari proposal awal hingga pembayaran akhir dan menunjukkan kepada Anda di mana letak kebocoran tersebut.
TL;DR
Kalender yang penuh menandakan bahwa agensi tersebut memiliki pekerjaan. Apakah pekerjaan tersebut menguntungkan atau tidak bergantung pada lima tahap: penjualan, penetapan ruang lingkup, penjadwalan, penyelesaian, dan penagihan.
Pantau lima angka berikut ini: tingkat pemanfaatan, tingkat realisasi, margin proyek, pendapatan per karyawan, dan margin bersih. Jika proyek terus gagal mencapai margin yang ditargetkan, telusuri sumber kerugian tersebut hingga ke titik pertama di mana rencana mulai tidak sesuai dengan pelaksanaan pekerjaan.
Hal itu bisa disebabkan oleh harga jual yang terlalu rendah, ruang lingkup yang tidak jelas, kapasitas yang terlalu penuh, revisi yang tidak ditagih, atau pekerjaan yang sudah selesai namun tidak tercantum dalam faktur. Solusi Anda harus mengatasi masalah pada tahap serah terima yang pertama kali mengalami gangguan.
Apa Itu Produktivitas Agen Pemasaran?
Produktivitas agensi pemasaran mengukur seberapa efisien sebuah agensi mengubah kapasitas berbayar menjadi pekerjaan klien yang menguntungkan. Kapasitas tersebut mencakup jam kerja yang dapat ditagih, tetapi juga tinjauan oleh staf senior, manajemen proyek, revisi, koordinasi, dan waktu menganggur yang tetap dibayar oleh agensi. Jika hanya melihat hasil akhir, semua hal tersebut akan terlewatkan.
Sebuah tim dapat menghasilkan dua kali lipat aset, namun tetap merugikan margin proyek jika pekerjaan tersebut membutuhkan jam kerja tambahan dari staf senior atau tiga putaran revisi gratis. Demikian pula, mencapai tingkat utilisasi 90% dengan bekerja di akhir pekan tidak membuat operasional menjadi lebih sehat. Tim telah bekerja lembur, yang perlu dipulihkan, dan waktu tersebut akan diambil dari minggu-minggu berikutnya atau berujung pada kelelahan.
Waktu agensi juga tidak bisa disimpan untuk nanti. Satu jam yang tidak terpakai minggu ini tidak bisa dijual bulan depan. Dan revisi yang tidak ditandai sebagai di luar cakupan biasanya tidak bisa ditagih setelah proyek diserahkan.
Pertanyaan yang lebih tepat, oleh karena itu, adalah seberapa besar kapasitas yang Anda bayar yang benar-benar menghasilkan pekerjaan yang menguntungkan dan dapat ditagih?
Di Mana Produktivitas Agen Mengalami Kebocoran?
Setiap proyek melewati lima tahap: terjual, penetapan ruang lingkup, penjadwalan, penyelesaian, dan penagihan.
Secara keseluruhan, mereka membentuk rantai proses mulai dari proposal awal hingga faktur akhir. Mereka dapat membantu Anda mengidentifikasi di mana sebuah proyek mengalami kerugian, tetapi hal ini hanya mungkin jika Anda memperlakukan setiap tahap tersebut sebagai serah terima.
Janji yang dibuat selama proses penjualan berubah menjadi perkiraan saat penentuan ruang lingkup. Perkiraan tersebut menjadi rencana penempatan tenaga kerja. Rencana penempatan tenaga kerja menjadi pekerjaan yang diselesaikan oleh tim Anda, dan pekerjaan tersebut pada akhirnya menjadi faktur.
Pada setiap tahap serah terima, asumsi dapat berubah. Klien menambahkan pemangku kepentingan lain. Pekerjaan yang awalnya dihargai untuk seorang ahli strategi tingkat menengah mulai melibatkan seorang pemimpin senior. Tidak semua perubahan tersebut akan otomatis menggagalkan proyek. Masalahnya muncul ketika pekerjaan berubah, tetapi harga dan ruang lingkupnya tetap sama.
Untuk mengetahui di mana hal itu terjadi, periksa setiap serah terima pekerjaan secara terpisah.
| Tautan | Lihat ini | Bukti yang perlu dikumpulkan |
|---|---|---|
| Terjual | Apakah biaya, jadwal, dan hasil yang dijanjikan sudah masuk akal sebelum proses pengerjaan dimulai? | Proposal, model penetapan harga, riwayat diskon, margin yang diharapkan |
| Telah ditentukan lingkupnya | Apakah perkiraan tersebut sudah memperhitungkan revisi, ketergantungan, rapat, dan tinjauan oleh pihak senior? | Ruang lingkup pekerjaan, perkiraan awal, permintaan perubahan |
| Telah dijadwalkan | Apakah pekerjaan tersebut ditugaskan kepada orang-orang yang benar-benar memiliki waktu dan keterampilan yang tersedia? | Rencana kapasitas, beban kerja, cuti berbayar (PTO), dan komitmen yang tumpang tindih |
| Yang diserahkan | Di bagian mana upaya yang sebenarnya melebihi apa yang telah diperhitungkan dalam harga proyek? | Catatan waktu, riwayat revisi, perbandingan perkiraan dengan realisasi, komposisi peran |
| Yang ditagih | Apakah agensi tersebut menagih semua pekerjaan yang diserahkan dan menerima pembayaran sesuai dengan tagihan yang dikeluarkan? | Penghapusan piutang, kelebihan yang belum ditagih, diskon, dan faktur yang belum dibayar |
Misalkan sebuah kampanye dijual seharga $20.000 dengan asumsi akan memakan waktu 120 jam, termasuk dua putaran revisi. Pada saat penutupan proyek, tim telah mencatat 155 jam kerja. Ungkapan “Proyek ini melebihi waktu yang direncanakan” hampir tidak memberikan informasi apa pun. Anda perlu melihat apa saja yang berubah selama proses berlangsung.
Mungkin ruang lingkup proyek tidak pernah mendefinisikan apa yang dianggap sebagai revisi. Atau, tim menyelesaikan pekerjaan tambahan tanpa mengajukan permintaan perubahan, dan bagian keuangan menghapus selisihnya karena klien tidak pernah menyetujui kelebihan biaya tersebut. Itu adalah masalah yang sangat berbeda, dan masing-masing memerlukan solusi yang berbeda pula.
Bagaimana Cara Mengukur Produktivitas Agen Pemasaran?
Lima tahap serah terima ini menunjukkan di mana aspek ekonomi proyek mengalami perubahan. Lima metrik menjelaskan seberapa besar biaya yang ditimbulkan oleh perubahan tersebut, serta apakah hal yang sama terjadi pada proyek-proyek lainnya.
Kelima indikator tersebut adalah utilisasi yang dapat ditagih, realisasi, margin proyek, pendapatan per FTE, dan margin bersih. Masing-masing indikator melihat bisnis dari sudut pandang yang berbeda, dan masing-masing dapat menyesatkan Anda jika dibaca secara terpisah.
| Metrik | Rumus | Apa yang dapat Anda simpulkan dari hal ini | Perhatikan hal berikut | Tolok Ukur |
| Tingkat pemanfaatan yang dapat ditagih | Jam yang dapat ditagih ÷ jam yang tersedia × 100 | Berapa banyak kapasitas berbayar yang dialokasikan untuk pekerjaan klien | Terlalu rendah: kapasitas berlebih atau aliran proyek yang lemah. Terlalu tinggi: kelelahan dan tidak ada ruang untuk penundaan | Sebagian besar agensi menargetkan 70–89% ( SparkToro ) |
| Realisasi | Nilai faktur aktual ÷ nilai tagihan standar × 100 | Berapa banyak dari nilai yang diserahkan yang menjadi pendapatan yang dapat ditagih | Penghapusan piutang, diskon, cakupan yang ditanggung sendiri, dan layanan berlebih | Pantau trennya dari waktu ke waktu |
| Margin proyek | (Pendapatan proyek − biaya pengiriman langsung) ÷ pendapatan proyek × 100 | Apakah proyek tersebut sendiri menghasilkan uang | Klien atau jenis proyek yang secara konsisten berada di bawah target | Rata-rata 35% ( Promethean Research ) |
| Pendapatan per FTE | Pendapatan tahunan ÷ total FTE | Berapa besar pendapatan yang dihasilkan agensi per karyawan | Jumlah karyawan tumbuh lebih cepat daripada pendapatan | Pantau trennya dari waktu ke waktu |
| Margin bersih | Laba setelah pajak ÷ pendapatan × 100 | Sisa yang tersisa setelah seluruh biaya operasional dibayarkan | Biaya operasional yang menggerogoti margin pengiriman yang sebenarnya sehat | Rata-rata 13%; 19% untuk studio dengan kurang dari 10 karyawan, 8% untuk agensi dengan 50+ karyawan ( Promethean Research ) |
Catatan: Untuk metrik lain di luar lima metrik ini, lihat uraian kami mengenai KPI agensi pemasaran.
Baca "utilisasi" dan "realisasi" secara bersamaan
Tingkat pemanfaatan menunjukkan seberapa banyak waktu tim yang dihabiskan untuk pekerjaan klien. Tingkat realisasi muncul kemudian dan menanyakan seberapa banyak dari pekerjaan tersebut yang benar-benar ditagih oleh agensi. Jika dianalisis bersama-sama, kedua indikator ini mengidentifikasi tim yang tampak sibuk penuh tetapi sebenarnya menghabiskan waktunya untuk pekerjaan yang nantinya akan dihapus dari pembukuan oleh agensi.
Cara cepat untuk memahami keduanya:
- Tingkat pemanfaatan tinggi + tingkat realisasi tinggi: Tim sedang sibuk, dan pekerjaan tersebut sedang ditagih
- Tingkat pemanfaatan tinggi + realisasi rendah: Periksa ruang lingkup, penetapan harga, dan penghapusan piutang
- Tingkat pemanfaatan rendah + tingkat realisasi tinggi: Pekerjaannya menguntungkan, tetapi volumenya tidak cukup
- Keduanya menurun: Baik permintaan maupun aspek ekonomi penyelesaian pekerjaan sama-sama memerlukan perhatian
Target utilisasi apa yang sebaiknya digunakan oleh sebuah agensi?
Mulailah dari perannya. Seorang spesialis pengiriman menghabiskan lebih banyak waktu dalam seminggu untuk pekerjaan klien dibandingkan seorang direktur kreatif, yang juga meninjau proyek, mengelola tim, dan membantu mendapatkan proyek baru.
Dalam survei agensi yang dilakukan oleh SparkToro, 39% agensi yang menetapkan target utilisasi menargetkan angka 70–79% untuk anggota tim tingkat menengah pada umumnya. Sebanyak 35% lainnya menargetkan angka 80–89%.
Hitung target berdasarkan jam kerja yang sebenarnya tersedia bagi setiap karyawan setelah dikurangi cuti dan hari libur. Bagi seseorang dengan 1.840 jam kerja yang tersedia, target 75% berarti sekitar 1.380 jam yang dapat ditagih per tahun.
Kami membahas perhitungan ini secara lebih rinci dalam panduan kami mengenai metrik dan metode pemanfaatan sumber daya.
Pantau margin proyek pada setiap proyek yang dijalankan
Margin proyek menunjukkan apakah setiap proyek menghasilkan keuntungan setelah membayar gaji karyawan dan kontraktor yang mengerjakannya.
Margin proyek sebesar 35% berarti bahwa dari setiap $100 yang dibayarkan klien, tersisa $35 setelah dikurangi biaya pengiriman langsung. Jumlah $35 tersebut masih harus menutupi semua pengeluaran lain yang ditanggung agensi: penjualan, kepemimpinan, keuangan, perangkat lunak, ruang kantor, dan waktu tim yang tidak dapat ditagih.
Promethean Research menemukan bahwa di antara 59% agensi yang melacaknya, margin rata-rata proyek adalah 35%. Secara keseluruhan, margin bersih rata-rata setelah pajak di seluruh agensi berada di angka 13%. Jadi, pada proyek biasa, sekitar 22 dari setiap 35 sen digunakan untuk operasional agensi, dan 13 sen merupakan laba.
Kesenjangan itulah yang menjadikan margin proyek sangat penting. Promethean juga menemukan bahwa agensi yang tidak melakukan pelacakan di tingkat proyek biasanya baru menyadari masalah tersebut ketika sudah muncul di laporan laba rugi (P&L), setelah keputusan mengenai harga, ruang lingkup, atau penempatan tenaga kerja telah diambil.
Untuk memantau hal ini, lakukan daftar periksa ini pada penutupan proyek. Catat poin mana yang menyebabkan penurunan margin terbesar. Kemudian perbarui perkiraan biaya untuk proyek serupa berikutnya.
| Periksa | Bandingkan | Jika angkanya tidak sesuai, periksa |
| Jam kerja | Perkiraan jam kerja vs. jam kerja yang tercatat, berdasarkan fase | Sesuai ruang lingkup atau yang telah diserahkan |
| Kombinasi peran | Jam kerja yang direncanakan per peran vs. jam kerja aktual per peran (terutama waktu kerja staf senior) | Telah dijadwalkan |
| Revisi | Jumlah putaran revisi dalam lingkup pekerjaan vs. jumlah putaran yang telah diselesaikan | Ruang lingkup |
| Perubahan ruang lingkup | Permintaan perubahan yang disetujui vs. pekerjaan tambahan yang dilakukan tanpa permintaan tersebut | Diselesaikan atau ditagih |
| Biaya eksternal | Biaya kontraktor dan alat yang dianggarkan vs. biaya aktual | Terjual atau telah ditentukan lingkupnya |
| Penagihan | Pekerjaan yang diselesaikan versus pekerjaan yang ditagih, ditambah pengurangan nilai apa pun | Difaktur |
Gunakan pendapatan per karyawan untuk melihat apakah jumlah karyawan yang ada sudah memberikan hasil yang memadai
Pendapatan per FTE adalah total pendapatan tahunan dibagi dengan jumlah karyawan penuh waktu. Misalkan sebuah agensi dengan 20 FTE menghasilkan $3 juta per tahun. Pendapatan per FTE-nya adalah $150.000. Gaji, tunjangan, dan bagian masing-masing karyawan dari biaya overhead harus diambil dari $150.000 tersebut, dan sisa yang tersisa adalah laba.
Angka ini paling berguna sebagai indikator tren. Jika jumlah karyawan meningkat sementara pendapatan per FTE menurun, berarti agensi tersebut menambah karyawan lebih cepat daripada meningkatkan pendapatannya. Periksa tingkat pemanfaatan sumber daya, penetapan harga, komposisi layanan, dan seberapa banyak waktu staf senior yang dihabiskan untuk pekerjaan bernilai lebih rendah.
Pola tersebut terlihat di seluruh industri tahun lalu. Dalam laporan Promethean Research tahun 2026, pendapatan per karyawan penuh waktu turun untuk pertama kalinya dalam beberapa tahun terakhir, yang oleh para peneliti diartikan sebagai penurunan efisiensi di sebagian besar pasar.
Bagi agensi yang banyak berurusan dengan media, pendapatan kotor dapat membengkakkan angka tersebut. Pengeluaran iklan klien dan biaya pihak ketiga lainnya dicatat sebagai pendapatan, tetapi agensi tidak menyimpan uang tersebut. Gunakan Pendapatan Kotor Agensi (AGI) per FTE sebagai gantinya: kurangi terlebih dahulu biaya yang diteruskan, lalu bagi sisa jumlah tersebut dengan total FTE.
Apakah hasil kerja yang lebih cepat benar-benar berarti produktivitas yang lebih tinggi?
Tidak secara otomatis. Pengerjaan yang lebih cepat hanya akan meningkatkan pendapatan per FTE jika agensi mempertahankan sebagian waktu yang dihemat, namun klien justru menuntut sebaliknya.
Dalam survei AgencyAnalytics terhadap 494 agensi pemasaran, 44% responden menyatakan bahwa klien kini mengharapkan waktu penyelesaian yang lebih cepat, dan 30% responden menyatakan bahwa klien menganggap biaya layanan agensi lebih murah dibandingkan setahun yang lalu, kemungkinan besar karena mereka berasumsi bahwa AI seharusnya dapat menurunkan biaya agensi.
Seorang pemilik agensi di Reddit mengajukan pertanyaan yang sedang dipikirkan banyak orang: jika AI sudah bisa melakukan sebagian besar pekerjaan “lebih cepat dan lebih murah dengan kualitas yang sama,” apakah agensi sebaiknya meneruskan penghematan tersebut kepada klien, atau menyimpannya untuk melindungi margin?
Kedua pendekatan tersebut tidak efektif jika diterapkan secara terpisah. Jika penghematan tersebut diteruskan kepada klien, biaya agensi akan turun seiring dengan berkurangnya upaya yang diberikan. Jika penghematan tersebut disimpan tanpa diinvestasikan kembali ke dalam pekerjaan bernilai lebih tinggi, klien pada akhirnya akan menyadari bahwa mereka membayar tarif yang sama untuk waktu kerja langsung yang lebih sedikit.
AI dapat menghilangkan hambatan administratif dalam pengambilan keputusan. Keuntungan tersebut hanya akan tercermin dalam margin jika agensi mampu merealisasikannya melalui penetapan harga yang lebih kompetitif, pengurangan pekerjaan ulang, atau proyek yang sebelumnya tidak dapat ditangani oleh tim.
Analisis margin bersih untuk memahami apakah biaya overhead tumbuh lebih cepat daripada pendapatan
Empat metrik pertama mengukur waktu, penagihan, proyek, dan pendapatan per orang. Margin bersih adalah satu-satunya metrik yang mencakup biaya overhead Anda.
Biaya tersebut cenderung meningkat seiring pertumbuhan agensi. Bayangkan sebuah agensi yang menghasilkan $3 juta dan menghabiskan $600.000 untuk biaya operasional, sehingga 20% dari pendapatan digunakan untuk menjalankan bisnis. Setahun kemudian, pendapatan menjadi $3,5 juta, dan biaya operasional menjadi $875.000, atau 25%. Margin proyek mungkin terlihat sama persis, tetapi margin bersih turun sebesar lima poin. Promethean Research mengamati pola yang sama di seluruh industri: studio dengan kurang dari 10 karyawan memiliki margin bersih rata-rata 19% pada tahun 2025, sedangkan agensi dengan 50 karyawan atau lebih memiliki margin bersih rata-rata 8%.
Peningkatan porsi biaya operasional tidak otomatis berarti Anda harus memangkas biaya. Perekrutan staf penjualan baru, penunjukan pimpinan keuangan, atau penerapan sistem manajemen proyek baru bisa jadi merupakan investasi yang disengaja. Tentukan terlebih dahulu berapa lama waktu yang dibutuhkan agar pendapatan dapat mengejar ketinggalan. Margin bersih akan menunjukkan apakah hal tersebut tercapai.
Baca laporannya: Pendapatan dapat tumbuh meskipun margin tetap stabil. Laporan terbaru kami mengenai profitabilitas agensi mengulas bagaimana agensi-agensi tersebut merestrukturisasi model operasional mereka untuk menutup kesenjangan tersebut.
Cara Meningkatkan Produktivitas Agen Pemasaran
Cara paling efektif untuk meningkatkan produktivitas agensi pemasaran adalah dengan memantau proyek mulai dari proposal awal hingga penyelesaian dan penagihan, serta memperbaiki setiap proses serah terima di sepanjang tahapan tersebut.
1. Tetapkan target margin dan titik intervensi
Sebelum memulai proyek, catatlah biaya jasa, perkiraan biaya pengiriman, jam kerja yang direncanakan, pengeluaran untuk kontraktor, dan margin target. Kemudian tentukan sejauh mana margin dapat turun sebelum proyek perlu dievaluasi.
Untuk memperkirakan margin di tengah proyek, tambahkan biaya jam kerja yang telah dicatat dengan perkiraan biaya pekerjaan yang tersisa, lalu bandingkan total tersebut dengan biaya proyek. Jika suatu proyek awalnya ditetapkan dengan margin 35% dan kini diperkirakan akan mencapai 30%, tim harus mengevaluasi kembali ruang lingkup, penempatan tenaga kerja, jadwal, atau penetapan harga sebelum melanjutkan pelaksanaan sisa pekerjaan.
Ambang batas tersebut seharusnya mencerminkan alasan mengapa agensi menerima proyek tersebut. Agensi mungkin bersedia menerima margin yang lebih tipis untuk membangun akun strategis, memasuki pasar baru, atau memperoleh pengalaman dalam layanan yang rencananya akan dijual kembali. Catat alasan tersebut serta seberapa besar margin yang bersedia dikorbankan oleh agensi.
Dengan demikian, saat tim Anda meninjau perkiraan, mereka dapat membedakan antara kompromi yang direncanakan dengan proyek yang benar-benar bermasalah.
2. Bangun perpustakaan perkiraan biaya berdasarkan pekerjaan yang telah diselesaikan
Perpustakaan perkiraan biaya adalah catatan berkelanjutan mengenai biaya aktual proyek-proyek sebelumnya, yang disusun berdasarkan jenis pekerjaan. Hal ini membantu Anda menyusun perkiraan biaya berikutnya dengan menggunakan angka-angka riil, bukan perkiraan semata. Dan bentuknya bisa sesederhana satu lembar kerja atau tabel.
Setiap kali sebuah proyek ditutup, masukkan hasil dari daftar periksa penutupan proyek ke dalam bagian margin proyek. Sertakan dua detail tambahan: berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan persetujuan klien, dan alasan utama adanya selisih yang besar antara perkiraan dan realisasi.
Setelah Anda memiliki tiga hingga lima proyek serupa, cari pola yang ada dan perbarui perkiraan biaya untuk proyek berikutnya. Jika lima proyek halaman arahan secara konsisten membutuhkan 18 jam desain tetapi templatnya mengasumsikan 12 jam, ubah templatnya.
3. Periksa kapasitas sebelum Anda berkomitmen pada tenggat waktu
Perkiraan yang akurat pun bisa terlambat atau melebihi anggaran jika orang-orang yang dibutuhkan untuk mengerjakannya sudah terikat jadwal. Rencanakan kapasitas sebelum menjanjikan tenggat waktu, selagi Anda masih bisa mengubah ruang lingkup atau penugasan staf.
Mulailah dengan ketersediaan waktu aktual setiap orang, bukan jam kerja 40 jam per minggu mereka.
Dalam analisis Rize terhadap waktu yang dilacak di agensi, koordinasi saja (pesan, email, rapat, pengelolaan tugas, dan administrasi) memakan waktu sekitar 7 jam per orang setiap minggu. Kurangi waktu tersebut, ditambah cuti, presentasi proposal, pekerjaan manajemen, dan komitmen klien saat ini, dan itulah waktu yang sebenarnya dapat dialokasikan seseorang untuk proyek baru.
Sisakan sebagian waktu tersebut tanpa penugasan. Jadwal yang penuh sesak tidak memiliki ruang untuk penundaan persetujuan, hari sakit, masalah mendesak dari klien, atau tugas yang memakan waktu lebih lama dari perkiraan. Pastikan untuk menampilkan ketersediaan ini dalam satu tampilan bersama sehingga tim penjualan dan akun dapat memeriksanya sebelum mereka menetapkan tanggal.
Tips Pro: Jika perencanaan kapasitas masih dimulai dengan menghitung jumlah karyawan dan menggunakan spreadsheet, cobalah Template Perencanaan Sumber Daya ClickUp. Template ini menawarkan tampilan Beban Kerja, Kalender, Gantt, dan tampilan lainnya untuk mencocokkan tugas dengan sumber daya yang tersedia.
4. Tentukan cara menangani perubahan ruang lingkup sebelum perubahan tersebut terjadi
Setiap kali klien meminta pekerjaan tambahan, lakukan salah satu dari tiga tindakan berikut:
- Jika pekerjaan baru harus segera dilakukan, gantilah dengan pekerjaan yang sudah termasuk dalam lingkup proyek
- Jika bisa ditunda, pindahkan ke tahap atau proyek berikutnya
- Jika klien menginginkan keduanya, tetapkan harga untuk pekerjaan tambahan melalui perubahan pesanan dan sesuaikan kembali tenggat waktunya
Sebuah agensi juga dapat memilih untuk menanggung biaya pekerjaan tersebut, demi menjaga hubungan klien atau memperbaiki kesalahan yang dilakukannya sendiri. Itu adalah keputusan komersial. Namun, pilihan-pilihan tersebut menjadi lebih sulit ketika brief awal itu sendiri ternyata salah.
Seorang klien dari sektor manufaktur mempekerjakan Coalbanks Creative untuk membuat video rekrutmen. Tiga minggu setelah produksi dimulai, tim tersebut menyadari bahwa retensi karyawan adalah masalah yang mendasarinya. Coalbanks kemudian menggambarkan proses memulai ulang tersebut sebagai kesalahan senilai $8.000 dan memperkuat proses penemuan masalahnya. Proses penemuan masalah yang lebih baik dapat mendeteksi ketidaksesuaian semacam itu lebih dini.
5. Standarkan hal-hal yang sudah dapat diprediksi
Masukkan langkah-langkah berulang ke dalam alur kerja default Anda, termasuk pertanyaan penelusuran, urutan tugas, perkiraan biaya, tahap persetujuan, pemeriksaan kualitas (QA), revisi, dan pelaporan.
Biarkan pengecualian menjadi panduan dalam perbaikan proses. Jika orang-orang secara rutin harus menyesuaikan diri dengan templat, cari tahu apa yang telah berubah. Proses yang ketinggalan zaman juga menghabiskan waktu, terutama ketika setiap manajer proyek harus melakukan penyesuaian yang sama secara mandiri.
Dalam laporan "State of Agency Operations" dari ZenPilot, proses yang terdokumentasi dan akuntabilitas berkorelasi dengan tindak lanjut yang lebih andal (0,59) berdasarkan 2.893 tanggapan lengkap. Alat yang terorganisir dengan baik memiliki korelasi yang sedikit lebih tinggi, yaitu 0,65.
Data tersebut menunjukkan korelasi, bukan hubungan sebab-akibat, namun hal ini memperkuat suatu poin. Orang-orang membutuhkan cara yang andal untuk melaksanakan langkah-langkah berulang, sehingga mereka dapat memfokuskan perhatian pada konteks klien dan keputusan kreatif.
6. Gunakan satu sistem pencatatan untuk setiap keputusan penting
Catatan yang dibuat di antara tahapan proyek sama pentingnya dengan tahapan itu sendiri.
Jika klien menunda peluncuran selama seminggu, siapa yang bertanggung jawab memperbarui jadwal pengiriman? Jika permintaan perubahan menambah enam jam, bagaimana tim keuangan mengetahui apa yang harus ditagih? Jika persetujuan dikirim melalui email, di mana tim produksi mengetahui bahwa pekerjaan dapat dilanjutkan?
Tabel di bawah ini menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut.
| Informasi | Di mana hal ini dicatat | Siapa yang memperbaruinya | Kapan |
| Ruang lingkup dan harga yang telah disepakati | Kontrak atau ruang lingkup pekerjaan | Pimpinan Akun | Setiap kali perubahan disetujui |
| Tugas, penanggung jawab, dan tanggal penyelesaian | Sistem manajemen pekerjaan | Manajer proyek | Ketika jadwal penyelesaian berubah |
| Persetujuan klien | Tugas atau dokumen yang terpengaruh oleh persetujuan tersebut | Siapa pun yang menerima persetujuan | Segera setelah diterima |
| Perkiraan dan waktu yang dihabiskan | Sistem pelacakan waktu | Setiap anggota tim | Harian atau mingguan |
| Faktur dan status pembayaran | Sistem akuntansi | Keuangan | Pada setiap siklus penagihan |
Tentukan di mana setiap keputusan yang memengaruhi ruang lingkup, waktu, atau biaya dicatat, dan buat aturan pembaruan informasi menjadi jelas. Orang-orang yang bergantung pada persetujuan dan catatan tersebut harus dapat menemukannya tanpa kesulitan.
Sebagai contoh, sebelum Bagian Keuangan menutup faktur, pemilik proyek harus mencocokkan permintaan perubahan yang disetujui, kelebihan yang dapat ditagih, pengeluaran, dan pekerjaan yang telah diserahkan dengan ruang lingkup akhir. Jika mereka menghapus sesuatu, mereka perlu mencatat alasannya.
7. Bangun cakupan klien berdasarkan waktu fokus
Pengerjaan proyek menjadi terhambat ketika semua orang yang menangani akun tersebut diharapkan untuk terus memantau pesan sepanjang hari.
Berdasarkan data yang dilacak oleh Rize, waktu yang dihabiskan untuk berkirim pesan lebih banyak daripada waktu yang dihabiskan untuk rapat: sekitar 2,4 jam per orang, dibandingkan dengan 1,7 jam untuk rapat dan panggilan telepon. Setiap gangguan memperlambat pekerjaan produksi, dan hal itu kemudian tercermin dalam jam kerja aktual yang melebihi perkiraan.
Untuk menghindari hal ini, tim kreatif dapat menyisihkan waktu pukul 10.00 hingga 13.00 untuk produksi sementara manajer akun menangani Slack dan email. Masalah kampanye yang sedang berjalan, kesalahan publikasi, atau penundaan persetujuan yang menghalangi pengiriman pada hari yang sama akan segera ditindaklanjuti. Umpan balik umum ditunda hingga jendela waktu tersebut berakhir.
Tetapkan ekspektasi yang jelas, seperti, “Kami akan menanggapi pesan dalam waktu dua jam kerja, dan segala hal yang memengaruhi kampanye yang sedang berjalan atau peluncuran pada hari yang sama akan segera ditindaklanjuti.” Tanggung jawab ini dapat bergilir di antara pemimpin akun atau manajer proyek. Pastikan pemilik saat ini, jendela respons, dan aturan penanganan masalah tetap terlihat oleh seluruh tim akun.
Baca juga: Perencanaan Kapasitas AI
Bagaimana Hal Ini Terlihat pada Berbagai Jenis Agen
Sebuah studio beranggotakan lima orang dapat menyelesaikan konflik kapasitas dalam satu kali diskusi. Namun, pada skala 500 orang, keputusan yang sama dapat melibatkan beberapa tim, anggaran, dan jalur pelaporan. Simak contoh-contoh berikut ini untuk memahami baik model operasional maupun skala yang melingkupinya.
Agensi kinerja dan media
Agensi kinerja dan media memerlukan fleksibilitas yang cukup untuk menyesuaikan diri ketika prioritas klien, komposisi saluran, atau anggaran mengalami perubahan.
Pastikan tim inti tetap fokus pada pekerjaan rutin, lalu tambahkan kapasitas saat permintaan melonjak. Seorang spesialis lepas, kontraktor, atau tim fleksibel yang lebih kecil dapat memenuhi kebutuhan sementara tanpa harus mengubah setiap kuartal sibuk menjadi perekrutan permanen baru.
Selain itu, perhatikan juga aspek ekonomi agensi bersamaan dengan kinerja kampanye. Hasil yang baik bagi klien tetap dapat menghabiskan lebih banyak kapasitas strategis atau spesialis daripada yang didesain oleh model bisnis untuk mendukungnya.
Tinjauan mingguan harus menjawab tiga pertanyaan:
- Apakah pengeluaran, komposisi saluran pemasaran, atau prioritas klien telah berubah cukup signifikan sehingga perlu mengubah rencana penempatan tenaga kerja?
- Apakah tim masih sesuai dengan beban kerja, ataukah kapasitas strategis justru terserap oleh pelaksanaan?
- Apakah akun tersebut membutuhkan kapasitas yang lebih besar, lebih kecil, atau keahlian yang berbeda untuk periode berikutnya?
Contoh: Apollo Partners, 11–50 karyawan
Agensi media independen Apollo Partners mendeskripsikan dirinya sebagai “kecil secara sengaja.” Pendiri Eric Perko mengatakan kepada LBB bahwa dengan tetap berukuran kecil, agensi ini dapat tetap lincah, menjaga para pemikir senior tetap dekat dengan pekerjaan, dan bergerak tanpa birokrasi yang ada di jaringan yang jauh lebih besar.
Pelajaran: Kapasitas tidak selalu harus tumbuh seiring dengan nilai tagihan. Tim media yang lebih kecil dapat mempertahankan kecepatan dan keterlibatan staf senior jika model operasional dirancang dengan mempertimbangkan batasan tersebut.
Agensi kreatif independen
Bagi agensi kreatif yang lebih kecil, tantangan tersulit dalam hal penempatan staf adalah menentukan kemampuan mana yang layak mendapatkan posisi tetap di tim.
Pertahankan orang-orang yang menguasai keahlian inti agensi, pengetahuan tentang klien, dan pekerjaan berulang. Kemudian, bangun akses yang andal ke para spesialis yang keahliannya dibutuhkan sesekali. Keahlian tersebut bisa berupa pengembangan web, riset, produksi, penulisan naskah, animasi, atau keahlian khusus lainnya.
Tenaga kerja eksternal memerlukan perhatian yang sama seperti kapasitas internal. Pantau siapa saja yang sudah memahami standar agensi, proyek apa saja yang sesuai untuk mereka, dan seberapa banyak proses orientasi yang dibutuhkan setiap orang sebelum mereka dapat berkontribusi. Seorang spesialis yang cepat beradaptasi tetapi masih membutuhkan tim inti untuk menjelaskan setiap keputusan belum menciptakan kapasitas sebanyak yang ditunjukkan oleh jumlah tenaga kerjanya.
Contoh: Skaggs Creative, tim yang terdiri dari tujuh orang
Agensi asal New York, Skaggs Creative, baru-baru ini memperkenalkan tim beranggotakan tujuh orang dalam wawancara dengan Founder Reports. Model kerja mereka menggabungkan dua desainer senior, seorang desainer junior, dua pekerja lepas, serta mitra eksternal yang telah lama bekerja sama di bidang pengembangan backend, penulisan naskah, dan riset pasar. Beberapa hubungan kerja sama dengan para pengembang tersebut telah berlangsung lebih dari satu dekade.
Pelajaran: Tim inti yang kecil tidak selalu berarti kemampuan yang terbatas. Hubungan jangka panjang dengan para spesialis dapat memberikan variasi layanan bagi agensi kreatif tanpa perlu membentuk ulang tim untuk setiap proyek.
Agensi layanan lengkap
Di agensi layanan penuh, produktivitas sangat bergantung pada interaksi antar tim. Tim kreatif, media, CRM, analitik, produksi, dan strategi masing-masing dapat mencapai target mereka sendiri, sementara keterlibatan secara keseluruhan justru melemah. Diperlukan satu orang yang bertanggung jawab atas cakupan gabungan dan gambaran komersial secara keseluruhan.
Jadikan ketergantungan antar tim terlihat jelas sebelum proses pengiriman dimulai. Jika tim media membutuhkan materi kreatif paling lambat Selasa, tim CRM membutuhkan data audiens paling lambat Kamis, dan keduanya bergantung pada persetujuan klien, maka tanggal-tanggal tersebut harus dimasukkan ke dalam rencana yang sama.
Pada skala ini, profitabilitas juga perlu ditinjau dari sudut pandang lain. Tinjau klien secara keseluruhan, lalu perhatikan lini layanan di bawahnya. Satu lini layanan dapat menyerap jauh lebih banyak upaya daripada yang direncanakan, sementara total akun tersebut masih terlihat memadai.
Contoh: Ovative Group, lebih dari 500 karyawan
Ovative Group adalah perusahaan independen yang bergerak di bidang media, pengukuran, dan kreatif dengan cakupan penuh (full-funnel) yang memiliki lebih dari 500 karyawan. Seiring dengan berkembangnya agensi ini, tim-timnya menumpuk spreadsheet, utas email, dan alat-alat terpisah untuk setiap pekerjaan klien. Yang paling terpengaruh adalah visibilitas proyek.
Ovative memindahkan pekerjaan tersebut ke ClickUp, sehingga para eksekutif dan pemimpin tim dapat melihat secara bersama-sama kondisi proyek, beban kerja, hambatan, dan kemajuan. Perubahan ini berkontribusi pada peningkatan efisiensi tim sebesar 30% dan pengurangan kesalahan sebesar 50% selama proses pembuatan iklan.
Pelajaran: Begitu sebuah agensi mulai mengoordinasikan ratusan orang di berbagai bidang seperti media, kreatif, pengukuran, dan penyampaian hasil kepada klien, visibilitas lintas tim menjadi bagian dari kapasitas penyampaian hasil. Keterlambatan di satu bidang harus terdeteksi terlebih dahulu sebelum menjadi masalah bagi semua pihak lainnya.
Baca Selengkapnya: Cara Agen Pemasaran Melacak Anggaran Proyek dengan Akurat
Cara Kami Mengoperasikan Sistem Ini di ClickUp
Produktivitas agensi pemasaran menjadi lebih sulit dilacak ketika cakupan, kapasitas, waktu, dan penyerahan tersebar di berbagai alat yang berbeda. Setiap serah terima menciptakan peluang baru bagi konteks untuk berubah dan langkah tambahan sebelum seseorang dapat melihat apa yang telah berubah.
Kami menggunakan ClickUp untuk mengelola bagian-bagian pekerjaan tersebut dalam satu ruang kerja. Tim pemasaran kami sendiri beroperasi dengan cara ini setiap hari, dan pengaturan yang sama secara alami dapat diterapkan pada pekerjaan agensi, di mana prioritas berubah-ubah, spesialis dibagi bersama, dan margin bergantung pada deteksi dini masalah.
Inilah cara kami melakukannya:
Simpan rencana tersebut di samping hasil kerja yang dihasilkannya
Tim kami menyimpan detail kampanye, dokumen kerja, aset kreatif, dan hasil akhir di ruang kerja ClickUp yang sama. Setelah kampanye direncanakan, kami membaginya menjadi Tugas ClickUp, menetapkan penanggung jawab dan tenggat waktu, serta menggunakan Bidang Kustom dan status untuk memastikan konteks yang dibutuhkan tim selama proses pengerjaan.
Brief atau pernyataan kerja yang telah disetujui dapat disimpan di ClickUp Docs bersamaan dengan Tugas-tugas yang mengimplementasikannya. Ketika terjadi perubahan, perjanjian dan pekerjaan yang terpengaruh tetap berada cukup dekat sehingga dapat diperbarui secara bersamaan. Kedekatan itulah yang menjadi bagian pentingnya.
Periksa kapasitas terlebih dahulu sebelum kami menerima pekerjaan tambahan
Tampilan "Workload" dan "Team" di ClickUp membantu kami merencanakan sumber daya pemasaran dan melihat kapasitas tim dalam pekerjaan yang sedang berjalan. Ketika beberapa tugas berat menimpa satu orang sekaligus, kami dapat mendeteksinya cukup dini untuk memindahkan tugas tersebut sebelum tenggat waktu menjadi peringatan.
Fitur Tampilan Beban Kerja ClickUp dapat mencocokkan Perkiraan Waktu dengan kapasitas masing-masing orang, termasuk jadwal kerja, hari libur, dan cuti.
Setelah proses pengiriman dimulai, waktu yang tercatat dapat disandingkan dengan perkiraan tersebut.
Tonton: Produktivitas agensi tidak seharusnya dicapai dengan memaksa tim bekerja lebih lama. Panduan ini menunjukkan bagaimana agensi dapat memperketat perencanaan, transparansi, dan pengelolaan beban kerja tanpa mengubah peningkatan kapasitas menjadi kelelahan.
Biarkan Brain² yang mengurusnya
Menambahkan chatbot ke alur kerja sangatlah mudah. Yang kami inginkan adalah AI yang memahami konteks pekerjaan di sekitarnya. Tim kami menggunakan Brain² untuk merangkum utas umpan balik, mengumpulkan informasi kampanye, dan mengekstrak poin-poin penting dari sesi retrospektif. Di seluruh tim lintas fungsi, kami juga menggunakannya untuk mengidentifikasi risiko kapasitas dan ketergantungan yang perlu diperhatikan.
Dalam tinjauan agensi, hal ini dapat mengungkap persetujuan yang tertunda, proyek yang mendekati perkiraan waktunya, atau latar belakang keterlambatan pengiriman hasil kerja, sebelum seseorang menghabiskan setengah jam untuk mengumpulkan konteksnya secara manual.
Dan ketika proses yang sama terulang, ClickUp Super Agents mengambil alih. Mereka adalah rekan tim berbasis AI kontekstual yang dapat menjalankan alur kerja menggunakan informasi Workspace yang sama yang sudah digunakan oleh tim. Misalnya, Scope Creep Detector dapat melacak penambahan terhadap ruang lingkup proyek awal sebelum pekerjaan tambahan terselip dalam proses penyelesaian.
Gabungkan sinyal margin ke dalam satu tampilan
Kami menggunakan ClickUp Dashboards untuk menyatukan semua pekerjaan di balik angka-angka tersebut dalam satu tempat. Kartu Laporan Waktu dapat menampilkan perkiraan waktu dan waktu yang tercatat secara bersamaan, dikelompokkan berdasarkan tim, proyek, atau pekerjaan klien, sedangkan Kartu Laporan Waktu yang Dapat Ditagih dapat memisahkan waktu yang dapat ditagih dari waktu yang tidak dapat ditagih.
Saat kita memerlukan perhitungan khusus alur kerja, Bidang Rumus dapat digunakan dengan bidang seperti Waktu yang Tercatat, Waktu yang Diperkirakan, angka, dan nilai mata uang.
Cocok untuk: Agen yang mengelola beberapa klien, spesialis bersama, dan alur kerja pengiriman berulang yang memerlukan integrasi cakupan, kapasitas, waktu, persetujuan, dan pelaporan dalam satu ruang kerja.
Lewati bagian ini jika: Anda adalah agensi yang sangat kecil dengan sejumlah proyek sederhana, dan sistem yang Anda gunakan saat ini sudah memberikan gambaran yang andal mengenai beban kerja dan penyelesaian proyek tanpa perlu banyak proses rekonsiliasi.
Temukan Ke Mana Margin Tersebut Pergi
Pilih satu proyek yang telah diselesaikan pada kuartal ini, lalu bandingkan harga yang Anda tetapkan dengan biaya sebenarnya.
Perhatikan jam kerja, putaran revisi, permintaan perubahan, dan segala hal yang dihapuskan. Selisih terbesar akan menunjukkan di mana Anda harus melakukan perubahan pertama: templat perkiraan, pemeriksaan kapasitas sebelum tim penjualan menetapkan tanggal, atau aturan untuk menangani permintaan tambahan.
Untuk mengetahui seberapa besar selisih tersebut di seluruh agensi, masukkan data Anda ke dalam Kalkulator Profitabilitas Agensi. Masukkan jumlah anggota tim, tarif penagihan, tingkat pemanfaatan, dan alat yang digunakan, lalu kalkulator ini akan memperkirakan seberapa besar margin yang hilang setiap tahun dan ke mana sebagian besar margin tersebut mengalir.
Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang Produktivitas Agen Pemasaran
Bagaimana cara Anda memantau profitabilitas agensi sebelum proyek berakhir?
Jangan menunggu laporan laba rugi (P&L) akhir. Bandingkan jam kerja yang tercatat saat ini, komposisi peran, biaya kontraktor, perubahan ruang lingkup yang disetujui, dan pendapatan yang diharapkan dari proyek tersebut dengan perkiraan awal selagi pekerjaan masih berlangsung. Tujuannya adalah untuk mendeteksi proyek yang telah menyimpang cukup jauh dari rencana sehingga perlu dilakukan intervensi.
Apakah agensi perlu mencatat waktu kerja jika mereka mengenakan biaya retainer atau biaya tetap?
Ya, secara internal. Pencatatan waktu tidak harus menentukan berapa yang dibayarkan klien. Pencatatan waktu memberi tahu Anda berapa biaya yang dikeluarkan agensi untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Retainer sebesar $10.000 mungkin terlihat memadai sampai Anda menyadari bahwa akun tersebut secara konsisten menghabiskan waktu tim strategi, kreatif, atau pimpinan jauh lebih banyak daripada yang diperhitungkan dalam harga tersebut.
Apakah email klien, rapat, dan pengelolaan akun termasuk dalam pekerjaan yang dapat ditagih?
Ini masih menjadi pertanyaan yang sering dibahas di kalangan pemilik agensi, bahkan setelah bertahun-tahun berkecimpung di bidang ini. Jawabannya bergantung pada model penetapan harga. Pekerjaan berbasis waktu dan bahan (time-and-materials) dapat menagih pertemuan, panggilan telepon, dan pengelolaan akun secara langsung jika kontrak mengizinkannya. Proyek dengan sistem retainer dan biaya tetap sering kali memasukkannya ke dalam harga yang telah disepakati. Apa pun modelnya, catatlah waktu tersebut secara internal. Jika aktivitas tersebut memakan waktu 10–15 jam sebulan, maka hal itu termasuk dalam biaya pelayanan klien meskipun tidak pernah muncul sebagai baris tagihan terpisah. Kemampuan ditagih menentukan apa yang akan ditagihkan. Namun, profitabilitas tetap harus memperhitungkan pekerjaan tersebut.
Seberapa sering seharusnya sebuah agensi mengevaluasi profitabilitas proyek?
Tinjau indikator penyelesaian pekerjaan setiap minggu dan hasil keuangan setiap bulan. Setiap minggu, periksa apakah ada kelebihan anggaran, penambahan ruang lingkup, perubahan sumber daya, penundaan persetujuan, dan pekerjaan yang belum ditagih, selagi masih ada waktu untuk menanganinya. Pada akhir bulan atau saat proyek selesai, bandingkan indikator-indikator tersebut dengan pendapatan dan biaya penyelesaian langsung.
Apakah produktivitas agensi sebaiknya diukur berdasarkan karyawan, klien, atau lini layanan?
Mulailah dari tingkat klien atau proyek. Di situlah Anda dapat melihat apakah kapasitas yang dibayar telah berubah menjadi pekerjaan yang menguntungkan. Kemudian gunakan dua hal lainnya sebagai alat diagnostik. Metrik karyawan seperti tingkat pemanfaatan menunjukkan apakah Anda memanfaatkan kapasitas dengan baik, sementara profitabilitas lini layanan mengungkapkan apakah penawaran tertentu secara konsisten lebih sulit atau lebih mahal untuk diselesaikan.