Produktivitas pekerja sering dianggap sebagai hal yang sulit diukur di organisasi mana pun—bagaimana kita tahu bahwa seseorang benar-benar produktif? Oleh karena itu, kami menciptakan titik-titik pengecekan, seperti rapat sinkron, kehadiran di ruang kerja, waktu istirahat makan siang yang terjadwal, dan rutinitas kerja 9-5.
Namun, zaman telah berubah. Bekerja secara sinkron di kantor bukan lagi satu-satunya cara bekerja. Karyawan saat ini menginginkan fleksibilitas yang lebih besar, tidak hanya dalam jam kerja, tetapi juga dalam cara mereka bekerja.
Sebagai pemimpin bisnis, manajer, atau profesional SDM, bagaimana Anda dapat menerapkan strategi kerja asinkron untuk membantu mereka? Mari kita cari tahu.
Apa Itu Kerja Asinkron?
Pekerjaan asinkron merujuk pada gaya kerja di mana karyawan menyelesaikan tugas dan berkomunikasi dengan rekan kerja sesuai jadwal masing-masing, tanpa tekanan interaksi atau kolaborasi secara real-time. Ini adalah pengaturan kerja yang fleksibel yang memberikan karyawan kendali yang lebih besar atas hari kerja mereka.
Pada dasarnya, jam kerja setiap anggota tim tidak selalu selaras dengan jam kerja anggota lainnya; oleh karena itu, gaya kerja ini disebut asinkron.
Kerja asinkron vs. kerja jarak jauh: Seperti apa lingkungan kerja asinkron itu?
Bekerja secara asinkron tidak selalu berarti semua anggota tim Anda adalah pekerja jarak jauh atau berada di berbagai belahan dunia. Hal ini hanya berarti bahwa setiap orang memiliki kebebasan untuk menentukan bagaimana, di mana, dan kapan mereka bekerja.
Bekerja secara asinkron memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
- Karyawan memiliki fleksibilitas untuk bekerja dari jarak jauh dan mengatur jam kerjanya sendiri
- Mereka merancang jadwal kerja mereka sesuai dengan kehidupan, kebiasaan, dan siklus produktivitas mereka
- Tim berkomunikasi melalui alat kerja jarak jauh, dokumen kolaboratif, email, dan sistem manajemen proyek (bukan melalui rapat tatap muka secara real-time).
- Mereka yang menentukan aturan, batasan, dan pedoman yang mengatur cara kerja asinkron mereka
- Setiap kolaborasi real-time dijadwalkan terlebih dahulu dan dioptimalkan untuk produktivitas maksimal
Singkatnya, pekerjaan asinkron memisahkan produktivitas dari visibilitas dan ketersediaan. Seperti yang ditekankan oleh Tyler Gillespie, Pendiri dan pekerja asinkron, dalam blognya tentang komunikasi asinkron,
[Pekerjaan asinkron adalah] bukti bahwa karyawan dan anggota tim adalah orang dewasa yang tidak perlu diawasi atau dikelola secara terus-menerus.
[Pekerjaan asinkron adalah] bukti bahwa karyawan dan anggota tim adalah orang dewasa yang tidak perlu diawasi atau dikelola secara terus-menerus.
Intinya? Anda tidak perlu duduk di bilik kerja Anda untuk dianggap sedang bekerja!
📮 Wawasan ClickUp: 48% karyawan mengatakan bahwa model kerja hybrid adalah yang terbaik untuk keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Namun, dengan 50% karyawan yang masih bekerja sebagian besar di kantor, menjaga keselarasan antar lokasi bisa menjadi tantangan. Namun, ClickUp dirancang untuk semua jenis tim: jarak jauh, hybrid, asinkron, dan segala bentuk di antaranya.
Dengan ClickUp Chat & Assigned Comments, tim dapat dengan cepat berbagi pembaruan, memberikan umpan balik, dan mengubah diskusi menjadi tindakan—tanpa perlu rapat yang tak berujung. Berkolaborasi secara real-time melalui ClickUp Docs dan ClickUp Whiteboards, tetapkan tugas langsung dari komentar, dan pastikan semua orang tetap selaras, di mana pun mereka bekerja!
💫 Hasil Nyata: STANLEY Security mengalami peningkatan kepuasan kerja tim sebesar 80% berkat alat kolaborasi ClickUp yang lancar.
Memahami Kerja Asinkron
Kerja asinkron memisahkan produktivitas dari komunikasi yang terus-menerus. Komunikasi asinkron membantu menyelesaikan pekerjaan dengan cara yang seminimal mungkin mengganggu, tanpa perlu respons atau reaksi seketika. Dalam gaya kerja ini, rekan kerja saling menghormati otonomi satu sama lain dan menghargai fleksibilitas di tempat kerja.
Nah, apa bedanya dengan cara kerja tradisional (yang kami sebut sebagai kerja sinkron)? Mari kita cari tahu.
Kerja sinkron vs. asinkron: Apa perbedaannya?
Pekerjaan asinkron dan sinkron adalah dua model operasional yang perbedaannya terutama terletak pada ketersediaan anggota tim pada waktu tertentu. Pekerjaan sinkron biasanya berlangsung dari jam 9 hingga 5, saat semua orang berada di kantor atau tersedia secara daring.
Pekerjaan asinkron terjadi ketika tim menetapkan tujuan dan kriteria penerimaan bersama-sama, kemudian masing-masing anggota tim mengerjakan bagian tugasnya sesuai waktu dan tempat masing-masing. Perbedaan ini tercermin dalam berbagai cara.
| Atribut | Pekerjaan asinkron | Kerja sinkron |
|---|---|---|
| Model kerja | Karyawan dapat bekerja secara fleksibel baik dari segi lokasi maupun waktu | Bahkan tim yang tersebar pun dapat berkolaborasi secara real-time dan bekerja sama |
| Komunikasi | Melalui alat manajemen proyek, email, pesan instan, dan sebagainya. | Secara langsung atau melalui panggilan video/audio langsung |
| Manajemen | Sangat mandiri | Manajer memegang peran penting |
| Waktu respons | Disepakati bersama oleh tim | Diharapkan ada tanggapan segera |
| Kepercayaan | Tingkat kepercayaan dan otonomi yang tinggi | Tingkat kepercayaan rendah (dengan pemantauan) |
Dalam hal apa saja kerja asinkron lebih baik?
Bayangkan situasi di kantor: Anda masuk kerja, salam-salam sudah selesai, dan seorang rekan kerja meminta Anda untuk membuat sebuah konten, yaitu postingan blog untuk situs web. Anda pun mulai mengerjakannya.
"Tuk-tuk"; Anda terganggu oleh rekan kerja lain yang lewat di dekat meja Anda dan ingin membahas laporan Google Analytics bulanan. Anda melirik angka-angkanya dan menghitung dalam hati ketika… ping! Atasan Anda ingin Anda melakukan panggilan singkat dengannya.
Anda menyesuaikan prioritas beberapa tugas dan mendiskusikan beberapa masalah terkait anggota tim. Tanpa disadari, tiba-tiba sudah waktunya makan siang.
Ringkasan: Selama Anda sibuk, daftar pekerjaan awal Anda tetap belum tersentuh.
Meskipun hal ini juga dapat terjadi dalam kerja asinkron, sistem-sistem tersebut menyediakan taktik dan metode tertentu untuk mencegahnya.
- Notifikasi dimatikan: Anda dapat mematikan notifikasi Slack agar dapat fokus pada tugas-tugas Anda. (Anda tidak bisa menghindari rekan kerja yang lewat di kantor!)
- Perencanaan harian yang lebih baik: Anda dapat menyisihkan waktu khusus untuk memeriksa pesan atau email agar tidak terganggu saat melakukan pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi tinggi. (Bagaimana cara Anda mengantisipasi gangguan?)
- Mengelola ekspektasi: Tim asinkron tidak mengharapkan respons seketika, sehingga lebih mudah untuk menolak permintaan, jika diperlukan. (Jauh lebih sulit untuk menolak seseorang yang meminta Anda secara langsung untuk “ngobrol sebentar”)
- Sistem yang dirancang khusus: Tim asinkron juga memiliki dokumentasi, manajemen proyek, dan alat bantu lainnya untuk memastikan informasi terbuka dan tersedia bagi siapa pun yang membutuhkannya. (Anda tidak harus menjadi satu-satunya yang menjawab semua pertanyaan)
- Pengelolaan kalender: Anda dapat menjadwalkan ‘jam komunikasi’ seperti jam konsultasi dosen untuk memberi tahu orang-orang kapan Anda tersedia untuk panggilan. (Melakukan hal ini di kantor mungkin terkesan mahal)
Pekerjaan asinkron adalah semacam "panggilan" yang tetap tertunda hingga Anda atau rekan kerja Anda masuk ke sistem atau mulai menulis dokumen bersama di zona waktu yang berbeda.
📮ClickUp Insight: Perpindahan konteks secara diam-diam menggerogoti produktivitas tim Anda. Penelitian kami menunjukkan bahwa 42% gangguan di tempat kerja berasal dari berpindah-pindah platform, mengelola email, dan berpindah-pindah antara rapat.
Bagaimana jika Anda bisa menghilangkan gangguan-gangguan yang merugikan ini? ClickUp menyatukan alur kerja (dan obrolan) Anda dalam satu platform yang terintegrasi dan efisien. Mulai dan kelola tugas Anda dari berbagai fitur seperti obrolan, dokumen, papan tulis, dan lainnya—sementara fitur-fitur yang didukung AI memastikan konteks tetap terhubung, mudah dicari, dan terkelola dengan baik!
Apakah itu berarti semua pekerjaan sinkron merugikan produktivitas? Tidak!
Tidak semua komunikasi sinkron itu tidak perlu. Ada banyak situasi di mana kolaborasi secara real-time diperlukan agar seluruh tim memiliki pemahaman yang sama.
📚 Bacaan Tambahan: Bagaimana kerja asinkron mengubah kolaborasi
Kapan kerja sinkron dan asinkron cocok digunakan?
Pekerjaan sinkron paling cocok ketika komunikasi real-time sangat penting, seperti:
- Tinjauan tim: Bertemu langsung secara real-time membantu menangani aspek emosional dan kemanusiaan dari umpan balik dengan lebih baik
- Sesi brainstorming: Ketersediaan secara sinkron membantu mengembangkan ide satu sama lain dalam lingkungan tertutup
- Ideasi yang tak terduga: Momen santai saat ngobrol di dekat dispenser air bisa menghasilkan terobosan signifikan jika tim bekerja secara sinkron
- Persuasi: Sangat kecil kemungkinannya Anda dapat meyakinkan calon pelanggan untuk membeli atau membuat pelanggan yang marah tetap setia tanpa interaksi tatap muka.
- Lokakarya: Belajar sambil praktik lebih baik dilakukan secara langsung dan secara real time. Hal ini terutama berlaku untuk tugas-tugas yang memerlukan kerja sama dua orang atau lebih
Pekerjaan asinkron lebih cocok ketika tim membutuhkan ruang untuk melakukan pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi, seperti:
- Menyusun laporan singkat: Pembaruan sederhana dan rutin mengenai pekerjaan yang telah diselesaikan, pekerjaan yang sedang berlangsung, dan hambatan dapat dikirimkan secara asinkron. Bahkan, dengan asisten manajemen proyek berbasis AI seperti ClickUp Brain, Anda dapat mengotomatiskan proses ini dengan frekuensi harian, mingguan, atau sesuai kebutuhan.
- Membuat konten bersama-sama: Setelah Anda sepakat mengenai topik, Anda dapat menulis sebuah konten secara asinkron. Beberapa orang dapat memasukkan hasil kerja mereka ke dalam dokumen bersama dan melakukan pengeditan secara mandiri, bahkan secara kolaboratif, tanpa perlu mengadakan rapat secara real-time. Bagaimana caranya? Dengan Kolaborasi Instan dan Langsung serta rapat asinkron di pengelola dokumen seperti ClickUp Docs!
- Mengelola proyek: Seorang manajer proyek dapat melakukan sebagian besar pekerjaannya secara asinkron. Misalnya, mereka dapat menugaskan pekerjaan, menyusun alur kerja, mengirim umpan balik berupa audio atau teks, dan sebagainya, tanpa harus berada bersama anggota tim secara real time
- Orientasi karyawan baru: Mendampingi karyawan baru di setiap langkah sudah menjadi hal yang ketinggalan zaman. Kini, Anda dapat menyiapkan dokumen orientasi yang jelas dan lengkap yang dapat diikuti sendiri oleh karyawan baru!
💡 Kiat Pro: Butuh bantuan untuk beralih ke proses orientasi asinkron? Unduh Template Orientasi Karyawan ClickUp secara gratis—ini adalah sumber daya lengkap untuk menyusun daftar periksa orientasi, mengatur rapat dan tugas untuk memperkenalkan karyawan pada peran mereka, serta mengelola pelatihan.
Jika Anda menerapkan model yang menggabungkan keduanya, Anda dapat membuat komunikasi di tempat kerja hybrid Anda menjadi lebih efektif.
Sekarang setelah kita memahami apa itu kerja asinkron dan bagaimana perbedaannya dengan model tradisional, berikut cara Anda dapat menerapkannya sepenuhnya.
Cara Menerapkan Kerja Asinkron: Praktik Terbaik
Secara teori, kerja asinkron itu sederhana—biarkan orang mengelola diri dan pekerjaan mereka dengan cara yang paling sesuai bagi mereka. Namun, dalam praktiknya, hal ini bisa menimbulkan kekacauan.
Untuk menerapkan kerja asinkron secara lancar, Anda memerlukan sumber daya manusia, proses, dan teknologi yang mendukung tidak hanya karyawan, tetapi juga manajer, HR, dan sebagainya. Mari kita lihat bagaimana Anda dapat memanfaatkan praktik terbaik ini untuk memastikan kesuksesan.
1. Identifikasi para pelopor kerja asinkron dan dapatkan dukungan dari pimpinan
Anda tidak akan bisa menyelesaikan apa pun jika orang-orang tidak percaya dan tidak merasa terikat dengan hal tersebut.
Untuk menerapkan kerja asinkron, Anda perlu memahami kebutuhan audiens Anda. Anda harus mendapatkan dukungan dari pimpinan sekaligus menilai apa yang sebenarnya diinginkan oleh karyawan.
Mendapatkan dukungan dari pimpinan
Mendapatkan dukungan pimpinan untuk kerja asinkron pada dasarnya adalah menghubungkan titik-titik antara tujuan mereka (efisiensi, produktivitas, budaya, hasil) dan manfaat kerja asinkron.
Hubungkan pekerjaan asinkron dengan hasil yang menjadi perhatian para pemimpin:
- Kecepatan: Lebih sedikit waktu yang terbuang dalam rapat yang tidak perlu = pengambilan keputusan yang lebih cepat
- Kualitas: Orang-orang memiliki lebih banyak waktu untuk fokus = pemikiran yang lebih mendalam dan hasil yang lebih baik
- Biaya: Lebih sedikit rapat = lebih sedikit waktu yang terbuang percuma, lebih banyak waktu untuk pekerjaan yang berdampak besar
- Kolaborasi tim global: Async membuat kerja lintas zona waktu menjadi lebih inklusif dan produktif
Gunakan kalimat seperti: “Komunikasi asinkron memberi kita lebih banyak waktu untuk berpikir jernih dan merespons dengan baik, tanpa harus menunggu jadwal rapat. “
💡 Tips Pro: Jika Anda sudah menggunakan alat asinkron (seperti ClickUp ), soroti keberhasilan yang telah dicapai. Misalnya, sejak beralih ke ClickUp, tim melaporkan:
- Menghemat lebih dari 3 jam per minggu ( 60,2% pelanggan )
- Penghematan biaya (54,7% pelanggan)
- Efisiensi yang lebih baik (96,7% pelanggan)
- Kolaborasi yang lebih baik (87,9% pelanggan)
Para pemimpin mungkin merasa was-was terhadap perubahan besar lainnya. Oleh karena itu, usulkan program percontohan:
- “Mari kita coba pembaruan status asinkron selama satu kuartal—belum perlu diterapkan secara menyeluruh di seluruh organisasi untuk saat ini.”
- “Bagaimana jika kita menggunakan ClickUp Clips untuk pembaruan satu lawan satu dan hanya beralih ke panggilan telepon jika diperlukan?”
Hal ini mengurangi risiko yang dirasakan dan memberi mereka gambaran tentang manfaatnya.
Menilai apa yang diinginkan karyawan
- Lakukan survei untuk memahami apakah tim Anda menginginkan kerja asinkron; ClickUp Forms adalah cara yang tepat untuk melakukannya
- Tanyakan apakah mereka hanya membutuhkan jam kerja fleksibel atau juga lokasi kerja fleksibel
- Pelajari metode kerja dan tingkat produktivitas mereka saat ini
Kemudian, identifikasi anggota tim Anda yang paling antusias yang akan menjadi penggerak perubahan di antara anggota tim lainnya. Berikan mereka alat dan proses yang diperlukan untuk memperkuat manajemen perubahan
2. Buat sistem
Tim jarak jauh juga membutuhkan tempat kerja bersama, hanya saja dalam bentuk virtual. Sediakan ruang kerja virtual yang komprehensif dan multifungsi untuk tim Anda. Platform kerja all-in-one ClickUp untuk kerja jarak jauh menyediakan semua yang Anda butuhkan untuk mendukung kerja asinkron:
- Proyek dan tugas
- Berbagai sudut pandang
- Pemantauan produktivitas
- Manajemen kinerja
- Dokumentasi
- Otomatisasi
📮Wawasan ClickUp: Tim berkinerja rendah 4 kali lebih mungkin menggunakan 15 alat atau lebih, sementara tim berkinerja tinggi menjaga efisiensi dengan membatasi penggunaan alat mereka hingga 9 platform atau kurang. Namun, bagaimana jika menggunakan satu platform saja?
Sebagai aplikasi serba guna untuk bekerja, ClickUp menyatukan tugas, proyek, dokumen, wiki, obrolan, dan panggilan Anda dalam satu platform, dilengkapi dengan alur kerja yang didukung AI. Siap bekerja lebih cerdas? ClickUp cocok untuk setiap tim, membuat pekerjaan menjadi transparan, dan memungkinkan Anda fokus pada hal-hal yang penting sementara AI menangani sisanya.
3. Perkuat komunikasi
Pastikan bahwa sistem apa pun yang Anda bangun mendukung komunikasi asinkron, pertukaran ide, dan kolaborasi dalam menangani tugas-tugas yang harus diselesaikan.
ClickUp juga dilengkapi dengan sejumlah fitur komunikasi asinkron. F itur ClickUp Tasks menyediakan komentar bersarang yang memungkinkan tim mendiskusikan ide-ide dalam konteks yang relevan. ClickUp Whiteboards dan Mind Maps membuat kolaborasi virtual menjadi lebih visual dan efektif dengan menyediakan kanvas bersama bagi tim untuk melakukan brainstorming ide, menghubungkannya dengan pengetahuan yang sudah ada melalui ClickUp Docs, dan bahkan membuat tugas-tugas yang dapat ditindaklanjuti untuk tindak lanjut.
ClickUp Chat dirancang khusus untuk kerja asinkron, dengan tujuan menjaga percakapan tetap fokus, dapat ditindaklanjuti, dan berada tepat di tempat pekerjaan berlangsung.
Alih-alih berpindah-pindah antara aplikasi pesan dan alat pengelolaan tugas, tim dapat mendiskusikan proyek secara langsung di dalam ClickUp—di halaman yang sama dengan tugas, dokumen, dan jadwal mereka. Anda dapat menandai rekan tim, menyertakan tautan ke tugas atau dokumen tertentu, dan bahkan mengubah pesan menjadi tindakan yang harus dilakukan hanya dengan satu klik.
Threads membantu menjaga diskusi tetap teratur, sementara notifikasi memastikan tidak ada yang terlewatkan, meskipun Anda berada di zona waktu yang berbeda. Real-time saat Anda membutuhkannya, asinkron saat Anda tidak membutuhkannya.
4. Jangan hanya mengandalkan pesan teks untuk mengurangi beban kerja di Slack
Saat berkirim pesan teks, terutama di antara orang-orang yang menggunakan dialek berbeda atau berasal dari budaya yang berbeda, nada bicara Anda bisa disalahartikan. Jadi, tinggalkan Slack—singkirkan aplikasi obrolan yang mengganggu dan ciptakan peluang komunikasi melalui teks, audio, video, dan lainnya.
Misalnya, ClickUp Clips memungkinkan Anda berbagi rekaman layar secara instan dan memberikan umpan balik berbasis suara. Alih-alih melakukan panggilan video (yang memerlukan waktu yang sama bagi semua pihak), Anda dapat membuat video (dengan atau tanpa narasi) sehingga penerima dapat menontonnya nanti.
Dengan Clips, Anda juga dapat:
- Transkripsikan rekaman dan salin cuplikan percakapan yang relevan untuk pesan asinkron
- Tambahkan komentar di dalam video dan mulailah percakapan di sepanjang garis waktu
- Ubah deskripsi klip menjadi daftar tugas yang sebenarnya
- Cari transkrip untuk topik pembicaraan tertentu
🎥 Pelajari cara menggunakan ClickUp Brain, AI bawaan ClickUp, untuk mentranskripsikan pesan suara dan video guna mendukung kerja asinkron di sini:
5. Kelola ekspektasi dan berkomunikasilah secara berlebihan
Kumpulkan tim untuk menetapkan batasan dan harapan satu sama lain. Hal ini mungkin mencakup pengambilan keputusan mengenai:
- Seberapa cepat seseorang harus membalas pesan?
- Zona waktu mana yang digunakan untuk menetapkan tenggat waktu?
- Kapan kami dapat meminta percakapan secara real-time?
- Di mana dan bagaimana sebaiknya umpan balik diberikan?
Buat pedoman kerja asinkron untuk tim/organisasi Anda di ClickUp Docs. Bagikan kepada semua pihak yang terkait. Ajak mereka untuk memberikan komentar atau masukan. Kembangkan seiring berjalannya waktu!
Dalam budaya kerja asinkron, komunikasi yang berlebihan bukanlah masalah—melainkan keunggulan. Karena Anda tidak bergantung pada percakapan real-time untuk mengisi kekosongan informasi, bersikap ekstra jelas dan terperinci sejak awal akan membantu mencegah kesalahpahaman, penundaan, dan pekerjaan ulang.
Berikut cara berkomunikasi secara berlebihan namun efektif dalam budaya kerja asinkron—tanpa membebani tim Anda
- Sertakan konteks, bukan hanya tugasnya: Alih-alih menulis “Memperbarui spreadsheet,” tulislah: “Memperbarui spreadsheet pendapatan kuartal kedua dengan angka-angka pipeline terbaru dari Tim Penjualan. Angka-angka tersebut mencerminkan transaksi yang telah ditutup per 5 Mei. Lihat tab 3 untuk rincian berdasarkan wilayah.”
- Gunakan komunikasi tertulis dan pembaruan yang dapat ditautkan sebagai standar: Gunakan alat seperti ClickUp Docs atau tugas dengan kolom komentar untuk mendokumentasikan keputusan, alasan, dan langkah selanjutnya. Dengan cara ini, orang lain dapat melanjutkan pekerjaan dari titik di mana Anda berhenti—tanpa perlu rapat
- Rangkum percakapan panjang: Jika Anda telah melakukan percakapan atau kolaborasi yang panjang, akhiri dengan ringkasan singkat (TL;DR): “Ringkasnya: Kami telah menyepakati perubahan jadwal (sekarang 1 Juni), langkah selanjutnya adalah Alex yang akan memperbarui brief. Percakapan lengkapnya ada di atas.”
🎯Baca Selengkapnya: Ketika Lebih Banyak Itu Lebih Baik: Cara Berkomunikasi Secara Berlebihan di Tempat Kerja
💡 Tips Pro: Gunakan fitur AI ClickUp Brain untuk merangkum dokumen panjang atau utas diskusi dalam hitungan detik, hanya dengan perintah sederhana.
6. Pantau produktivitas
Meskipun tim mungkin tidak suka diawasi terkait apa yang mereka lakukan, kapan mereka bekerja, dan sebagainya, hal ini membantu organisasi dalam memantau produktivitas. Dorong anggota tim untuk:
- Gunakan fitur Pelacakan Waktu ClickUp untuk mencatat jam kerja mereka
- Tentukan ketersediaan Anda dengan jelas agar manajer proyek dapat membagikan tugas sesuai kebutuhan
- Buat perkiraan waktu yang hampir akurat untuk tugas-tugas yang diberikan kepada mereka
Selain itu, lacak berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk rapat, email, pesan obrolan, sesi singkat di Slack, dan sebagainya, untuk mengukur dampak asinkron terhadap produktivitas.
7. Cegah pemikiran kelompok
Groupthink, secara sederhana, adalah konsensus yang tidak kritis terhadap suatu hal karena orang-orang ingin menghindari konfrontasi. Hal ini bisa menjadi masalah yang lebih besar dalam tim jarak jauh karena lebih mudah bagi mereka yang tidak setuju untuk hanya diam saja.
Untuk mencegah hal ini terjadi:
- Dorong semua orang untuk bersuara
- Tandai orang-orang dan undang mereka untuk memberikan komentar
- Bimbing "juara kerja asinkron" (ingat dari langkah 1?) untuk mendorong rekan kerja yang pendiam agar ikut berkontribusi
- Jika benar-benar diperlukan, ciptakan cara untuk mendapatkan masukan secara anonim melalui formulir dan jajak pendapat
8. Integrasikan pekerjaan dan alur kerja
Sebagian besar tim menggunakan beberapa alat untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Mengintegrasikan alat komunikasi asinkron Anda secara efektif akan mempermudah pekerjaan.
Misalnya, Anda dapat mengintegrasikan Zoom dengan ClickUp untuk memulai panggilan langsung dari platform manajemen proyek Anda. Dengan integrasi Slack, Anda dapat memberi tahu orang-orang tertentu mengenai perubahan status tugas. Tim pengembangan perangkat lunak mengintegrasikan alat-alat seperti GitHub, LambdaTest, dan lain-lain, untuk membuat alur kerja mereka berjalan lancar.
Meskipun Anda telah berusaha sebaik mungkin, tantangan tetap tak terhindarkan. Mari kita lihat tantangan apa saja yang mungkin Anda hadapi dan bagaimana cara mengatasinya.
Pekerjaan Asinkron: Tantangan dan Keterbatasan
Kami telah melihat bahwa kolaborasi asinkron menawarkan berbagai manfaat dan sangat disukai oleh tim-tim modern. Namun, kolaborasi asinkron itu sendiri bukanlah pendekatan terbaik untuk semua situasi. Berikut ini alasannya dan cara mengatasi keterbatasan tersebut.
Kelelahan akibat Zoom dan kelebihan notifikasi
Tidak bekerja di lingkungan fisik yang sama dapat membuat orang-orang terlalu sering menghubungi satu sama lain atau meminta terlalu banyak rapat. Hal ini justru dapat menghilangkan tujuan utama dari kerja asinkron.
🔷 Solusi
Bangun budaya dokumentasi di dalam organisasi. Dorong tim untuk mencatat ide-ide penting, proses berpikir, pendapat, dan lainnya, sehingga semua orang dapat mengaksesnya kapan pun diperlukan. Manfaatkan hal ini untuk menciptakan alur kerja asinkron yang pada akhirnya akan memudahkan semua orang.
📮Wawasan ClickUp: Berdasarkan survei efektivitas rapat kami, hampir 40% responden menghadiri antara 4 hingga 8+ rapat per minggu, dengan setiap rapat berlangsung hingga satu jam. Hal ini berarti jumlah waktu kolektif yang luar biasa besar yang dihabiskan untuk rapat di seluruh organisasi Anda.
Bagaimana jika Anda bisa mengembalikan waktu tersebut? Fitur AI Notetaker yang terintegrasi di ClickUp dapat membantu Anda meningkatkan produktivitas hingga 30% melalui ringkasan rapat instan—sementara ClickUp Brain membantu dalam pembuatan tugas otomatis dan alur kerja yang lebih efisien—sehingga mengubah jam-jam rapat menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti.
Komunikasi lintas zona waktu
Pernahkah Anda mengirim pesan “hai” dan saat penerima membalas, Anda sudah lupa apa yang ingin Anda sampaikan? Hal ini bisa lebih sering terjadi ketika tim bekerja melintasi zona waktu yang berbeda.
🔷 Solusi
- Tentukan jam kerja yang umum untuk menjadwalkan panggilan video penting, komunikasi real-time, dan tugas serah terima proyek
- Tetapkan ekspektasi yang jelas mengenai kapan dan bagaimana anggota tim akan menanggapi pesan satu sama lain
- Tetapkan templat dan kerangka kerja untuk percakapan—misalnya, dorong semua orang untuk memberikan konteks dan mengajukan pertanyaan secara lengkap, bukan sekadar “hai”
Keterlibatan tim
Isolasi akibat bekerja dari jarak jauh dan tidak berinteraksi secara langsung dengan rekan kerja dapat memengaruhi motivasi. Bahasa tubuh dan energi saat bertatap muka memainkan peran penting dalam menjaga semangat tim tetap tinggi. Anggota tim mungkin kehilangan rasa tujuan dan keselarasan dengan tujuan organisasi.
🔷 Solusi
Masukkan keterlibatan tim ke dalam area tanggung jawab utama (KRA) para manajer. Selipkan sesekali kegiatan yang mempererat ikatan dan menyenangkan. (Anda bahkan bisa meminta anggota tim Anda untuk membagikan foto kucing mereka—cara ini selalu berhasil!)
Urgensi vs. fleksibilitas
Bekerja dari jarak jauh berarti anggota tim mungkin tidak memahami urgensi atau dampak dari masalah tertentu. Misalnya, tiket “prioritas satu” perlu ditangani segera, namun dalam tim yang fleksibel, mungkin tidak ada anggota yang tersedia untuk mengatasinya.
🔷 Solusi
Rencanakan jadwal fleksibel Anda untuk memastikan perjanjian tingkat layanan (SLA) terpenuhi. Jika Anda membutuhkan anggota tim yang tersedia pada waktu-waktu tertentu, sampaikan hal tersebut sejak dini dan atur jadwalnya sesuai kebutuhan.
Efektivitas pelatihan
Meskipun pembelajaran mandiri yang disesuaikan dengan kecepatan masing-masing semakin populer, hal ini seringkali bukanlah metode yang paling efektif. Hampir tidak mungkin untuk mendokumentasikan atau mentransfer pengetahuan tacit di lingkungan kerja. Bekerja di kantor yang sama membantu mencontohkan perilaku yang mungkin sulit dilakukan dalam lingkungan asinkron.
🔷 Solusi
Buat modul pembelajaran yang berorientasi pada tindakan. Kumpulkan tim untuk saling belajar satu sama lain. Buat rencana pembelajaran yang interaktif. Jangan berhenti pada tahap orientasi awal—ciptakan peluang untuk melatih dan melatih ulang anggota tim secara rutin.
Pentingnya Kerja Asinkron dalam Budaya Kerja Saat Ini
Para pemimpin bisnis dan profesional SDM tidak dapat lagi mengabaikan struktur kerja asinkron karena beberapa alasan.
Preferensi pencari kerja
🧠 Fakta Menarik: Sekitar 98% tenaga kerja ingin bekerja dari jarak jauh, setidaknya paruh waktu.
Karyawan Generasi Z jauh lebih cenderung melakukan kerja jarak jauh, dan fleksibilitas tersebut menarik bagi para perempuan di dunia kerja.
Gaya hidup nomaden digital
Banyak pekerja pengetahuan modern yang lebih memilih bekerja sambil bepergian. Beberapa keahlian yang paling spesialis dan bergaji tinggi hanya dimiliki oleh mereka yang menginginkan kebebasan lokasi dan waktu. Bagi mereka, kerja asinkron dan alat-alat nomad digital menjadi kunci utama efektivitas.
Kebijakan cuti alternatif
Hingga saat ini, satu pekerjaan penuh waktu biasanya dilakukan oleh satu orang, yang diberikan jumlah hari cuti berbayar yang tetap. Saat ini, karyawan menginginkan fleksibilitas yang jauh lebih besar. Mereka ingin mengambil cuti panjang atau cuti sabbatical untuk mengejar minat lain.
Hal ini telah memunculkan konsep pembagian pekerjaan (job sharing), yang memungkinkan dua karyawan untuk berbagi tanggung jawab atas satu posisi penuh waktu. Praktik ini semakin umum di firma hukum, di mana para konsultan membagi tugas berdasarkan tingkat urgensi dan bertanggung jawab atas tugas-tugas tertentu.
Hal ini membantu karyawan membagi beban kerja dan waktu mereka, sehingga memastikan selalu ada yang menangani tugas-tugas tersebut. Fleksibilitas ini juga berarti ketergantungan pada satu karyawan berkurang, sehingga meminimalkan kemacetan akibat ketergantungan antar tugas.
Keunggulan kompetitif
Saat ini, setiap organisasi sedang mempertimbangkan model kerja jarak jauh atau hybrid.
🧠 Fakta Menarik: AirBnB memiliki kebijakan " tinggal dan bekerja di mana saja ". Penyedia mesin pencari DuckDuckGo memiliki karyawan di lebih dari 15 negara. Dan ClickUp juga memiliki tenaga kerja jarak jauh dengan karyawan dan kantor di beberapa negara, termasuk Amerika Serikat, Kanada, Irlandia, Inggris Raya, dan Australia!
Anda perlu menjadi perusahaan asinkron untuk menarik talenta terbaik di pasar yang kompetitif saat ini.
Kesenjangan talenta
Berbicara mengenai kesenjangan talenta, organisasi yang terbiasa dengan kerja asinkron dapat merekrut karyawan dari mana saja di seluruh dunia. Hal ini dapat menjadi solusi yang hemat biaya dan memberikan manfaat signifikan dalam jangka panjang.
Jika hal tersebut terdengar menarik (atau tak terhindarkan), berikut cara menerapkan praktik kerja asinkron di organisasi Anda.
Masa depan tenaga kerja: Bagaimana kerja asinkron membentuk pasar kerja?
Tentu saja, kerja asinkron menuntut perubahan besar dalam budaya dan dinamika emosional seluruh organisasi.
Karyawan perlu mampu mengelola diri sendiri, dan manajer perlu lebih mempercayai karyawan yang jarang mereka temui atau bahkan belum pernah mereka temui.
Meningkatnya kesenjangan talenta, terutama dalam pekerjaan berbasis pengetahuan, telah memaksa para manajer untuk menerima dan mendorong kerja asinkron.
🧠 Fakta Menarik: 55% pemberi kerja memprioritaskan perekrutan talenta terbaik, bahkan jika itu berarti merekrut karyawan yang tinggal di negara yang berbeda. Di sisi lain, 60% pemberi kerja mengakui bahwa mereka menerima pelamar dengan kualitas yang lebih baik sejak beralih ke sistem tenaga kerja terdistribusi.
Kuasai Kerja Asinkron dengan ClickUp
Baik Anda bekerja secara sinkron maupun asinkron, produktivitas sering kali dianggap sebagai sesuatu yang mistis, seperti unicorn atau kucing Cheshire. Di lingkungan kerja tradisional, indikator produktivitas biasanya berupa visibilitas, seperti selalu online, duduk di bilik kerja, aktif berbicara dalam rapat, dan sebagainya.
Di dunia asinkron, transparansi menjadi hal yang kurang diutamakan. Agar dapat berfungsi dengan baik, tim asinkron memerlukan cara baru yang radikal untuk mengelola pekerjaan, komunikasi, dan kinerja mereka.
Perangkat lunak manajemen proyek ClickUp dirancang khusus untuk mewujudkan hal ini. Dengan fitur papan tulis, peta pikiran, obrolan real-time, manajemen tugas, dokumen, dasbor, dan banyak lagi, ClickUp akan mengubah cara kerja tim Anda—di mana pun mereka berada.
Lihat sendiri. Coba ClickUp hari ini!