Pernahkah Anda merasa seperti tenggelam dalam lautan tugas dan tanggung jawab untuk mencoba mengikuti pekerjaan, keluarga, dan semua hal lain yang dihadapi dalam hidup Anda? Hal ini terjadi pada sebagian besar dari kita. Tapi ada jalan keluarnya: sistem Getting Things Done (GTD) . 🛟
Sistem GTD, yang diciptakan oleh pakar produktivitas David Allen, adalah tentang mengurangi stres dan ketidakpastian yang muncul akibat rentetan tugas yang tak kunjung usai. Sistem ini menawarkan pendekatan terstruktur untuk manajemen tugas, memberdayakan Anda untuk meningkatkan produktivitas dan manajemen waktu, merampingkan alur kerja Anda, dan mengubah pikiran yang tersebar menjadi rencana yang dapat ditindaklanjuti.
Dalam panduan komprehensif ini, kami akan menguraikan prinsip-prinsip GTD yang sederhana namun kuat sehingga Anda dapat menaklukkan daftar tugas dan mengendalikan waktu dan hidup Anda. Kami juga akan menunjukkan kepada Anda cara menerapkan dasar-dasar GTD dengan menggunakan ClickUp sebuah platform produktivitas dan manajemen proyek terkemuka.
Sistem GTD: Asal-usul
Asal-usul sistem GTD dapat ditelusuri kembali ke awal tahun 1980-an, ketika David Allen, yang kini menjadi konsultan produktivitas terkemuka, pertama kali mulai mengajarkan organisasi dan individu bagaimana meningkatkan efisiensi dan mengurangi stres.
Allen menemukan bahwa banyak individu tidak dapat mengatasi lingkungan kerja modern yang ditandai dengan gangguan terus-menerus, beban kerja yang meningkat, dan pergeseran prioritas. Dia memperhatikan bahwa meningkatnya kompleksitas dan volume informasi dalam kehidupan pribadi dan profesional seseorang berdampak pada kesehatan fisik dan mental mereka. Efek yang paling menonjol yang diamati Allen termasuk:
- **Stres dan kewalahan: Individu merasa semakin sulit untukmelacak tugas-tugas, komitmen, dan ide, yang mengarah pada perasaan cemas dan berkurangnya produktivitas
- Masalah dengan penentuan prioritas: Tuntutan yang bersaing dan prioritas yang berubah-ubah menyulitkan individu untuk memutuskan apa yang harus difokuskan selanjutnya
- Kurangnya kejelasan: Teknik dan alat manajemen organisasi dan waktu tradisional seperti daftar tugas dan catatan tempel sering kali menimbulkan kebingungan dan ketidakefisienan
Untuk mengatasi kesulitan dalam mengelola kehidupan yang sibuk di dunia yang semakin kompleks, Allen mengembangkan pendekatan terobosan untuk manajemen kehidupan kerja: sistem GTD. Pertama kali diperkenalkan pada tahun 2001, model ini menekankan pada pencatatan semua tugas dan ide, mengorganisir tugas ke dalam kategori yang mudah dikelola, memperbarui daftar tugas secara teratur, dan mengambil tindakan berdasarkan prioritas.
Didasarkan pada disiplin diri, metodologi GTD memungkinkan Anda meringankan beban dan menghindari penyesalan karena tidak menyelesaikan sesuatu, yang mengarah pada produktivitas dan kepuasan yang lebih besar. Mari selami lebih dalam prinsip-prinsip dasarnya.
Baca juga: Berjuang dengan disiplin diri? Lihat beberapa contoh dan tips yang dapat membantu Anda membangun kebiasaan yang lebih baik .
Apa yang dimaksud dengan Sistem Menyelesaikan Sesuatu (GTD)?
Sistem GTD adalah metode praktis untuk menangani tugas dan tanggung jawab dengan efisien dan mudah. Sistem ini merupakan pendekatan terstruktur terhadap manajemen tugas yang meringankan beban mental dalam melacak daftar tugas pribadi dan profesional Anda.
Sistem produktivitas ini dibangun berdasarkan prinsip memindahkan tugas dari pikiran dan ke dalam sistem eksternal. Hal ini membebaskan sumber daya kognitif, sehingga Anda dapat berkonsentrasi pada tugas yang sedang dikerjakan daripada mengkhawatirkan apa yang akan terjadi selanjutnya.
Alur kerja GTD melibatkan lima langkah utama. Berikut ini adalah ikhtisar singkat dari masing-masing langkah:
- Anda mulai dengan mencatat semua tugas dan ide yang muncul di benak Anda. Hal ini bisa berupa apa saja, mulai dari pertemuan bisnis hingga daftar belanjaan. Menangkapnya secara eksternal, katakanlah dalam alat digital,perangkat lunak manajemen tugasatau buku catatan, memastikan tidak ada yang lolos dari perhatian. 🗒️
- Anda memperjelas tugas-tugas, memecahnya menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti jika diperlukan. Misalnya, jika Anda seorang manajer proyek, Anda mungkin ingin memutuskanapa yang perlu dilakukan untuk memajukan setiap hasil kerja
- Anda mengatur tugas-tugas dengan memberikan label dan tag atau mengelompokkannya ke dalam proyek. Hal ini membantu Anda mengelola beban kerja dan memprioritaskan tugas secara efektif
- *Terlibat dengan tugas-tugas Anda, dengan fokus pada satu tugas pada satu waktu. Hal ini tidak hanya meningkatkan produktivitas Anda, namun juga memastikan kualitas pekerjaan Anda
- Terakhir, reflecting melibatkan peninjauan daftar tugas dan proyek Anda secara teratur untuk memastikan sistem berjalan dengan lancar. Hal ini memungkinkan Anda untuk tetap berada di atas komitmen Anda, menilai kembali prioritas Anda, dan membuat penyesuaian yang diperlukan
Bacaan yang disarankan: Menyelesaikan Sesuatu oleh David Allen
Untuk pemahaman yang lebih dalam tentang sistem GTD, buku penting David Allen buku produktivitas menyelesaikan Sesuatu: Seni Produktivitas Bebas Stres,_ adalah sumber daya yang tepat. Buku ini merupakan panduan definitif mengenai metode GTD, yang dipenuhi dengan wawasan dan saran praktis dari penciptanya sendiri. Buku ini dirancang untuk membantu Anda menavigasi kompleksitas kehidupan kerja modern, memberikan strategi untuk mengelola tugas dan komitmen Anda secara efisien.
Menyelesaikan Sesuatu: Seni Produktivitas Bebas Stres oleh David Allen
Allen menyelidiki aspek psikologis dari produktivitas, menjelaskan mengapa daftar tugas tradisional dan teknik manajemen waktu sering kali gagal. Pendekatannya berfokus pada membebaskan pikiran Anda, memungkinkan Anda untuk tetap fokus pada tugas yang sedang dikerjakan dan menjadi lebih kreatif. Gaya penulisannya yang komunikatif dan menarik, membuat konsep-konsep yang rumit menjadi mudah dipahami.
Namun, jangan tertunda oleh kerumitan awal sistem GTD. Buku ini memecah prosesnya menjadi bagian-bagian yang mudah dikelola, memandu Anda melalui setiap langkah dengan saran praktis dan penjelasan yang jelas. Buku ini merupakan sumber yang dapat Anda kembalikan lagi dan lagi untuk menemukan wawasan baru yang dapat membantu Anda mencapai tujuan produktivitas Anda .
Bonus: Jiwa yang ingin tahu dapat menjelajahi beberapa lainnya buku tentang fokus di sini .
5 Langkah Sistem GTD
Dalam buku Getting Things Done, David Allen berbagi kebijaksanaan dari Mark Twain: rahasia untuk maju adalah memulai. Rahasia untuk memulai adalah memecah tugas-tugas Anda yang rumit dan banyak menjadi tugas-tugas kecil yang dapat dikelola, dan kemudian mulai dari tugas yang pertama
Filosofi ini mendasari esensi dari sistem GTD dan lima langkah kuncinya. Mari kita cermati masing-masing langkah secara lebih dekat.
Melalui: Scoutups.com
Langkah 1: Menangkap
Kapan pun sesuatu muncul dalam pikiran-apakah itu tugas pekerjaan, acara, ide, atau rekomendasi buku-langkah pertama dari sistem GTD memerintahkan Anda untuk menangkapnya. Ini berarti menyimpan informasi dengan segera dalam sistem eksternal, yang disebut Allen sebagai kotak masuk. 📥
Kotak masuk dapat berupa tempat penyimpanan masukan secara fisik maupun digital, selama Anda tidak menyimpan informasi tersebut di dalam otak Anda (menurut Allen, kepala Anda adalah kantor yang jelek). Hal ini memastikan segala sesuatu terdokumentasikan dengan rapi, tidak ada yang tersesat, dan ide tidak akan hilang begitu saja.
Seperti yang dikatakan David Allen - "Pikiran Anda adalah untuk memiliki ide, bukan untuk menyimpannya." Oleh karena itu, tuliskan segala sesuatu yang ada di pikiran Anda, dari tugas hingga ide, dalam sebuah sistem tepercaya, apakah itu pena dan kertas tradisional atau aplikasi GTD digital . Dan jangan khawatir jika catatan Anda tidak terstruktur dan kacau-Anda akan mengatasinya di langkah berikutnya.
Allen merekomendasikan untuk memulai dengan menangkap pikiran dengan melakukan apa yang disebutnya "sapuan pikiran loop terbuka", yang berarti secara aktif mencari ide-ide dalam pikiran Anda yang mungkin memerlukan tindakan di beberapa titik di masa depan, bahkan jika Anda tidak secara aktif memikirkannya.
Tujuan menangkap pikiran? Mengosongkan ruang mental untuk pekerjaan yang terfokus dengan mendokumentasikan segala sesuatu yang menarik perhatian Anda saat muncul. Menurut Allen: "Rahasia besar tentang tujuan dan visi bukanlah masa depan yang mereka gambarkan, melainkan perubahan di masa sekarang yang mereka hasilkan
Langkah 2: Perjelas
Setelah Anda menuliskan semuanya, langkah GTD berikutnya adalah mengklarifikasinya. Ini berarti memeriksa setiap item di kotak masuk yang Anda buat pada langkah sebelumnya dan memberinya arti dan struktur.
Yang paling penting, Anda harus memutuskan apakah item-item tersebut dapat ditindaklanjuti.
Jika item tersebut dapat ditindaklanjuti, Anda dapat menganggapnya sebagai tugas dan menentukan langkah selanjutnya untuk menindaklanjutinya-berikut ini caranya:
- Tugas tersebut membutuhkan waktu kurang dari dua menit untuk diselesaikan: Lakukan segera
- Tugas tersebut dapat didelegasikan: Tugaskan ke orang lain
- Tugas harus diselesaikan, namun tidak harus segera: Tentukan tanggal jatuh tempo
- Tugas tersebut melibatkan lebih dari satu langkah: Buatlah sebuah proyek untuk itu
Di sisi lain, jika item tersebut tidak dapat ditindaklanjuti, Anda dapat memilih untuk membuangnya, menginkubasinya untuk potensi tindakan di masa mendatang, atau mengarsipkannya sebagai referensi. 🗑️
Proses klarifikasi ini membantu Anda memilah-milah kekacauan, mengidentifikasi tugas yang benar-benar penting, dan membuang tugas yang tidak sepadan dengan waktu Anda.
Langkah 3: Mengatur
Pengorganisasian biasanya dilakukan secara bersamaan dengan klarifikasi, dan ini adalah tentang membuka jalan untuk pelaksanaan tugas yang sebenarnya yang telah ditangkap dan diklarifikasi dalam dua langkah sebelumnya. Semakin baik Anda mengatur tugas-tugas Anda, maka akan semakin mudah untuk melaksanakan langkah berikutnya (Libatkan).
Allen menyarankan untuk mengatur tugas-tugas Anda ke dalam berbagai kategori hirarkis seperti area fokus, proyek, dan daftar yang dapat ditindaklanjuti. Anda dapat mengelompokkan tugas-tugas Anda menurut berbagai label dan tag yang Anda berikan. Anda dapat mengelompokkan tugas berdasarkan tanggal jatuh tempo, urgensi, prioritas, atau bahkan jumlah waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas. Ini semua tentang menciptakan sistem yang sesuai untuk Anda.
**Konsistensi sangat penting pada langkah ini. Tetaplah berpegang pada metode pengaturan yang Anda pilih, dan Anda akan menemukan bahwa tugas-tugas akan terlihat lebih mudah dikelola. Anda akan mulai melihat kemajuan dan merasakan pencapaian.
Ingatlah kata-kata Allen: Anda bisa melakukan apa saja, tapi tidak semuanya.
Langkah 4: Terlibat
Melibatkan diri adalah semua tentang melakukan pekerjaan. Anda telah meletakkan dasar yang kuat, jadi inilah saatnya untuk mempercayai sistem dan mengambil tindakan. Inti dari langkah-langkah sebelumnya adalah untuk secara konsisten memberikan jawaban atas pertanyaan: apa yang harus dilakukan selanjutnya?
Pertimbangkan konteks Anda, waktu yang tersedia, tingkat energi, dan prioritas tugas . Jangan hanya terjun ke tugas yang paling menarik. Bersikaplah strategis, ikuti sistem Anda, dan biarkan sistem memandu Anda.
Seperti yang dikatakan Allen: "Ketika sudah cukup banyak langkah tindakan yang tepat yang diambil, beberapa situasi akan tercipta yang sesuai dengan gambaran awal Anda tentang hasil yang cukup dekat sehingga Anda bisa menyebutnya selesai
Langkah 5: Tinjau ulang
Tahap peninjauan ulang dari sistem GTD adalah pertahanan strategis Anda terhadap kekacauan, memastikan bahwa tidak ada yang lolos dari perhatian Anda. Langkah ini mengharuskan Anda untuk meninjau kembali daftar tugas Anda secara teratur, menyortir dan menyusun ulang seperlunya, untuk menjaga agar sistem Anda tetap mutakhir. 🌸
Ini adalah kesempatan Anda untuk memastikan semuanya berada di tempat yang tepat dan Anda berfokus pada hal-hal yang benar. Anda mungkin menemukan bahwa beberapa tugas sudah tidak relevan lagi, sementara tugas yang lain tiba-tiba menjadi mendesak. Ini juga merupakan waktu untuk menilai kembali tujuan Anda, menyelaraskan tugas-tugas Anda dengan prioritas Anda.
Sistem GTD melibatkan dua jenis tinjauan:
- Tinjauan Harian: Ini adalah pemeriksaan cepat yang dilakukan setiap hari, baik di awal maupun di akhir. Lihatlah kalender Anda dan daftar tindakan berikutnya untuk melihat apa yang perlu dilakukan pada hari itu
- Tinjauan Mingguan: Ini adalah tulang punggung GTD dan tidak bisa ditawar. Luangkan waktu 1-2 jam setiap akhir pekan untuk menjernihkan pikiran dan memastikan Anda telah menangkap dan mengklarifikasi semua tugas dan ide yang masuk. Tinjau proyek Anda, rencana proyek yang sedang berjalan, daftar tindakan selanjutnya, daftar yang menunggu, dan daftar suatu hari nanti/mungkin
David Allen menganggap tinjauan mingguan sebagai "faktor keberhasilan yang sangat penting" karena dengan meninjau ulang sistem Anda secara teratur, Anda tidak hanya sibuk tetapi juga fokus pada tugas-tugas yang tepat.
Penggunaan Populer dari Sistem GTD
Segera setelah Allen memperkenalkan sistem GTD pada tahun 2001, sistem ini menjadi salah satu metode produktivitas yang paling populer dan banyak dibicarakan, terutama di antara kelompok profesional teknologi dan pengetahuan yang terus berkembang di AS.
Gagasan Allen ditampilkan dan didiskusikan secara konsisten di majalah-majalah terkemuka pada tahun 2000-an dan awal 2010-an. Dalam sebuah artikel tahun 2005 wired menyebut sistem GTD sebagai kultus baru untuk era info, sementara Majalah Time menyebutnya pada tahun 2007 sebagai buku bisnis swadaya yang paling menentukan pada masanya.
Selain itu, sistem GTD sering disebut-sebut dalam blog internet populer pada saat itu, seperti Peretas kehidupan dan The Simple Dollar yang sekarang sudah tidak ada lagi. Hal ini juga dipromosikan oleh tokoh-tokoh publik seperti penyiar radio Howard Stern dan blogger dan podcaster Merlin Mann. Sementara itu, banyak perusahaan multinasional, seperti General Mills, dan para CEO mereka telah menerapkan prinsip-prinsipnya ke dalam operasi mereka.
Meskipun sistem GTD tidak sepopuler dua dekade yang lalu dan bahkan telah mendapat kritik kesederhanaan dan keserbagunaannya masih menjadikannya metode manajemen waktu dan tugas yang populer di kalangan profesional, pelajar, dan orang tua yang tinggal di rumah.
Kiat bonus: Mulailah menerapkan langkah-langkah sistem GTD dengan langkah-langkah berikut ini templat alur kerja gratis !
Contoh Sistem Menyelesaikan Pekerjaan
Bayangkan Anda adalah seorang manajer pemasaran yang mengawasi sebuah kampanye pemasaran yang ambisius. Berikut ini cara Anda dapat menerapkan GTD untuk meningkatkan manajemen waktu dan produktivitas, menaklukkan tugas-tugas Anda, dan menyelesaikan proyek dengan sukses:
- **Tangkap tugas, ide, dan tanggung jawab yang terkait dengan kampanye. Hal ini bisa berupa ide keren untuk postingan media sosial, kesan dari pertemuan klien terakhir, atau email penting. Dalam hal apa pun, pindahkan semua hal ini dari kepala Anda ke dalam inbox eksternal
- **Perjelas setiap item di kotak masuk dengan memutuskan apakah item tersebut dapat ditindaklanjuti atau tidak. Jika ya, tentukan langkah selanjutnya. Sebagai contoh, membalas email biasanya membutuhkan waktu kurang dari dua menit dan harus segera dilakukan. Sementara itu, Anda mungkin memutuskan untuk menjadwalkan atau mendelegasikan tugas seperti "Buat visual untuk postingan media sosial," yang penting namun tidak harus segera diselesaikan
- Aturlah tugas-tugas ke dalam kategori konteks yang berbeda. Misalnya, "Membuat visual untuk postingan media sosial" dapat dimasukkan ke dalam "Pembuatan konten," sementara "Berkoordinasi dengan tim desain" dimasukkan ke dalam "Kolaborasi tim." Kategori tugas khusus mungkin adalah apa yang disebut tugas satu kali. Tugas ini membutuhkan waktu lebih dari dua menit namun tidak membentuk keseluruhan proyek atau memerlukan beberapa langkah, seperti menyetujui visual media sosial
- **Libatkan tugas-tugas yang telah Anda klarifikasi dan atur, dengan mengikutirencana produktivitas yang telah Anda kembangkan dengan menggunakan metode GTD
- Tinjau ulang daftar tugas Anda secara berkala untuk menyesuaikan prioritas dan memastikan Anda bergerak ke arah yang benar
Tantangan Menggunakan Sistem Getting Things Done
Meskipun sistem GTD dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas profesional dan pribadi, namun bukan berarti tidak ada tantangan yang harus Anda hadapi. Beberapa di antaranya yang paling menonjol adalah:
- Penyiapan awal: Menyiapkan sistem GTD memerlukan waktu dan upaya, serta periode adaptasi terhadap alur kerja dan kebiasaan baru
- Konsistensi: Menerapkan sistem ini merupakan proses tanpa henti yang membutuhkan disiplin dan dedikasi, yang mungkin tidak dapat dilakukan pada saat periode sibuk atau keadaan darurat
- Kompleksitas: Anda mungkin merasa kewalahan dengan volume tugas yang perlu Anda tangkap, proses, dan atur
- Kurangnya fleksibilitas: GTD adalah kerangka kerja yang sudah ditentukan sebelumnya, sehingga mungkin terlalu membatasi dan mungkin tidak selalu mengakomodasi perubahan mendadak atau tugas yang tidak terduga
- Pengalihan konteks : Sistem GTD memerlukan pengelompokan tugas sesuai dengan konteksnya, seperti lokasi atau alat yang dibutuhkan. Jadi, terus-menerus berpindah di antara berbagai jenis tugas dan alat yang diperlukan untuk mengelolanya dapat mengganggu dan menurunkan produktivitas
Untungnya, ada metode produktivitas dan manajemen tugas lain yang bisa Anda gunakan sebagai alternatif atau sebagai alat bantu pelengkap sistem GTD. Hal-hal yang paling menonjol di antaranya adalah:
- Matriks Eisenhower : Tidak seperti sistem GTD, metode ini secara inheren mengkategorikan tugas berdasarkan urgensi dan kepentingan. Ini adalah alat visual yang membagi tugas ke dalam empat kuadran
- Teknik Pomodoro : Melibatkan pembagian kerja ke dalam interval yang disebut Pomodoros, biasanya berlangsung selama 25 menit dan dipisahkan oleh istirahat singkat
- Kanban : Memungkinkan Anda memvisualisasikan tugas sebagai kartu di papan, di mana kolom yang berbeda mewakili tahapan tugas yang berbeda, seperti Untuk Dilakukan, Dalam Proses, dan Selesai. Anda cukup memindahkan kartu ke kolom yang berbeda untuk mengubah status tugas
Bagaimana jika kami memberi tahu Anda bahwa Anda masih dapat menggunakan sistem GTD tanpa harus puas dengan keterbatasannya atau beralih ke alternatif lain? Kabar baik! Tidak ada kompromi dengan ClickUp, platform produktivitas lengkap yang memungkinkan Anda menggunakan metode apa pun yang Anda sukai untuk mengelola tugas dan waktu seperti seorang profesional!
Cara Menerapkan Sistem GTD dengan ClickUp
Dengan 1.000+ templat siap pakai berbagai alat kolaborasi dan manajemen waktu, dan 15+ tampilan yang dapat disesuaikan untuk tetap berada di atas tugas dan proyek Anda, ClickUp melengkapi Anda dengan semua yang Anda butuhkan untuk membuka produktivitas yang belum pernah terjadi sebelumnya. 💪
Jika Anda baru mengenal sistem GTD dan membutuhkan jalan pintas untuk mengatur semuanya, Anda akan menyukai ClickUp Templat GTD . Templat ini menyediakan kerangka kerja yang sudah jadi untuk menangkap, memproses, dan menyelesaikan tugas-tugas Anda. Berikut adalah pilihan utama kami:
- Templat ClickUp Getting Things Done
- Templat Kerangka Kerja ClickUp Getting Things Done
- Templat Daftar Sederhana ClickUp Getting Things Done
Templat Getting Things Done (GTD) membantu Anda mengatur semua ide di satu lokasi pusat
Mari kita lihat bagaimana Anda dapat menggunakan ClickUp untuk menerapkan masing-masing dari lima langkah sistem GTD secara efektif: 👇
Langkah 1: Tangkap semuanya
Jangan stres mengatur atau merinci semuanya; langkah pertama adalah mengeluarkan pikiran Anda dari kepala Anda dan ke lokasi yang mudah diakses dan terpusat.
ClickUp memungkinkan Anda menangkap pikiran dan ide dengan mudah dengan fitur Fitur Notepad . Ini sempurna untuk mencatat pengingat cepat, catatan pertemuan atau apa pun yang terlintas di benak Anda. Cukup klik ikon notepad di bagian kanan bawah layar Anda, dan Anda siap melakukannya. Setiap catatan memiliki judul dan tanggalnya sendiri, dan Anda bahkan dapat memperluas atau menambahkannya nanti.
Mencatat catatan, ide, dan pengingat cepat dengan ClickUp Notepad
Jika Anda ingin meningkatkan pencatatan Anda ke tingkat berikutnya, gunakan Klik Dokumen . Ini adalah editor teks dan sistem manajemen dokumen platform yang memungkinkan Anda membuat, mengedit, dan berkolaborasi pada dokumen secara real time.
Dengan menambahkan tautan, gambar, penanda, dan tabel ke dokumen, Anda dapat menambahkan lebih banyak kedalaman dan konteks pada pemikiran Anda untuk menangkap loop terbuka yang kami sebutkan sebelumnya dengan lebih baik. Anda juga dapat membuat subhalaman bertingkat, menautkan dokumen bersama-sama, dan membuat kategori untuk memudahkan akses dan pencarian.
Dapatkan tampilan cepat ke semua Subhalaman dan hubungan yang terhubung di ClickUp Docs agar tetap teratur dan pekerjaan tetap terhubung
Langkah 2: Memperjelas hal yang ada
Dengan ide, pemikiran, gambar, dan tautan yang telah ditangkap dan disimpan dengan rapi di Notepad dan Dokumen Anda, saatnya memutuskan apa yang harus dilakukan terhadapnya. Jika Anda menentukan bahwa item tertentu dapat ditindaklanjuti, membuat tugas untuk itu menggunakan Tugas ClickUp , rangkaian manajemen tugas yang maha kuasa dari platform ini.
Di dalam setiap ClickUp Task, Anda bisa mendeskripsikan apa yang perlu dilakukan, memecah tugas menjadi subtugas yang lebih kecil , berikan komentar untuk diri sendiri atau tim Anda untuk informasi tambahan, atau tambahkan pengingat.
Pastikan komentar Anda terlihat dengan memberikan komentar kepada pengguna secara langsung di tugas, dan dapatkan tampilan cepat dari komentar yang diberikan di Daftar Periksa
Fitur ini memungkinkan Anda memperjelas setiap tugas hingga detail terkecil dengan menambahkan gambar, tautan, atau seluruh Dokumen sebagai bahan referensi. Anda juga dapat melampirkan daftar periksa dan daftar tugas dan menetapkan tanggal jatuh tempo untuk tugas yang lebih kompleks yang tidak dapat Anda selesaikan dengan segera.
Dengan mudah dan cepat mengatur tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo dalam tugas atau menggunakan pengaturan bersyarat untuk mengulang tanggal atau membuat tugas baru setelah selesai
ClickUp juga memungkinkan Anda menambahkan tingkat prioritas pada tugas-tugas Anda untuk menentukan urutan eksekusi dengan cepat, yang merupakan komponen penting dari sistem GTD. Terdapat empat tingkatan: mendesak, Tinggi, Normal, dan Rendah, masing-masing ditandai dengan bendera prioritas berkode warna untuk memudahkan identifikasi.
Tetapkan prioritas di ClickUp untuk membedakan dengan lebih baik apa yang perlu dilakukan sekarang dan apa yang bisa menunggu
Langkah 3: Terorganisir
Setelah Anda menambahkan detail sebanyak mungkin pada tugas-tugas Anda, sekarang saatnya untuk mengatur dan mengelompokkannya berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya, seperti kompleksitas, konteks, tingkat upaya, prioritas, dan lainnya.
Jika Anda memerlukan kriteria tambahan untuk memfilter dan menyortir tugas, Anda bisa melabelinya dengan Tag Tugas atau buat Bidang Khusus untuk menambahkan tingkat organisasi ekstra. Dengan membuat hubungan dan ketergantungan anda dapat dengan cepat berpindah di antara tugas-tugas yang terkait dan membuat urutan eksekusi yang jelas.
Tingkatkan pengaturan tugas Anda dengan menambahkan tag khusus dan gunakan opsi filter di Tampilan Daftar dan Papan untuk mengidentifikasi tugas prioritas tertinggi Anda secara tepat
Dengan Fitur Hirarki ClickUp anda dapat sepenuhnya menggunakan metode GTD dengan mengatur tugas-tugas Anda untuk penyempurnaan dan tindakan. Fitur ini memungkinkan Anda mengatur tugas dengan atribut yang sama ke dalam daftar, sementara beberapa daftar yang terkait dapat membentuk Folder. Anda dapat mengelompokkan beberapa Folder ke dalam Space, yang merupakan unit organisasi terluas dalam Ruang Kerja ClickUp.
Jaga agar tugas tetap terorganisir dan temukan dengan lebih cepat menggunakan fitur hierarki proyek ClickUp
ClickUp memiliki fitur unik lainnya untuk mengelompokkan dan melacak tugas terkait- Sasaran ClickUp . Gunakan untuk menetapkan target yang terukur dan terikat waktu untuk menyelesaikan proyek dan tujuan jangka panjang Anda dan memantau kemajuan Anda menuju target tersebut dengan pelacakan kemajuan otomatis. Anda juga dapat membuat Folder terpisah untuk tujuan pribadi dan tim yang penting.
Jaga agar sasaran dan OKR Anda tetap terorganisir dalam folder yang mudah digunakan di ClickUp Goals
Langkah 4: Terlibat dan terjun ke dalam tindakan
Langkah Melibatkan adalah di mana Anda menyingsingkan lengan baju dan menangani tugas-tugas Anda secara langsung. Dengan pikiran yang jernih dan segala sesuatunya terorganisir, yang tersisa untuk dilakukan adalah, yah, menyelesaikan sesuatu.
ClickUp dapat membantu Anda dalam langkah sistem GTD ini dengan kolaborasi real-time dan fitur manajemen waktu yang merampingkan alur kerja dan meningkatkan produktivitas. Berikut ini adalah favorit kami:
- Papan tulis : Kanvas tanpa batas ini sangat baik untuk curah pendapat dan ide kolaboratif. Anda dapat berpindah dari ide ke tindakan dalam hitungan detik dengan mengubah objek di Papan Tulis menjadi tugas
- Peta Pikiran : Gunakan peta ini untuk menggambar hubungan antara ide dan tugas untuk memfasilitasi perencanaan dan pelaksanaan
- Pelacakan waktu proyek : Catat waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan tugas, tetapkan estimasi waktu, dan tambahkan catatan dari perangkat apa pun
- Tampilan obrolan : Alat komunikasi asli ClickUp memungkinkan Anda berbagi informasi terbaru dan berkolaborasi secara lancar dengan tim Anda dalam waktu nyata
Langkah 5: Tinjau proses
Memeriksa kemajuan dan status sangat penting dalam membuat sistem GTD Anda bekerja. Meninjau kembali dan memperbarui daftar tugas Anda secara teratur akan memastikan bahwa Anda bergerak ke arah yang benar. Hal ini memungkinkan Anda merespons perubahan yang terjadi secara tiba-tiba, mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki, dan merefleksikan pekerjaan Anda.
Tampilan ClickUp yang dapat disesuaikan memungkinkan Anda memvisualisasikan dan memantau tugas dan proyek Anda dari setiap sudut yang memungkinkan sehingga Anda dapat terus mengawasi kemajuan Anda. Anda akan menemukan tampilan berikut ini sangat penting dalam konteks sistem GTD:
- Tampilan papan : Papan bergaya Kanban yang memberi Anda gambaran umum menyeluruh tentang semua tugas Anda dan statusnya
- Tampilan beban kerja : Mengilustrasikan jumlah pekerjaan per anggota tim selama periode tertentu
- Tampilan Gantt : Memvisualisasikan dan merencanakan kemajuan proyek, mengelola sumber daya, dan mengidentifikasi pencapaian dan penghalang
- Tampilan garis waktu : Memungkinkan penjadwalan dan visualisasi tugas dalam tampilan linier
- Tampilan kalender : Memungkinkan Anda mengelola jadwal, menjadwalkan tugas, dan meninjau detail pekerjaan dengan cepat
15+ tampilan ClickUp menyediakan solusi dinding-ke-dinding untuk setiap organisasi untuk setiap tim
ClickUp: Solusi Pasti untuk Penguasaan GTD
Meskipun metode GTD unggul dalam merapikan pikiran dan menyusun tugas, metode ini tidak secara ajaib menambah jam kerja Anda. Jika Anda kelebihan beban tugas, mengelola waktu secara efektif adalah suatu keharusan.
Seperti yang ditekankan oleh David Allen, sekarang adalah saat yang tepat untuk menguasai apa yang kita bisa, dengan orang yang tepat, dan di waktu yang tepat
Dengan fitur dan templat serbaguna dari ClickUp, penerapan sistem GTD menjadi lebih mudah diakses dari sebelumnya. Daftar hari ini secara gratis untuk mengendalikan waktu Anda dan menyelesaikan berbagai hal dengan mudah! 👏