Pengalihan Konteks: Apa Dampak Pengalihan Tugas bagi Tim Anda?

Di era multitasking, semua peretasan produktivitas yang meningkatkan efisiensi di tempat kerja sangatlah penting. Untuk banyak alasan!

Apakah Anda sering berpindah-pindah platform untuk menyelesaikan tugas yang berbeda sepanjang hari? Ini disebut pengalihan konteks.

Bisnis harus berkembang, dan kesehatan mental pekerja harus menjadi perhatian utama. Tidak ada gunanya mengakhiri hari kerja dengan perasaan produktif dan lelah secara mental, namun belum menyelesaikan tugas-tugas prioritas. Dan itulah salah satu konsekuensi dari pengalihan konteks yang menjadi liar.

Peralihan konteks adalah masalah yang mahal bagi organisasi. Hal ini merupakan hal yang melekat pada tempat kerja modern dan membunuh produktivitas. Namun Anda bisa mengurangi dampak negatifnya terhadap kesejahteraan dan kualitas hasil kerja.

Tetaplah bersama kami untuk mempelajari apa saja yang diperlukan dalam peralihan tugas, berapa biayanya, dan apa yang bisa Anda lakukan untuk mengatasinya.

Apa yang dimaksud dengan Pengalihan Konteks?

Pengalihan konteks adalah pengalihan perhatian secara berurutan di antara beberapa tugas berbeda yang tidak terkait sepanjang hari kerja.

Misalnya, ketika menyiapkan slide deck untuk presentasi, Anda juga memeriksa email. Kemudian, Anda beralih untuk menganalisis laporan penjualan mingguan sebelum Anda menyela untuk menjawab pesan instan. Dan kita bisa terus melakukannya! Ilmuwan MIT mengatakan beralih tugas adalah sebuah blok bangunan dalam kehidupan kita sehari-hari. Kemampuan manusia untuk beralih tugas sangatlah besar, dan otak kita sudah terprogram untuk fleksibilitas kognitif.

Ini berarti kita dapat beralih di antara konteks yang memiliki aturan dan rencana tindakan yang berbeda. Dan itu karena kita secara alami menyimpan informasi tentang satu konteks dalam pikiran saat berada di konteks lain.

Sayangnya, fleksibilitas kognitif ada harganya-"biaya peralihan" Ditambah lagi, peralihan konteks adalah bagian yang tak terelakkan dari pekerjaan perusahaan.

Apa yang dimaksud dengan Biaya Peralihan Konteks?

Biaya pengalihan konteks yang sebenarnya dapat bervariasi, tergantung pada faktor-faktor seperti sistem operasi tertentu, arsitektur perangkat keras, dan jumlah proses yang dialihkan. Berbagai penelitian dan eksperimen telah memberikan perkiraan biaya pengalihan konteks, mulai dari beberapa detik hingga puluhan mikrodetik.

• Menurut tinjauan literatur olehStephen Monsellperalihan yang sering di antara tugas-tugas merusak kinerja dan meningkatkan kesalahan segera setelah setiap peralihan.
• Situs webAmericsebuah Pasosiasi Psikologi (APA) merangkum beberapa temuan penelitian tentang biaya pengalihan konteks. Mereka menjelaskan bahwa otak manusia (memori kerja) tidak dirancang untuk peralihan tugas yang intensif. Dan itulah mengapa produktivitas menurun ketika peralihan tugas meningkat, terutama dalam hal kompleksitas.
• David Meyer menjelaskan bahwa pekerja yang terus-menerus berpindah tugas hanya kehilangan fokus selama puluhan menit setiap kali berpindah tugas. Namun, akibatnya, mereka menjadi 20-40% lebih tidak efisien.
• Penelitian menunjukkan dariQatalog dan Ellis Idea Lab dari Cornell University bahwa karyawan:
  
  • Menghabiskan waktu 36 menit untuk berganti alat dan aplikasi setiap hari
  • Rata-rata membutuhkan waktu sembilan setengah menit untuk kembali fokus
  • Merasa 43% lebih lelah
  • Menjadi 45% lebih tidak produktif

Tentu, di permukaan, Anda mungkin tidak banyak berkompromi ketika beralih di antara tugas-tugas sederhana. Namun, melakukan hal tersebut sepanjang hari adalah tingkat yang berbeda. Dan untuk mendapatkan lebih banyak lagi waktu fokus dan pekerjaan yang mendalam, tim selalu mencari cara untuk memerangi peralihan konteks sehingga satu tugas tidak terasa seperti beban lain.

Menariknya, pengembang perangkat lunak tidak merasa tidak produktif setiap kali mereka berpindah konteks. Sebuah studi oleh André N. Meyer menyatakan bahwa para profesional tersebut berpindah tugas rata-rata 13 kali per jam. Namun, para pengembang menganggap diri mereka kurang produktif hanya dalam beberapa situasi tertentu. Misalnya, mendiskusikan topik yang tidak terkait dengan rekan satu tim selama setengah jam adalah salah satu dari situasi tersebut.

Di sisi lain, menulis pesan instan sambil menunggu pembangunan selesai tidak membuat pengembang merasa kurang produktif. Dalam skenario khusus ini, mereka kurang fokus pada tugas yang sedang dikerjakan saat memulai tugas baru.

Akhirnya, Sophie Leroy menjelaskan bahwa pekerja harus berhenti memikirkan satu tugas agar dapat bekerja dengan baik setelah beralih ke tugas lainnya. Peneliti juga menyimpulkan bahwa skenario ini tidak mungkin terjadi jika tugas pertama belum selesai dan tidak ada tekanan waktu untuk menyelesaikannya atau tugas berikutnya.

Pengalihan Konteks Vs Multitasking

Pengalihan konteks dan multitasking adalah dua pendekatan yang berbeda untuk mengelola banyak tugas. Pengalihan konteks melibatkan peralihan antar tugas dengan cepat, yang sering kali mengganggu aliran pekerjaan dan membutuhkan upaya mental untuk kembali fokus. Hal ini dapat menyebabkan penurunan produktivitas dan peningkatan kesalahan.

di sisi lain, Multitasking melibatkan penanganan beberapa tugas secara bersamaan. Hal ini dapat dilakukan dengan memprioritaskan tugas dan mengalokasikan waktu untuk masing-masing tugas. Meskipun multitasking memungkinkan kemajuan paralel, hal ini juga dapat menyebabkan perhatian terpecah dan mengurangi efisiensi. Pilihan antara pengalihan konteks dan multitasking bergantung pada sifat tugas dan preferensi individu untuk produktivitas dan fokus.

Jenis-jenis Pengalihan Konteks & Cara Mengatasinya

Sekarang setelah Anda mengetahui apa itu pengalihan konteks, mari kita lihat seperti apa pengalihan konteks dalam kehidupan nyata.

Interupsi yang sering terjadi

Ada perbedaan besar antara pengalihan konteks yang diprakarsai oleh Anda atau orang lain. Dalam kasus terakhir, Anda tidak memegang kendali atas alur kerja, apalagi jika Anda menetapkan manajemen proses pendekatan. Tugas baru bisa menjadi tantangan serius jika seseorang bekerja di beberapa proyek. Hal ini bisa sangat mengganggu alur kerja.

Buat proses dukungan Anda di alat bantu Mind Maps ClickUp untuk memvisualisasikan seluruh alur kerja

Ambil contoh dukungan TI. Apa yang terjadi jika Anda menetapkan bahwa setiap manajer harus membuka tiket dukungan untuk tim TI agar dapat memberikan akses aplikasi ke karyawan baru? Benar! Lebih sedikit manajer yang akan mengganggu tim TI dengan permintaan semacam itu.

Solusi pengalihan konteks: Buat Aturan & Prosedur

Kemudian, tetapkan aturan dengan jangka waktu tim TI untuk memberikan tiket akses aplikasi. Dan dalam aturan tersebut, tetapkan, misalnya, bahwa manajer harus membuat permintaan tersebut 30 hari sebelum tanggal penerimaan karyawan. Terakhir, buatlah daftar tugas yang berisi langkah-langkah untuk memberikan akses ke berbagai aplikasi. Dan tentukan variasi dari prosedur tersebut untuk peran yang berbeda.

Lihatlah ClickUp's_ templat alur kerja **_untuk menghapuskan interupsi yang tidak pernah berakhir dan melindungi tim Anda dari pengalihan konteks!

Komitmen yang tidak perlu

Kita semua pernah mengalaminya: mencoba menavigasi kalender yang penuh dengan panggilan video yang tidak perlu dilakukan. Memori kerja kita hanya bisa menampung begitu banyak dan peralihan konteks yang tidak perlu dapat menggagalkan kita.

Pikirkan hal ini terlebih dahulu-apakah rapat ini opsional untuk peran Anda? Jika ya, lewati saja. Jika tidak, apakah Anda memerlukan masukan tatap muka dari seseorang dalam rapat tersebut? Dan jika ya, bisakah Anda melanjutkan pekerjaan Anda jika Anda tidak mendapatkan masukan pada saat itu?

Jika jawabannya "tidak", apakah Anda perlu melihat reaksi orang lain terhadap masukan Anda secara langsung? Apakah Anda perlu mengatasi keberatan mereka? Atau apakah Anda sudah memperkirakan akan ada banyak perdebatan?

Mengawasi kapasitas mingguan anggota tim dengan mudah dengan Karyawan Manajemen Beban Kerja Templat oleh ClickUp

Solusi pengalihan konteks: Tentukan Waktu Janji Temu

Nah, saran kami adalah menentukan slot janji temu. Namun Anda harus selektif sebelum menerima permintaan pertemuan berikutnya. Dan jika Anda benar-benar harus menghadiri beberapa pertemuan, pikirkan prioritasnya dan jadwalkan setiap pertemuan pada hari dan jam yang sesuai.

Segera jadwalkan ulang atau tolak pertemuan yang tidak perlu yang akan meningkatkan biaya pengalihan konteks. Selain itu, sediakan waktu untuk tugas-tugas yang harus Anda kerjakan sendiri atau secara rutin dan tolak rapat yang dijadwalkan pada waktu-waktu tersebut. Penjadwalan ini disiplin diri akan membantu Anda mengatur pekerjaan Anda dalam tampilan kalender.

Jadwalkan postingan sosial, blog, dan pengumuman bersama tugas dan rapat Anda yang lain menggunakan tampilan Kalender di ClickUp

Teknologi yang bervariasi

Jika Anda terus-menerus memeriksa email, pesan instan, dan notifikasi push di perangkat seluler, Anda terlalu sering melakukan pengalihan konteks. Laporan oleh Adobe mengungkapkan bahwa karyawan terganggu hampir 14 kali per hari oleh email, alat kolaborasi, alat pesan instan, dan pemberitahuan media sosial.

Solusi pengalihan konteks: Dedikasikan Waktu untuk Alat Tertentu

Sekarang, Anda mungkin tidak bisa menghilangkan arus email, pesan, dan notifikasi yang terus menerus. Namun Anda pasti bisa mengendalikan cara mereka memengaruhi pekerjaan Anda.

Pilih kapan tugas harus dimulai agar Anda tidak terganggu oleh tugas terbuka yang tidak terorganisir

Tetapkan waktu untuk memeriksa dan menjawab permintaan yang masuk dan hindari melakukannya di luar waktu tersebut. Dedikasikan slot yang berbeda untuk alat, aplikasi, atau perangkat seluler tertentu seperti ponsel Anda. Dan konfigurasikan slot-slot tersebut untuk mengurangi biaya pengalihan konteks tanpa mengorbankan komunikasi yang tepat waktu.

Tugas yang tidak terikat

Jika Anda sering menemukan diri Anda menyelingi tugas terkait dengan tugas lain, Anda harus mulai batching mereka. Ini adalah cara yang luar biasa untuk menghindari pengalihan konteks yang tidak perlu.

Solusi pengalihan konteks: Tugas Terkait Batch

Pengelompokan tugas terdiri dari pengelompokan tugas-tugas yang terkait untuk meminimalkan biaya pengalihan konteks. Bagaimanapun juga, pengalihan konteks adalah tentang pergantian antara tugas-tugas yang tidak terkait, dan memiliki alat bantu manajemen proyek untuk membantu Anda.

Menampilkan hubungan antara satu tugas dan tugas Milestone dalam tampilan Gantt di ClickUp

Misalnya, menganalisis ulasan pelanggan dan laporan layanan pelanggan adalah tugas pengembangan produk. Dan jika Anda sedang melakukan brainstorming untuk peta jalan produk Anda, masuk akal untuk mengelompokkan tugas-tugas penting tersebut.

Sederhananya, pengelompokan tugas sesuai dengan melakukan satu tugas terkait satu demi satu. Dan untuk mendukung solusi, Aplikasi Pomodoro cukup efektif dalam membantu karyawan dalam menentukan dan menjaga fokus melalui satu tugas atau banyak tugas serupa.

Pantau waktu dan jadwal Anda dengan mudah dengan Templat Pemblokiran Jadwal oleh ClickUp Pemblokiran waktu adalah strategi efektif lainnya yang bekerja dengan memblokir waktu pada jadwal Anda untuk mengumpulkan tugas-tugas serupa untuk waktu yang lebih produktif di tempat kerja. Unduh Template Ini ClickUp has templat pemblokiran waktu **_untuk membantu Anda menghindari biaya pengalihan konteks dengan mengelompokkan tugas!

Tugas berurutan

Apakah Anda merasa tidak punya waktu untuk bernapas di antara tugas-tugas yang berbeda? Maka, Anda harus menyangganya sepanjang hari.

Solusi pengalihan konteks: Beristirahatlah

Meskipun kedengarannya berlawanan dengan intuisi, istirahat sejenak di antara tugas-tugas yang berbeda (termasuk rapat) dapat meningkatkan fokus dan produktivitas. Dan cara terbaik untuk tidak melupakannya adalah dengan mengonfigurasi kalender Anda sehingga durasi acara default tidak termasuk waktu istirahat.

10 Cara Lain untuk Menghindari Peralihan Konteks

1. Identifikasi peralihan konteks Anda: Kenali kapan Anda beralih di antara tugas-tugas dan buatlah prioritas yang sesuai.
2. Tentukan prioritas Anda: Tentukan tugas yang paling penting dan fokus pada tugas tersebut terlebih dahulu.
3. Blokir waktu untuk tugas Anda: Alokasikan blok waktu khusus untuk tugas-tugas tertentu untuk mempertahankan fokus.
4. Ciptakan lingkungan yang bebas gangguan: Minimalkan kebisingan, kekacauan, dan gangguan di ruang kerja Anda.
5. Mengelola email Anda secara proaktif: Periksa email Anda hanya pada waktu tertentu untuk menghindari gangguan terus-menerus.
6. Gunakan teknik manajemen waktu: Cobalah metode seperti Teknik Pomodoro untuk tetap fokus pada satu tugas dalam satu waktu.
7. Meminimalkan interupsi dari rekan kerja: Tetapkan batasan dan komunikasikan kebutuhan Anda akan waktu kerja tanpa gangguan.
8. Konsolidasikan pertemuan berulang: Jadwalkan pertemuan bersama untuk meminimalkan gangguan pada pekerjaan yang mendalam.
9. Tentukan jadwal untuk pesan yang tidak mendesak: Tentukan waktu tertentu untuk merespons pemberitahuan dan pesan.
10. Audit gangguan dan gunakan sistem berbasis pemicu: Mengidentifikasi dan menghilangkan gangguan, merekam video proses, dan menerapkan sistem untuk meminimalkan pengalihan konteks.

Contoh Pengalihan Konteks

Izinkan kami menceritakan kisah tentang Pharmacy Mentor dan bagaimana kami membantu mereka mengurangi pengalihan konteks dengan ClickUp. Mentor Farmasi karyawannya dibebani dengan email dan mengikuti praktik manajemen proyek yang tidak konsisten. Akibatnya, menangani operasi klien mereka adalah sebuah perjuangan.

Seolah-olah hal itu belum cukup menyakitkan, aplikasi yang mereka gunakan menghasilkan peralihan konteks yang konstan. Tak pelak lagi, biaya untuk setiap peralihan konteks menjadi tinggi, dan produktivitas pun terpengaruh.

Mengonsolidasikan alat manajemen proyek Pharmacy Mentor meningkatkan tingkat kolaborasi di seluruh perusahaan. Alih-alih mengandalkan Less Annoying CRM, Trello, Google Docs, dan alat bantu papan tulis secara terpisah, mereka mengadopsi ClickUp. Kini, mereka berkolaborasi dalam tiket alih-alih mengadakan rapat, email, dan pesan instan yang tak ada habisnya - secara aktif untuk memerangi peralihan konteks.

Berkolaborasi dengan klien atau tim internal secara lebih efektif dengan Papan Tulis virtual untuk memicu inovasi

Dan begitu, ClickUp menjadi satu platform bagi Pharmacy Mentor untuk kolaborasi akun klien, komunikasi, dan manajemen proyek. Hal ini memungkinkan mereka untuk mengelola klien dengan lebih efisien dan memberikan pengalaman klien yang lebih baik-tanpa semua aplikasi yang berbeda.

Dengan Integrasi ClickUp , Pharmacy Mentor menggandakan produktivitas mereka. Mereka juga mengurangi pekerjaan ganda berkat otomatisasi dan pengingat ClickUp.

Kunjungi blog kami jika Anda ingin tahu lebih banyak tentang integrasi ClickUp terbaik !

Kelola Banyak Tugas & Kurangi Pengalihan Konteks dengan ClickUp

Jika Anda sudah selesai membayar harga untuk pengalihan konteks, Anda harus melihat konsolidasi alat. Dan ClickUp memiliki daftar integrasi asli yang komprehensif untuk tujuan itu. Mengelola banyak tugas bisa jadi menantang, tetapi tidak harus seperti itu.

Kurangi pengalihan konteks dengan bantuan manajemen proyek ClickUp dan manajemen tugas fitur. Ingin tahu bagaimana ClickUp dapat mengurangi peralihan konteks yang tidak perlu dan menghemat banyak waktu bagi tim Anda?

Jadwalkan demo sesuai permintaan dengan ClickUp!