Membuat email di luar kantor (OOO) mungkin terlintas di benak kita saat kita menantikan liburan atau cuti berikutnya. Namun, melewatkan langkah ini dapat secara tidak sengaja melemahkan kepercayaan Anda dengan klien atau kolega Anda.
Tanggapan yang cepat, bahkan saat Anda tidak ada di tempat, menandakan profesionalisme dan keandalan. Membuat pesan di luar kantor yang sempurna lebih dari sekadar kesopanan; ini adalah komponen penting dari etiket bisnis. Hal ini meyakinkan klien dan mitra Anda bahwa kebutuhan mereka diperhatikan, bahkan ketika Anda sedang mengisi ulang daya.
Artikel ini adalah panduan bagi Anda untuk membuat pesan email di luar kantor yang secara efektif mengkomunikasikan ketidakhadiran Anda sekaligus menjaga citra profesional Anda. Kami juga akan membagikan beberapa contoh pesan di luar kantor yang dapat Anda gunakan sebagai inspirasi untuk bagian penting ini komunikasi di tempat kerja .
Mari jelajahi cara meninggalkan kesan yang sempurna dengan pesan di luar kantor Anda!
Bonus: Unduh 250 Pesan di Luar Kantor sebagai dokumen untuk akses cepat!
Unduh Dokumen Ini
Memahami Pesan Email Penjawab Otomatis Kantor
Pesan email penjawab otomatis memberi tahu pengirim tentang ketidakhadiran Anda, memastikan komunikasi yang berkelanjutan bahkan ketika Anda tidak tersedia untuk mengirim tanggapan langsung. Elemen-elemen penting dari pesan email penjawab otomatis kantor yang profesional meliputi:
- Pengumuman ketidakhadiran yang jelas: Pesan Anda harus dimulai dengan pernyataan langsung yang mengindikasikan bahwa Anda sedang tidak berada di kantor, baik untuk liburan, perjalanan bisnis, cuti sakit, cuti melahirkan, dll.
- Tanggal kembali: Sebutkan tanggal pasti kapan Anda akan kembali dan dapat membalas email. Hal ini akan menentukan harapan kapan tindak lanjut dapat diantisipasi.
- Kontak alternatif: Untuk hal-hal mendesak yang membutuhkan perhatian segera, berikan rincian kontak kolega atau anggota tim yang dapat membantu. Cantumkan alamat email dan nomor telepon kantor mereka dalam komunikasi di luar kantor.
- Catatan akses terbatas: Jika Anda memperkirakan akan memiliki akses internet atau ponsel yang terbatas, sertakan informasi ini untuk mengelola ekspektasi tentang ketersediaan Anda.
- Nada dan penutup yang profesional: Bahkan pesan di luar kantor yang lucu sekalipun harus tetap bernada profesional, diakhiri dengan penutup yang sopan yang dapat menyebarkan keceriaan liburan atau menyampaikan ucapan selamat.
Tip: Karena Anda mungkin akan menggunakan satu pesan di luar kantor yang umum untuk semua email, baik dari teman atau kontak kerja, maka yang terbaik adalah menggunakan nada yang tepat. Perjelas ketersediaan Anda dan siapa yang bisa dihubungi jika Anda tidak ada, tetapi jaga kerahasiaan detail pribadi.
100 Contoh Pesan di Luar Kantor
Berikut adalah 100 contoh pesan di luar kantor yang sesuai dengan setiap skenario ketidakhadiran yang mungkin terjadi, mulai dari cuti jangka pendek hingga liburan yang diperpanjang.
Sebelum memulai: Ingatlah bahwa setiap pesan akan lebih baik jika diawali dengan salam yang umum seperti "Hai," "Semoga Anda baik-baik saja," atau "Terima kasih telah menghubungi." Frasa universal ini menambah kesan sopan dan profesional pada pesan Anda.
Setiap pesan juga harus menyertakan kontak darurat untuk berjaga-jaga jika ada yang menghubungi Anda untuk sesuatu yang mendesak. Ini bisa terlihat seperti ini:
Untuk hal-hal yang mendesak, silakan hubungi [nama kontak] di [alamat email kontak] atau [nomor].
Atau
Untuk bantuan segera, silakan kirim email ke [email kontak] atau hubungi [nomor].
Mari kita lihat beberapa contoh pesan di luar kantor sekarang:
1. Contoh pesan di luar kantor untuk profesional umum
- Terima kasih atas email Anda. Saat ini saya sedang berada di luar kantor dengan internet terbatas dan akan kembali pada [tanggal].
- Saya akan berada di luar kantor hingga [tanggal]. Untuk sesuatu yang mendesak, silakan kirim email ke [email kontak] atau hubungi [nomor]. Terima kasih!
2. Cuti jangka pendek (Ideal untuk ketidakhadiran singkat)
- Terima kasih atas email Anda. Saya sedang berada di luar kantor hari ini dengan akses email yang terbatas. Saya akan membalas email Anda setelah saya kembali pada [Tanggal].
- Halo! Saat ini saya sedang berada di luar kantor untuk istirahat sejenak, namun akan kembali pada [Tanggal]. Saya berharap dapat segera bertemu dengan Anda!
- Saya sedang keluar kantor hingga [Tanggal]. Terima kasih, dan saya akan menghubungi Anda kembali secepatnya.
- OOO sampai [Tanggal].
- Terima kasih telah menghubungi. Saya sedang berada di luar kantor untuk cuti singkat dan akan kembali pada [Tanggal]. Untuk pertanyaan umum, silakan hubungi [Email/Nomor Telepon Pertanyaan Umum].
- Halo! Saya sedang istirahat sejenak dan tidak akan memeriksa email hingga [Tanggal]. Saya akan menghubungi Anda sesegera mungkin setelah saya kembali
- Terima kasih atas pesan Anda. Tim kami sedang berada di luar kantor dan akan kembali pada [Tanggal]. Kesabaran Anda sangat kami hargai, dan kami akan segera menghubungi Anda.
- Terima kasih telah menghubungi kami! Saat ini saya sedang berada di luar kantor, mengerjakan sebuah proyek, dan akan kembali pada [Tanggal]. Saya berharap dapat segera terhubung kembali.
- Terima kasih atas email Anda. Saat ini saya sedang pergi ke luar kota untuk bekerja/sekolah/universitas dan akan kembali pada tanggal [Tanggal]. Selama periode ini, saya akan memiliki akses intermiten ke email.
- Tidak masuk kantor hingga [Tanggal]. Saya akan membalas email Anda segera setelah saya kembali.
3. Perpanjangan masa cuti (liburan panjang atau cuti panjang)
- Halo! Saat ini saya sedang cuti panjang, menikmati pengalaman dan inspirasi baru. Saya akan kembali dan siap menghadapi tantangan baru pada [Tanggal]. Bersulang!
- Terima kasih atas email Anda. Saya sedang berada di luar kantor untuk cuti panjang hingga [Tanggal]. Silakan arahkan pertanyaan Anda ke [Narahubung Alternatif atau Departemen] untuk hal-hal yang mendesak.
- Halo! Saya sedang dalam petualangan yang sudah lama tertunda, menjelajahi [Tempat atau Aktivitas], dan tidak akan tersedia hingga [Tanggal]. Saya tunggu kabarnya saat saya kembali!
- Saat ini saya sedang berada di luar kantor untuk cuti panjang dan tidak akan kembali hingga [Tanggal]. Selama periode ini, saya akan memiliki akses terbatas ke email.
- Salam! Saya mengambil cuti untuk memulihkan diri dan fokus pada pertumbuhan pribadi, dan saya akan cuti hingga [Tanggal]. Pesan Anda sangat penting bagi saya, dan saya akan merespons sesegera mungkin setelah saya kembali.
4. Kehadiran di konferensi
- Halo! Saya saat ini menghadiri [Nama Konferensi] untuk memberikan wawasan [Tren Industri/Teknologi] terbaru kepada tim kami. Saya akan berada di luar kantor dari [Tanggal Mulai] hingga [Tanggal Berakhir], dengan akses email yang terputus-putus. Saya akan menghubungi Anda sesegera mungkin setelah [Tanggal].
- Terima kasih atas pesan Anda. Saya menghadiri [Nama Konferensi] dan akan berada di luar kantor hingga [Tanggal].
- Hai! Saat ini saya sedang berada di [Nama Konferensi], belajar tentang [Subjek]. Saya akan kembali dan penuh dengan ide-ide pada [Tanggal].
- Saya akan menghadiri [Nama Konferensi] dari [Tanggal Mulai] hingga [Tanggal Berakhir] dan akan memiliki akses internet yang terbatas. Untuk hal-hal yang mendesak, [Kontak Alternatif] akan menangani tanggung jawab saya.
- Hai semua! Saya sedang pergi belajar dan berjejaring di [Nama Konferensi], dan saya akan kembali beraksi pada [Tanggal]. Saya akan membalas setelah saya kembali, tetapi jika ada hal yang mendesak, silakan hubungi [Kontak Alternatif]. Terima kasih atas pengertian Anda!
5. Musim liburan (Libur di luar kantor)
- Saat ini saya sedang berada di luar kantor untuk merayakan hari libur bersama keluarga dan teman dan akan kembali pada [Tanggal]. Jika masalah Anda mendesak, silakan hubungi [Kontak Alternatif]. Semoga musim liburan Anda menyenangkan!
- Salam Musim Liburan! Saya tidak masuk kantor hingga [Tanggal] untuk musim liburan. Semoga liburan Anda menyenangkan dan cerah!
- Terima kasih atas email Anda. Saya sedang merayakan musim liburan dan akan kembali pada [Tanggal Kembali]. Jika Anda membutuhkan bantuan mendesak, [Kontak Alternatif] siap membantu Anda. Selamat berlibur!
- Halo! Saat ini saya sedang mengambil cuti untuk menikmati musim liburan dan akan kembali pada [Tanggal Kembali]. Semoga musim liburan Anda menyenangkan!
- Saya berada di luar kantor untuk menikmati keceriaan liburan hingga [Tanggal Kembali]. Semoga liburan Anda dipenuhi dengan kegembiraan dan tawa!
- Terima kasih atas pesan Anda. Saya libur untuk musim liburan hingga [Tanggal Kembali]. Selamat menikmati keceriaan liburan!
6. Ketidakhadiran darurat
- Terima kasih telah menghubungi kami. Saya tidak dapat hadir di kantor karena keadaan darurat pribadi dan akan memiliki akses internet yang terbatas untuk mengirim email.
- Saat ini saya sedang menangani keadaan darurat dan tidak akan berada di kantor sampai pemberitahuan lebih lanjut. Terima kasih atas pengertiannya.
- Karena keadaan yang tidak terduga, saya sedang berada di luar kantor. Saya berencana untuk kembali pada tanggal [Tanggal Kembali Sementara], namun mohon hubungi [Kontak Alternatif] untuk hal-hal yang mendesak.
- Halo, saat ini saya sedang menangani masalah pribadi dan memiliki akses internet yang terbatas. Saya menghargai pengertian Anda.
- Karena keadaan darurat, saya tidak akan tersedia sampai pemberitahuan lebih lanjut. Pengertian Anda selama ini sangat kami hargai.
7. Cuti hamil/cuti melahirkan
- Saya sedang dalam cuti melahirkan/menjadi ayah hingga [Tanggal]. Saya berharap dapat bergabung kembali setelah kembali bekerja.
- Terima kasih atas email Anda. Saat ini saya sedang cuti melahirkan dan akan kembali ke kantor sekitar [Tanggal Tentatif].
- Halo! Saya sedang cuti melahirkan/menjadi ayah dan berencana untuk kembali pada [Tanggal]. Untuk sementara, Anda dapat menghubungi [kontak alternatif] di [detail kontak]. Terima kasih
- Terima kasih telah menghubungi. Saya sedang cuti sebagai orang tua hingga [Tanggal] dan tidak akan memeriksa email secara teratur. Untuk hal-hal yang mendesak, silakan hubungi [kontak alternatif] di [email atau telepon kontak]
8. Cuti medis
- Saat ini saya sedang dalam cuti medis dan tidak dapat mengakses email hingga [Tanggal]. Saya menghargai pengertian Anda.
- Saya sedang berada di luar kantor karena alasan medis dan berencana untuk kembali sekitar [Tanggal Sementara]. Mohon arahkan pertanyaan mendesak ke [Kontak Alternatif]. Kesabaran Anda sangat kami hargai.
- Saya sedang berada di luar kantor karena alasan kesehatan dan tidak akan memeriksa email secara rutin. Terima kasih atas pengertian Anda.
- Saya sedang cuti medis dan akan kembali ke kantor pada tanggal [Tanggal Kembali].
- Saya sedang cuti medis dengan internet terbatas hingga [Tanggal Kembali]. Terima kasih atas pemikiran Anda.
- Terima kasih telah menghubungi. Saya sedang cuti medis dan berharap dapat kembali pada [Tanggal Kembali]. Pengertian Anda sangat kami hargai.
9. Pelatihan atau pengembangan profesional
- Saat ini saya sedang mengikuti kursus pengembangan profesional dan akan kembali ke kantor pada [Tanggal].
- Terima kasih atas email Anda. Saya sedang mengikuti pelatihan dan tidak dapat mengakses internet hingga [Tanggal].
- Saya sedang meningkatkan keterampilan saya di lokakarya pelatihan hingga [Tanggal Akhir]. Saya tunggu kabarnya setelah saya kembali!
- Saya sedang berada di luar kantor untuk menghadiri sesi pelatihan dan akan kembali pada [Tanggal]. Untuk urusan mendesak, [Kontak Alternatif] tersedia untuk membantu Anda.
- Terima kasih atas pesan Anda. Saya sedang berada di luar kantor untuk pengembangan profesional dan akan memiliki akses terbatas hingga [Tanggal].
10. Penyesuaian kerja jarak jauh
- Saat ini saya sedang menyesuaikan diri dengan pengaturan kerja jarak jauh yang baru dan Anda mungkin akan mengalami penundaan dalam merespons. Saya menghargai kesabaran Anda.
- Karena penyesuaian kerja jarak jauh, saya mungkin akan merespons email lebih lambat. Saya menghargai pengertian Anda.
- Saya sedang bertransisi ke lingkungan kerja jarak jauh yang berbeda sehingga Anda mungkin akan mengalami penundaan dalam merespons. Saya menghargai fleksibilitas Anda.
- Terima kasih atas email Anda. Waktu respons saya mungkin akan terpengaruh karena saya sedang menyesuaikan diri dengan pengaturan kerja jarak jauh yang baru.
- Saya mengubah lingkungan kerja jarak jauh saya, yang mungkin akan menunda tanggapan email saya.
11. Pesan layanan otomatis
- Terima kasih telah menghubungi kami! Tim kami saat ini sedang membantu pelanggan lain, tetapi pesan Anda penting. Waktu tunggu yang diharapkan adalah [Waktu Tunggu].
- Halo! Anda menghubungi kami di luar jam kerja reguler. Kami siap melayani Anda pada [Jam Kerja]. Silakan tinggalkan pesan Anda, dan kami akan segera menghubungi Anda setelah kami kembali ke kantor!
- Saya menghargai kesabaran Anda! Semua perwakilan kami saat ini sedang membantu pelanggan lain. Perkiraan waktu tunggu Anda adalah [Waktu Tunggu].
- Terima kasih telah menghubungi kami! Kami sedang mengalami volume yang lebih tinggi dari biasanya, namun kami ingin memenuhi permintaan Anda sesegera mungkin. Nantikan jawaban dalam [Waktu Tanggapan].
- Pesan Anda telah diterima! Kami sedang menanganinya, dan Anda akan mendengar kabar dari kami dalam [Waktu Tanggapan]. Jika masalah ini membutuhkan perhatian lebih cepat, silakan hubungi saluran dukungan darurat kami di [Nomor Telepon].
12. Pesan yang kreatif dan menyenangkan
- Saat ini saya sedang menguji kekuatan super saya untuk berada di dua tempat sekaligus. Spoiler: Ini tidak berjalan dengan baik. Aku akan kembali pada [Tanggal].
- Terima kasih atas emailmu! Saya sedang mencari Kota Atlantis yang Hilang dan akan kembali setelah saya menemukannya (atau pada [Tanggal], mana saja yang lebih dulu).
- Halo! Saat ini saya sedang bersekolah di Sekolah Sihir dan Ilmu Sihir Hogwarts. Burung hantu saya akan menyampaikan pesan Anda setelah saya kembali pada [Tanggal]. Untuk urusan muggle, hubungi [Kontak Alternatif].
- Saat ini, aku sedang memerangi naga dan mengamankan kerajaan. Aku akan kembali pada [Tanggal]. Jika kau membutuhkan bantuan saat aku tidak ada, [Kontak Alternatif] akan siap melayanimu.
- Saat ini aku sedang dalam misi rahasia dengan 007. Saya akan kembali setelah kita menyelamatkan dunia (lagi) atau pada [Tanggal]
- mana saja yang lebih cepat. Jika Anda membutuhkan bantuan, [Kontak Alternatif] adalah agen Anda.
13. Pesan khusus industri
- Legal: Terima kasih atas pesan Anda. Saat ini saya sedang berada di pengadilan dan tidak dapat mengakses email saya. Untuk masalah hukum yang mendesak, silakan hubungi [Kontak Alternatif].
- Akademik: Salam! Saya sedang terlibat dalam penelitian dan bimbingan mahasiswa hingga [Tanggal]. Silakan hubungi [Sekretaris Departemen] atau [Kontak Alternatif] untuk pertanyaan akademis segera.
- Kesehatan: Saya sedang dalam perjalanan dan akan kembali pada [Waktu]. Untuk pertanyaan medis, silakan hubungi [Kontak Medis Alternatif] atau kunjungi unit gawat darurat kami untuk mendapatkan perawatan darurat.
- Teknologi: Saya sedang melakukan debugging dan akan offline hingga [Tanggal]. Untuk dukungan teknis segera, silakan hubungi [Email Dukungan Teknis].
- Real Estate: Saya sedang mencari rumah idaman untuk klien dan akan memiliki akses email terbatas hingga [Tanggal/Waktu]. Untuk masalah properti yang mendesak, [Kontak Alternatif] adalah pilihan Anda.
14. Balasan di luar jam kerja
- Terima kasih telah menghubungi kami! Kantor kami saat ini tutup. Kami buka pada [Jam Kerja]. Saya akan memastikan untuk menghubungi Anda ketika saya kembali.
- Halo! Anda telah menghubungi kami di luar jam kerja. Kami menghargai pesan Anda dan akan merespons pada jam kerja berikutnya, [Jam Kerja].
- Kantor kami saat ini sedang tutup, namun pesan Anda sangat penting bagi kami. Kami akan kembali beroperasi pada [Hari Kerja Berikutnya] dan akan segera membalasnya.
- Terima kasih atas pesan Anda! Kami sedang berada di luar kantor saat ini, namun akan kembali pada [Jam Kerja]. Pesan Anda akan ada di bagian atas daftar kami.
- Anda telah menghubungi kami di luar jam kerja! Tenang saja, kami akan menjawab pesan Anda secepatnya saat kami kembali ke kantor pada [Hari Kerja Berikutnya].
15. Ketidakhadiran khusus untuk proyek
- Terima kasih atas email Anda. Saat ini saya sedang dalam proyek dengan tenggat waktu yang ketat dan akan memiliki akses email/telepon yang terbatas hingga [Tanggal Akhir Proyek].
- Saya sedang berada di tengah-tengah proyek besar dan akan kembali pada [Tanggal].
- Halo! Saya sedang menjalankan misi proyek dan akan memiliki akses email sporadis hingga [Tanggal].
- Saat ini saya sedang terlibat penuh dalam sebuah proyek penting dan akan kurang responsif hingga [Tanggal].
- Saya sedang dalam mode proyek dan fokus pada pengiriman hingga [Tanggal]. Untuk hal-hal yang mendesak, silakan hubungi [Kontak Alternatif].
16. Email khusus skenario lainnya*
I. Istirahat kesehatan
- Terima kasih telah menghubungi kami. Saat ini saya sedang dalam masa istirahat untuk memulihkan tenaga dan akan kembali ke kantor pada tanggal [Tanggal]. Pengertian Anda sangat kami hargai.
II. Kesukarelaan dan kebaikan sosial
- Halo! Saat ini saya sedang berada di luar kantor, menjadi sukarelawan dengan [Organisasi/Proyek] untuk membuat perbedaan di komunitas kita. Saya akan kembali pada [Tanggal].
- Saya sedang berada di luar kantor, berpartisipasi dalam acara amal untuk mendukung [Tujuan]. Saya akan kembali dan responsif pada [Tanggal].
III. Penyesuaian pola kerja musiman*
- Terima kasih atas pesan Anda! Harap diperhatikan, kantor kami sedang libur musim panas dan saya akan lebih jarang memeriksa email. Saya akan memastikan untuk merespons pada [Tanggal Check-in Berikutnya].
- Selama musim liburan, kantor kami beroperasi dengan jadwal yang dimodifikasi. Saya akan tersedia dalam waktu terbatas hingga [Tanggal Kembali].
IV. Bekerja di luar negeri atau bepergian
- Saat ini saya bekerja dari jarak jauh dari [Lokasi], dan Anda mungkin mendapati jawaban yang tertunda karena perbedaan zona waktu. Saya akan melakukan yang terbaik untuk membalas dengan segera.
- Halo! Saya sedang menjelajahi [Lokasi] sambil bekerja dari jarak jauh hingga [Tanggal Kembali], yang mungkin memengaruhi waktu respons saya.
V. Retret tanpa teknologi
- Saya sedang menjalani retret detoksifikasi digital hingga [Tanggal Kembali] dan tidak akan mengakses email. Untuk hal-hal yang mendesak, silakan hubungi [Kontak Alternatif].
- Terima kasih atas pesan Anda. Saya sedang menjalani retret bebas teknologi untuk meremajakan diri dan akan sepenuhnya offline hingga [Tanggal Kembali].
VI. Cuti Berkabung
- Saat ini saya sedang berada di luar kantor untuk cuti berkabung dan akan kembali pada [Tanggal Kembali]. Untuk hal-hal yang mendesak, silakan hubungi [Kontak Alternatif].
- Terima kasih atas email Anda. Saya sedang dalam masa cuti berkabung dan akan memiliki akses terbatas ke email saya sampai saya kembali. Untuk bantuan mendesak, silakan hubungi [Kontak Alternatif] di [detail kontak]
VII. Masa transisi
- Saat saya bertransisi ke peran baru dalam organisasi kita, waktu respons saya mungkin akan lebih lambat dari biasanya. Saya akan kembali tersedia sepenuhnya pada tanggal [Tanggal Kembali].
Pesan Kreatif vs Pesan Profesional di Luar Kantor
Pesan di luar kantor (OOO) merupakan jembatan komunikasi yang penting selama Anda tidak berada di kantor. Tergantung pada budaya tempat kerja dan audiens yang dituju, pesan OOO yang sempurna dapat berkisar dari yang sangat profesional hingga yang kreatif dan lucu.
Contoh pesan di luar kantor yang profesional
Pesan di luar kantor yang profesional bersifat lugas, memberikan informasi penting tanpa embel-embel tambahan:
- "Terima kasih atas email Anda. Saat ini saya sedang berada di luar kantor dan tidak memiliki akses internet, namun saya akan kembali pada [Tanggal Kembali]."
- "Saya sedang berada di luar kantor hingga [Tanggal Kembali]. Silakan kirim email ke [Email Kontak] atau hubungi [Nomor] untuk bantuan segera. Pesan Anda penting bagi saya, dan saya akan merespons sesegera mungkin setelah saya kembali."
Contoh pesan di luar kantor yang lucu atau kreatif
Sentuhan humor dapat membuat pesan di luar kantor Anda mudah diingat dan mencerminkan kepribadian Anda, terutama dalam industri atau budaya perusahaan yang tidak terlalu formal:
- Saat ini saya sedang berada di luar kantor untuk melakukan petualangan ruang angkasa antargalaksi. Perkiraan waktu saya untuk kembali ke Bumi adalah [Tanggal Kembali].
- Saya sedang dalam pencarian untuk menemukan Cawan Suci kopi sampai [Tanggal Kembali]. Untuk hal-hal yang benar-benar mendesak (atau rekomendasi kopi yang luar biasa), silakan hubungi [Kontak Alternatif].
Pesan di Luar Kantor di Platform Email yang Berbeda
Platform email yang berbeda menawarkan berbagai fungsi untuk mengatur email di luar kantor Anda, sehingga pengguna dapat menyesuaikan pemberitahuan ketidakhadiran mereka secara efektif.
Mengatur pesan di luar kantor di Microsoft Outlook
via UNCMicrosoft Outlook menyediakan antarmuka yang mudah digunakan untuk mengatur balasan otomatis:
- Buka tab 'File' dan pilih 'Balasan Otomatis (Di luar kantor)'
- Pilih 'Kirim balasan otomatis' dan tentukan rentang waktu yang diinginkan jika diinginkan
- Masukkan pesan di luar kantor Anda di kotak teks yang tersedia. Anda dapat mengatur pesan yang berbeda untuk di dalam dan di luar organisasi Anda
- Klik 'OK' untuk mengaktifkan balasan di luar kantor Anda
Fitur ini memastikan bahwa siapa pun yang mengirim email kepada Anda selama Anda tidak berada di kantor akan secara otomatis diberitahu tentang ketidakhadiran Anda dan diberi detail kontak alternatif jika perlu.
Membandingkan fungsionalitas pesan di luar kantor di berbagai platform email
- Gmail: Menawarkan pengaturan intuitif untuk penjawab liburan melalui Pengaturan, yang memungkinkan Anda untuk menentukan durasi dan menyesuaikan pesan untuk semua email yang masuk
via Dukungan Google
- Microsoft Outlook: Seperti yang telah disebutkan, pengguna Outlook dapat menentukan pesan yang berbeda untuk kontak bisnis internal dan eksternal, menawarkan fleksibilitas dalam komunikasi. Anda juga dapat mengatur pesan dari aplikasi Outlook
- Apple Mail: Menggunakan aturan untuk menyiapkan tanggapan otomatis, memberikan pengaturan yang lebih manual dibandingkan dengan platform lainnya
- Yahoo Mail: Memungkinkan pengguna untuk mengaktifkan tanggapan liburan dengan pengaturan yang sederhana, mirip dengan Gmail, meskipun dengan opsi penyesuaian yang lebih sedikit
Tips Tambahan untuk Menulis Pesan di Luar Kantor
Membuat pesan di luar kantor yang efektif adalah kunci untuk menjaga profesionalisme dan kejelasan saat Anda tidak berada di kantor. Anda dapat menggunakan beberapa Alat bantu penulisan AI atau alat bantu penulisan email dengan AI terintegrasi untuk membantu Anda menyusun pesan yang sempurna.
Berikut adalah beberapa tips untuk menulis pesan OOO yang bagus dan kesalahan umum yang harus dihindari. Kami juga akan menunjukkan kepada Anda bagaimana ClickUp dapat menyederhanakan proses ini untuk Anda.
Tips untuk Menulis Pesan di Luar Kantor yang Profesional
- Identifikasi tujuan ketidakhadiran Anda: Perjelas alasan Anda pergi. Apakah untuk liburan, perjalanan bisnis, atau untuk keperluan pribadi? Hal ini akan membantu menentukan ekspektasi yang tepat
- Tentukan durasi: Sebutkan tanggal ketidakhadiran Anda. Mengetahui tanggal pasti atau perkiraan tanggal kembali dapat membantu mengelola ekspektasi koresponden
- Sediakan kontak alternatif: Tawarkan nama, posisi, dan informasi kontak kolega yang dapat membantu saat Anda tidak ada. Hal ini akan memastikan kelangsungan komunikasi
- *jaga agar tetap profesional dan positif : Pertahankan nada profesional sambil bersikap sopan dan positif. Berterima kasihlah kepada koresponden Anda atas pengertian mereka
- Tinjau ulang sebelum mengirim: Periksa kembali kesalahan pengetikan, tanggal yang benar, dan kejelasan pesan Anda. Pesan di luar kantor yang ditulis dengan baik mencerminkan profesionalisme Anda
Kesalahan umum yang harus dihindari saat menulis pesan di luar kantor
- Informasi yang tidak jelas: Hindari ketidakjelasan mengenai ketersediaan dan tanggal kembali Anda. Detail yang spesifik akan membantu dalam mengelola tanggapan dan ekspektasi
- Rincian yang terlalu pribadi: Jaga agar pesan tetap profesional dengan tidak membagikan terlalu banyak informasi mengenai aktivitas pribadi atau lokasi Anda kecuali jika itu adalah budaya perusahaan yang santai di mana rincian seperti itu dihargai
- Lupa mengatur atau memperbarui pesan Anda: Pastikan pesan di luar kantor Anda diaktifkan sebelum Anda pergi dan diperbarui atau dinonaktifkan saat Anda kembali
- Lalai memberikan kontak alternatif: Tidak menyebutkan kontak alternatif membuat pengirim tidak memiliki pilihan untuk mendapatkan bantuan mendesak
- Terlalu banyak teks: Buatlah pesan Anda ringkas. Pesan yang panjang mungkin tidak akan terbaca seluruhnya, sehingga informasi penting akan terlewatkan
baca juga:_ *Alternatif terbaik untuk email*
Menggunakan ClickUp untuk Meningkatkan Pesan di Luar Kantor Anda
ClickUp adalah platform produktivitas komprehensif yang dirancang untuk mengkonsolidasikan alat bantu di tempat kerja ke dalam satu aplikasi. Dengan mengintegrasikan tugas, dokumen, email, obrolan, dan AI, aplikasi ClickUp alat manajemen proyek memungkinkan tim untuk berkoordinasi dan berkomunikasi dengan lancar selama ketidakhadiran.
Pengguna dapat mengotomatiskan pesan di luar kantor secara langsung di dalam ClickUp, memastikan kolega dan klien mendapatkan informasi dan dialihkan dengan tepat.
Berikut adalah beberapa cara untuk menggunakan ClickUp untuk mengatur pesan OOO Anda secara efisien:
Kami menggunakan ClickUp Brain untuk menulis contoh pesan di luar kantor untuk kami
- ClickUp Brain : Mengotomatiskan dan mempersonalisasi proses, memastikan komunikasi bisnis Anda tetap profesional dan informatif bahkan saat Anda tidak ada di tempat. AI Writer for Work dari ClickUp dapat membantu Anda dengan cepat membuat pesan di luar kantor yang sesuai dengan pekerjaan dan dinamika tim Anda
- Dokumen ClickUp : Buat draf pesan OOO Anda dan aturPengingat di ClickUp untuk mengetahui kapan harus mengaktifkannya. Hal ini memastikan Anda tidak lupa mengatur penjawab otomatis email Anda sebelum pergi
gunakan dokumen ClickUp untuk mengedit pesan OOO Anda_
- Email ClickUp
**Kirim, terima, dan kelola email secara langsung di dalam platform. Hal ini memungkinkan transisi yang mulus antara manajemen tugas dan komunikasi email. ClickUp terintegrasi dengan platform email terkemuka seperti Gmail, Outlook, dll., untukmanajemen email yang disederhanakan
mengirim dan menerima email dari satu antarmuka terpadu tanpa meninggalkan ClickUp_
- Otomatisasi ClickUp : Siapkan Otomatisasi di ClickUp untuk secara otomatis mengirim balasan di luar kantor untuk email masuk selama Anda tidak ada di kantor. Hal ini dapat sangat berguna untuk kampanye email atau jika Anda menerima email dalam jumlah besar.
buat otomatisasi khusus untuk mengirim pesan OOO secara otomatis kepada siapa pun yang menghubungi Anda selama periode tersebut_
Tunjukkan Kehadiran Virtual Anda: Kuasai Seni Mengirim Pesan di Luar Kantor dengan ClickUp
Pendekatan yang tepat dapat secara signifikan mempengaruhi bagaimana ketidakhadiran Anda dirasakan. Baik Anda pergi untuk waktu yang singkat atau cuti yang lama, tips dan contoh yang diberikan di sini akan memastikan Anda komunikasi di tempat kerja tetap mencerminkan citra profesional Anda.
Bagi mereka yang ingin menyempurnakan pesan di luar kantor lebih jauh atau mengeksplorasi strategi manajemen email tingkat lanjut, ClickUp menyediakan platform yang tangguh untuk memusatkan, merampingkan, dan mengotomatiskan alur kerja email Anda. Baik itu menyusun pesan di luar kantor berikutnya di ClickUp Documents, mengatur pengingat, atau mengelola komunikasi email secara langsung di dalam ClickUp, Anda memiliki alat yang komprehensif yang dapat Anda gunakan untuk meningkatkan produktivitas dan menjaga profesionalisme, bahkan ketika Anda jauh dari kantor.
Gunakan kesempatan ini untuk menjelajahi fitur-fitur ClickUp dan mengintegrasikannya ke dalam strategi komunikasi . Mulai hari ini dengan mendaftar.
Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)
**1. Apa yang dimaksud dengan pesan balasan otomatis yang baik?
Pesan balasan otomatis yang menarik menyeimbangkan profesionalisme dengan sentuhan pribadi, sehingga memastikan kesinambungan komunikasi di tempat kerja. Pesan tersebut dengan jelas menyatakan durasi ketidakhadiran Anda, menyebutkan akses internet yang terbatas, dan memberikan kontak alternatif untuk hal-hal yang mendesak.
Sebagai contoh, "Terima kasih atas email Anda. Saat ini saya sedang pergi dengan akses terbatas ke kotak masuk dan akan kembali pada [Tanggal]. Untuk bantuan segera, hubungi [Nama] di [Informasi Kontak]. Saya menghargai pengertian Anda." Pesan ini menjunjung tinggi tujuan komunikasi Anda sekaligus menghormati norma-norma komunikasi kolaboratif.
**2. Apa yang Anda tulis dalam pesan balasan otomatis?
Dalam pesan balasan otomatis Anda, sertakan elemen-elemen penting: alasan ketidakhadiran Anda (jika perlu), jangka waktu ketidakhadiran Anda, pemberitahuan akses terbatas, dan kontak alternatif untuk pertanyaan yang mendesak. Memasukkan istilah seperti "akses terbatas" secara halus mengkomunikasikan situasi Anda, selaras dengan praktik terbaik alat manajemen kotak masuk.
Pesan yang seimbang mungkin berbunyi, "Halo! Saya tidak masuk kantor hingga [Tanggal], dengan fokus pada [Alasan, jika ada]. Untuk hal-hal yang mendesak, [Kontak Alternatif] akan membantu. Terima kasih atas kesabaran Anda." Hal ini memastikan komunikasi tim yang lancar dan menghormati alur kerja.
**3. Apa yang dimaksud dengan baris subjek di luar kantor yang baik?
Baris subjek di luar kantor yang efektif adalah ringkas dan informatif, yang secara langsung memberi tahu pengirim tentang ketidakhadiran Anda. Hal ini bertindak sebagai strategi komunikasi preemptive, mirip dengan menggunakan alternatif email terbaik untuk mengelola ekspektasi.
Baris subjek seperti "Di luar kantor: [Nama Anda] Kembali [Tanggal]" atau "OOO [Rentang Tanggal] | [Nama Anda]" sangat mudah, sehingga penerima dapat dengan cepat memahami ketersediaan Anda tanpa harus membuka pesan. Pendekatan ini mendorong komunikasi tim yang jelas dan mendukung tujuan komunikasi Anda secara menyeluruh, memastikan para pemangku kepentingan mendapatkan informasi dan dapat menyesuaikan ekspektasi mereka.