A projekt időben történő befejezése igazi zsonglőrködés. A feladatok végrehajtása, a költségvetés kezelése és a határidők betartása a legfontosabb mozgó elemek a sok közül.
Projektmenedzserként már számtalan alkalommal fordult elő, hogy az ügyfél „csak egy apró kiegészítéssel” vagy „egy változtatással” jött hozzám, amelyeket sajnos nem vettünk figyelembe a projekttervben.
Ezek valószínűleg összeadódnak, és mielőtt észbe kapna, a projekt ütemterve és költségvetése veszélybe kerül.
Ez a scope creep. Még a legszigorúbban megtervezett projektek is áldozatul esnek ennek, ami megakadályozza a projekt sikeres befejezését.
Kipróbáltam számos projektmenedzsment (PM) szoftvert, amelyek segítenek kezelni ezeket a zavaró tényezőket. Ezek segítségével korlátokat állíthat fel, hogy megakadályozza, hogy váratlan munkák miatt csökkenjen a haszna.
A 3 legjobb PM szoftver az ügyfelek hatókör-kiterjesztésének kezeléséhez egy pillanat alatt
Elég sok projektmenedzsment eszközt teszteltem ahhoz, hogy tudjam, nem mindegyik kezeli ugyanúgy a hatókör-kiterjedést. Íme azok, amelyekre érdemes odafigyelni:
| Eszköz | Legalkalmasabb | Főbb jellemzők | Előnyök és hátrányok | Árak |
| ClickUp | Mesterséges intelligenciával támogatott projektmenedzsment minden méretű csapat számára | ClickUp Brain (kontextusfüggő mesterséges intelligencia és mesterséges intelligenciával generált összefoglalók), munkaterület-sablon, feladatok, automatizálások, előre elkészített ügynökök | Előnyök:🌟 Konvergált AI munkaterület az összes munkádhoz🌟 Központosítja az összes projektkommunikációt🌟 Megkönnyíti a kapacitáskezelést🌟 Lehetővé teszi a csapatok együttműködésétHátrányok:🧐 Az új felhasználók számára meredek a tanulási görbe a széles funkciókészlet miatt | Örökre ingyenes; testreszabási lehetőségek vállalatok számára |
| Csapatmunka | Projektmenedzsment beépített időkövetéssel és számlázással ügynökségek számára | Erőforrás-kezelés, Teamwork AI, automatizálási szabályok, jövedelmezőségi irányítópultok | Előnyök:🌟 Egyszerűsíti az időkövetést és a munkaterhelés kezelését🌟 Automatizálja az unalmas feladatokat🌟 Zökkenőmentesebb ügyfélkezelést tesz lehetővéHátrányok:🧐 A műszerfal korlátozott vezérlőelemekkel rendelkezik, ami befolyásolja a vizualizációs folyamatot | Ingyenes csomag elérhető; fizetős csomagok 13,99 USD/felhasználó/hónap áron. |
| Asana | Egyszerűsített feladat- és munkafolyamat-kezelés kis- és közepes méretű csapatok számára | Automatizált munkafolyamatok és szabályalapú triggerek, munkaterhelés és előrehaladás műszerfalak, több mint 270 integráció, AI Studio | Előnyök:🌟 Megkönnyíti a határidők nyomon követését🌟 Támogatja a csapatmunkát🌟 Automatizálja a rutin jóváhagyásokat és frissítéseketHátrányok:🧐 A jelentések alapszintűek🧐 Az értesítések túlterhelőek lehetnek | Ingyenes csomag elérhető; fizetős csomagok 10,99 USD/felhasználó/hónap áron (éves számlázással). |
👀 Tudta-e: A hatókör-kiterjedést néha „konyhai mosogató szindrómának” vagy „követelmény-kiterjedésnek” is nevezik, és ismert, hogy az összes projekt több mint felét érinti. És nem látszik, hogy ez a tendencia lassulna. A hatókör-kiterjedés hatása az elmúlt évtizedben az összes projekt esetében 43%-ról 52%-ra nőtt.
Mit kell keresni egy olyan PM szoftverben, amely kezeli az ügyfelek hatókörének kiterjedését?
Nem minden PM szoftver programozva van úgy, hogy kezelni tudja az ügyfelek hatókör-kiterjesztéséből adódó további munkát. Papíron tökéletesnek tűnhet, de a munkafolyamatok nem feltétlenül olyan intuitívak.
A következőket keresem, amikor olyan szoftvert értékelek, amely segít jobb ütemterveket készíteni és gyorsabban elvégezni a munkát az ügyfelek számára:
- Határozza meg a projekt hatókörét és alapvonalait már a kezdeti szakaszban: A projekt elindítása előtt érdemes dokumentálni a teljesítendő feladatokat, a kizárásokat és a feltételezéseket. Válasszon olyan projektmenedzsment eszközt, amely munkamegosztási struktúrával (WBS) és alapvonal-követéssel rendelkezik, így a projekt előrehaladtával összehasonlíthatja a tervezett és a tényleges hatókört.
- Hivatalos változáskérelem-munkafolyamatok beállítása: A PM szoftvernek rendelkeznie kell egy változáskezelési folyamattal, amely segít az új követelmények áttekintésében és jóváhagyásában. A hatókörváltozások beépített jóváhagyási folyamataival pontosan tudhatja, hogy az egyes változások hogyan befolyásolják a költségeket, az időt és az erőforrásokat.
- Lehetővé teszi az ügyfelekkel való kommunikációt: Lehetővé teszi a csapat és az ügyfél számára, hogy közvetlenül kommunikáljanak a munkaterületen belül, összekapcsolva a beszélgetéseket konkrét feladatokkal, visszajelzésekkel és eredményekkel.
- Kövesse nyomon az egyes eredményekhez szükséges időt, költségeket és erőfeszítéseket: Győződjön meg arról, hogy a szoftvere összekapcsolja a feladatokat a költségvetéssel és az erőforrások elosztásával. Ez lehetővé teszi, hogy azonnal lássa az „extra” munka költségeit, és adatokkal alátámasztott beszélgetéseket folytasson az ügyfelekkel a hatókör bővítéséről.
- Automatizálja a riasztásokat és az eltérések nyomon követését: Válasszon egy PM szoftvert a hatókör-kiterjedés kezeléséhez, amely értesíti Önt, ha a határidők, a költségvetés, a munkaterhelés vagy a projekt hatóköre túllépi a küszöbértékeket. A valós idejű riasztások és a műszerfalak segítenek felismerni a hatókör-kiterjedést, mielőtt az jelentős problémává válna.
- Időkövetés az elszámoltathatóság érdekében: A szoftvernek lehetővé kell tennie, hogy az időt közvetlenül a feladatokon belül rögzítse, és azokat az órákat konkrét eredményekhez kösse. Képesnek kell lennie olyan jelentések készítésére, amelyek a tényleges és a becsült erőfeszítéseket mutatják, és azokat a felülvizsgálati megbeszélések során megoszthatja az ügyfelekkel.
- Szabályalapú kiváltók: Válasszon olyan PM platformot, amely automatikusan felismeri a munkaterhelés változásait, és AI-alapú munkafolyamat-automatizálással követő intézkedéseket javasol.
🧠 Érdekesség: A „deadline” (határidő ) szót először a 19. századi amerikai börtönökben használták, és egy fizikai határt jelölt, amelyet a foglyok átlépése esetén lelőtték őket. A 20. század közepére a kifejezés a mai modern jelentésébe fejlődött: egy olyan időpont, amelyet nem merünk átlépni.
⭐ Bónusz: Még mindig minden egyes feladatot a nulláról hoz létre, manuálisan gépelve be az összes briefet és részletet? A ClickUp Brain MAX Talk-to-Text funkciójával egyszerűen csak „beszélnie” kell a feladatról, elmondania, mire van szüksége a briefben, és a Brain MAX azonnal szöveggé alakítja a hangját.
És ez nem csak a feladatokra vonatkozik! Visszajelzéseket hagyhat a dokumentumokban, vagy beszélgethet a csapatával, csak annyit kell tennie, hogy kimondja, ami a fejében jár, és a mi AI-nk automatikusan leírja, értesíti/megjelöli a megfelelő személyeket, megjegyzi a kedvenc szavait, majd ennek megfelelően szerkeszti a leírt szöveget.
A legjobb projektmenedzsment szoftver, amely kezeli az ügyfelek hatókörének kiterjedését
Most nézzük meg a három vezető projektmenedzsment szoftvert, amelyekkel kezelheted a projektek hatókörének kiterjedését:
Hogyan értékeljük a szoftvereket a ClickUp-nál
Szerkesztői csapatunk átlátható, kutatásokon alapuló és gyártóktól független folyamatot követ, így bízhat abban, hogy ajánlásaink a termékek valós értékén alapulnak.
Íme egy részletes áttekintés arról, hogyan értékeljük a szoftvereket a ClickUp-nál.
1. ClickUp (a legjobb AI-alapú projektmenedzsmenthez)
A ClickUp, a munkához szükséges mindenre kiterjedő alkalmazás, ötvözi a projektmenedzsmentet és a csapatmunkát az AI-vezérelt automatizálással. Tervezze meg projektjeit, ossza ki a feladatokat, csevegjen csapatával, ossza meg az eredményeket az ügyféllel, és figyelje a csapat teljesítményét közvetlenül a ClickUp alkalmazásban! Ez megakadályozza a hatókör kiterjedését és minimalizálja annak esélyét, hogy projektje kibillenjen az egyensúlyból.
De ami a legfontosabb: a ClickUp projektmenedzsment szoftvere skálázható. A kis csapatok a ClickUp örökre ingyenes csomagjával azonnal belevághatnak a munkába, míg a nagyobb szervezetek a komplex projektek kezeléséhez szükséges fejlett nézeteket, jelentéseket és AI-alapú támogatást kapnak.
Határozzon meg egyértelmű elvárásokat a ClickUp munkaterületi sablonjával (SOW)
A projekt terjedelmének kiterjedésének egyik fő oka a projekt és az ügyfél elképzelései és elvárásai közötti eltérés.
A ClickUp Scope of Work (SOW) sablonja megoldja ezt a problémát azzal, hogy kész keretrendszert biztosít a projekt hatókörének meghatározásához – és ami ugyanolyan fontos, annak meghatározásához is, hogy mi nem tartozik a projekt hatókörébe.
Ezt a sablont a következőkre használhatja:
- Határozza meg előre a projekt céljait, hogy minden érdekelt fél egyetértse velük.
- Sorolja fel a teljesítendő feladatokat, az eredményeket, az ütemtervet és a legfontosabb mérföldköveket, hogy az ügyfél és a csapat tagjai számára egyértelmű útitervet nyújtson a teljesítendő feladatokról.
- Ellenőrizze a dokumentumok tulajdonjogát, és rendeljen felelősségeket az egyes teljesítésekhez.
- Adjon hozzá egyéni mezőket, egyéni feladatállapotokat és egyéni nézeteket a rugalmas projektmenedzsment érdekében.
A projekt hatókörét világos feladatokra és alfeladatokra bontva könnyebb kezelni.
A projekt terjedelmének növekedését a legjobban úgy lehet kézben tartani, ha a projektet kis, nyomon követhető lépésekre osztjuk. A ClickUp Tasks segítségével a következőket teheti:
- Hozzon létre egy fő feladatot minden egyes teljesítendő feladathoz, és adjon hozzá alfeladatokat. Például, ha a hatókör tartalmazza a „Weboldal fejlesztése” feladatot, akkor a fő feladat a „Weboldal fejlesztése”, az alfeladatok pedig lehetnek például „Honlap tervezése”, „Kapcsolatfelvételi űrlap fejlesztése”, „Tárhely beállítása” stb.
- Adjon hozzá részletes utasításokat, projektkövetelményeket, elfogadási kritériumokat vagy ellenőrzőlistákat minden feladathoz.
- Rendeljen feladatokhoz felelősöket és adjon meg határidőket, hogy elkerülje a határidőkkel és a felelősségekkel kapcsolatos zavart.
- Állítson be függőségeket a feladatok között, hogy a munka a megfelelő sorrendben történjen, és csak akkor, ha a projekttervben szereplő összes előfeltétel teljesül.
A ClickUp feladatok közül a ClickUp feladatprioritások funkciót találom nagyon hasznosnak. A prioritási szint (sürgős, magas, normál, alacsony) beállításával a csapat pontosan tudja, mely feladatok igényelnek azonnali figyelmet, és melyeket lehet később elvégezni.
Legyen mindig egy lépéssel a változások előtt a kontextusérzékeny mesterséges intelligenciával
A ClickUp Brain egy hatékony AI-asszisztens, amely segíthet csapatának a hatókör-kiterjedés figyelemmel kísérésében. Használja a Brain-t a projekt határainak tisztázására, az ügyfelek kéréseinek összefoglalására a legfontosabb érdekelt felek számára, hatástanulmányok elvégzésére vagy az eredeti projekttervvel esetleg nem összhangban lévő feladatok azonosítására.
A Brain kontextusérzékeny is. Amikor új ügyfélkérés érkezik, a Brain felméri, hogy az a határon belül vagy kívül esik-e, megjelöli, és akár javaslatot is tesz egy módosítási kérelem létrehozására jóváhagyás céljából.
A potenciális hatókör-kiterjedést a megjegyzés szakaszban lehet észrevenni, nem pedig azután, hogy órákat pazaroltál az új munkára.
Automatizálja a jóváhagyásokat és értesítéseket egyéni szabályokkal
Ez a hatókör-kezelő eszköz egy kiemelkedő funkcióval rendelkezik: a ClickUp Automations, a kódolás nélküli építő, amelynek „ha ez, akkor az” szabályai lehetővé teszik, hogy percek alatt egyedi automatizált munkafolyamatokat hozzon létre. Egyszer beállítja a szabályokat, és a rendszer automatikusan kezeli az értesítéseket, a feladatok továbbítását és az érdekelt felek láthatóságát.
Például létrehozhat egy automatizálást a következőkre:
- Küldjön jóváhagyási kérelmet a projektvezetőnek, amikor egy feladat állapota „Jóváhagyásra vár” állapotra változik.
- Értesítse az ügyfelet vagy az ügyfélmenedzsert, ha új módosítási kérelem érkezik.
- Automatikus felülvizsgálók kijelölése, amikor egy teljesítendő feladat átkerül az „Ügyfél felülvizsgálata” listára
- Frissítse az egyéni mezőt „Jóváhagyva” állapotra, miután az ügyfél megerősítette a csevegési szálban.
A beépített együttműködési eszközökkel mindenki ugyanazon az oldalon maradhat.
A ClickUp PM szoftvere központosítja az összes projektkommunikációt, így könnyű összehangolni a munkatársakat és kezelni a hatókör-kiterjedést.
- A ClickUp Assigned Comments segítségével a csapat tagjai tisztázhatják a követelményeket és visszajelzést adhatnak.
- Tartsa a beszélgetéseket kontextusban a szálakba rendezett válaszokkal, és vonja be a releváns érdekelt feleket @említésekkel.
- Központosítsa az összes ügyfél és belső beszélgetést a projektterületen belül – közvetlenül kapcsolódva a feladatokhoz, eredményekhez vagy dokumentumokhoz, a ClickUp Chat segítségével.
- Bármely csevegőüzenetet feladattá alakíthat – hozzárendelheti, határidőt adhat hozzá, vagy csatolhatja az ügyfélnek szállítandó anyaghoz.
- Egységesítse az összes projektdokumentációt, például a projekt chartát, a projekt hatókörét leíró dokumentumokat, a módosítási kérelmeket stb. a ClickUp Docs együttműködési eszközzel.
Kövesse nyomon a projekt céljainak elérését valós időben
A ClickUp Dashboards valós idejű betekintést nyújt a befejezett, függőben lévő feladatokba, az akadályokba stb. Az AI Cards azonnali összefoglalót nyújt, így időt takaríthat meg, amelyet egyébként az adatok elemzésével töltene.
A ClickUp legjobb funkciói
- A ClickUp Project Time Tracking funkciójával bármilyen eszközről elindíthat időzítőket, hozzáadhat kézi bejegyzéseket, és részletes jelentéseket készíthet megbízott, projekt vagy címke szerint. Naplózza az órákat közvetlenül a feladatokban, hasonlítsa össze azokat az eredeti becslésekkel, és azonosítsa, mikor kezdik meghaladni az ügyfél munkái a tervezett erőfeszítéseket.
- Több mint 15 ClickUp nézet segítségével vizualizálhatja a projekteket a saját módján, beleértve a lista, Gantt, tábla és idővonal nézeteket.
- Használja a ClickUp Workload View funkcióját a csapat munkaterhelésének áttekintéséhez, és hogy lássa, ki rendelkezik túlzott vagy alulteljesítő kapacitással, így optimalizálhatja az erőforrásokat és megelőzheti a kiégést.
- A költségvetés, az ügyféladatok stb. számára létrehozott egyéni mezők és az egyéni állapotok segítségével a munkafolyamatokat a projekt követelményeihez igazíthatja.
- A ClickUp és az integrált alkalmazások, például a Google Drive vagy a Slack segítségével a ClickUp Connected Search funkcióval fájlokat, feladatokat és beszélgetéseket kereshet.
- Kezelje a feladatokat, kövesse nyomon az időt, és maradjon naprakész útközben a ClickUp iOS és Android alkalmazásaival, függetlenül attól, hogy a projektcsapat tagjai helyszínen, külföldön vagy hibrid módon dolgoznak-e.
A ClickUp korlátai
- Az új felhasználók elárasztva érezhetik magukat a ClickUp alkalmazáscsomagjában elérhető széles körű funkciók miatt.
- Egyes felhasználók szerint a desktop verzió simábban és gyorsabban működik, mint a mobilalkalmazás.
ClickUp árak
ClickUp értékelések és vélemények
- G2: 4,7/5 (több mint 10 500 értékelés)
- Capterra: 4,6/5 (több mint 4500 értékelés)
Mit mondanak a ClickUp-ról a valós felhasználók?
Ez a projektmenedzser véleménye mindent elárul:
A ClickUp lenyűgöző funkciók sorát kínálja, amelyekkel könnyedén testreszabhatja a munkafolyamatokat, kezelheti a feladatokat és nyomon követheti az előrehaladást egy helyen. Imádom, hogy minden projekthez testreszabott nézeteket hozhatok létre, automatizálásokat állíthatok be, és integrálhatom más, már használt eszközökkel. Nagyon sokoldalú, akár személyes feladatkövetésről, akár komplex üzleti műveletekről van szó. A sablonok és a műszerfalak különösen hasznosak ahhoz, hogy minden rendezett és könnyen követhető legyen.
A ClickUp lenyűgöző funkciók sorát kínálja, amelyekkel könnyedén testreszabhatja a munkafolyamatokat, kezelheti a feladatokat és nyomon követheti az előrehaladást egy helyen. Imádom, hogy minden projekthez testreszabott nézeteket hozhatok létre, automatizálásokat állíthatok be, és integrálhatom más, már használt eszközökkel. Nagyon sokoldalú, akár személyes feladatkövetésről, akár komplex üzleti műveletekről van szó. A sablonok és a műszerfalak különösen hasznosak ahhoz, hogy minden rendezett és könnyen követhető legyen.
📮 ClickUp Insight: A vezetők csupán 15%-a ellenőrzi a munkaterhelést, mielőtt új feladatokat osztana ki. További 24% kizárólag a projekt határideje alapján osztja ki a feladatokat.
Az eredmény? A csapatok vagy túlterheltek, vagy alulhasznosítottak lesznek, és a legtöbb esetben kiégnek.
A munkaterhelés valós idejű láthatósága nélkül azok kiegyensúlyozása nem csak nehéz, hanem szinte lehetetlen.
A ClickUp mesterséges intelligenciával működő Assign és Prioritize funkciói segítenek a munkák egyenlő elosztásában a csapaton belül, azáltal, hogy a feladatokat a csapattagok valós idejű kapacitása, rendelkezésre állása és készségei alapján osztják el. Próbálja ki AI Cards szolgáltatásunkat, amely azonnali, kontextusfüggő pillanatképet ad a munkaterhelésről, a határidőkről és a prioritásokról.
💫 Valós eredmények: A Lulu Press a ClickUp Automations használatával naponta 1 órát takarít meg alkalmazottanként, ami 12%-os munkahatékonyság-növekedést eredményez.
🧠 Érdekesség: A Sydney-i Operaház a mai kor egyik legsúlyosabb projektmenedzsment-kudarcának számít. 10 évvel késett, 14-szeres túllépte a költségvetést, és az építész soha nem látta elkészülni.
2. Teamwork (A legjobb projekt- és erőforrás-kezelés beépített időkövetéssel és számlázással)
A Teamwork egy projektmenedzsment szoftver, amelyet ügynökségek és ügyfélszolgálati csapatok számára fejlesztettek ki, amelyek szűkös költségvetésből időérzékeny projekteket kezelnek, még akkor is, ha olyan kihívásokkal kell szembenézniük, mint a scope creep.
Ez a projektmenedzsment szoftver projekt táblákat biztosít az ütemtervek elkészítéséhez, a mérföldkövek meghatározásához és az összes teljesítendő feladat egy helyen történő feltérképezéséhez. Ez biztosítja, hogy a csapat és az ügyfél is ugyanazon az oldalon álljanak.
Az ügyfélkezeléshez egy központi bizonyítékok-központ segít megtekinteni az egyes bizonyítékok aktuális állapotát, a kezdetektől a végéig minden visszajelzés történeti naplózásával. A hatókör-kiterjedés elkerülése érdekében az eszköz lehetővé teszi a belső és külső visszajelzések figyelemmel kísérését és felülvizsgálatát, függetlenül attól, hogy azok ügyfelektől vagy a csapatától érkeznek.
A PM szoftver egyik funkciója, amely segít a hatókör-kiterjedés kezelésében, a költségvetés és a jövedelmezőség.
Az idő nyomon követésével és a projekt költségvetéséhez való kapcsolásával a Teamwork valós idejű jelentéseket ad a projekt jövedelmezőségéről. Ha egy új kérés veszélyezteti a költségvetésünket, akkor azonnal rendelkezésre állnak az adatok, amelyekkel megmagyarázhatom a változtatás szükségességét. Ezenkívül beállíthatom és nyomon követhetem a haszonkulcs céljait.
Mivel egyszerre több projektet is kezelek, időigényes feladat minden egyes projekthez táblázatot készíteni. A Teamwork segítségével gyorsan módosíthatom a teljesítendő feladatokat, az árakat, az ütemtervet és az erőforrásokat.
A Teamwork legjobb funkciói
- A Teamwork AI segítségével alakítsa át a zavaros ügyfélbriefeket teljes körű projektjavaslatokká, ütemtervekkel, feladatokkal és csapatjavaslatokkal kiegészítve.
- Pontosan előrejelzheti a csapat kapacitását, hogy kiegyensúlyozza a munkaterhelést és megelőzze a kiégést. Megjelenítheti a közelgő projekteket, valós időben nyomon követheti a rendelkezésre állást, és átcsoportosíthatja az erőforrásokat, mielőtt a szűk keresztmetszetek hatással lennének a teljesítésre.
- Állítson be esemény- vagy időalapú triggereket az unalmas feladatok, például a feladat előrehaladásának nyomon követése automatizálásához. A központi automatizálási központ lehetővé teszi az automatizálások létrehozását, szerkesztését és felülvizsgálatát.
- Kövesse nyomon a projekt előrehaladását, felismerje az erőforrás-kihasználási és felhasználási kockázatokat, és hasonlítsa össze a tervezett és a tényleges eredményeket.
- Használja a beépített időzítőket, munkaidő-nyilvántartásokat és valós idejű jövedelmezőségi irányítópultokat a pontos időméréshez, a költségek és a számlázható árak összekapcsolásához, valamint automatikus riasztáshoz, ha a költségvetési küszöbértékeket túllépik.
A csapatmunka korlátai
- A műszerfal korlátozott vezérlőelemekkel rendelkezik, amelyek befolyásolják a vizualizációs folyamatot.
- Az olyan további funkciókhoz való hozzáférés, mint az AI és az integrációk, több pénzt igényel a felhasználóktól, ami jelentősen megnöveli a projektmenedzsment szoftver költségeit.
Csapatmunka árazás
- Ingyenes
- Deliver: 13,99 USD/felhasználó/hónap
- Grow: 25,99 USD/felhasználó/hónap
- Scale: Egyedi árazás
- Vállalati: Egyedi árazás
Csapatmunka értékelések és vélemények
- G2: 4,4/5 (1000+ értékelés)
- Capterra: 4,5/5 (900+ értékelés)
Mit mondanak a Teamworkről a valós felhasználók?
Íme, mit mond egy G2 felhasználó a Teamwork használatáról több projekt kezeléséhez:
Négy vezetőből álló csapatunk van, akik egyenként 5–15 projektet vezetnek egyszerre, különböző befejezési szakaszokban. Ezek egyéves projektek, olyan sok mozgó alkatrésszel, hogy projektmenedzserünk és a Teamwork nélkül nem tudnánk annyit elvégezni, amennyit elvégezünk. Nemcsak mindent elvégezünk, hanem időben és a költségvetés keretein belül is.
Négy vezetőből álló csapatunk van, akik egyenként 5–15 projektet vezetnek egyszerre, különböző befejezési szakaszokban. Ezek egyéves projektek, olyan sok mozgó alkatrésszel, hogy projektmenedzserünk és a Teamwork nélkül nem tudnánk annyit elvégezni, amennyit elvégezünk. Nemcsak mindent elvégezünk, hanem időben és a költségvetés keretein belül is.
🧠 Érdekesség: A projektmenedzserek kedvence, a Gantt-diagram több mint 100 éves (1910-ben találták fel!). Idősebb, mint az internet, a televízió és még a szeletelt kenyér is.
3. Asana (a legalkalmasabb a feladatok és a munkafolyamatok egyszerűsített kezelésére)
Az Asana egyszerűsíti a feladatok és a munkafolyamatok kezelését minden méretű csapat számára, különösen azok számára, akik távoli koordinációt végeznek. PM eszközként az Asana megkönnyíti a napi munka és a tágabb üzleti célok összekapcsolását, ezáltal csökkentve a hatókör-kiterjedést és nagyobb átláthatóságot biztosítva a projektekben.
Szervezze meg projektjeit az Asana előre elkészített sablonjaival, rendeljen feladatokhoz felelősöket és határidőket, vizualizálja az előrehaladást, és kövesse nyomon mindent egy helyen, hogy elkerülje az utolsó pillanatban történő ütemterv-módosításokat.
Az Asana segítségével könnyedén integrálhatja a technológiai rendszerébe olyan eszközöket, mint a feladatkezelő szoftverek, fejlesztőeszközök, jelentéskészítő eszközök és együttműködési eszközök, valamint sok más.
Egy funkció, amelyet nemrég kezdtem el használni, az AI Teammates, amely AI-alapú projektvégrehajtást tesz lehetővé. Az Asana Work Graph adatmodelljét használja, hogy üzleti kontextust biztosítson az összes interakcióhoz. Az AI Teammates például elemezheti a projekt történetét, és a korábbi bevezetések vagy hasonló eredmények alapján reális ütemterv-módosításokat javasolhat.
Az Asana AI Studio tartalmaz egy kódolás nélküli munkafolyamat-készítőt, amely minden szakaszban segítséget nyújt. Az AI képes rögzíteni, rendezni és kiosztani a beérkező kéréseket, amelyeket Ön aztán ellenőrizhet. Az AI képes megfogalmazni a projektleírás első változatát és összefoglalni az érdekelt felek visszajelzéseit.
Az Asana legjobb funkciói
- Szervezze meg a komplex projekteket strukturált munkafolyamatokba előre elkészített sablonok segítségével, amelyek kijelölik a felelősöket, meghatározzák a határidőket, és minden feladatot összehangolnak a tágabb üzleti célokkal.
- Automatizálja a rutin jóváhagyásokat és frissítéseket testreszabható szabályokkal, amelyek értesítéseket, feladatátadásokat vagy határidő-módosításokat indítanak el.
- Valós idejű betekintést nyerhet a haladásba az ütemterv, a munkaterhelés és a műszerfal nézetek segítségével, amelyekkel nyomon követheti a függőségeket, figyelemmel kísérheti a teljesítményt és megelőzheti az utolsó pillanatban bekövetkező ütemterv-változásokat.
- A Goals and Portfolios segítségével összekapcsolhatja a napi munkát a nagyobb üzleti célokkal, és valós idejű irányítópultokon keresztül követheti nyomon az előrehaladást.
- Használja a beépített időzítőt, hogy megmérje, mennyi időt vesz igénybe a munka, és megtalálja azokat a feladatokat, amelyek meghaladják az eredeti munkaterületet.
Az Asana korlátai
- A felhasználók nem ágyazhatnak be külső tartalmakat az Asanába, és nem adhatnak hozzá több megbízottat, ezért érdemes megvizsgálni az Asana alternatíváit.
- A rendelkezésre álló szabályok és szűrők nem biztos, hogy megfelelően támogatják a komplex munkafolyamatokat vagy a különböző csapatok speciális igényeit.
Asana árak
- Személyes: Ingyenes
- Starter: 13,49 USD/felhasználó/hónap
- Haladó: 30,49 USD/felhasználó/hónap
- Vállalati: Egyedi árazás
- Enterprise+: Egyedi árazás
Asana értékelések és vélemények
- G2: 4,4/5 (több mint 12 000 értékelés)
- Capterra: 4,5/5 (több mint 13 000 értékelés)
Mit mondanak az Asana-ról a valós felhasználók?
Íme, mit mond az Asanáról a G2-n egy stratégiával foglalkozó menedzser:
Amit leginkább értékelek, az az AI-alapú hatékonyság. Az intelligens javaslatok és a feladatok automatizálási funkciói hetente több órát spórolnak nekem, mintha egy digitális másodpilóta lenne mellettem, aki előre látja a következő lépésemet.
Amit leginkább értékelek, az az AI-alapú hatékonyság. Az intelligens javaslatok és a feladatok automatizálási funkciói hetente több órát spórolnak nekem, mintha egy digitális másodpilóta lenne mellettem, aki előre látja a következő lépésemet.
Egyéb említésre méltó eszközök
Íme néhány további projektmenedzsment eszköz, amelyek szintén segítenek a hatókör kezelésében.
- Jira : A Jira Align jelentései segítségével nyomon követheti a hatókör változásait, hogy rögzíthesse a sprint vagy iteráció során hozzáadott munkákat. A Rovo AI felületén megjelennek a kapcsolódó feladatok és munkatételek, összekapcsolva a hasonló problémákat, és automatizálva a változáskérelmek munkafolyamatait, így a váratlan munkák könnyebben felismerhetők. Mivel az eszköz áttekintést nyújt a hatókörben lévő és az új elemekről, támogatja a határok érvényesítését, a változáskérelmek felülvizsgálatát és az eredeti tervben nem szereplő elemek egyértelmű kommunikálását.
- Basecamp : A Basecamp a „Shape Up” módszert alkalmazza, amely a rögzített határidőket és a meghatározott munkaterületeket („appetite”) hangsúlyozza, így a csapatoknak el kell dönteniük, mit vesznek fel és mit hagynak ki, ezáltal csökkentve a scope creep kockázatát. A Hill Charts és a scope-maps láthatóvá teszik a munkát, kiemelve, ha egy munkaterület növekszik vagy homályos.
- OpenProject : Klasszikus, agilis vagy hibrid projektmenedzsmenthez használható nyílt forráskódú platform, amely áttekinthetővé teszi a projektterveket, a Gantt-diagramokat, a feladatok lebontását és a változások nyomon követését. Önmagában is üzemeltetheti, testreszabhatja a munkafolyamatokat, nyomon követheti a mérföldköveket és érvényesítheti a változáskezelést. Lehetővé teszi a határok és eltérések ellenőrzését.
- Monday. com: Kezdje azzal, hogy egyértelműen meghatározza a projekt hatókörét, majd táblák, nézetek és munkafolyamatok segítségével kövesse nyomon, hogy betartják-e az alapvető követelményeket. A vizuális monitoring, az egyedi automatizálások és a műszerfalak segítségével észreveheti, ha a munka eltér a hatókörtől, és beavatkozhat, mielőtt a hatókör-túllépés túl nagyra nőne.
⚠️ A „gold plating” fogalma: A PM-eszközök használata segít a folyamatok bevezetésében. De van egy fogalom, amely Simon Heaton, a Shopify növekedési marketing vezetője szerint sebezhetővé tesz: a „gold plating”.
Ez azt jelenti, hogy olyan extra funkciókat, fejlesztéseket vagy munkákat adnak hozzá, amelyek nem tartoztak az eredeti projekt terjedelméhez vagy az ügyfél követelményeihez. Ez egy kísérlet arra, hogy az ügyfelet kielégítsék, vagy valami jobbat szállítsanak, mint amit kért. A gold plating belső költségeket növel, anélkül, hogy további előnyökkel járna.
📚 További információ: Asana vs. ClickUp: melyik csapatkezelő eszköz a jobb?
👀 Tudta-e: A munkahelyi kiégés növeli a magas vérnyomás, a depressziós zavarok és a cukorbetegség kockázatát az alkalmazottak körében. Az alkalmazottak 7%-a kiégést tapasztal a túlterheltség miatt. Ezzel szemben 20% demotiválttá válik és elfordul a munkától, ha nem használják ki teljes mértékben a képességeit. A munkáltatóknak elengedhetetlenül fontos, hogy biztosítsák a munka méltányos elosztását az alkalmazottak között a kiégés megelőzése érdekében.
Hogyan lehet hatékonyan kezelni az ügyfelek hatókörének kiterjedését (tippek + bevált gyakorlatok)
A PM szoftverek gondos szervezéssel jelentősen csökkenthetik a hatókör-kiterjedés okozta stresszt. De ez önmagában nem elég. Az ügyfelek igényeinek változásával a több prioritás kezeléséhez is megfelelő megközelítést kell alkalmazni:
Beszélje meg az ügyféllel, és rangsorolja a prioritásokat a hatások alapján.
Ha minden sürgősnek tűnik, akkor valójában semmi sem készül el. Ha a források szűkösek, elengedhetetlen a hatékony kommunikáció az ügyféllel, hogy meghatározzák, mely feladatokon kell azonnal dolgozni, és melyeket lehet elhalasztani.
🌟 Példa: Ahelyett, hogy egyszerűen elfogadna minden ügyfélkérést, elmagyarázhatja nekik, hogy az új prioritások hogyan befolyásolják a meglévő projekt ütemtervét, és hogy ez nekik megfelel-e.
Valami ilyesmi: „Ha hozzáadjuk ezt az új funkciót, melyik meglévő feladatot kell elhalasztanunk?” Ez nemcsak a határidőket védi, hanem az ügyfeleket is bevonja a kompromisszumok kialakításába.
⚡ Sablonarchívum: Ingyenes projektprioritizálási sablonok
A nagy projekteket oszd fel kezelhető mérföldkövekre
Ha a nagy, homályos eredményeket kisebb feladatokra bontja, nemcsak mérhetővé teheti az előrehaladást, hanem megakadályozhatja, hogy az ügyfelek könnyedén még egy-egy feladatot hozzáadjanak.
Ha minden feladat látható a projekt táblán, könnyebb őket kezelni és időben teljesíteni.
🌟 Példa: Vegyünk egy kampány indítását. Ahelyett, hogy a „kampányeszközök létrehozása” feladatot egyetlen feladatként kezelné, feloszthatja „hős banner tervezése”, „landing page szöveg írása” és „termék közösségi média grafikák” feladatokra.
Rendszeresen kövesse nyomon a munkaterhelést és az erőforrások kapacitását
Gyakori hiba több projekt kezelése során? Feladatokat osztani anélkül, hogy ellenőrizné, hogy a csapata valóban rendelkezik-e a szükséges kapacitással.
A kapacitástervezés biztosítja, hogy a munka méltányosan és reálisan legyen elosztva. Emellett a kliensekkel folytatott beszélgetések tényeken alapulnak, például: „Ezt a következő sprintben elvégezhetjük, de ha most hozzáadjuk, akkor az X mérföldkő késni fog.”
🌟 Példa: Ha a tervezőnek már 30 órányi munkája van a héten, ne adj neki újabb „sürgős” feladatot anélkül, hogy előbb valamit levesznél a teendőlistájáról.
⭐ Bónusz: A ClickUp mesterséges intelligenciával rendelkező ügynökei segíthetnek.
Az előre elkészített ügynökök minden rutinfeladatot elvégeznek: emlékeztetik a csapatot a határidőkre, megosztják a napi frissítéseket az ügyfelekkel, vagy válaszolnak a projekttel kapcsolatos gyors kérdésekre.
Állítson össze egy egyéni ügynököt, hogy automatizálja a komplex műveleteket, például a feladatok munkaterhelés alapján történő kiosztását vagy a projektösszefoglalók megosztását az érdekelt felekkel. Így a projektek zökkenőmentesen futnak a háttérben, folyamatos felügyelet nélkül.
Az AI-ügynök beállítása a ClickUp-ban nagyon egyszerű. Nézze meg ezt a videót, hogy megtanulja, hogyan kell csinálni:
⚡ Sablonarchívum: Ingyenes sablonok több projekt nyomon követéséhez
Tartsa kordában az ügyfelek hatókör-kiterjesztését a ClickUp segítségével
A hatókör-kiterjedés és az egymással versengő prioritások elválaszthatatlanul hozzátartoznak a projektmenedzsment szakemberek életéhez. De ne hagyja, hogy ez tönkretegye a projektjét.
A megfelelő PM szoftverrel lehetőség nyílik a nyereség növelésére és a teljesítések hatékonyabb ütemezésére.
A Teamwork ideális azoknak az ügynökségeknek, amelyek óradíjban számolnak el az ügyfeleknek, vagy részletes áttekintést igényelnek a jövedelmezőségről és az erőforrások felhasználásáról.
Az Asana leginkább azoknak a csapatoknak felel meg, amelyek a struktúrára épülnek – segít nekik megtervezni az ismétlődő munkafolyamatokat, automatizálni a jóváhagyásokat és összhangban maradni a tágabb üzleti célokkal.
A ClickUp azonban minden méretű csapat számára alkalmas hatókör-kezelésre, egységes, all-in-one munkaterületen belül.
Ha olyan projektmenedzsment platformot keres, amely mindent összekapcsol – a projekt hatókörétől és az ügyfelekkel való kommunikációtól az AI-alapú összefoglalókig és a munkafolyamatok automatizálásáig –, akkor a ClickUp az Ön számára készült.
A ClickUp Brain segítségével kontextusfüggő betekintést nyerhet, az Automations és az AI Autopilot Agents segítségével pedig a rutin jellegű jóváhagyásokat, frissítéseket és nyomon követéseket a háttérben futtathatja, miközben Ön az ügyfélstratégiára koncentrálhat.
Ha a hatókör-kiterjedés megnehezíti a projektek megvalósítását, javaslom, hogy regisztráljon ingyenesen a ClickUp szolgáltatásra, és próbálja ki.