Akár IT-támogatást, HR-kérelmeket, belső problémákat vagy ügyfélpanaszokat kezel, szüksége van egy jegyrendszerre a feladatok nyomon követéséhez, prioritásainak meghatározásához és megoldásához.
A beérkező kéréseket nyomon követhető, kiosztható elemekké alakítja, egyértelmű tulajdonjoggal, határidőkkel és kommunikációs előzményekkel.
A hagyományos jegyrendszerek merev munkafolyamatokra kényszerítik Önt. A ClickUp azonban rugalmasságot biztosít támogatási és üzemeltetési csapatainak, hogy saját asztali jegyrendszerüket építsék ki.
Támogatási vagy üzemeltetési vezetőként betekintést nyerhet a következőkre:
- Ki mit kezel?
- Mi késik vagy kerül eskalálásra?
- Ahol az ismétlődő problémák halmozódnak
Az alábbi szakaszokban bemutatjuk, hogyan állítsa be a ClickUp-ot jegykezelésre, a felvételi űrlapoktól az automatizálási folyamatokon át az SLA-irányítópultokig.
Miért érdemes a ClickUp-ot jegyrendszerként használni?
Minden csapat foglalkozik beérkező kérésekkel, az ügyfelektől kezdve a szervezeten belüli kérésekig.
Az IT hozzáférést és hardverrel kapcsolatos kérdéseket kap. A HR a politikákkal, az új munkavállalók beillesztésével és a juttatásokkal kapcsolatos kérdéseket fogadja. A támogató csapatok az ügyfelek problémáira reagálnak. Az adminisztráció és az üzemeltetés a létesítményekkel és az erőforrás-igényekkel foglalkozik.
Segítségnyújtó jegyrendszer nélkül ezek a kérések szétszórt csatornákon keresztül érkeznek: e-mailekben, táblázatokban, Slack DM-ekben vagy személyes beszélgetésekben. Nincs egységes módszer a feladatok kiosztására, prioritásuk meghatározására vagy nyomon követésére.
A világ első konvergált AI munkaterületeként a ClickUp összefogja az összes munkafolyamatot. Gondoljon rá úgy, mint egy asztali jegyrendszerre, amely illeszkedik a csapata munkamódszereihez, megoldva a munka szétszóródásának és a munkafolyamatok közötti kapcsolatok hiányának problémáját.
A munka elszóródása akkor következik be, amikor a csapatok kénytelenek túl sok, egymástól független alkalmazást kezelni – folyamatosan váltogatni a lapokat, több rendszert frissíteni, és eközben elveszíteni a koncentrációjukat. Az ironikus az, hogy a legtöbb vállalat még több szoftver hozzáadásával próbálja megoldani ezt a problémát, ami csak tovább rontja a helyzetet.
A ClickUp más megközelítést alkalmaz: minden – feladatok, beszélgetések, dokumentumok és még az AI is – egy helyen, egyetlen alapon van összevonva. Ez a konvergencia kevesebb időveszteséget jelent a kontextusváltás miatt, és nagyobb áttekinthetőséget biztosít a csapatának, így végre megszüntetheti a munka kaotikus elszóródását, és együtt gyorsabban haladhatnak előre.
Íme, miért kiemelkedik a ClickUp a legjobb jegyrendszer-szoftverek közül. Lehetőségek:
- Hozzon létre osztályspecifikus munkafolyamatokat az egyéni feladatállapotok és egyéni mezők segítségével.
- Gyűjtse össze a kéréseket a ClickUp űrlapok segítségével
- Használja a ClickUp Automations szolgáltatást a feladatok, munkák és eskalációk automatizálásához.
- A hozzárendelt megjegyzések és @említések segítségével közvetlenül a jegyekben együttműködhet.
- Figyelje a csapat teljesítményét és a kérések mennyiségét a ClickUp irányítópultokon keresztül.
- Testreszabhatja a felvételi űrlapokat, a feladatállapotokat, a feladat típusokat, a megbízottakat, az SLA-kat, és akár azt is, hogy a támogatási kérelmek hogyan jelennek meg az egyéni nézetekben (lista, tábla, naptár vagy táblázat).
Felejtse el a különböző projektmenedzsment szoftverek, kommunikációs eszközök, táblázatok, szóbeli nyomon követések és egyebek közötti váltogatást. Az adatfelvételtől a megoldásig minden egyetlen, kereshető munkaterületen található.
📖 Olvassa el még: Bejelentkezési kérdések, amelyeket feltehet alkalmazottainak a jobb elkötelezettség érdekében
A ClickUp beállítása jegyrendszerként
Így konfigurálhatja a ClickUp-ot asztali jegyrendszerként, hogy az illeszkedjen a munkafolyamataikhoz.
1. Hozzon létre egy jegyrendszer-területet/mappát/listát
Ahhoz, hogy a ClickUp-ot funkcionális és hatékony ügyfélszolgálati rendszerré alakítsa, olyan munkaterület-struktúrát kell felépítenie, amely tükrözi, hogy csapata hogyan kezeli a kéréseket.
Hozzon létre egy dedikált teret, például „IT-támogatás”, „HR-helpdesk” vagy „Ügyfélkérelmek” néven, hogy minden támogatási jegyet egy helyen tárolhasson.
Ezen a felületen hozzon létre mappákat a jegyek kategóriáinak vagy a csapatok feladatkörének elkülönítésére.
🎯 Példa: Az IT-csapat használhat olyan mappákat, mint „Hardverproblémák”, „Szoftverhozzáférés” és „Hálózati kérések”, míg a HR-csapatnak lehetnek „Szabadságkérelmek”, „Beilleszkedés” és „Szabályzatokkal kapcsolatos kérdések” mappái. Használja ezt a hierarchiát, hogy ügyfélszolgálata rendezett és könnyen navigálható legyen.
Minden mappán belül hozzon létre listákat, amelyek a munkafolyamatokat, a kérelemtípusokat vagy a prioritási szinteket képviselik. Például egy „Hardverproblémák” mappa tartalmazhat olyan listákat, mint „Bemeneti eszközök”, „Folyamatban” és „Kimeneti eszközök”.
Meg kell teremtenie ezt a struktúrát, hogy minden jegynek legyen egy mappája, ahol tárolható. Így nyomon követheti és jelentést készíthet az összes beérkező kérelemről.
🛠️ Eszköztár: A hatékony ügyfélszolgálat működtetéséhez megbízható technológia és jegykezelő rendszer szükséges. A ClickUp ügyfélszolgálati jegy sablonja minden szükséges funkcióval rendelkezik ahhoz, hogy az ügyfelek visszajelzéseit gyorsan rögzítsék, prioritásba sorolják és időben kezeljék.
Tartalom:
- Egyéni mezők: Az ügyféladatok gyűjtése és tárolása az egyes ügyfélszolgálati jegyekben
- Automatizálás: Beállíthatja a vevői kérésekhez kapcsolódó kiváltó eseményeket és műveleteket, hogy ne maradjon le semmiről.
- Műszerfalak: Az egyes jegyek és támogatási kérelmek előrehaladásának figyelemmel kísérése és felülvizsgálata
Használja ezt a help desk sablont, hogy növelje válaszadási arányát, csökkentse az ügyfélvesztést, pontosan nyomon kövesse a feladatokat és javítsa a részlegek közötti kommunikációt.
2. Kérések gyűjtése a ClickUp űrlapokkal
A következő lépés egy következetes és felhasználóbarát módszer beállítása a help desk jegyrendszerben a kérések összegyűjtésére.
A ClickUp Forms segítségével egységesítheti az ügyféladatok benyújtásának módját. Ez biztosítja, hogy minden jegy a megfelelő adatokkal érkezzen.
Bármelyik listához, amelyet jegyfelvételre jelölt meg, egyszerűen hozzáadhat egy űrlapnézetet. Innen létrehozhat olyan űrlapokat, amelyek a csapata egyedi igényeire vannak szabva. Beilleszthet olyan mezőket, mint „Kérelem típusa”, „Sürgősségi szint”, „Osztály”, valamint egy részletes leírás mezőt, hogy konkrét információkat gyűjtsön ügyfeleitől.
💡 Profi tipp: Testreszabhatja a ClickUp űrlapjait feltételes logikával, így bizonyos mezők csak akkor jelennek meg, ha relevánsak. Például, ha a felhasználó a „Technikai probléma” opciót választja kérelem típusként, akkor automatikusan megjelenhetnek további mezők, mint például „Eszköz típusa” vagy „Hibaüzenet”. Ezzel az űrlap egyszerű és célzott marad a felhasználó számára, miközben biztosítja, hogy a támogató csapat összegyűjtse az összes szükséges adatot a jegyek hatékony megoldásához.
A ClickUp űrlapot nyilvános linkkel megoszthatja, vagy beágyazhatja egy belső erőforrásba.
📮 ClickUp Insight: Az alacsony teljesítményű csapatok 4-szer nagyobb valószínűséggel használnak 15 vagy több eszközt, míg a magas teljesítményű csapatok hatékonyságukat úgy tartják fenn, hogy eszközeiket 9 vagy annál kevesebb platformra korlátozzák.
De mi lenne, ha egyetlen platformot használna?
A ClickUp, mint a munkához szükséges mindenre kiterjedő alkalmazás, egyetlen platformon egyesíti feladatait, projektjeit, dokumentumait, wikijeit, csevegéseit és hívásait, AI-alapú munkafolyamatokkal kiegészítve.
Készen áll az okosabb munkavégzésre? A ClickUp minden csapat számára alkalmas, láthatóvá teszi a munkát, és lehetővé teszi, hogy Ön a fontos dolgokra koncentráljon, míg az AI elvégzi a többit.
3. AI-támogatott jegyirányítás és -kiosztás (plusz automatizálások)
Amikor a támogatási vagy üzemeltetési csapatok naponta több tucat (vagy több száz) jegyet kezelnek, még az olyan apró feladatok is időrablóvá válhatnak, mint a feladatok kiosztása, az állapotok frissítése vagy a csapattagok értesítése.
Először is, a ClickUp-ban beépített AI-asszisztens, a ClickUp Brain segít felgyorsítani a jegyrendszer munkafolyamatait. A ClickUp Brain nem csak a jegyek részleteit jeleníti meg vagy foglalja össze a beszélgetéseket, hanem a csapat AI-alapú problémamegoldójaként is működik.
Segíthet a jegyekben megosztott alapvető kódrészletek hibakeresésében, a követelmények vagy az ügyfelek kéréseinek áttekintésében a jobb érthetőség érdekében, és akár a csapatának is segíthet professzionális e-mail válaszok megfogalmazásában – mindezt közvetlenül a munkafolyamaton belül. Szüksége van a támogatási kérésekben megjelenő trendek felismerésére, a jegyekkel kapcsolatos kérdések megválaszolására, vagy a feladatok és dokumentumok közül a legfontosabb információk gyors előhívására? A ClickUp Brain mindezt elvégzi, így csapata gyorsabban megoldhatja a problémákat, egyértelműbben kommunikálhat, és a legfontosabb dolgokra koncentrálhat.
Ezt követően a ClickUp Automations és az AI ügynökök eltávolítják az operatív súrlódásokat. Ezek az automatizálási funkciók három kulcsfontosságú elem összekapcsolásával működnek: kiváltók, feltételek és műveletek.
⏯️ Kezdje el néhány perc alatt:
- Lépjen a Space, Folder vagy List oldalra, ahol az automatizálást szeretné végrehajtani.
- A jobb felső sarokban kattintson az Automate gombra. Válassza a Manage automations lehetőséget.
- Kattintson az Automatizálás hozzáadása gombra.
- Válasszon egy Trigger-t (pl. jegy benyújtása, egyéni mező frissítése vagy állapotváltozás)
- Opcionális feltételek hozzáadása (Business Plan+ csomagban elérhető)
- Válasszon egy műveletet (pl. értesítés küldése, prioritás beállítása, állapot módosítása)
- Szűrhet feladatok/alfeladatok és azok létrehozási forrása (űrlapok, API, felhasználók stb.) szerint.
- Az automatizálásokat ugyanabból a modálból mentheti és kezelheti.
Vagy megkérhet egy ügynököt, hogy futtassa le a munkafolyamatot az Ön helyett. Lásd itt:
Elkezdheti olyan munkafolyamatok kidolgozását, amelyek a jegykezelési folyamatok leggyakoribb és leginkább ismétlődő részeit végzik el Ön helyett.
Például a következő automatizálási lehetőségek közül választhat:
- Automatizálja a jegyek kiosztását olyan mezők alapján, mint a kategória, a probléma típusa vagy az űrlapválaszok. Ha egy jegy „Technikai támogatás” jelöléssel van ellátva, beállíthatja, hogy közvetlenül a támogatási mérnökéhez vagy a csapatvezetőjéhez kerüljön.
- Állítsa be a prioritásokat a jegy beérkezésének pillanatában. Használjon egyéni mezőket, például „Sürgősség” vagy kulcsszavakat az űrlapválaszokban, hogy a jegyeket automatikusan magas, közepes vagy alacsony prioritásúként jelölje meg. Ez segít ügyfélszolgálati csapatának azonnal a legfontosabb dolgokra koncentrálni.
- Értesítések kiváltása, hogy mindenki naprakész legyen. Ha magas prioritású jegy kerül benyújtásra, azonnal értesítheti a megfelelő személyt vagy csapatot e-mailben, alkalmazáson belüli megjegyzéssel vagy Slack üzenettel.
Képzelje el, hogy soha többé nem kell végtelen jegyadatok között turkálnia vagy a legfrissebb frissítéseket keresnie – a ClickUp AI mezői elvégzik a nehéz munkát helyette. Egy pillantással azonnal megkapja az összefoglalót, a valós idejű frissítéseket, sőt, az egyes jegyekből kivont teendőlistát is. Jegyet kell lefordítania, vagy gyorsan típus vagy sürgősség szerint kell rendeznie a problémákat? Az AI mezők ezt is elvégzik, így könnyen prioritásokat állíthat fel és a jegyeket a megfelelő személyekhez irányíthatja.
4. Jegyek kezelése és megoldása
Míg az automatizálás a szabályok alapján automatikusan kiosztja a jegyeket, a ClickUp Tasks segítségével mindig manuálisan is kioszthatja azokat a csapattagoknak, így nagyobb ellenőrzést biztosítva. Az egyes feladatokon belüli Assignees mezőben egy vagy több személyt is kijelölhet, ami ideális az együttműködéshez vagy a felelősségek átadásához.
A feladatokhoz egyértelmű határidőket is beállíthat, hogy a határidők láthatóak legyenek, vagy delegálhatja azokat, hogy csapata ne hagyjon ki fontos nyomon követéseket. Bonyolultabb jegyek esetén a ClickUp Tasks lehetővé teszi alfeladatok vagy ellenőrzőlisták létrehozását.
🎯 Példa: Ha egy jegy egy szoftverhiba elhárítását igényli, amelyhez mind a fejlesztő, mind a minőségbiztosítási tesztelő bevonása szükséges, akkor a feladatot mindkét csapattagnak kioszthatja. Állítson be egy határidőt, például „június 30.” a hibajelentéshez. Adjon hozzá egy ellenőrzőlistát olyan lépésekkel, mint „Hiba azonosítása”, „Javítás kidolgozása” és „Megoldás tesztelése”, hogy biztosan minden fontos feladatot lefedjen.
Ezután a ClickUp egyéni feladatállapotokkal meghatározhatja a jegy útjának minden szakaszát, így mindig világos, hogy mi történik és ki a felelős.
Egy általános állapotfolyamat így nézhet ki:
- Új: Épp most érkezett be egy jegy az űrlapon keresztül.
- Folyamatban: A jeggyel egy csapat tag aktívan foglalkozik.
- Várakozás az ügyfélre: Válaszra vagy további információra vár az ügyféltől.
- Zárt: A probléma megoldódott, a jegy teljes.
Létrehozhat és testreszabhat állapotokat a Space, Folder vagy List szinten, így a különböző csapatok (pl. IT, ügyfélszolgálat, számlázás) ugyanazon a munkaterületen belül futtathatják saját munkafolyamataikat.
Ha módosítania kell a sorrendet, egyszerűen húzza a bal oldalon található fogantyúkat, hogy a státuszokat felfelé vagy lefelé mozgassa, és szükség szerint finomítsa a jegyfolyamatot.
💡 Profi tipp: Használja a ClickUp táblázatos nézetét, hogy áttekinthető, drag-and-drop funkcióval rendelkező képet kapjon a jegyek állapotáról. Így gyorsan láthatja, mely jegyek új, folyamatban, ügyfélre váró vagy lezárt állapotúak, és könnyedén áthelyezheti őket a különböző szakaszok között az oszlopok közötti kártyák húzásával. Ez egy egyszerű módszer arra, hogy támogató csapata összehangoltan működjön, és a kritikus helyzetek kialakulása előtt felismerje a szűk keresztmetszeteket.
A ClickUp együttműködési eszközeinek és funkcióinak köszönhetően csapata közvetlenül kommunikálhat az egyes jegyekben, és a beszélgetéseket rendezett és könnyen követhető formában tarthatja.
- Megjegyzések: Használja a ClickUp Assign Comments funkciót a jegyekben a hibaelhárítási lépések rögzítéséhez, a megoldások megerősítéséhez vagy a következő lépések koordinálásához. Ezzel minden beszélgetés az adott problémához kapcsolódik, így könnyen áttekinthető teljes előzményt kapunk.
- Mellékletek: Töltsön fel képernyőképeket, hibajelentéseket, felvételeket és egyéb kiegészítő fájlokat közvetlenül a jegybe, hogy csapata minden szükséges információval rendelkezzen a probléma megoldásához.
- @Megjelölések: Jelölje meg csapattársait, ha szükség van a segítségükre egy jeggyel kapcsolatban, legyen szó technikai probléma eskalálásáról vagy a számlázással kapcsolatos koordinációról. Ők azonnal értesítést kapnak, és azonnal bekapcsolódhatnak a kontextusba.
⏩ Gyors tipp: Az egyes feladatokon kívüli valós idejű frissítésekhez és megbeszélésekhez használja a ClickUp Chat funkciót. Ez tökéletes megoldás a beérkező kérések áttekintéséhez, a bonyolult kérdések megbeszéléséhez és a prioritások összehangolásához anélkül, hogy a Slackre vagy az e-mailre kellene átváltania.
Ráadásul azt szeretné, hogy a desk jegyrendszer rendelkezzen a megfelelő erőforrásokkal, hogy bárki megoldhassa a támogatási problémákat. Például fontolja meg, hogy a Kapcsolatok funkcióval közvetlenül összekapcsolja a megfelelő ClickUp Doc-ot az új feladattal.
Nyissa meg a jegyet, lépjen a jobb oldalon található Kapcsolatok szakaszra, kattintson a + gombra, majd válassza a Doc lehetőséget. Innen bármely meglévő ClickUp Doc dokumentumot összekapcsolhat, például hibaelhárítási útmutatót, GYIK-et vagy belső folyamatokról szóló dokumentumot.
Ez egy egyszerű módszer, amellyel elkerülheti a görgetést, és segíthet csapatának, hogy közvetlenül a szükséges információkhoz jusson.
💡 Profi tipp: A jegy megoldása után szánjon egy percet arra, hogy frissítse vagy összekapcsolja a kapcsolódó dokumentumot az új részletekkel, amelyeket feltárt. Így, ha legközelebb hasonló probléma merül fel, a csapata nem kell nulláról kezdenie. Idővel ez egy extra erőfeszítés nélkül egy hasznosabb tudásmenedzsment rendszerré alakul.
5. Jelentések és elemzések
Végül pedig világos, felhasználható adatokra van szüksége, hogy megérthesse és nyomon követhesse támogató csapatának teljesítményét. A ClickUp Dashboards segítségével mindezt valós időben megteheti. Például beállíthat egy feladatlista kártyát, amely kiszűri és kiemeli azokat a támogatási jegyeket, amelyek több mint 48 órája „Folyamatban” állapotban vannak.
Kész: A jegyrendszer irányítópultjához elengedhetetlen kártyák
- Vonaldiagram: Figyelje a csevegésen keresztül beérkező, magas prioritású jegyek átlagos megoldási idejét olyan szűrők alkalmazásával, mint a Prioritás = Magas és Csatorna = Csevegés.
- Oszlopdiagram: Kapjon egyértelmű összehasonlítást a jegymennyiségekről a legfontosabb problématípusok, például „Számlázás”, „Hibák” és „Hozzáférési problémák” között.
- Kördiagram: Osztja fel jegyeit prioritási szint, támogatási csatorna vagy eskalációs állapot szerint, hogy gyors áttekintést kapjon.
- Számkártya: Jelölje ki a kritikus mutatókat, például a „Zárt feladatok száma” kártyákat, hogy megmutassa a héten megoldott jegyek teljes számát.
- Időkövető kártya: Kövesse nyomon, hogy az ügynökök mennyi időt töltenek a jegyekkel, személyenként vagy jegykategóriánként rendezve.
Mindez nem működik megfelelő egyéni mezők nélkül. Az egyéni mezőkkel, például a kiváltó ok (legördülő menü), az eskalációs szint (címke) és az első válasz SLA (dátum) hozzáadásával a támogatási jegyekhez olyan struktúrát épít, amely ezeket az információkat táplálja.
A műszerfal beállítása után olyan fontos kérdésekre kaphat választ, mint:
- Melyik ügynök kezeli a legtöbb eskalált „hozzáférési problémát”?
- Hány „fizetési hiba” jegy nem felelt meg az SLA-nak a múlt héten?
🛠️ Valós példa a ClickUp használatára jegykezelő rendszerként
A Made In Cookware egy gyorsan növekvő DTC márka, amely professzionális minőségű konyhai eszközöket szállít házi szakácsoknak. A kereslet növekedésével a támogatási jegyek száma is megugrott, és a meglévő eszközök nem tudták lépést tartani.
A kihívások között szerepelt a túlterhelt eszközök, a fragmentált munkafolyamatok és a különböző részlegek közötti csapatok közötti összehangoltság fenntartásának nehézségei.
A Airtable-t, a Monday-t, a Trello-t, a Notion-t használtuk... teljes káosz volt. Semmi sem működött.
A Airtable-t, a Monday-t, a Trello-t, a Notion-t használtuk... teljes káosz volt. Semmi sem működött.
Felismerve, hogy egy központi platformra van szükség a műveletek racionalizálásához, Kris a ClickUp-ot választotta, hogy átalakítsa a Made In Cookware csapatok közötti együttműködését.
A ClickUp segítő funkciói:
- Űrlapok + automatizálás: Építsen fel egy strukturált jegyrendszert az IT-kérelmek hatékony kezeléséhez!
- Csapatok közötti együttműködés: A marketing, a termékfejlesztés és más csapatok mostantól közvetlenül a ClickUp-ban címkézhetnek és együttműködhetnek.
- Egyedi munkafolyamatok: A ClickUp rugalmassága lehetővé teszi Kris számára, hogy az egyes csapatok működéséhez igazodó munkafolyamatokat tervezzen.
- ClickUp Brain + Tudásmenedzsment: Önálló segítségnyújtó dokumentumokkal és folyamatdokumentációval támogatott csapatok, csökkentve az IT terheit.
Miután befejeztük a ClickUp értékelését, már nem is akartunk mást kipróbálni. Rájöttünk, hogy ez remek, és nem kell mást keresnünk.
Miután befejeztük a ClickUp értékelését, már nem is akartunk mást kipróbálni. Rájöttünk, hogy ez remek, és nem kell más után néznünk.
A hatás:
- 20%-kal csökkent a szolgáltatásjegyek megoldási ideje
- A racionalizált felvételi folyamatnak köszönhetően jegyenként 3–5 percet takaríthat meg.
- A rugalmas, felhasználóbarát kialakításnak köszönhetően 4 hónap alatt a csapat 80%-a vette át a rendszert.
A jegyrendszer legjobb gyakorlata a ClickUp-ban
Íme néhány bevált módszer a ClickUp jegyrendszerként való használatához:
- Szervezés egyéni nézetekkel: Készítsen elmentett ClickUp-nézeteket, amelyek különböző csapatokhoz vagy prioritásokhoz igazodnak, például egy szűrt lista nézetet, amely csak a sürgős jegyeket jeleníti meg, vagy egy naptár nézetet, amely kiemeli a közelgő SLA-határidőket.
- A feladatok kiosztása előtt egyensúlyozza ki a munkaterhelést: A Workload View segítségével elemezheti csapata aktuális munkaterhelését, mielőtt új jegyrendszeres feladatokat osztana ki. Ez valós idejű betekintést nyújt abba, hogy ki van telített kapacitással, és ki tud még több feladatot vállalni, így hatékonyabban oszthatja el a jegyeket, és elkerülheti a kiégést.
- Használja ki az ingyenes sablonokat: Használja a ClickUp ingyenes hibajelentési sablonjait, hogy átláthatóbbá tegye munkafolyamatait.
- Optimalizálja a folyamatokat: Ha eljön az ideje a jegyrendszer munkafolyamatainak fejlesztésének, miért ragaszkodna unalmas táblázatokhoz vagy végtelen e-mail-váltásokhoz? A ClickUp Mind Maps és a ClickUp Whiteboards segítségével összehozhatja csapatát, hogy együtt ötleteljenek és vizuálisan újragondolják, hogyan áramlanak a jegyek a rendszerben.
📚 További információ: Hogyan javíthatja az emberek tapasztalatait a munkahelyi kultúra fejlesztése érdekében
ClickUp jegyrendszer példák és felhasználási esetek
A ClickUp rugalmassága lehetővé teszi a csapatok számára, hogy egyszerű és kifinomult jegyrendszereket építsenek fel harmadik féltől származó eszközök használata nélkül. Íme, hogyan használhatják a csapatok a ClickUp-ot a valós kihívások megoldására és a szolgáltatásnyújtás racionalizálására:
1. IT-helpdesk
Probléma: Tegyük fel, hogy a projektmenedzsment vezetőjének laptopja két nappal egy kritikus felülvizsgálat előtt meghibásodott.
Ahelyett, hogy e-maileket küldene az IT-csapatnak vagy a Slacken keresztül lépne kapcsolatba velük, a ClickUp for IT Teams segítségével központilag gyűjtheti, osztályozhatja és megoldhatja a támogatási jegyeket.
Így segít a ClickUp:
- Az alkalmazottak a ClickUp űrlapon keresztül nyújthatják be a problémát, amely külön mezőket tartalmaz az eszköz típusára, a probléma leírására, a sürgősség szintjére és a helyszínre vonatkozóan.
- A feladat automatikusan magas prioritású kategóriába kerül, és az ügyeletes technikushoz kerül hozzárendelésre.
- A ClickUp értesítést küld a technikusnak, és megadja a kérelmezőnek a becsült válaszidőt.
- Ha ismétlődő probléma áll fenn, például egy adott laptopmodell akkumulátorának meghibásodása, a feladatot trendkövetés és jövőbeli megelőző intézkedések céljából megjelöljük.
2. HR-kérelmek
Probléma: Az új alkalmazottak beillesztésétől a gyors szabályzati kérdések kezeléséig a HR-csapat bármelyik pillanatban tucatnyi feladattal foglalkozik.
A ClickUp, mint HR jegyrendszer, egyszerűsíti az alkalmazottak kezelésével kapcsolatos munkafolyamatokat.
Így kell csinálni:
- Használja az űrlapokat a kérések strukturált gyűjtéséhez
- Készítsen HR-specifikus munkafolyamatokat az új munkavállalók beillesztésére, a kilépő munkavállalók elbocsátására vagy a szabályzatok módosítására, olyan sablonok segítségével, amelyek automatikusan hozzárendelik a feladatokat.
- Kössön össze gyakori kérdéseket (például „Hogyan frissíthetem a címemet?”) a belső ClickUp Docs dokumentumokkal, hogy az alkalmazottak önkiszolgálással megoldhassák a problémájukat, mielőtt jegyet nyújtanának be.
- Hozzon létre egy megosztott irányítópultot, ahol a HR kategória, sürgősség vagy helyszín szerint nyomon követheti az összes nyitott kérést.
- Állítson be ismétlődő feladatokat és függőségeket, hogy a folyamatok, például a juttatások regisztrációja vagy a kilépési ellenőrzőlisták, a terv szerint haladjanak, manuális nyomon követés nélkül.
3. Létesítménykezelés
Probléma: A létesítményekkel kapcsolatos kérések általában a legrosszabb pillanatban merülnek fel. Valami elromlik, valami szivárog, vagy valami egyszerűen nem működik úgy, ahogy kellene.
A ClickUp a létesítménygazdálkodási csapatoknak olyan eszközöket kínál, amelyekkel mindent egy szervezett helyen kezelhetnek, a karbantartási jegyekektől az ismétlődő épületfeladatokig.
Így kell csinálni:
- Használja a Whiteboards alkalmazást az alaprajzok vagy a közelgő irodai átalakítások megtervezéséhez, és alakítsa ezeket a vizuális elemeket megvalósítható feladatokká.
- Készítsen egy űrlapfelvételi rendszert, amely külön listákba táplálja a karbantartást, a kellékeket, a beszállítókat vagy a tértervezést.
- Állítson be egyedi állapotokat, például „Jelentett”, „Ütemezett”, „Folyamatban” és „Szállító által megerősített”, hogy minden szakaszban egyértelműbb nyomon követést biztosítson.
- Használja a Naptár és a Gantt nézeteket az átfedő beszállítói találkozók, a mélyreható takarítási ütemtervek vagy a beköltözések kezeléséhez.
- Hozzon létre egy dokumentumközpontot, ahol egy helyen tárolhatja a beszállítók elérhetőségeit, a szolgáltatási szerződéseket és a vészhelyzeti protokollokat.
4. Ügyfélszolgálat
Probléma: A mai ügyfélszolgálat inkább a hibák nyomon követéséről, a „hogyan kell” kérdések megválaszolásáról, az akadályok felismeréséről és arról szól, hogy minden ügyfél érezze, hogy meghallgatják és értékelik.
A ClickUp olyan csapatoknak ideális, amelyek több szerepet is betöltenek, és olyan rugalmas rendszerre van szükségük, amely lépést tart a tényleges munkájukkal.
Így használják a támogató csapatok a ClickUp-ot ügyfélszolgálati jegyrendszerként:
- Használja a hozzárendelt megjegyzéseket, hogy delegálja a támogatási feladat következő lépéseit anélkül, hogy további alfeladatokat kellene létrehoznia a projektmenedzsmenthez.
- Állítson be szűrt irányítópultokat, amelyek csak a nyitott ügyeket mutatják ügyfélszint, termékterület vagy a válaszra várók szerint.
- Integrálja olyan eszközökkel, mint az Intercom vagy a HubSpot, natív és harmadik féltől származó integrációk segítségével, így a kérések automatikusan feladatokká alakulhatnak.
- Kövesse nyomon a belső válaszok minőségét a minőségbiztosítási ellenőrzőlistával, vagy kérje meg a ClickUp Brain-t, hogy ellenőrizze a hangnemet, különösen érzékeny ügyek esetén.
- A ClickUp Time Tracker segítségével rögzítheti az ügyfelek által jelentett hibákat, hogy lássa, mennyi időbe telik azok megoldása, majd ezeket az adatokat felhasználhatja a fejlesztéshez.
5. Jogi és megfelelőségi csapatok
Probléma: A jogi csapatok különböző típusú kérelmeket kezelnek, például titoktartási megállapodásokat, szerződésmódosításokat, irányelvjóváhagyásokat vagy adatvédelmi felülvizsgálatokat. Ezek a jegyek gyakran több érdekelt felet, érzékeny határidőket és olyan dokumentumokat érintenek, amelyeknek a megfelelő kezekbe kell kerülniük.
Hogyan dolgoznak hatékonyan a jogi csapatok a ClickUp-ban:
- Hozzon létre privát tereket, hogy az érzékeny jogi feladatokat elkülöníthesse, de azok továbbra is hozzáférhetők legyenek a legfontosabb érdekelt felek számára az együttműködés érdekében.
- Használjon egyéni jogosultságokat a feladat szintjén, hogy lehetővé tegye a megjegyzések hozzáadását vagy a dokumentumok feltöltését anélkül, hogy a teljes kérelemelőzményeket nyilvánosságra hozná.
- Rendezze a dokumentumokat a ClickUp Docs-ban beágyazott oldalakként, megállapodás típusa, joghatóság vagy osztály szerint kategorizálva.
- Állítsa be a feladatok prioritásait és függőségeit, hogy a magas kockázatú elemek ne haladjanak tovább, amíg a jogi osztály zöld utat nem ad.
A ClickUp ügyfélszolgálati jegyrendszere megkönnyíti az életét
Reméljük, hogy mostanra meggyőződtél arról, hogy több eszköz használatát is feladhatod az ügyfél-elégedettség és a problémamegoldás érdekében.
A ClickUp egyszerre használható ügyfélszolgálati jegyrendszerként és projektmenedzsment szoftverként, így tökéletes megoldás az IT, ügyfélszolgálat, HR, üzemeltetés és más csapatok számára.
A strukturált felvételi űrlapoktól az intelligens automatizáláson és az egyedi munkafolyamatokon át a valós idejű jelentésekig a ClickUp minden szükséges eszközt biztosít a jegyek és kérések hatékony kezeléséhez.
Regisztráljon ingyenesen a ClickUp-ra, és kezdje el használni help desk jegyrendszerként.