Vous voulez connaître la règle numéro un pour gagner du temps dans votre journée de travail ? Ne pas réinventer la roue. Traduction : Ne faites pas deux fois la même tâche - même si le deuxième tour est achevé par une personne distincte.
Lorsque des projets sont confiés à deux personnes ou plus (et a fortiori à deux services ou plus), il y a toujours un risque de duplication des tâches. Or, les charges de travail en double ne présentent aucun avantage.
Au contraire, les deux parties sont frustrées parce que leur temps, leurs talents et leur énergie auraient pu être utilisés ailleurs. Et l'équipe ou le manager du projet se perd dans une frénésie de travail en double.
Alors, comment faire pour l'éviter ?
C'est simple : Vous collaborez parfaitement à la transmission du projet entre les parties, en veillant à ce que ceux qui travailleront sur un projet à l'avenir sachent précisément ce qui a été achevé dans le passé. Pour faire tout cela, vous avez besoin d'un modèle de transfert de projet.
Qu'est-ce qu'un modèle de transfert de projet ?
Un modèle de transfert de projet décrit tous les détails d'un projet ou d'un rôle afin qu'il puisse être facilement (comme son nom l'indique) transféré d'une partie à l'autre.
Un modèle de transfert de projet décrit les éléments suivants l'étendue du projet les produits à livrer, les délais, processus et procédures et d'autres instructions d'une manière facilement assimilable. L'objectif d'une checklist de remise de projet est double :
- Elle permet d'éviter le travail en double et présente tous les détails du projet qui doivent encore être faits ou qui ont été achevés pour parvenir à l'achèvement du projet
- Elle permet à l'entreprise (et à votre gestionnaire de projet) d'économiser du temps et des ressources grâce à un document de transfert de projet solide. Au lieu de devoir organiser d'innombrables réunions pour discuter du processus de transfert du projet, les acteurs clés peuvent simplement se référer aux notes de transfert du projet
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/06/image17-1400x1027.png Collaboration et modification en cours dans ClickUp Docs /$$img/
Détection et modification en cours, ajout de commentaires et intégration de liens dans ClickUp Docs
Les meilleurs documents de transfert de projet sont concis, précis et collaboratifs, ce qui permet une transition en douceur. Toutes les notes de transfert doivent présenter tous les détails du projet, évitant ainsi la confusion entre les parties et les charges de travail en double.
D'après une étude de l'OCDE, les documents de transfert de projet sont concis, précis et collaboratifs sondage réalisé par Zippia un site qui informe les demandeurs d'emploi sur la culture d'entreprise, 50 % des employés ont entre 1 et 3 heures de réunion par semaine, et 20 % d'entre eux estiment que ces réunions sont une perte de temps. En sélectionnant le bon modèle de transfert de projet, achevé avec toutes les informations, tâches et priorités nécessaires pour un projet, vous réduisez le nombre de réunions inutiles.
Comment choisir le meilleur modèle de transfert de projet ?
Un modèle de transfert de projet réussi réduit la confusion, la frustration et le gaspillage de ressources autour d'un projet donné.
Pour choisir le meilleur modèle de transfert de projet pour votre organisation, posez-vous les questions suivantes :
- Qui utilisera le modèle ? Ce modèle sera-t-il utilisé par une seule personne, un service ou l'équipe de direction ? La compréhension des parties prenantes est la clé du choix de la bonne disposition pour le transfert du projet
- Quels sont les outils dont vous avez besoin ? Vous faut-il un calendrier des livrables, un moyen de joindre des documents importants ou de suivre visuellement la progression du projet ? Comprendre leles outils de cartographie des processus les outils de cartographie des processus /%href/95 dont vous disposez et la manière de les utiliser vous aideront à sélectionner le modèle approprié
- Quelle disposition est la plus facile à comprendre ? Fait-on une checklist, un tableau, un calendrier ou un flux de travail ? Bien que de nombreux modèles affichent plusieurs vues personnalisables, le fait de savoir quelle disposition est la plus facile à utiliser vous permettra de choisir le modèle le plus efficacel'exécution la plus efficace du projet ## 7 modèles gratuits de transfert de projet pour faciliter la transition
Le bon modèle de transfert de projet permet d'éviter les blocages, de définir les priorités et de faciliter la transition crée un forfait pour les imprévus pour les nouveaux membres ou les membres actuels de l'équipe. Ci-dessous, vous trouverez sept modèles incontournables pour le transfert de projet dans votre organisation.
1. Modèle de transfert de projet ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/ClickUp-Project-Handover-Template.png Modèle de transfert de projet ClickUp https://clickup.com/templates/project-handover-kkmvq-6148184 Télécharger ce modèle /$$cta/
Un projet est transféré d'un service à un autre ? Veillez à ce qu'il n'y ait pas d'occasions manquées grâce à l'utilisation de Modèle de transfert de projet de ClickUp .
Ce modèle de rapport de transfert de projet peut être personnalisé en fonction de votre entreprise, en prévoyant un espace pour le nom, le logo, le slogan et les coordonnées de votre entreprise dans la partie supérieure. Pour commencer, indiquez le nom du projet et l'auteur (c'est-à-dire la personne qui remplit le rapport), suivis d'une brève description du projet.
À partir de là, le modèle aborde tous les aspects du projet, évitant ainsi toute confusion entre les différents services. La section "Participants au transfert" offre un espace pour la photo, le nom et la description du rôle de chaque collaborateur du projet.
La section "Exigences" propose un échéancier particulièrement pratique, dans lequel vous dressez la liste de chaque tâche, du service responsable de cette tâche et de l'échéance associée pour toutes les actions requises avant qu'une transition puisse avoir lieu. Enfin, la section "Tâches de transition" permet aux membres de l'équipe ou au manager d'un projet d'enregistrer toutes les activités achevées pour le projet, évitant ainsi le travail en double. Télécharger ce modèle
2. ClickUp Modèle de procédures opératoires normalisées pour le transfert de projet
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUps-Continual-Improvement-SOP-Template.jpg Modèle de procédures opératoires normalisées pour le transfert de projet ClickUp https://clickup.com/templates/sop/project-handover Télécharger ce modèle /$cta/
Il faut se rendre à l'évidence : Les personnes affectées à un projet ne resteront pas toujours les mêmes. La rotation du personnel fait partie intégrante de la gestion d'une entreprise. Lorsque vous accueillez de nouveaux membres dans votre équipe, vous souhaitez les intégrer et les rendre opérationnels le plus rapidement possible.
L'utilisation d'un modèle de procédures opératoires normalisées (PON) permet de s'assurer que les nouveaux employés comprennent ce qu'ils doivent faire et comment ils doivent le faire, dans le cadre d'un rôle donné. Modèle de procédures opératoires normalisées de ClickUp pour la remise d'un projet fournit des lignes directrices claires et cohérentes afin que tous les employés suivent une approche standardisée pour achever les tâches, réduisant ainsi le risque d'erreur.
Pour aider les nouveaux employés à comprendre leur rôle et leurs responsabilités, remplissez la section "Champ d'application" avec les différents aspects des tâches qui leur sont assignées. Ensuite, décrivez les processus normalisés dans la section "Procédure", en achevant les étapes numérotées et en ajoutant des images (si elles sont utiles à l'équipe du projet).
Enfin, donnez à vos collègues les outils dont ils ont besoin pour réussir en créant des liens vers les ressources nécessaires (dossiers, tâches et/ou fichiers) et en remplissant une section "Foire aux questions" (FAQ). Télécharger ce modèle
3. Modèle de rapport de changement d'équipe ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Change-of-Shift-Report-Template.jpg Modèle de rapport de changement d'équipe ClickUp https://clickup.com/templates/change-of-shift-report-kkmvq-6109004 Télécharger ce modèle /$cta/
Si vous gérez un groupe d'employés qui travaillent par quarts, un modèle de document de relève pourrait vous faire économiser d'innombrables heures par semaine. Pour éviter un ralentissement de la productivité lorsqu'une équipe se termine et qu'une autre commence, tirez parti du modèle de document de passation des pouvoirs Modèle de rapport de changement d'équipe de ClickUp .
Un plan de transfert de projet de changement d'équipe fournit un compte rendu détaillé de ce qui s'est passé au cours de l'équipe précédente et expose les priorités pour l'équipe à venir. Ce modèle de transfert peut s'avérer précieux pour pratiquement toutes les entreprises qui travaillent à l'heure, qu'il s'agisse d'hôpitaux, de maisons de retraite, de cafés ou de services de lavage de voitures.
Un rapport de changement d'équipe doit être utilisé quotidiennement - excusez-nous, plusieurs fois par jour - en indiquant en haut la date, les heures de début et de fin de l'équipe, l'emplacement et le nom du superviseur. Si nécessaire, la section "Informations sur l'employé" peut être complétée afin que chaque membre de l'équipe fournisse son propre rapport.
Ensuite, la section "Tâches et responsabilités de l'équipe" fournit un compte rendu détaillé de toutes les tâches, sous-tâches et responsabilités de l'employé, ainsi que le statut de chaque tâche, afin que chaque collègue connaisse ses priorités au moment de pointer. Enfin, la section "Défis et recommandations" permet de discuter des obstacles éventuels à la réalisation des tâches de la journée. Télécharger ce modèle
4. Modèle de plan de gestion du changement ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Change-Management-Plan-Template.png ClickUp Modèle de plan de gestion du changement https://clickup.com/templates/change-management-simple-plan-t-211271992 Télécharger ce modèle /$$cta/
Un bon manager permet à l'ensemble de l'organisation de fonctionner plus efficacement, en répartissant les tâches, en déléguant les responsabilités et en définissant les paramètres pour le reste de l'équipe. Les chefs d'entreprise supervisent tous les aspects de la gestion du changement -s'adapter à des priorités changeantes, à des projets en transition et même à la rotation du personnel.
Préparez les responsables à la réussite grâce à Le modèle de plan de gestion du changement de ClickUp . Le modèle prêt à l'emploi divise les transitions du projet en trois phases (bien qu'il puisse être étendu pour s'adapter à votre organisation unique ou à votre équipe de projet).
Au cours de la phase 1, les gestionnaires identifient les changements nécessaires pour préparer la transition du projet. Au cours de la phase 2, les responsables font passer le projet d'un département à un autre, en identifiant un forfait de communication, les évènements majeurs et un plan de gestion de la résistance. Enfin, la phase 3 permet de recueillir les réactions des parties prenantes, de célébrer les succès et d'identifier les lacunes pour les transitions futures.
Avec l'aide de plus de 100 Automatisations pré-construites parmi lesquelles choisir, cette modèle de gestion du changement permet d'attribuer automatiquement des tâches, de publier des commentaires et de déplacer des statuts, ce qui fait gagner un temps précieux dans la semaine de travail.
De plus, le modèle permet aux gestionnaires de garder chaque projet à jour grâce à un système de codes de couleur facile à comprendre, à un système de gestion des tâches et à un système de gestion de l'avancement des travaux Vue Tableur avec colonnes pour toutes les informations pertinentes, et des barres de progression pour les différentes étapes. Télécharger ce modèle
5. Modèle d'accueil des employés ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/Employee-Onboarding-Template-by-ClickUp.png Modèle d'accueil des employés ClickUp https://clickup.com/templates/employee-onboarding-t-48349788 Télécharger ce modèle /$cta/
Lors de l'embauche d'un nouvel employé, vous souhaitez que cette personne contribue aux projets de l'entreprise le plus rapidement possible. Malheureusement, un manque de forfait pourrait retarder le processus d'intégration de plusieurs semaines (voire de plusieurs mois).
Pour raccourcir le processus d'intégration et augmenter la productivité des nouveaux employés, tirez parti de l'outil Le modèle d'intégration des employés de ClickUp . Ce modèle fournit un flux de travail détaillé commençant par le premier jour de travail d'un employé. La liste détaillée décompose le processus d'intégration en priorités hebdomadaires, ce qui permet aux nouveaux membres de l'équipe de cocher chaque tâche au fur et à mesure.
Ce rapport de progression du nouvel employé peut facilement être personnalisé pour s'adapter aux spécificités de votre entreprise ou de votre service. Envisagez de développer chaque tâche en y ajoutant des sous-tâches (par exemple : la tâche "Remplir les documents RH" comprend des sous-tâches relatives aux prestations de santé, à la contribution 401(k) et aux déductions fiscales). Vous pouvez également ajouter des pièces jointes, des signatures de superviseurs, des échéances ou des notes pour que le processus d'intégration se déroule le mieux possible. Télécharger ce modèle
6. ClickUp Modèle de diagramme de Gantt pour l'intégration des employés
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/04/ClickUp-Employee-Onboarding-and-Engagement-Survey-template-.png ClickUp Employee Onboarding Gantt Template (Modèle de Gantt pour l'intégration des employés) https://clickup.com/templates/employee-onboarding-t-127240584 Télécharger ce modèle /$cta/
La réussite du processus d'intégration ne dépend pas uniquement de la mise à niveau du nouvel employé. Il repose également sur le fait que tous les membres de l'équipe - même ceux qui travaillent pour l'entreprise depuis des années - travaillent ensemble comme une seule et même unité productive.
Il faut vraiment tout un village pour assurer la réussite d'un nouvel employé, avec des employés des RH, du service juridique et des équipes de sécurité qui travaillent en tandem. C'est pourquoi le processus de transfert et la transmission globale des connaissances à un nouvel employé doivent être supervisés au niveau du directeur ou de la direction - et c'est précisément là que se situe le rôle de l'équipe de direction Diagramme Gantt d'intégration des employés de ClickUp entre en jeu.
Ce modèle permet de créer un forfait de transition rationalisé pour les nouveaux employés au niveau de l'organisation. Grâce au diagramme de Gantt, chaque service (ressources humaines, service juridique, sécurité et formation) dispose de son propre dossier, dans lequel les tâches sont déléguées à chaque employé. Chaque personne se voit attribuer sa propre barre de progression, offrant un aperçu de haut niveau des tâches achevées des livrables du projet. Par exemple, un responsable des ressources humaines peut être chargé d'achever la vérification des antécédents, de remplir le formulaire I-9, de vérifier l'identifiant gouvernemental du nouvel employé et de remplir les formulaires nécessaires à l'obtention des avantages sociaux. Dans le même temps, un membre du service de sécurité ou du service technique sera chargé de paramétrer la connexion du nouvel employé, son application de suivi du temps et son accès par carte magnétique.
En disposant d'un modèle aussi détaillé, vous éviterez les doubles emplois tout en offrant une assistance maximale aux nouveaux membres de l'équipe. Télécharger ce modèle
7. ClickUp Modèle de procédures opératoires normalisées pour la sortie des employés
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/09/ClickUp-Employee-Exit-SOP-Template.jpg ClickUp Modèle de procédures opératoires normalisées pour la sortie des employés https://clickup.com/templates/sop/employee-exit-process Télécharger ce modèle /$cta/
Les transferts de projets ne se produisent pas seulement lorsqu'un nouvel employé rejoint votre équipe. Ils se produisent également lorsque quelqu'un quitte votre équipe.
Avec l'aide de Modèle de procédures opératoires normalisées pour la sortie des employés de ClickUp grâce à ce modèle, vous pouvez recueillir toutes les informations nécessaires sur le projet auprès d'un employé qui quitte l'entreprise, évitant ainsi toute baisse de productivité. En utilisant le Affichage du Calendrier vous pouvez planifier l'entretien de départ de l'employé, tandis que l'onglet Documents ClickUp la fonctionnalité ClickUp Docs vous permet de collecter, de stocker et de gérer tous les documents nécessaires.
Cette fonction modèle de planification de la réussite permet un transfert de connaissances en douceur et, en fin de compte, paramètre la réussite d'un nouveau membre de l'équipe. Vous pouvez recueillir le statut du projet pour toutes les tâches déléguées, créer une checklist des tâches et informations clés, et attribuer les rôles et responsabilités aux autres membres de l'équipe. Grâce à ce modèle pratique, vous pouvez établir les objectifs du projet pour les nouveaux embauchés et assurer le bon fonctionnement de l'entreprise. Télécharger ce modèle
Prévenir les baisses de productivité grâce à un modèle de transfert de projet ClickUp
Pour qu'un projet fonctionne efficacement, il faut qu'il y ait de nombreux éléments en mouvement. Lorsque les équipes se terminent, que de nouvelles recrues arrivent, que des employés quittent l'entreprise ou que la direction change, vous devez veiller à ce que les choses se déroulent sans interruption.
Le bon modèle de transfert de projet peut contribuer à stimuler la productivité de l'équipe, quel que soit le service concerné. Que vous utilisiez l'un des nombreux modèles de transfert de projet de ClickUp ou que vous partiez de zéro, vous pouvez attribuer des tâches et des sous-tâches, créer un calendrier des échéances, suivre la progression en temps réel et transmettre des documents importants de manière transparente.
Avec ClickUp, vous pouvez facilement personnaliser les affichages, les champs, les titres ou le texte pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise. Et avec plus de 1 000 intégrations à votre disposition, vous pouvez gérer efficacement chaque projet.
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