Urgent vs important : quelle est la différence ?

Vers l'âge de six ou huit ans, nous prenons conscience de la notion de « temps ».

Nous commençons à comprendre les secondes, les minutes, les heures et notre perception du temps qui passe.

Peu après, nous commençons à développer des habitudes et à prendre des décisions sur la manière d'utiliser notre temps.

Au cours des étapes de notre développement, ce sont généralement les autres qui dictent comment nous devons passer notre temps. Cependant, à mesure que nous devenons des professionnels, nous disposons de plus en plus d'autonomie dans la gestion de notre temps.

Nous développons nos propres systèmes pour occuper notre temps, parfois avec succès, parfois non.

Et chacun d'entre nous doit décider : comment puis-je utiliser mon temps de manière plus efficace ?

Dans ce processus décisionnel, nous pouvons être amenés à penser que des tâches sont importantes alors qu'elles ne le sont pas. Ou bien nous reportons les éléments les plus importants de notre liste de tâches parce qu'ils sont souvent les plus difficiles.

Et puis, nous confondons ce qui est urgent et ce qui est important.

C'est une distinction cruciale qui pourrait modifier nos priorités et nos listes de tâches.

Avant de poursuivre, voici comment nous allons définir ces termes :

Éléments qui requièrent une attention immédiate.

Éléments qui influent sur vos objectifs et votre stratégie à long terme

Une façon de réfléchir à ce que vous devez faire et à ce que vous voulez faire consiste à placer vos tâches dans une matrice de gestion du temps, souvent appelée matrice d'Eisenhower.

Nommée d'après l'ancien président américain, cette méthode a été popularisée par Stephen Covey dans son ouvrage Les 7 habitudes des gens efficaces.

Voici à quoi ressemble le quadrant avec quelques exemples pertinents pour le travail :

Urgent

Non urgent

Important

Sans importance

Quadrant 1 : Urgent et important

Ce sont les choses que vous devez faire immédiatement, sinon vous en subirez bientôt les conséquences négatives. Il peut s'agir de révisions et de modifications immédiates que vous devez effectuer avant une date limite et qui peuvent avoir d'autres implications urgentes.

Ces activités à forte valeur ajoutée apporteront des gains à votre entreprise et doivent également être réalisées sans délai.

Quadrant 1 Urgent et important Exemples :

À moins que vous ne soyez chirurgien traumatologue ou héros, ce n'est pas là que vous devriez consacrer la majeure partie de votre travail.

Quadrant 2 : Non urgent, mais important

Voici la meilleure façon de hiérarchiser votre travail.

C'est ici que vous pouvez être le plus productif. C'est ce vers quoi vous tendez. Ces projets, tâches et autres éléments d'action sont les briques qui vous aideront à atteindre vos objectifs à long terme.

Ceux-ci ne sont pas urgents, mais vous aideront à atteindre vos objectifs et à réussir.

Parfois, ces tâches consistent à éteindre des incendies qui ne relèvent pas de votre responsabilité ou qui n'auraient jamais dû se produire.

Quadrant 2 Important/Non urgent Exemples :

C'est ainsi que devrait se dérouler la majeure partie de votre travail quotidien.

Si vous passez beaucoup trop de temps dans les quadrants un et trois à gérer des urgences, vous devez repenser votre approche, redéfinir vos priorités ou trouver davantage de ressources pour vous aider.

Quadrant 3 : Urgent, mais sans importance

C'est le quadrant le plus dangereux.

C'est ici que beaucoup d'entre nous vivent et respirent sans vraiment le vouloir.

Il est facile pour les autres de nous demander de leur consacrer du temps sans se rendre compte de ce qu'ils font exactement.

Leur problème n'est pas nécessairement votre urgence. S'ils essaient de trouver une solution rapide ou une réponse à quelque chose qui ne fait pas avancer l'entreprise, alors une communication claire est extrêmement importante.

Une plateforme de productivité telle que ClickUp résout ce problème.

Les utilisateurs définissent différents niveaux de priorité pour les tâches, fournissent des estimations de durée afin que la personne assignée connaisse l'étendue du travail, envoient des notifications de rappel et transmettent toute information importante à l'ensemble de l'équipe. Cela permet de maintenir le travail et les attentes en adéquation et vous permet d'être une équipe plus efficace.

Nous devons toutefois rester prudents. Nos téléphones et nos outils de communication sont conçus pour nous distraire à chaque instant. La surcharge de notifications est bien réelle.

Les notifications push sur notre téléphone pour les applications de réseaux sociaux nous font croire que quelque chose est urgent, mais ce n'est pas le cas, surtout quand il s'agit simplement d'un ami qui montre à quel point il passe de bonnes vacances.

Intéressant ?

Peut-être. C'est urgent ? Pas du tout.

Quadrant 4 : Non important, non urgent

Également connu sous le nom de quadrant de la procrastination.

Ce sont les tâches que vous vous surprenez à faire, même si elles ne sont ni importantes ni urgentes. En gros, ce sont les tâches que vous faites alors que vous devriez travailler.

Cela ne veut pas dire que vous ne devez jamais faire de pause, vous divertir ou vous détendre. Mais parfois, les bonnes choses peuvent être élevées au rang de choses ultimes. Et vous ne voulez pas que cela vous arrive.

Il peut s'agir, par exemple, des éléments suivants :

Il existe aujourd'hui sur le marché de nombreuses applications de productivité qui peuvent vous aider à rester concentré. L'une de mes favorites est Forest. Pour chaque bloc de temps pendant lequel vous êtes productif et ne touchez pas à votre téléphone, un arbre pousse.

Vous pouvez même commencer à construire une forêt et partager votre progression avec vos amis. C'est un jeu qui vous éloigne de votre téléphone.

Reconnaître la différence entre urgent et important

Un autre ding dans la boîte de réception des e-mails.

D'autres appels téléphoniques affluent.

Et vous savez ce que cela signifie ? C'est le moment de prendre une décision.

Oui, chaque e-mail peut faire ou défaire vos prochaines minutes, votre prochaine heure, votre journée entière, voire votre semaine entière.

Si vous décidez d'ouvrir l'e-mail (attendez peut-être un moment !), vous devrez alors prendre une décision.

Où cette demande/requête se situe-t-elle dans la matrice d'Eisenhower ? Quelle est l'urgence et l'importance de cette tâche ?

Les réseaux sociaux et le cycle de l'actualité nous font croire que chaque élément qui fait l'actualité est urgent et exige notre attention immédiate.

Nous devons filtrer le bruit pour trouver le vrai signal.

Les tâches urgentes suscitent une réaction.

Nous voulons nous mettre immédiatement au travail et trouver une réponse. Oui, certaines positions exigent des décisions plus urgentes que d'autres (bonjour les opérateurs des services d'urgence !). Mais sans les bons processus, nous serons anxieux et ne travaillerons pas au mieux de nos capacités.

La précipitation pour trouver une réponse peut entraîner une mauvaise décision qui pourrait nuire à la productivité à l'avenir, ajoutant ainsi davantage de problèmes à notre charge de travail.

Les tâches importantes nous permettent de consacrer du temps à la stratégie. Ces projets et tâches sont ceux que nous voulons accomplir et auxquels nous souhaitons contribuer. Il s'agit des tâches liées aux spécifications des nouveaux produits, à la proposition d'un nouveau forfait Business ou à la réflexion sur les objectifs financiers de l'équipe commerciale pour le prochain trimestre.

Les tâches importantes sont des éléments d'action intentionnels qui nécessitent une attention particulière. Grâce à cette attention supplémentaire, le nombre d'erreurs devrait être limité.

Il est possible que des tâches soient urgentes et importantes lorsqu'une décision clé doit être prise immédiatement. Mais toutes les tâches urgentes ne sont pas nécessairement importantes.

Le dernier e-mail de l'équipe commerciale veut désespérément attirer votre attention. Ils donnent l'impression que c'est urgent, mais cela n'a aucune importance pour vous. Il s'agit d'une tâche à déléguer.

D'autres tâches deviennent urgentes. Par exemple, un collègue se plaint qu'il a besoin d'aide immédiatement. Peut-être peut-il trouver la solution lui-même. Peut-être que sa tâche urgente/importante n'est pas votre urgence.

Le problème, quand on présume que toutes les tâches sont urgentes et importantes, c'est qu'on n'a plus assez de temps pour réfléchir stratégiquement.

Il est important que vous développiez une stratégie commerciale. Il peut même y avoir une certaine urgence. Mais si vous consacrez quelques jours ou quelques semaines à élaborer soigneusement votre forfait, vous commettrez moins d'erreurs par la suite. Toutes les tâches importantes ne peuvent pas être réalisées immédiatement : elles sont trop importantes pour cela et exigent une attention particulière.

Mais le fait d'être pressé nous donne l'impression d'être important. Le fait d'être occupé peut masquer un manque d'attention stratégique. D'énormes problèmes organisationnels peuvent passer inaperçus à cause de l'agitation.

Vous pourriez passer à côté d'opportunités potentielles inexploitées parce que vous n'avez pas eu le temps de réfléchir à des changements stratégiques importants.

Pensez à une entreprise comme Blockbuster ou Borders.

C'étaient d'énormes entreprises qui louaient des films et vendaient des livres. Elles n'ont pas su anticiper les changements.

Cela pouvait-il être uniquement attribué au fait qu'ils avaient manqué des tâches importantes ?

Bien sûr que non. Mais vous comprenez pourquoi le temps consacré au travail stratégique n'est pas toujours le plus « urgent »

Quelles tâches vont dans chaque quadrant ?

Comment décidez-vous où mettre quoi ?

C'est très simple et cela fonctionne bien en combinaison avec les quadrants. Ils vous aideront :

Comment hiérarchiser vos tâches dans la matrice Eisenhower / gestion du temps ?

Toutes les tâches n'ont pas le même poids. Une tâche que vous jugez urgente/importante peut être considérée comme importante/non urgente par quelqu'un d'autre.

Cependant, vous devez prévoir du temps spécifiquement pour ces différents types de tâches. Une fois la planification terminée et le calendrier établi, vous pouvez aborder chacune d'elles avec l'énergie et l'état d'esprit adéquats.

Au lieu de vous contenter d'accomplir les tâches qui figurent sur votre liste, réservez chaque jour ou chaque semaine du temps pour les tâches urgentes/importantes, puis pour les tâches importantes/non urgentes.

Cela demande de la discipline. Par exemple, vos matinées peuvent être consacrées aux tâches prioritaires, urgentes et importantes. Vous pouvez ensuite passer quelques minutes à déléguer les autres tâches urgentes/non importantes.

Dans l'après-midi ou plus tard dans la soirée, lorsque tout est calme, vous pouvez vous plonger dans un travail plus stratégique, important mais non urgent.

Il ne reste alors que les tâches non urgentes/sans importance. Cela va de la consultation de vos réseaux sociaux à la planification de vos vacances de l'année prochaine. À terme, elles peuvent même finir par s'immiscer dans vos tâches urgentes ou importantes.

Autre considération importante : pouvez-vous le faire en moins de deux minutes ?

Cette règle provient de la méthodologie Get Things Done (Terminer les tâches) de David Allen.

Il dit que si vous pouvez accomplir la tâche en moins de deux minutes, vous pouvez la faire vous-même. Sinon, déléguez-la ou revoyez-la plus tard.

Bonus : obtenez le logiciel Get Things Done!

Comment ClickUp peut vous aider à hiérarchiser votre travail

ClickUp est une plateforme de productivité qui peut radicalement changer votre approche du travail.

Vous pouvez organiser vos projets à l'aide de dossiers et de listes, puis les attribuer à votre équipe pour qu'elle y travaille ou vous les attribuer à vous-même. Ces fonctionnalités vous aideront à déterminer la différence entre ce qui est urgent et ce qui est important, non seulement pour vous-même, mais aussi pour toute votre équipe.

Conclusion : la différence entre urgent et important a une incidence sur votre temps

Réfléchir à la différence entre urgent et important peut avoir un effet considérable sur ce que vous accomplissez dans le temps imparti. Ces stratégies générales de gestion du temps peuvent vous aider à mieux vous concentrer.

Grâce à ces conseils, vous serez prêt à vous attaquer aux problèmes urgents et importants. Voici d'autres ressources dans ClickUp pour vous aider à hiérarchiser votre travail :