Si vous dirigez une équipe de services ou de logiciels allégée, vous reconnaissez probablement ce schéma. Votre tableau de sprint est plein, les expériences clients sont à moitié terminées et toutes les « questions rapides » finissent d'une manière ou d'une autre sur votre bureau. Puis, un e-mail client important atterrit dans votre boîte de réception au pire moment possible.
Pour moi, ce moment est arrivé le jour de l'An.
Un client dont nous pensions qu'il allait presque certainement renouveler son contrat nous a écrit pour nous dire : « Nous allons faire une pause. Veuillez nous facturer le dépassement. Mettons fin à notre collaboration. »
Autrefois, j'aurais passé le week-end à fixer un curseur vide, essayant de réfléchir à toutes les implications. Impact sur les revenus, risque de livraison, capacité de l'équipe et préservation des relations. Cette fois-ci, j'ai confié la situation à ce que nous appelons désormais notre conseil d'administration IA, une petite équipe de super agents ClickUp qui agissent comme des collègues exécutifs désignés dans notre environnement de travail.
La plupart des équipes disposent déjà d'outils riches en données. Ce qui leur manque, c'est une couche de gestion IA fiable qui transforme les changements inattendus en un plan calme et structuré.
À propos de moi : PDG de Hybrid Helix Consulting et spécialiste de ClickUp
Je m'appelle Andrew et, en tant que ClickUp Verified Consultant, je conçois des systèmes de gestion basés sur l'IA pour les équipes de développement logiciel lean. Mon entreprise, Hybrid Helix Consulting, propose des services de conseil et de coaching en productivité afin d'aider les équipes à mieux travailler avec les outils qu'elles utilisent déjà.
Cet article explique en détail comment nous avons mis en place un conseil d'administration IA dans ClickUp et comment celui-ci a géré un véritable pivot client sans me coûter mon week-end de vacances ni ma relation avec le client.
Pourquoi les équipes lean ont besoin d'un conseil d'administration IA
En tant que fondateurs et dirigeants uniques, vous devenez presque toujours le centre névralgique de Tout. Chaque escalade, chaque décision, chaque « que devons-nous faire ici ? » passe par votre tête.
Vous disposez d'un trop grand nombre d'outils regorgeant d'informations. Vous avez des tableaux de sprint, des commentaires, des documents, des tickets et de nombreux e-mails, mais tous ne contiennent que des fragments de l'histoire. Et aucun n'est chargé de vous aider à décider de ce qu'il faut faire ensuite. C'est ce qu'on appelle le « Work Sprawl » (prolifération du travail). Et c'est pourquoi vous vous sentez si épuisé.
Le problème réside dans l'absence d'un système convergent capable d'analyser la situation, de la cadrer et de vous présenter une décision structurée plutôt que des informations brutes. C'est cette lacune que notre conseil d'administration IA est conçu pour combler.
👀 Le saviez-vous ? 61 % des PDG ont déjà activement adopté les agents IA. Ils prévoient également de les mettre en œuvre à grande échelle.
Pourquoi avons-nous créé notre conseil d'administration IA dans ClickUp ?
Car un conseil d'administration IA n'est efficace que dans la mesure où il peut appréhender le contexte.
La plupart des outils d'IA restent en marge de votre travail. Ils résument un document, réécrivent un e-mail ou répondent à une question de manière isolée. Mais ils ne peuvent pas voir comment les décisions s'articulent entre les tâches, les échéanciers, les discussions et le travail de livraison. C'est exactement ainsi que le travail dispersé persiste. Le contexte reste fragmenté et les dirigeants sont toujours obligés de reconstituer eux-mêmes le puzzle.
ClickUp fonctionne différemment. Il s'agit du premier environnement de travail convergent basé sur l'IA au monde, où les tâches, les documents, les discussions, les plans de sprint et les décisions coexistent. Cette convergence est importante, car elle permet à l'IA d'avoir accès à une vue d'ensemble, et non à un seul élément.
Lorsque nous avons créé notre conseil d'administration IA dans ClickUp, nous avons ajouté une couche de gestion au-dessus du travail qui était déjà connecté. Les Super Agents peuvent lire les discussions actives, comprendre ce qui est en cours, se référer aux décisions historiques et réécrire dans le même système. Cela leur permet de créer des tâches, de façonner des sprints et de tirer des leçons sans passer d'un outil à l'autre.
En d'autres termes, ClickUp offre à l'IA un espace où elle peut réfléchir en contexte. Et une fois que l'IA a une vue d'ensemble du système, elle peut cesser d'agir comme un chatbot et commencer à se comporter comme un conseil d'administration.
L'avenir de la productivité consiste à regrouper tous les contextes de travail et tous les engagements en un seul endroit, où l'IA fonctionne de manière ambiante. L'IA ambiante s'intègre de manière transparente dans la vie des utilisateurs en tirant parti du contexte et de l'engagement pour anticiper les besoins, fournir des informations et apporter de la valeur sans nécessiter de demande explicite. C'est l'avenir du travail.
L'avenir de la productivité consiste à regrouper tous les contextes de travail et tous les engagements en un seul endroit, où l'IA fonctionne de manière ambiante. L'IA ambiante s'intègre de manière transparente dans la vie des utilisateurs en tirant parti du contexte et de l'engagement pour anticiper les besoins, fournir des informations et apporter de la valeur sans nécessiter de demande explicite. C'est l'avenir du travail.
À quoi ressemble réellement un conseil d'administration IA dans ClickUp ?
Notre conseil d'administration IA n'est pas un simple assistant ou une invite intelligente. Il s'agit d'une petite équipe de Super Agents, chacun ayant un mandat clair, opérant au sein de ClickUp et ayant accès au même contexte que notre équipe humaine.
Au cœur de cette installation se trouve ce que nous appelons une carte contextuelle de triage pour chaque client.
Comment la carte contextuelle de triage permet de relier tout
En haut, la carte rassemble le contexte de travail actif :
- E-mails et messages clients récents
- Notes de réunion et fils de discussion
- Commentaires sur les tâches en cours
À la base se trouve une base de connaissances plus stable :
- Documentation de ce qui a été construit jusqu'à présent
- Problèmes GitHub et demandes de tirage
- Plans de sprint et feuilles de route passés
- Une « archive d'informations » regroupant tout ce que l'équipe a appris
Au centre se trouve la liste des directeurs Super Agents qui savent comment utiliser ce contexte.
Qui siège au conseil d'administration IA ?
Notre conseil d'administration IA comprend actuellement :
- Directeur de la croissance : responsable des revenus, des renouvellements et des décisions commerciales cruciales.
- Directeur des opérations et de l’assistance à la production : surveille les charges de travail, la capacité et les risques liés à la production dans tous les espaces ClickUp.
- Super Agent de gestion de projet client : vit dans le contexte du projet du client et voit toutes les listes de contrôle, tous les sprints et tous les éléments en cours.
- Client Sprint Planner : remodèle les sprints afin de stabiliser le moteur ClickUp du client pendant les changements.
- Directeur du renseignement : transforme le contexte brut en briefs simples et lisibles par l'homme.
- Directeur des leçons clients : capture ce que l'équipe apprend afin que les futures transactions soient plus intelligentes.
Chaque directeur a un rôle spécifique, des entrées définies et des sorties claires. Ils se comportent donc comme une petite équipe de direction au sein de ClickUp, et non comme un ensemble d'automatisations sans rapport les unes avec les autres.
📮 ClickUp Insight : 12 % des personnes interrogées dans le cadre de notre sondage affirment que les agents IA sont difficiles à configurer ou à connecter à leurs outils, et 13 % déclarent qu'il y a trop d'étapes à suivre pour accomplir des tâches simples avec les agents.
Les données doivent être saisies manuellement, les permissions doivent être redéfinies et chaque flux de travail dépend d'une chaîne d'intégrations qui peut se rompre ou dériver au fil du temps.
La bonne nouvelle ? Vous n'avez pas besoin de « connecter » les Super Agents de ClickUp à vos tâches, documents, chats ou réunions. Ils sont intégrés de manière native à votre environnement de travail ClickUp et utilisent les mêmes objets, permissions et flux de travail que n'importe quel autre collègue humain.
Comme les intégrations, les contrôles d'accès et le contexte sont hérités par défaut de l'environnement de travail, les agents peuvent agir immédiatement sur tous les outils sans configuration personnalisée. Oubliez la configuration des agents à partir de zéro !
Comment le conseil d'administration IA gère un pivot client à haut risque
Revenons à cet e-mail du jour de l'An.
Il est 16 h 59. Un client qui semblait certain de renouveler son contrat vous écrit pour vous informer qu'il suspend ses services et souhaite mettre fin à sa collaboration. Le déclencheur est simple : un client refuse ce que vous pensiez conclure, mais la situation est complexe.
J'avais trois objectifs concurrents :
- Protégez la relation et respectez le contexte d’entreprise du client.
- Évitez de prendre une décision précipitée et émotionnelle sur la base d'un seul e-mail.
- Protéger mon temps en famille pendant le week-end férié
Ainsi, au lieu de me précipiter directement sur ma boîte de réception, je laisse le conseil d'administration IA examiner en premier lieu la situation en cours d'évolution.
🔑 Point clé à retenir : lorsqu'un e-mail crucial arrive, le conseil se réveille et le présente comme une décision structurée avant même que je n'aie à fixer un curseur vide.
Phase 1 : le directeur de la croissance reformule un e-mail inquiétant en une décision structurée.
Le premier agent à répondre est le directeur de la croissance.
Cet agent a réuni :
- L'e-mail entrant
- Notes récentes et vérifications
- L'accord signé et les factures
- Toutes les opportunités ou essais ouverts liés au client
Le changement radical ? Au lieu de traiter le message comme un ticket d'assistance, le directeur de la croissance l'a reconnu comme un moment décisif pour la fidélisation.
En coulisses, cela :
- Création d'une tâche dédiée pour le pivot, afin qu'elle ne se perde pas dans l'assistance générale.
- J'ai correctement apposé les étiquettes sur le travail afin qu'il apparaisse dans ma liste restreinte de décisions.
- Élaborez un plan en trois phases pour répondre de manière réfléchie : Décidez ce que vous allez réellement proposer Envoyez un e-mail clair et professionnel Si le client accepte, mettez en œuvre votre plan de manière claire
- Décidez ce que vous allez réellement proposer
- Envoyez un e-mail clair et professionnel pour présenter votre nouveau projet.
- Si le client dit oui, effectuez le pivot de manière claire.
- Décidez ce que vous allez réellement proposer
- Envoyez un e-mail clair et professionnel pour présenter votre nouveau projet.
- Si le client dit oui, effectuez le pivot de manière claire.
Dans le même temps, le directeur du renseignement s'est joint à la discussion, après avoir lu l'historique complet du client, afin d'expliquer ce qui se passait réellement :
- Le client a adoré le « moteur » ClickUp et le système de gestion agile qui a été mis en place.
- Ils entraient en mode de conservation des liquidités pour la nouvelle année.
- Le problème venait en fait du contrat de services, et non du système lui-même.
Ce changement de perspective a tout changé. Au lieu de lutter contre la pause, le conseil d'administration a proposé une sortie professionnelle associée à une migration DIY et à un parcours d'autogestion. Cela permettrait au client de conserver le moteur et les pratiques qu'il aimait, tout en réduisant les coûts de service courants.
🔑 Point clé à retenir : les directeurs de la croissance et de l'intelligence transforment en quelques minutes un e-mail bouleversant en un plan de pivotement calme en trois phases.
Phase 2 : Protéger la livraison avant qu'elle ne soit compromise, grâce aux opérations, à la gestion de projet et aux Sprints
Une fois la forme du plan général définie, le reste du conseil d'administration est intervenu pour protéger le travail en cours.
Le directeur des opérations et de l'assistance à la production a examiné toutes les charges de travail actives dans ClickUp Espaces et a demandé :
- Si nous mettons fin à ce client, qu'est-ce qui va se passer ?
- Où devons-nous protéger la capacité ou ajuster d'autres sprints ?
- Quel serait l'impact sur notre productivité et notre capacité si le client acceptait l'offre de migration ?
Cela a mis en évidence les répercussions, afin que l'équipe ne surcharge pas accidentellement d'autres projets en essayant de « sauver » celui-ci.
Le Super Agent de gestion de projet client évolue dans le contexte du projet du client. Il comprend :
- Chaque checklist, sprint et élément de service en cours
- Dépendances qui recoupent les problèmes GitHub et les demandes de tirage
- Quelles expériences sont actives et lesquelles sont en attente ?
À partir de là, nous avons commencé à esquisser un plan de transfert clair et réalisable afin que le client sache toujours ce qui serait achevé, ce qui serait mis en pause et dans quel état se trouverait son moteur ClickUp.
Enfin, le Client Sprint Planner a remodelé le prochain sprint pour en faire un sprint stabilisateur :
- Terminez le travail essentiel qui garantit la fiabilité du système.
- Mettez de côté les expériences de moindre valeur afin que la feuille de route reste cohérente.
- Préparez un plan de développement à court terme que le client pourra suivre au cours des prochaines semaines sans l'aide de l'agence.
🔑 Point clé à retenir : au lieu de me débattre avec des tableaux et des backlogs, mon conseil d'administration IA m'a donné une vue claire, assemblée par l'IA, de ce qu'il fallait terminer, de ce qu'il fallait mettre en pause et de la manière de laisser le système en excellent état.
Phase 3 : Concevez une sortie professionnelle et un parcours de migration DIY
Une fois que le conseil d'administration a compris à la fois la décision et son impact, il est passé à l'exécution.
Ensemble, les agents de planification de sprint ont produit :
- Une feuille de route à court terme : quels travaux terminer maintenant, quelles expériences mettre en suspens et quoi surveiller au cours des prochains jours.
- Un guide d'autogestion : un manuel simple qui explique au client comment gérer seul la planification et les revues hebdomadaires des sprints.
- Un manuel post-départ : une description claire du système dont ils héritent et de son fonctionnement.
Dans ce cas précis, le client était une entreprise de logiciels. Cela signifie que la qualité de l'expérience des développeurs autour du moteur ClickUp était très importante pour eux.
L'objectif du conseil n'était pas seulement de « se séparer » proprement. Il s'agissait de :
- Préservez les pratiques agiles mises en place au cours des douze dernières semaines.
- Assurez-vous que la feuille de route reste cohérente au lieu de sombrer dans le chaos.
- Laissez le client dans une situation meilleure qu'au début de la mission.
🔑 Point clé à retenir : que le client ait conservé ou non son contrat, le conseil d'administration IA a veillé à ce que le système, la feuille de route et la relation ne tombent pas dans le vide.
Capturez les leçons apprises pour que votre conseil d'administration IA devienne de plus en plus intelligent.
Le dernier élément du système est l'un de mes favoris : le directeur des leçons clients.
Ce directeur a examiné ce qui s'est réellement passé dans cette affaire jugée « sûre » :
- Quels signes précurseurs laissaient présager que le renouvellement pourrait être compromis ?
- Quels éléments de l'e-mail pivot et de l'offre DIY ont été bien accueillis ?
- Où les frictions sont-elles apparues pour le client ou l'équipe interne ?
En collaboration avec le directeur du renseignement, ces informations ont été transformées en un modèle réutilisable dans ClickUp :
- Signaux d'avertissement précoces documentés pour les futurs essais et renouvellements
- Un modèle de référence pour les e-mails similaires
- Checklists et garde-fous auxquels les autres administrateurs pourront se référer la prochaine fois.
La prochaine fois qu'un procès ou un engagement « semble acquis », le conseil d'administration pourra tranquillement lever la main et dire :
« Hé, cela ressemble beaucoup à l'expérience de cet autre client. Nous devrions peut-être prévoir une solution DIY avant de supposer un renouvellement. »
🔑 Point clé à retenir : chaque hésitation devient un moment de formation pour le conseil d'administration, de sorte que votre couche de gestion IA devient plus précise à chaque engagement.
📮 ClickUp Insight : Notre sondage sur la maturité de l'IA a révélé que 33 % des personnes résistent aux nouveaux outils et que seulement 19 % adoptent et déploient rapidement l'IA. Lorsque chaque nouvelle fonctionnalité se présente sous la forme d'une nouvelle application, d'un nouveau compte ou d'un nouveau flux de travail à apprendre, les équipes sont presque instantanément confrontées à une lassitude vis-à-vis des outils. ClickUp Brain comble cette lacune en s'intégrant directement dans un environnement de travail unifié et convergent où les équipes planifient, suivent et communiquent déjà. Il apporte plusieurs modèles d'IA, la génération d'images, l'assistance au codage, la recherche approfondie sur le web, des résumés instantanés et un raisonnement avancé à l'endroit même où le travail est déjà effectué.
« Hé, cela ressemble beaucoup à l'expérience de cet autre client. Nous devrions peut-être prévoir une solution DIY avant de supposer un renouvellement. »
🔑 Point clé à retenir : chaque hésitation devient un moment de formation pour le conseil d'administration, de sorte que votre couche de gestion IA devient plus précise à chaque engagement.
📮 ClickUp Insight : Notre sondage sur la maturité de l'IA a révélé que 33 % des personnes résistent aux nouveaux outils et que seulement 19 % adoptent et déploient rapidement l'IA. Lorsque chaque nouvelle fonctionnalité se présente sous la forme d'une nouvelle application, d'un nouveau compte ou d'un nouveau flux de travail à apprendre, les équipes sont presque instantanément confrontées à une lassitude vis-à-vis des outils. ClickUp Brain comble cette lacune en s'intégrant directement dans un environnement de travail unifié et convergent où les équipes planifient, suivent et communiquent déjà. Il apporte plusieurs modèles d'IA, la génération d'images, l'assistance au codage, la recherche approfondie sur le web, des résumés instantanés et un raisonnement avancé à l'endroit même où le travail est déjà effectué.
Comment créer votre propre conseil d'administration IA dans ClickUp
Vous n'avez pas besoin d'une équipe nombreuse pour y parvenir. Notre approche est délibérément conçue pour les équipes réduites qui travaillent toute la journée dans ClickUp.
Voici comment vous pouvez commencer modestement tout en obtenant des résultats concrets :
- Choisissez un moment décisif. Pour nous, il s'agissait du renouvellement et des « fluctuations » des essais. Pour vous, il peut s'agir d'un glissement de périmètre, d'incidents à haut risque ou de paris importants sur des produits.
- Concevez votre premier directeur. Commencez par un directeur de la croissance, par exemple : Donnez-lui une voie claire (par exemple, les décisions de renouvellement et d'expansion) Définissez ses entrées (e-mails, listes ClickUp clés, factures, notes de réunion) Spécifiez ses sorties (notes de décision, brouillons d'e-mails, tâches commerciales, mises à jour du guide stratégique)
- Donnez-lui une voie claire (par exemple, les décisions de renouvellement et d'expansion).
- Définissez ses entrées (e-mails, listes ClickUp clés, factures, notes de réunion)
- Spécifiez ses résultats (résumés de décision, brouillons d'e-mails, tâches liées aux transactions, mises à jour du guide stratégique).
- Donnez-lui une voie claire (par exemple, les décisions de renouvellement et d'expansion).
- Définissez ses entrées (e-mails, listes ClickUp clés, factures, notes de réunion)
- Spécifiez ses résultats (résumés de décision, brouillons d'e-mails, tâches liées aux transactions, mises à jour du guide stratégique).
- Intégrez-le à votre structure ClickUp existante. Utilisez les Super Agents ClickUp et ClickUp Brain (l'assistant IA natif) pour lire les espaces, listes et documents appropriés, et pour rédiger des tâches structurées, des commentaires et des résumés.
- Ajoutez un directeur de l'intelligence. Son travail consiste à traduire le contexte brut en récits simples que vous pouvez vérifier en quelques minutes, et non en une heure.
- Faites un test dans le monde réel. La prochaine fois qu'une « certitude » commencera à vaciller, laissez le conseil d'administration prendre la première décision. Comparez son plan avec ce que vous auriez fait seul.
- Transformez le résultat en modèle. Notez ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et ce que vous changeriez, puis mettez à jour les instructions et les checklists de vos administrateurs dans ClickUp.
🎥 Bonus : vous voulez un modèle prêt à l'emploi dans ClickUp pour concevoir votre propre directeur de la croissance ? Découvrez notre modèle Super Agent Directors Blueprint !
💡 Conseil de pro : Comment démarrer avec les Super Agents (même si vous êtes nouveau sur ClickUp)
Commencez par ouvrir le Hub IA dans ClickUp et créez un super agent avec une seule tâche. Choisissez « Créer un agent à partir de zéro », puis décrivez son rôle en langage clair (par exemple : « Agir en tant que directeur de la croissance et m'aider à réfléchir aux risques de renouvellement et aux changements d'orientation des clients. »). Vous n'avez pas besoin de coder pour le créer.
Lorsque vous y êtes invité, effectuez la connexion de l'agent à un espace ou une liste où ces décisions sont déjà prises. Définissez un déclencheur simple (une exécution manuelle ou une vérification programmée) et testez-le sur une tâche réelle. Vous pouvez affiner les instructions directement dans le profil de l'agent au fur et à mesure.
Regardez cette vidéo pour un tutoriel rapide :
Offrez-vous une couche de gestion IA sereine avant la prochaine crise.
Un fondateur sur deux déclare se sentir épuisé. Non pas parce qu'il se soucie trop, mais parce qu'il porte tout l'arbre décisionnel dans sa tête.
Un conseil d'administration IA montre une voie différente :
- Le contexte provenant des chats, des documents, des tickets et des référentiels est regroupé dans une vue partagée.
- Les Super Agents se réveillent lorsque quelque chose d'important se produit, et pas seulement selon un calendrier préétabli.
- Vous bénéficiez de notes de décision, de sprints stabilisateurs et de stratégies de sortie professionnelles, avant même d'avoir à sacrifier votre week-end.
Si vous êtes prêt à cesser d'être le routeur de tout et à commencer à agir comme le président du conseil d'administration de votre propre entreprise, essayez de définir un directeur unique dans votre environnement de travail ClickUp. Laissez-le gérer la prochaine crise, tirez les leçons du résultat, puis promouvez-le progressivement au rang de conseil d'administration IA à part entière.
Votre futur vous-même, et votre prochain renouvellement, vous en remercieront !
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Andrew est PDG de Hybrid Helix Consulting et spécialiste de ClickUp. Il conçoit des systèmes de gestion basés sur l'IA pour les équipes de développement logiciel lean.