Vous travaillez dans le domaine des achats. Alors pourquoi continuez-vous à courir après les validations, à mettre à jour des feuilles de calcul et à rechercher des informations sur les fournisseurs dans vos boîtes de réception ?
Pendant que vous vous enlisez dans les détails, vos concurrents prennent des décisions d'approvisionnement plus rapides grâce à des données plus claires et des informations plus précises.
Près d'un quart des chefs d'entreprise ont consacré 40 % ou plus de leur budget IA à l'IA générative.
Chaque heure perdue à effectuer du travail manuel fastidieux est du temps que vous pourriez consacrer à la recherche d'économies stratégiques et à l'innovation chez vos fournisseurs.
L'IA générative dans le domaine des achats change la donne. Elle consolide les données cloisonnées, met en évidence les risques et les opportunités, et suggère les prochaines étapes en quelques secondes.
Dans ce guide, nous vous montrerons comment l'IA s'intègre dans votre processus d'approvisionnement. De la recherche de fournisseurs à l'examen des contrats, en passant par l'analyse des dépenses et l'approvisionnement stratégique, nous aborderons des cas d'utilisation concrets, des outils et les principaux défis à relever.
⭐️ Modèle présenté
Le modèle d'approvisionnement de ClickUp vous aide à suivre et à gérer votre processus de chaîne d'approvisionnement de bout en bout. Grâce à ses outils de gestion des tâches, tels que le marquage, les sous-tâches imbriquées, les statuts personnalisés et les libellés de priorité, il est idéal pour les équipes qui cherchent à affiner et à adapter efficacement leurs opérations d'approvisionnement.
Qu'est-ce que l'IA générative dans les achats ?
L'IA générative dans les achats désigne l'utilisation de modèles d'IA avancés, tels que les grands modèles linguistiques (LLM), pour rationaliser, améliorer et automatiser les processus d'achat complexes. Contrairement aux systèmes traditionnels basés sur des règles, l'IA générative dans les achats est capable de comprendre le contexte, de générer du contenu et de synthétiser des données entre différents systèmes, ce qui vous permet d'opérer plus rapidement.
Dans une organisation d'approvisionnement, l'IA générative élimine le temps que vous passeriez autrement à effectuer des tâches répétitives dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Par exemple, la rédaction d'appels d'offres, la réécriture de clauses contractuelles ou la rédaction d'e-mails aux fournisseurs peuvent toutes être automatisées.
Au-delà de cela, intégrer l'IA générative dans vos flux de travail d'approvisionnement et vos systèmes de chaîne d'approvisionnement signifie :
- Identifier les risques liés aux fournisseurs avant qu'ils ne s'aggravent
- Améliorer la qualité des données sur toutes les plateformes
- Réalisez d'importantes économies en réduisant le temps de travail consacré à la documentation répétitive et en raccourcissant les cycles d'approvisionnement.
- Tirer parti des analyses avancées pour extraire des informations sur les performances des fournisseurs, résumer de grands ensembles de données et repérer les écarts par rapport aux références passées.
📮 ClickUp Insight : 21 % des personnes interrogées souhaitent tirer parti de l'IA pour exceller professionnellement en l'appliquant aux réunions, aux e-mails et aux projets.
Bien que la plupart des applications de messagerie électronique et des plateformes de gestion de projet intègrent l'IA comme fonctionnalité, celle-ci n'est pas toujours suffisamment transparente pour unifier les flux de travail entre les différents outils.
Mais chez ClickUp, nous avons trouvé la solution ! Grâce aux fonctionnalités de gestion des réunions basées sur l'IA de ClickUp, vous pouvez facilement créer des éléments à l'agenda, prendre des notes pendant les réunions, créer et attribuer des tâches à partir des notes de réunion, transcrire des enregistrements, et bien plus encore, grâce à notre AI Notetaker et ClickUp Brain. Gagnez jusqu'à 8 heures de réunion par semaine, tout comme nos clients chez Stanley Security !
Principales applications de l'IA générative dans les achats
L'IA générative est en train de changer la façon dont les équipes d'approvisionnement travaillent. Voici les principaux domaines où son impact est le plus visible.
Génération automatisée de documents
La création de documents d'approvisionnement est un travail répétitif. Chaque document, qu'il s'agisse d'un appel d'offres, d'une demande de devis ou d'un formulaire d'intégration des fournisseurs, doit être précis, conforme à la politique et adapté au contexte.
Vous finirez par passer des heures à copier d'anciens modèles, à rechercher des clauses et à vérifier la conformité.
🎯 Valeur de l'IA générative : elle utilise des modèles linguistiques pour reconnaître les schémas récurrents dans votre contenu existant, tels que la structure, le ton et le langage de conformité, et les applique à de nouveaux documents. Elle comprend le type de document que vous créez et s'adapte en conséquence.
ClickUp Brain est parfait pour ce type de tâches :
Voici les trois types de contrats d'approvisionnement que vous devez connaître :
- Contrats à prix fixe : pour un périmètre de projet bien défini
- Contrats à prix remboursables : pour les projets dont la portée est incertaine, où l'acheteur rembourse au vendeur les coûts admissibles plus des frais.
- Contrats à durée et à prix forfaitaires : pour les projets dont la portée n'est pas clairement définie, combinaison de contrats à prix fixe et de contrats à prix remboursables.
Gestion intelligente des risques fournisseurs
Le suivi manuel des risques liés aux fournisseurs est lent et réactif. Vous vous fiez à des rapports obsolètes, à des feuilles de calcul éparpillées ou à des commentaires fragmentés provenant de différentes parties prenantes internes. Lorsque le responsable des achats détecte un problème, celui-ci a déjà eu un impact sur les échéanciers, la qualité ou les coûts.
🎯 Valeur de l'IA générative : elle analyse les données de tous les systèmes (fiches d'évaluation des fournisseurs, historique des contrats, échéanciers de livraison et tickets d'assistance). Elle détecte les premiers signes de risque lié aux fournisseurs, tels que les retards de livraison, la volatilité des prix ou la baisse de qualité, et suggère de manière proactive les étapes à suivre.
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Analyse et optimisation des dépenses
Vos équipes d'approvisionnement disposent d'une mine d'or en matière de données sur les dépenses. Mais sans les outils adéquats, ces informations restent inexploitées. Lorsque vous avez affaire à des systèmes déconnectés, vous êtes confronté au problème des rapports obsolètes. Cela signifie que vous n'avez pas une vision claire des dépenses liées à vos opérations d'approvisionnement.
🎯 Valeur de l'IA générative : elle extrait les données des ERP, des plateformes d'approvisionnement, des systèmes de gestion des fournisseurs et d'autres systèmes d'entreprise en amont et en aval. Vous pouvez ensuite les classer et les analyser en temps réel. Vous bénéficiez d'une visibilité instantanée sur les tendances, les dépenses imprévues et les possibilités d'économies.
Enrichissement et nettoyage des données
Dans la plupart des systèmes d'approvisionnement, les données relatives aux fournisseurs sont incomplètes ou obsolètes. Par exemple, vous pouvez avoir le même fournisseur répertorié sous plusieurs noms, des informations fiscales manquantes ou des coordonnées incohérentes d'un système à l'autre.
Ces inexactitudes entraînent des erreurs dans les rapports, des risques de non-conformité et même une perte de temps pour corriger manuellement les données avant l'approvisionnement ou les audits.
🎯 Valeur de l'IA générative : elle identifie et corrige les lacunes dans les données en reconnaissant des modèles parmi des entrées désordonnées. Vous pouvez remplir automatiquement les informations manquantes, normaliser les entrées, fusionner les doublons et même enrichir les profils des fournisseurs à l'aide de sources externes. Chaque décision d'approvisionnement et de dépense est étayée par des données dans vos flux de travail d'automatisation des achats.
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Prévisions et planification de la demande
Vos équipes commerciales ont leurs propres projections. Les données d'inventaire sont cloisonnées dans des systèmes hérités. Les tendances du marché évoluent plus rapidement que vos cycles de rapports ne peuvent suivre. Tout cela conduit à des informations dispersées.
Actuellement, vos décisions en matière de prévisions et de planification de la demande sont prises en se référant à des feuilles de calcul obsolètes. Et finalement, cela relève davantage de la conjecture.
🎯 Valeur de l'IA générative : elle vous offre une vision plus claire de ce qui vous attend. Grâce à l'analyse prédictive, vous pouvez découvrir des tendances que votre équipe n'avait même pas envisagées et mettre en évidence les changements de la demande avant qu'ils n'apparaissent dans les rapports. En somme, elle vous permet de planifier de manière plus réfléchie.
Voici comment un outil d'IA générative puissant tel que ClickUp AI peut vous aider.
Automatisation des e-mails et des communications
Vous passez beaucoup de temps à communiquer et à assurer le suivi avec les fournisseurs, à confirmer les échéanciers, à clarifier les conditions et à répondre aux requêtes internes. Bien que essentiels, ces échanges sont répétitifs et constituent des versions légèrement modifiées des mêmes mises à jour.
Mais que se passe-t-il lorsque vos boîtes de réception débordent et que vous devez traiter avec des centaines de fournisseurs ? Il y a de fortes chances que des messages importants soient retardés ou tout simplement manqués.
🎯 Valeur de l'IA générative : elle agit comme une couche centralisée d'intelligence communicationnelle en extrayant le contexte de vos systèmes d'entreprise tiers afin de générer des réponses précises. Vous pouvez réduire la charge de coordination tout en offrant à chaque fournisseur une expérience plus réactive et cohérente.
📚 Pour en savoir plus : Comment utiliser l'IA dans la gestion des opérations
Partage des connaissances
Qui a négocié quelles conditions, quels fournisseurs ont posé des difficultés et quelles solutions ont été mises en œuvre pour résoudre les problèmes passés ? Toutes ces informations sont stockées dans la mémoire des personnes, et non dans les systèmes. Lorsque les membres de votre équipe quittent l'entreprise ou changent de rôle, ces connaissances disparaissent souvent avec eux.
Ce qui suit est familier : les nouveaux managers répètent les erreurs du passé, perdent du temps à redécouvrir des problèmes qui ont déjà été résolus.
🎯 Valeur de l'IA générative : elle transforme les connaissances tribales en intelligence partagée. En exploitant les e-mails, les contrats, les notes de réunion et les discussions internes, elle permet de mettre en évidence des informations clés qui auraient autrement été oubliées. Grâce à cette continuité, vous pouvez intégrer plus rapidement les nouveaux employés et vous appuyer sur ce qui est déjà connu.
⚒️ Astuce rapide : utilisez ClickUp Brain pour mettre en pratique toutes ces informations. Qu'il s'agisse de résumer les discussions avec les fournisseurs, d'extraire des informations sur les contrats ou de répondre instantanément aux requêtes relatives aux achats, ClickUp Brain aide votre équipe à rester coordonnée.
Associez-la aux tableaux de bord ClickUp pour suivre les performances des fournisseurs, les contrats en attente et les tendances en matière de dépenses, le tout en un seul endroit. Que vous intégriez un nouveau fournisseur ou que vous transfériez la propriété d'un fournisseur entre les membres de l'équipe, vous ne perdrez plus jamais le contexte.
Exemples concrets d'IA générative dans les achats
Nous avons dépassé l'étape où l'IA générative dans les achats était encore en phase de test. Voici comment les grandes entreprises l'utilisent dans leurs opérations d'achat.
1. Gestion plus intelligente des contrats et rapports de conformité
Défi : les équipes achats et finances d'eBay étaient confrontées à des inefficacités dans l'extraction manuelle des termes clés de contrats complexes, le rapprochement des données financières et la conformité aux réglementations fiscales et environnementales en constante évolution.
Des décennies de données accumulées ont ajouté à la complexité, rendant difficile la maintenance de la précision et de la rapidité.
Solution mise en œuvre : Grâce à l'IA générative, ils ont pu réaliser l'automatisation de l'analyse des contrats, rationaliser les rapprochements de paiements et fournir l'assistance pour la classification réglementaire des impôts indirects.
L'équipe chargée des achats a également commencé à utiliser l'IA pour améliorer les processus d'appel d'offres et le traitement des documents des fournisseurs.
Impact : comment l'IA générative a transformé les achats et la conformité
- Réduction de la charge de travail manuelle dans les opérations d'approvisionnement, de finance et de conformité
- Amélioration de la précision dans l'interprétation des contrats, la conformité fiscale et les rapports sur le développement durable
- Amélioration de la rentabilité, accélération des cycles d'approvisionnement et augmentation de la productivité des équipes d'ingénierie et de service client.
2. Construire une chaîne d'approvisionnement plus résiliente
Défi : Gérant une chaîne d'approvisionnement mondiale vaste et complexe, Unilever était confronté à des défis en matière de collaboration avec les fournisseurs, de gestion des contrats et de conformité avec des réglementations en constante évolution.
Ces processus manuels étaient chronophages et sujets aux erreurs, ce qui nuisait à l'agilité et à la réactivité.
Solution : Unilever s'est associé à Accenture pour déployer à l'échelle de l'entreprise des applications d'IA générative.
À l'aide de la plateforme GenWizard d'Accenture, Unilever a développé des outils basés sur l'IA pour automatiser l'analyse des contrats, améliorer la collaboration avec les fournisseurs et rationaliser les processus d'approvisionnement. Ces outils ont facilité la mise en relation efficace des fournisseurs, le suivi des performances et la collecte de commentaires, favorisant ainsi l'innovation et la résilience dans la chaîne d'approvisionnement.
Impact : mise en œuvre de l'IA générative pour améliorer l'efficacité opérationnelle
- L'automatisation des tâches d'approvisionnement a permis de gagner beaucoup de temps et de réduire la charge de travail manuelle.
- Les processus basés sur l'IA ont contribué à des économies substantielles en optimisant la sélection des fournisseurs et la gestion des contrats.
- La collaboration rationalisée avec les fournisseurs a permis d'accélérer le développement des produits et l'innovation.
Les meilleurs outils d'IA générative pour les professionnels des achats
Voici quelques-uns des meilleurs outils d'IA générative pour les professionnels des achats comme vous :
ClickUp
ClickUp est l'application tout-en-un pour le travail, qui regroupe les tâches, les documents, la communication, l'IA et l'automatisation au sein d'une seule et même plateforme puissante.
Voyons comment vous pouvez utiliser ClickUp pour la gestion de projet d'approvisionnement basée sur l'IA.
Grâce à l'assistant IA intégré, ClickUp Brain, vous pouvez générer des résumés et poser des questions contextuelles. Brain peut également vous aider à réaliser l'automatisation des mises à jour, à synthétiser rapidement les notes de contrat et à répondre instantanément à des questions telles que « Quels appels d'offres sont retardés ? ».
Ensuite, utilisez les automatisations ClickUp pour créer des flux de travail personnalisés et basés sur des règles pour ces tâches répétitives dans votre flux de travail. Vous pouvez créer des déclencheurs tels que :
- Lorsqu'un nouveau contrat fournisseur est téléchargé dans le logiciel de gestion des commandes, attribuez une tâche de révision juridique.
- Lorsqu'une tâche RFP passe à l'état « Envoyé », créez automatiquement une tâche de suivi pour l'évaluation.
- Informez automatiquement les parties prenantes lorsque la certification d'un fournisseur est sur le point d'expirer.
- Déplacez les tâches vers « Fermé » lorsque l'approbation finale est achevée.
ClickUp Docs simplifie la collaboration entre vous et vos fournisseurs dans un espace de travail partagé et sécurisé. Il vous permet de coéditer en temps réel des checklists d'intégration, des instructions d'appel d'offres ou des modèles d'audit.
L'accès invité garantit que les fournisseurs ne voient que ce dont ils ont besoin, sans compromettre les données internes. Grâce aux commentaires et aux mentions, vous pouvez ajouter des étiquettes pour taguer les parties prenantes internes afin qu'elles puissent examiner et commenter en temps réel.
Grâce à l'historique des modifications, vous pouvez voir qui a apporté des changements aux documents et à quel moment, afin d'éviter les doublons.
Avec ClickUp Docs, vous pouvez également simplifier la gestion des documents. Vous pouvez créer et stocker des dossiers spécifiques aux fournisseurs. Pour aller plus loin, vous pouvez également associer des documents à des tâches (par exemple, des formulaires d'évaluation des fournisseurs liés à la tâche elle-même).
📚 Bonus : avec ClickUp Brain, vous pouvez résumer de longs contrats, extraire les clauses clés ou générer des tâches de suivi à partir des notes de réunion, le tout dans le document lui-même.
Le suivi des achats devient beaucoup plus facile grâce aux vues et tableaux de bord flexibles de ClickUp. Vous pouvez utiliser la vue Tableau pour visualiser l'état d'avancement de chaque projet d'approvisionnement. Vous pouvez également utiliser la vue Gantt ou l'échéancier pour suivre les calendriers de livraison.
📊 Voici quelques-uns des indicateurs clés de performance (KPI) en matière d'approvisionnement que vous pouvez suivre à l'aide de ClickUp :
- Nombre de fournisseurs
- Réduction des coûts
- Délai de production des fournisseurs
- Taux de défauts des fournisseurs
- Précision des bons de commande
- Retour sur investissement dans les achats
Les tableaux de bord ClickUp vous aident à gérer le budget de vos projets et à surveiller tous les indicateurs clés de performance, notamment les délais de réponse des fournisseurs, les dates de renouvellement des contrats et les dépenses directes et indirectes.
De plus, grâce aux intégrations ClickUp, vous réduirez le nombre d'outils utilisés. Que vous gériez les flux de travail d'approvisionnement, l'intégration des fournisseurs ou l'analyse des achats, ClickUp peut extraire les données des outils que votre équipe utilise déjà, vous offrant ainsi une source unique d'informations toujours à jour.
Voici d'autres outils d'IA générative de premier plan destinés aux équipes d'approvisionnement :
1. Icertis: Icertis est une plateforme de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) basée sur l'IA, utilisée par les équipes chargées des achats, des affaires juridiques et des finances. Son outil Contract Intelligence (ICI) exploite de grands modèles linguistiques pour générer automatiquement des contrats, signaler les clauses à risque et extraire les obligations clés.
En proposant des recommandations contextuelles pendant les négociations, Icertis aide les équipes à accélérer les processus d'approbation et à rester en conformité avec les politiques juridiques.
2. SAP Ariba: SAP Ariba utilise l'IA commerciale pour améliorer les opérations d'approvisionnement, de la recherche de fournisseurs à l'évaluation des risques. Elle est utile pour les équipes chargées des achats et de la chaîne d'approvisionnement qui gèrent de vastes réseaux de fournisseurs.
L'IA aide à formuler des suggestions de contrats, des recommandations d'approvisionnement et des évaluations des fournisseurs en fonction des profils de risque en temps réel et des données historiques.
3. Zycus: Zycus, une plateforme d'automatisation des achats de bout en bout, offre des capacités d'IA générative grâce à sa suite Merlin AI. Les équipes d'achat peuvent générer automatiquement des appels d'offres, évaluer les réponses des fournisseurs à l'aide d'un système de notation contextuelle et créer des résumés de négociation.
Le système apprend à partir des données historiques pour suggérer des stratégies d'approvisionnement optimales.
4. Ivalua: Ivalua est une plateforme Source-to-Pay (S2P) sans code conçue pour unifier les achats, la gestion des fournisseurs et l'analyse des dépenses au sein d'un écosystème unique et adaptable.
Grâce à l'IVA (Intelligent Virtual Assistant) d'Ivalua, vous pouvez automatiser des tâches telles que la recherche de fournisseurs, la résumation des contrats et la rédaction de communications.
5. Cherrywork: grâce à des flux de travail alimentés par l'IA, la suite Intelligent Procurement de Cherrywork rationalise votre cycle de vie « source-to-pay ». Elle vous aide à réduire la durée du cycle tout en garantissant la conformité et la cohérence.
L'application basée sur le cloud est utile pour les organisations qui utilisent SAP en raison de son intégration native.
6. Klevaar: pour les équipes qui gèrent des appels d'offres volumineux ou à variables multiples, cette solution combine l'optimisation de l'approvisionnement et l'automatisation intelligente pour traiter des évènements complexes à grande échelle, sans surcharger l'équipe.
La plateforme d'eSourcing alimentée par l'IA peut traiter simultanément des centaines (voire des milliers) de réponses de fournisseurs, en appliquant les règles et les préférences définies par l'acheteur.
7. LevaData: LevaData utilise l'IA pour détecter les opportunités de réduction des coûts, évaluer les risques liés à l'approvisionnement et recommander d'autres fournisseurs ou composants.
Cet outil d'IA dédié aux achats est idéal pour les matériaux directs et l'approvisionnement stratégique. En effet, il transforme les signaux du marché externe en assistance à la décision proactive tout au long des cycles d'approvisionnement.
8. Sievo: transformez des données d'approvisionnement désordonnées en informations structurées sur les dépenses grâce au logiciel d'analyse des achats de Sievo. Il offre une visibilité complète sur les dépenses, des informations basées sur l'IA, une gestion avancée des données et un suivi ESG pour les entreprises.
Dans votre tableau de bord d'analyse des dépenses, vous pouvez comparer les performances historiques et filtrer les données en fonction des entreprises.
9. GEP Smart: GEP SMART est une plateforme d'approvisionnement de bout en bout intégrant l'IA. Cette plateforme d'approvisionnement unifiée vous permet d'identifier les opportunités, de gérer les économies et de rationaliser la gestion des dépenses directes et indirectes.
10. Fairmarkit: la plateforme autonome de gestion des dépenses Fairmarkit est spécialement conçue pour l'approvisionnement des dépenses secondaires. Elle permet d'automatiser des tâches manuelles telles que la collecte des demandes, la création d'évènements d'approvisionnement, l'analyse des réponses des fournisseurs, la création de rapports sur la progression et les flux de travail nécessitant beaucoup de feuilles de calcul.
📚 Pour en savoir plus : Outils d'IA pour la gestion des stocks
Principaux défis et considérations éthiques liés à l'approvisionnement basé sur l'IA
Si les avantages de l'approvisionnement basé sur l'IA vont de l'automatisation de la génération de documents à la gestion intelligente des risques fournisseurs, en passant par l'analyse des dépenses et l'optimisation, cette technologie présente également ses propres défis. Parmi ceux-ci, on peut citer :
1. Biais algorithmique et équité
Les systèmes d'IA formés à partir de données historiques sur les achats peuvent perpétuer les biais existants. Par exemple, si les données passées favorisaient certains fournisseurs en fonction de leur situation géographique ou de leur taille, vos modèles d'IA pourraient perpétuer cette tendance, ce qui conduirait à une sélection injuste des fournisseurs et à une discrimination potentielle.
Considérations clés :
- Diversité des données : veillez à ce que les données d'entraînement incluent un large intervalle de profils de fournisseurs (par exemple, par taille, zone géographique, type de propriété) afin d'éviter de renforcer les biais systémiques.
- Audit des biais : testez régulièrement les modèles d'IA pour détecter les résultats biaisés dans la notation, la sélection et les recommandations des fournisseurs.
- Expliquabilité : utilisez des systèmes d'IA qui offrent une transparence sur la manière dont les décisions sont prises afin qu'elles puissent être remises en question ou révisées si nécessaire.
- Conception inclusive : impliquez plusieurs parties prenantes, y compris les équipes chargées de la diversité des fournisseurs, dans le développement et les tests des modèles d'IA afin d'éviter les angles morts.
👀 Le saviez-vous ? Les équipes d'approvisionnement consacrent près de 40 % de leur temps à des tâches manuelles et répétitives, telles que la recherche d'approbations ou la mise à jour de feuilles de calcul. Cela représente près de deux jours complets par semaine consacrés à des tâches que des outils tels que l'automatisation et l'IA pourraient facilement prendre en charge.
2. Confidentialité et sécurité des données
Les systèmes d'IA utilisés dans les achats traitent souvent des données sensibles relatives aux fournisseurs et à l'organisation, telles que les informations financières des fournisseurs et les documents contractuels et juridiques. Mais que se passe-t-il lorsque vous ne disposez pas de mesures de protection solides ? Lorsque vous ne disposez pas d'une gouvernance claire sur la manière dont les données sont consultées, traitées et partagées par les systèmes d'IA ?
Vous serez confronté à des risques majeurs liés à l'utilisation abusive des données, au non-respect des lois sur la confidentialité et à l'érosion de la confiance des fournisseurs.
✅ Checklist : garanties éthiques dans l'IA appliquée aux achats
- Limitez l'accès aux données sensibles à l'aide de permissions basées sur les rôles.
- Découvrez comment les outils d'IA traitent les données relatives aux fournisseurs ou aux contrats.
- Auditez les décisions de l'IA pour vérifier leur conformité en matière de confidentialité (RGPD, CCPA, etc.).
- Établissez des protocoles de consentement lorsque vous partagez des données en externe.
- Réexaminez régulièrement les politiques de conservation et de suppression des données.
📌 Quelles sont les sanctions en cas de violation du RGPD ?
En cas d'infractions graves, les sanctions peuvent atteindre 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial pour les organisations publiques et privées.
Même pour des infractions moins graves, telles que le défaut de maintenance des registres appropriés ou la non-déclaration en temps utile des violations de données, les amendes peuvent atteindre 10 millions d'euros ou 2 % du chiffre d'affaires mondial.
3. Dépendance excessive à l'automatisation
À mesure que l'IA devient plus performante, le risque que vos équipes commencent à trop se fier aux décisions automatisées augmente.
Prenons l'exemple de la rédaction de contrats. Un système IA pourrait supprimer une clause apparemment redondante lors de la génération du contrat afin de rationaliser le document. Mais cette clause pourrait constituer une protection de secours sur laquelle votre équipe juridique a insisté pour les fournisseurs à haut risque en raison d'un litige passé.
Ce que l'IA considère comme une duplication peut, en réalité, être une protection durement acquise qui protège votre organisation.
✅ Checklist : comment trouver le juste équilibre entre automatisation et jugement humain
- Examinez les résultats générés par l'IA avant les approbations ou la notation des fournisseurs.
- Définissez des seuils à partir desquels les actions d’automatisation nécessitent une validation humaine.
- Suivez les exceptions et les modèles de dérogation pour repérer les dysfonctionnements de l'automatisation.
- Formez vos responsables des achats à comprendre les limites de l'IA, et pas seulement à utiliser les outils.
📚 Pour en savoir plus : Comment utiliser l'IA pour réaliser l'automatisation des tâches
4. Propriété intellectuelle et droits des fournisseurs
Les fournisseurs vous confient leurs données exclusives dans l'espoir d'un partenariat équitable et sécurisé. Si vos outils d'IA réutilisent ou divulguent ces informations, intentionnellement ou non, vous vous exposez à de graves conséquences. Cela pourrait également donner lieu à des poursuites judiciaires. L'IA ne peut pas fixer les limites. C'est à vous de le faire.
Considérations clés pour protéger les données des fournisseurs dans les flux de travail basés sur l'IA
- Clarté contractuelle : veillez à ce que les fournisseurs d'IA indiquent explicitement comment ils utilisent les données d'entrée et qui est propriétaire des résultats obtenus.
- Droits d'utilisation des données : vérifiez que toutes les données tierces utilisées dans la formation de l'IA ont fait l'objet d'une licence appropriée afin d'éviter toute plainte pour violation de droits.
- Contrats avec les fournisseurs : incluez des clauses d'indemnisation pour vous protéger contre d'éventuelles violations de la propriété intellectuelle résultant des actions des fournisseurs.
👀 Le saviez-vous ? Plusieurs agences de presse canadiennes ont poursuivi OpenAI en novembre 2024 pour violation du droit d'auteur liée à l'utilisation de leurs articles d'actualité pour former ChatGPT. Elles réclament des dommages-intérêts pouvant atteindre 20 000 dollars canadiens par article d'actualité utilisé pour la formation.
Boostez vos achats avec ClickUp
Vous savez déjà que les achats sont en pleine mutation. Mais les outils improvisés et les données disparates ne vous permettront pas de suivre le rythme des changements à venir.
Pour vraiment débloquer des économies stratégiques, réduire la durée du cycle et prendre de l'avance, l'IA générative doit être plus qu'une simple expérience. Elle doit être intégrée à chaque étape de votre flux de travail, de l'approvisionnement et du suivi des risques fournisseurs à l'automatisation des contrats et à la visibilité des dépenses.
C'est là que ClickUp entre en jeu.
Pour ne pas vous contenter de gérer les tâches d'approvisionnement. Mais pour connecter vos collaborateurs, vos systèmes et vos données dans un environnement de travail alimenté par l'IA.
De plus, ClickUp Brain vous permet de transformer des discussions éparses avec les fournisseurs en résumés, des contrats longs en éléments à prendre en compte et des questions complexes en matière d'approvisionnement en réponses instantanées. C'est comme si vous aviez un analyste en approvisionnement, un responsable des opérations et un preneur de notes dans un seul outil.
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