Microsoft 365 Copilot peut faire des merveilles pour votre flux de travail, à condition de savoir parler son langage !
🧠 Fait amusant : 72 % des entreprises dans le monde ont adopté une forme ou une autre d'intelligence artificielle.
Dans cet article, vous apprendrez à rédiger des invites Copilot qui maximisent la productivité, à l'aide de 10 exemples pratiques et des résultats auxquels vous pouvez vous attendre.
⚡️ Bonus : nous vous présenterons ClickUp Brain, un assistant intelligent qui offre toutes les fonctionnalités de Copilot, mais avec en plus des avantages tels que l'analyse des données, la mémoire historique et la possibilité d'effectuer des actions dans votre environnement de travail ClickUp ! Faites défiler la page pour commencer gratuitement !
Mais avant cela, commençons notre guide sur les invitations Copilot.
Que sont les invites Copilot ?
Les invites Copilot sont des instructions que vous donnez à des outils basés sur l'IA, tels que Microsoft Copilot, afin de les guider dans l'exécution de tâches.
Considérez-les comme des amorces de discussion qui aident l'IA à comprendre vos besoins et à vous fournir exactement ce que vous voulez. Plus vous affinez vos invites, plus votre assistant IA devient productif et efficace !
Que vous travailliez sur une présentation, analysiez des données ou rédigiez un article de blog, vos instructions déterminent la manière dont l'IA répond. Des instructions bien conçues sont claires, concises et détaillées, vous garantissant ainsi d'obtenir les meilleurs résultats possibles de l'IA.
En utilisant l'IA dans la gestion de projet, vous pouvez aider les équipes à décomposer des tâches complexes en éléments plus faciles à gérer. Par exemple, une équipe marketing peut utiliser des invites pour rédiger des campagnes par e-mail, tandis que les développeurs les utilisent pour déboguer du code ou générer de la documentation.
💡 Conseil de pro : utilisez l'IA pour découvrir des informations, pas seulement pour créer du contenu. Demandez à Copilot de comparer les tendances, d'analyser les sentiments ou d'extraire les clés de grands ensembles de données, au-delà de simples résumés.
Avantages de l'utilisation des invites Copilot
Avez-vous déjà essayé de suivre une recette sans instructions claires ? Il y a de fortes chances que le résultat ne soit pas tout à fait celui escompté. C'est ainsi que l'on se sent lorsqu'on travaille avec l'IA sans invites Copilot claires. Des instructions spécifiques garantissent que votre assistant IA répond à vos besoins en matière de rédaction, d'analyse ou d'organisation.
À lire également : Comment utiliser Microsoft Copilot dans Word et être plus performant grâce à l'IA
Voici comment rédiger des invitations claires et efficaces dans Microsoft Copilot pour obtenir les résultats dont vous avez besoin :
- Productivité accrue : des instructions claires aident l'IA à rationaliser des tâches telles que la génération de contenu, l'analyse de données ou la création de présentations, ce qui vous fait gagner du temps et vous permet de vous concentrer sur l'essentiel.
- Précision améliorée : des invites bien conçues garantissent que l'IA fournit des réponses précises et pertinentes, qu'il s'agisse de rédiger des e-mails, de résumer des rapports ou de calculer des données.
- Résultats cohérents : les invites Copilot garantissent la cohérence de votre travail, vous aidant à obtenir à chaque fois des résultats prévisibles et fiables.
- Aide dans toutes les applications : les invites intelligentes vous permettent d'utiliser Copilot dans tous les outils Microsoft 365, des e-mails aux présentations. Commencez par un résumé de réunion dans Outlook et transformez-le en présentation PowerPoint, le tout grâce à des invites ciblées.
- Transformez le contexte en informations utiles : Copilot apprend de vos habitudes de travail, repère les tendances et suggère des automatisations, comme la création de modèles de réponse à partir des commentaires des clients.
👀 Le saviez-vous ? Microsoft Copilot exploite des modèles linguistiques avancés tels que GPT-4, ce qui lui permet de comprendre et de générer des textes semblables à ceux rédigés par des humains. Grâce à cette base, Copilot ne se contente pas de répondre à des questions : il peut également effectuer des tâches, créer des documents et même aider à coder !
Comment créer des instructions Copilot efficaces ?
Pour créer des invites Copilot efficaces, il faut trouver le juste équilibre entre clarté, pertinence et engagement. Voici les stratégies clés pour créer de meilleures invites et obtenir des interactions plus significatives et de haute productivité :
- Utilisez un langage clair et précis : évitez toute ambiguïté, formulez des instructions claires afin que Copilot puisse rapidement comprendre ce dont vous avez besoin.
- Restez concis : les détails sont importants, mais des invitations trop longues peuvent submerger l'IA.
- Fournissez du contexte et de la pertinence : plus vous fournissez de contexte, mieux l'IA peut comprendre la situation. Par exemple : « Dans le cadre d'un entretien d'embauche, quelles sont les trois principales qualités que vous mettriez en avant concernant votre expérience en gestion de projet ? »
- Encouragez une réflexion plus approfondie : superposez vos invites pour obtenir des réponses plus réfléchies. Par exemple : « Comparez et opposez les facteurs de réussite des stratégies de marketing traditionnelles et numériques pour les petites entreprises. »
- Précisez le ton et le style : indiquez clairement si vous avez besoin de réponses dans un ton ou un style particulier. Par exemple : « Rédigez une note de remerciement amicale pour un entretien d'embauche, en soulignant les points clés abordés. »
- Répétez et affinez : ajustez vos invitations en fonction des commentaires reçus. Si une invitation particulière donne systématiquement d'excellents résultats, analysez ce qui a fait son succès et affinez-la pour une utilisation future.
💡Vous recherchez un assistant IA plus intelligent ? Alors que Microsoft Copilot prend en charge vos applications Microsoft 365, ClickUp Brain va encore plus loin. Intégré à votre environnement de travail, il vous aide à gérer vos tâches, générer du contenu, résumer des documents et réaliser l’automatisation de votre travail, le tout en un seul endroit. ✨ En prime : les utilisateurs de ClickUp Brain peuvent choisir parmi plusieurs modèles d'IA externes, notamment GPT-4o, o3-mini, o1 et Claude 3. 7 Sonnet pour diverses tâches d'écriture, de raisonnement et de codage !
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📖 À lire également : Les meilleures instructions ChatGPT pour la gestion de projet
10 exemples d'invites Copilot
Voici 10 invitations Copilot adaptées à divers secteurs et professions. Ces exemples d'IA vous montrent comment tirer parti de Copilot pour le service client, la finance, le droit et d'autres scénarios.
1. Marketing
Aujourd'hui, le marketing s'appuie sur des décisions fondées sur les données et des expériences client personnalisées. L'IA aide à analyser le comportement des clients, à prédire leurs préférences et à créer des campagnes ciblées.
Grâce à des invites solides, votre service marketing peut réaliser l’automatisation des tâches routinières, générer des informations plus efficacement et affiner les stratégies pour un meilleur engagement, tout en stimulant la productivité et la créativité.
Invite : Créez une campagne d'e-mails segmentée pour le lancement de notre collection printemps. Incluez des recommandations de produits et des codes de réduction personnalisés.
Résultat :
👀 Le saviez-vous ? En 2023, la musicienne Holly Herndon a sorti un album intitulé « PROTO », créé en collaboration avec un « bébé » IA nommé Spawn. Ce projet explorait l'intersection entre la créativité humaine et l'apprentissage automatique, remettant en question les notions traditionnelles de paternité musicale. Voilà un exemple parfait de prompt bien utilisé !
2. Développement de logiciels
Les équipes de développement logiciel trouvent de nouvelles façons d'accélérer les processus de codage et de test tout en maintenant la qualité.
L'utilisation de l'IA dans le développement de logiciels permet de détecter les bugs à un stade précoce et de générer des extraits de code plus clairs et plus efficaces.
Instructions : Écrivez une fonction Python qui valide les mots de passe des utilisateurs. Incluez des vérifications de la longueur minimale (8 caractères), des caractères spéciaux, des nombres et des lettres majuscules et minuscules. Ajoutez des messages d'erreur utiles pour chaque échec de validation.
Résultat :
3. Analyse des soins de santé
Les professionnels de santé utilisent l'IA pour analyser les données des patients, détecter les signes avant-coureurs et même créer des forfaits de traitement personnalisés. L'IA aide également à lire les images médicales et à prédire l'évolution des patients, ce qui rend tout, du diagnostic aux soins de suivi, beaucoup plus efficace.
Instructions : Analysez les données relatives aux signes vitaux des patients au cours des dernières 24 heures. Signalez tout schéma préoccupant et suggérez des mesures préventives en fonction des résultats historiques des patients.
Résultat :
4. Analyse financière
Les institutions financières utilisent des invites basées sur l'IA pour analyser les tendances du marché, détecter les fraudes et évaluer les risques plus efficacement. Les invites appropriées aident l'IA à traiter de grandes quantités de données financières, à découvrir des modèles cachés et à générer des informations qui améliorent la prise de décision.
De l'automatisation des rapports à l'amélioration des interactions avec les clients, les invites basées sur l'IA rationalisent les opérations financières.
Invite : Créez un rapport d'analyse financière pour une entreprise de taille moyenne dans le secteur de la vente au détail. Analysez la croissance du chiffre d'affaires, les marges bénéficiaires et les flux de trésorerie de l'entreprise au cours des trois dernières années. Incluez les indicateurs clés de performance (KPI), les références du secteur et tout risque ou opportunité potentiel pour la croissance future.
Résultat :
5. Éducation
Le secteur de l'éducation utilise des invites IA pour rendre l'apprentissage plus interactif et plus efficace. De l'automatisation de la notation à la fourniture de commentaires instantanés, les outils basés sur l'IA aident les enseignants à gagner du temps et à se concentrer sur l'engagement personnalisé des élèves.
Avec les instructions appropriées, l'IA peut générer des plans de cours, suggérer des activités d'apprentissage, réviser le contenu et même l'adapter à différents niveaux de compétence.
Invite : Générez un plan de cours de mathématiques pour l'algèbre de 5e. Incluez trois niveaux de difficulté, des supports visuels et des exercices pratiques avec des solutions étape par étape.
Résultat :
À lire également : Modèles d'IA pour gagner du temps et améliorer la productivité
6. Service client personnalisé
Le service client repose sur des réponses rapides et précises ; les invites basées sur l'IA facilitent cette tâche. En automatisant les FAQ, en fournissant une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et en traitant les demandes courantes, l'IA permet aux agents humains de se concentrer sur la résolution des problèmes clients plus complexes et d'offrir une meilleure expérience d'assistance.
Invite : Créez des modèles de réponse pour les questions courantes relatives aux retours de produits. Incluez les informations d'expédition, les détails concernant la période de retour et les étapes suivantes. Ajoutez un langage empathique pour les clients frustrés.
Résultat :
7. Gestion des ressources humaines et des talents
L'IA transforme le monde des ressources humaines en rendant le recrutement plus intelligent, plus rapide et plus inclusif.
De l'automatisation des tâches fastidieuses telles que la présélection des CV à la mise en correspondance des candidats avec les rôles en fonction de leurs compétences et de leur expérience, l'IA permet aux équipes RH de se concentrer sur le développement des relations plutôt que sur la paperasserie.
Invite : Rédigez une série d'e-mails pour susciter l'intérêt des candidats passifs à l'aide des informations fournies par l'IA. Intégrez des éléments personnalisés, des recommandations d'emploi et des rappels de suivi pour maintenir leur intérêt.
Résultat :
8. Immobilier
L'IA rend l'achat, la vente et la gestion de biens immobiliers plus intelligents et plus efficaces. Des chatbots alimentés par l'IA qui assistent les acheteurs 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, aux prévisions de la valeur des biens immobiliers et des tendances du marché, l'IA aide les agents et les clients à prendre des décisions éclairées.
Les visites virtuelles et les recommandations basées sur l'IA personnalisent l'expérience de recherche de logement, tandis que l'automatisation de la génération de prospects et le traitement intelligent des contrats rationalisent les transactions.
Invite : Réalisez une analyse de marché afin d'identifier les tendances actuelles et les stratégies de tarification sur le marché immobilier local. Fournissez des informations sur la valeur des biens immobiliers, les loyers et les opportunités d'investissement potentielles : [Insérez les détails de l'emplacement]
Résultat :
🧠 Anecdote : C'est l'informaticien John McCarthy qui a inventé l'expression « intelligence artificielle » en 1956 lors de la conférence de Dartmouth, considérée comme l'évènement fondateur de l'IA en tant que champ.
9. Fabrication
La maintenance prédictive basée sur l'IA aide les équipes de fabrication à anticiper les pannes d'équipement et à réduire les temps d'arrêt coûteux. Les entreprises qui utilisent l'IA pour la planification de la maintenance ont signalé une diminution de 20 % des temps d'arrêt, ce qui leur permet de fluidifier leurs opérations et de mieux allouer leurs ressources.
Invite : Analyser les données de la chaîne de production afin d'identifier les schémas liés aux défauts des produits [insérer les données de la chaîne de production].
Résultat :
10. Juridique
Les outils basés sur l'IA aident les professionnels du droit à analyser rapidement de grandes quantités de jurisprudence, de contrats et de documents juridiques, réduisant ainsi les heures de travail manuel.
Les chatbots traitent les demandes de base des clients, ce qui libère du temps pour les questions juridiques plus complexes. Parallèlement, l'analyse prédictive évalue les résultats des affaires à partir de données historiques, et l'examen et la rédaction de contrats basés sur l'IA améliorent la précision tout en réduisant les erreurs humaines, ce qui rend le travail juridique plus rapide et plus efficace.
Invite : Agissez en tant que professionnel du droit spécialisé dans les affaires civiles. Mon client, un locataire, cherche à récupérer son dépôt de garantie auprès d'un ancien propriétaire qui l'a retenu alors que le bien a été laissé en parfait état.
Si mon client perd le procès, fournissez une analyse détaillée des conséquences potentielles [conformément aux lois de l'État]. Couvrez les impacts financiers, personnels et sur la réputation, y compris les frais juridiques, les implications en matière de crédit, les difficultés futures en matière de location et tout effet plus large sur leur vie professionnelle ou personnelle. Assurez-vous que la réponse est exhaustive et tient compte des répercussions immédiates et à long terme.
Résultat :
📖 À lire également : Guide des automatisations dans ClickUp (avec des exemples d'utilisation)
Erreurs courantes à éviter
La création d'invites de chat Copilot efficaces est essentielle pour obtenir des résultats précis et utiles. Que vous utilisiez Microsoft Copilot, Copilot Chat ou l'IA dans Microsoft 365 Copilot, des invites peu claires peuvent entraîner des réponses vagues ou non pertinentes. Pour tirer le meilleur parti de vos invites, évitez ces erreurs courantes :
- Être trop ambigu : l'IA fonctionne mieux lorsqu'elle dispose d'informations claires. Au lieu de dire « Résumez ce document », précisez « Résumez ce rapport en trois points en mettant l'accent sur les tendances financières ».
- Ignorer le contexte : les invites Copilot fonctionnent mieux avec un contexte clair. Précisez toujours le secteur d'activité, l'objectif ou le public cible afin d'affiner la réponse.
- Surcharge d'informations : bien que le contexte soit essentiel, les invitations trop longues peuvent submerger Microsoft Copilot. Veillez à ce qu'elles soient concises tout en restant informatives.
- Oublier de définir le format de sortie : si vous avez besoin d'une liste, d'un tableau ou d'un paragraphe, précisez-le. Exemple : « Fournissez ces données dans un tableau à trois colonnes ».
- Ne pas négliger les limites de l'IA : bien que Copilot exploite une vaste base de connaissances IA, il ne remplace pas le jugement d'un expert. Vérifiez toujours les informations critiques.
Limites de Copilot
Il est essentiel de savoir ce que cet assistant IA peut et ne peut pas faire avant de rédiger vos invitations pour Microsoft Copilot. En fixant des attentes réalistes, vous pourrez créer des invitations plus efficaces et obtenir les meilleurs résultats.
Voici quelques limitations importantes à garder à l'esprit :
- Aucune action indépendante : Copilot vous assiste, mais n'agit pas de manière indépendante. Il fournit des suggestions, mais vous devez vérifier et approuver les réponses avant de les partager.
- Aucune mémoire entre les discussions : chaque discussion recommence à zéro. Si vous avez discuté d'une stratégie marketing hier, Copilot ne s'en souviendra pas aujourd'hui. Vous devrez donc fournir à nouveau le contexte.
- Analyse de données limitée : Copilot traite une quantité fixe de données par requête. Il peut résumer des informations, mais n'est pas conçu pour effectuer des analyses approfondies ou établir des relations de cause à effet. Pour cela, il est préférable d'utiliser des outils d'analyse spécialisés.
- Limite des connaissances : les connaissances de base de Copilot s'arrêtent vers 2021. Bien que Copilot puisse récupérer des informations actuelles en fonction de la configuration de votre organisation, ses connaissances de base ne sont pas mises à jour en continu.
- Réponses incohérentes : posez deux fois la même question et vous obtiendrez peut-être des réponses légèrement différentes. Cela s'explique par le fait que Copilot génère des réponses basées sur la probabilité plutôt que sur des règles fixes.
- Restrictions relatives au chat : les discussions sont limitées à 30 interactions par session et peuvent expirer. Si quelque chose est essentiel, veillez à le sauvegarder, car les anciennes discussions ne peuvent pas être reprises.
- Limites d'accès aux fichiers : l'accès de Copilot aux fichiers dépend de votre installation. Il peut uniquement récupérer des fichiers provenant d'emplacements spécifiques, tels que le SharePoint de votre entreprise, ce qui limite sa capacité à extraire des documents stockés ailleurs.
- Réponses plus simples en mode travail : lorsque vous utilisez Copilot en mode travail, les réponses peuvent être plus courtes et plus pertinentes par rapport à d'autres outils GPT-4.
📮 ClickUp Insight : Nous avons récemment découvert qu'environ 33 % des travailleurs du savoir envoient quotidiennement des messages à 1 à 3 personnes pour obtenir les informations dont ils ont besoin. Mais que se passerait-il si toutes ces informations étaient documentées et facilement accessibles ?
Avec la gestion des connaissances par l'IA de ClickUp Brain à vos côtés, les changements de contexte appartiennent désormais au passé. Il vous suffit de poser la question depuis votre environnement de travail, et ClickUp Brain extraira les informations de votre environnement de travail et/ou des applications tierces connectées !
Utilisez ClickUp Brain comme meilleure alternative
Vous avez besoin d'un assistant IA qui comprend votre flux de travail ? ClickUp Brain surpasse des outils tels que Microsoft Copilot.
C'est l'une des meilleures alternatives à Microsoft Copilot.
Comment ? ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, combine la gestion de projet, la gestion des connaissances et le chat, le tout alimenté par l'IA qui vous aide à travailler plus rapidement et plus intelligemment.
Intégration approfondie de l'environnement de travail
Contrairement à l'approche polyvalente de Copilot, ClickUp Brain fonctionne directement dans l'environnement de travail ClickUp. Il peut accéder à vos tâches, documents et communications d'équipe et les analyser en temps réel afin de vous fournir une assistance très pertinente.
Par exemple, si vous gérez plusieurs campagnes marketing, ClickUp Brain peut extraire des informations à partir du statut de vos tâches, de vos priorités et des commentaires de votre équipe pour vous aider à prendre de meilleures décisions concernant l'allocation des ressources et les prochaines étapes.
Gestion intelligente des tâches
ClickUp Brain va au-delà du simple chat IA en vous aidant activement dans la gestion de votre travail et de votre temps. Ne suivez plus manuellement la progression de vos projets : ClickUp Brain génère automatiquement des mises à jour et des rapports d'équipe. Ne suivez plus manuellement la progression de vos projets : ClickUp Brain génère automatiquement des mises à jour et des rapports d'équipe.
Cette automatisation permet de gagner un temps considérable par rapport aux outils qui vous obligent à rassembler et à résumer les informations manuellement. Un responsable d'équipe marketing peut rapidement obtenir un aperçu généré par l'IA de toutes les campagnes en cours, des goulots d'étranglement et des besoins en ressources sans passer des heures à compiler des données.
Avec d'autres fonctionnalités telles que les tâches, les tableaux de bord, les chats et le suivi du temps, ClickUp fait l'unanimité auprès des utilisateurs pour le travail.
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👉 Voici ce que Vladimir Janovsky, d'AstraZeneca, avait à dire à propos de ClickUp :
Bien que nous n'en soyons encore qu'à l'étape initiale de l'intégration de ClickUp dans les projets d'équipes interfonctionnelles, son utilité est particulièrement évidente dans le cadre d'équipes multinationales. Les nombreuses fonctionnalités de la plateforme permettent de gérer efficacement la complexité et l'étendue des tâches qui s'étendent sur plusieurs pays, en rationalisant à la fois la communication et la coordination.
Bien que nous n'en soyons encore qu'à l'étape initiale de l'intégration de ClickUp dans les projets d'équipes interfonctionnelles, son utilité est particulièrement évidente dans le cadre d'équipes multinationales. Les nombreuses fonctionnalités de la plateforme permettent de gérer efficacement la complexité et l'étendue des tâches qui couvrent plusieurs pays, en rationalisant à la fois la communication et la coordination.
Assistance pour la création de contenu
La fonctionnalité AI Writer de ClickUp aide les équipes à créer et à peaufiner leur contenu plus rapidement. Qu'il s'agisse de publications sur les réseaux sociaux, de briefs de conception ou de mises à jour de projet, ClickUp Brain peut générer des brouillons tout en conservant le ton de votre marque et en intégrant le contexte de votre environnement de travail.
Cela évite d'avoir à passer d'un outil à l'autre : vous pouvez passer de la conception à l'exécution en un seul endroit.
💡Conseil de pro : Voici une excellente astuce ClickUp Brain:
Si vos descriptions de tâches sont vagues ou confuses, essayez ces instructions 👉 « Réécrivez cette description de tâche pour la rendre plus claire et orientée vers l'action, tout en conservant tous les détails essentiels. »
Cela permet à votre équipe de savoir exactement ce qu'elle doit faire.
Développement logiciel
ClickUp Brain agit comme votre assistant intelligent directement dans votre environnement de travail ClickUp, ce qui en fait un outil précieux pour les équipes de développement logiciel. ClickUp Brain facilite le développement logiciel en générant du code, en fournissant les bonnes pratiques, en s'intégrant à votre environnement de travail, en favorisant la collaboration et en proposant des ressources d'apprentissage, le tout dans ClickUp. Cela aide les équipes à avancer plus rapidement, à maintenir la qualité et à rester organisées.
ClickUp Brain : votre partenaire de productivité alimenté par l'IA
La rédaction d'invites n'a pas besoin d'être une corvée : ClickUp Brain vous facilite la tâche. Intégré directement à votre flux de travail, c'est l'outil d'IA idéal, que vous ayez besoin de rédiger des rapports, de générer des tâches ou de résumer des documents.
Qu'est-ce qui distingue ClickUp Brain de Microsoft Copilot ? Il s'intègre parfaitement à ClickUp, ce qui signifie que vous pouvez gérer vos projets, vos tâches et vos documents sans changer d'outil.
De plus, il exploite les modèles d'IA de pointe d'OpenAI et d'Anthropic, offrant une automatisation intelligente qui répond à vos besoins.
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