Il y a une raison pour laquelle les PDF sont partout : ils sont fiables, ont un aspect professionnel et empêchent les données d'être modifiées accidentellement. Mais essayez d'analyser ces données ou d'effectuer des calculs sur un PDF, et vous serez confronté à un obstacle.
Bien sûr, les PDF sont parfaits pour partager des informations, mais rien ne vaut la flexibilité et les fonctionnalités d'Excel pour l'analyse et la recherche de données.
Le seul problème ? Copier ces tableaux magnifiquement mis en forme (avec toutes leurs mises en forme conditionnelles, leurs tableaux croisés dynamiques et leurs couleurs de cellule) des PDF vers Excel sans détruire la disposition ou passer des heures à la corriger. Et ne parlons même pas des PDF numérisés. 🙄
Mais ne vous inquiétez pas. Nous allons vous montrer comment copier des tableaux d'un PDF vers Excel sans perdre la mise en forme.
⏰ Résumé en 60 secondes
Besoin de copier des tableaux d'un PDF vers Excel ? Voici toutes les méthodes :
- Copier-coller direct : rapide et simple pour les tableaux de base, mais difficile avec une mise en forme complexe et des cellules fusionnées
- Méthode Microsoft Word : Convertissez le PDF en document Word et copiez les tableaux, mais risque de désaligner les données pour les dispositions complexes
- Requête Excel Power : Idéale pour les PDF structurés, elle permet d'importer directement des tableaux avec un minimum de nettoyage. Uniquement disponible pour les utilisateurs de Microsoft 365 sur Windows
- Convertisseurs de PDF : Les outils en ligne (comme Smallpdf, ILovePDF) convertissent rapidement les PDF au format Excel, mais présentent des risques pour la sécurité des données sensibles
- Outils OCR : les logiciels tels qu'Adobe Acrobat Pro extraient les données des PDF numérisés, mais nécessitent un abonnement payant
- scripts Python (Tabula, Excalibur)* : Idéal pour les utilisateurs techniques ayant besoin d'une extraction précise, mais ne prenant pas en charge les PDF basés sur des images
- *google Sheets : modifier un PDF dans Google Docs avant de le copier dans Sheets ; fonctionne pour la mise en forme de base mais nécessite un nettoyage manuel
- La copie de tableaux PDF vers Excel entraîne souvent des problèmes de mise en forme, des formules brisées, l'absence de traitement par lots, une assistance médiocre pour les PDF numérisés et des échecs avec des tableaux complexes, nécessitant un nettoyage manuel approfondi
- ClickUp offre une meilleure alternative de gestion des données et des documents grâce à ClickUp Docs et à la vue Tableur de ClickUp, qui permettent d'organiser, de gérer et de collaborer sur les données de manière plus intelligente
Comment copier un tableau d'un PDF vers Excel
Voici quelques méthodes efficaces pour copier des tableaux d'un PDF vers Excel :
1. Méthode directe de copier-coller
La méthode standard consistant à copier-coller est relativement simple et ne nécessite aucun outil supplémentaire. Elle fonctionne bien pour copier de petits tableaux simples d'un document PDF dans une feuille de calcul Excel.
Voici un guide rapide, étape par étape, pour copier-coller un tableau d'un PDF vers Excel :
- Ouvrez votre document PDF
- Sélectionnez l'intégralité du tableau ou les données du PDF que vous souhaitez copier
- Faites un clic droit et choisissez Copier ou appuyez sur Ctrl + C pour Windows / Cmd + C pour iOS
- Ouvrez la feuille Excel dans laquelle vous souhaitez coller les données ou créez une nouvelle feuille de calcul
- Faites un clic droit sur la cellule où vous souhaitez coller le tableau et choisissez « Conserver la mise en forme d'origine » ou appuyez sur Ctrl + V pour Windows et Cmd + V pour iOS
- Et voilà ! Vous avez réussi à coller les données dans le tableau. De plus, utilisez l'option « Texte en colonnes » dans l'onglet Données si les informations apparaissent dans une seule colonne
Lire aussi : Comment créer un tableau dans Google Sheets : un guide achevé
⚠️ Attention : la méthode de copier-coller direct peut ne pas toujours préserver la structure originale du tableau, en particulier si le PDF contient une mise en forme complexe, des cellules fusionnées ou des alignements de colonnes irréguliers. Dans de tels cas, les données collées peuvent nécessiter un nettoyage manuel important, notamment pour ajuster la largeur des colonnes et supprimer les espaces supplémentaires afin d'améliorer la mise en forme.
2. Utilisation de Microsoft Word
La méthode Word-to-Excel vous permet d'ouvrir et de modifier votre PDF directement dans Microsoft Word. Cette approche est simple et efficace pour conserver la mise en forme des petits tableaux.
Voici un guide rapide, étape par étape, pour copier des données d'un PDF dans des tableaux Excel à l'aide de Microsoft Word :
- Ouvrir un document vierge dans Microsoft Word
- Allez dans Fichier > Ouvrir > Parcourir
- Sélectionnez le fichier PDF que vous souhaitez ouvrir et cliquez sur OK lorsque vous êtes invité à convertir le fichier PDF en document Word
- Cliquez sur le bouton Activer la modification en haut pour apporter des modifications au document
- Sélectionnez le tableau en cliquant sur l'icône en forme de réticule dans le coin supérieur gauche du tableau
- Cliquez avec le bouton droit de la souris et copiez le tableau ou appuyez sur Ctrl + C sous Windows / Cmd + C sous iOS
- Ouvrez le fichier Excel et sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez coller le tableau
- Faites un clic droit et collez le tableau ou faites le nécessaire selon Windows ou iOS pour conserver la mise en forme
📌 Voici une astuce Excel sous-estimée, spécialement sélectionnée pour vous :
- Flash fill (Ctrl + E) : mettre rapidement en forme ou extraire des données en fonction d'un modèle
- Listes personnalisées (Fichier → Options → Avancé → Modification des listes personnalisées) : Remplissage automatique des listes personnelles telles que les équipes, les services ou les régions
- Supprimer les doublons (Données → Supprimer les doublons) : Nettoyez instantanément les données
- *mini-diagrammes dans les cellules (Insertion → Mini-diagrammes)
- Outil d'analyse rapide (Ctrl + Q) : pour obtenir rapidement des informations, des diagrammes et mettre en forme sans utiliser de formules
- Opérations spéciales → Coller : Effectuez rapidement des calculs tels que des multiplications/divisions sur des sélections
- Évaluer la formule : Débogage étape par étape (Formules → Évaluer la formule)
3. Utilisation de la requête Excel Power
La méthode de requête Excel vous permet d'importer des tableaux à partir de n'importe quel PDF tout en conservant la plupart des mises en forme des tableaux.
Voici une procédure pas à pas pour importer des tableaux PDF directement dans Microsoft Excel et les mettre en forme :
- Ouvrez une feuille Excel et sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez importer le tableau
- Allez dans Données > Obtenir des données > À partir d'un fichier > À partir d'un PDF
- Sélectionnez votre fichier PDF et cliquez sur Ouvrir
- Sélectionnez le tableau que vous souhaitez copier. Dans le panneau de droite, vous pouvez prévisualiser l'apparence du tableau dans Excel. Feuille
- Cliquez sur l'onglet Sélectionner plusieurs éléments si vous souhaitez sélectionner plusieurs tableaux
- Cliquez sur Charger en bas du panneau, et le tableau sera importé directement dans la feuille Excel
- Pour travailler avec les données dans Power Query, sélectionnez d'abord Transformer les données
Lire aussi : Comment exporter des listes SharePoint vers Excel
⚠️ Attention : cette méthode n'est disponible que pour les utilisateurs de Windows disposant d'un abonnement Microsoft 365. Bien qu'elle permette d'extraire les données d'un document entier en une seule fois, elle peut avoir des difficultés avec les tableaux complexes ou les images numérisées.
4. Utilisation des convertisseurs de PDF
Ici, vous utilisez des convertisseurs PDF en ligne ou hors ligne pour transférer rapidement des tableaux de PDF vers Excel. Cette méthode est particulièrement pratique pour l'extraction fréquente de données à partir de PDF. La plupart des convertisseurs gratuits peuvent convertir votre PDF en CSV, XLS ou XLSX avec une précision raisonnable, du moins pour les tableaux simples.
Voici un guide d'utilisation d'un outil de conversion en ligne :
- Sélectionnez un outil de conversion tel que Smallpdf, PDF2Excel ou ILovePDF. À titre de référence, nous discuterons du processus pour ILovePDF (bien que la plupart des outils aient plus ou moins un processus similaire)
- Sélectionnez et téléchargez le fichier PDF que vous souhaitez convertir
- Choisissez le format, c'est-à-dire CSV, XLS ou XLSX
- Choisissez la disposition, c'est-à-dire une seule feuille ou plusieurs feuilles Excel, pour extraire le tableau
- Cliquez sur Convertir
- Téléchargez le fichier converti et ouvrez le document dans Excel
⚠️ Attention :
1. Les convertisseurs de PDF fonctionnent bien pour extraire des tableaux de PDF natifs avec du texte sélectionnable, mais ont du mal avec les PDF numérisés ou les documents basés sur des images, car ils ne disposent pas de capacités de ROC
2. Les convertisseurs PDF en ligne gratuits traitent les fichiers sur des serveurs externes, ce qui peut poser des risques pour la confidentialité et la sécurité des données, en particulier pour les documents sensibles ou confidentiels. Si vous traitez des données sensibles, il est plus sûr d'utiliser des outils hors ligne ou des solutions de confiance de niveau entreprise pour assurer la protection des données
5. Méthodes supplémentaires pour copier des tableaux PDF
Si ces méthodes standard ne fonctionnent pas bien, il existe quelques solutions de contournement supplémentaires pour copier des tableaux PDF dans Excel.
Jetons un coup d'œil :
Utilisation des outils OCR
Les outils de reconnaissance optique de caractères (OCR) tels qu'Adobe Acrobat Pro et Nanonets peuvent extraire des tableaux de fichiers PDF numérisés en les convertissant dans des formats modifiables. Ces outils disposent également de fonctionnalités basées sur l'IA qui apprennent et s'adaptent aux différentes dispositions des tableaux pour une extraction plus précise.
Utilisation de scripts Python
Des outils tels que Tabula et Excalibur peuvent extraire les données des tableaux de fichiers PDF contenant du texte à l'aide de techniques d'analyse syntaxique des données. Ces outils vous permettent de contrôler, d'affiner et d'appliquer la validation des données aux paramètres d'extraction en fonction de vos besoins.
Utilisation de Google Sheets
Vous pouvez modifier le PDF dans Google Docs et copier le tableau dans Google Sheets. Bien que cette méthode conserve la mise en forme de base, elle nécessite souvent un nettoyage manuel des colonnes et des cellules fusionnées.
Lire aussi : Comment combiner des données provenant de plusieurs feuilles dans Google Sheets
Comment conserver la mise en forme lors de la copie de tableaux
Voici maintenant quelques conseils rapides pour vous aider à conserver la mise en forme lorsque vous copiez des tableaux d'un PDF vers Excel en utilisant les méthodes ci-dessus :
- Choisissez « Conserver la mise en forme d'origine » : Lorsque vous copiez des données de Word ou d'un PDF vers Excel, sélectionnez « Conserver la mise en forme d'origine » pour adapter le tableau à la disposition d'Excel. Cette méthode permet de conserver la cohérence des polices de caractères et de l'alignement
- Évitez de « conserver la mise en forme d'origine » : ne choisissez cette option que si vous souhaitez conserver les couleurs et les trames de cellule d'origine. Cependant, cette méthode nécessite souvent un nettoyage manuel approfondi pour corriger l'alignement et la largeur des colonnes
- Appliquer « Texte en colonnes » pour les données fusionnées : Si les données apparaissent fusionnées dans une seule colonne, utilisez la fonctionnalité « Texte en colonnes » sous l'onglet Données pour les diviser en fonction de délimiteurs tels que les espaces, les virgules ou les tabulations
- Améliorer la qualité des PDF : numérisez en niveaux de gris et, si nécessaire, recréez le PDF avec une meilleure résolution et une compression moindre pour améliorer la reconnaissance du texte. Vous pouvez utiliser Adobe Acrobat Pro pour améliorer les numérisations de mauvaise qualité
- Utiliser l'« Assistant Importation de texte » : disponible sous « Données > Texte en colonnes », cette méthode vous permet de spécifier des délimiteurs et de prévisualiser les données avant de finaliser l'importation, garantissant ainsi une disposition plus claire
💡 Conseil de pro : Essayez la bonne vieille astuce du « diviser pour mieux régner ». Plutôt que de vous attaquer à l'ensemble du tableau en une seule fois, commencez par le diviser en plus petits morceaux. Extrayez chaque segment individuellement, en vous assurant que chacun conserve sa mise en forme intacte, puis assemblez le tout proprement dans Excel à l'aide d'une recherche VLOOKUP ou INDEX-MATCH rapide.
Limites de la copie de tableaux PDF vers Excel
La plupart des méthodes que nous avons évoquées ci-dessus fonctionnent parfaitement avec des tableaux de données simples et de petite taille. Cependant, lorsque des facteurs de complexité entrent en jeu (cellules fusionnées, en-têtes à plusieurs niveaux ou PDF numérisés), la méthode consistant à copier-coller devient rapidement inefficace et nécessite beaucoup de temps et un nettoyage manuel.
Des colonnes mal alignées à la mise en forme perdue, voici quelques limites spécifiques à la copie de tableaux PDF vers Excel :
Perte de la mise en forme d'origine ❌
Oui, vous pouvez choisir « Conserver la mise en forme d'origine » pour conserver l'ombrage des cellules, les polices de caractères et la conception du tableau. Cependant, cette méthode a souvent pour résultat des bordures brisées, des espaces supplémentaires et des colonnes mal alignées, ce qui nécessite des ajustements manuels importants. Dans de nombreux cas, la modification en cours des fichiers PDF est ce qu'il vous faut faire, mais cela ajoute simplement une étape supplémentaire au processus.
Pas d'assistance pour le traitement par lots ❌
Vous ne pouvez convertir les tableaux que d'un seul PDF à la fois, à l'exception de quelques outils payants. Même avec les options payantes qui offrent un traitement par lots, la précision diminue souvent de manière significative lors du traitement de gros volumes de données. Cela rend la copie de tableaux PDF vers Excel peu pratique pour les utilisateurs qui doivent traiter plusieurs documents par jour.
Formules cassées ou mal placées ❌
Si le PDF contient des formules, des liens ou des champs calculés intégrés, ils sont souvent convertis en valeurs statiques lors de l'importation dans Excel. Cela signifie que vous devrez recréer les formules manuellement pour modifier ou mettre à jour les calculs. En outre, tous les liens ou références qui vous permettaient de remonter aux sources de données d'origine dans le PDF seront perdus.
Assistance limitée pour les PDF numérisés ❌
La plupart des outils n'offrent qu'une assistance native aux PDF pour copier des tableaux dans des fichiers Excel. Les rares outils capables de traiter des documents et des images numérisés s'appuient sur la reconnaissance optique de caractères (OCR), mais ont du mal avec les numérisations de mauvaise qualité ou floues. Cela conduit souvent à des textes illisibles, des cellules manquantes ou des tableaux mal alignés qui nécessitent des corrections manuelles.
Défis liés aux tableaux complexes ❌
Quelle que soit la méthode utilisée, la plupart d'entre elles ont du mal avec les tableaux complexes contenant des en-têtes à plusieurs niveaux, des cellules fusionnées ou des tableaux imbriqués. Lorsque vous copiez ou extrayez de tels tableaux à partir d'un PDF, le résultat est souvent des colonnes mal alignées, des données fusionnées ou des cellules manquantes dans Excel. Non seulement la correction de ces erreurs prend du temps, mais elle augmente également le risque d'erreurs coûteuses.
*bonus : Modèles de tableaux gratuits et personnalisables
Comment ClickUp peut vous aider à gérer vos données et vos documents
La copie de tableaux de fichiers PDF vers Excel entraîne souvent des problèmes de mise en forme, la perte de formules et des corrections manuelles fastidieuses.
Et ce n'est que le début de votre lutte. Les feuilles de calcul Excel ont leurs propres limites. À mesure que les données augmentent, le suivi des versions, la création de rapports et la collaboration avec votre équipe peuvent rapidement devenir un casse-tête.
C'est là que vous avez besoin d'une solution qui élimine le chaos de la gestion des données et de la collaboration, quelque chose de plus organisé que les feuilles de calcul traditionnelles.
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Voici comment utiliser ClickUp pour rendre la gestion des données plus fluide et plus efficace :
Centralisez vos documents avec ClickUp Docs
Au lieu de gérer des fichiers éparpillés et de nombreuses versions de documents, utilisez ClickUp Docs pour regrouper le travail de votre équipe dans un emplacement cohérent et accessible.
En quelques clics, vous pouvez importer une liste ClickUp sous forme de tableau dans votre document ou en créer une à partir de zéro à l'aide de la commande /tableau. À partir de là, vous pouvez mettre en forme les colonnes, ajuster les largeurs, corriger les dispositions et réorganiser les onglets, tout en restant dans le document.
Mieux encore, ClickUp vous permet d'importer du contenu d'applications tierces dans des documents tout en conservant la mise en forme d'origine.
Et juste au moment où vous pensiez que cela ne pouvait pas être mieux, ClickUp Docs offre une collaboration en temps réel, permettant à tous les membres de l'équipe de modifier, commenter et mettre en forme le document à tout moment.
En bref :
- Ajoutez facilement des tableaux : il vous suffit de taper /tableau ou de copier-coller directement à partir de fichiers Excel ou CSV. C'est super simple et ça fonctionne partout : documents, discussions, notes, etc
- Simplicité du glisser-déposer : si vous souhaitez élargir vos colonnes ou réorganiser vos lignes, il vous suffit de les glisser-déposer exactement comme vous le souhaitez
- Personnalisations rapides : Passez votre souris sur vos lignes ou colonnes et ClickUp vous propose des options pratiques telles que fusionner des cellules, ajouter ou supprimer des lignes, ou même ajouter des couleurs d'arrière-plan pour plus de clarté
- *mettre en forme du texte enrichi : Donnez du peps à vos tableaux en les mettant en gras, en italique ou en ajoutant des liens directement à l'intérieur
🧠 Le saviez-vous ? Les erreurs dans les feuilles de calcul Excel sont en partie à l'origine de la fameuse débâcle de la « baleine de Londres » qui a coûté 6 milliards de dollars. Le modèle financier reposait sur une entrée manuelle des données, les analystes copiant et collant les chiffres d'une feuille de calcul à l'autre, ce qui a entraîné des erreurs de calcul critiques et des pertes massives.
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La gestion des documents n'est qu'une pièce du puzzle. En dehors de cela, vous devez donner une forme et une structure aux données brutes à mesure qu'elles arrivent. C'est là que vous pouvez utiliser ClickUp Vue Tableur pour visualiser les données grâce à une vue condensée de grands ensembles de données.
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- Regrouper par différents attributs : Regroupez vos tâches par catégories, priorités ou autres attributs personnalisés pour les afficher plus efficacement
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- Exporter les données dans Excel : copier et coller les données directement dans Excel pour une analyse plus approfondie
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