Notre cerveau n'est pas conçu pour stocker une quantité infinie d'informations issues de réunions, mais l'IA, oui.
Bien sûr, Zoom dispose d'une fonctionnalité intégrée de prise de notes par IA, mais celle-ci ne permet pas toujours de saisir toutes les nuances dont vous avez besoin. Si vous en avez assez de vous démener pour prendre des notes ou de passer à côté de détails importants, il est temps de passer au niveau supérieur. Dans cet article, nous vous montrerons comment réaliser l'automatisation de la prise de notes lors de vos réunions Zoom et pourquoi ClickUp pourrait être le choix le plus judicieux.
⏰Résumé en 60 secondes
Zoom Notes utilise l'IA pour transcrire les réunions, capturer les points clés et mettre en évidence les éléments à entreprendre afin que vous restiez organisé.
Pour l'activer :
- Activez IA Companion dans vos paramètres Zoom.
- Activez le résumé et les notes de réunion, en ajustant les permissions si nécessaire.
- Démarrez votre réunion Zoom et cliquez sur IA Companion dans le panneau inférieur.
- Consultez vos notes en temps réel ou retrouvez-les plus tard dans les réunions enregistrées ou précédentes.
- Modifiez et partagez vos notes avec votre équipe.
Limites de Zoom Notes : formatage, collaboration, accès hors ligne, intégrations et conservation des notes limités.
Comment ClickUp peut vous aider :
- Propose des modèles de réunion et une intégration Zoom pour un flux de travail plus fluide.
- Rejoignez des réunions, enregistrez des discussions et créez des notes structurées et modifiables.
- Utilise ClickUp Documents pour mettre en forme de manière riche et pour une collaboration en temps réel.
- Résume automatiquement les longues discussions sur ClickUp Chat.
- Fonctionne avec ClickUp Brain pour fixer des délais, assigner des membres et envoyer des notifications.
- Propose des modèles de réunion et une intégration Zoom pour un flux de travail plus fluide.
Comment prendre automatiquement des notes de réunion dans Zoom
Zoom Notes vous permet de noter facilement vos idées, de suivre les éléments à mener et de consigner les comptes rendus de réunion sans changer d'onglet.
Si l'hôte a activé la fonction « Notes » dans les commandes de la réunion, vous pouvez accéder à un éditeur de texte partagé où tout le monde peut taper en temps réel.
Vous avez besoin de mettre en évidence un élément important ? Mettez votre texte en forme en gras, en italique ou sous forme de liste. Vous n'avez pas besoin d'appuyer sur « Enregistrer », car Zoom le fait automatiquement.
Une fois la réunion terminée, vos notes restent en place. Téléchargez-les sous forme de fichier texte ou partagez-les par e-mail pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde.
💡Conseil de pro : Épargnez-vous la peine de tout noter en utilisant les transcriptions vidéo. Il vous suffit d'activer les transcriptions en direct dans Zoom en cliquant sur le bouton situé à côté de Enregistrer. Cela ajoute des sous-titres pour tous les intervenants, ce qui facilite la récupération des informations clés par la suite. Lorsque viendra le moment de rédiger vos notes, vous aurez tout sous les yeux.
Mais si vous recherchez plus que de simples notes de base, l'assistant IA de Zoom est là pour vous aider. Il peut générer des résumés, suivre les éléments à entreprendre et même vous permettre d'intégrer des médias. Voici comment l'utiliser pour prendre automatiquement des notes de réunion :
1. Activez l'accès à IA Companion
Avant de commencer, assurez-vous que l'assistant IA est activé. Si vous faites partie d'une organisation, c'est probablement l'administrateur de votre compte Zoom qui contrôle cette fonctionnalité. Si vous disposez d'un compte personnel, vérifiez si votre forfait Zoom l'inclut.
Une fois cette fonctionnalité activée, ouvrez Zoom, cliquez sur votre photo de profil, accédez à Paramètres > IA Companion, puis activez le bouton.
💡 Conseil de pro : l'assistant IA de Zoom peut également résumer les longs fils de discussion de votre fenêtre de chat Zoom, vous évitant ainsi de passer des heures à les lire pour en comprendre l'intégralité.
2. Activez le résumé de la réunion et les notes
Rendez-vous maintenant dans les paramètres de l'assistant IA et activez/désactivez Résumé de la réunion ou Notes de réunion. Cela indique à Zoom de commencer à prendre des notes pendant que vous parlez.
Si vous ne souhaitez pas activer cette fonction manuellement pour chaque réunion, configurez-la sur démarrage automatique pour les appels récurrents via le portail web Zoom. Pour les discussions plus sensibles, comme les entretiens individuels, vous pouvez ajuster les paramètres afin d'empêcher l'IA de générer des résumés.
Voici une astuce Zoom pour vous : ajoutez des pronoms à votre profil Zoom, et IA Companion les utilisera lorsqu'il vous mentionnera dans ses résumés.
3. Lancez votre réunion Zoom et activez IA Companion.
Lancez votre prochaine réunion comme vous le feriez normalement. Vous pouvez la programmer à l'avance ou la démarrer immédiatement. Assurez-vous d'avoir mis à jour Zoom vers la dernière version afin de pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités de l'assistant IA.
Pendant votre réunion, recherchez le bouton AI Companion dans la barre d'outils où se trouvent les options de mise en sourdine, de vidéo et de partage d'écran. Cliquez dessus pour ouvrir le panneau AI Companion.
4. Accédez à vos notes et consultez-les pendant (ou après) la réunion.
IA Companion met à jour vos notes en direct pendant la réunion, mais vous pouvez également les consulter ultérieurement si vous avez besoin de vous rafraîchir la mémoire. Vous les trouverez dans :
- Votre e-mail (si vous avez activé les résumés automatiques)
- Le portail web Zoom
- La section Réunions enregistrées dans l'application Zoom
- L'onglet Réunions précédentes
5. Modifiez et partagez les notes finales
Une fois la réunion terminée, ouvrez les notes, parcourez-les, apportez les modifications nécessaires et partagez-les avec votre équipe. Vous pouvez le faire dans Zoom ou les exporter pour les modifier ailleurs.
Limites de l'utilisation de Zoom pour les réunions
Une fois que vous aurez commencé à utiliser l'assistant IA de Zoom, vous remarquerez qu'il est un peu... limité. Voici ses lacunes :
- Texte simple uniquement : pas de tableaux, d'images ou de blocs de code, juste une mise en forme basique. Si vous avez l'habitude des plans de projet détaillés ou des extraits de code, Zoom Notes vous donnera un peu l'impression d'écrire sur une serviette en papier.
- Pas d'accès hors ligne : si vous êtes hors ligne, vos notes le sont aussi. Contrairement à d'autres applications qui fonctionnent sans Internet, Zoom conserve tout sous clé jusqu'à ce que vous soyez de nouveau en ligne.
- Les notes ne sont pas conservées indéfiniment : Zoom peut les supprimer après 30 à 180 jours, selon votre forfait. Si vous ne les enregistrez pas ailleurs, elles pourraient disparaître avant même que vous ne vous en rendiez compte.
- Collaboration limitée : vous pouvez effectuer des modifications en cours sur les notes, mais une fois la réunion terminée, c'est fini : pas de commentaires, pas d'historique des versions, pas de suivi des modifications. Ce n'est pas idéal si votre équipe travaille sur plusieurs fuseaux horaires.
- Pas d'intégration : vous souhaitez envoyer des éléments à mener directement à votre gestionnaire de tâches ? Vous devrez tout copier-coller manuellement, ce qui n'est pas vraiment infaillible.
📮 ClickUp Insight : ClickUp a constaté que 47 % des réunions durent une heure ou plus. Mais tout ce temps est-il vraiment nécessaire ? Pourquoi sommes-nous sceptiques ? Seuls 12 % des personnes interrogées ont fait une évaluation positive de leurs réunions.
Le suivi d’indicateurs tels que les actions à mener, les taux de suivi et les résultats peut révéler si les réunions plus longues apportent réellement une valeur ajoutée.
Les outils de gestion des réunions de ClickUp peuvent vous aider ! Capturez facilement les éléments d'action pendant les discussions avec AI Notetaker, convertissez-les en tâches suivables et surveillez les taux d'achèvement, le tout dans un environnement de travail unifié. Voyez quelles réunions donnent réellement des résultats et lesquelles ne font que faire perdre du temps à votre équipe !
Prenez efficacement des notes de réunion avec ClickUp
Soyons réalistes : l'assistant IA de Zoom est très bien... si vous aimez les agendas et les notes de réunion simples et insignifiants qui disparaissent dans le néant après quelques semaines. Mais si vous souhaitez réellement utiliser vos notes de réunion à des fins de productivité, il est temps de passer à la vitesse supérieure.
ClickUp vous offre une expérience de prise de notes qui vous convient vraiment. C'est à la fois votre mémoire de réunion, votre gestionnaire de projet et votre assistant d'équipe. Fini les éléments oubliés, les notes éparpillées ou l'utilisation de cinq applications différentes juste pour rester synchronisé.
Voyons comment.
Capturez chaque détail de vos réunions grâce à l'outil de prise de notes IA de ClickUp.
Vous est-il déjà arrivé de terminer une réunion et de vous demander : « Attendez, qu'avons-nous décidé exactement ? » ClickUp AI Notetaker veille à ce que cela ne se reproduise plus jamais.
Il se connecte à vos réunions virtuelles, enregistre tout et organise automatiquement vos notes, avec les points clés à retenir, les actions à entreprendre et les attributions des intervenants. Vous obtenez un résumé détaillé et structuré sans lever le petit doigt.
Voici ce que cet outil de prise de notes IA peut faire pour vous :
- Transcription automatique des réunions : écoutez votre réunion, transformez la parole en texte et organisez vos notes par intervenant et par heure.
- Génère automatiquement des résumés après chaque réunion avec les points clés, les décisions et les éléments à prendre, afin que vous n'ayez pas à lire la transcription complète.
- Identifie et suit les éléments à mener, telles que les demandes et les suivis mentionnés lors de la réunion, et les met en évidence.
- Enregistre les données dans une base de données consultable qui vous permet de retrouver les discussions passées à l'aide de mots-clés.
🎉 Anecdote amusante : Zoom traite vos notes comme une offre à durée limitée ; elles sont là aujourd'hui, mais disparaîtront dans quelques mois. Mais ClickUp ? Il applique une politique de « non-expiration ». Vos notes, transcriptions et éléments à faire sont conservés indéfiniment. Et avec un stockage illimité sur tous les forfaits payants, vous n'aurez plus jamais à vous demander « Quel fichier dois-je supprimer ? ».
Utilisez ClickUp Docs pour prendre des notes complètes et bien mises en forme.
Parfois, une simple transcription ne suffit pas. Vous avez besoin d'un document interactif entièrement structuré.
Avec ClickUp Docs, vous pouvez :
📌 Créez des notes de réunion détaillées avec une mise en forme riche, des images, des tableaux et des checklists📌 Intégrez des plans de projet, des sprints et des feuilles de route directement dans vos notes de réunion📌 Collaborez en temps réel : ajoutez des commentaires, identifiez vos collègues et suivez le suivi des modifications📌 Organisez tout par projet ou par service afin de ne jamais perdre le fil
Et comme ClickUp stocke toutes les versions de votre document, vous pouvez toujours revenir en arrière si nécessaire. Plus besoin de vous demander « Mais qui a supprimé cette note importante ? ».
Essayez ceci 👉 Partagez vos notes de réunion directement dans ClickUp Chat, identifiez votre équipe et discutez des points clés en temps réel. Plus besoin de changer d'onglet ou de courir après les gens pour obtenir des mises à jour !
Le preneur de notes IA transforme également les actions à mener issues des réunions en tâches ClickUp suivibles en un seul clic. Vous pouvez définir des dates d'échéance, assigner des membres de l'équipe et lier les tâches aux notes de réunion pour un contexte complet.
Optimisez le processus de prise de notes avec ClickUp Brain.
L'IA de Zoom peut transcrire une réunion. ClickUp Brain peut la comprendre. Voici comment en tirer le meilleur parti :
1️⃣ Obtenez des résumés instantanés pour toutes vos réunions
Au lieu de lire l'intégralité d'une transcription, demandez à ClickUp Brain :
- « Quels étaient les trois principaux éléments à prendre en compte lors de la réunion marketing d'aujourd'hui ? »
- « Résumez en un paragraphe la discussion sur la feuille de route du produit. »
Vous obtiendrez ainsi des notes claires et structurées, idéales pour vous mettre à jour en quelques secondes.
2️⃣ Effectuez l'automatisation de vos flux de travail directement à partir de vos notes
Lorsque des décisions sont prises lors de réunions, laissez ClickUp Brain prendre l’étape suivante pour vous. Il peut :
- Lancez des flux de travail d'approbation lorsqu'une décision doit être validée.
- Créez des tâches directement à partir des notes de réunion (par exemple, « Confier la refonte du site web à Mike, à rendre vendredi »).
- Faites un rappel des échéances pour vos équipes afin que rien ne soit oublié.
💡 Essayez ces suggestions :
- « Montrez-moi qui a des éléments en attente suite à cet appel. »
- « Transformez tous les suivis de cette réunion en tâches. »
- « Dressez la liste de toutes les échéances mentionnées lors de la réunion. »
Vous pouvez également configurer ClickUp Automatisations pour avertir les participants à la réunion lorsque de nouveaux enregistrements et transcriptions sont disponibles, afin que tout le monde puisse accéder immédiatement aux documents de la réunion.
Prenez une longueur d'avance grâce aux modèles de réunion de ClickUp.
Avec une charge de travail toujours plus importante, il n'est pas surprenant que nous manquions parfois de temps (qui n'est pas dans ce cas ?). Dans ces moments-là, tournez-vous vers la vaste collection de modèles personnalisables de ClickUp.
L'un de nos meilleurs conseils pour la prise de notes est le modèle de notes de réunion ClickUp.
Voici pourquoi cette fonctionnalité se démarque :
- Sections préformatées – Inutile de créer de nouveaux documents à partir de zéro. Elles comprennent des espaces pour les éléments de l'agenda, les points de discussion, les mesures à prendre et les prochaines étapes.
- Intégration des tâches – Contrairement aux notes statiques, ClickUp vous permet de convertir les points clés en tâches, de les attribuer aux membres de l'équipe et de fixer des dates d'échéance, le tout à partir du modèle.
- Collaboration en temps réel : que votre équipe se trouve dans la même pièce ou répartie sur différents fuseaux horaires, tout le monde peut contribuer et effectuer des modifications en cours sur les notes en temps réel.
- Recherchable et organisé – Plus besoin de faire défiler sans fin d'anciens documents. Le système d'étiquettes et de dossiers de ClickUp permet de retrouver instantanément les notes des réunions passées.
Toutefois, pour conserver une trace officielle des décisions prises, utilisez le modèle de compte rendu de réunion de ClickUp. Il vous aidera à documenter les discussions importantes, à suivre les éléments à prendre et à responsabiliser chacun.
Les réunions ne devraient pas être perçues comme un trou noir où les idées disparaissent. Ces modèles permettent de tout organiser. Plus besoin de chercher vos notes. Des réunions claires et structurées qui mènent réellement à l'action.
💡Conseil de pro : Vous avez besoin de noter des idées avant ou pendant une réunion ? Le bloc-notes ClickUp est parfait pour capturer vos pensées à la volée. Vous pouvez facilement transformer ces notes en tâches et les ajouter à vos modèles de réunion. C'est un moyen simple d'organiser vos idées sans avoir à passer d'un outil à l'autre.
Intégrez ClickUp à Zoom et à d'autres outils pour une efficacité maximale.
Grâce aux intégrations intégrées, vous pouvez connecter ClickUp à plus de 1 000 outils tiers, dont de nombreux outils et plateformes de prise de notes IA tels que Zoom.
Il vous suffit de vous rendre dans le Centre d'applications et de parcourir Toutes les applications ou de choisir une catégorie dans le panneau de gauche. Par exemple, vous trouverez Zoom dans la catégorie Communication, ainsi que d'autres plateformes similaires. Vous pouvez également rechercher l'outil à l'aide de la barre de recherche située en haut.
Une fois l'outil sélectionné, cliquez sur Connect, connectez-vous à votre compte, vérifiez les permissions, puis sélectionnez Allow pour achever l'installation.
Prenez vos notes de la manière la plus intelligente qui soit avec ClickUp !
Les bonnes idées peuvent surgir à tout moment. Si nous ne pouvons pas vous aider à capturer vos pensées sous la douche, nous pouvons en revanche vous garantir que vous ne perdrez jamais celles qui sont partagées lors de vos réunions.
De bonnes notes permettent de garantir la productivité des réunions et de ne rien oublier. L'outil intégré à Zoom fait l'affaire, mais si vous avez besoin d'une solution plus puissante, ClickUp est là pour vous aider.
Avec ClickUp, vous pouvez prendre des notes de réunion, résumer les fils de discussion et les transformer instantanément en tâches, sans avoir à changer d'application. Fixez des délais, attribuez des tâches et suivez la progression, le tout en un seul endroit.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour obtenir un compte ClickUp gratuit et organisez vos projets et vos notes sans effort !