Notre cerveau n'a pas été conçu pour stocker un nombre infini de points à retenir des réunions, mais l'IA, si.
Bien sûr, Zoom dispose d'une fonctionnalité intégrée de prise de notes par IA, mais elle peut ne pas capturer toutes les nuances dont vous avez besoin. Si vous en avez assez de vous démener pour prendre des notes ou de manquer des détails clés, il est temps de passer à la vitesse supérieure. Dans ce blog, nous vous montrerons comment automatiser vos notes de réunion Zoom et pourquoi ClickUp pourrait être le choix le plus judicieux.
⏰ Résumé en 60 secondes
Zoom Notes utilise l'IA pour transcrire les réunions, capturer les points clés et mettre en évidence les éléments d'action afin que vous restiez organisé
Pour l'activer :
- Activez AI Companion dans vos paramètres Zoom
- Activez les notes et le résumé de la réunion, en ajustant les permissions si nécessaire
- Démarrez votre réunion Zoom et cliquez sur AI Companion dans le panneau inférieur
- Consultez vos notes en temps réel ou retrouvez-les plus tard dans les réunions enregistrées ou précédentes
- Modification et partage des notes avec votre équipe
Limitations de Zoom Notes : Mise en forme, collaboration, accès hors ligne, intégrations et conservation des notes limités
Comment ClickUp peut vous aider :
- Offre des modèles de réunion et l'intégration de Zoom pour un flux de travail plus fluide
- Participez aux réunions, enregistrez les discussions et créez des notes structurées et modifiables
- Utilisez ClickUp Docs pour mettre en forme vos documents et collaborer en temps réel
- Résume automatiquement les longues discussions sur ClickUp
- Fonctionne avec ClickUp Brain pour définir les délais, attribuer des membres et envoyer des notifications
- Offre des modèles de réunion et l'intégration de Zoom pour un flux de travail plus fluide
Comment prendre automatiquement des notes de réunion dans Zoom
Zoom Notes permet de noter facilement des idées, de suivre les éléments d'action et de conserver les comptes rendus de réunion sans changer d'onglet
Si l'hôte a activé « Notes » dans les commandes de la réunion, vous pouvez accéder à un éditeur de texte partagé où tout le monde peut taper en temps réel.
Besoin de mettre en évidence quelque chose d'important ? Mettez en forme votre texte en gras, en italique ou en liste. Vous n'avez pas besoin d'appuyer sur « Enregistrer » car Zoom le fait automatiquement.
Une fois la réunion terminée, vos notes restent en place. Téléchargez-les sous forme de fichier texte ou partagez-les par e-mail pour que tout le monde reste sur la même page.
💡Conseil de pro : Épargnez-vous la peine de tout noter en utilisant les transcriptions vidéo. Il vous suffit d'activer les transcriptions en direct dans Zoom en cliquant sur le bouton à côté de Enregistrer. Cela ajoute des sous-titres pour tous les intervenants, ce qui permet de récupérer facilement les détails clés par la suite. Lorsque vous prendrez vos notes, vous aurez tout sous les yeux.
Mais si vous recherchez plus que de simples notes, Zoom AI Companion est là pour vous aider. Il peut générer des résumés, suivre les éléments d'action et même vous permettre d'intégrer des médias. Voici comment l'utiliser pour prendre automatiquement des notes de réunion :
1. Activer l'accès à AI Companion
Avant de commencer, assurez-vous que le compagnon IA est activé. Si vous faites partie d'une organisation, c'est probablement l'administrateur de votre compte Zoom qui s'en charge. Si vous avez un compte personnel, vérifiez si votre forfait Zoom l'inclut.
Une fois l'option activée, ouvrez Zoom, cliquez sur votre photo de profil, allez dans Paramètres > AI Companion et activez l'option.
💡 Conseil de pro : L'assistant IA de Zoom peut également résumer de longs fils de messages depuis votre fenêtre de discussion Zoom, vous évitant ainsi de passer des heures à les lire pour tout comprendre.
2. Toggl sur le résumé et les notes de la réunion
Maintenant, allez dans les paramètres de l'assistant IA et activez/désactivez Résumé de la réunion ou Notes de la réunion. Cela indique à Zoom de commencer à prendre des notes pendant que vous parlez.
Si vous ne souhaitez pas activer cette fonction manuellement pour chaque réunion, réglez-la sur démarrage automatique pour les appels récurrents via le portail Web de Zoom. Pour les discussions plus sensibles, comme les entretiens individuels, vous pouvez ajuster les paramètres pour empêcher l'IA de générer des résumés.
voici un conseil Zoom pour vous : * ajoutez des pronoms à votre profil Zoom, et AI Companion les utilisera lorsqu'il vous mentionnera dans les résumés.
3. Démarrez votre réunion Zoom et activez AI Companion
Lancez votre prochaine réunion comme vous le feriez normalement. Vous pouvez la programmer à l'avance ou la démarrer immédiatement. Assurez-vous d'avoir mis à niveau Zoom vers la dernière version pour utiliser toutes les fonctionnalités de l'Assistant IA.
Pendant votre réunion, recherchez le bouton AI Companion dans la barre d'outils où vous voyez les options de sourdine, de vidéo et de partage d'écran. Cliquez dessus pour ouvrir le panneau AI Companion.
4. Accédez aux notes et révisez-les pendant (ou après) la réunion
AI Companion met à jour vos notes en direct pendant la réunion, mais vous pouvez également les consulter ultérieurement lorsque vous avez besoin d'un rappel. Vous les trouverez dans :
- Votre e-mail (si vous avez activé les résumés automatiques)
- Le portail web Zoom
- La section Réunions enregistrées dans l'application Zoom
- L'onglet Réunions précédentes
5. Modification et partage des notes finales
Une fois la réunion terminée, ouvrez les notes, parcourez-les, apportez les modifications nécessaires et partagez-les avec votre équipe. Vous pouvez le faire dans Zoom ou les exporter pour les modifier ultérieurement ailleurs.
Limites de l'utilisation de Zoom pour les réunions
Une fois que vous aurez commencé à utiliser Zoom AI Companion, vous remarquerez qu'il est un peu... enfin, limité. Voici en quoi il est limité :
- Texte simple uniquement : pas de tableaux, d'images ou de blocs de code ; juste une mise en forme de base. Si vous avez l'habitude de forfaits de projets détaillés ou d'extraits de code, Zoom Notes vous donnera l'impression d'écrire sur une serviette en papier
- Pas d'accès hors ligne : Si vous êtes hors ligne, vos notes le sont aussi. Contrairement à d'autres applications qui fonctionnent sans Internet, Zoom garde tout verrouillé jusqu'à ce que vous soyez de nouveau en ligne
- Les notes ne sont pas éternelles : Zoom peut les supprimer après 30 à 180 jours selon votre forfait. Si vous ne les enregistrez pas ailleurs, elles pourraient disparaître avant même que vous ne vous en rendiez compte
- *collaboration limitée : vous pouvez modifier les notes en direct, mais une fois la réunion terminée, c'est tout : pas de commentaires, d'historique des versions ou de suivi des modifications. Ce n'est pas idéal si votre équipe travaille dans plusieurs fuseaux horaires
- Aucune intégration : Vous souhaitez envoyer des éléments d'action directement à votre gestionnaire de tâches ? Vous devrez tout copier-coller manuellement, ce qui n'est pas vraiment infaillible
📮 ClickUp Insight : ClickUp a constaté que 47 % des réunions durent une heure ou plus. Mais tout ce temps est-il vraiment nécessaire ? La raison de notre scepticisme ? Seuls 12 % de nos répondants évaluent leurs réunions comme étant très efficaces.
Le suivi d'indicateurs tels que les éléments d'action générés, les taux de suivi et les résultats peut révéler si les réunions plus longues apportent réellement de la valeur.
Les outils de gestion de réunion de ClickUp peuvent vous aider ! Capturez facilement les actions à mener lors des discussions avec IA Notetaker, convertissez-les en tâches traçables et surveillez les taux d'achèvement, le tout dans un environnement de travail unifié. Découvrez quelles réunions produisent réellement des résultats et lesquelles ne font que voler du temps à votre équipe !
Prendre efficacement des notes de réunion avec ClickUp
Soyons réalistes : l'assistant IA de Zoom est bien... si vous aimez les agendas de réunion simples et oubliables et les notes qui disparaissent dans le vide après quelques semaines. Mais si vous voulez vraiment utiliser vos notes de réunion pour quelque chose de productif, il est temps de passer à la vitesse supérieure.
ClickUp vous offre une expérience de prise de notes qui fonctionne réellement pour vous. C'est à la fois votre mémoire de réunion, votre gestionnaire de projet et votre assistant d'équipe. Fini les éléments d'action perdus, les notes éparpillées ou le travail avec cinq applications différentes juste pour rester aligné.
Voyons comment.
Capturez chaque détail de la réunion avec le preneur de notes IA de ClickUp
Avez-vous déjà terminé une réunion en vous disant : « Attendez, qu'avons-nous décidé ? » ClickUp AI Notetaker veille à ce que cela ne se reproduise plus jamais.
Il se joint à vos réunions virtuelles, enregistre tout et organise automatiquement vos notes ; achevé avec les points clés, les éléments d'action et les attributions des intervenants. Vous obtenez un résumé détaillé et structuré sans lever le petit doigt.
Voici ce que cet outil de prise de notes par IA fait pour vous :
- Transcription automatique des réunions en écoutant votre réunion, en transformant la parole en texte et en organisant les notes par intervenant et par heure
- Génère automatiquement des résumés après chaque réunion avec les points clés, les décisions et les éléments d'action, pour que vous n'ayez pas à lire la transcription complète
- Identifie et assure le suivi des éléments d'action tels que les demandes et les suivis mentionnés lors de la réunion et les met en évidence
- Enregistre les données dans une base de données consultable qui vous permet de retrouver les discussions passées grâce à des mots-clés
🎉 Fait amusant : Zoom traite vos notes comme une offre à durée limitée ; aujourd'hui, elles sont là, mais dans quelques mois, elles auront disparu. Mais ClickUp ? Il a une politique de « jamais expiré ». Vos notes, transcriptions et éléments d'action restent pour toujours. Et avec un stockage illimité sur tous les forfaits payants, vous n'aurez plus jamais à jouer au jeu « Quel fichier dois-je supprimer ? ».
Utilisez ClickUp Docs pour prendre des notes complètes et bien mises en forme
Parfois, une transcription de base ne suffit pas. Vous avez besoin d'un document interactif entièrement structuré.
Avec ClickUp Docs, vous pouvez :
📌 Créez des notes de réunion détaillées avec une mise en forme riche, des images, des tableaux et des checklists📌 Intégrez des forfaits de projets, des sprints et des feuilles de route directement dans vos notes de réunion📌 Collaborez en temps réel : ajoutez des commentaires, étiquetez vos coéquipiers et suivez les modifications📌 Organisez tout par projet ou par service pour ne jamais perdre le contexte
Et comme ClickUp stocke chaque version de votre document, vous pouvez toujours annuler les modifications si nécessaire. Plus de « Attendez, qui a supprimé cette note importante ? »
Essayez ceci 👉 Partagez les notes de réunion directement dans ClickUp, étiquetez votre équipe et discutez des points clés en temps réel. Plus besoin de changer d'onglet ou de courir après les gens pour obtenir des mises à jour !
Le preneur de notes IA transforme également les éléments d'action des réunions en tâches ClickUp traçables en un seul clic. Vous pouvez définir des dates d'échéance, affecter des membres de l'équipe et lier des tâches aux notes de réunion pour obtenir un contexte complet.
Optimisez le processus de prise de notes avec ClickUp Brain
L'IA de Zoom peut transcrire une réunion. ClickUp Brain peut la comprendre. Voici comment en tirer le meilleur parti :
1️⃣ Obtenez des résumés instantanés de toutes vos réunions
Au lieu de lire une transcription complète, demandez à ClickUp Brain :
- « Quels ont été les trois principaux éléments d'action de la réunion marketing d'aujourd'hui ? »
- « Résumez la discussion sur la feuille de route du produit en un paragraphe. »
Vous obtiendrez des notes claires et structurées, idéales pour vous rattraper en quelques secondes.
2️⃣ Automatisation des flux de travail directement à partir de vos notes
Lorsque des décisions sont prises lors de réunions, laissez ClickUp Brain s'occuper de l'étape suivante à votre place. Il peut :
- Lancez les flux de travail d'approbation lorsqu'une décision doit être validée
- Créez des tâches directement à partir des notes de réunion (par exemple, « Attribuer la refonte du site Web à Mike, pour vendredi. »)
- Rappelez les échéances aux équipes pour ne rien oublier
💡 Essayez ces invites, instructions :
- « Montrez-moi les éléments en attente de cette réunion. »
- « Transformez tous les abonnés de cette réunion en tâches. »
- « Liste de toutes les échéances mentionnées lors de la réunion. »
Vous pouvez également configurer les automatisations ClickUp pour avertir les participants à la réunion lorsque de nouveaux enregistrements et transcriptions sont disponibles, afin que chacun puisse accéder immédiatement aux documents de la réunion.
Prenez une longueur d'avance grâce aux modèles de réunion de ClickUp
Avec une pile de travail qui ne cesse de s'élever, il n'est pas surprenant que nous manquions parfois de temps (qui n'en manque pas ?). Pour ces moments-là, tournez-vous vers l'énorme collection de modèles personnalisables de ClickUp.
L'un de nos meilleurs conseils pour la prise de notes est le modèle de notes de réunion ClickUp.
Voici pourquoi elle se démarque :
- Sections pré-mises en forme – Pas besoin de créer de nouveaux documents à partir de zéro. Il comprend des espaces pour les éléments de l'agenda, les points de discussion, les actions à mener et les prochaines étapes
- *intégration des tâches : contrairement aux notes statiques, ClickUp vous permet de convertir les points clés en tâches, de les attribuer aux membres de l'équipe et de définir des dates d'échéance, le tout à partir du modèle
- collaboration en temps réel* – Que votre équipe soit dans la même pièce ou répartie sur différents fuseaux horaires, chacun peut contribuer et modifier les notes en temps réel
- Recherche et organisation – Plus besoin de faire défiler sans fin d'anciens documents. Le système d'étiquettes et de dossiers de ClickUp permet de retrouver instantanément les notes de réunions passées
Cependant, pour conserver un enregistrement formel des décisions, utilisez le modèle de compte rendu de réunion de ClickUp. Il vous aide à documenter les discussions clés, à suivre les éléments d'action et à tenir chacun responsable.
Les réunions ne devraient pas ressembler à un trou noir où les idées disparaissent. Ces modèles permettent de tout organiser. Plus besoin de se battre pour prendre des notes. Des réunions claires et structurées qui mènent réellement à l'action.
💡Conseil de pro : Besoin de noter des idées avant ou pendant une réunion ? Le bloc-notes ClickUp est parfait pour capturer des pensées à la volée. Vous pouvez facilement transformer ces notes en tâches et les ajouter à vos modèles de réunion. C'est un moyen simple d'organiser vos idées sans passer d'un outil à l'autre.
Intégrez ClickUp à Zoom et à d'autres outils pour une efficacité maximale
Grâce aux intégrations intégrées, vous pouvez connecter ClickUp à plus de 1 000 outils tiers, y compris de nombreux outils de prise de notes basés sur l'IA et des plateformes telles que Zoom.
À faire : rendez-vous dans le Centre d'applications et parcourez Toutes les applications ou choisissez une catégorie dans le panneau de gauche. Par exemple, vous trouverez Zoom dans la catégorie Communication ainsi que d'autres plateformes similaires. Vous pouvez également rechercher l'outil à l'aide de la barre de recherche ci-dessus.
Une fois que vous avez sélectionné l'outil, cliquez sur Se connecter, connectez-vous à votre compte, vérifiez les permissions, et enfin, choisissez Autoriser pour achever l'installation.
Prenez vos notes de la manière la plus intelligente avec ClickUp !
Les bonnes idées peuvent surgir à tout moment. Bien que nous ne puissions pas vous aider à capturer vos pensées de douche, nous pouvons vous assurer de ne jamais perdre celles partagées lors de vos réunions.
De bonnes notes de réunion permettent de maintenir la productivité des réunions et de s'assurer que rien n'est oublié. L'outil intégré de Zoom est à la hauteur, mais si vous avez besoin de quelque chose de plus puissant, ClickUp est là pour vous.
Avec ClickUp, vous pouvez prendre des notes pendant les réunions, résumer les fils de discussion et les transformer instantanément en tâches, sans avoir à changer d'application. Définissez des délais, attribuez des tâches et suivez la progression, le tout au même endroit.
Inscrivez-vous dès aujourd'hui pour obtenir un compte ClickUp gratuit et organisez vos projets et vos notes sans effort !