Le rapport trimestriel doit être remis et tout semble parfait. Mais les nombres ne concordent pas. Quelque part, d'une manière ou d'une autre, les données ont été modifiées. Votre boîte de réception est inondée de questions sur la dernière mise à jour du fichier. Qui a modifié quoi ? Quand ? Pourquoi ?
Pour les professionnels qui travaillent avec Microsoft Excel, c'est un défi récurrent.
Heureusement, Excel offre des fonctionnalités qui facilitent le suivi des modifications. Dans cet article, nous allons découvrir comment suivre les modifications dans Excel afin de garder le contrôle de vos données tout en collaborant facilement.
⏰ Résumé en 60 secondes
- La gestion des modifications dans Excel peut s'avérer difficile lorsque plusieurs utilisateurs sont impliqués. L'utilisation des fonctionnalités d'annotation et de suivi permet de préserver l'intégrité des données. Pour ce faire, Excel propose trois méthodes
- Méthode n° 1 : utilisation de la fonctionnalité Suivi des modifications Accédez à l'onglet Révision et activez Suivi des modifications. Configurez les paramètres pour déterminer quand, qui et où les modifications doivent être suivies. Les cellules modifiées sont mises en évidence avec une bordure bleue et un triangle. Enregistrez avant le suivi pour garantir une version propre
- Accédez à l'onglet Révision et activez le suivi des modifications
- Configurez les paramètres pour déterminer quand, qui et où les modifications doivent être suivies
- Les cellules modifiées sont mises en évidence par une bordure bleue et un triangle
- Enregistrez avant le suivi pour garantir une version propre
- Méthode n° 2 : lister les modifications sur une nouvelle feuille Activez l'option « Lister les modifications sur une nouvelle feuille » pour obtenir un résumé des modifications Seules les modifications apportées aux cellules sont suivies, pas les modifications de mise en forme
- Activez l'option « Lister les modifications sur une nouvelle feuille » pour obtenir un résumé des modifications
- Seules les modifications apportées aux cellules sont suivies, pas les modifications de mise en forme
- Méthode n° 3 : surveiller la dernière cellule modifiée Utilisez des formules telles que =CELL(« adresse ») pour suivre la dernière cellule modifiée. Surveillez les points de données critiques à l'aide de la fonctionnalité Fenêtre de surveillance
- Utilisez des formules telles que =CELL(« adresse ») pour suivre la dernière cellule modifiée
- Surveillez les points de données critiques à l'aide de la fonctionnalité Fenêtre de surveillance
- Le suivi des modifications dans Excel présente de nombreuses limitations, notamment une mise en forme conditionnelle limitée et une incompatibilité avec les classeurs contenant des macros VBA ou des tableaux Excel
- L'historique des versions d'Excel ne suit pas les mises à jour de mise en forme ni les modifications structurelles. Les utilisateurs peuvent manipuler les journaux, ce qui réduit la fiabilité
- Les fonctionnalités de suivi des modifications d'Excel sont basiques, mais un outil tel que ClickUp offre un suivi avancé, des mises à jour en temps réel et une visibilité complète pour une gestion efficace des données
- ClickUp Docs offre une collaboration en temps réel et un contrôle des versions des documents. Pour suivre les modifications, il suffit d'accéder au menu, d'afficher l'historique de la page et de restaurer les versions si nécessaire
- La vue Activité de ClickUp fournit un journal en temps réel des modifications apportées aux documents et des activités de l'équipe
- La vue Tableur de ClickUp offre une vue plus puissante qu'Excel, où vous pouvez même utiliser l'interface glisser-déposer pour gérer les tâches et les dépendances. Partagez les mises à jour à l'aide de liens accessibles publiquement et exportez les données sous forme de feuilles de calcul
- Accédez à l'onglet Révision et activez le suivi des modifications
- Configurez les paramètres pour déterminer quand, qui et où les modifications doivent être suivies
- Les cellules modifiées sont mises en évidence par une bordure bleue et un triangle
- Enregistrez avant le suivi pour garantir une version propre
- Activez l'option « Lister les modifications sur une nouvelle feuille » pour obtenir un résumé des modifications
- Seules les modifications apportées aux cellules sont suivies, pas les changements de mise en forme
- Utilisez des formules telles que =CELL(« adresse ») pour suivre la dernière cellule modifiée
- Surveillez les points de données critiques à l'aide de la fonctionnalité Fenêtre de surveillance
🔍 Le saviez-vous ? L'intégration d'Excel à OneDrive permet désormais d'afficher et de restaurer les versions précédentes d'une feuille de calcul.
Comment suivre les modifications dans Excel
Il peut être difficile de suivre les modifications lorsque plusieurs utilisateurs travaillent sur un même fichier Excel. Cependant, grâce aux annotations, vous pouvez garantir la cohérence de vos données.
Décomposons les méthodes permettant de suivre les modifications dans Excel. ⚒️
Méthode n° 1 : utilisation de la fonctionnalité de suivi des modifications
La fonctionnalité intégrée Suivi des modifications est un outil puissant pour surveiller les modifications dans Excel. Suivez ces étapes pour l'utiliser :
Étape n° 1 : accédez à l'onglet Révision
Ouvrez le fichier Excel dans lequel vous souhaitez suivre les modifications. Cliquez sur l'onglet Révision situé dans le Ruban.
Étape n° 2 : activer le suivi des modifications
Recherchez l'option Afficher les modifications dans le groupe Modifications . Une fenêtre contextuelle s'affiche sur le côté de votre feuille.
🤝 Rappel amical : enregistrez toujours votre document Excel avant d'activer le suivi des modifications afin de vous assurer de disposer d'une version propre à laquelle revenir si nécessaire. Le raccourci Excel est Ctrl + S (Windows) ou Commande + S (Mac).
Étape n° 3 : Configurer les paramètres
Cliquez sur Voir les nouvelles modifications pour voir les modifications apportées par les membres de votre équipe.
Utilisez les filtres Quand, Qui et Où pour spécifier les modifications à suivre, par exemple toutes les modifications, les modifications apportées par des utilisateurs spécifiques, les modifications dans certains intervalles ou les dépendances dans Excel.
🤝 Rappel : l'activation du suivi des modifications transforme votre classeur en un classeur partagé, ce qui peut limiter certaines fonctionnalités telles que le tri et le filtrage.
Méthode n° 2 : lister les modifications sur une nouvelle feuille
La création d'un résumé des modifications sur une nouvelle feuille pour les projets comportant de nombreuses modifications peut rationaliser la révision et la gestion. Cette méthode offre un aperçu clair de toutes les modifications en un seul endroit, ce qui la rend idéale pour les collaborations à grande échelle.
Voici comment procéder. 👇
Étape n° 1 : ouvrez la boîte de dialogue « Mettre en surbrillance les modifications »
Accédez à l'onglet Révision . Ici, au-dessus du ruban, vous remarquerez l'icône Suivi des modifications . Appuyez sur la flèche déroulante pour afficher la boîte de dialogue Mettre en évidence les modifications .
🔍 Le saviez-vous ? Microsoft a complètement ignoré le nom Excel 6. 0. Après Excel 5. 0 en 1993, la version suivante était Excel 95, alignée sur Windows 95 afin de créer une approche de marque unifiée.
Étape n° 2 : choisissez l'option de liste et créez une feuille de résumé
Cochez l'option libellée Liste des modifications sur une nouvelle feuille dans la boîte de dialogue. Cliquez sur OK et Excel génère automatiquement une nouvelle feuille de calcul qui liste toutes les modifications suivies sous forme de tableau.
🔍 Le saviez-vous ? Excel a été lancé pour la première fois en 1985 pour Apple Macintosh. Il n'était pas disponible pour Windows avant 1987, ce qui en fait l'un des rares produits Microsoft initialement développés pour la plateforme d'un concurrent.
Méthode n° 3 : surveiller la dernière cellule modifiée
Pour suivre la cellule la plus récemment modifiée dans votre classeur, utilisez les formules Excel et la fonctionnalité Fenêtre de surveillance. Cette méthode est utile pour surveiller les points de données critiques et vous assurer que les modifications inattendues ne sont pas négligées.
Suivez ces étapes. 📝
Étape n° 1 : saisir des formules de suivi
Dans une cellule vide, saisissez les formules suivantes :
- =CELL(« adresse ») pour afficher l'emplacement de la dernière cellule modifiée
- =CELL(« contenu ») pour afficher la valeur de la dernière cellule modifiée
🔍 Le saviez-vous ? « L'enfer Excel » décrit le chaos qui règne lors de la gestion de feuilles de calcul trop complexes ou mal structurées, en particulier dans les environnements collaboratifs.
📖 À lire également : Comment utiliser Google Sheets pour la gestion de projet (+ modèles)
Étape n° 2 : activer la fenêtre « Watch Window »
Accédez à l'onglet Formules dans le Ruban. Cliquez ensuite sur Fenêtre de surveillance pour ouvrir l'outil de surveillance.
🧠 Anecdote : Certains artistes utilisent Excel pour créer des œuvres d'art numériques, en créant des images semblables à des pixels à l'aide de la grille de cellules. Tatsuo Horiuchi, un artiste japonais qui peint des paysages complexes à l'aide d'Excel, en est un exemple notable.
Étape n° 3 : Ajouter les cellules de formule
Sélectionnez les cellules contenant les formules de suivi et cliquez sur Ajouter une surveillance… pour les surveiller, même lorsque vous passez d'une feuille à l'autre.
💡 Conseil de pro : La période de conservation par défaut de l'historique des modifications est de 30 jours. Vous pouvez la modifier selon vos besoins dans les paramètres Excel.
Limites du suivi des modifications dans Excel
Si les fonctionnalités de suivi des modifications améliorent la collaboration et la gestion de projet dans Excel, vous pouvez rencontrer certains inconvénients qui constituent autant d'obstacles.
Nous allons explorer ici certaines contraintes clés du suivi des modifications dans Excel. 👀
- Exigence relative au classeur partagé : Lorsque vous activez le suivi des modifications, le classeur devient un fichier partagé, ce qui peut désactiver certaines fonctionnalités telles que la mise en forme conditionnelle et la validation des données
- Incompatibilité avec les fonctionnalités avancées : Les classeurs contenant des macros VBA ou des tableaux Excel sont incompatibles avec le suivi des modifications, ce qui les rend inadaptés aux feuilles de calcul complexes ou aux processus automatisés
- Suivi sélectif : Il ne suit pas les mises à jour de mise en forme, les lignes ou colonnes masquées, ni les formules recalculées. Cette fonctionnalité n'enregistre pas non plus les modifications structurelles telles que l'ajout ou la suppression de feuilles ou la modification de formules de tableau
- Piste d'audit limitée : Excel ne génère pas de résultats inviolables. Les utilisateurs peuvent modifier leur nom d'utilisateur ou ajouter une date et une heure particulières pour manipuler le journal, ce qui réduit sa fiabilité à des fins d'audit
- Références de formule : Les modifications apportées aux cellules référencées par des formules peuvent prêter à confusion, car le système de suivi peut ne pas tenir compte de la manière dont ces modifications se répercutent dans le classeur
📖 À lire également : Comment suivre les modifications dans Microsoft Word
🧠 Anecdote : Dans les premières versions d'Excel, une seule personne pouvait modifier un fichier à la fois. La modification collaborative en temps réel est devenue possible avec Excel Online en 2013.
Suivi des modifications avec ClickUp
En matière de suivi des modifications et de collaboration efficaces, ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, offre une alternative à Excel intuitive et transparente.
Conçues pour les équipes, les fonctionnalités de la plateforme vous permettent de surveiller les modifications, de suivre la progression et de conserver un historique complet des changements, le tout en temps réel.
📮ClickUp Insight : Un travailleur du savoir doit en moyenne entrer en contact avec six personnes pour accomplir son travail. Cela signifie qu'il doit contacter quotidiennement six connexions essentielles pour recueillir des informations contextuelles indispensables, aligner les priorités et faire avancer les projets.
C'est un véritable casse-tête : les suivis constants, la confusion entre les versions et le manque de visibilité nuisent à la productivité des équipes. Une plateforme centralisée comme ClickUp résout ce problème en mettant instantanément le contexte à portée de main.
ClickUp Docs est une plateforme de gestion de documents flexible et basée sur le cloud, intégrée à l'environnement de travail ClickUp. Elle prend en charge différents types de médias, tels que le texte, les images et les titres, et s'adapte à de nombreux besoins, de la création de wikis à la gestion de la documentation de projet.
Il facilite la modification en temps réel, permettant aux équipes de travailler simultanément sur le même document, tandis que la fonctionnalité de commentaire intégrée permet aux autres utilisateurs de fournir des commentaires directement dans le document.
ClickUp Docs offre également un contrôle des versions des documents et un enregistrement détaillé de chaque modification, avec horodatage, indiquant qui a apporté les modifications, ce qui a été modifié et quand cela s'est produit. Cette fonctionnalité favorise la responsabilisation et permet de revenir facilement aux versions précédentes si nécessaire.
Voici un guide rapide sur tout ce que vous pouvez faire dans ClickUp Docs :
Passons maintenant en revue les étapes à suivre pour suivre les modifications dans les documents. 💻
Étape n° 1 : accédez au menu
Accédez au document que vous souhaitez réviser. Vous verrez le menu ellipsis (…) dans le coin supérieur droit.
🧠 Fait amusant : les documents numériques contiennent souvent des métadonnées cachées, telles que les noms des auteurs, les horodatages et les modifications, même après avoir été enregistrés ou envoyés. Cela a parfois donné lieu à des controverses publiques lorsque des modifications sensibles ont été révélées.
📖 À lire également : Comment suivre les modifications dans Google Docs pour une collaboration fluide au sein d'une équipe
Étape n° 2 : afficher l'historique de la page
Dans le menu déroulant, sélectionnez Historique de la page. Parcourez les versions répertoriées pour afficher un journal détaillé des modifications.
Étape n° 3 : restaurer si nécessaire
Si vous souhaitez revenir en arrière, sélectionnez une version et cliquez sur Restaurer pour la rendre active.
🔍 Le saviez-vous ? Le concept de « suivi des modifications » n'est pas nouveau. Les scribes de l'Antiquité ajoutaient des annotations ou des corrections sur les manuscrits à l'aide d'une encre différente ou de notes dans la marge. Ce suivi manuel a jeté les bases des outils numériques actuels.
Étape n° 4 : accéder à la vue Activité (facultatif)
De plus, la vue Activité de ClickUp fournit un journal en temps réel de tout ce qui se passe dans vos documents, des modifications et commentaires aux mises à jour des permissions, et bien plus encore. C'est l'outil idéal pour la collaboration virtuelle, le suivi de la progression de l'équipe, la résolution des modifications qui se chevauchent et la maîtrise des changements.
Pour ajouter la vue Activité à votre environnement de travail, cliquez sur + Vue dans la barre des vues ClickUp pour ouvrir le modal Vues. À partir de là, sélectionnez Activité comme type de vue. Une fois la vue créée, nommez-la et personnalisez-la selon vos besoins à l'aide du menu Personnaliser situé à droite.
🔍 Le saviez-vous ? La première forme de contrôle de version numérique a été développée dans les années 1970. Le SCCS (Source Code Control System) permettait aux développeurs de suivre les modifications apportées au code source, ouvrant ainsi la voie à des outils modernes tels que Git et les plateformes collaboratives.
Astuce bonus : utilisez la vue Tableur ClickUp
Établissez des relations entre les tâches, les documents et les dépendances grâce à l'interface conviviale de glisser-déposer de la vue Tableur de ClickUp. Vous pouvez mettre en forme vos tableaux comme vous le souhaitez, gérer votre travail à l'aide d'options de filtrage et de regroupement robustes, et masquer et épingler des colonnes pour faciliter le tri. Considérez-le comme un substitut beaucoup plus puissant à Excel, avec un moyen beaucoup plus simple de suivre les modifications et de gérer le contrôle des versions.
La vue Tableur vous permet de collaborer en temps réel sur et de partager les mises à jour grâce à des liens vers le projet accessibles publiquement. Pour plus de commodité, vous pouvez exporter les informations de la vue Tableur sous forme de feuilles de calcul, ce qui facilite le partage ou le stockage des données ailleurs.
🧠 Anecdote : avant l'apparition des outils numériques, les avocats suivaient les modifications apportées aux documents juridiques à l'aide de papier carbone. La multiplication des copies garantissait la visibilité des modifications sur chaque couche, même si cette méthode était fastidieuse et manuelle.
Mettez-vous sur la bonne voie pour une gestion réussie des données avec ClickUp
Les fonctionnalités de suivi des modifications d'Excel répondent aux besoins de base, mais ne sont pas toujours suffisantes pour les flux de travail complexes ou une collaboration fluide.
Si vous en avez assez des limitations et que vous recherchez un outil qui simplifie et optimise le suivi des modifications, ClickUp, l'application tout-en-un pour le travail, est faite pour vous. Ses fonctionnalités avancées, son suivi robuste, ses mises à jour en temps réel et sa visibilité complète éliminent les approximations dans la gestion de votre flux de travail.
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