Lindsey Rossi est responsable des opérations chez New Reach Marketing. Elle est spécialisée dans la mise en place de systèmes et l'optimisation des opérations de l'entreprise. Pendant son temps libre, Lindsey aime composer de la musique, chanter, donner des cours de chant et profiter du grand air.
Lorsqu’on lance une entreprise, il est facile de bricoler un système pour gérer ses projets sans se soucier de son évolutivité. Peut-être utilisez-vous des outils tels que Google Sheets et des applications de texte, et votre système actuel n’est-il plus adapté à vos besoins.
Si vous vous sentez désorganisé et que vous perdez du temps, l'utilisation d'un outil de gestion de projet efficace pourrait être la solution pour soutenir la croissance et l'évolutivité de votre entreprise.
New Reach Marketing a démarré en 2020 en tant que petite entreprise et, à l'époque, sa gestion s'effectuait entièrement via Google Sheets.
À mesure que notre entreprise gagnait en notoriété et en clients, nous savions que le système que nous avions mis en place ne serait ni évolutif ni gérable.
Nous avons testé plusieurs outils de gestion de projet pendant six mois et avons choisi ClickUp car il est convivial, permet de gagner du temps et s'adapte à notre entreprise spécifique.
Voici pourquoi le passage à une autre plateforme de gestion de projet s'est avéré être l'une des meilleures décisions que nous ayons prises en tant qu'agence.
Le problème : des flux de travail désorganisés, des difficultés à gérer les projets et des problèmes de communication
Imaginez que vous arriviez au travail et que vous soyez immédiatement submergé de SMS, de messages Slack et d’une liste de tâches à accomplir, sans aucune clarté ni hiérarchie quant à l’urgence des tâches.
Vous passez une heure ou plus chaque matin à essayer de vous organiser, mais vous ne savez toujours pas par où commencer votre journée.
Vous ouvrez Google Drive pour trouver la feuille Google Sheets appropriée et parcourez les Messages afin de vous assurer que rien ne vous a échappé.
Vous parcourez d'innombrables lignes de données pour trouver ce dont vous avez besoin : le système fonctionne, mais à peine.
Voici à quoi ressemblait la situation chez New Reach Marketing avant que nous passions à ClickUp.
Au fil du temps, nos feuilles de calcul devenaient de plus en plus difficiles à gérer. Notre feuille de calcul dédiée au contenu comptait à elle seule 648 lignes, et nous avions plusieurs onglets au sein d’une même feuille pour gérer les différents projets de tous nos clients ! 😱
Il était pratiquement impossible de suivre tout et les détails passaient constamment entre les mailles du filet.
Notre gestion de projet n'était pas optimisée pour le type de croissance auquel nous nous attendions.
Je vais vous montrer quelques captures d'écran de nos anciennes feuilles de calcul Google Sheets, puis vous présenter notre nouveau système afin que vous puissiez comparer notre façon de fonctionner avant et après l'adoption de ClickUp.
Mais commençons par vous présenter le type d’entreprise que nous sommes et la manière dont nous avons réussi à adapter ClickUp à nos besoins.
Notre activité en tant qu'agence : un aperçu de notre ancien système
Afin de vous donner un aperçu de la manière dont ClickUp nous a aidés à atteindre un chiffre d'affaires annuel récurrent (ARR) de 800 000 dollars, vous devez avoir une idée générale de nos activités en tant qu'entreprise.
New Reach Marketing est spécialisée dans le référencement naturel (SEO) et le marketing de contenu. Nous comptons plusieurs clients issus de différents secteurs et poursuivant des objectifs variés, et nous gérons trois types de clients distincts, notamment ceux pour lesquels nous assurons la création de liens et ceux pour lesquels nous produisons du contenu.
Lorsqu'un client souhaite améliorer son classement global sur les moteurs de recherche, il nous confie la gestion de sa stratégie de création de liens. Voici les sept campagnes marketing parmi lesquelles nous choisissons lorsque nous élaborons un forfait pour nos clients dans ce domaine :
- Article invité
- Infographies
- Listes de prospection (ce qui peut impliquer l'achat de liens retour s'ils génèrent du trafic de référence)
- La technique du « skyscraper »
- Suivi des mentions
- Pages de ressources
Chaque campagne passe par trois étapes différentes, quelle que soit la campagne que nous menons.
- Prospection
- Personnalisation
- Prospection
Notre campagne la plus populaire est celle des articles invités. Voici un bref aperçu de son fonctionnement :
Étape 1 : Prospection
Nous identifions les sites qui hébergent des blogs en lien avec les cibles de niche du client, puis nous recueillons leurs adresses e-mail.
Étape 2 : Personnalisation
Nous consultons le blog du prospect, identifions un élément qui nous plaît particulièrement et personnalisons le modèle d’e-mail en conséquence. Nous laissons également un commentaire sur le blog afin de préparer le terrain avec le prospect. Cela contribue à améliorer le taux de réponse, car nous envoyons des e-mails à froid.
Étape 3 : Prospection
Nous envoyons des e-mails aux prospects, et lorsque nous recevons une réponse, nous leur proposons des idées de sujets pour leur blog. Une fois que le média a choisi un sujet, nous transmettons la demande de contenu à notre éditeur et incluons des liens vers le site de notre client dans ces articles d’invités.
Pour nos clients du secteur du contenu, nous faisons des recherches approfondies sur les mots-clés, créons des visuels personnalisés pour favoriser les liens naturels et rédigeons des articles de manière à les positionner mieux que ceux de la concurrence qui apparaissent déjà dans les résultats de recherche pour le mot-clé que nous ciblons.
Auparavant, nous faisions tout cela dans Google Sheets, et comme ces tâches n'étaient pas gérées comme des projets distincts, nous ne pouvions ni évoluer ni gérer facilement nos activités.
Jetez un œil à notre ancienne feuille de calcul de contenu ⬇️
Un peu impressionnant, n’est-ce pas ? Et ce n’est même pas un aperçu complet de toutes les informations que nous avons stockées via Google Sheets.
Nous avions beaucoup de mal à savoir combien d’articles nous avions en cours de rédaction pour nos clients et depuis combien de temps ils se trouvaient à chaque statut du processus ! Des éléments se perdaient en cours de route et il fallait beaucoup de temps pour établir un rapport destiné à un client.
Voici comment nous avons géré les statuts des campagnes en cours des clients. C'est également là que nous avons stocké les fichiers de campagne (toutes les informations détaillées sur chaque campagne que nous menions) et la feuille de calcul du client ⬇️
Voici un aperçu complet de nos clients, de leurs objectifs et du pourcentage de progression par rapport à l'état d'avancement du mois. Ce tableau concerne spécifiquement nos clients en création de liens, car avant ClickUp, nous ne disposions même pas de système de suivi pour les clients sur site.
Comme vous pouvez le constater, nous avions bien un système, mais il n'était clairement pas évolutif. 😬
Notre premier chef de projet avait choisi Asana comme solution, mais cela n’a pas du tout résolu le problème : cela n’a fait qu’empirer les choses.
Le premier problème est qu’ils ont tenté de passer progressivement de Google Sheets à Asana, au lieu d’opérer une transition nette et nette. Cela a engendré encore plus de problèmes de communication, car les mêmes projets étaient gérés à plusieurs endroits différents.
De ce fait, notre équipe perdait plus de temps que lorsque nous utilisions exclusivement Google Sheets, et, pour être franc, les collaborateurs n'utilisaient même pas beaucoup la plateforme.
L’équipe avait également beaucoup de mal à s’adapter au flux de l’outil, qui n’était pas suffisamment personnalisable pour répondre aux besoins de notre agence. Nous avons passé beaucoup de temps à essayer de comprendre Asana, et comme le temps, c’est de l’argent, nous avons également gaspillé beaucoup d’argent.
Mais bon, c'est la nature même d'une start-up : beaucoup de difficultés liées à la croissance et de courbes d'apprentissage.
La solution : passer à une plateforme de gestion de projet tout-en-un
Au final, ClickUp offrait tout ce dont nous avions besoin pour évoluer rapidement. Nous avons pu reproduire dans ClickUp le système que nous avions dans Google Sheets, ce qui a considérablement facilité la transition pour l'équipe. Nous n'avons pas modifié nos processus, nous avons simplement amélioré nos opérations.
ClickUp est convivial, dispose d’un système d’hiérarchie exceptionnel et permet la collaboration en équipe, la personnalisation et l’automatisation : c’était tout ce que nous recherchions.
Nous avons réussi à faire passer notre équipe à ClickUp en toute fluidité en un peu plus d’un mois. Cela témoigne de la convivialité et de l’intuitivité de ClickUp, ainsi que de la richesse des ressources mises à la disposition des débutants. Alors si l’idée de franchir le pas vous inquiète, ne vous en faites pas. Si j’ai pu le faire, vous le pouvez aussi. 😊
Comment nous utilisons ClickUp en tant qu'agence : un aperçu de notre nouveau système
Maintenant que vous connaissez l'ancienne méthode, laissez-moi vous montrer comment nous utilisons ClickUp aujourd'hui au sein de notre agence.
Commençons par notre espace de contenu !
Vous trouverez ci-dessous une vue Tableau qui affiche le statut de chaque article sur lequel nous travaillons actuellement. Si vous consultez notre ancienne feuille de calcul, vous remarquerez que le nombre de fois où nous avons effectué un suivi sur les articles n'était pas visible et que le nombre d'articles se trouvant à chaque étape n'était pas connu. Nous n'avions pas non plus de dates d'échéance ni de véritable organisation.
Bonus : logiciels pour agences de marketing
Maintenant que nous utilisons ClickUp, nous pouvons voir combien d’articles sont en cours de travail pour un client en filtrant les vues. Un simple clic suffit pour obtenir un aperçu complet de l’état d’avancement des projets. Nous pouvons également suivre de près les dates d’échéance et gérer notre équipe beaucoup plus facilement.
Nous disposons de nombreux statuts personnalisés, mais cela nous convient car nous sommes confrontés à de nombreux cas de figure liés à différents sites web. Nous avons mis en place une automatisation pour chaque statut afin d’afficher la date d’échéance correcte à mesure que le dossier progresse dans le pipeline, et nous nous efforçons d’améliorer encore davantage notre flux de contenu à mesure que nous nous développons.
Voici un aperçu de la manière dont nous gérons notre contenu sur site dans ClickUp ⬇️
Voici un aperçu de la manière dont nous gérons les campagnes de nos clients avec ClickUp ⬇️
Les campagnes passent sans cesse par ces trois statuts jusqu’à leur terme, ce qui n’arrive généralement que si nous décidons de changer de stratégie ou si le client met fin au contrat. C’est vraiment facile à gérer grâce à ClickUp.
Découvrons maintenant notre nouvelle liste de clients, encore améliorée ⬇️
N'est-ce pas magnifique ? Nous avons ici tout ce qu'il faut savoir sur nos clients, et nous avons lié les campagnes en cours à chacun d'entre eux. Nous pouvons également faire passer facilement les clients d'un statut à un autre.
Nous avons mis en place plusieurs automatisations pour réduire les tâches administratives. Par exemple, lorsque le nombre d’heures consacrées à un client par semaine augmente, ClickBot rédige un commentaire pour signaler ce fait et en informer le membre de l’équipe chargé de répartir le temps entre chaque projet (prospection, personnalisation, communication).
Avant ClickUp, lorsqu'un client souhaitait suspendre le travail, cela se communiquait via Slack, ce qui pouvait parfois prêter à confusion. Désormais, un simple clic suffit pour que toute l'équipe soit informée du statut d'un client.
Nous disposons également d’une liste pour chaque type de client que j’ai mentionné précédemment. À terme, nous prévoyons de nous développer encore davantage et nous savons que nous pouvons y parvenir grâce aux possibilités infinies offertes par ClickUp.
Les 5 principaux avantages de ClickUp
1. Convivial
L'une des choses que nous apprécions le plus chez ClickUp, c'est sa convivialité. Il est extrêmement simple à utiliser et très intuitif. Voici quatre éléments qui ont permis une transition en douceur vers ClickUp :
- Possibilité de tout mettre en place en un mois, même sans expérience
- Le transfert de données entre Google Sheets et ClickUp s’est fait en toute simplicité : nous avons même intégré notre ancienne feuille Google Sheets répertoriant nos clients en matière de création de liens, le temps que l’équipe se familiarise avec ClickUp. Une fois que tout le monde a pris ses marques, nous avons créé la vue Liste. Cela a facilité la transition pour tout le monde.
- De nombreuses ressources sont disponibles via ClickUp University et le blog ClickUp.
- Réponses rapides du service client si vous constatez un bug ou avez besoin d'aide
2. Offre une hiérarchie claire
Nous apprécions particulièrement la hiérarchie de ClickUp, car elle permet de rester facilement organisé. Avec ClickUp, vous pouvez :
- Tout voir d'un seul coup d'œil
- Affichez l'espace dans son intégralité
- Décomposer les espaces et afficher les dossiers
- Organisez vos dossiers et affichez vos listes
Vous pouvez également filtrer les vues par responsable, étiquettes, champs personnalisés et bien plus encore !
Voici un exemple illustrant comment nous tirons parti de la fonctionnalité « Hiérarchie » de ClickUp :
Voici un aperçu de nos différents Espaces. Si vous cliquez sur « Tout », vous verrez littéralement tout ce qui se passe dans ClickUp pour votre entreprise. De là, vous pouvez afficher vos espaces individuels.
Si vous cliquez sur l’espace « Contenu », par exemple, vous pourrez voir tout ce qui se passe au sein de cet espace. Je l’ai organisé par couleur, donc si je consulte l’ensemble de notre contenu en vue Liste, il sera classé par couleur.
Si vous cliquez sur le dossier « Guest Post Content », vous verrez tout le contenu qu’il contient.
Une fois le dossier ouvert, vous pouvez afficher toutes les listes qu’il contient. Comme vous pouvez le constater, notre contenu est réparti dans deux dossiers, chacun contenant des listes qui nous aident à rester organisés. Nous pouvons également voir le nombre de tâches présentes dans chaque liste. J’ai vraiment pu comprendre la hiérarchie de ClickUp après avoir suivi le cours d’introduction à ClickUp sur ClickUp University.
3. Favorise la collaboration au sein de l'équipe
ClickUp favorise la collaboration au sein de l'équipe. Nous apprécions particulièrement la possibilité de :
- Attribuez plusieurs personnes assignées à une même tâche. Cela s'avère utile lorsque plusieurs personnes doivent intervenir sur une tâche ou en suivre la progression. Par exemple, si un rédacteur doit apporter une modification à un article et que notre éditeur doit vérifier cette modification
- Créez des sous-tâches et des checklists pour les membres de l'équipe. Vous pouvez également attribuer des sous-tâches et des éléments de checklist au sein de la tâche afin de vous assurer que chacun dispose des moyens nécessaires pour accomplir son travail.
- Envoyer des liens vers les tâches. Cela s'avère utile en cas de demandes plus urgentes. Nous envoyons parfois des tâches via Slack pour nous assurer que tout le monde en est informé. D'autres cas d'utilisation peuvent consister à envoyer des tâches aux clients. Vous pouvez également configurer une intégration entre ClickUp et Slack pour envoyer des messages automatisés si vous le souhaitez.
- Inviter des contributeurs. Nous utilisons souvent cette fonctionnalité avec les rédacteurs invités et les rédacteurs indépendants qui font partie de notre équipe. Elle nous permet d’inviter nos rédacteurs exclusivement dans notre espace de contenu, afin qu’ils n’aient pas accès aux informations sensibles des clients.
4. Hautement personnalisable
Trouver une plateforme offrant de nombreuses options de personnalisation était essentiel pour notre entreprise. ClickUp vous permet de personnaliser votre installation en :
- Créer des espaces et mettre en place des processus adaptés aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez même activer des ClickApps telles que le suivi du temps, les estimations de durée, les Sprints et les champs personnalisés, en fonction de vos besoins.
- Création de vues personnalisées en fonction des besoins. Cela inclut des options telles que la vue « Tableau », la vue « Liste », l'intégration de Google Sheets, la vue « Document », la vue « Calendrier », et bien d'autres encore. Vous pouvez également épingler et protéger ces vues.
- Les champs personnalisés pour stocker des informations importantes. C'est un élément crucial pour notre entreprise et une fonctionnalité ClickApp très utile que nous utilisons dans tous les espaces. Nous utilisons les champs personnalisés pour stocker, entre autres, des informations sur les clients et sur le contenu. Plusieurs options s'offrent à vous.
- Créer des statuts personnalisés. Vous pouvez nommer et organiser les statuts comme bon vous semble ! Nous apprécions particulièrement la possibilité de les mettre à jour et de les réorganiser à tout moment.
5. Fonctionnalités d'automatisation utiles
ClickUp propose plusieurs fonctionnalités d'automatisation que vous pouvez mettre en œuvre à n'importe quel niveau : espace, dossier ou listes. Automatisations :
- Gagnez du temps
- Intuitif et facile à configurer
- Contribuez à éviter que des tâches ne passent entre les mailles du filet
- Réduire les tâches administratives, ce qui nous permet de réaliser des économies
Résoudre nos difficultés et évoluer grâce à ClickUp
ClickUp a aidé notre entreprise à se développer et nous a permis d'accepter davantage de clients et de travail.
Grâce à notre passage à ClickUp, nous avons pu résoudre la plupart des difficultés rencontrées par notre entreprise. Cela nous a ouvert de nouvelles opportunités pour développer notre activité et poursuivre notre croissance. Avant de passer à ClickUp, nous ne proposions qu'une seule formule à nos clients ; aujourd'hui, nous en proposons trois.
Cela nous a également permis d’acquérir de nouveaux clients et de recruter de nouveaux collaborateurs. Nous avons systématisé nos processus et disposons désormais d’un registre centralisé répertoriant tout ce qui est en cours pour chaque branche de l’entreprise.
Si vous vous reconnaissez dans notre parcours ou si vous envisagez simplement de développer votre entreprise, nous vous recommandons vivement d’utiliser ClickUp pour regrouper tout votre travail en un seul endroit, organiser votre flux de travail de manière cohérente et gérable, tout en éliminant les frictions inutiles liées à l’utilisation de plusieurs applications. 🙏