Comment utiliser l'IA pour les documents Word afin de rationaliser la création de contenu

Lorsque je suis confronté à l'impossibilité désespérée d'écrire cinq cents pages, un sentiment de défaite m'envahit et je sais que je n'y arriverai jamais.

Que vous soyez un romancier de renom ou un rédacteur de contenu SEO en herbe, la peur de la page blanche était bien réelle. Que ce soit sur une machine à écrire ou un écran vide, les écrivains ont régulièrement connu des difficultés pour se lancer. Heureusement, l'IA a mis fin à cela !

L'IA pour les documents Word, Google Docs ou ClickUp Docs a rendu la prise en main incroyablement facile. L'IA a simplifié le brainstorming sans jugement et l'écriture avec un compagnon bienveillant.

Dans cet article, cher rédacteur, nous vous présentons l'utilisation de l'IA pour rationaliser et optimiser votre processus de création de contenu.

Voici comment créer un document avec ClickUp Brain :

Qu'est-ce que l'IA pour les documents Word ?

Les logiciels de génération de contenu populaires, tels que Microsoft Word et Google Docs, intègrent Microsoft Copilot et Google Gemini. Mais ils ne sont pas les seuls. Vous pouvez créer du contenu avec l'IA à l'aide d'un large intervalle d'outils, dont certains sont présentés plus loin dans cet article.

Mais voyons d'abord ce qu'implique l'IA pour la génération de contenu.

Fonctionnalités de l'IA pour les documents Word

Dans sa forme la plus simple, l'IA pour les documents Word crée du contenu en réponse à des entrées créées par l'utilisateur, appelées invites ou instructions. Cependant, elle peut faire beaucoup plus.

Génération de contenu

Un assistant de rédaction IA vous aide à rédiger plus rapidement et plus efficacement. Il prend vos idées générales/invites et crée un premier brouillon. Il comprend votre public, votre style et le contenu du formulaire afin de générer un brouillon sur lequel vous pouvez vous appuyer.

Aide à la rédaction

Une fois que vous avez rédigé votre document, l'IA peut faire beaucoup en tant que logiciel d'automatisation des documents.

Mise en forme et conception

De nos jours, un bon contenu est multimodal. Votre créateur de documents IA peut également créer des éléments visuels, tels que des bannières, des images, des tableaux, des citations, etc.

Analyse des données et informations exploitables

Vous avez besoin d'un réviseur critique pour votre contenu ? Essayez l'IA. Un bon créateur de documents IA vous offre un intervalle de fonctionnalités analytiques, telles que :

Tout cela, alors que nous n'en sommes encore qu'aux premières étapes de la technologie de l'intelligence artificielle. À mesure que l'IA évolue, elle peut faire de plus en plus de choses et offrir des avantages extraordinaires.

Avantages de la génération de documents par IA

Le premier avantage de l'IA est qu'elle élimine les frictions de la première étape. Il suffit de taper quelques mots pour que l'IA vous propose des idées, dont vous pouvez explorer et développer certaines. Cela offre ensuite d'autres avantages en aval, tels que :

Rapidité : l'IA pour les documents Word prend en charge les deux premières étapes de la création de contenu, à savoir la recherche et la première ébauche. Cela augmente considérablement la vitesse à laquelle vous pouvez générer des documents. Si vous mettiez trois heures pour faire des recherches, deux pour rédiger et une pour modifier, vous pourriez gagner jusqu'à quatre heures (66 % du temps) grâce à l'IA.

Efficacité : La recherche et la rédaction du premier jet sont des tâches créatives épuisantes. En accélérant ces deux étapes, l'IA libère l'énergie créative des rédacteurs, qui peut ensuite être mise à profit pour développer leur moteur de contenu.

Productivité : une partie clé de la génération de contenu consiste également à le réutiliser, c'est-à-dire à créer des publications sur les réseaux sociaux, à générer des extraits, à rédiger des scripts vidéo, etc. L'IA peut automatiser ce processus et réutiliser le contenu en quelques secondes.

Économies : la génération de documents par IA permet aux organisations de créer plus de contenu avec des équipes réduites.

Expérience des rédacteurs : La rédaction peut être un travail solitaire. L'IA devient un partenaire de travail sans chichis avec lequel vous pouvez réfléchir, débattre, trouver des données, modifier et mettre tout en place.

Cas d'utilisation de la génération de documents par IA

Tout cela est très bien, mais à qui s'adresse réellement la génération de documents par IA ? Est-elle réservée aux rédacteurs SEO qui doivent créer du contenu à une échelle sans précédent ? Ou est-elle uniquement destinée aux spécialistes du marketing qui doivent régulièrement trouver des moyens d'expression imaginatifs ?

La génération de documents par IA s'adresse à tous ceux qui ont besoin d'écrire quoi que ce soit : un e-mail, un rapport, un résumé, un compte rendu de réunion, etc. Si vous communiquez, la génération de contenu par IA est faite pour vous !

Applications professionnelles et d'entreprise

Les professionnels créent régulièrement un nombre important de documents : propositions, contrats, rapports de performance périodiques, résumés de recherche, analyses de marché, notes clients, etc.

Voici quelques exemples.

Propositions standard : utilisez l'IA pour parcourir vos documents existants afin d'identifier les plus pertinents, sur la base desquels elle peut créer une proposition standard avec des parties personnalisables pour les champs, tels que le nom du client, le prix et certaines conditions.

Rapports sur les performances : intégrez l'IA à vos applications d'entreprise, telles que le CRM ou le portail des employés, pour résumer les informations provenant des tableaux de bord clés.

Informations sur les clients : exploitez l'IA pour traiter les notes issues de centaines, voire de milliers d'interactions avec les clients et en tirer des informations précieuses. Utilisez ces informations pour élaborer des stratégies, concevoir des campagnes ou personnaliser les discussions avec vos futurs clients.

Création de contenu éducatif

La pandémie a peut-être poussé les gens à se connecter, mais ce sont les véritables possibilités de transformation offertes par le contenu numérique qui les ont incités à rester.

Planification : créez du contenu éducatif concis pour les plateformes en ligne grâce à l'IA. Réfléchissez avec l'outil de rédaction IA pour créer des plans complets et détaillés pour des sujets de tous niveaux de complexité.

Supports pédagogiques : la plupart des formations en ligne sont principalement constituées de vidéos. Créez des supports pédagogiques sous forme de texte et d'images, tels que des transcriptions de vidéos, des résumés des points clés, des fiches d'index, etc. grâce à l'IA.

Quiz : automatisez intelligemment les quiz et les tests pour vos élèves. Et ce n'est pas tout ! Créez des combinaisons illimitées de questions pour maintenir l'attention de vos élèves à tout moment.

Gestion des documents financiers

Le service financier traite un nombre extraordinaire de documents, notamment des bons de commande, des factures, des relevés bancaires/clients, etc. En tant que responsable financier, les outils de création de contenu IA vous facilitent considérablement la communication avec vos pairs et collègues.

Rapports : traitez une multitude de documents, recueillez des informations clés et établissez des rapports à l'intention des parties prenantes concernées, qu'il s'agisse du conseil d'administration ou de vos collègues. L'IA peut également faciliter le contrôle des versions des documents pour une meilleure auditabilité.

Résumés : étudiez des rapports financiers longs et détaillés, tels que des comptes de résultats, des comptes clients, des documents de conformité, etc., et créez des résumés à l'intention de l'équipe de direction.

Gestion de projet et collaboration d'équipe

Dans la communication organisationnelle, le plus grand défi auquel sont confrontées les équipes est de maintenir un contexte commun.

Résumé historique : Imaginez qu'un nouvel employé ouvre l'outil de rédaction IA et demande « Mettez-moi au courant du projet jusqu'à présent. » Un bon outil résumera tout ce qui s'est passé jusqu'à présent, identifiera les jalons clés et mettra tout le monde au courant.

Compte rendu/mises à jour : l'IA peut résumer toutes les mises à jour et tous les commentaires du projet afin de fournir un contexte global à tous les membres de l'équipe.

Comme vous pouvez le constater, les possibilités sont infinies. Comment en tirer profit ? Découvrons-le ensemble.

Comment mettre en œuvre la génération de documents par IA

Comme pour la plupart des avancées technologiques modernes, vous pouvez vous lancer dans la génération de documents IA presque instantanément.

1. Choisissez les bons outils de création de documents IA

Il existe un large intervalle d'outils de création de documents intégrant l'IA. En voici quelques-uns parmi les plus populaires.

Microsoft Word : ce traitement de texte éprouvé est livré avec Copilot intégré pour la création de contenu, la résumisation, la modification en cours et bien plus encore. Si vous êtes déjà abonné à MS365, l'IA est incluse.

Google Docs : la suite de productivité de Google intègre Gemini pour créer tout type de contenu dont vous avez besoin. Une offre supérieure permet également d'exploiter le contenu de votre Google Drive pour créer du contenu personnalisé.

ClickUp Docs : ClickUp vous permet de créer des documents simples, esthétiques et contextuels directement dans l'outil de gestion de projet. Lancez ClickUp Brain pour générer des brouillons, effectuer des vérifications orthographiques, créer des tableaux/modèles/transcriptions, et bien plus encore.

Dans ClickUp Docs, intégrez des signets, ajoutez des tâches, incluez des images et collaborez avec votre équipe en temps réel. Une fois que vous avez terminé, partagez-le en toute sécurité à l'intérieur et à l'extérieur de votre organisation.

Quillbot : Quillbot est une boîte à outils comprenant des produits pour la création de contenu, la vérification orthographique, la grammaire, la détection du plagiat, la traduction, les résumés et la génération de citations.

Grammarly : simple correcteur orthographique et grammatical il y a quelques années, Grammarly est aujourd'hui un assistant de rédaction IA plus complet qui peut rédiger, réécrire, répondre ou adapter votre contenu à différents publics.

2. Apprenez à utiliser les invites et les instructions de l'outil de rédaction IA

N'oubliez pas que les invites ne sont pas des questions auxquelles vous répondez par une seule réponse. Vous pouvez répondre aux réponses de l'IA et lui demander de les réécrire/personnaliser selon vos besoins, ce qui lui permettra de s'améliorer à long terme.

Pour en savoir plus sur l'utilisation des générateurs de contenu IA, lisez ce guide d'introduction sur les invites, instructions et instructions de rédaction IA.

3. Intégrez-la à vos flux de travail

Comme nous l'avons vu ci-dessus, l'IA pour les documents Word peut faire bien plus que simplement créer votre première ébauche. Intégrez-la donc à chaque étape de votre flux de travail de gestion documentaire.

Intégrations : lorsque le rédacteur a terminé sa partie du processus de création du document, configurez des méthodes pour importer automatiquement les fichiers dans le pipeline IA. Pour ce faire, il vous suffit de partager les fichiers sur un lecteur commun ou de configurer une API pour les importations.

Fonctionnalités spécifiques à chaque persona : si vous avez un éditeur qui travaille sur l'ensemble de votre contenu, intégrez les modules de vérification orthographique et grammaticale à sa suite d'édition. Donnez aux concepteurs la possibilité de créer des visuels et de les intégrer au document. Si vous travaillez sur des documents juridiques, activez la vérification des faits et l'applicabilité pour les équipes concernées.

Amélioration du contenu : avant la publication, donnez un coup de pouce visuel à votre contenu grâce à l'IA. Utilisez l'IA pour les documents Word afin de mettre en évidence les points importants, rédiger un résumé, identifier les citations à retenir, etc.

Gestion de projet : si vous utilisez ClickUp Docs pour enregistrer vos discussions, réunions, planification de sprints, collecte d'exigences, etc., créez intelligemment des tâches à partir de votre document et gérez le projet.

4. Observez et doublez la mise

En tant que technologie émergente, l'IA présente encore des lacunes. Pour en tirer le meilleur parti, observez attentivement vos interactions avec elle.

Concentrez-vous sur ce qui fonctionne pour vos flux de travail de contenu afin d'obtenir plus rapidement des documents parfaitement peaufinés.

Conseils pour optimiser l'IA dans les documents Word

Une fois que vous avez mis en place le processus global, voici quelques conseils et astuces à prendre en compte.

Commencez avec l'IA

Éliminez le blocage de l'écrivain en demandant à l'IA de vous donner un point de départ. Ouvrez votre document et posez une question à l'IA. Construisez votre contenu à partir de là.

Utilisez l'IA de manière approfondie

Toutes les IA ne nécessitent pas que vous posiez une question exhaustive. Par exemple, avec ClickUp Brain, vous pouvez choisir parmi une liste déroulante de différents formats au lieu de les décrire dans votre invite, vos instructions.

Une fois que vous avez choisi l'outil de rédaction IA que vous souhaitez utiliser, prenez le temps d'apprendre tout ce qu'il offre. Utilisez toutes les fonctionnalités qui vous sont utiles.

Configurez des modèles

Ne réinventez pas la roue et évitez d'avoir à vous souvenir des meilleures invites. Créez des modèles pour vos documents, styles, invites, etc. et réutilisez-les pour gagner en efficacité. Voici quelques modèles de documentation de processus pour vous inspirer.

Citez vos sources

Le plus grand défi de l'IA est qu'elle cache souvent la source de ses connaissances sur un sujet spécifique. C'est naturel, compte tenu de l'échelle des données utilisées pour former les LLM. Cependant, votre contenu n'a pas besoin d'être infondé.

Demandez à l'IA d'afficher vos sources et de les citer dans votre contenu afin de renforcer votre crédibilité et votre autorité dans votre domaine de travail.

Défis et considérations

Malgré ses immenses possibilités, l'IA n'en est encore qu'à ses débuts. Vous remarquerez que chaque outil affiche une clause de non-responsabilité indiquant que l'IA peut commettre des erreurs et que la responsabilité de l'exactitude vous incombe. Ce n'est qu'un début.

Hallucinations et inexactitudes

Les outils de création de contenu IA peuvent halluciner, c'est-à-dire produire un contenu incorrect comme s'il était exact. Bien que les fournisseurs, prestataires d'IA travaillent d'arrache-pied pour minimiser les hallucinations avec chaque nouveau LLM, la responsabilité de produire un contenu exact incombe toujours au rédacteur.

Soyez donc prudent lorsque vous utilisez l'IA dans votre travail. Vérifiez les faits et relisez attentivement vos documents professionnels.

Apparaissant comme généré par l'IA

Je ne veux pas dire ici que je n'aime pas le mot « delve », même si c'est le cas, mais que c'est un signe que le texte a été écrit par ChatGPT. pic.twitter.com/2i3GUgynuL

Sa théorie était que l'utilisation de mots tels que « delve » (approfondir) était un signe que le texte avait été rédigé par ChatGPT. Bien que cela puisse être discutable, l'utilisation de contenus générés par l'IA dans la sphère publique fait l'objet d'une attention particulière.

Par exemple, les gouvernements du monde entier ont exigé que le contenu généré par l'IA soit correctement signalé. Google ne pénalise pas le contenu généré par l'IA dans les pages de résultats de son moteur de recherche (SERP). Cependant, il déconseille fortement d'utiliser l'IA comme « moyen peu coûteux et facile de manipuler les classements des moteurs de recherche »

D'une certaine manière, vos documents d'entreprise générés par l'IA peuvent créer une impression défavorable auprès de votre public. La meilleure façon d'éviter cela est de les ancrer davantage dans votre marque et de les aligner sur votre promesse.

Manque d'innovation réelle

Les documents générés par l'IA sont souvent un résumé ou une sélection de contenus déjà existants. Comme l'explique ce blog sur le site web du Book Prize, « les LLM sont rétrospectifs. Ils sont dérivés, même lorsqu'ils créent de nouvelles combinaisons ; un gigantesque rétroviseur. Ils produisent des imitations de textes générés par des humains. »

En résumé, l'IA, à elle seule, n'est pas en mesure de proposer des idées de contenu révolutionnaires. Elle excelle toutefois dans l'accélération du processus de création de contenu. La seule façon de garantir la création d'un contenu exceptionnel et captivant est d'appliquer le regard aigu de l'ingéniosité humaine aux résultats de l'IA.

Rationalisez votre pipeline de contenu avec ClickUp

Le contenu textuel désigne désormais les blogs, TikTok ou les vidéos YouTube, qui sont pour la plupart utilisés à des fins marketing. Il n'est donc pas étonnant que les spécialistes du marketing aient adopté l'IA générative comme personne d'autre.

Cependant, considérer un document généré par l'IA comme limité au marketing revient à passer à côté d'une opportunité énorme. En effet, l'IA peut aider chaque employé, manager, collaborateur individuel, consultant ou entrepreneur à mieux communiquer.

À bien des égards, l'IA peut vous aider à faire plus et mieux. Alors, plongez dans l'IA pour la génération de contenu. Ouvrez ClickUp Docs et commencez dès maintenant. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui.