Comme le dit le célèbre adage militaire, également connu sous le nom des 7 P :
Une bonne planification préalable permet d'éviter de mauvaises performances.
Une bonne planification préalable permet d'éviter de mauvais résultats.
Même si toutes les organisations ne suivent pas le principe d'unité de commandement de l'armée ou n'ont pas un adversaire unique clairement défini à vaincre, l'importance de la planification est universelle. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises modernes, dont les perspectives d'avenir sont limitées à une douzaine d'années.
Une étude EY révèle que la durée de vie moyenne d'une entreprise américaine du S&P 500 il y a 80 ans était de 67 ans. Aujourd'hui, elle n'est plus que de 15 ans ! En substance, si vous établissez un plan quinquennal pour une entreprise créée il y a un an, vous risquez de ne même pas avoir l'occasion de l'utiliser !
Dans un monde en constante évolution, les technologies deviennent obsolètes en quelques mois et les clients exigent de nouvelles expériences. Les forfaits doivent trouver le juste équilibre entre fiabilité et adaptabilité.
Dans cet article de blog, nous explorons comment vous pouvez utiliser diverses stratégies de planification annuelle pour atteindre cet objectif !
⏰ Résumé en 60 secondes
Si vous ne disposez que de 60 secondes pour vous informer sur la planification annuelle, voici un bref résumé :
La planification annuelle est le processus organisationnel qui consiste à définir les objectifs, les activités et les ressources pour l'année à venir. Initialement motivée par les impératifs financiers liés aux rapports aux actionnaires et à la conformité, la planification annuelle s'est développée pour offrir des avantages plus larges.
Un bon plan de projet comprend les éléments suivants :
- Objectifs
- Budgets
- Plans d'action
- Rôles et responsabilités
- Indicateurs et mécanismes d'évaluation
Pour une planification annuelle efficace, suivez les étapes suivantes.
- Bilan : examen approfondi des performances de l'année précédente.
- Objectifs : fixer des objectifs et des buts réalisables
- Plans d'action : concevez les activités et les projets nécessaires pour atteindre vos objectifs annuels.
- Outils : les technologies nécessaires à la mise en œuvre du plan annuel
- Suivi : rapports et tableaux de bord pour un suivi des performances en temps réel.
Passons maintenant aux détails pratiques.
Comprendre la planification annuelle
L'idée de la planification annuelle semble plutôt évidente : vous établissez des plans pour l'année suivante. 🤷 Sauf que ce n'est pas aussi simple que cela. En fonction de votre entreprise, de la taille de votre organisation et du marché sur lequel vous évoluez, la nature de la planification annuelle peut varier considérablement. Voyons comment.
Qu'est-ce que la planification annuelle ?
La planification annuelle consiste à définir les objectifs, les activités, les jalons, les budgets et les ressources pour la période de douze mois à venir. Voici quelques-unes des caractéristiques qui définissent la planification annuelle.
- Axée sur les finances : souvent, elle est dictée par les performances et les plans financiers de l'organisation, alignés sur les rapports destinés aux actionnaires/de conformité pour l'année.
- Axée sur l'examen : les forfaits annuels font suite à un examen approfondi des performances de l'année précédente.
- Effet de ruissellement : les plans annuels sont d'abord élaborés au niveau organisationnel, puis se répercutent sur les secteurs verticaux, les services, les équipes et les individus.
- 360 degrés : la planification annuelle décrit ce qui doit être fait, comment, par qui et avec quelles ressources.
Différence entre la planification annuelle et la planification stratégique
En gestion d'entreprise, les termes « stratégie », « plans », « tactiques » et leurs combinaisons sont souvent utilisés de manière interchangeable, ce qui entraîne une confusion inutile. Avant d'entrer dans les détails de la planification annuelle, clarifions donc la différence avec la « planification stratégique ».
Dans un épisode du podcast HBR avec le titre « A Plan is Not A Strategy » (Un plan n'est pas une stratégie), Roger Martin, ancien doyen de la Rotman School of Management de l'université de Toronto, déclare :
Une stratégie est un ensemble intégré de choix qui vous positionne sur le champ de votre choix de manière à vous permettre de gagner... La stratégie repose sur une théorie.
Une stratégie est un ensemble intégré de choix qui vous positionne sur le champ de votre choix de manière à vous permettre de gagner... La stratégie repose sur une théorie.
Une grande partie du processus de planification stratégique consiste donc à élaborer une théorie, c'est-à-dire à prendre les grandes décisions concernant les raisons pour lesquelles vous faites ce que vous faites, qui sont vos clients, ce qui vous rend meilleur que vos concurrents, etc. Certains de ces modèles de planification stratégique vous donneront une meilleure idée.
D'autre part, le processus de planification annuelle concerne la mise en œuvre de ladite stratégie au cours des douze prochains mois.
| Planification stratégique | Planification annuelle | |
|---|---|---|
| Échéancier | À plus long terme (3/5/10 ans) | Moyen terme (un an) |
| Objectif | Définir les fondements de l'entreprise et son existence | Définir les mesures à prendre et les ressources nécessaires à cet effet |
| Impulsion | Positionnement sur le marché et vision | Planification financière et rapports |
| Alignement | Vers une orientation globale de l'entreprise et une vision à long terme | Vers la stratégie et les objectifs organisationnels |
💡Conseil de pro : consultez notre modèle d'objectifs annuels ici.
Bien qu'elle ne soit pas entièrement stratégique par nature, la planification annuelle occupe une place très importante dans le cycle de vie d'une organisation pour plusieurs raisons.
Avantages d'une planification annuelle efficace
Une planification annuelle efficace constitue la feuille de route de l'entreprise pour les douze prochains mois. Grâce à elle, chaque membre de chaque équipe connaît la destination, les jalons et le chemin à parcourir pour y parvenir. Cela offre de multiples avantages, tels que :
Orientation : un processus de planification annuelle efficace définit l'orientation de l'ensemble de l'organisation. Il garantit que chaque individu s'aligne sur le plan de l'équipe, qui est lui-même conforme à celui du département, et ainsi de suite.
Clarté de l'action : un bon plan annuel décrit ce qui doit être réalisé et comment. Il élimine les ambiguïtés quant à la manière dont les objectifs organisationnels sont atteints.
Par exemple, si l'objectif est d'augmenter la clientèle grâce à l'acquisition, le plan annuel décrit les différentes activités, telles que les évènements, la publicité, le marketing de contenu, etc., ainsi que les budgets et les ressources alloués à chacune d'entre elles.
À partir de là, les équipes ont une vision claire de leurs tâches pour l'année.
Responsabilité : un plan annuel attribue la responsabilité de divers objectifs et résultats à des personnes spécifiques. Cela encourage la responsabilité personnelle et collective.
Mesurabilité : un plan annuel est essentiel pour mesurer la réussite de l'organisation. Il sert de référence pour évaluer les performances à la fin de l'année.
Optimisation des ressources : l'allocation des budgets, du personnel, des outils et des autres ressources devient efficace si elle est en intérêt d'un plan solide.
Gestion des risques : fondamentalement, un plan annuel est également une stratégie d'atténuation des risques. Il aide les dirigeants à prévoir de manière raisonnable les risques susceptibles de survenir au cours de l'année suivante (ou au-delà) et à mettre en place dès aujourd'hui des mesures d'atténuation.
Pour tirer parti des avantages susmentionnés et être efficace, un forfait doit avoir une structure spécifique. Explorons cela en détail.
Éléments clés d'une planification annuelle efficace
Un plan annuel de réussite doit être complet sans être trop normatif. Il doit couvrir les éléments suivants de manière assez détaillée.
Objectifs
L'exercice de planification annuelle commence par la définition des buts et des objectifs. Il permet de hiérarchiser les priorités de l'entreprise afin que les équipes puissent concentrer leurs efforts en conséquence. Voici quelques exemples d'objectifs à 1, 5 et 10 ans pour vous aider à démarrer.
Budgets
Dans un plan annuel, les budgets définissent les limites financières. Ils fixent les contraintes financières, techniques et en matière de ressources humaines dont les équipes disposent pour atteindre leurs objectifs.
Plan d'action
Lorsque le plan annuel de l'organisation est transmis aux services, aux équipes et aux individus, il décrit également les activités que chacun doit réaliser.
Rôles et responsabilités
Un plan annuel définit également les rôles et les responsabilités de toutes les personnes impliquées, ainsi que leurs objectifs et leurs attentes. Si les ressources adéquates ne sont pas disponibles pendant l'étape de planification, cela permet d'envisager de nouvelles embauches.
Par exemple, si vous prévoyez d'augmenter considérablement le développement de produits, vous aurez peut-être besoin de plus d'ingénieurs. Le plan annuel permettra de s'assurer que l'équipe financière dispose du budget nécessaire, que l'équipe chargée du recrutement a le mandat requis et que les responsables du recrutement sont prêts à mener des entretiens et à embaucher.
Indicateurs et mécanismes d'évaluation
Cette section du plan annuel décrit le processus qui permettra de suivre la progression tout au long de l'année. Comment savoir si vous êtes en bonne voie pour atteindre vos objectifs ? Grâce aux indicateurs clés de performance (KPI) et aux mécanismes d'évaluation, bien sûr !
Ces modèles de plans de croissance offrent des exemples utiles illustrant comment ces éléments fonctionnent en tandem.
Plans d'urgence
Un bon plan propose également des idées sur ce qu’il faut faire lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu. Essentiellement, cette composante couvre les mesures alternatives à prendre au cas où le plan A ne fonctionnerait pas.
Dans ce contexte, voyons comment vous pouvez mettre en pratique votre planification annuelle.
Étapes pour une planification annuelle efficace
Comme nous l'avons vu précédemment, le plan annuel est une feuille de route pour l'ensemble de l'organisation. Il rassemble tout le monde autour d'objectifs communs. La création d'un tel plan nécessite une approche globale, telle que celle que nous décrivons ci-dessous.
1. Bilan de l'année écoulée
Avant d'établir des plans, procédez à un examen approfondi des performances de l'année précédente. Examinez les éléments suivants.
- Les objectifs que vous vous étiez fixés et ce que vous avez accompli
- Budgets et dépenses réelles
- Activités que vous aviez prévues et examen de chacune d'entre elles
- Retour sur investissement pour chacune des activités/titres de dépenses
- Performance de chaque membre de l'équipe
Recueillez des données quantitatives et qualitatives. Recueillez les nombres, mais aussi les opinions sur le pourquoi et le comment.
Par exemple, ne vous contentez pas de demander quel a été le chiffre d'affaires de l'année dernière. Demandez également pourquoi vous avez atteint ou non la cible de vente, ce qui a fonctionné, comment les meilleurs vendeurs ont atteint leurs quotas, etc.
Utilisez ces informations comme base pour votre prochaine année. Si vos conversions provenant des évènements en personne ont été meilleures que celles provenant des webinaires, vous feriez bien d'allouer davantage de budget aux premiers. Ou si le canal de contenu n'a donné aucun résultat, vous devriez peut-être reconsidérer les objectifs que vous vous étiez fixés et vous demander s'ils étaient vraiment appropriés.
Un tel bilan fournira également une clarté dans la clôture de l'année écoulée et permettra de prendre un nouveau départ pour la nouvelle année.
2. Fixer des objectifs et des objectifs
En vous appuyant sur l'analyse de l'année écoulée pour définir le contexte général de l'entreprise, il est temps de fixer des objectifs.
Utilisez la méthode des objectifs SMART
Définissez des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et opportuns. Au lieu de fixer des objectifs tels que « acquérir des clients », optez pour une approche SMART : augmenter l'acquisition de clients de 5 % par mois grâce aux canaux publicitaires en ligne.
Utilisez un modèle hiérarchique
Commencez par définir les objectifs de plus haut niveau, par exemple pour l'ensemble de l'organisation. Ensuite, décomposez-les niveau par niveau. Si l'objectif de l'organisation est d'acquérir de nouveaux clients, il serait décomposé comme suit :
Objectifs départementaux : les objectifs marketing consisteraient à augmenter le nombre d'impressions, le trafic sur le site et les conversions ; les objectifs en matière d'acquisition de talents consisteraient à recruter davantage de membres pour l'équipe commerciale ; les objectifs en matière de réussite client consisteraient à obtenir davantage de recommandations, etc.
Objectifs de l'équipe : les équipes marketing les décomposeraient ensuite davantage. L'équipe chargée de la publicité sur les moteurs de recherche établirait des budgets pour chaque canal et concevrait ses campagnes. L'équipe chargée du contenu planifierait ses ressources pour la génération de prospects. L'équipe chargée des réseaux sociaux planifierait d'augmenter les impressions, peut-être en nouant des relations avec des influenceurs.
Objectifs individuels : en fonction des résultats attendus de l'équipe, chaque membre de l'équipe fixerait ses propres objectifs, comme le nombre d'articles que chaque rédacteur devrait créer ou les objectifs de conversion pour chaque campagne.
3. Création des plans d'action
Une fois les objectifs fixés, il est temps de déterminer les moyens de les atteindre, c'est-à-dire d'élaborer des plans de projet.
Structurez vos projets : décomposez vos activités en projets simples et gérables. Vous pouvez construire vos projets autour de la création de contenu, de la distribution sur les réseaux sociaux, des newsletters par e-mail, etc. Vous pouvez également créer des projets pour chaque campagne, évènement ou jalon important.
Voici quelques modèles de plans de projet pour vous aider à démarrer.
Créer des tâches : complétez vos projets avec des tâches.
Par exemple, pour chaque campagne considérée comme un projet, vous pouvez avoir des tâches pour :
- Conception de campagnes
- Conception visuelle et supports marketing
- Rédaction publicitaire
- Publication et distribution
- Réutilisation et redistribution
- Rapports
Gérer l'exécution : attribuez ces tâches aux bonnes personnes. Fixez des dates de début et des échéances. Indiquez les dépendances, le cas échéant.
4. Outils et méthodes pour la planification annuelle
Si vous utilisez des documents et des feuilles de calcul éprouvés pour votre planification annuelle, vous ne pouvez pas être blâmé pour cela. Cependant, il existe aujourd'hui des outils beaucoup plus efficaces et puissants pour vous aider dans votre planification annuelle.
Outils de gestion de projet
Un plan annuel est essentiellement un ensemble de projets interconnectés visant des objectifs communs. Un bon outil de gestion de projet, tel que ClickUp, peut vous aider à avoir une vue d'ensemble sans perdre de vue les détails.
Avec ClickUp Tasks, vous pouvez créer des feuilles de route pour vos projets, configurer des tâches, attribuer des utilisateurs, fixer des délais, estimer et suivre le temps passé, et ajouter des priorités ou des étiquettes. Configurez des statuts personnalisés adaptés à vos flux de travail. Ajoutez des checklists réutilisables et appliquez-les automatiquement à des types de tâches spécifiques. Reliez des tâches similaires ou ajoutez des jalons.
Outils de collaboration
La mise en œuvre efficace des plans annuels nécessite une capacité à communiquer facilement en temps réel. ClickUp offre plusieurs moyens d'y parvenir dans leur contexte. Pour commencer, vous pouvez avoir des discussions sous forme de commentaires imbriqués dans chaque tâche.
Pour des discussions plus dynamiques et en temps réel, essayez ClickUp Chat. Discutez autour des canaux dédiés à des projets spécifiques. Associez des tâches à vos discussions et facilitez la navigation pour vos collègues. Lancez des appels en un clic depuis ClickUp ; créez automatiquement des résumés et des actions à mener.
Outils de suivi des objectifs
Le moyen le plus simple d'atteindre vos objectifs est de les garder visibles et accessibles à tout moment. ClickUp Objectifs est une puissante application de suivi des objectifs qui vous permet de faire tout cela et bien plus encore.
Fixez des cibles claires pour suivre vos réussites. Il peut s'agir de cibles liées à des tâches (comme les tâches d'un sprint ou d'une campagne), de cibles chiffrées (comme le nombre d'articles à rédiger), de cibles financières (comme le chiffre d'affaires) ou de cibles de type vrai/faux (comme la réservation ou non d'un lieu pour un évènement).
Gérez tous vos objectifs au même endroit, organisez-les dans des dossiers et visualisez la progression collective.
5. Mise en œuvre des plans annuels
Jusqu'à présent, nous avons parlé de planification. Il est temps d'aller plus loin et d'aborder l'étape de la mise en œuvre.
Intégrer les équipes
Pour commencer, rassemblez tous les membres de votre équipe sur la plateforme de gestion de projet.
Formez-les à l'utiliser efficacement avec des procédures opérationnelles standard pour :
- Mise à jour du statut des tâches
- Estimation de la durée nécessaire
- Suivi du temps
- Utilisation de checklists pour le contrôle qualité
- Remplissez les champs personnalisés, le cas échéant.
Consolidez vos données
Pour poursuivre dans la continuité de l'année (ou des années) précédente(s), il est important de consolider certaines données. À faire :
- Intégrez des outils pertinents tels que la gestion de la relation client (CRM), les outils de l'équipe commerciale, etc.
- Rédigez des procédures opératoires normalisées (SOP) sur ClickUp Docs et partagez-les en toute sécurité avec les parties prenantes concernées.
- Intégrez des documents externes, tels que des feuilles de calcul, ou fournissez des liens vers des documents importants.
Passez en revue les outils de gestion des performances
Créez un moyen simple et pratique de suivre les performances tout au long de l'année. Les tableaux de bord ClickUp vous permettent de visualiser les données sur plusieurs fronts.
Visualisez instantanément toutes les données relatives aux projets dans ClickUp, telles que les tâches, les charges de travail, les relevés de temps, les heures facturables et la productivité individuelle. Intégrez des dizaines d'applications tierces pour créer des tableaux de bord consolidés, tels que des rapports de ventes, des visualisations CRM, les performances des campagnes marketing, etc. Chaque utilisateur peut également configurer des tableaux de bord personnels pour mesurer ses propres performances.
Enfin, utilisez ces données pour adapter votre plan au cours de l'année. Réajustez les budgets, réaffectez les ressources ou modifiez les activités afin de rester sur la bonne voie pour atteindre vos objectifs. Pour démarrer plus rapidement, utilisez des modèles de plans opérationnels pour structurer votre mise en œuvre.
Un bon plan annuel comporte un nombre d’éléments mobiles. Il peut être difficile à mettre en œuvre sans l’assistance adéquate.
Les défis de la planification annuelle
Voici les défis les plus courants en matière de gestion de projet que vous pourriez rencontrer dans votre planification annuelle et les moyens de les surmonter.
Prévisions inexactes : parfois, les équipes surestiment ce qu'elles peuvent accomplir en un an. Elles établissent donc des prévisions inexactes, notamment en matière de budgets, de ressources et d'activités.
Pour éviter cela, établissez vos prévisions à partir des données existantes. Soyez raisonnable dans vos projections et privilégiez la prudence.
Désalignement : chaque individu, équipe et service doit aligner ses objectifs sur ceux de l'organisation. Plus important encore, cela doit également servir le plan d'affaires global. Lorsque ce n'est pas le cas, cela devient un énorme défi.
La manière la plus simple de surmonter cela est d'utiliser des méthodes de planification telles que les objectifs et résultats clés (OKR) ou le tableau de bord prospectif. Cela permet d'aligner les objectifs et les activités de chacun vers le même objectif.
Bonus : des modèles de business plan gratuits à votre disposition.
Contraintes budgétaires : il est extrêmement rare que toutes les équipes obtiennent les budgets qu'elles demandent. Cela signifie que les équipes doivent atteindre leurs objectifs avec les budgets dont elles disposent.
À faire, effectuez quelques simulations. Envisagez différentes combinaisons d'allocation budgétaire avant de choisir la meilleure.
Gestion du temps : soyons réalistes, la planification prend du temps. Alors que vous êtes déjà surchargé par votre travail quotidien, il peut être difficile de trouver du temps pour planifier l'avenir.
Surmontez ce défi en prévoyant des délais de contingence dans le cadre du plan. Veillez à laisser quelques semaines libres en décembre dans votre plan annuel pour la planification commerciale annuelle de l'année suivante.
Les chefs d'entreprise peuvent jouer un rôle clé en aidant leurs équipes à surmonter ces défis.
Le rôle du leadership dans la planification annuelle
Un bon leader comprend que les équipes sont plus proches de la réalité et ont une connaissance plus approfondie des questions liées à l’entreprise.
Ainsi, plutôt que d'être un instructeur ou un planificateur, le leader joue le rôle de moteur et de facilitateur de la planification annuelle.
- Poser des questions : un dirigeant facilite l'examen de l'année écoulée en posant des questions pertinentes.
- Proposer des idées : ils mettent leur expérience à profit pour offrir des suggestions et des idées.
- Résolution des conflits : ils aident les équipes à parvenir à un consensus sur les points de désaccord.
- Supervision : ils observent le processus de planification afin d'identifier les lacunes et de les signaler à l'équipe.
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Que vous dirigiez un régiment militaire ou une équipe de stagiaires en marketing, un bon plan est la base d'une bonne performance. Il permet à chacun de savoir ce qui doit être fait, pourquoi, comment, dans quels délais, par qui et selon quelles normes. Il fait avancer l'entreprise.
C'est pourquoi la planification organisationnelle est un élément essentiel du rôle de tout chef d'entreprise. Elle vous permet de définir une orientation et de guider votre équipe.
Cependant, l'une des plus grandes erreurs que vous pouvez commettre est de considérer la planification annuelle comme une activité ponctuelle. Bien que le plan stratégique soit généralement élaboré au début de l'année, vous devez superviser sa mise en œuvre tout au long de la période de douze mois.
Pour ce faire, vous avez besoin d'une plateforme de planification et de gestion de projet robuste comme ClickUp. Avec ses puissantes fonctionnalités de gestion des tâches, de documentation, d'analyse, d'IA et ses modèles faciles à utiliser, ClickUp vous offre tout ce dont vous avez besoin pour mettre en œuvre vos plans annuels. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui.