Vous en avez assez des fils interminables d'e-mail pour prendre une simple décision ?
Que vous essayiez de choisir une heure de réunion, de recueillir rapidement des commentaires ou de choisir l'orientation du prochain projet, les échanges incessants d'e-mails peuvent vous donner l'impression de perdre votre temps.
Les e-mails s'enfouissent, les discussions se perdent et les opinions s'affrontent.
Microsoft Teams offre une meilleure solution. Grâce aux sondages, vous pouvez instantanément recueillir des commentaires, organiser les réponses et aller de l'avant sans vous prendre la tête. Apprenons donc à créer un sondage dans Teams.
⏰Résumé en 60 secondes
- Microsoft Teams est utile pour les sondages rapides, mais ses fonctionnalités de personnalisation et d'analyse sont limitées.
- Créez des sondages dans Teams via le chat/canal à l'aide de l'icône Sondages ou Microsoft Forms pour des options légèrement plus avancées.
- Parmi ses limites, on peut citer les types de questions basiques, les possibilités de personnalisation minimales et l'utilisation restreinte dans les chats/canaux.
- Pour obtenir les meilleurs résultats, veillez à ce que les sondages soient courts et clairs, à équilibrer les options de réponse et à laisser suffisamment de temps pour répondre.
Avantages de l'utilisation des sondages pour recueillir des commentaires
Dans les grandes réunions, il est presque impossible que tout le monde puisse s'exprimer. Mais cela ne signifie pas que leurs opinions n'ont pas d'importance. Les sondages offrent un moyen rapide et inclusif de recueillir des commentaires et de faire avancer les choses.
⭐ Modèle présenté
Les sondages dans Teams vous semblent limités ? Essayez gratuitement le modèle de formulaire ClickUp pour créer des sondages rapides et partageables, sans les inconvénients.
Voici comment ils peuvent vous aider :
✅ Implique tout le monde : les sondages permettent à chacun de s'exprimer, en particulier dans les équipes à distance où il est facile de se sentir ignoré.
✅ Permet de prendre des décisions rapides : plus besoin d'attendre de longues discussions, les sondages vous apportent des réponses claires et rapides, vous aidant à prendre des décisions plus rapidement.
✅ Renforce la collaboration : les sondages aident les équipes, où qu'elles se trouvent, à avoir le sentiment de travailler ensemble, ce qui renforce la confiance et l'engagement.
✅ Génère des informations exploitables : les résultats des sondages issus des recherches menées auprès des utilisateurs vous fournissent des données en temps réel qui vous permettent de repérer les tendances et de faire des choix plus judicieux sur le champ.
Comment créer un sondage dans Microsoft Teams
Il existe deux méthodes principales pour créer un sondage à l'aide des fonctionnalités de Microsoft Teams. Vous pouvez le créer directement à partir d'un chat/canal ou à l'aide de l'intégration des formulaires.
Examinons les deux méthodes 👇
Créez un sondage directement à partir du chat ou d'un canal.
Le processus de création de sondages à partir de plateformes de chat est assez simple. Voici comment procéder :
Étape 1 : dans l'application Teams, accédez à la conversation ou au canal Teams spécifique où vous souhaitez créer le sondage.
Étape 2 : Recherchez l'icône Sondages sous la zone de message. Elle devrait ressembler à ceci :
Étape 3 : Créez votre sondage. Vous pouvez rédiger une question et fournir plusieurs réponses parmi lesquelles les participants pourront choisir.
Étape 4 : Cliquez sur Suivant. Vous devez maintenant sélectionner une date d'échéance à laquelle les participants doivent répondre au sondage et décider si vous souhaitez rendre les résultats publics.
Étape 5 : Une fois que tout est configuré selon vos préférences, cliquez sur Suivant pour obtenir une carte d'aperçu de votre sondage. Si tout vous convient, appuyez sur Envoyer. Pour modifier le contenu d'un sondage, appuyez sur Modifier et modifiez les options selon vos besoins.
Étape 6 : pour afficher les résultats de votre sondage, cliquez sur Afficher les résultats.
🍬 Bonus : partagez votre sondage lors d'une réunion pour obtenir un retour instantané sur un point de discussion. Il s'affichera sous forme de notification sur l'écran de la réunion et apparaîtra dans la fenêtre de discussion de la réunion.
Créer un sondage avec Microsoft Forms
Vous pouvez également créer un sondage rapide à l'aide de l'intégration Microsoft Forms x Microsoft Teams.
Étape 1 : Dans le canal ou la conversation où vous souhaitez créer le sondage, cliquez sur l'icône Formulaires. Elle devrait se trouver à l'emplacement sous la zone de discussion.
Si vous ne voyez pas l'icône Formulaires, cliquez sur les trois points (...) sous la zone de message, puis sélectionnez Formulaires dans la liste des applications disponibles.
Étape 2 : Créez maintenant votre sondage en rédigeant une question et en fournissant plusieurs réponses possibles. Vous pouvez également activer/désactiver l'option de réponses multiples si vous souhaitez que les participants sélectionnent plusieurs réponses.
Étape 3 : une carte de sondage s'affiche. Vérifiez votre sondage et, si tout vous semble correct, cliquez sur Envoyer pour le partager avec le groupe de discussion.
➡️ En savoir plus : Avantages et inconvénients de Microsoft Teams : est-ce l'outil adapté à votre équipe ?
Limites de l'utilisation du chat Teams pour créer des sondages
La création de sondages dans Teams Chat peut être très pratique, mais comme toute autre chose, elle a ses limites, qui peuvent vous amener à rechercher des alternatives à Microsoft Teams. Examinons certaines de ces limites :
❗️Types de questions limités : vous êtes principalement limité aux questions à choix multiples. Si vous avez besoin de réponses ouvertes ou d'options de sondage plus complexes, vous devrez peut-être chercher ailleurs.
❗️Personnalisation de base : vous ne pouvez pas trop vous permettre d'être créatif en ce qui concerne l'apparence de votre sondage. Si vous préférez une personnalisation avancée ou une plus grande flexibilité en matière de conception, Teams peut vous sembler un peu basique.
❗️Pas de rapports avancés : bien que vous puissiez facilement afficher les résultats, Teams ne propose pas de fonctionnalités de rapports approfondis pour analyser les réponses en détail.
❗️Limité au chat/canal : si vous souhaitez utiliser des sondages en dehors d'un chat ou d'un canal, vous devrez utiliser l'intégration Forms ou d'autres outils.
Comment créer des sondages avec ClickUp
La création de sondages dans Microsoft Teams peut sembler restrictive, avec des possibilités de personnalisation limitées, des analyses basiques et des flux de travail qui ne sont pas toujours fluides.
C'est là que ClickUp entre en jeu. En tant qu'application tout-en-un pour le travail, elle peut pallier toutes les limites que Microsoft Teams vous impose.
Commençons par ClickUp Chat, où la communication en temps réel est au cœur de la collaboration. C'est là que vous et votre équipe pouvez maintenir la discussion connectée et contextuelle en mappant les fils de discussion à des tâches spécifiques, en partageant des mises à jour et en discutant d'idées, le tout en un seul endroit.
Au cours d'une discussion, vous pouvez vous rendre compte qu'il y a des questions importantes à poser. Vous pouvez rapidement créer un sondage simple en posant des questions dans un fil de discussion (en utilisant des emojis pour indiquer les options de réponse). Les participants peuvent ensuite partager leurs opinions à l'aide de réactions emoji.
🍭 Bonus : les fonctions d'IA de ClickUp Chat résument la discussion et convertissent les points clés en questions réfléchies et engageantes.
Testez ces instructions :
📌Pouvez-vous résumer les principaux points à retenir de cette discussion pour m'aider à créer un sondage ?
📌Pouvez-vous transformer les différentes opinions exprimées dans cette discussion en questions de sondage oui/non ou à choix multiples ?
Si vous souhaitez une installation de sondage avancée avec des formulaires basés sur une logique conditionnelle, essayez ClickUp Forms. Que vous souhaitiez recueillir des commentaires, prendre des décisions ou simplement poser une question rapide, vous pouvez créer un formulaire adapté à votre objectif.
ClickUp Forms vous permet de :
- Créez des sondages personnalisés : choisissez parmi différents types de questions (choix multiples, évaluation, réponse courte) en fonction de vos besoins.
- Recueillez efficacement les commentaires : utilisez des échelles d'évaluation pour mesurer la satisfaction ou les préférences de l'équipe.
- Organisez automatiquement les réponses : collectez et organisez automatiquement les réponses afin de pouvoir examiner les données sans effectuer un suivi manuel de tout.
Voyons comment faire.
Étape 1 : Dans ClickUp, accédez à votre environnement de travail et créez une nouvelle tâche ou sélectionnez-en une existante. Cliquez sur + Afficher, puis choisissez Formulaire.
Étape 2 : Sélectionnez votre type de formulaire. Vous pouvez utiliser un modèle prédéfini ou appuyer sur l'option « Ajouter ». Commencez à partir de zéro si vous souhaitez avoir plus de liberté.
ClickUp Forms permet de créer différents types de questions, telles que des questions à choix multiples, des cases à cocher, des questions en texte et des échelles d'évaluation, selon vos besoins. Ajoutez vos questions et vos options de réponse. Vous pouvez ajouter autant de questions que nécessaire et les réorganiser facilement par glisser-déposer.
Étape 3 : Appliquez une logique conditionnelle pour afficher ou masquer des questions en fonction des réponses précédentes, ou pour rendre certaines questions obligatoires ou facultatives.
Étape 4 : Une fois que votre sondage vous semble satisfaisant, cliquez sur Partager et générez un lien que vous pouvez envoyer directement via ClickUp Chat.
Tous les résultats sont suivis en temps réel et les rapports présentés sont très détaillés. Ils peuvent également être exportés ou stockés pour une analyse plus approfondie si nécessaire.
Allons-nous franchir une étape ?
L'intégration MS Teams de ClickUp vous permet de créer un sondage dans ClickUp, puis de le partager et de le gérer facilement à la fois dans ClickUp et Teams.
Plus besoin de passer d'une application à l'autre ou de gérer des flux de travail déconnectés : tout fonctionne en harmonie, améliorant ainsi vos capacités de sondage sur toutes les plateformes.
Pour vous aider à démarrer rapidement, voici un modèle de formulaire ClickUp qui peut être adapté pour créer des sondages permettant de collecter rapidement des données et de prendre des décisions.
Voici comment cela fonctionne :
- Utilisez les champs personnalisés pour ajouter des options à choix multiples, des menus déroulants ou des échelles d'évaluation pour les questions du sondage.
- Suivez les réponses à l'aide de statuts personnalisés tels que « En cours d'examen » ou « Achevé » pour surveiller la participation.
- Analysez les résultats du sondage à l'aide des plus de 15 vues personnalisées de ClickUp, telles que la vue « Résumé » pour consolider les données ou la vue « Tableau » pour une représentation visuelle.
- Automatisez les rappels ou les suivis pour les participants au sondage grâce aux automatisations ClickUp.
Outre les sondages, ce modèle peut également être utilisé pour :
📌Sondages pour recueillir les commentaires des clients ou des employés
📌Planification d'évènements en recueillant les réponses et les préférences
📌Check-ins de l'équipe pour suivre les mises à jour du projet ou prendre note des obstacles potentiels
📌Demandes de ressources telles que la réservation d'équipement ou l'approbation de budgets
➡️ En savoir plus : Les 14 meilleurs logiciels de création de formulaires (fonctionnalités, avantages, inconvénients, tarifs)
Comment ClickUp résout les limites des équipes
Les limites des sondages Teams sont résolues en les intégrant simplement à ClickUp :
- Personnalisation personnalisée : Teams reste simple, mais ClickUp vous permet de créer des sondages avec différents types de questions et même d'ajouter une logique conditionnelle. Vos sondages, vos règles !
- Suivi instantané et informations plus approfondies : fini les statistiques basiques. ClickUp suit les réponses en temps réel et vous permet d'analyser ces données à l'aide d'outils d'analyse puissants.
- Intégration simplifiée : Pourquoi changer de plateforme alors que ClickUp s'intègre directement à Teams ? Accédez à vos formulaires ClickUp depuis Teams, ce qui facilite la création, le partage et la gestion des sondages.
- Une évolutivité qui fonctionne : les équipes peuvent avoir du mal à gérer des sondages complexes et de grande envergure sur plusieurs chats et canaux, mais ClickUp rend cela possible.
Que vous sondiez une petite équipe ou l'ensemble de votre organisation, ClickUp vous aide à tout organiser et à garantir le bon déroulement des opérations.
Si vous ne savez pas par où commencer, nos modèles de formulaires de commentaires vous aideront à démarrer !
Bonnes pratiques pour des sondages efficaces
Considérez un sondage comme un excellent moyen d'engager la discussion : il s'agit de poser les bonnes questions, de rester simple et de rendre les réponses irrésistibles. 💬
Voici quelques conseils pour maximiser l'engagement :
- Soyez concis : limitez-vous à quelques questions essentielles, cela augmentera les chances que les gens achèvent le sondage.
- Soyez clair et concis : évitez les questions confuses et trop longues. Il vaut toujours mieux privilégier la simplicité et la franchise.
- Équilibrez vos options : assurez-vous que les réponses sont réparties de manière uniforme afin de couvrir toutes les opinions dans les questions à choix multiples.
- Personnalisez-le : utilisez la logique conditionnelle pour adapter les questions en fonction des réponses précédentes à l'aide d'outils tels que les formulaires ClickUp.
- Choisissez le bon format : utilisez des QCM pour les décisions rapides, des échelles d’évaluation pour mesurer la satisfaction et des champs de texte libre pour obtenir des commentaires détaillés.
- Prévoyez suffisamment de temps : Donnez à votre équipe suffisamment de temps pour répondre sans la presser — 48 heures est généralement le délai idéal.
- Encouragez la participation : partagez les résultats et montrez à quel point leur contribution est importante. Offrir de petites récompenses peut également stimuler l'engagement et la participation.
💡Conseil de pro : Vous souhaitez obtenir de meilleures informations de la part de votre équipe ? Utilisez un logiciel de sondage auprès des employés qui vous permet de poser facilement les bonnes questions, de rendre les choses amusantes et d'obtenir plus rapidement des commentaires authentiques !
Améliorez vos sondages avec ClickUp
Les sondages sont un moyen classique de recueillir des commentaires et de prendre des décisions plus éclairées, mais Microsoft Teams peut sembler un peu basique en termes de personnalisation et de fonctionnalités. Bien qu'il soit terminé pour les sondages simples, vous pourriez souhaiter davantage de flexibilité.
C'est là que ClickUp entre en jeu. S'intégrant parfaitement à Teams, ClickUp vous aide à tirer le meilleur parti de vos sondages.
Que vous souhaitiez configurer différents types de questions, personnaliser des thèmes ou générer des rapports détaillés pour une analyse plus approfondie, ClickUp vous permet de tout faire à partir d'un seul endroit, sans avoir à passer d'une plateforme à l'autre !
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