« Juste une petite modification », ont-ils dit. Mais les petites modifications ont tendance à prendre de l'ampleur, entraînant des retards, des dépassements budgétaires et une confusion générale au sein de l'équipe.
Cela vous semble familier ? C'est le chaos qui règne lorsqu'on s'attaque à un projet sans plan solide.
Un référentiel de périmètre est votre filet de sécurité. Il trace la ligne entre ce qui est inclus et ce qui ne l'est pas. Ainsi, lorsque des demandes de dernière minute ou des réductions budgétaires surprises surviennent, vous pouvez rester sur la bonne voie et prendre des décisions plus éclairées.
Dans ce guide, nous vous montrerons comment créer et gérer une base de référence qui garantit la stabilité de vos projets, quelles que soient les difficultés rencontrées.
⏰ Résumé en 60 secondes
- Un référentiel de périmètre définit clairement les objectifs, les livrables, les limites, les contraintes et les exclusions d'un projet, garantissant ainsi l'alignement avec les attentes des parties prenantes.
- Il comprend l'énoncé de la portée du projet, la structure de répartition du travail (WBS) et le dictionnaire WBS, qui détaillent les tâches et les responsabilités. Ensemble, ils constituent la base de référence et simplifient la planification du projet.
- ClickUp aide à gérer le référentiel de portée grâce à des fonctionnalités avancées de gestion des tâches et de collaboration en temps réel.
Qu'est-ce qu'un référentiel de périmètre ?
Un référentiel de périmètre est un accord formel qui permet d'aligner les parties prenantes sur le périmètre, les objectifs, les livrables et les contraintes du projet. Il comprend généralement les éléments suivants :
- Ressources du projet : détaille la main-d'œuvre, les outils et les matériaux nécessaires à l'exécution.
- Échéancier du projet : spécifie les échéances et les jalons pour suivre la progression du projet.
- Livrables du projet : décrit les résultats ou produits attendus du projet.
- Limites du projet : clarifie ce qui est inclus et exclut les éléments hors périmètre.
- Principales parties prenantes : liste des personnes ou groupes ayant un intérêt direct dans le projet.
- Contraintes en matière de ressources : met en évidence les limites telles que le budget, les ressources disponibles ou le temps.
Ce document de référence du projet constitue un point de repère essentiel tout au long du cycle de vie du projet. Les équipes peuvent suivre la progression et comparer les résultats réels à la portée prévue.
💡Conseil de pro : pour éviter les surprises en cours de projet, revoyez le référentiel de portée avec toutes les parties prenantes avant de commencer.
Pourquoi un référentiel de périmètre est-il important dans la gestion de projet ?
Un client vous a-t-il déjà demandé une « petite modification » qui s'est finalement transformée en trois semaines de travail supplémentaires ? C'est précisément pour éviter ce genre de surprises désagréables que nous avons besoin d'une base de référence du périmètre.
Le référentiel de portée est la colonne vertébrale de tout projet : il permet d'aligner les objectifs, de gérer les attentes et de maintenir le cap. Il est essentiel de fixer des limites claires et d'éviter les surprises pour naviguer dans la complexité et garantir la réussite. Voici comment procéder :
- Définit des attentes claires : établit une compréhension commune des objectifs, des livrables et des limites du projet pour toutes les parties prenantes.
- Facilite le suivi de la progression : sert de référence pour comparer les activités planifiées aux performances réelles.
- Réduit le glissement de périmètre : aide à repérer et à contrôler les modifications non autorisées ou les extensions de périmètre.
- Facilite l'allocation des ressources : garantit une utilisation efficace du temps, du budget et de la main-d'œuvre dans les limites définies.
- Améliore la communication avec les parties prenantes : fournit un accord documenté, réduisant les malentendus et favorisant la collaboration.
- Facilite la gestion des risques : identifie clairement les contraintes et les limites, ce qui permet de détecter rapidement les risques potentiels.
Exemple : pour un projet de refonte du site web d'une entreprise, les composants de la base de référence de la portée comprenaient :
- Livrables : un site web réactif de dix pages, optimisé pour le référencement naturel (SEO) et intégré à un système de gestion de la relation client (CRM).
- Échéanciers : 3 mois avec des revues de jalon toutes les 4 semaines
- Limites : les fonctionnalités de commerce électronique ou la création de contenu supplémentaire sont exclues.
- Contraintes : un budget de 50 000 $ et une équipe de 5 personnes.
À mi-parcours du projet, l'équipe marketing a demandé la création d'une section blog. Le chef de projet s'est référé au référentiel de portée, a confirmé que cela ne faisait pas partie du périmètre et a reporté cette demande à une phase ultérieure afin de maintenir le projet dans les délais et dans les limites du budget.
Référence de périmètre vs dérive du périmètre
Le référentiel de portée et le glissement de portée sont étroitement liés, mais ont des objectifs différents.
Alors que le référentiel de portée définit et fixe les limites du projet, le glissement de portée se produit lorsque ces limites sont repoussées ou ignorées.
| Aspect | Référence de portée | Dérive des spécifications |
| Objectif | Assure l'alignement entre les parties prenantes et fournit une référence pour le suivi de l'avancement du projet. | Souvent involontaire, elle perturbe l'orientation du projet et peut entraîner des retards ou des dépassements budgétaires. |
| Contrôle | Clairement défini, documenté et approuvé par toutes les parties prenantes au début du projet. | Ce phénomène survient généralement en raison d'un manque de contrôle de la portée ou d'une communication insuffisante entre les parties prenantes. |
| Impact | Contribue à respecter le budget, les priorités et les échéanciers du projet. | Cela peut compromettre les échéanciers, augmenter les coûts et réduire la satisfaction des parties prenantes. |
| Exemple | Les principaux livrables d'une campagne marketing comprennent la création de trois publicités sur les réseaux sociaux et d'une page d'accueil. | Les parties prenantes demandent des publicités vidéo supplémentaires sans réviser le calendrier ou le budget du projet. |
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Composantes d'un référentiel de périmètre
Le référentiel de portée comprend trois éléments principaux, chacun ayant une fonction spécifique :
1. Énoncé de la portée du projet : définit les objectifs, les livrables, les limites et les contraintes du projet.
2. Structure de répartition du travail (WBS) : divise le projet en tâches plus petites, ce qui facilite la gestion et le suivi des progrès.
3. Dictionnaire WBS : fournit des informations détaillées sur chaque tâche du WBS, notamment des descriptions, les ressources, les coûts, les échéanciers et les responsabilités.
Ensemble, ces éléments fournissent un aperçu clair et concis de la portée du projet, afin que chacun sache exactement ce qui est requis et attendu.
Pour en savoir plus : 5 étapes pour une gestion efficace du temps dans les projets de gestion de projet
Comment créer un référentiel de périmètre ?
La création d'un référentiel de périmètre est un processus structuré qui prépare l'étape préalable à l'exécution fluide du projet. Voici comment en créer un efficacement :
Étape 1 : Élaborer un énoncé de portée clair et détaillé
Une déclaration de périmètre bien rédigée jette les bases de votre projet, en garantissant que toutes les parties prenantes s'alignent sur les objectifs et les buts. Ses éléments clés sont les suivants :
- Objectifs du projet : le but ou les objectifs du projet
- Livrables du projet : résultats ou produits spécifiques que le projet doit fournir.
- Inclusions et exclusions : ce qui fait partie des livrables et ce qui n'en fait pas partie
- Contraintes : budget, échéancier, ressources ou tout autre facteur limitant.
- Hypothèses : conditions ou scénarios susceptibles d'affecter l'exécution du projet.
- Critères d'acceptation : normes qui définissent si un livrable répond aux attentes.
Une fois rédigé, examinez-le avec toutes les parties prenantes clés, y compris les équipes internes, les collaborateurs externes et les décideurs. Recueillez leurs commentaires afin de garantir l'alignement, de consolider les attentes et de minimiser les risques de conflits ou de malentendus futurs.
💡Conseil de pro : utilisez ClickUp Docs pour centraliser votre énoncé de portée, ce qui vous permettra d'effectuer des modifications en cours et de collaborer en temps réel.
Exemple : pour un projet de campagne marketing, l'énoncé du périmètre comprend des objectifs tels que le lancement d'une campagne publicitaire sur les réseaux sociaux sur trois plateformes et la création d'une page d'accueil. Les exclusions comprennent les médias supplémentaires tels que les publicités vidéo ou les collaborations avec des influenceurs qui dépassent le budget et les contraintes d'échéancier actuelles.
Étape 2 : Décomposez le projet en tâches à l'aide de la structure de découpage du projet (WBS).
L'étape suivante consiste à structurer le projet en tâches plus petites et plus faciles à gérer à l'aide de la structure de répartition du travail (WBS). Ce cadre visuel répertorie toutes les tâches du projet et sert de base à la planification, à la budgétisation et à l'allocation des ressources.
- Tâches de haut niveau (ensembles de projets) : livrables plus importants ou composants majeurs du projet.
- Tâches de niveau inférieur ( lots de travaux) : éléments exploitables dans chaque lot du projet, décomposant les livrables en tâches gérables.
Pour les projets plus complexes, les lots de projet peuvent être divisés en sous-lots ou en plusieurs lots de travail.
Voici un excellent exemple de WBS pour un projet d'étude de marché :
Pour simplifier la création de votre propre WBS, le modèle de structure de répartition du travail ClickUp fournit un cadre visuel et systématique permettant de décomposer les projets en objectifs plus petits et réalisables.
Il s'adresse à divers secteurs et types de projets, et aide les équipes à :
- Gardez vos tâches en ordre : que vous jongliez avec les priorités ou que vous triiez les tâches par complexité, les champs personnalisés du modèle permettent au comité de pilotage du projet d'organiser facilement tout en un seul endroit.
- Visualisez la progression en un coup d'œil : grâce aux statuts des tâches tels que « Non commencé », « En cours » et « Achevé », vous pouvez facilement voir où en sont les choses sans avoir à fouiller dans d'innombrables mises à jour.
- Adaptez-vous aux besoins de l'entreprise : vous avez besoin d'une vue d'ensemble ? La vue en diagramme de Gantt présente les échéanciers et les dépendances. Vous préférez les détails ? La vue Liste présente tout en détail.
- Rassemblez les équipes : oubliez les chaînes d'e-mails désordonnées : les mises à jour en temps réel permettent à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde et facilitent la collaboration.
Que vous gériez le lancement d'un produit ou planifiiez un évènement, ce modèle vous aide à maîtriser chaque détail sans vous sentir dépassé. Une fois que vous l'aurez essayé, vous vous demanderez comment vous avez pu gérer vos projets sans lui. 😎
Étape 3 : Documentez le dictionnaire WBS pour clarifier chaque tâche.
Le dictionnaire WBS est une référence détaillée qui explique chaque tâche de votre structure de répartition du travail (WBS) afin que tout le monde sache ce qui est impliqué. Il dissipe toute incertitude quant à ce qui doit être fait et comment y parvenir.
Voici ce qu'il comprend généralement :
- Titre du projet ou du lot de travail
- Description des limites du package, des livrables et des exclusions
- Nom et coordonnées des équipes, personnes ou organisations assignées
- Critères d'acceptation des livrables, y compris les attentes en matière de qualité, les exigences physiques et fonctionnelles, et l'approbateur désigné.
- Dates de début/date de fin du projet, jalons et dépendances
- Menaces potentielles et stratégies pour y faire face
Cependant, la création d'un référentiel de périmètre n'est qu'un point de départ. Pour le gérer et l'affiner efficacement au fur et à mesure de l'avancement du projet, vous avez besoin d'une plateforme permettant le suivi des changements, l'alignement des équipes et la garantie que tout reste sur la bonne voie.
Exemple : dans le dictionnaire WBS, incluez des détails tels que :
- Nom de la tâche : Refonte de la page d'accueil
- Équipe assignée : Équipe de conception
- Échéancier : 2 semaines
- Livrables : maquettes fonctionnelles et maquettes pré-production
Gérez sans effort vos bases de référence de périmètre avec ClickUp
La gestion de votre base de référence n'a pas besoin d'être compliquée, surtout lorsque vous disposez de ClickUp.
Cette plateforme de gestion de projet ne se contente pas de suivre les tâches, elle vous fournit également les outils nécessaires pour surveiller les éléments clés du projet en temps réel, vous permettant ainsi de rester sur la bonne voie et en phase avec vos objectifs initiaux.
Avec ClickUp, vous pouvez documenter votre base de référence, des livrables aux échéances, le tout en un seul endroit. Mais ce qui le distingue, c'est la facilité avec laquelle il permet de rester sur la bonne voie. Grâce à des mises à jour en temps réel et des vues personnalisables, vous pouvez suivre chaque changement, petit ou grand, au fur et à mesure qu'il se produit.
Vous éviterez ainsi les surprises de dernière minute et les dérapages, et réaliserez une progression fluide et transparente vers vos objectifs finaux.
Voyons comment.
Rédigez et stockez les références de portée dans ClickUp Docs.
Utilisez ClickUp Docs pour créer et stocker facilement votre énoncé de portée, vos livrables, vos exclusions et vos contraintes dans un document centralisé. Il permet également la collaboration, afin que les membres de l'équipe puissent apporter leur contribution ou suggérer des modifications en temps réel.
Au-delà de la collaboration, les contrôles de confidentialité et d'édition de ClickUp vous offrent une tranquillité d'esprit. Partagez votre base de référence avec les parties prenantes à l'aide de liens sécurisés et contrôlez les permissions afin de vous assurer que seuls les membres autorisés de l'équipe peuvent la consulter ou la modifier.
De plus, grâce à l'historique complet des versions, vous pouvez suivre les modifications au fil du temps, en vous assurant que chaque détail est conservé à mesure que votre projet évolue. Que vous soyez en phase de planification ou que vous ayez besoin de revoir des décisions passées, ClickUp Docs garantit la sécurité, la transparence et la mise à jour de votre base de référence.
Organisez votre processus avec les tâches ClickUp.
Avec ClickUp Tasks, vous pouvez décomposer des projets complexes en unités plus petites et plus faciles à gérer. Chaque tâche peut se voir attribuer un périmètre, un objectif et un échéancier spécifiques.
Par exemple, dans le cadre d'un projet de refonte de site web, vous pouvez créer des tâches telles que :
- Refonte de la page d'accueil
- Mettre à jour les pages produits
- Intégrer le panier d'achat
Chaque tâche représente un livrable clé et contribue à définir la portée fondamentale du projet.
Au fur et à mesure de la progression du projet, vous pouvez décomposer davantage les tâches en créant des sous-tâches afin de saisir des détails supplémentaires ou des sous-projets :
- Mettre à jour la galerie d'images des produits
- Tester la réactivité mobile
Cette structure garantit le suivi de tous les aspects du projet, en veillant à ce que tout reste conforme aux objectifs initiaux et en empêchant tout dérapage.
Définissez les objectifs avec ClickUp Objectifs.
Avec ClickUp Objectifs, vous pouvez :
- Définissez des objectifs : fixez des objectifs généraux pour le projet afin de donner à votre équipe un but concret à atteindre et assurez-vous que chacun sait vers quoi il travaille.
- Suivez la progression : liez vos tâches et vos jalons directement à vos objectifs afin de voir comment tout s'inscrit dans une vision d'ensemble.
- Surveillez les changements de périmètre : si le périmètre évolue en cours de route, ClickUp Objectifs vous permet de repérer les changements dès qu'ils se produisent. Inutile d'attendre que les problèmes s'accumulent : vous pouvez apporter des ajustements en temps réel.
- Restez informé grâce aux notifications : configurez des alertes personnalisées pour rester informé de la progression des objectifs et des jalons importants. Qu'il s'agisse d'une tâche en voie d'achevement ou d'une mise à jour d'objectif, ClickUp Objectifs vous tient toujours au courant.
Ajoutez de la valeur avec ClickUp TargetsPassez au niveau supérieur en matière de suivi des objectifs en fixant des cibles mesurables :
🔢 Cibles chiffrées : définissez des livrables spécifiques tels que « Achever dix maquettes de conception » ou « Développer cinq personas d'utilisateurs » afin de garantir la réalisation des jalons clés du projet.
✅ Objectifs vrai/faux : suivez les jalons importants tels que « Approbation du client reçue » ou « Tests finaux achevés » et cochez-les une fois qu'ils sont terminés.
Rationalisez la collaboration entre les parties prenantes grâce à ClickUp Chat.
ClickUp Chat va au-delà de la simple messagerie : c'est un espace de collaboration en temps réel où les équipes et les parties prenantes peuvent se réunir pour gérer les mises à jour de la base de référence avec précision et rapidité.
Voici comment procéder :
💡 Capturez instantanément les changements de périmètre : lorsqu'un ajustement du périmètre est discuté dans Chat, convertissez instantanément la discussion en tâche. Par exemple, si les parties prenantes décident d'ajouter un nouveau livrable ou de modifier les échéanciers, vous pouvez créer une tâche en temps réel pour mettre à jour les bases de référence du périmètre du projet sans perdre une miette.
🔄 Centralisez les discussions : regroupez toutes les discussions relatives aux modifications de périmètre au même endroit. Utilisez des fils de discussion pour suivre les mises à jour sur des tâches ou des jalons spécifiques liés au référentiel de périmètre afin que chaque décision et discussion soit facilement accessible et documentée.
✅ Résolvez les problèmes de manière proactive : les équipes peuvent signaler les risques ou les conflits potentiels liés à la portée dans Chat et réfléchir ensemble à des solutions. Par exemple, si une dépendance menace l’échéancier de livraison, elle peut être identifiée et traitée immédiatement.
Avec ClickUp Chat, toutes les discussions relatives à la portée sont centralisées et exploitables, directement liées aux tâches et aux objectifs. Cela garantit que les changements sont documentés et que les membres de l'équipe restent responsables tout au long du projet.
Commencez rapidement grâce aux modèles prédéfinis de ClickUp.
Vous pouvez également commencer avec des modèles de périmètre de projet prêts à l'emploi pour gagner du temps et éviter de partir de zéro.
Le modèle de plan de gestion de la portée ClickUp fournit un cadre structuré pour gérer les changements de portée, effectuer le suivi des ressources et identifier les risques potentiels affectant les résultats du projet.
Voici comment cela peut vous aider :
- Suivi du temps : suivez le temps passé sur des tâches telles que « Développer un prototype d'application ». Comparez le temps réel aux estimations de durée pour vous assurer que le projet reste sur la bonne voie.
- Dépendances : définissez une dépendance entre les tâches, par exemple la tâche « Finaliser la conception » dépend de la tâche « Révision initiale de la conception », afin de maintenir le flux de travail sans goulots d'étranglement.
- Notifications de tâches : recevez des notifications automatiques en cas de retard ou de modification de la portée, par exemple si une tâche telle que « Approuver le logo final » prend du retard ; les automatisations ClickUp permettent à l'équipe d'agir rapidement.
Gestion des modifications apportées au référentiel de portée
Les demandes de modification inattendues sont inévitables dans un projet. Qu'il s'agisse d'un client qui demande une fonctionnalité de dernière minute, de parties prenantes qui modifient leurs priorités ou d'obstacles imprévus, il est essentiel de gérer efficacement ces changements pour assurer la réussite de votre projet.
C'est là qu'une approche bien structurée permet de gérer les changements de périmètre tout en minimisant le chaos, les malentendus et les retards.
Processus de contrôle des changements
Ce cadre systématique identifie, évalue et gère les changements apportés à la portée, à l'échéancier, au budget ou aux livrables d'un projet. Il comprend généralement les étapes clés suivantes :
1. Soumettez une demande de modification : documentez la modification proposée, y compris sa justification, ses avantages potentiels et son impact prévu sur les indicateurs du projet.
2. Évaluez le changement : analysez l'impact du changement sur les coûts, les délais, les ressources et les objectifs généraux du projet.
3. Approuver ou rejeter : un chef de projet ou une autorité désignée examine l'évaluation et décide de donner suite ou non au changement.
4. Mettre en œuvre le changement : pour mettre en œuvre le changement, mettez à jour le référentiel du projet, communiquez-le aux parties prenantes concernées, intégrez-le dans le plan du projet et faites approuver le référentiel de portée révisé.
5. Surveillez l'impact : suivez les changements mis en œuvre pour vous assurer qu'ils correspondent aux attentes et n'introduisent pas de risques imprévus.
Grâce à un processus formel de contrôle des projets, les équipes peuvent minimiser les perturbations, contrôler les risques et rester en phase avec les objectifs du projet.
💡Conseil de pro : mettez en place un « gel des modifications » aux jalons clés du projet. Par exemple, une période sans modification pendant les dernières étapes de la conception ou du développement permet de n'autoriser que les modifications essentielles, afin que les équipes puissent se concentrer sur les livrables critiques et minimiser les dérives de périmètre.
Impact sur les indicateurs du projet
Imaginez un projet dans lequel l'ajout de fonctionnalités supplémentaires augmente la charge de travail de l'équipe de développement. Cela pourrait entraîner :
- Coûts plus élevés : les fonctionnalités supplémentaires nécessitent des ressources supplémentaires, ce qui entraîne une augmentation des dépenses.
- Échéanciers plus longs : les fonctionnalités supplémentaires prolongent les phases de conception, de développement et de test, ce qui entraîne des retards.
- Impact sur la qualité : un travail précipité en raison d'une complexité accrue peut entraîner des problèmes, ce qui peut avoir pour résultat des bugs dans le produit final.
Voici comment éviter cela :
- Utilisez un délai tampon : prévoyez une « assurance temps » en allouant des heures supplémentaires pour les changements imprévus afin d'éviter toute perturbation de l'échéancier de votre projet.
- Tirez parti de la mise en commun des ressources : exploitez les points forts de votre équipe ou redistribuez les charges de travail afin de réduire les coûts et de respecter le budget sans compromettre la qualité.
- Adoptez une approche de test « à sécurité intégrée » : mettez en place un processus de test à plusieurs niveaux, dans lequel chaque nouvel ajout au périmètre est soumis à un test rapide et de haut niveau avant une évaluation détaillée de la qualité. Cela permet de détecter rapidement les problèmes majeurs et de maintenir la qualité sans retard.
Pour en savoir plus : Comment rédiger un cahier des charges (avec exemples et modèles)
Avantages d'une base de référence bien définie
Un référentiel de portée clair permet de maintenir votre projet sur la bonne voie. Voyons comment :
- Amélioration du contrôle du projet : grâce à des livrables et des échéanciers clairs, les chefs de projet peuvent suivre les progrès et apporter les ajustements nécessaires.
- Satisfaction accrue des parties prenantes : des attentes claires conduisent à une plus grande satisfaction des parties prenantes lorsque le projet répond à ces attentes ou les dépasse.
- Prise de décision plus rapide : des directives claires en matière de périmètre permettent aux équipes de prendre des décisions rapides et éclairées.
- Efforts coordonnés de l'équipe : une portée bien définie permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde, ce qui favorise la collaboration et accélère l'exécution.
- Budgétisation précise : cela permet la maintenance de estimations financières réalistes et l'évitement des coûts imprévus.
Pour en savoir plus : Comment créer un plan de projet de haut niveau pour votre équipe
Surmonter les défis potentiels liés à la création et à la gestion des bases de référence du périmètre
Les défis sont inévitables lors de l'élaboration de références de périmètre, mais avec la bonne approche, vous pouvez les relever et rester sur la bonne voie. Voici comment :
1. Objectifs du projet peu clairs
Si les objectifs du projet ne sont pas bien définis, il est difficile de créer un périmètre clair et mesurable. Cela peut entraîner un glissement du périmètre et un désalignement des priorités.
Pour résoudre ce problème :
✅ Assurez-vous que toutes les parties prenantes s'accordent sur des objectifs spécifiques et mesurables.
✅ Documentez les objectifs dans une charte de projet qui mentionne les objectifs, les contraintes et les hypothèses.
✅ Réévaluez les objectifs à chaque étape clé du projet afin de garantir leur cohérence et procédez à des ajustements si nécessaire.
2. Manque d'alignement entre les parties prenantes
Les différentes parties prenantes peuvent afficher des opinions divergentes sur les priorités et les livrables du projet, ce qui rend difficile l'élaboration d'une base de référence cohérente. Cela peut entraîner une insatisfaction et des changements en cours de projet.
Pour éviter cela :
✅ Organisez des discussions dès le début afin d'harmoniser les attentes de chacun et de recueillir des commentaires.
✅ Centralisez la communication et la documentation du projet pour garantir la transparence.
✅ Tenez toutes les parties concernées informées de la progression du projet afin que tout désalignement puisse être corrigé rapidement.
3. Collecte insuffisante des exigences
Si vous ne parvenez pas à rassembler toutes les exigences, le périmètre risque d'être incomplet, ce qui entraînera un glissement du périmètre ou des retards dans le projet. Les exigences manquantes n'apparaissent souvent qu'une fois le projet lancé.
Pour y parvenir :
✅ Organisez des entretiens et des ateliers approfondis avec les principales parties prenantes et les membres de l'équipe afin de recueillir toutes les exigences pertinentes.
✅ Assurez-vous que les exigences recueillies correspondent aux besoins des parties prenantes avant de poursuivre.
✅ Définissez comment les nouvelles exigences ou celles qui ont été omises seront traitées une fois le projet lancé.
4. Gérer plusieurs changements simultanément
Lorsque plusieurs modifications de la portée surviennent simultanément, il peut être difficile de les gérer efficacement. Cela peut entraîner des retards dans l'évaluation et l'approbation des modifications et causer des retards dans le calendrier du projet.
Pour y parvenir :
✅ Évaluez et traitez les changements en fonction de leur urgence et de leur impact afin d'éviter les retards.
✅ Mettez en place un système de demande de modification afin de simplifier le processus d'approbation grâce à des critères clairs.
✅ Désignez une équipe ou une personne chargée de gérer et de suivre efficacement les multiples changements.
Définir un référentiel de portée solide pour des projets de réussite avec ClickUp
Nous savons tous à quel point les choses peuvent facilement déraper dans le cadre de projets complexes. Un petit changement ici, un changement de priorité là, et soudain, votre projet semble s'éloigner de la vision initiale.
ClickUp facilite considérablement la définition, la gestion et le respect de votre base de référence. Avec ClickUp Docs, vous pouvez tout mapper (objectifs, livrables et délais) en un seul endroit. Finies la confusion et la recherche fastidieuse d'informations.
Les objectifs ClickUp garantissent que chaque tâche, aussi minime soit-elle, s'aligne sur vos objectifs généraux. Lorsque des changements surviennent (car ils surviennent toujours), ClickUp Chat vous permet de collaborer en temps réel avec les parties prenantes, en créant automatiquement des tâches pour rester au fait des ajustements de portée.
De plus, grâce aux modèles prédéfinis de ClickUp, vous disposez d'un cadre structuré pour démarrer rapidement votre base de référence et faire avancer votre projet sans encombre.
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