Cours accéléré sur la base de référence du projet : Qu'est-ce que c'est et comment le paramétrer ?

Que vous rénoviez votre salle de bain ou que vous vous lanciez dans un voyage autour du monde, vous avez besoin d'une feuille de route détaillant votre projet. Cette feuille de route vous guide vers vos objectifs et tient compte des problèmes potentiels que vous pourriez rencontrer. Elle sert également de point de référence : vous vous y référerez de temps à autre pour voir où vous en êtes. 🗺️

En gestion de projet, cette feuille de route est appelée « base de référence du projet ». Elle sert de fondement pour prendre des décisions éclairées, gérer les attentes et évaluer la réussite du projet par rapport aux objectifs initiaux.

Dans cet article, nous vous expliquons ce qu'est une base de référence de projet et pourquoi elle est si importante pour la réussite de la gestion de projet. Nous vous fournissons également des instructions étape par étape pour créer une base de référence de mesure des performances afin de mettre toutes les chances de votre côté pour la réussite de votre projet.

Qu'est-ce qu'une base de référence de projet ?

Une base de référence de projet est un point de référence que vous utilisez pour mesurer la réussite de votre projet. Vous définissez généralement la base de référence dès le début de la phase de planification du projet et vous vous concentrez sur trois éléments clés :

Les bases de référence d'un projet sont souvent confondues avec les objectifs du projet. Si ces deux termes sont similaires à bien des égards, la différence essentielle réside dans le fait que les bases de référence se concentrent sur l'analyse des performances d'un projet à un moment donné, tandis que les objectifs se concentrent sur les résultats. On peut dire que les bases de référence d'un projet contiennent des informations qui vous permettent d'atteindre les objectifs de votre projet.

Avantages d'une base de référence pour un projet

La définition d'une base de référence pour un projet présente de nombreux avantages, notamment :

Peut-on modifier une base de référence de projet ?

Comme la définition d'une base de référence se fait tôt dans la phase de planification du projet, vous vous demandez peut-être si vous pouvez la mettre à jour ultérieurement pour refléter des changements spécifiques. Techniquement, c'est possible, mais n'oubliez pas que modifier la base de référence de votre projet peut vous faire perdre le cap et vous priver d'un point de référence clair pour mesurer les performances. 🧭

La pratique courante consiste à mettre à jour la base de référence d'un projet uniquement lorsque des changements importants surviennent. Par exemple, si le périmètre du projet est élargi, il peut être nécessaire de mettre à jour les calendriers et les coûts.

Si vous décidez de modifier la base de référence approuvée de votre projet, enregistrez l'ancienne version. Vous pourrez ainsi comparer les bases de référence et déterminer avec précision les performances du projet.

Comment définir une base de référence pour votre projet et déterminer son cheminement en 4 étapes

Définir une base de référence peut sembler facile à première vue : vous estimez la portée, les coûts et le calendrier du projet, puis vous croisez les doigts en espérant que vos prévisions soient suffisamment précises pour atteindre votre objectif. La réalité est tout autre : vous devez tenir compte de nombreux facteurs et utiliser divers outils pour définir une base de référence réaliste et utile pour votre projet.

Nous vous guiderons tout au long du processus et vous montrerons comment ClickUp, une plateforme tout-en-un de productivité et de gestion de projet, peut vous aider à établir des bases de référence très pratiques pour vos projets. 💪

Étape 1 : Déterminez la portée de votre projet

Pour créer une base de référence, vous devez d'abord déterminer la portée de votre projet. Cela signifie que vous devez définir tout ce que votre projet implique, y compris les tâches, les sous-tâches, les livrables, les risques potentiels et les contraintes. Dans certains cas, vous pouvez également aborder les exclusions, c'est-à-dire préciser ce que votre projet n'inclut pas.

En définissant la portée du projet, vous fixerez des limites claires, maintiendrez le projet sur la bonne voie, identifierez rapidement les risques potentiels et gérerez les attentes des parties prenantes comme un pro. 🤓

La meilleure façon de déterminer la portée de votre projet est de rédiger un énoncé de portée. Ce document précieux servira de base à votre plan de projet. Il doit être complet et concis, ne laissant aucune place aux malentendus et aux incertitudes.

En termes de formatage, de nombreux chefs de projet choisissent de présenter leur énoncé de portée sous forme de liste à puces pour faciliter la lecture et la navigation, mais vous et votre équipe préférerez peut-être une disposition différente, mieux adaptée à votre style de travail et à vos besoins.

Explorez la définition de la portée du projet avec ClickUp.

Pour faciliter l'ensemble du processus de définition de la portée, vous pouvez utiliser certains des fantastiques outils de ClickUp pour personnaliser des énoncés de portée de premier ordre.

La création d'un énoncé de portée est un effort d'équipe, vous avez donc besoin d'options de collaboration de premier ordre. Heureusement, ClickUp en propose plusieurs. Vous pouvez par exemple utiliser ClickUp Tableaux blancs, des canevas numériques conçus pour faire passer la collaboration en temps réel à un niveau supérieur.

Les tableaux blancs sont parfaits pour faire du brainstorming et donner vie à vos idées. Grâce à la modification en cours, tout le monde est sur la même longueur d'onde et peut participer activement au processus de définition de la portée du projet. Invitez les membres concernés de l'équipe à rejoindre un tableau blanc ClickUp et discutez de ce à quoi devrait ressembler votre déclaration de portée après avoir pris en compte les facteurs pertinents.

Conservez vos documents de projet essentiels de manière rationalisée dans ClickUp Docs.

Vous avez terminé votre brainstorming ? Il est temps de mettre vos décisions par écrit avec ClickUp Docs, l'éditeur de texte et la plateforme de gestion de documents unique de la plateforme. Utilisez-la pour créer, partager, modifier et stocker des documents importants.

Un document ClickUp est l'endroit idéal pour définir la portée de votre projet. Ajoutez votre équipe à un document et commencez à personnaliser votre déclaration de portée. Chaque personne ajoutée à un document se voit attribuer un curseur avec son nom, ce qui permet de suivre facilement qui fait quoi. Utilisez les options de mise en forme et de style pour personnaliser votre déclaration de portée et lui donner une touche personnelle.

Si vous souhaitez accélérer le processus de rédaction et minimiser le risque d'erreurs, profitez de ClickUp AI, l'assistant de rédaction natif basé sur l'IA de la plateforme qui améliore les fonctions de ClickUp Docs. Il peut vous aider à réfléchir et à générer des idées, à rédiger le cahier des charges et à le modifier à la perfection tout en garantissant une mise en forme cohérente. ✨

Si vous souhaitez éviter d'avoir à rédiger votre déclaration de portée à partir de zéro, utilisez les modèles de portée de projet de ClickUp pour gagner du temps, bénéficier d'une cohérence optimale et mettre votre projet sur la bonne voie.

Étape 2 : établissez le calendrier de votre projet

À l'étape précédente, vous avez décrit l'ensemble du travail à accomplir pour achever le projet. Il est maintenant temps de visualiser ce travail sur un axe temporel et de déterminer les dates de début et d'échéance, les délais finaux et les jalons (considérez-les comme des points de contrôle permettant de mesurer les performances).

En matière de planification de projets, ClickUp a plus d'un tour dans son sac. 🃏

Nous examinerons les trois dispositions (ou vues) suivantes de la plateforme qui peuvent faciliter la planification :

vue Liste

Pour le type de planification dont nous parlons, vous devez d'abord définir les phases du projet et fixer leur durée et leurs échéances. Pour ce faire, utilisez la vue Liste de ClickUp, qui offre de nombreuses options de tri et de filtrage pour vous aider à définir et à naviguer dans l'information. Utilisez les champs personnalisés de ClickUp pour fournir des détails contextuels sur chaque tâche et sous-tâche. Fixez des échéances et des priorités, suivez la progression, ajoutez des libellés et facilitez la création du calendrier de votre projet.

Affichage du diagramme de Gantt

La vue Liste est fantastique, mais ce n'est pas la seule. De nombreux chefs de projet s'accordent à dire que la vue Diagramme de Gantt est l'outil ultime pour visualiser le calendrier prévu d'un projet. Cette vue vous permet de créer des échéanciers dynamiques, de définir et de gérer les échéances, d'identifier les goulots d'étranglement, de gérer les dépendances entre les tâches et de planifier les tâches en quelques clics seulement.

Grâce à des options de couleur complètes, vous pouvez clairement distinguer les différentes tâches et garder un œil attentif sur tout ce qui se passe.

Les vues Gantt de ClickUp vous permettent également de choisir les critères de tri pour faciliter la navigation. Par exemple, si vous souhaitez savoir quelle tâche importante est prévue ensuite, utilisez la date d'échéance comme critère de tri.

Grâce à la fonction glisser-déposer, vous pouvez rapidement mettre à jour le calendrier de votre projet. Toutes les modifications sont effectuées en temps réel, ce qui permet à chaque membre de l'équipe d'être immédiatement informé.

Les diagrammes de Gantt ClickUp sont un excellent moyen d'entrer dans les détails de votre projet et d'obtenir une ventilation détaillée des tâches, des dépendances, des priorités, des jalons et de la progression. Si vous recherchez un outil qui vous donne un aperçu plus général de vos tâches et de vos échéances, utilisez la vue Échéancier ClickUp. Ce simple aperçu linéaire affiche les tâches par ordre chronologique et vous permet de surveiller les dates d'échéance sans entrer dans les détails.

Vue calendrier du Calendrier

La vue Calendrier ClickUp est une autre vue très appréciée des chefs de projet. Elle présente les tâches sous forme de calendrier, ce qui vous aide à optimiser la charge de travail et à planifier à l'avance. Cette vue dispose également d'une fonctionnalité glisser-déposer, ce qui la rend facile à configurer et à mettre à jour. Vous choisissez ce que vous souhaitez afficher dans la vue : triez vos entrées par priorité ou par projet et affichez différents détails sur les tâches (comme les personnes assignées ou le suivi du temps).

Vous pouvez simplifier davantage la planification de votre projet en vous appuyant sur l'impressionnante collection de plus de 1 000 modèles de ClickUp. Il vous suffit de choisir un modèle de calendrier de projet qui correspond aux besoins de votre projet et de le personnaliser selon vos préférences.

Étape 3 : Définir les coûts

À cette étape, vous définissez les coûts et planifiez le budget du projet afin de suivre les dépenses. 💸

C'est ici que vous inclurez tous les coûts estimés liés au projet, y compris la main-d'œuvre, les matériaux, l'équipement, les services publics et le loyer. En fonction de la nature de votre projet, vous devrez peut-être créer des catégories pour représenter vos frais généraux de manière plus détaillée. Par exemple, si vous établissez une base de référence pour un projet de construction, vous aurez probablement de nombreuses sous-catégories sous les rubriques « matériaux » et « main-d'œuvre ».

La vue Liste de ClickUp peut vous aider à créer un aperçu détaillé des coûts prévus. Créez une nouvelle tâche pour chaque catégorie de coûts et estimez le budget à l'aide du champ personnalisé Argent. D'autres champs personnalisés, tels que les champs Chiffres et Fichiers, peuvent s'avérer utiles pour fournir plus d'informations sur chaque catégorie de coûts.

Vous pourrez ensuite créer des sous-tâches pour montrer la distribution du budget de votre projet.

Si vous souhaitez définir rapidement les coûts d'un projet, utilisez l'un des modèles de budget de projet de haute qualité proposés par ClickUp. Ils vous aideront à présenter les informations pertinentes de manière organisée, ce qui peut améliorer les décisions en matière de gestion des ressources à l'échelle de l'équipe.

La définition des coûts est généralement un travail d'équipe. Nous vous recommandons de demander l'avis de vos équipes financières ou comptables afin d'établir des estimations plus précises. Heureusement, ClickUp facilite la collaboration et la communication entre les équipes. Utilisez les Tableaux blancs ClickUp ou la vue Chat pour discuter du budget et de la situation financière de votre projet avec des professionnels internes.

Étape 4 : Présentez votre base de référence aux principales parties prenantes du projet

Votre projet de base est achevé, mais avant d'adopter officiellement le projet, vous devez le soumettre à vos parties prenantes et vous assurer qu'elles vous donnent leur feu vert.

Passez en revue les détails, discutez de tous les aspects de la base de référence, y compris sa conception et son contenu, et soyez prêt à répondre à toutes les questions et préoccupations afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

ClickUp vous aide à rationaliser la communication avec les parties prenantes externes en vous permettant d'ajouter des utilisateurs tiers à votre environnement de travail. Choisissez les éléments que vous souhaitez partager avec eux et personnalisez les contrôles et les permissions. ClickUp place automatiquement un petit carré orange dans le coin inférieur gauche de tous les avatars des invités, afin que vos coéquipiers puissent les distinguer facilement. 🟧

Grâce à des paramètres personnalisables, vous pouvez mettre à jour à tout moment le rôle et le statut d'accès d'un invité afin de lui permettre de contribuer activement à la mise à jour de la base de référence.

Créer une base de référence de projet avec ClickUp : exemple

Imaginons que vous soyez chef de projet en gestion de projet marketing et que vous deviez définir un paramètre de base pour une nouvelle campagne sur les réseaux sociaux. Voici à quoi ressemblerait le processus, selon les étapes que nous avons décrites précédemment :

1. Déterminez la portée de votre projet

La première chose à faire est de définir la portée du projet. Ajoutez votre équipe à un Tableau blanc ClickUp et commencez à réfléchir ensemble !

Vous commencerez par définir des objectifs. Supposons que votre objectif soit d'accroître la notoriété de votre marque et de réaliser 200 ventes directes.

Comme il s'agit d'une campagne sur les réseaux sociaux, vous devrez définir vos plateformes sociales. Il peut s'agir, par exemple, de Facebook, Instagram et TikTok.

Ensuite, vous définirez le type de contenu que vous utiliserez, en l'occurrence des vidéos, des bobines et des publications.

Il serait également préférable que vous définissiez votre public cible. Il pourrait s'agir, par exemple, des spectateurs âgés de 18 à 30 ans.

Enfin, vous déterminerez la durée du projet, soit 10 semaines.

Utilisez ClickUp Docs pour rédiger l'énoncé de la portée et inclure ces aspects. Ajoutez les membres de l'équipe concernés au document afin qu'ils restent informés.

Ensuite, utilisez la vue Liste de ClickUp pour répertorier toutes les tâches et sous-tâches nécessaires à la réalisation de vos objectifs.

2. Définissez le calendrier du projet

Définissez comment et quand vous atteindrez vos objectifs en établissant le calendrier dans les vues Liste et Diagramme de Gantt de ClickUp. Vous pouvez créer un calendrier hebdomadaire pour votre campagne. Par exemple :

Il ne s'agit là que d'un aperçu général du calendrier. Vous fournirez plus de détails pour chaque section en créant des sous-tâches. En outre, vous fixerez des dates de début et d'échéance précises pour chaque tâche et sous-tâche, et vous créerez des jalons qui vous aideront au suivi de l'avancement du projet et à vous assurer que vous êtes sur la bonne voie. 🛣️

Passez d'une vue ClickUp à l'autre pour visualiser votre planning sous différents angles et, si nécessaire, ajoutez des détails supplémentaires pour le rendre aussi transparent que possible. ClickUp propose plus de 15 vues différentes, ce qui vous permet d'avoir une vue d'ensemble et de zoomer sur les détails.

3. Définir les coûts

Revenez à votre vue Liste ClickUp, où vous avez fourni des détails sur la portée et le calendrier de votre projet, et ajoutez le champ personnalisé « Argent » pour définir le budget de chaque tâche.

Dans cet exemple, vous pouvez avoir des coûts PPC (paiement par clic), des frais d'abonnement pour des outils de recherche de mots-clés et des coûts de création de contenu.

4. Consultez les parties prenantes

Ajoutez des parties prenantes à votre environnement de travail ClickUp pour leur montrer votre base de référence. Utilisez la vue de discussion de ClickUp pour communiquer, répondre aux questions et dissiper les incertitudes.

ClickUp s'intègre à des plateformes telles que Zoom, ce qui vous permet d'organiser des réunions en ligne pour présenter votre base de référence finalisée et rationaliser la communication.

ClickUp : votre outil de référence pour les bases de référence de projet

ClickUp offre une solution complète pour établir une base de référence pour vos projets. Avec plus de 15 vues, des Tableaux blancs, des champs personnalisés, des modèles et des intégrations personnalisées, la plateforme vous fournit tous les outils dont vous avez besoin pour créer des tâches et des documents, communiquer, collaborer et suivre votre progression. 🥰

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