Comment créer une checklist pour la mise en œuvre du logiciel-service ?

Le déploiement d'un produit SaaS n'est pas aussi simple que d'appuyer sur un bouton. Il nécessite d'aligner vos objectifs, d'examiner attentivement vos systèmes actuels et d'élaborer un plan clair pour chaque phase : avant, pendant et après le lancement.

Si vous ignorez ces étapes, vous risquez des retards, des malentendus ou, pire encore, que les utilisateurs n'adoptent pas l'outil. La bonne nouvelle ? Avec une checklist appropriée, vous pouvez éviter ces écueils et prendre un bon départ.

Dans cet article, nous allons passer en revue les étapes nécessaires à la réussite de la mise en œuvre du SaaS. Nous aborderons également les défis à relever et les bonnes pratiques à suivre pour optimiser le processus (sans impact sur vos opérations de l’entreprise).

C'est parti !

Qu'est-ce que la mise en œuvre SaaS ?

La mise en œuvre SaaS désigne le processus stratégique de planification, d'exécution et de suivi du déploiement d'un produit SaaS au sein d'une organisation. Elle commence par la définition des besoins commerciaux de l'outil et s'étend à l'intégration transparente, l'adoption et l'amélioration continue dans le cadre de votre infrastructure technologique globale.

Checklist pour la mise en œuvre du SaaS

Dans les environnements informatiques et de développement logiciel, les flux de travail peuvent varier considérablement d'un service à l'autre (conception, développement, assurance qualité, tests, etc.). Cependant, les défis liés à la gestion des produits se recoupent souvent, comme l'inefficacité des transferts et du partage des connaissances.

Le déploiement d'une nouvelle solution SaaS nécessite une approche réfléchie. Une checklist claire et pratique peut vous aider à guider votre parcours de mise en œuvre.

Pré-implémentation : planification et préparation

1. Définir les objectifs de l'entreprise

Il doit y avoir une raison valable qui justifie le besoin d'un nouveau logiciel. Quel problème spécifique essayez-vous de résoudre ?

Par exemple, votre équipe a-t-elle du mal à respecter les délais en raison d'un manque de visibilité sur les tâches, les revues de code et les flux de travail de déploiement ? Ou peut-être y a-t-il des frictions dans la communication entre les développeurs et les responsables de l'assurance qualité en raison d'outils disparates ?

Quel que soit votre objectif, soyez clair à ce sujet. Sinon, la mise en œuvre peut rapidement dévier de son objectif, ce qui entraînerait une perte de temps et d'efforts.

Utilisez ClickUp Objectifs pour traduire vos objectifs en cibles réalisables. Vous pouvez créer des objectifs de type vrai/faux, monétaires ou numériques, définir des dates d'échéance et suivre la progression à l'aide de tableaux de bord hebdomadaires.

Regroupez et classez vos objectifs par catégorie avec des descriptions détaillées afin que vous et votre équipe sachiez exactement vers quoi chacun travaille.

2. Évaluer la pile technologique actuelle

Avant de mettre en œuvre un nouveau produit SaaS, auditez minutieusement votre écosystème logiciel actuel. Identifiez tous les outils utilisés par chaque service et mettez en évidence les fonctions qui se chevauchent ou les inefficacités.

Par exemple, plusieurs équipes peuvent utiliser différentes solutions de gestion des tâches qui ne s'intègrent pas bien entre elles. Cette installation cloisonnée peut entraîner des incohérences dans les données et ralentir la collaboration.

Organisez vos conclusions avec ClickUp Docs, un outil flexible pour documenter votre pile technologique. Créez des pages imbriquées, intégrez des tableaux et attribuez des commentaires sur ClickUp pour structurer et analyser efficacement les informations.

Liez les tâches directement à votre document pour rationaliser les étapes suivantes, telles que la planification des discussions d'équipe.

3. Obtenir l'adhésion des parties prenantes

La mise en œuvre du SaaS nécessite un investissement financier, et ce n'est pas aussi simple que de s'abonner à un outil, de le déployer et de l'utiliser immédiatement sans difficulté. Vous ressentirez une certaine perturbation pendant la période de transition avant d'atteindre un flux de travail stable.

Il est donc important d'obtenir dès le début l'assistance des parties prenantes. Leur adhésion peut faire ou défaire le processus d'adoption.

⚠️ Alors, comment les convaincre ?

Présentez les arguments commerciaux en faveur du changement, étayés par des données. Montrez, par exemple, comment l'automatisation des rapports manuels sur l'état d'avancement des tâches ou le déroulement du déploiement peut faire gagner 10 heures par semaine à votre équipe.

Discutez dès le départ des préoccupations potentielles, telles que les besoins en formation sur le produit et les contraintes budgétaires. Vous pouvez même partager les outils que vous avez en tête et leur donner une image claire de la stratégie de mise en œuvre et du niveau de difficulté de l'apprentissage.

Les tableaux blancs ClickUp peuvent s'avérer utiles pour le brainstorming, la création d'un plan d'action, la cartographie des flux de travail de l'équipe pour le projet et la définition des délais. Ajoutez du contexte à votre travail en créant des liens vers des tâches, des fichiers, des documents, etc.

Vous pouvez également encourager la participation active en invitant les parties prenantes à apporter leurs idées et leurs commentaires sur le Tableau blanc lui-même, créant ainsi une assistance dès le départ.

4. Évaluez les fournisseurs SaaS et demandez des démonstrations

Maintenant que vous avez obtenu l'adhésion de vos collaborateurs, il est temps de choisir le bon outil SaaS. Ne vous concentrez pas uniquement sur les fonctionnalités qu'il offre, mais vérifiez également s'il correspond à vos objectifs d'entreprise et s'intègre à vos flux de travail.

Pour faciliter cette partie du processus, créez une liste des fonctionnalités « indispensables » et « souhaitables » en vous basant sur les étapes 1 et 2.

Par exemple, vous évaluez deux solutions SaaS pour le suivi des projets.

L'un offre des tableaux de bord hautement personnalisables, mais ne s'intègre pas à votre pipeline CI/CD, tandis que l'autre offre une intégration prête à l'emploi avec GitHub et prend en charge la gestion des sprints et la documentation des produits.

⚠️ Comment choisir ?

Créez un système de notation pondérée pour hiérarchiser ce qui compte le plus pour vous à l'aide des listes de ClickUp Views.

Créez un tableau comparatif mettant en évidence les forces et les faiblesses des fournisseurs, par exemple :

Vous pouvez trier, filtrer et regrouper ces attributs afin de classer efficacement les fournisseurs.

Planifiez et gérez les calendriers de démonstration à l'aide de la vue Calendrier de ClickUp pendant que vous présélectionnez les fournisseurs. Glissez-déposez les noms des fournisseurs dans la plateforme pour faciliter la planification et lancez des réunions grâce aux intégrations Google Agenda et Zoom.

Utilisez les démonstrations pour discuter des cas d'utilisation spécifiques à votre organisation. Par exemple, demandez : « Comment votre plateforme gère-t-elle les dépendances entre les tâches des différents services ? »

En analysant les options proposées par les fournisseurs dans un logiciel de gestion SaaS tel que ClickUp, vous obtiendrez les informations nécessaires pour prendre une décision en toute confiance.

5. Planifiez le travail et attribuez les responsabilités

Une fois vos recherches sur les plateformes SaaS achevées, définissez un échéancier précis pour que la mise en œuvre se déroule comme prévu. Divisez le projet en plusieurs phases, telles que « Installation du système », « Migration des données », « Formation de l'équipe » et « Mise en service », et fixez des dates d'échéance pour chacune d'entre elles.

Ensuite, attribuez des responsabilités aux membres de votre équipe. Par exemple, votre personnel informatique devra peut-être diriger la mise en œuvre technique, comme la migration des données appropriées sans perte ni duplication. Votre équipe de développement devra peut-être faciliter l'adoption des outils au sein de ses équipes.

Visualisez l'ensemble de l'échéancier du projet grâce aux diagrammes de Gantt ClickUp. La vue en cascade offre une image claire des dépendances entre les tâches, ce qui vous aide à :

Utilisez des diagrammes de Gantt pour suivre la progression en temps réel et garantir un flux de travail fluide à chaque étape.

Pour une approche plus détaillée, utilisez le modèle de plan de mise en œuvre de projet de ClickUp pour :

Télécharger ce modèle

Prévoyez des points de contrôle réguliers pour suivre la progression et résoudre rapidement les problèmes, afin de garantir un flux fluide à chaque étape.

Migration et intégration des données

1. Auditer, nettoyer et migrer les données

Lorsque vous passez à un nouvel outil SaaS, vous devez vous assurer que les données que vous migrez sont propres et exactes. Pour cela, vous devez passer au crible toutes les feuilles de calcul, tous les référentiels, tous les journaux de test et tous les outils de suivi de projet utilisés.

Regroupez-les par catégories telles que « Projets actifs », « Données archivées » et « Fichiers de configuration », puis recherchez les entrées en double, les informations obsolètes et les erreurs de formatage afin d'apporter les modifications nécessaires. Considérez cela comme le rangement d'un placard encombré. Traitez un ensemble de données à la fois.

Les listes de tâches de ClickUp peuvent vous aider à décomposer chaque étape, de l'extraction au téléchargement des données. Utilisez la fonctionnalité glisser-déposer pour réorganiser les éléments ou sous-éléments pertinents pour votre processus de migration de données exactement comme vous en avez besoin.

Cette fonctionnalité est idéale pour garantir la responsabilité : elle vous permet d'assigner un responsable aux tâches qui nécessitent l'intervention d'un membre spécifique de l'équipe.

2. Planifier et tester l'intégration avec les systèmes

La migration des données n'est qu'une pièce du puzzle. C'est l'intégration qui fait toute la différence. Votre plateforme doit pouvoir communiquer facilement avec les CRM, ERP, systèmes comptables et autres outils SaaS existants, le cas échéant.

Plus précisément, vous devez être clair sur la manière dont chaque système sera connecté, sur les données ou les actions qui auront un flux entre eux et sur les résultats attendus.

Utilisez les cartes mentales ClickUp pour concevoir des diagrammes visuels de ces connexions. Vous pouvez organiser et mettre en évidence les priorités grâce au tri avancé et aux couleurs personnalisées.

Personnalisation et installation

1. Configurez le SaaS en fonction du flux de travail et effectuez l'automatisation des tâches

La personnalisation est au cœur d'un plan de mise en œuvre SaaS de réussite. Mais une approche unique fonctionne rarement. Vous devez vous plonger dans vos processus et découvrir ce qui fonctionne pour vous.

❓Quelles sont les étapes clés des opérations SaaS quotidiennes de votre équipe ?

❓Quels sont les domaines susceptibles de présenter des obstacles ?

Identifiez ces points de contact critiques et automatisez les tâches répétitives et chronophages à l'aide des automatisations ClickUp.

Par exemple, vous pouvez déclencher des alertes Slack lorsque des bugs à haute priorité sont détectés dans un outil de surveillance ou planifier des rétrospectives de sprint chaque fois que la tâche est achevée. ClickUp vous donne accès à plus de 100 modèles d'automatisation prédéfinis.

Personnalisez davantage votre environnement de travail avec les champs personnalisés ClickUp. Utilisez-les pour ajouter les coordonnées des fournisseurs, suivre les points Scrum et créer des menus déroulants.

Chaque type de champ personnalisé peut être utilisé autant de fois que vous le souhaitez et chaque projet est créé pour contenir les champs que vous avez définis.

2. Configurez les rôles et les permissions des utilisateurs

Cette étape ne se limite pas à l'octroi d'un contrôle d'accès. Il s'agit de mettre en place un système de responsabilité et de confiance. Vous devez définir les rôles en fonction de la hiérarchie et des responsabilités de votre équipe.

Prenez une étape en arrière et réfléchissez :

📌 Qui a besoin d'une visibilité sur la progression globale du projet ?

📌 Qui a besoin d'un accès pour modifier les configurations ?

📌 Et qui devrait se concentrer uniquement sur les tâches qui lui sont assignées ?

Des réponses claires à ces questions vous aideront à structurer la mise en œuvre du SaaS pour une efficacité et une sécurité maximales.

La méthode la plus simple consiste à créer des modèles de rôles, tels que Administrateurs, Chefs d'équipe, Chefs de projet, Développeurs et Ingénieurs QA, et à attribuer le principe du moindre privilège afin de n'accorder l'accès qu'aux personnes absolument nécessaires pour ce rôle.

Formation et intégration des employés

1. Développer une formation et planifier l'intégration

Quelle que soit la convivialité revendiquée par votre outil SaaS, la réussite de la mise en œuvre dépend de la capacité à donner à l'équipe la confiance et le contexte nécessaires pour l'utiliser efficacement au quotidien.

Commencez donc par une session de lancement au cours de laquelle vous présenterez l'objectif de l'outil et démontrerez sa valeur. Organisez ensuite des exercices pratiques pour permettre aux équipes de se familiariser avec la plateforme et de résoudre des problèmes fictifs dans un environnement sandbox.

Adoptez une approche progressive pour l'intégration : commencez par un petit groupe de membres de l'équipe qui peuvent agir en tant qu'« utilisateurs avancés » ou champions.

Laissez-les tester les fonctionnalités, donner leur avis et servir de premier point d'assistance pour leurs collègues. Cela permettra de minimiser les résistances et de garantir que tout le monde soit opérationnel dès le déploiement de l'outil SaaS à l'échelle de l'entreprise.

Préparez des supports tels que des guides étape par étape, des tutoriels vidéo et des FAQ pour pouvoir vous y référer à tout moment. ClickUp Docs est utile pour créer une base de connaissances dynamique, facile à mettre à jour et à partager au sein de l'organisation. De plus, utilisez les ressources d'assistance propres à l'outil SaaS, si elles sont disponibles.

Comme il y a beaucoup à faire à ce stade, utilisez le modèle de plan de déploiement de formation de ClickUp pour tout organiser :

Télécharger ce modèle

Cette approche structurée garantit que votre équipe dispose des connaissances et de la confiance nécessaires pour adopter pleinement le nouvel outil.

2. Recueillir des commentaires

La formation n'est pas un évènement ponctuel, mais une activité continue.

La meilleure façon d'affiner votre processus d'intégration et d'améliorer l'adoption est d'écouter les expériences de votre équipe et d'itérer activement. Pourquoi ne pas mettre en place des boucles de rétroaction qui commencent pendant la formation et se prolongent pendant les premiers jours d'utilisation de la plateforme ?

Vous pouvez recueillir les réponses à l'aide des formulaires ClickUp, qui sont hautement personnalisables et faciles à achever.

Vous pouvez également organiser des sondages en direct ou des quiz rapides pendant les sessions afin d'évaluer la pulsation de l'équipe. Si certains concepts de l'outil ne sont pas clairs, vous pouvez adapter le rythme de votre formation et les décomposer en fonctionnalités spécifiques.

Test et mise en service

1. Tests avant la mise en service et plan de sauvegarde

Vous avez choisi le logiciel et avez parcouru un long chemin, formant les membres de votre équipe et migrant les données importantes. Tout le monde connaît son rôle, et le moment est enfin venu de passer à l'action. Mais attendez, il reste encore une étape à franchir avant la mise en œuvre du SaaS.

Vous devez tester à nouveau l'outil, détecter les erreurs, valider les configurations et confirmer la précision de la migration des données. Par exemple, demandez aux développeurs de lier les demandes de tirage, aux spécialistes de l'assurance qualité d'enregistrer les bugs et aux responsables de générer des rapports pour vérifier la facilité d'utilisation.

2. Surveillez la mise en service en temps réel

Votre équipe commence à utiliser l'outil en passant à la mise en œuvre SaaS. Il s'agit d'un moment crucial qui nécessite une surveillance attentive, et vous devez mobiliser toutes vos ressources pour détecter et résoudre les problèmes dès qu'ils surviennent.

Utilisez les tableaux de bord ClickUp pour suivre des indicateurs tels que l'activité des utilisateurs, l'achèvement des tâches ou les performances du système. Par exemple, vérifiez si les mises à jour des tâches des développeurs se synchronisent correctement avec les tableaux de projet ou si les alertes se déclenchent comme prévu.

Vous avez des questions concernant la mise en œuvre d'un logiciel de gestion de projet?

Vous pouvez poser n'importe quelle question à ClickUp Brain, qui recherchera toutes les informations pertinentes dans les tableaux de bord de votre environnement de travail. Cela minimise les interruptions inutiles et fournit à votre équipe les données dont elle a besoin pour rester concentrée et efficace pendant la mise en service.

Examen post-implémentation

1. Effectuez une analyse rétrospective et effectuez le suivi des indicateurs clés de performance (KPI).

La mise en œuvre du SaaS n'est jamais un processus ponctuel. À mesure que votre équipe s'habitue à travailler avec le nouvel outil, prêtez attention à des éléments tels que les fonctionnalités les plus utilisées et celles que votre équipe souhaiterait voir ajoutées.

L'outil s'intègre-t-il bien à vos autres systèmes logiciels ? Fonctionne-t-il correctement et avec un minimum de problèmes techniques ?

Prévoyez des réunions individuelles ou d'équipe régulières après la mise en service afin de recueillir des informations sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Vous devez également évaluer les performances par rapport aux objectifs fixés lors de la phase de planification. Par exemple :

🤔 La collaboration entre les équipes s'est-elle améliorée ?

🤔 Les taux d'achèvement des tâches se sont-ils améliorés ?

🤔 Les cycles de déploiement sont-ils plus rapides ?

Une analyse structurée a posteriori permet d'affiner les implémentations futures et garantit que la plateforme SaaS tient ses promesses.

2. Mettre en place une assistance continue

Toute personne utilisant l'outil doit pouvoir obtenir de l'aide quand elle le souhaite. Par conséquent, veillez à ce que votre personnel informatique ou les champions que vous avez choisis soient toujours disponibles pour résoudre immédiatement tout problème.

Votre équipe doit avoir accès aux ressources d'assistance du fournisseur SaaS (par exemple, chat en direct ou centre d'aide). De plus, à mesure que les équipes découvrent de nouvelles fonctionnalités ou que des mises à jour sont déployées, organisez des sessions de remise à niveau ou fournissez des guides mis à jour pour que tout le monde reste informé.

Défis courants dans la mise en œuvre du SaaS

L'introduction de toute nouveauté s'accompagne inévitablement de quelques frictions. Dans le contexte de la mise en œuvre du SaaS, voici les problèmes que vous êtes le plus susceptible de rencontrer :

1. Résistance au changement

C'est l'un des obstacles les plus courants auxquels vous serez confronté lors de la mise en œuvre.

Même les équipes technophiles peuvent résister simplement parce que l'adoption d'un nouvel outil SaaS nécessite des efforts supplémentaires : apprendre à l'utiliser, migrer les données et ajuster les flux de travail. Cette résistance peut entraîner des réactions négatives et entraver l'adoption si vous ne validez pas leurs préoccupations.

2. Décalage entre les attentes vis-à-vis du produit et la réalité

Les entreprises investissent souvent dans un outil SaaS sans se demander si celui-ci correspond vraiment à leurs besoins et à ceux de l'équipe qui va l'utiliser. Ça arrive souvent quand on n'implique pas les bonnes personnes dans la prise de décision. Il faut donc s'assurer de leur adhésion dès le début.

3. Incompatibilités techniques

Si votre outil SaaS ne s'intègre pas à vos systèmes existants, cela peut perturber les flux de travail et prolonger le processus de migration des données. Par conséquent, les intégrations doivent être évaluées de manière approfondie lors de la sélection des fournisseurs afin d'éviter tout problème de compatibilité ultérieur.

4. Maintenance continue

Une fois l'outil en place, il nécessite une surveillance, des mises à jour et une optimisation continues afin d'apporter des avantages durables à votre équipe. Élaborez un plan d'évaluation et de maintenance continus afin de le maintenir à la hauteur des attentes de votre équipe.

Bonnes pratiques de mise en œuvre SaaS

1. Gérer la conformité, la sécurité et l'accessibilité des données

Des mesures de sécurité robustes doivent figurer en bonne place dans votre checklist pour le lancement de votre produit.

En effet, l'ajout d'un nouvel outil SaaS à votre pile technologique comporte des risques d'exposition des données ou de mauvaise gestion.

🌻 Bonnes pratiques : avant le lancement, vous devez vous assurer que l'outil choisi est conforme aux politiques internes et aux normes du secteur.

Par exemple, lors de l'intégration d'un CRM, veillez à ce que les informations sensibles des clients ne soient accessibles qu'aux membres de l'équipe concernés. De nombreux exemples de SaaS, tels que Jira et Salesforce, offrent des fonctionnalités avancées de sécurité des données qui peuvent être personnalisées lors de la mise en œuvre.

2. Assurez une transition en douceur

De nombreuses organisations mettent à niveau leurs systèmes en une seule fois, ce qui ne fait que semer la confusion parmi les membres de l'équipe et peut entraîner des problèmes d'intégration avec l'écosystème technologique existant. Nous recommandons plutôt d'adopter une approche progressive qui vous permet de tester l'outil par étapes.

🌻 Bonnes pratiques : prenez des notes sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, discutez des améliorations avec votre équipe, puis passez à la phase suivante. Veillez également à proposer une formation suffisante pour aider à tirer le meilleur parti des fonctionnalités offertes par l'outil SaaS.

3. Intégrer le marketing dans le plan d'adoption

Si les stratégies marketing sont souvent associées à des publics externes, l'application de stratégies marketing SaaS en interne peut contribuer à favoriser l'adoption.

🌻 Bonnes pratiques : promouvez les avantages de l'outil à travers des campagnes, par exemple des mises à jour par e-mail, des présentations à l'équipe ou des vidéos de démonstration rapides montrant comment l'outil SaaS résout les défis quotidiens. Utilisez des plans de communication du projet pour vous assurer que ces mises à jour parviennent efficacement à toutes les parties prenantes.

Concevez votre feuille de route pour la mise en œuvre du SaaS

La mise en œuvre du SaaS peut être une expérience fluide et positive si vous la planifiez correctement.

Le secret ? Faites-en un effort d'équipe, en demandant à vos parties prenantes de donner leur avis et de partager leurs commentaires à chaque étape. N'oubliez pas que vous investissez dans un outil SaaS pour rationaliser votre entreprise. Il est donc essentiel que les personnes concernées aient également leur mot à dire sur le logiciel qui leur sera le plus utile.

Faites ces étapes et vous commencerez rapidement à profiter des avantages de votre mise à niveau logicielle. Enfin, vous pouvez simplifier l'ensemble du processus de mise en œuvre SaaS avec ClickUp.

Notre suite de fonctionnalités, notamment les objectifs et les tableaux de bord, est conçue pour vous faciliter la tâche. De plus, vous pouvez utiliser des modèles prêts à l'emploi pour démarrer rapidement et sans difficulté.

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