L'accident le plus meurtrier de l'histoire de l'aviation, connu sous le nom de catastrophe de l'aéroport de Tenerife, est attribué à " un malentendu entre la tour et l'avion. " En substance, un problème de communication.
Qu'il s'agisse de piloter un avion, de rédiger un texte pour un site web ou de construire un logiciel, une communication inefficace peut avoir des conséquences extraordinaires. Dans cet article de blog, nous explorons les obstacles à la communication et la manière dont vous pouvez les surmonter.
Comprendre les obstacles à la communication
Un obstacle à la communication est tout ce qui empêche une personne de communiquer clairement et l'autre ou les autres personnes de comprendre le message. Les barrières de communication peuvent nuire à la fonction organisationnelle dans plusieurs domaines.
❗️Qualité : Une communication inefficace crée des lacunes dans la compréhension, ce qui a pour résultat un travail sous-optimal.
❗️Productivité : Sans une compréhension achevée des instructions, les membres de l'équipe risquent de prendre trop de temps pour les traiter, d'essayer et d'échouer, ou d'être inefficaces dans leur travail.
❗️Efficacité : Imaginez des barrières de communication entre un employé et un client/manager, entraînant des malentendus. L'employé aura du mal à fournir ce que l'on attend de lui de manière efficace.
❗️Désengagement : Lorsque la communication devient plus difficile - surmonter des obstacles chaque jour - les membres de l'équipe se fatiguent et se désengagent. Cela peut affecter de manière significative les performances sur le lieu de travail.
❗️Innovation : La créativité collective nécessite une communication fluide. Sans cela, l'innovation ne serait qu'un rêve lointain.
❗️Culture : Une bonne communication crée un sentiment d'utilité collective. Son absence crée une culture dysfonctionnelle où les gens sont distants, voire méfiants. En fait, les obstacles à la communication sont l'une des principales raisons de la grande démission et des départs discrets.
Si cela vous semble exagéré, voyons comment cela se passe sur le lieu de travail.
Barrières de communication courantes sur le lieu de travail
On parle de bonne communication lorsqu'une personne articule son message clairement et d'une manière qui est facilement et achevée par le public visé. Tout ce qui s'y oppose peut être considéré comme un obstacle à la communication. Voici les dix principaux exemples.
1. Obstacles physiques
La barrière de communication la plus simple est physique. Que vous essayiez de communiquer avec quelqu'un qui se trouve à quelques mètres de vous lors d'un concert ou que vous fassiez une présentation sur un équipement défectueux, les barrières physiques sont omniprésentes.
Elles sont simples parce qu'elles sont claires et tangibles. Il est possible d'y remédier en modifiant le système.
Par exemple, si vous avez du mal à expliquer un concept à quelqu'un au téléphone, vous pouvez utiliser un outil de vidéoconférence avec partage d'écran pour résoudre le problème de cette barrière de communication.
2. Barrières psychologiques
Contrairement aux barrières physiques, les barrières psychologiques se situent dans l'esprit des gens et sont donc exponentiellement plus complexes à gérer. Parmi les barrières psychologiques courantes de l'orateur figurent le trac, l'anxiété sociale, les troubles de l'élocution, les problèmes d'estime de soi, etc.
Le destinataire peut également être confronté à des barrières psychologiques telles que les préjugés, les jugements et les hypothèses non vérifiées, ce qui rend les discussions à huis clos inefficaces.
3. Barrières linguistiques
La barrière linguistique la plus élémentaire est celle qui existe lorsque deux personnes ne parlent pas la même langue. Par exemple, un anglophone natif des États-Unis peut être confronté à des barrières linguistiques lorsqu'il communique avec des collègues en France, en Allemagne ou au Japon, où l'anglais n'est pas la première langue.
Mais ce n'est pas la seule barrière linguistique. Les accents, les dialectes, les termes techniques, le jargon local ou même une métaphore inconnue peuvent entraver la communication. Par exemple, si vous commandez des frites, vous obtiendrez deux choses complètement différentes aux États-Unis et au Royaume-Uni !
D'autre part, les équipes et les organisations peuvent avoir leur propre langage.
Par exemple, des termes tels que "lever le rideau", "tomber dans le terrier du lapin", "barre latérale", etc. sont courants, mais ne sont pas familiers à ceux qui ne parlent pas ce jargon.
Notre équipe sociale a beaucoup à dire à ce sujet !
4. Barrières culturelles
Les différences culturelles créent des obstacles à la communication. Par exemple, la distance de pouvoir dans certaines cultures orientales peut être élevée, ce qui rend les membres de l'équipe junior réticents à défier leurs patrons.
Certaines organisations, en particulier celles qui existent depuis longtemps, peuvent avoir une culture de travail formelle où toute communication doit se faire par écrit dans des formes spécifiques. Cela peut laisser beaucoup d'informations en suspens, ce qui crée des problèmes de communication des lacunes en matière de communication sur le lieu de travail .
Vous pouvez également avoir un nouveau membre de l'équipe qui, jusqu'à présent, travaillait dans une culture différente et qui a besoin d'être réaligné pour communiquer efficacement avec vous.
5. Obstacles organisationnels
Les particularités organisationnelles peuvent souvent constituer des obstacles à la communication.
Par exemple, une startup créée par un petit groupe d'amis proches peut se sentir exclue des nouveaux employés qui ne font pas partie de leur réseau.
Une équipe à distance qui n'a pas le bon outils de communication sur le lieu de travail peuvent également créer des obstacles. En l'absence d'un lieu commun pour toutes les discussions, les équipes finissent par disperser les informations entre les différents outils, ce qui crée des fissures dans la compréhension.
6. Obstacles liés aux processus
Toute organisation est un ensemble de processus. Pour qu'une tâche soit terminée, plusieurs personnes en exécutent des parties, qui sont ensuite transmises à d'autres dans le cadre d'un processus cohérent. Imaginons maintenant une situation où une personne ne sait pas à qui passer le relais ou comment faire les choses correctement.
Dans les équipes de développement de logiciels, le transfert entre concepteurs et développeurs est un problème très courant.
7. Barrières contextuelles
On parle de barrière contextuelle lorsque les personnes qui communiquent entre elles ne disposent pas des mêmes informations sur le contexte, les objectifs, les besoins, etc. du projet.
Par exemple, un nouveau membre de l'équipe peut ne pas connaître toutes les solutions précédemment essayées pour résoudre un problème donné, ce qui a pour résultat de le faire retravailler. Lorsque l'équipe chargée du contenu ne dispose pas d'un guide de style, il peut en résulter des incohérences dans sa production.
8. Obstacles technologiques
Aujourd'hui, la plupart des communications sont numériques. Cependant, tout le monde n'est pas à l'aise avec la communication numérique de la même manière.
Certains peuvent ne pas comprendre les emojis - connaissez-vous quelqu'un qui pense que l'emoji "pouce levé" est impoli ? D'autres peuvent avoir mal placé leur caméra vidéo pendant une réunion. L'accessibilité peut également créer des obstacles.
9. Barrières émotionnelles
Le temps où l'on gardait ses émotions à l'Accueil a cédé la place à celui où l'on se présentait au travail avec toute sa personnalité. Quoi qu'il en soit, chaque lieu de travail est un pot-pourri de personnes qui nourrissent des émotions et des attitudes diverses.
Une personne qui a passé une mauvaise matinée peut être fermée à toute critique. Un membre de l'équipe stressé ne sera peut-être pas disposé à se surpasser.
10. Obstacles liés au système de valeurs
Généralement, le meilleur travail est fait par des personnes ayant des convictions communes, telles que la transparence, l'intégrité, l'orientation client, etc. Lorsque les systèmes de valeurs des personnes sont en conflit, la communication s'interrompt.
Par exemple, lorsqu'un manager estime qu'un bon travail est fait lorsque l'équipe se réunit en personne, mais que l'équipe préfère travailler à distance, chaque partie risque d'adopter son propre point de vue et de créer des obstacles à la communication, même si c'est par inadvertance.
Bien que les barrières de communication puissent avoir des conséquences importantes, elles sont des occurrences courantes dans toutes les organisations. Elles sont le résultat naturel du rassemblement de personnes diverses pour travailler à des objectifs communs.
Ne craignez donc pas les obstacles à la communication. Créez des systèmes pour les surmonter. Voici comment.
Surmonter les obstacles à la communication
Les obstacles à la communication sont inévitables. La première étape pour les surmonter consiste donc à les observer et à les comprendre. Commencez par là.
Identifier les obstacles à la communication
Paramétrez des impératifs stratégiques pour observer, identifier et comprendre les obstacles courants.
- Inclure dans les indicateurs clés de performance de chaque responsable le suivi des ruptures de communication
- Encouragez les employés à faire part de leurs préoccupations en matière de communication et d'organisationcollaboration sur le lieu de travail
- Invitez les membres de l'équipe à donner régulièrement leur avis sur l'efficacité de l'équipe
$$$a Favoriser une culture de la communication
Créez une culture de la communication efficace au sein de votre organisation. Encouragez l'expéditeur du message à assumer la responsabilité de sa compréhension. Permettez aux destinataires de poser des questions ou de contester des idées lorsqu'ils ont besoin d'éclaircissements. Montrez l'exemple en faisant preuve de transparence, d'ouverture et de collaboration.
Organiser régulièrement des formations
Tout le monde peut communiquer, mais une communication efficace est une tout autre paire de manches. Permettez à chacun de communiquer efficacement grâce à des formations régulières.
En fonction des compétences de votre travail, cette formation peut porter sur l'écoute attentive, la rédaction d'e-mails, le travail télétravail, l'utilisation d'un langage inclusif, etc la communication avec les clients . Il est également utile de disposer de leçons en taille, d'affiches ou de checklists sur le site Web de comment partager des informations avec les membres de l'équipe ou comment éviter les erreurs de communication sur le lieu de travail .
Mettre en place des paramètres et des ressources pour une communication efficace
Ne vous attendez pas à ce que tout le monde sache comment communiquer efficacement. Mettez en place des paramètres qui les encouragent à faire mieux.
Par exemple, les équipes de développement de logiciels peuvent utiliser des modèles ou des formulaires pour saisir toutes les informations pertinentes. Les équipes chargées du contenu peuvent faire appel à des éditeurs/lecteurs d'épreuves qui veillent à la cohérence.
En fait, ces systèmes peuvent être aussi simples qu'un format d'agenda pour chaque réunion. Ou aussi complets qu'une plateforme de collaboration telle que ClickUp .
Bonus Read: Voici quelques outils de communication asynchrone qui peuvent être utiles.
Collaboration d'équipe
Les équipes modernes ont besoin d'un système efficace de communication hybride sur le lieu de travail . Ils ont besoin d'un lieu pour communiquer de manière contextuelle, en connectant les projets, les tâches, les commentaires, les documents et les vidéoconférences. ClickUp Chat est conçu pour permettre exactement cela. Utilisez ClickUp Chat pour la surcommunication au travail . Créez des canaux qui reflètent l'organisation de votre espace de travail. Gardez tout le monde au courant avec les messages. Connectez les tâches existantes ou créez de nouvelles tâches à partir des discussions. Paramétrez des appels en un clic avec des résumés automatiques et des éléments d'action, le tout dans ClickUp !
Mettre en place les bases de la communication avec ClickUp Docs
Si vous créez du matériel de formation et d'éducation, essayez ClickUp Clips . Utilisez-le pour démontrer sans ambiguïté votre processus à l'aide d'un enregistrement d'écran.
Réflexion sur le cerveau
Le moyen le plus simple de faire tomber les barrières de communication est de les mettre sur la même page, littéralement. Faites tourner Tableaux blancs ClickUp et de lancer des idées, de dessiner des processus, de discuter de modèles ou de prototyper des produits.
Une fois que vous avez l'accord de l'équipe, convertissez les éléments en tâches et mettez-vous au travail directement à partir de votre tableau blanc !
le brainstorming collaboratif avec les tableaux blancs ClickUp_
Consolidation
Si vous utilisez plusieurs outils numériques dans votre organisation, la communication est forcément dispersée. Évitez cela en intégrant tous vos outils dans un seul communication centralisée plate-forme. ClickUp intègre avec plus de 1000 outils, tels que Slack, Zoom, Google Workspace, GitHub et Discord. Vous pouvez également importer automatiquement des informations depuis des dizaines d'outils vers ClickUp.
Automatisation
Toute communication ne doit pas nécessairement se faire manuellement. Automatisations ClickUp propose plus de 100 modèles prédéfinis pour vous permettre de démarrer rapidement. Des tâches telles que notifier un développeur lorsque l'équipe de test a créé un bug ou alerter un éditeur qu'un nouvel article est dans leur pipeline peuvent être faites automatiquement.
L'IA permet d'aller encore plus loin. Les membres de l'équipe peuvent discuter, collaborer et faire du brainstorming avec l'IA d'une manière jusqu'ici impossible. Obtenez des réponses instantanées à toutes les questions relatives à votre projet, créez des résumés automatiques, vérifiez l'orthographe, créez des modèles, transcrivez des vidéos, etc ClickUp Brain .
la collaboration alimentée par l'IA avec ClickUp Brain_
Plusieurs organisations ont essayé et réussi à minimiser les obstacles à la communication à l'aide des outils et stratégies susmentionnés. Jetons un coup d'œil à quelques-unes d'entre elles.
Exemples du monde réel et études de cas
Si vous avez déjà regardé un film en langue étrangère avec des sous-titres, c'est que l'entreprise a surmonté efficacement un formulaire de barrière de communication. Vous verrez qu'autour de vous, les entreprises suivent diverses stratégies et tactiques pour communiquer plus efficacement. En voici quelques exemples.
Le multilinguisme à l'ONU
Les Nations unies sont composées de 193 États membres, dont les habitants parlent presque autant de langues. L'élimination des barrières linguistiques au sein d'une telle organisation exige une approche réfléchie, globale et inébranlable des stratégies de communication réfléchies, complètes et inébranlables .
L'ONU est l'un des principaux employeurs de professionnels des langues dans le monde. Elle fixe des paramètres élevés pour l'interprétation (de la parole à la parole) et la traduction (de l'écrit à l'écrit) entre les langues.
Les discours prononcés lors des évènements organisés par les Nations Unies sont interprétés simultanément dans six langues officielles : l'arabe, le chinois, l'anglais, le français, le russe et l'espagnol. Pour ceux qui souhaitent s'exprimer dans une autre langue, l'ONU facilite l'interprétation et la traduction sur demande.
Désambiguïsation dans Wikipédia
Avez-vous déjà vu la notice de désambiguïsation en haut d'une page de Wikipédia ? Essayez, par exemple, de chercher Top Gun ou Prince. Vous trouverez un message vous indiquant le sujet de la page en cours et vous conduisant ailleurs si vous cherchez autre chose.
la page Wikipédia de Prince page Wikipédia pour "prince"
La désambiguïsation est un excellent moyen de réduire les obstacles culturels et contextuels à la communication. Elle permet d'éviter les malentendus éventuels et de mettre à la disposition de l'utilisateur des informations alternatives dans différentes cultures. Elle est centrée sur l'utilisateur, empathique et efficace.
Comment l'équipe marketing de ClickUp utilise ClickUp
L'équipe marketing distribuée de ClickUp travaille avec des dizaines d'indépendants et d'agences pour faire le travail terminé. À mesure que l'équipe s'est agrandie, que les zones géographiques se sont dispersées et que les budgets ont triplé, plusieurs obstacles à la communication sont apparus.
Pour faire face à cette situation, l'équipe marketing a créé un espace de travail virtuel avec ClickUp. Grâce à des dossiers fonctionnels, des listes, des objectifs et des tableaux de bord, l'équipe lance campagne après campagne en toute transparence, en plus de ses activités habituelles.
Besoin d'inspiration ? En savoir plus sur comment l'équipe marketing de ClickUp utilise ClickUp .
Le PDG d'Airbnb minimise les réunions en tête-à-tête
Dans une interview récente , Brian Chesky, le PDG d'Airbnb a qualifié le modèle de réunion individuelle de défectueux. Il a déclaré,
Ce qui se passe, c'est qu'ils ne parlent souvent pas des choses dont vous voulez parler.
Brian Chesky, PDG d'Airbnb
Pour éliminer les barrières psychologiques et culturelles autour d'une communication transparente, Cheskey préfère les réunions avec plusieurs participants. Il estime que cela aide davantage de personnes à contribuer et à se remettre en question, ce qui accélère le flux d'informations et la prise de décision.
Faites tomber vos barrières de communication avec ClickUp
Une bonne communication est la base de tout, qu'il s'agisse de relations personnelles, de fonctions d'entreprise ou d'interactions publiques. Tout le monde, du président au pilote de ligne, doit être capable de communiquer clairement, avec assurance et efficacité chaque jour.
C'est pourquoi il existe des professionnels de la communication tels que les rédacteurs de discours, des processus tels que le programme de formation à la gestion des ressources de l'équipage et des outils de collaboration sur le lieu de travail tels que ClickUp.
Avec ClickUp, vous pouvez non seulement communiquer efficacement, mais aussi le faire de manière contextuelle, multimodale et automatisée. Voyez ce qu'un outil de gestion de projet complet peut faire pour vous. Essayez ClickUp gratuitement dès aujourd'hui .