L'accident le plus meurtrier de l'histoire de l'aviation, connu sous le nom de catastrophe de l'aéroport de Ténérife, est attribué à « un malentendu entre la tour de contrôle et l'avion ». En substance, un problème de communication.
Que vous pilotiez un avion, rédigiez le contenu d'un site web ou développiez un logiciel, une communication inefficace peut avoir des conséquences extraordinaires. Dans cet article, nous explorons les obstacles à la communication et les moyens de les surmonter.
Comprendre les obstacles à la communication
Un obstacle à la communication est tout ce qui empêche une personne de communiquer clairement et une ou plusieurs autres personnes de comprendre le message. Les obstacles à la communication peuvent nuire au fonctionnement de l'organisation à plusieurs niveaux.
❗️Qualité : une communication inefficace crée des lacunes dans la compréhension, ce qui entraîne des résultats de travail sous-optimaux.
❗️Productivité : sans une compréhension complète des instructions, les membres de l'équipe peuvent mettre trop de temps à traiter les informations, échouer dans leurs tentatives ou être inefficaces dans leur travail.
❗️Efficacité : imaginez les obstacles à la communication entre un employé et un client/responsable, qui conduisent à des malentendus. L'employé aura du mal à répondre efficacement aux attentes qui lui sont imposées.
❗️Désengagement : lorsque la communication devient plus difficile (surmonter les obstacles au quotidien), les membres de l'équipe développent une certaine fatigue et se désengagent. Cela peut avoir un impact significatif sur les performances au travail.
❗️Innovation : la créativité collective nécessite une communication fluide. Sans cela, l'innovation resterait un rêve lointain.
❗️Culture : une bonne communication crée un sentiment d'objectif commun. Son absence engendre une culture dysfonctionnelle où les gens sont distants, voire méfiants. En fait, les obstacles à la communication sont une cause importante de la Grande Démission et des démissions silencieuses.
Si cela vous semble exagéré, voyons comment cela se passe sur le lieu de travail.
Obstacles courants à la communication sur le lieu de travail
Une bonne communication consiste pour une personne à exprimer clairement son message, de manière à ce qu'il soit facilement et parfaitement compris par son interlocuteur. Tout ce qui empêche cela peut être considéré comme un obstacle à la communication. Voici les dix principaux exemples.
1. Barrières physiques
L'obstacle à la communication le plus simple est physique. Que vous essayiez de communiquer avec quelqu'un à quelques mètres de vous lors d'un concert ou que vous fassiez une présentation sur un équipement défectueux, les obstacles physiques sont omniprésents.
Ils sont simples, car ils sont clairs et tangibles. Ils peuvent être résolus en modifiant le système.
Par exemple, si vous avez du mal à expliquer un concept à quelqu'un au téléphone, vous pouvez utiliser un outil de visioconférence avec partage d'écran pour résoudre ce problème de barrière de communication.
2. Barrières psychologiques
Contrairement aux barrières physiques, les barrières psychologiques sont dans l'esprit des gens et sont donc beaucoup plus complexes à gérer. Parmi les barrières psychologiques courantes chez les orateurs, on peut citer le trac, l'anxiété sociale, les troubles de la parole, les problèmes d'estime de soi, etc.
Le destinataire peut également avoir des barrières psychologiques telles que des préjugés, des jugements et des hypothèses non vérifiées, ce qui rend les discussions à huis clos inefficaces.
3. Barrières linguistiques
La barrière linguistique la plus fondamentale est celle qui existe lorsque deux personnes ne parlent pas la même langue. Par exemple, un anglophone originaire des États-Unis peut rencontrer des barrières linguistiques lorsqu'il communique avec des collègues en France, en Allemagne ou au Japon, où l'anglais n'est pas la langue maternelle.
Mais ce n'est pas la seule barrière linguistique. Les accents, les dialectes, les termes techniques, le jargon local ou même une métaphore peu familière peuvent entraver la communication. Par exemple, si vous passez une commande pour des chips, vous obtiendrez deux choses complètement différentes aux États-Unis et au Royaume-Uni !
D'autre part, les équipes et les organisations peuvent avoir leur propre langage.
Par exemple, des expressions telles que « lever le voile », « tomber dans le terrier du lapin », « barre latérale », etc. sont courantes, mais peu familières à ceux qui ne parlent pas ce jargon. Notre équipe sociale a beaucoup à dire à ce sujet !
4. Barrières culturelles
Les différences culturelles créent des obstacles à la communication. Par exemple, la distance hiérarchique dans certaines cultures orientales peut être importante, ce qui rend les membres juniors de l'équipe réticents à contester leurs supérieurs.
Certaines organisations, en particulier celles qui existent depuis longtemps, peuvent avoir une culture de travail formelle où toutes les communications doivent être écrites dans des formats spécifiques. Cela peut laisser beaucoup d'informations non dites, créant ainsi des lacunes dans la communication sur le lieu de travail.
Vous avez peut-être également un nouveau membre dans votre équipe qui, jusqu'à présent, travaillait dans une culture différente et qui a besoin de se réadapter pour communiquer efficacement avec vous.
5. Obstacles organisationnels
Les particularités organisationnelles peuvent souvent constituer des obstacles à la communication.
Par exemple, une start-up créée par un petit groupe d'amis proches peut sembler exclusive aux nouveaux employés qui ne font pas partie de leur réseau.
Une équipe à distance qui ne dispose pas des bons outils de communication sur le lieu de travail peut également créer des obstacles. Sans un espace commun pour toutes les discussions, les équipes finissent par disperser les informations entre différents outils, ce qui crée des lacunes dans la compréhension.
6. Obstacles liés aux processus
Toute organisation est un ensemble de processus. Pour que la tâche soit terminée, plusieurs personnes en exécutent certaines parties, qui sont ensuite transmises à d'autres dans le cadre d'un processus cohérent. Imaginez maintenant une situation dans laquelle une personne ne sait pas à qui transmettre la tâche ni comment le faire correctement.
Dans les équipes de développement logiciel, le transfert entre concepteurs et développeurs est un défi très courant.
7. Barrières contextuelles
Un obstacle contextuel survient lorsque les personnes qui communiquent entre elles ne disposent pas des mêmes informations sur le contexte, les objectifs, les besoins, etc. du projet.
Par exemple, un nouveau membre de l'équipe peut ne pas connaître toutes les solutions précédemment essayées pour résoudre un problème donné, ce qui entraîne un travail supplémentaire. Lorsque l'équipe chargée du contenu ne dispose pas d'un guide de style, il peut y avoir des incohérences dans ses productions.
8. Barrières technologiques
Aujourd'hui, la plupart des communications sont numériques. Cependant, tout le monde n'est pas à l'aise avec les communications numériques de la même manière.
Certaines personnes peuvent ne pas comprendre les emojis. Connaissez-vous quelqu'un qui trouve que l'emoji « pouce levé » est impoli ? D'autres peuvent avoir mal placé leur caméra de vidéo pendant une réunion. L'accessibilité peut également créer des obstacles.
9. Barrières émotionnelles
L'époque où l'on laissait ses émotions à la maison a laissé place à celle où l'on s'investit pleinement dans son travail. Quoi qu'il en soit, chaque lieu de travail est un mélange hétéroclite de personnes nourrissant diverses émotions et attitudes.
Une personne qui a passé une mauvaise matinée peut être fermée à recevoir des commentaires critiques. Un membre de l'équipe stressé peut être peu disposé à faire des efforts supplémentaires.
10. Barrières liées au système de valeurs
En général, le meilleur travail est terminé par des personnes qui partagent les mêmes convictions, telles que la transparence, l'intégrité, l'orientation client, etc. Lorsque les systèmes de valeurs des personnes sont en conflit, la communication s'effondre.
Par exemple, lorsqu'un manager estime que le travail est bien fait lorsque l'équipe se réunit en personne, mais que l'équipe préfère le télétravail, chaque partie peut avoir tendance à privilégier son point de vue et créer des obstacles à la communication, même de manière involontaire.
Bien que les obstacles à la communication puissent avoir des conséquences importantes, ils sont courants dans toutes les organisations. Ils sont le résultat naturel du rassemblement de personnes diverses pour travailler à la réalisation d'objectifs communs.
Ne craignez donc pas les obstacles à la communication. Créez des systèmes pour les surmonter. Voici comment.
Surmonter les obstacles à la communication
Les obstacles à la communication sont inévitables. La première étape pour les surmonter consiste donc à les observer et à les comprendre. Commencez par là.
Identifiez les obstacles à la communication
Mettez en place des impératifs stratégiques pour observer, identifier et comprendre les obstacles courants.
- Intégrez le suivi des problèmes de communication dans les indicateurs clés de performance de chaque responsable.
- Encouragez les employés à faire part de leurs préoccupations concernant la communication et la collaboration sur le lieu de travail.
- Invitez les membres de l'équipe à donner régulièrement leur avis sur l'efficacité de l'équipe.
Favorisez une culture de communication
Créez une culture de communication efficace au sein de votre organisation. Encouragez l'expéditeur du message à assumer la responsabilité de sa bonne compréhension. Permettez aux destinataires de poser des questions ou de remettre en question certaines idées lorsqu'ils ont besoin d'éclaircissements. Montrez l'exemple en faisant preuve de transparence, d'ouverture et de collaboration.
Organisez régulièrement des formations.
Tout le monde peut communiquer, mais communiquer efficacement est une tout autre affaire. Permettez à chacun de communiquer efficacement grâce à des formations régulières.
En fonction des compétences de votre personnel, cela peut concerner l'écoute attentive, la rédaction d'e-mails, le télétravail, l'utilisation d'un langage inclusif ou la communication avec les clients. Il est également utile de disposer de leçons concises, d'affiches ou de checklists sur la manière de partager des informations avec les membres de l'équipe ou d'éviter les malentendus sur le lieu de travail.
Mettez en place des outils et des ressources pour une communication efficace.
Ne vous attendez pas à ce que tout le monde sache communiquer efficacement. Mettez en place des systèmes qui les encouragent à faire mieux.
Par exemple, les équipes de développement logiciel peuvent utiliser des modèles ou des formulaires pour saisir toutes les informations pertinentes. Les équipes chargées du contenu peuvent engager des éditeurs/correcteurs qui veillent à la cohérence.
En réalité, ces systèmes peuvent être aussi simples qu'un format d'agenda pour chaque réunion. Ou aussi complets qu'une plateforme de collaboration telle que ClickUp.
Lecture bonus : voici quelques outils de communication asynchrone qui peuvent vous aider.
Collaboration en équipe
Les équipes modernes ont besoin d'une communication hybride efficace sur leur lieu de travail. Elles ont besoin d'un espace où communiquer de manière contextuelle, en établissant des connexions entre les projets, les tâches, les commentaires, les documents et les vidéoconférences.
ClickUp Chat est conçu pour vous permettre de faire exactement cela. Utilisez ClickUp Chat pour communiquer davantage au travail. Créez des canaux qui reflètent l'organisation de votre environnement de travail. Tenez tout le monde informé grâce aux publications. Connectez des tâches existantes ou créez de nouvelles tâches à partir de discussions en ligne. Configurez des appels en un clic avec des résumés automatiques et des actions à entreprendre, le tout dans ClickUp !
Gestion des tâches
Pour être efficace, la communication doit couvrir le quoi, le comment, le qui et le quand. En termes de gestion de projet, cela se traduirait comme suit :
- Quoi : une brève ou une demande de fonctionnalité
- Comment : normes ou critères d'acceptation
- Qui : Personne assignée à la tâche ou responsable de la tâche
- Date limite :
Un bon outil de gestion des tâches vous permettrait de documenter tout cela. ClickUp Tasks offre tout cela et bien plus encore. Il vous permet d'estimer la durée nécessaire, de la suivre, d'échanger des commentaires et d'ajouter un nombre illimité de champs personnalisés.
Et ce n'est pas tout ! Vous pouvez également utiliser ClickUp Assign Comments pour garantir la responsabilité de la communication auprès du bon membre de l'équipe.
De votre côté, permettez à vos équipes de gérer le trop-plein de notifications grâce à ClickUp Boîte de réception. Cet outil aide vos équipes à voir tout en un seul endroit et à se concentrer sur ce qui compte vraiment.
Si vous êtes novice en la matière, essayez le modèle de plan de communication de ClickUp pour vous lancer. Améliorez la communication interne et externe, créez des bases de connaissances, partagez largement et réduisez les obstacles à la communication grâce à ce modèle.
⚡️Archive de modèles : Plus de modèles de plans de communication parmi lesquels choisir.
Documentation
Le manque d'informations contextuelles est l'un des principaux défis des équipes virtuelles. Remédiez à cela en fournissant une documentation claire.
Qu'il s'agisse d'un accord de niveau de service (SLA) ou de la culture de l'entreprise, consignez-le par écrit avec ClickUp Docs. Utilisez les différents éléments de mise en forme pour mettre en évidence les points importants. Liez les documents connexes, connectez-les aux flux de travail, ajoutez des étiquettes pour identifier les personnes et effectuez des modifications en cours de collaboration.
Si vous créez du matériel de formation et d'éducation, essayez ClickUp Clips. Utilisez-le pour démontrer clairement votre processus grâce à l'enregistrement d'écran.
Brainstorming
Le moyen le plus simple de briser les barrières de communication est de mettre tout le monde sur la même page, littéralement. Lancez ClickUp Tableaux blancs et réfléchissez à des idées, dessinez des processus, discutez de modèles ou créez des prototypes de produits.
Une fois que vous avez obtenu l'accord de l'équipe, convertissez les éléments en tâches et mettez-vous au travail directement à partir de votre Tableau blanc !
Consolidation
Si vous utilisez plusieurs outils numériques dans votre organisation, la communication risque d'être dispersée. Évitez cela en intégrant tous vos outils dans une plateforme de communication centralisée.
ClickUp s'intègre à plus de 1 000 outils, tels que Slack, Zoom, Google Workspace, GitHub et Discord. Vous pouvez également importer automatiquement des informations provenant de dizaines d'outils vers ClickUp.
Automatisation
Toutes les communications ne doivent pas nécessairement se faire manuellement. ClickUp Automatisations propose plus de 100 modèles prédéfinis pour vous permettre de démarrer rapidement. Des tâches telles que notifier un développeur lorsque l'équipe de test a créé un bug ou alerter un éditeur qu'un nouvel article est en cours de préparation peuvent être effectuées automatiquement.
L'IA peut aller encore plus loin. Les membres de l'équipe peuvent discuter, collaborer et réfléchir avec l'IA d'une manière jusqu'alors impossible. Obtenez des réponses instantanées à toutes leurs questions liées au projet, créez des résumés automatiques, effectuez des vérifications orthographiques, créez des modèles, transcrivez des vidéos et bien plus encore avec ClickUp Brain.
Plusieurs organisations ont essayé et réussi à minimiser les obstacles à la communication grâce aux outils et stratégies ci-dessus. Voyons quelques exemples.
Exemples concrets et études de cas
Si vous avez déjà regardé un film en langue étrangère avec des sous-titres, sachez que l'entreprise a efficacement surmonté une forme de barrière de communication. Vous constaterez que, autour de vous, les entreprises suivent diverses stratégies et tactiques pour communiquer plus efficacement. En voici quelques exemples.
Le multilinguisme à l'ONU
Les Nations Unies comptent 193 États membres, dont les populations parlent presque autant de langues. Éliminer les barrières linguistiques dans une telle organisation exige des stratégies de communication réfléchies, complètes et sans faille.
L'ONU est l'un des plus grands employeurs de professionnels linguistiques au monde. Elle fixe des normes élevées en matière d'interprétation (de la parole à la parole) et de traduction (de l'écrit à l'écrit) entre les langues.
Les discours prononcés lors des évènements de l'ONU sont interprétés simultanément dans les six langues officielles : l'arabe, le chinois, l'anglais, le français, le russe et l'espagnol. Pour ceux qui souhaitent s'exprimer dans une autre langue, l'ONU facilite l'interprétation et la traduction sur demande.
Dissipez toute ambiguïté dans Wikipédia.
Avez-vous déjà vu la note de désambiguïsation en haut d'une page Wikipédia ? Essayez, par exemple, de rechercher Top Gun ou Prince. Vous trouverez un message vous indiquant le sujet de la page actuelle et vous redirigeant vers une autre page si vous recherchez autre chose.
La désambiguïsation est un excellent moyen de minimiser les barrières culturelles et contextuelles à la communication. Elle permet d'éviter les malentendus éventuels et de mettre à la disposition de l'utilisateur des informations alternatives dans différentes cultures. Elle est centrée sur l'utilisateur, empathique et efficace.
Comment l'équipe marketing de ClickUp utilise ClickUp
L'équipe marketing distribuée de ClickUp travaille avec des dizaines de freelances et d'agences pour mener à bien ses missions. À mesure que l'équipe s'est agrandie, que les équipes se sont dispersées géographiquement et que les budgets ont triplé, plusieurs obstacles à la communication sont apparus.
Pour gérer ce volant d'inertie, l'équipe marketing a créé un environnement de travail virtuel avec ClickUp. Grâce à des dossiers, des listes, des objectifs et des tableaux de bord fonctionnels, l'équipe lance sans difficulté campagne après campagne, en plus de ses activités habituelles.
Besoin d'inspiration ? Découvrez comment l'équipe marketing de ClickUp utilise ClickUp.
Le PDG d'Airbnb réduit au minimum les réunions en tête-à-tête
Dans une récente interview, Brian Chesky, PDG d'Airbnb, a qualifié le modèle des réunions individuelles de défaillant. Il a déclaré :
Ce qui se passe, c'est qu'ils ne parlent souvent pas des choses dont vous voulez parler.
Ce qui se passe, c'est qu'ils ne parlent souvent pas des choses dont vous voulez parler.
Pour éliminer les obstacles psychologiques et culturels à une communication transparente, Cheskey privilégie les réunions avec plusieurs participants. Il estime que cela permet à davantage de personnes de contribuer et de se challenger mutuellement, ce qui accélère le flux d'information et la prise de décision.
Éliminez vos obstacles à la communication avec ClickUp
Une bonne communication est la base de tout, qu'il s'agisse de relations personnelles, de fonctions d'entreprise ou d'interactions publiques. Tout le monde, du président au pilote de ligne, doit être capable de communiquer clairement, avec assurance et efficacité, chaque jour.
Pour y parvenir, l'individu a autant d'importance que l'organisation pour laquelle il travaille. C'est pourquoi il existe des professionnels de la communication tels que les rédacteurs de discours, des processus tels que le programme de formation à la gestion des ressources de l'équipage et des outils de collaboration sur le lieu de travail tels que ClickUp.
Avec ClickUp, vous pouvez non seulement communiquer efficacement, mais aussi rendre cette communication contextuelle, multimodale et automatisée. Découvrez ce qu'un outil complet de gestion de projet peut vous apporter.