Votre équipe discute du lancement d'un nouveau produit.
Certains membres discutent de la stratégie de commercialisation (GTM), tandis que l'équipe d'ingénieurs se concentre sur la modification des fonctionnalités du produit. Cette confusion entraîne des discussions dispersées et une confusion quant à l'objectif principal de la réunion.
Vous établissez une norme de groupe consistant à organiser des réunions distinctes pour les discussions marketing et techniques et à désigner un responsable de réunion afin de garantir que les discussions ne dérapent pas.
L'impact ? Moins de confusion et une meilleure prise de décision. C'est ainsi que les normes de groupe peuvent être puissantes.
Dans cet article, nous discuterons de la manière dont vous pouvez établir des normes de groupe afin d'améliorer les performances de votre équipe et de la transformer en une unité cohésive.
Que sont les normes de groupe ?
Les normes de groupe sont des règles et des attentes informelles établies par une équipe qui guident la manière dont les membres de l'équipe interagissent et collaborent.
Les normes servent de guide à votre équipe pour fonctionner efficacement, en établissant des paramètres clairs pour la prise de décision, la résolution des conflits, la gestion des tâches et le retour d'information.
Des normes claires garantissent que tout le monde est sur la même longueur d'onde et encouragent les membres de l'équipe à prendre leurs responsabilités. Cela réduit la confusion, aide à éviter les discussions difficiles, favorise les discussions mutuelles et améliore la productivité de l'équipe.
🌈 Un excellent exemple de norme de groupe est la « règle des deux pizzas » d'Amazon, qui stipule que toutes les équipes internes et externes doivent être suffisamment petites pour que deux pizzas puissent nourrir tous les membres de l'équipe. L'idée est de créer de petites équipes afin d'améliorer l'efficacité du travail.
Pourquoi les normes de groupe sont-elles importantes pour la réussite d'une équipe ?
Voici pourquoi il est important d'établir des normes d'équipe :
🎯 Des attentes claires : lorsque chacun sait ce qu'on attend de lui, il y a moins de confusion, plus de productivité et une intention positive.
🎯 Amélioration de la communication : des normes solides favorisent une communication ouverte et honnête entre les membres de l'équipe, ce qui améliore la collaboration et la résolution des problèmes.
🎯 Confiance accrue : lorsque les membres d'une équipe sentent qu'ils peuvent compter les uns sur les autres, cela renforce la cohésion de l'équipe et consolide les relations.
🎯 Amélioration du travail d'équipe : les normes de groupe créent un sentiment d'appartenance et un objectif commun, ce qui permet aux membres de l'équipe de travailler plus facilement ensemble vers des objectifs communs.
🎯 Une meilleure prise de décision : lorsque tout le monde est sur la même page, il est facile de prendre des décisions éclairées et efficaces.
Types de normes de groupe
Voyons les différents types de normes de groupe que vous pouvez établir pour le développement de votre équipe:
Normes de communication
Ces normes régissent la manière dont les membres de l'équipe communiquent entre eux. Par exemple, les mises à jour doivent-elles être partagées par e-mail, via une application de messagerie ou lors d'une réunion quotidienne ?
Normes décisionnelles
Elles définissent la manière dont votre équipe prend les décisions importantes : les décisions seront-elles prises par consensus, à la majorité ou par la direction ?
Normes de responsabilité
Ces normes définissent clairement les responsabilités et les méthodes pour suivre la progression. Les équipes qui établissent des règles et des attentes explicites sont plus efficaces et rencontrent moins de difficultés.
Normes de performance
Celles-ci concernent la manière dont l'équipe travaille ensemble pour atteindre ses objectifs. Par exemple, « Tous les membres de l'équipe doivent s'assurer que le travail répond aux normes de qualité et correspond aux valeurs et aux objectifs de l'entreprise. »
De plus, les normes de groupe peuvent évoluer à mesure que l'équipe s'agrandit afin de s'adapter à la dynamique de l'équipe et aux besoins de l'entreprise.
Exemples de normes de groupe pour les équipes hautement performantes
Voyons quelques normes de groupe courantes mais efficaces qui peuvent stimuler la collaboration et les performances globales de l'équipe.
Tenez les membres de l'équipe et les parties prenantes informés
L'un des défis courants auxquels les équipes sont confrontées, en particulier lorsqu'elles gèrent des projets complexes, consiste à définir clairement les rôles. Sans cela, les membres de l'équipe peuvent passer beaucoup de temps à se demander qui est responsable d'une tâche particulière, à qui s'adresser pour prendre une décision, etc.
C'est là que vous avez besoin d'un diagramme RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) pour clarifier la dynamique de l'équipe, en particulier pour les équipes interfonctionnelles. Il définit :
- Responsable : qui achèvera quelle tâche ?
- Responsabilité : qui a le pouvoir final de garantir l'achèvement des tâches ?
- Consulté : Qui apportera sa contribution ou son expertise pour une tâche ?
- Informé : Qui doit être tenu au courant des résultats des tâches ou des obstacles ?
💡Conseil de pro : vous pouvez utiliser le modèle de planification RACI de ClickUp pour créer un diagramme RACI pour votre équipe et travailler efficacement. Ce modèle permet de définir clairement les rôles et les responsabilités de toutes les parties prenantes, de réduire les malentendus et la confusion entre les membres de l'équipe, et d'améliorer la collaboration et la responsabilisation.
Communiquez efficacement
Une communication efficace est le moteur de toute équipe hautement performante. Des normes de communication claires, telles que des réunions hebdomadaires ou bihebdomadaires pour discuter de l'avancement des projets, garantir une communication inclusive et utiliser une plateforme de communication unique, contribuent à créer une culture de travail positive et à améliorer la collaboration au sein de l'équipe.
Si vous cherchez des moyens de combler le fossé communicationnel au sein de votre équipe, ClickUp Chat peut vous aider.
Il rassemble tout le travail et la communication en un seul endroit afin que les membres de l'équipe puissent interagir, partager les mises à jour du projet, transformer les messages en tâches ou même relier les messages à des tâches spécifiques sans jamais perdre le contexte. En intégrant la messagerie instantanée à votre gestion de projet, ClickUp Chat élimine les silos et les coûts liés au basculement !
Gérez les conflits
Les conflits sont inévitables dans toute équipe. Cependant, les chefs d'équipe doivent établir des normes de résolution des conflits afin de renforcer la collaboration au sein de l'équipe et de stimuler l'innovation.
La gestion stratégique des conflits garantit que les différends sont traités de manière constructive et équitable, en mettant l'accent sur la résolution des problèmes plutôt que sur la recherche de responsables.
⚡️Archive de modèles : Le modèle « Emotions Wheel Icebreaker » de ClickUp est la solution idéale pour créer des liens au sein de l'équipe et éviter les conflits. Ce modèle aide les membres de l'équipe à se présenter et à comprendre les défis auxquels les autres sont confrontés, favorisant ainsi l'empathie et une meilleure collaboration.
Prenez des décisions plus rapidement
Une prise de décision plus rapide est la clé pour s'adapter aux changements, tirer parti des opportunités et maintenir les projets sur la bonne voie. Elle permet également d'éviter les goulots d'étranglement et les retards, garantissant ainsi que l'équipe puisse avancer sans hésitation.
Voici quelques-unes des normes de groupe les plus efficaces pour prendre des décisions rapides :
- Visez un consensus à 40 % plutôt qu'à 100 %.
- Adoptez un état d'esprit agile
- Prenez des décisions basées sur des données plutôt que sur votre intuition.
- Limitez l'analyse de toute situation à trois résultats possibles.
Vous pouvez utiliser le modèle de cadre décisionnel de ClickUp pour rationaliser le processus décisionnel au sein de votre organisation en établissant une structure standard. Il vous aide à rassembler toutes les informations pertinentes, à évaluer les options, à réduire les biais et à prendre des décisions efficacement.
Définissez des agendas clairs pour vos réunions.
Le secret pour mener des réunions productives réside dans le respect d'un agenda bien structuré. Des normes de groupe assorties d'agendas clairs garantissent que les réunions ont un objectif précis, des éléments concrets à traiter et des objectifs définis. Cela permet de réduire les pertes de temps, de maintenir les discussions sur la bonne voie et de s'assurer que tous les participants sont bien préparés.
Le modèle d'agenda de réunion de ClickUp facilite la mise en œuvre de cette norme de groupe. Le modèle aide les équipes à organiser leurs réunions en définissant les sujets à discuter, en attribuant des éléments de travail et en effectuant le suivi des décisions prises.
Réservez du temps pour l'innovation et la productivité
🌈 Selon la « règle des 20 % » de Google, tous ses employés doivent consacrer 20 % de leur temps hebdomadaire à des projets parallèles et se concentrer sur l'innovation.
En intégrant le blocage de temps dans les normes de groupe, vous pouvez améliorer la gestion du temps de votre équipe, minimiser les distractions et créer des flux de travail plus structurés.
Les normes de groupe relatives au blocage de temps établissent une structure cohérente pour l'organisation de la journée de travail des membres de l'équipe. Cela permet d'éviter le multitâche, qui entraîne souvent une baisse d'efficacité et un épuisement professionnel. Le modèle de blocage de temps de ClickUp vient à votre secours dans ce domaine.
Il fournit un cadre permettant d'organiser les tâches quotidiennes en blocs de temps dédiés. Grâce à ce modèle, vous pouvez planifier l'ensemble de votre journée de travail en attribuant des blocs de temps à des tâches ou des projets spécifiques. Il permet également d'améliorer la concentration en désignant des périodes ininterrompues pour travailler sur des tâches ayant une priorité élevée.
Fournissez régulièrement des mises à jour sur le statut des projets.
Des mises à jour régulières sur l'état d'avancement des projets sont essentielles pour maintenir la transparence, la responsabilité et l'alignement de l'équipe. Lorsque les mises à jour font partie des normes du groupe, elles garantissent que tous les membres du groupe et les parties prenantes sont informés de la progression, des obstacles potentiels et des prochaines étapes.
ClickUp propose deux modèles clés pour aider les équipes à simplifier ce processus :
Modèle de rapport hebdomadaire ClickUp
Le modèle de rapport hebdomadaire ClickUp vous aide à partager l'avancement des tâches avec les parties prenantes, à suivre les tâches et à marquer les tâches achevées afin de garantir la transparence.
Modèle de rapport sur le statut du projet ClickUp
Vous pouvez utiliser le modèle de rapport d'état du projet ClickUp pour documenter les principales réalisations et créer des rapports afin de vous assurer que les objectifs sont atteints dans les délais prévus. Les mises à jour de statut permettent de mettre en évidence les problèmes dès leur apparition, ce qui donne à l'équipe le temps de les résoudre avant qu'ils ne compromettent le projet.
Comment créer des normes de groupe efficaces
Il est essentiel d'établir des normes de groupe efficaces pour promouvoir la collaboration, la confiance et la responsabilité au sein d'une équipe. Que votre équipe travaille au bureau, en mode hybride ou entièrement à distance, des normes de groupe claires permettent à tous de comprendre comment chacun travaille ensemble.
Voici un guide étape par étape pour créer des normes d'équipe :
Étape 1 : Impliquez l'équipe dans le processus
Créez des normes de groupe en sollicitant l'avis de toute l'équipe. Cela permet à chacun de se sentir écouté, ce qui augmente les chances que les normes convenues soient respectées.
Utilisez des outils tels que ClickUp Chat pour permettre des discussions en temps réel et des séances de brainstorming sur les normes qui favorisent le mieux la collaboration au sein de l'équipe.
Étape 2 : Documentez les normes
Une fois que votre équipe s'est mise d'accord sur les normes, consignez-les dans un document accessible à tous. ClickUp Docs est un excellent outil pour cela. Vous pouvez l'utiliser pour noter les normes de groupe finalisées, afin qu'elles soient facilement accessibles pour référence future.
Le fait de disposer de normes dans un document partagé facilite leur mise à jour à mesure que l'équipe évolue ou fait face à de nouveaux défis. Il suffit d'ajouter des pages imbriquées et des éléments de style pour organiser les informations et mettre en évidence les détails importants.
ClickUp Docs vous permet de modifier des documents en temps réel avec votre équipe tout en offrant des fonctionnalités pour commenter, attribuer des tâches et suivre les progrès.
Étape 3 : Fixez des objectifs clairs pour l'équipe
Des normes claires ouvrent la voie à la réussite, qu'il s'agisse de respecter les délais ou d'améliorer la communication. Vous pouvez utiliser ClickUp Objectifs pour aligner les objectifs de votre équipe sur les normes du groupe. Cela vous permettra de rester sur la bonne voie grâce à des échéanciers clairs, des cibles mesurables et un suivi automatisé de la progression.
Vous pouvez également explorer le modèle d'objectifs SMART de ClickUp pour vous assurer que vos objectifs sont spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps. Ce modèle peut vous aider à définir de meilleurs objectifs pour votre équipe.
Ce modèle vous aide à :
- Suivez la progression des objectifs et mesurez la réussite
- Restez concentré sur vos objectifs à long terme.
- Identifiez et éliminez les obstacles potentiels.
Étape 4 : Réexaminez régulièrement les normes au cours de périodes régulières
À mesure que l'équipe s'agrandit et que les projets évoluent, les normes de groupe peuvent devoir être ajustées. Des révisions périodiques permettent de s'assurer que les normes restent pertinentes et utiles.
Grâce aux formulaires ClickUp, vous pouvez recueillir les commentaires anonymes des membres de l'équipe sur les normes qui doivent être remplacées ou modifiées. Ces commentaires constructifs peuvent améliorer la dynamique de votre équipe.
Normes de groupe pour les équipes à distance
Le télétravail ajoute une couche supplémentaire aux normes de groupe efficaces en raison des lacunes en matière de communication et de la flexibilité du travail. Voici quelques normes à prendre en compte pour les équipes virtuelles :
📌 Conscience du fuseau horaire : les équipes virtuelles travaillant dans différents fuseaux horaires doivent établir des normes concernant la planification des réunions et la fixation des délais qui respectent les différences de fuseau horaire de chacun. Utilisez la vue Calendrier de ClickUp pour suivre la disponibilité et les horaires dans toutes les régions.
📌 Étiquette des réunions virtuelles : les équipes à distance doivent établir des directives claires pour les réunions virtuelles, telles que l'utilisation de la vidéo, la mise en sourdine lorsque l'on ne parle pas et le maintien de la concentration pendant les appels.
📌 Heures de travail et disponibilité : définissez des attentes en matière d'heures de travail et de disponibilité, en particulier si l'équipe est répartie sur plusieurs fuseaux horaires. Définir les moments où tous les membres de l'équipe doivent être en ligne pour collaborer ou communiquer en cas d'urgence permet d'éviter toute confusion.
📌 Attentes en matière de communication : convenez de la manière et du moment d'utiliser les différents outils de communication. Par exemple, quand utiliser l'e-mail plutôt que la messagerie instantanée pour les mises à jour ou quand planifier une réunion pour les discussions complexes.
De plus, le modèle de plan de gestion d'équipe de ClickUp vous aide à gérer votre équipe à distance sans effort, où que vous soyez.
Avec ce modèle, vous pouvez :
- Affichez les rôles, les responsabilités et les flux de travail de vos coéquipiers afin que chacun connaisse ses tâches et comprenne comment il contribue à l'ensemble.
- Attribuez les tâches en fonction des points forts et de la disponibilité des membres de l'équipe.
- Harmonisez les membres de votre équipe pour éviter les malentendus et accroître l'efficacité.
Comment renforcer les normes de groupe
Établir des normes pour l'équipe n'est que la première étape. Le véritable défi consiste à s'assurer que tous les membres de l'équipe respectent ces normes de manière cohérente. Voici quelques moyens de renforcer efficacement les normes de groupe :
Répartissez équitablement la charge de travail de l'équipe.
L'un des meilleurs moyens de renforcer les normes de groupe consiste à garantir une distribution équitable de la charge de travail entre les membres de l'équipe, car cela améliore la collaboration, réduit les conflits et permet à chacun de respecter plus facilement les normes.
Vous pouvez utiliser la vue « Charge de travail » de ClickUp pour surveiller la charge de travail de chaque membre de l'équipe et l'ajuster en fonction de sa capacité. Si un membre de l'équipe est constamment surchargé, il est peut-être temps d'ajuster les normes du groupe en matière de délégation des tâches et d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Suivez le temps passé pour comprendre les retards
Vous pouvez renforcer les normes relatives aux délais des tâches grâce à la fonctionnalité de suivi du temps de ClickUp. Cet outil vous permet de surveiller le temps nécessaire à la réalisation des tâches et d'identifier les éventuels retards qui pourraient nécessiter une intervention.
Il aide également les équipes à rester responsables du temps consacré à chaque projet, encourageant ainsi de meilleures pratiques de gestion du temps.
Communiquez efficacement les normes
Les normes ne doivent pas rester lettre morte dans un document. Une communication régulière est essentielle pour renforcer les normes de groupe. Utilisez les commentaires et Mentions assignés de ClickUp pour fournir des commentaires, clarifier les tâches ou effectuer un rappel aux membres de l'équipe concernant certaines normes spécifiques.
Qu'il s'agisse de mettre en avant un excellent exemple de collaboration d'équipe ou d'aborder un domaine nécessitant des améliorations, cette fonctionnalité permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde.
Ces interactions rapides permettent de s'assurer que les normes de travail sont au centre des préoccupations de chacun et que les problèmes potentiels sont traités avant qu'ils ne s'aggravent.
Bonnes pratiques pour renforcer les normes de groupe
La cohérence est la clé pour renforcer les normes de groupe. Voici quelques stratégies efficaces pour les garder à l'esprit et vous assurer qu'elles deviennent partie intégrante de la culture de votre équipe :
Définissez des rappels récurrents
Pour éviter que les normes de travail ne tombent dans l'oubli, utilisez des rappels récurrents pour les renforcer régulièrement. Qu'il s'agisse d'un rappel hebdomadaire sur les règles de conduite à respecter lors des réunions virtuelles ou de rappels mensuels sur les attentes en matière de communication au sein de l'équipe, des rappels réguliers permettent de s'assurer que les membres de l'équipe respectent les normes.
ClickUp Reminders vous permet de définir des rappels automatisés pour les normes de groupe. Vous pouvez créer des rappels à partir d'un commentaire, de l'onglet « Mon travail » ou du menu d'actions rapides dans la barre d'outils.
Il vous suffit de nommer le rappel « norme de groupe », d'ajouter les membres de l'équipe comme assignés, de joindre les pièces jointes importantes, et le tour est joué !
Utilisez des tableaux de bord pour favoriser la responsabilisation.
Pour appliquer avec succès les normes de groupe, il est essentiel de favoriser la responsabilisation de l'équipe. Lorsque les membres de l'équipe s'approprient leurs tâches, ils sont plus enclins à respecter les règles et à contribuer à la réussite de l'équipe.
Les tableaux de bord ClickUp peuvent aider votre équipe à suivre la progression de ses objectifs et à mesurer sa productivité. Ils vous aident également à comprendre qui remplit ses responsabilités et qui pourrait avoir besoin d'assistance.
En visualisant les performances et la distribution de la charge de travail, les équipes peuvent plus facilement respecter les normes en matière de responsabilité et de transparence. Consulter régulièrement le tableau de bord en équipe permet de renforcer l'appropriation collective des tâches et des résultats.
Suivez la progression réalisée par rapport aux objectifs
Fixez des objectifs spécifiques et mesurables avec ClickUp Goals, qui facilite le suivi de la progression et permet de voir où les normes sont respectées ou où des améliorations sont nécessaires. Lorsque les membres de l'équipe voient comment leur adhésion aux normes contribue à la réalisation d'objectifs plus larges, ils sont plus enclins à rester engagés.
Reconnaissez et récompensez les membres de votre équipe.
Reconnaître et récompenser les membres de l'équipe qui respectent systématiquement les normes du groupe est un moyen efficace d'encourager le respect continu de ces normes. Qu'il s'agisse d'une reconnaissance publique lors de réunions d'équipe ou de récompenses plus formelles, le renforcement positif a un impact considérable.
Voici quelques moyens de mettre en place un système de récompenses ou de reconnaissance pour motiver les membres de votre équipe :
🙌🏽 Lors des réunions, félicitez les membres de l'équipe qui respectent sincèrement les normes du groupe.
🙌🏽 Créez un programme de reconnaissance par les pairs dans lequel les membres de l'équipe peuvent nommer leurs collègues qui respectent les normes du groupe.
🙌🏽 Offrez des incitations telles que des cartes-cadeaux ou des congés supplémentaires aux membres qui respectent les normes du groupe.
Comment traiter les violations des normes de groupe
Même les meilleures équipes peuvent parfois commettre des erreurs. Lorsqu'un membre de l'équipe enfreint une norme collective, abordez le problème rapidement et de manière constructive.
Voici comment traiter fermement les violations des normes de groupe :
✅ Abordez la violation en privé avec chaque membre de l'équipe. Évitez de discuter des erreurs en présence des autres membres de l'équipe, car cela peut avoir un impact négatif sur les relations et le moral de l'équipe.
✅ Concentrez-vous sur le comportement problématique plutôt que d'attaquer le caractère de l'individu lorsque vous discutez de la violation.
✅ Donnez aux membres de l'équipe qui enfreignent les normes l'occasion d'expliquer leur point de vue. Écoutez attentivement et essayez de comprendre les raisons qui les ont poussés à enfreindre la norme.
✅ Répétez la norme de groupe qui a été enfreinte et expliquez pourquoi elle est importante pour la réussite de l'équipe.
✅ Travaillez avec la personne concernée pour élaborer un plan d'action visant à remédier à la violation.
✅ Faites régulièrement le point avec les membres de l'équipe pour suivre leur progression, recueillir leurs commentaires sur les normes de groupe et résoudre les difficultés qu'ils pourraient rencontrer dans le respect de ces normes.
Renforcez les normes de groupe avec ClickUp
Pour constituer une équipe hautement performante, il faut une planification minutieuse, une attention particulière aux détails et un engagement envers l'excellence. Les normes de groupe sont le ciment qui lie tout ensemble, garantissant que tout le monde est sur la même longueur d'onde et travaille vers un objectif commun.
La clé est non seulement de créer ces normes, mais aussi de les renforcer et de les adapter activement à mesure que l'équipe évolue. L'utilisation d'outils tels que ClickUp facilite ce processus, que ce soit pour établir l'agenda des réunions, suivre l'avancement des projets ou garantir la responsabilité grâce au suivi des objectifs.
Prêt à transformer votre équipe ? Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp dès aujourd'hui et commencez à instaurer une culture de collaboration, de responsabilité et de haute performance.