Vous est-il déjà arrivé de vous retrouver dans une situation délicate sur votre lieu de travail, où une discussion vous semble difficile ? C'est ce que nous appelons une discussion difficile - une discussion délicate, gênante et parfois carrément inconfortable. Il peut s'agir d'évaluations des performances, de résolution de conflits, de licenciements, de discrimination sur le lieu de travail ou de dilemmes éthiques.
Notre premier réflexe est d'éviter ces discussions difficiles sur le lieu de travail. Cependant, éviter ces discussions ne les fera pas disparaître et risque d'aggraver la situation.
Ces discussions difficiles permettent de s'assurer que le travail est sur la bonne voie, de promouvoir la compréhension et le travail d'équipe, de résoudre les problèmes et de partager le retour d'information.
La plupart des employés évitent les discussions difficiles parce qu'ils ne savent pas comment s'y retrouver. C'est pourquoi nous avons compilé un guide complet sur la manière d'avoir des discussions difficiles au travail.
**Comment identifier le bon moment pour avoir des discussions difficiles au travail ?
Identifier le bon moment pour avoir des discussions difficiles est essentiel pour une communication et une résolution efficaces. Voici quelques conseils pour vous aider à reconnaître le moment opportun pour entamer ces discussions :
- Remarquez les tendances: Surveillez les problèmes ou les comportements récurrents qui ont un impact sur la productivité, le moral ou le travail d'équipe
- Évaluer l'impact: Évaluer la gravité de la situation et ses conséquences potentielles pour les individus ou l'organisation dans son ensemble
- Tenir compte des émotions: Prêtez attention aux indices tels que la frustration, la tension ou l'évitement. Ceux-ci peuvent indiquer des problèmes sous-jacents qui doivent être traités
- Déterminer l'état de préparation: Déterminer si toutes les parties concernées sont dans un état d'esprit propice à une discussion constructive
- Choisissez le bon moment: Choisissez un moment où toutes les personnes impliquées peuvent se concentrer sans distraction et où les émotions sont relativement stables
- Privilégier la confidentialité: Choisir un paramètre privé pour assurer la confidentialité et encourager une communication ouverte sans crainte de jugement ou d'embarras
- Surveiller la charge de travail: Éviter d'aborder des sujets sensibles pendant les périodes de pointe ou les moments de stress intense
- Examinez les politiques: Familiarisez-vous avec les politiques de l'entreprise concernant la résolution des conflits et les protocoles de communication afin d'en assurer la conformité
- **Si vous n'arrivez pas à déterminer le moment ou la manière de gérer une discussion difficile, demandez de l'assistance à votre service des ressources humaines ou à votre supérieur hiérarchique
Souvenez-vous de tous ces points, et ne faites pas attendre trop longtemps la discussion. Éviter ou attendre longtemps une discussion difficile peut aggraver le problème. Par conséquent, préparez-vous et plongez-vous dans la discussion.
Défis courants des discussions sur le lieu de travail
Communication et collaboration sur le lieu de travail comporte son lot de défis. Examinons-en quelques-uns :
Écoute passive
L'écoute passive est l'un des défis les plus courants dans les discussions sur le lieu de travail. Elle consiste à entendre ce que dit quelqu'un sans le comprendre.
Une discussion est incomplète si toutes les parties concernées n'essaient pas de se comprendre et de faire preuve d'empathie, ce qui peut entraîner des malentendus et des frictions.
Par conséquent, n'oubliez pas votre objectif de communication et pratiquer l'écoute active en accordant toute son attention à l'interlocuteur avant d'entamer une discussion difficile.
Différences culturelles
La main-d'œuvre d'aujourd'hui est plus diversifiée, avec des employés, des cadres et des clients répartis dans le monde entier. Cette diversité culturelle peut entraîner des obstacles à la communication, des malentendus et des conflits découlant de normes, de valeurs et de styles de communication différents.
Vous pouvez gérer ces différences en promouvant un dialogue ouvert et en encourageant la sensibilité culturelle. Le fait de regrouper des personnes issues de milieux différents peut les aider à collaborer et à apprendre à se connaître.
Dynamique du pouvoir
Les déséquilibres de pouvoir entre les superviseurs, les managers et les employés peuvent entraver la communication ouverte et la transparence. Il peut également engendrer une peur de prendre la parole ou d'afficher des opinions divergentes.
Pour gérer la dynamique du pouvoir, il est essentiel d'aider les employés à se sentir habilités à exprimer leurs opinions et leurs préoccupations. Encouragez les politiques de portes ouvertes, les sessions régulières de retour d'information et la transparence du leadership.
Mettre le doigt dans l'engrenage
De nombreuses entreprises manquent souvent le bon moment pour avoir des discussions difficiles, ce qui résulte en de plus grands malentendus. Aborder les problèmes et partager les informations au bon moment et de la bonne manière est l'un des éléments les plus importants de l'entreprise stratégies de communication les plus efficaces .
Ainsi, vos employés sont toujours au courant de ce qui se passe dans l'entreprise et ont la possibilité de résoudre rapidement les conflits.
Manque d'intérêt
Il est impossible de faire avancer les choses si une personne n'est pas intéressée par la discussion, le traitement ou la résolution des conflits. L'autre personne est également plus susceptible d'ignorer votre message.
Le manque d'intérêt peut s'expliquer par une déconnexion par rapport au sujet, un sentiment d'inutilité ou un manque de motivation. Vous pouvez clarifier l'objectif de la discussion et utiliser les moyens suivants des outils de communication sur le lieu de travail pour lutter contre ce désintérêt.
10 conseils sur la façon de mener des discussions difficiles au travail
Voici 10 conseils pour réussir à tenir des discussions difficiles au travail.
1. Ne pas remettre à plus tard
Nous l'avons déjà dit et je le répète : n'évitez pas les discussions difficiles. Plus vous les évitez, plus vous risquez d'accumuler du ressentiment et de l'anxiété. Par conséquent, affrontez la situation en face, qu'il s'agisse d'un conflit ou d'une mauvaise performance.
Trouvez le bon moment pour avoir la discussion. Vérifiez l'emploi du temps, la charge de travail et l'état de préparation des personnes concernées. Choisissez un moment où vous pensez que les participants peuvent gérer leurs émotions.
Essayez de programmer la session le plus tôt possible. Vous éviterez ainsi que les problèmes ne s'aggravent et vous améliorerez rapidement la situation.
2. Se préparer à l'avance
Les mots que vous utilisez lors d'une discussion difficile comptent beaucoup. Par conséquent, ne les faites pas sur un coup de tête. Prenez le temps de vous préparer avant de plonger dans la discussion.
Commencez par définir vos objectifs et le but de la discussion. Mettez les objectifs par écrit, préparez des documents d'assistance ou des preuves et consignez le conflit par écrit. Notez les points de discussion sur un bloc-notes facile d'accès afin de pouvoir vous y référer pendant la discussion.
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En outre, envisagez toutes les issues possibles de la discussion. Vous pouvez identifier les émotions qui y sont connectées et la meilleure façon de l'aborder. Cela vous aidera à vous préparer aux meilleurs et aux pires résultats et à les gérer avec sang-froid lorsqu'ils se produiront.
3. Soyez précis et concentrez-vous sur les faits
Lorsque vous vous préparez à une discussion difficile, il est préférable d'être précis et de vous concentrer sur les faits. Essayez de séparer vos émotions de la situation afin d'éliminer les hypothèses et les projets.
Cela vous aidera à dresser la liste des faits de la situation. Assumez la responsabilité de votre rôle, identifiez l'impact du conflit, élaborez votre stratégie et recueillez des preuves.
Faites en sorte que l'objet de la discussion soit précis et clair. Soyez direct mais poli. À cet égard, n'oubliez pas que si vous laissez vos émotions en dehors de la discussion, ce n'est pas forcément le cas de votre interlocuteur. C'est pourquoi vous devez vous préparer à l'avance à gérer toute réaction émotionnelle.
4. Développer la confiance
La confiance et le respect mutuel renforcent la communication collaborative et le travail d'équipe. Les discussions difficiles sont inévitables. C'est pourquoi il convient d'établir dès le départ les bases qui permettront d'y faire face.
Organisez régulièrement des échanges d'informations et des sessions individuelles avec les employés afin d'encourager une communication ouverte et honnête. Il leur sera ainsi plus facile de s'adresser à vous pour résoudre un conflit et ils seront plus enclins à recevoir un retour d'information.
L'environnement physique est un autre aspect essentiel à prendre en compte lors des conversations difficiles (ou de toute autre discussion, d'ailleurs) et de l'instauration d'un climat de confiance. Ne choisissez pas un lieu public pour la discussion. Vous pouvez plutôt utiliser votre bureau, un emplacement neutre ou une réunion virtuelle.
5. Viser la compréhension et l'empathie
Lors d'une discussion difficile, essayez d'être à la fois honnête et bienveillant. Si vous travaillez à la résolution des conflits, n'oubliez pas que les conflits résultent généralement d'un désaccord et de malentendus.
Il est donc essentiel d'être compréhensif et de donner au membre de l'équipe l'espace nécessaire pour partager son point de vue. Rassurez-le en lui disant que vous avez l'intention de résoudre la situation.
Si vous êtes sur le point de donner un feed-back négatif à vos employés, essayez de faire preuve d'empathie et de compassion. Imaginez ce que ressent cet employé et gérez la discussion en conséquence.
S'ils deviennent émotifs, essayez de les rassurer. Faites des pauses appropriées pour leur donner le temps de rassembler leurs idées. L'idée est d'être attentif à l'autre personne.
6. Utiliser des phrases en "je "
L'utilisation de phrases en "je" vous aide à partager vos préoccupations et vos expériences sans paraître sur la défensive ou blâmer les autres. Prenons cet exemple :
_Vous ne respectez pas les délais
_Je suis préoccupé par les délais non respectés et par leur impact sur la progression de notre équipe
La première déclaration met l'accent sur le blâme, tandis que la seconde exprime des sentiments personnels et discute de l'impact. Le premier est un retour d'information critique, tandis que le second est un retour d'information constructif.
Par conséquent, affichez votre point de vue de manière positive en utilisant un langage à la première personne. Cela vous aidera à faire passer vos idées clairement sans accuser l'autre personne.
7. Écouter activement
Pour comprendre le point de vue d'une autre personne, il est essentiel de l'écouter activement lorsqu'elle parle. Cela implique de se concentrer pleinement sur ce qui est dit, de comprendre le message et de répondre de manière réfléchie.
Cherchez à comprendre ce qu'il dit au lieu de vous concentrer sur une réponse immédiate. Posez des questions en cas de confusion. Vous pouvez également paraphraser ce qu'ils ont dit avec vos propres mots pour mieux comprendre.
L'écoute vous aide à établir la confiance, à résoudre les conflits, à comprendre les besoins de votre interlocuteur la dynamique de l'équipe et de développer de meilleures relations. Vous pouvez pratiquer l'écoute active en accordant toute votre attention, en écoutant sans interrompre, en réfléchissant, en validant les émotions et en posant des questions de clarification.
8. Réfléchir à des solutions
La caractéristique d'une discussion réussie est sa capacité à décider de la voie à suivre. Essayez de conclure toutes les discussions difficiles sur le lieu de travail en trouvant une solution productive.
Qu'il s'agisse d'un conflit entre membres d'une même équipe en raison de divergences d'opinions, ou d'un conflit entre des membres d'une même équipe en raison de divergences d'opinions des styles de travail différents ou les mauvaises performances d'un employé, vous devez élaborer un forfait pour améliorer la situation. Prenez le temps de réfléchir à des solutions et de trouver un terrain d'entente.
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Créez des canaux pour que les commentaires, les suggestions et les préoccupations soient partagés de manière ouverte et constructive. Utilisez un outil rationalisé pour tenir des discussions afin que tout le monde reste informé des derniers événements.
Offrez des opportunités de retour d'information et de discussions régulières. Vous pouvez organiser des réunions d'équipe pour afficher les vues ou prendre des nouvelles. Vous pouvez également paramétrer des formulaires de retour d'information automatiques pour que chacun puisse partager rapidement son avis.
Définir des attentes claires
Un autre moyen utile d'éviter les problèmes consiste à fixer des attentes et des paramètres clairs. Communiquez à tous les employés leurs rôles, leurs responsabilités et leurs attentes en matière de performances. Il convient également d'établir des lignes directrices en matière de comportement et de communication.
Veillez à ce que chacun comprenne ses tâches et ses objets afin de minimiser la confusion et les malentendus. En outre, soyez transparent et direct lorsque vous définissez les paramètres. Vous éviterez ainsi toute ambiguïté ou tout conflit.
Utiliser des modèles
Utiliser modèles de plans de communication pour définir des stratégies et des objets pour l'ensemble de la communication de l'organisation. Ces modèles précisent les types de messages, les moyens et les fréquences de communication, ainsi que la cible visée.
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Vous pouvez organiser les objets, les échéanciers et les parties prenantes de la communication, dresser la liste des canaux les plus efficaces, suivre et mesurer votre réussite et organiser votre stratégie.
Fournir une formation
Investissez dans la formation continue et les opportunités de développement des compétences pour les employés afin d'améliorer leurs connaissances, leurs capacités et leurs compétences interpersonnelles. Proposez des formations sur la résolution des conflits, la communication efficace et la sensibilisation à la diversité pour les aider à relever avec succès les défis du lieu de travail.
Vous pouvez également encourager la collaboration interfonctionnelle, les activités de renforcement de l'esprit d'équipe et la définition d'objectifs partagés afin de favoriser la camaraderie et le respect mutuel entre les employés.
Exploiter les outils de collaboration
Utilisez des outils de collaboration pour améliorer la communication et favoriser un environnement de travail transparent. ClickUp est un puissant outil de collaboration conçu pour rationaliser la gestion de projet, la communication et le travail d'équipe au sein de l'organisation.
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Les discussions difficiles ne sont pas des obstacles mais des passerelles vers une compréhension plus profonde et des relations plus solides. Maîtriser l'art des discussions difficiles est une compétence nécessaire qui permet de construire des relations saines, de promouvoir la croissance et de favoriser la réussite de l'organisation.
Grâce à ces conseils, vous pourrez naviguer avec succès dans les complexités de la communication sur le lieu de travail, qu'il s'agisse de préparer l'étape avec des objectifs clairs ou de pratiquer l'écoute active et l'empathie.
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