Comment améliorer la communication professionnelle : Compétences et exemples
Worklife

Comment améliorer la communication professionnelle : Compétences et exemples

Discuter du match d'hier soir avec un collègue ou un responsable peut sembler une discussion naturelle et facile. Mais lorsque vous passez à la vitesse supérieure pour discuter des échéances d'un projet et des indicateurs clés de performance, un autre paramètre entre en jeu : le professionnalisme.

Pourtant, nombreux sont ceux qui ont du mal à le faire, en particulier dans les paramètres distants ou hybrides, où les repères traditionnels sont souvent perdus. Des études montrent que 86 % des employés attribuer les échecs sur le lieu de travail à un manque de compétences en matière de communication professionnelle.

S'affichant ainsi, il est nécessaire de mettre en œuvre des stratégies de communication qui favorisent la clarté, l'alignement et l'amélioration de la productivité sur le lieu de travail. Si vous vous sentez un peu bloqué et que vous cherchez de meilleures façons d'exprimer vos pensées, continuez à lire.

Dans cet article de blog, nous allons explorer la communication professionnelle en détail, y compris la définition, les compétences clés et les conseils à suivre. Commençons par le commencement.

Qu'est-ce que la communication professionnelle ?

En termes simples, la communication professionnelle fait référence à l'échange d'informations, d'idées ou de messages sur un lieu de travail ou dans un paramètre Business en utilisant un langage clair, respectueux et formel.

Elle englobe divers formulaires, notamment verbaux et écrits, tels que les interactions en face à face, la communication vidéo asynchrone la messagerie instantanée au travail et les e-mails pour parvenir à une collaboration efficace et à la résolution des problèmes.

Pourquoi la communication professionnelle est importante

Avez-vous déjà eu du mal à rester engagé dans une réunion lorsqu'un collègue ou un supérieur parle pendant une période prolongée sans donner d'indications claires ? À Terminé, vous n'avez toujours aucune idée de l'objet de la réunion ou de ce que vous devez faire.

C'est là que la communication professionnelle entre en jeu.

Des messages clairs et efficaces permettent à toutes les parties de transmettre et de comprendre les idées, ce qui favorise la robustesse communication d'équipe sur le lieu de travail. Le fait d'être succinct et intentionnel avec vos mots permet à tout le monde de se concentrer sur le même objectif, ce qui se traduit par une plus grande productivité dans tous les domaines.

Exemples de communication professionnelle

Bien qu'il existe de nombreux modes d'étiquette de discussion que vous pouvez utiliser au travail, concentrons-nous ici sur deux exemples clés.

Imaginez que vous fournissiez par e-mail une mise à jour sur un projet à votre gestionnaire. Votre message pourrait ressembler à ceci :

Bonjour [Nom du responsable],

Voici une brève mise à jour du projet :

  • La tâche A est achevée
  • La tâche B est en bonne voie pour vendredi
  • La tâche C a pris du retard, mais je m'en occupe

N'hésitez pas à me contacter si vous souhaitez obtenir des informations plus précises sur l'une ou l'autre de ces tâches.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées,

[Votre nom]

Cette structure garantit que votre e-mail est bref mais informatif et utilise des puces pour plus de clarté.

Deuxièmement, communication avec le client nécessite une écoute active et de l'empathie, que ce soit au téléphone ou en personne. Par exemple, lorsque vous traitez un problème avec un client, vous pouvez dire :

"_Merci d'avoir porté ce problème à notre attention. J'achève de comprendre à quel point cela doit être frustrant. Je vais immédiatement faire remonter l'information et m'assurer que vous recevrez une mise à jour dans les 24 heures

Cette réponse fait preuve de professionnalisme en reconnaissant les préoccupations du client tout en offrant une solution claire et un suivi.

Compétences clés pour une communication professionnelle efficace

À faire éviter les erreurs de communication sur le lieu de travail ? Concentrez-vous sur ces compétences en matière de communication professionnelle :

1. Clarté et concision

Personne n'a envie de se plonger dans un jargon ou un langage complexe, en particulier dans les e-mails et les rapports, pour comprendre ce qui est dit. Il faut donc rester simple.

Tout d'abord, évitez les termes techniques ou les expressions spécifiques à votre secteur d'activité, sauf s'ils sont indispensables. Essayez toujours d'utiliser des mots faciles à comprendre et réduisez le risque d'erreur d'interprétation.

❌ Essayez absolument d'éviter les déclarations du type : "Pour assurer la réussite de cette initiative, il est impératif que nous tirions parti des synergies interfonctionnelles et que nous optimisions l'alignement collaboratif tout au long du cycle de vie du projet."

✅ Optez plutôt pour quelque chose comme "Travaillons tous côte à côte sur ce projet et faisons en sorte qu'il devienne un énorme succès"

💡Pro Tip: Les puces, les titres et les paragraphes courts sont vos amis - ils rendent l'information facile à assimiler. Compléter votre e-mail par un objet direct tel que "Réunion sur l'échéance du projet" permet de fixer les paramètres dès le départ. N'oubliez pas : moins, c'est mieux.

2. Écoute active

Il s'agit d'une compétence essentielle dans tous les paramètres du lieu de travail. Elle va au-delà du simple fait d'entendre des mots - elle implique de se concentrer pleinement, de comprendre et de répondre de manière réfléchie à ce qui est dit.

Lorsque vous pratiquez l'écoute active, vous faites preuve de respect et d'empathie à l'égard des autres employés, ce qui permet de renforcer les relations, d'améliorer la qualité de l'écoute et de la communication collaboration sur le lieu de travail et moins de malentendus.

Voici comment vous pouvez mieux écouter lors des réunions et des discussions individuelles :

  • Faites preuve de curiosité et de volonté d'écouter les autres en posant des questions et en demandant des éclaircissements
  • Éliminez toutes les distractions et concentrez-vous entièrement sur l'orateur pour rester pleinement présent - pas de défilement sur le téléphone ou de coup d'œil sur l'ordinateur portable
  • Laissez l'orateur terminer ses pensées sans intervenir ni le couper : c'est une preuve de respect et cela permet de s'assurer que vous avez bien entendu tout le message avant de répondre

3. Communication non verbale

Avez-vous déjà entendu l'adage "Ce n'est pas ce que vous dites, mais comment vous le dites" ?

Votre langage corporel, votre contact visuel et même le style de votre voix peuvent complètement achever la façon dont vos mots sont reçus et perçus.

Par exemple, si vous donnez un feedback constructif à un collègue, mais que vous avez les bras croisés et que vous êtes occupé à tripoter votre téléphone, le message qui lui parviendra ne sera probablement pas celui que vous souhaitiez.

Croiser les bras peut sembler défensif, tandis qu'éviter le contact visuel témoigne d'un manque d'intérêt et de malhonnêteté.

Même si vous travaillez à l'Accueil, prendre quelques minutes pour vous habiller de manière professionnelle donne le paramètre. Les gens le remarquent. Se tenir droit, hocher la tête en signe d'assentiment et peut-être même sourire (oui, les gens peuvent le sentir à travers l'écran) montre que vous écoutez activement et que vous êtes engagé.

Ces petits signes contribuent grandement à rendre la discussion productive.

Conseil de pro: La maîtrise de la communication professionnelle - en personne ou virtuellement - renforce votre présence et votre intelligence émotionnelle. La combinaison d'un langage clair et d'un langage corporel positif crée un environnement propice à la collaboration.

Comment améliorer ses compétences en communication professionnelle

1. Adaptez votre message à votre public

Pensez toujours à la personne à qui vous vous adressez et adaptez votre langage en conséquence.

Par instance, au lieu de dire : "Les indicateurs de performance clés indiquent un écart important dans nos mesures", essayez : "Nos nombres montrent que nous ne sommes pas sur la bonne voie par rapport à nos objectifs"

Cela permet de s'assurer que tout le monde comprend sans se perdre dans le jargon technique. Si vous vous adressez à des ingénieurs, l'utilisation de conditions d'utilisation techniques peut convenir, mais simplifiez votre message lorsque vous vous adressez à l'équipe marketing.

L'une des objectifs communs de communication est de transmettre des informations d'une manière qui trouve un écho auprès du public. Modèles de forfaits de communication peuvent vous aider à mieux structurer les messages.

Avec Modèle de plan de communication de ClickUp vous remarquerez à quel point il est facile de définir des objets de communication clairs, de fixer des paramètres, d'établir des échéanciers et de désigner les parties prenantes. Il permet également d'assurer la cohérence des messages et la coordination entre tous les services.

/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUps-Communication-Plan-Template.png Modèle de plan de communication de ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-4000840&department=marketing Télécharger ce modèle /$$cta/

En utilisant ce modèle, vous bénéficiez d'avantages clés tels que :

  • Création de messages ciblés pour votre public
  • Identifier les canaux de communication les plus efficaces
  • Organiser votrestratégie de communication pour une efficacité maximale

En outre, il vous permet de suivre et de mesurer la réussite de vos efforts de communication.

Si votre objectif principal est d'entretenir votre culture d'entreprise, d'informer vos employés et de stimuler l'implication de vos équipes, vous trouverez dans ce document des informations sur la culture d'entreprise Le modèle de communication interne de ClickUp un outil pratique.

2. Reconnaître et respecter les différents styles de communication

Chaque personne communique différemment et la compréhension de ces styles peut grandement améliorer la collaboration sur le lieu de travail :

Un tableau expliquant les différences entre direct et indirect et haut niveau et détail_ | Les différences entre la communication directe et indirecte et la communication de haut niveau et détaillée sont les suivantes | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Certaines personnes sont directes et disent exactement ce qu'elles veulent dire, tandis que d'autres peuvent faire des allusions ou être plus diplomates. Soyez attentif à cela, en particulier dans les situations délicates, et adaptez votre approche en conséquence. | Mon travail Certains préfèrent les résumés de haut niveau et les points clés via la messagerie /href/https://clickup.com/fr-FR/blog/206146/la-messagerie-instantanee-au-travail/instant au travail/%href/, tandis que d'autres veulent se plonger dans les détails lors d'un appel Zoom d'une durée d'une heure. Apprenez à identifier les préférences de chacun en observant la façon dont ils posent des questions ou réagissent aux informations. |

3. Mettez votre message en contexte

En particulier dans le cadre de tâches ou de discussions sur des projets, donnez des informations générales avant d'entrer dans le vif du sujet.

Par exemple, au lieu de demander à quelqu'un de "corriger l'allocation du budget", expliquez la raison de cette demande : "Nous dépensons actuellement trop en marketing et devons ajuster le budget pour éviter les déficits dans d'autres domaines"

Rattachez vos demandes ou mises à jour aux objectifs globaux du projet ou de l'entreprise. Cela aidera chacun à voir comment son travail s'inscrit dans une mission plus large et lui permettra d'agir plus efficacement.

4. Utiliser la technologie à bon escient

Soyez attentif à la technologie que vous utilisez pour communiquer. Avec autant d'outils disponibles, la sélection des bons est la clé pour éviter la confusion.

Choisissez des plateformes qui répondent aux besoins spécifiques de votre équipe, par exemple pour les messages rapides, les appels vidéo ou la gestion de projet, et veillez à ce que chacun sache ce qu'il doit utiliser et à quel moment. Par exemple, alors que les vérifications quotidiennes peuvent se faire sur une plateforme, une communication plus formelle peut bénéficier des outils suivants des e-mails ou des alternatives aux e-mails pour rester professionnel et organisé.

ClickUp, par exemple, offre un moyen puissant d'intégrer la gestion des tâches et la communication en un seul endroit.

ClickUp Discuter

Avec ClickUp Discuter avec ClickUp Chat, vous pouvez travailler directement à partir de vos discussions. Au lieu de passer d'une application de discussion à une application de gestion des tâches, vous pouvez transformer les messages en tâches exploitables d'un simple clic. Cette fonctionnalité vous permet de ne rien manquer et d'être toujours au top de vos projets.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/image-910-1400x933.png ClickUp Chat pour la communication professionnelle /$$img/

Collaborez en temps réel avec les parties prenantes pour assigner, suivre et achever les tâches plus rapidement avec ClickUp Chat

Chaque discussion dans ClickUp Chat peut être liée à des tâches liées, des documents et d'autres discussions. Vous pouvez également l'utiliser pour tenir tout le monde au courant des annonces et des mises à jour importantes grâce à la fonctionnalité Posts et utiliser Follow Ups pour rester à la pointe de vos discussions. Le plus beau ? Plus besoin d'activer/désactiver la taxe ; le travail et les discussions se déroulent au même endroit !

ClickUp Documents ClickUp Documents vous permet de créer le document ou le wiki parfait pour n'importe quel projet. Utilisez les pages imbriquées, les options de style flexibles et les modèles personnalisables pour mettre en forme vos documents selon vos besoins.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/09/rich-formatting-and-slash-commands-in-clickup-docs.gif Utilisez ClickUp Docs pour collaborer en temps réel et améliorer la communication professionnelle /$$img/

Adaptez votre ClickUp Docs à tout type de documentation

Qu'il s'agisse de créer des feuilles de route détaillées, des grappes de contenu ou des bases de connaissances, vous pouvez intégrer des signets, ajouter des tableaux, convertir des sections de texte en tâches traçables, et Attribuer des commentaires sur ClickUp pour organiser et présenter vos informations de manière efficace.

La plateforme veille également à ce que vos documents soient partagés en toute sécurité. Vous pouvez créer des liens partageables et gérer les permissions pour toute personne, qu'elle fasse partie de votre équipe, qu'elle soit invitée ou qu'il s'agisse du public. Grâce aux contrôles de confidentialité et de modification, vous pouvez contrôler en toute confiance qui peut accéder à vos documents et les modifier.

ClickUp Clips

Fatigué des longues chaînes d'e-mails ou des fils de commentaires confus ? Utilisez ClickUp Clips pour enregistrer et partager rapidement des enregistrements d'écran et communiquer clairement vos idées et vos pensées.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/01/Clip-by-ClickUp-.gif Partagez des enregistrements d'écran pour transmettre votre message avec précision sans avoir besoin d'une chaîne d'e-mails ou d'une réunion en personne avec Clip by ClickUp et améliorez la communication professionnelle /$img/

Éliminez les fils de commentaires interminables et la confusion avec ClickUp Clips

Vous pouvez laisser des commentaires n'importe où dans le Clip, ce qui permet de mieux cibler les commentaires et d'entamer des discussions qui portent directement sur ce qui est montré. De plus, tout Clip peut être converti en tâche, et les membres de l'équipe peuvent être chargés d'en assurer le suivi.

De plus, les membres de l'équipe peuvent être chargés d'en assurer le suivi, ClickUp Brain , l'assistant IA de ClickUp, peut transcrire chaque Clip que vous créez, en vous fournissant des horodatages et des extraits pour une référence facile. Cette fonctionnalité permet de revoir plus facilement le contenu de vos enregistrements et de repérer rapidement les points clés.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/Release-2.185\_Translate\_V2.gif.gif Traduisez une action à l'aide de ClickUp Brain et améliorez la communication professionnelle /$$img/

Centralisez les connaissances organisationnelles avec ClickUp Brain

Il peut également rendre les transcriptions de vos Clip consultables afin que vous puissiez trouver rapidement le contenu que vous recherchez. Enfin, chaque Clip est automatiquement organisé dans le Hub Clips, ce qui permet de conserver tout votre contenu vidéo en un seul endroit facilement accessible.

💡 Conseil pro: ClickUp comprend que vous et votre équipe utilisez peut-être déjà des plateformes de communication externes comme Slack, Zoom ou Microsoft Teams. Vous pouvez bénéficier de plus de 1000 Intégrations ClickUp gratuitement, en améliorant votre pile technologique sans perturber votre flux de travail.

5. Utiliser des visuels pour assister votre message

Lorsque les employés sont bombardés d'e-mails, de messages et de réunions, les informations essentielles peuvent se perdre dans le bruit. Vous recevez 10 e-mails sur le même projet de la part de différents membres de l'équipe, chacun avec des détails différents, ce qui vous laisse perplexe quant à l'action à entreprendre.

Les visuels peuvent compléter des informations complexes et rendre votre message plus accessible :

📌 Illustrer les relations et condenser de grandes quantités de données dans un format digeste en utilisant respectivement des diagrammes et des infographies

📌 Incorporer des diagrammes, des graphiques ou des infographies pour simplifier les tendances, les comparaisons et les points clés à retenir

📌 Capter l'attention et renforcer les messages essentiels dans les présentations avec des visuels et des diapositives bien conçus

Outils tels que Tableaux blancs ClickUp peuvent offrir un moyen transparent de donner vie à vos concepts. Vous pouvez esquisser une nouvelle idée ou organiser une stratégie de projet - il vous permet de dessiner à main levée, d'ajouter des formes et de connecter directement les visuels aux tâches et aux projets de votre équipe.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/03/ClickUp-User-Mapping-Flow-Template-Example.gif Utilisez les Tableaux blancs ClickUp pour améliorer la communication professionnelle /$$img/

Ne laissez pas vos idées en suspens - consolidez la communication visuelle avec les Tableaux blancs ClickUp

De plus, tout ce que vous créez sur le Tableau blanc peut être facilement sauvegardé en PDF, JPG ou dans d'autres formes et téléchargé en tant que fichier séparé dans vos e-mails, ce qui rend la communication plus efficace une communication collaborative encore plus pratique.

6. Fournir un retour d'information constructif de manière positive

Le retour d'information est indispensable pour favoriser la croissance, mais la manière dont vous le donnez est tout aussi importante que son contenu. Au lieu de souligner uniquement ce qui n'a pas fonctionné, formulez vos commentaires de manière positive.

Par exemple, au lieu de dire : "Ton exposé était décousu et n'avait aucun sens", essayez plutôt de dire : "Je pense que l'ajout d'une diapositive résumée à la fin pourrait aider à clarifier vos points"

Cette approche encourage le destinataire à considérer le feedback comme une voie vers la réussite, et non comme une critique. Prenez l'habitude de relever la tête tout en offrant des suggestions, ce qui permet de renforcer à la fois la confiance et la compétence des autres.

7. Réduire les barrières psychologiques grâce à un environnement d'assistance

Les barrières psychologiques découlent d'états mentaux individuels qui affectent la manière dont les messages sont envoyés et reçus. Le stress ou l'anxiété peuvent nuire au jugement et entraîner des malentendus.

Par exemple, si un employé est submergé de travail et reçoit un retour constructif de son supérieur, il risque de le percevoir comme une critique plutôt que comme un conseil.

Cette situation est particulièrement fréquente dans les environnements à forte pression, où le rythme rapide de la culture peut amplifier les niveaux de stress. Des contrôles réguliers et une politique de la porte ouverte peuvent contribuer à alléger le fardeau psychologique.

8. Mettre l'accent sur la participation active

Créez une culture dans laquelle chacun se sent à l'aise pour partager ses idées. Encouragez la participation, qu'il s'agisse d'un stagiaire ayant une idée originale ou d'un membre de l'équipe qui hésite à s'exprimer.

Dans tout formulaire de communication, vous pouvez dire quelque chose comme "J'aimerais avoir l'avis de tout le monde sur ce sujet" pour inviter les idées et les suggestions à tous les niveaux ou offrir une plateforme ouverte comme Formulaires ClickUp qui permet aux gens d'écrire leurs idées sans craindre de s'exprimer activement.

/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/ClickUps-Forms-View.jpg Affichage du formulaire ClickUp /$$img/

Recueillez des commentaires ou des idées à l'aide de l'afficheur de formulaires de ClickUp

C'est aussi simple que possible : mettez vos capacités de communication en avant. De cette façon, vous préparez l'étape pour des suggestions ouvertes en donnant aux individus la possibilité de s'exprimer et d'ajouter des éléments significatifs.

Obstacles courants à la communication professionnelle

1. Nuances culturelles

Imaginez une réunion d'équipe au cours de laquelle un collègue allemand donne des informations franches sur un projet tandis que son homologue japonais reste silencieux pour éviter toute confrontation. Aucune des deux approches n'est bonne ou mauvaise ; il s'agit simplement de façons différentes de communiquer.

En Allemagne, la franchise est souvent une valeur qui favorise la clarté, tandis que la culture japonaise tend à favoriser la communication indirecte et l'harmonie, où le fait d'être direct peut sembler impoli. De telles différences peuvent facilement conduire à la frustration et à l'incompréhension.

Chaque culture a ses normes, ses valeurs et ses styles de communication, ce qui peut entraîner des malentendus. Comprendre ces normes, valeurs et styles de communication peut conduire à des malentendus nuances et différences culturelles permet d'éviter les erreurs de communication et d'améliorer la collaboration.

2. Mauvaise interprétation dans la communication écrite

La communication écrite est souvent dépourvue de tonalité vocale ou de langage corporel, ce qui expose les messages à des erreurs d'interprétation. Par exemple, un e-mail qui dit "Pouvez-vous m'envoyer ce rapport?" peut être perçu comme une simple demande par une personne, mais comme une exigence par une autre, ce qui risque de créer des tensions.

Cette ambiguïté peut entraîner des tensions entre collègues. Pour l'atténuer, utilisez un langage Effacées et fournissez un contexte dans les communications écrites. L'ajout d'une salutation amicale, d'une ou deux émoticônes ou la Fermé avec un simple sourire peuvent également aider à transmettre le ton et l'intention.

3. Problèmes technologiques

La technologie stimule la communication, mais elle peut aussi créer des obstacles. Une mauvaise connexion ou une méconnaissance des outils de communication peut perturber les réunions et frustrer les participants.

Par exemple, si un membre de l'équipe a du mal à travailler avec la feuille de calcul du projet alors que d'autres s'y engagent sans problème, cela peut créer une dynamique gênante.

Les organisations peuvent surmonter ces obstacles en veillant à ce que les employés aient accès à une technologie fiable et en proposant des formations sur tous les outils de communication logiciels de communication d'entreprise solutions utilisées.

L'efficacité de la communication est le moteur de la réussite au travail

Tout commence par une communication solide. Vous devez parler et établir des connexions avec les gens, ce qui demande un effort plus important dans un paramètre professionnel. C'est pourquoi la communication est l'outil le plus précieux dont vous disposez.

Et devinez quoi ? Ce n'est pas sorcier, mais cela fait appel à un peu de pratique et à un soupçon d'attention.

Que vous rédigiez un e-mail ou que vous preniez la parole lors d'une réunion, votre façon de communiquer en dit long sur vous. La prochaine fois, faites une pause et réfléchissez : Mon message est-il Effacées ? Suis-je utile ? Ma façon de donner un retour d'information est-elle polie et pertinente ?

Une approche réfléchie renforce vos relations de travail et instaure une culture du respect et de la productivité. N'oubliez pas que la manière dont vous communiquez est souvent aussi importante que ce que vous communiquez.

En tirant parti des outils intégrés de ClickUp - tels que Discussion, Documents et Clips - ainsi que des conseils de communication que nous avons partagés dans ce blog, vous pouvez rationaliser les flux de travail et garantir une expression claire et concise. Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp et profitez-en dès aujourd'hui.