Alors que nous nous efforçons de rédiger l'e-mail parfait, nous négligeons souvent un aspect crucial : la formule de politesse.
La façon dont vous terminez votre e-mail est tout aussi importante que son contenu. Une conclusion professionnelle peut donner le ton, encourager les réponses et laisser une impression positive au destinataire.
Voici quelques conseils et exemples simples qui vous aideront à conclure vos e-mails comme un pro !
Qu'est-ce qu'une formule de conclusion dans un e-mail ?
La formule de conclusion d'un e-mail est la dernière ligne ou phrase qui conclut un e-mail, juste avant votre signature. Elle met fin à la discussion, invite à répondre ou fournit d'autres formes d'appel à l'action.
Selon le contexte de votre communication, une formule de conclusion bien choisie peut traduire le respect, la cordialité ou le professionnalisme.
Par exemple, dans un e-mail professionnel, vous pouvez terminer par « Cordialement », suivi de votre nom, ce qui permet d'équilibrer formalité et accessibilité.
Un « À bientôt » ou « À plus tard » amical peut être plus approprié dans les e-mails informels, créant ainsi une atmosphère détendue pour les interactions futures.
Que doit inclure chaque conclusion d'e-mail ?
La conclusion d'un e-mail doit inclure certains éléments afin de garantir une communication efficace.
Vous devez inclure :
- Formule de conclusion personnalisée : une formule courtoise et appropriée qui correspond au ton de l'e-mail. Par exemple, « Cordialement », « Bien à vous » ou « Merci ».
- Votre nom : indiquez toujours votre prénom et, dans les contextes plus formels, utilisez votre nom de famille.
- Position et entreprise (le cas échéant) : cela est particulièrement important dans les e-mails professionnels, où le fait d'identifier votre rôle contribue à établir votre autorité.
- Coordonnées : cela peut inclure votre numéro de téléphone, un e-mail supplémentaire ou tout autre moyen de contact pertinent, en particulier dans un contexte d’entreprise.
- Signature personnalisée : en option, un modèle de signature d'e-mail personnalisé qui inclut votre carte de visite numérique, le logo de votre entreprise ou toute mention légale, conformément à la politique de votre entreprise.
Pourquoi les formules de conclusion des e-mails sont-elles importantes ?
Les formules de conclusion d'e-mail fournissent des indices sur le contexte et la communication. Elles témoignent d'une attention particulière portée aux détails et donnent le ton pour la suite de la discussion.
Si le corps de l'e-mail est la partie la plus importante, la conclusion permet de tout relier et de créer une impression. Elle contribue à forger l'image que le lecteur se fait de vous et de votre message.
Voici quelques raisons supplémentaires pour lesquelles les formules de conclusion des e-mails sont importantes :
1. Contribue à créer une impression durable
La façon dont vous terminez votre e-mail donne le ton pour les communications futures. Elle doit correspondre au contexte général de l'e-mail et à votre relation avec le destinataire. Une formule de conclusion appropriée laisse une impression positive et durable au destinataire.
Par exemple, terminer un e-mail par « Dans l'attente de vos commentaires ! » permet au destinataire de se sentir valorisé et l'encourage à répondre rapidement.
2. Renforce le ton et l'intention
Vos formules de conclusion soulignent l'intention de votre message et clarifient les prochaines étapes souhaitées.
Par exemple, terminer par « Veuillez consulter la pièce jointe dès que possible » indique l'urgence et l'action requise de la part du destinataire.
3. Impacts sur les indicateurs clés de performance (KPI) du marketing par e-mail
La conclusion de votre e-mail a une influence directe sur les indicateurs clés de performance (KPI) essentiels du marketing par e-mail, tels que les taux d'ouverture, les taux de clics et les taux de conversion.
Une conclusion d'e-mail bien rédigée renforce votre message et encourage les destinataires à prendre les mesures souhaitées.
Exemples d'exemples de formules de conclusion professionnelles pour les e-mails
Il est essentiel de choisir les bons mots pour conclure vos e-mails professionnels, car cela reflète votre professionnalisme et influe sur la perception de votre destinataire.
Vous trouverez ci-dessous des exemples de formules de conclusion appropriées pour les e-mails professionnels à utiliser dans divers contextes d'entreprise :
1. Formules de conclusion formelles (pour les contacts dans le domaine de l'entreprise ou les premiers contacts)
Lorsque vous contactez quelqu'un pour la première fois dans un contexte professionnel ou que vous envoyez un e-mail professionnel, vous devez trouver la bonne formule de conclusion afin d'établir votre relation avec cette personne. Cela s'applique aussi bien si vous envoyez un e-mail à un client qu'à un collègue plus expérimenté.
Des outils tels que ClickUp Brain sont particulièrement utiles pour rédiger ces éléments essentiels d'un e-mail. Grâce à l'IA, ClickUp Brain vous aide à générer des formules de conclusion d'e-mail adaptées au contexte et soignées qui renforcent le professionnalisme de vos communications.
Cela garantit également que votre e-mail reflète le ton et le niveau de formalité appropriés pour une première interaction.
Exemple n° 1 : Cordialement
« Cordialement » est couramment utilisé comme formule de conclusion polie et professionnelle dans les e-mails adressés à des contacts nouveaux ou familiers. Elle allie chaleur et professionnalisme sans être trop formelle.
Voici comment ClickUp Brain vous aide à générer un e-mail avec une conclusion similaire.
De plus, ClickUp Docs vous aide à stocker et à gérer des modèles de signatures professionnelles pour vos e-mails, ce qui vous permet de rationaliser votre flux de travail et de maintenir une communication cohérente. Vous pouvez utiliser directement l'IA pour générer des e-mails dans les documents.
Tout ce que vous avez à faire, c'est :
- Créez un nouveau document à partir de votre environnement de travail ClickUp.
- Double-cliquez sur le document.
- Sélectionnez l'option « Écrire avec l'IA ».
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- Ensuite, rédigez votre invitation et définissez clairement comment vous souhaitez la terminer.
- Une fois que ClickUp Brain a généré l'e-mail, cliquez sur le bouton « Insérer » et le texte sera collé dans vos documents ClickUp sans difficulté.
Exemple n° 2 : Cordialement
« Cordialement » est traditionnellement utilisé pour conclure les communications formelles. Il est idéal pour les premières interactions ou les correspondances d’entreprise importantes, car il traduit le respect et une approche directe et sincère.
Exemple n° 3 : Cordialement
« Cordialement » offre une formule de conclusion chaleureuse mais professionnelle, adaptée aux interactions commerciales initiales et continues. Elle transmet un ton amical tout en conservant un certain niveau de formalité.
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2. Formules de conclusion semi-formelles (pour les collègues ou les discussions en cours)
Tous les e-mails ne sont pas formels, même dans un contexte professionnel. Une approche semi-formelle fonctionne très bien dans une discussion par e-mail en cours ou lorsque vous envoyez des e-mails à des collègues de toute l'entreprise. Elle élimine la rigidité dans une discussion, introduit une certaine familiarité et préserve le sérieux de la situation.
Exemple n° 1 : Remerciements
« Merci » est le mot idéal pour exprimer concisément votre gratitude. Il est parfait pour remercier un collègue de son aide ou de sa réponse dans le cadre d'un fil en cours.
Exemple n° 2 : Meilleures salutations
« Best » est l'une des formules de conclusion les plus polyvalentes et les plus informelles. Elle est idéale pour les e-mails courants dans lesquels vous souhaitez conserver un ton professionnel mais détendu avec des collègues que vous connaissez bien.
Exemple 3 : Prenez soin de vous
« Prenez soin de vous » ajoute une touche personnelle à votre correspondance. Cette formule de conclusion est idéale pour terminer une discussion sur une note chaleureuse, en particulier lorsque vous avez établi une relation amicale avec le destinataire.
3. Formules de conclusion informelles (pour des collègues ou des membres de l'équipe avec lesquels vous êtes familier)
Lorsque vous envoyez un e-mail à une personne avec laquelle vous entretenez une relation de travail étroite, il est préférable d'opter pour des formules de conclusion informelles afin de renforcer la confiance et de maintenir une relation agréable.
Exemple 1 : Salutations
« Cheers » est une formule de conclusion optimiste et amicale, idéale pour les e-mails adressés à des collègues avec lesquels vous partagez une relation détendue. Cette conclusion ajoute une touche d'informalité et de chaleur à la discussion.
Exemple 2 : À bientôt
« À bientôt » implique une discussion continue et l'anticipation d'interactions futures. Cette formule est parfaite pour les e-mails avec des collègues avec lesquels vous communiquez fréquemment, car elle traduit la promesse d'un dialogue continu. Ajoutez-la aux e-mails transférés automatiquement lorsque vous n'êtes pas disponible.
Exemple 3 : Cordialement
« All the best » (Mes meilleurs vœux) est une formule de conclusion sincère et positive qui convient pour terminer un e-mail sur une note encourageante. Cette formule de conclusion est particulièrement adaptée pour exprimer votre assistance ou vos bons vœux à l'égard des efforts de vos collègues.
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Bonnes pratiques pour terminer un e-mail de manière professionnelle
Lorsque vous terminez un e-mail, il est essentiel de choisir une formule de conclusion qui reflète le ton de votre message et respecte votre relation avec le destinataire. Cela garantit que votre e-mail communique efficacement et laisse une impression positive.
1. Faites de la clarté votre meilleure alliée
Soyez concis dans vos phrases de conclusion. La conclusion de votre e-mail doit rester dans le corps du message. Elle doit signaler la fin de la discussion et ne contenir que les informations nécessaires.
2. Sachez que le contexte est tout
Lorsque vous effectuez la sélection de la conclusion de votre e-mail, il est important de tenir compte du contexte de votre message.
Par exemple, un e-mail professionnel formel peut nécessiter des formules de conclusion plus professionnelles, telles que « Cordialement » ou « Meilleures salutations ». En revanche, une note interne informelle peut permettre une formule plus amicale, telle que « Merci » ou « À bientôt ».
Adaptez toujours votre conclusion au ton et au degré de formalité de la situation. Une conclusion appropriée renforce le contexte et la relation avec le destinataire.
Les outils de gestion des e-mails simplifient ce processus en vous aidant à organiser et à gérer vos communications en fonction du contexte et de la priorité. Ils garantissent que chaque e-mail est adapté et envoyé au moment opportun.
Vous pouvez créer tout votre écosystème de gestion des e-mails sur une plateforme tout-en-un telle que ClickUp.
Examinons quelques fonctionnalités spécifiques offertes par ClickUp :
I. Utilisez ClickUp Brain pour personnaliser vos formules de conclusion d'e-mail
Alors que de nombreux outils d'écriture basés sur l'IA, payants ou gratuits, évoluent chaque jour, la clé de l'écriture basée sur l'IA réside dans le contexte. ClickUp Brain dispose du contexte de votre entreprise, de son style d'écriture et bien plus encore.
Avec ClickUp Brain :
- Améliorez votre processus de rédaction d'e-mails en suggérant des formules de conclusion adaptées au contexte.
- Adoptez le ton approprié pour différents types d'e-mails.
- Assurez-vous que la cohérence de votre marque reste intacte et que vos communications sont cohérentes.
💡 Conseil de pro : pour affiner vos compétences en rédaction d'e-mails à l'aide de l'IA, consultez notre guide intitulé « Comment utiliser l'IA pour rédiger des e-mails » .
II. Optimisez vos flux de travail avec ClickUp Docs
ClickUp Docs simplifie le processus de rédaction et de personnalisation des formules de conclusion d'e-mails afin de les adapter à différents contextes. Grâce à son interface intuitive, créez des modèles professionnels pour des communications formelles, semi-formelles et informelles.
Cela garantit que vos formules de conclusion s'harmonisent avec le ton de votre message et améliorent l'efficacité globale de votre communication. En fin de compte, ClickUp Docs vous aide à maintenir la cohérence et le professionnalisme dans chaque e-mail que vous envoyez.
Avec ClickUp Documents :
- Créez des modèles pour différents types d'e-mails.
- Collaborez avec votre équipe en temps réel
- Conservez des notes organisées sur chaque projet.
- Liez vos documents directement à des tâches
III. Améliorez l'efficacité de vos e-mails grâce à l'automatisation
La fonctionnalité « Email Automations » (Automatisation des e-mails) de ClickUp permet d'automatiser les réponses ou les suivis courants par e-mail en fonction de déclencheurs spécifiques, tels que l'achèvement d'une tâche ou les jalons importants d'un projet. Cela améliore l'efficacité de la communication et permet de maintenir des interactions rapides sans intervention manuelle, ce qui est idéal pour gérer de grands volumes d'e-mails dans le cadre de projets.
IV. Assurez-vous que vos e-mails sont professionnels et conformes à l'image de votre marque grâce à divers modèles.
ClickUp propose une gamme de modèles conçus pour rationaliser et améliorer la communication par e-mail, en garantissant la cohérence et l'alignement de la marque. Examinons quelques-uns des modèles spécifiques aux e-mails :
- Modèle d'automatisation des e-mails ClickUp: ce modèle vous permet d'envoyer des e-mails automatisés depuis votre environnement de travail ClickUp afin de gérer de manière transparente vos campagnes par e-mail. Définissez des conditions pour l'envoi automatique d'e-mails, afin d'améliorer l'efficacité et la cohérence de votre communication.
- Modèle de campagne par e-mail ClickUp: conçu pour gérer et exécuter des campagnes de marketing par e-mail, ce modèle vous aide à organiser, suivre et analyser efficacement vos stratégies de campagne, en veillant à ce que tous les éléments de la campagne soient alignés et ciblés.
ClickUp Email Project Management intègre vos e-mails directement dans votre environnement de travail de gestion de projet. Cela vous permet de convertir les e-mails en tâches, de les attribuer aux membres de votre équipe et de suivre leur progression dans ClickUp.
Cela vous permettra de vous assurer qu'aucun e-mail ne passe entre les mailles du filet et que chaque communication est prise en compte dans l'échéancier de votre projet.
De plus, les outils de communication de pointe de ClickUp vous aident à réaliser l’automatisation et la personnalisation de vos e-mails de réseautage, en veillant à ce que vos formules de conclusion semi-formelles et informelles soient toujours adaptées.
En savoir plus : Optimisez votre stratégie de marketing par e-mail, de la conception à l'exécution, grâce à des conseils et des modèles efficaces pour la gestion des campagnes marketing.
Erreurs courantes à éviter lorsque vous terminez un e-mail
Outre les choses à faire en matière de conclusion d'e-mail, il existe également certaines choses à ne pas faire. Pour vous assurer que votre e-mail se termine efficacement, il est important de garder le contexte à l'esprit et d'éviter de sauter ou d'ignorer complètement la conclusion.
1. Connaissez votre contexte
Le contexte est primordial dans toute forme de communication, en particulier dans les e-mails. Lorsque vous rédigez une formule de conclusion, veillez au niveau de formalité de l'e-mail. Pour conserver un ton professionnel, évitez d'utiliser des expressions familières telles que « À bientôt » ou « À plus tard ».
2. Ne les laissez pas dans l'expectative
Sans formule de conclusion, votre e-mail peut sembler abrupt. Cela peut arriver si votre signature ne se joint pas automatiquement en pièce jointe.
Veillez à vérifier deux fois pour éviter cela. Même dans les e-mails informels, une formule simple comme « Cordialement » ou « À bientôt » permet de conclure élégamment.
Quand utiliser un appel à l'action dans la conclusion de votre e-mail
Si vous avez besoin d'une réponse de votre destinataire, indiquez-le clairement à l'aide d'un appel à l'action (CTA). Cela l'aidera à comprendre les étapes suivantes. Terminez votre e-mail par une demande ou une suggestion polie afin d'inviter à une réponse.
Par exemple :
- Pour les demandes de commentaires : « Dans l'attente de vos commentaires »
- Pour planifier des réunions : « Veuillez m'indiquer vos disponibilités. »
Inclure un appel à l'action clair dans votre signature encourage des réponses plus rapides, car le destinataire comprendra ce que vous attendez de lui, qu'il s'agisse d'organiser une réunion, de répondre à une question ou de fournir des commentaires.
Ajoutez une signature professionnelle à vos e-mails
Une signature par e-mail est indispensable dans un contexte professionnel. Elle doit inclure votre nom, votre titre, votre entreprise et vos coordonnées. Si vous avez des horaires de travail très spécifiques, ils doivent également y figurer.
Exemples de signatures professionnelles :
Jane Doe
Responsable marketing | Société XYZ
jane. doe@xyzcompany. com
(123) 456-7890
John Doe
Analyste senior | ABC Company | Horaires disponibles : de 7 h à 15 h (du lundi au vendredi)
doe. john@abccompany. com
(283) 756-8840
Cette structure donne au destinataire tous les indices contextuels nécessaires pour définir les bonnes attentes pour la communication.
Si vous êtes étudiant, vous devez également inclure une signature, comprenant votre identifiant universitaire et votre département, afin de vous identifier correctement auprès du destinataire.
En conclusion (pardonnez le jeu de mots😊)
Une formule de conclusion bien choisie, adaptée au contexte et générale, peaufine votre e-mail et renforce votre image professionnelle. Elle renforce le ton de votre discours pour communiquer votre intention.
Cet élément essentiel de l'étiquette des e-mails est indispensable pour entretenir et maintenir des relations avec les entreprises, renforcer la confiance et encourager les actions souhaitées.
ClickUp, en tant que plateforme de productivité tout-en-un, vous permet d'améliorer vos communications par e-mail au-delà du simple échange d'informations.
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