Alors que nous nous concentrons sur l'élaboration de l'e-mail parfait, nous négligeons souvent un aspect crucial : la signature.
La façon dont vous terminez votre message est tout aussi importante que le contenu lui-même. Une fermeture d'e-mail professionnelle peut donner le bon ton, encourager les paramètres et laisser une impression positive au destinataire.
Voyons quelques conseils et exemples simples pour vous aider à conclure vos e-mails comme un pro !
Qu'est-ce qu'une signature d'e-mail ?
La signature d'un e-mail est la ligne ou la phrase de conclusion d'un e-mail, juste avant votre signature. Elle met fin à la discussion, invite à répondre ou fournit d'autres formulaires d'appel à l'action.
Selon le contexte de votre communication, une signature bien choisie transmet du respect, de la chaleur ou du professionnalisme.
Par exemple, dans un e-mail professionnel, vous pouvez terminer par "Chaleureuses salutations", suivi de votre nom, ce qui permet d'équilibrer formalité et accessibilité.
Dans les e-mails plus informels, un "Cheers" amical ou un "A bientôt" sont des formules plus appropriées, qui donnent un paramètre de décontraction pour les interactions futures.
Que doit contenir la fin d'un e-mail ?
La clôture d'un e-mail doit comporter certains éléments pour garantir une communication efficace.
Vous devez inclure
- Une phrase de clôture d'e-mail personnalisée: Une phrase courtoise et appropriée qui correspond au ton de l'e-mail. Par exemple, "Meilleures salutations", "Sincères salutations" ou "Merci"
- Votre nom: Indiquez toujours votre prénom et, dans des contextes plus formels, utilisez votre nom de famille
- Position et entreprise (le cas échéant): Ceci est particulièrement important dans les e-mails professionnels, où l'identification de votre rôle aide à établir votre autorité
- Informations de contact: Il peut s'agir de votre numéro de téléphone, d'une adresse e-mail supplémentaire ou de toute autre méthode de contact pertinente, en particulier dans un paramètre Business
- Signature personnalisée: En option, un modèle de signature d'e-mail personnalisé qui inclut votre carte de contact numérique, le logo de votre entreprise ou toute clause de non-responsabilité légale, conformément à la politique de votre entreprise
Pourquoi les fermetures par e-mail sont-elles importantes ?
Les signatures d'e-mail fournissent des indices de contexte et de communication. Elles témoignent de l'attention portée aux détails et donnent le ton pour la suite de la discussion.
Bien que le corps de l'e-mail soit la partie la plus importante, la Fermé permet de lier le tout et de créer une impression. Elle aide le lecteur à se faire une idée de vous et de votre message.
Voici quelques autres raisons qui expliquent l'importance de la conclusion d'un e-mail :
1. Aide à créer des impressions durables
La façon dont vous terminez votre e-mail paramètre la communication future. Elle doit correspondre au contexte de l'e-mail dans son ensemble et à la relation que vous entretenez avec le destinataire. La bonne fin d'e-mail laisse une impression positive et durable sur le destinataire.
Par exemple, si vous terminez un e-mail par "J'attends vos commentaires", le destinataire se sentira valorisé et sera invité à vous répondre dans les plus brefs délais.
2. Renforce le ton et l'intention
Vos signatures soulignent l'intention de votre message et clarifient les étapes suivantes souhaitées.
Par exemple, terminer par "Veuillez examiner la pièce jointe dès que possible' indique l'urgence et l'action requise de la part du destinataire.
3. Impacts sur les KPI du marketing par e-mail
La signature de votre e-mail a une incidence directe sur les indicateurs clés de performance (KPI) du marketing par e-mail kPIs de l'e-mail marketing tels que les taux d'ouverture, les taux de clics et les taux de discussion.
Une fermeture d'e-mail bien conçue renforce votre message et encourage les destinataires à prendre les mesures souhaitées.
Exemples de fermetures d'e-mails professionnels
Il est essentiel de choisir les bons mots pour conclure vos e-mails professionnels, car ils reflètent le professionnalisme et influencent la perception de votre destinataire.
Vous trouverez ci-dessous des exemples de conclusion d'e-mails professionnels appropriés à utiliser dans divers contextes d'entreprise :
1. Clôture formelle (pour les entreprises ou les premiers contacts)
Lorsque vous contactez quelqu'un pour la première fois dans un cadre professionnel ou que vous lui envoyez un e-mail professionnel, vous devez utiliser une signature appropriée pour établir votre relation avec cette personne. Cette règle s'applique aussi bien à un client qu'à un collègue chevronné.
Des outils comme ClickUp Brain sont particulièrement utiles pour élaborer ces éléments cruciaux de l'e-mail. En utilisant l'IA, ClickUp Brain aide à générer des conclusions d'e-mail polies et adaptées au contexte qui renforcent le professionnalisme de vos communications.
Il veille également à ce que votre e-mail reflète le ton approprié et la formalité pour les premières interactions.
Exemple #1 : Meilleures salutations
la formule "Best regards" est couramment utilisée dans les e-mails de clôture polis et professionnels adressés à des contacts nouveaux ou familiers. Elle équilibre chaleur et professionnalisme sans être trop formelle.
Voici comment ClickUp Brain vous aide à générer un e-mail avec une fin similaire.
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En outre, Documents ClickUp permet de stocker et de gérer des modèles de signatures professionnelles par e-mail, en rationalisant votre flux de travail et en maintenant la cohérence de la communication. Vous pouvez directement utiliser l'IA pour générer des e-mails à l'intérieur des documents.
Tout ce que vous avez à faire est :
- Créer un nouveau document à partir de votre environnement de travail ClickUp
- Double-cliquer sur le document
- Sélectionnez l'option "écrire avec l'IA"
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- Ensuite, rédigez votre invite, et définissez clairement comment vous voulez la terminer
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- Une fois que ClickUp Brain a généré l'e-mail, cliquez sur le bouton d'insertion, et le texte sera collé dans vos documents ClickUp sans trop d'efforts
Exemple #2 : Cordialement
la formule "Sincèrement" est traditionnellement utilisée pour conclure les communications formelles. Il est idéal pour les premières interactions ou les correspondances d'affaires importantes, signalant le respect et une approche directe et sérieuse.
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Exemple #3 : Salutations distinguées
l'expression "Je vous salue" constitue une fermeture chaleureuse mais professionnelle qui convient aux interactions initiales et continues dans le cadre d'une entreprise. Elle transmet un ton amical tout en maintenant un certain niveau de formalité.
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2. Clôtures semi-formelles (pour les collègues ou les discussions en cours)
Tous les e-mails ne sont pas formels, même dans un paramètre professionnel. Une approche semi-formelle donne d'excellents résultats dans le cadre d'un fil de discussion ou d'un e-mail adressé à des collègues de l'entreprise. Elle élimine la rigidité d'une discussion, introduit de la familiarité et préserve la gravité de la situation.
Exemple n° 1 : Merci
la formule "Merci" est idéale pour exprimer sa gratitude de manière concise. Il est parfait pour remercier un collègue de son aide ou de sa réponse dans le cadre d'un fil de discussion en cours.
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Exemple #2 : Meilleur
best" est l'une des formules de fin d'e-mail les plus polyvalentes et les plus décontractées. Elle est idéale pour les e-mails de routine dans lesquels vous souhaitez maintenir un ton professionnel mais décontracté avec des collègues familiers.
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Exemple 3 : Prenez soin de vous
la formule "Take care" ajoute une touche personnelle à votre correspondance. Cette formule est idéale pour terminer les discussions sur une note chaleureuse, en particulier lorsque vous avez établi une relation amicale avec le destinataire.
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3. Clôtures fermées (pour les pairs ou les membres de l'équipe qui vous sont familiers)
Lorsque vous envoyez un e-mail à une personne avec laquelle vous entretenez une relation de travail étroite, il est préférable d'opter pour des signatures décontractées afin de renforcer la confiance et de maintenir un rapport confortable.
Exemple 1 : Cheers
fermé par un ton enjoué et amical, ce type de conclusion est idéal pour les e-mails adressés à des collègues avec lesquels vous partagez une convivialité. Cette conclusion ajoute une touche d'informalité et de chaleur à la discussion.
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Exemple 2 : On se parle bientôt
l'expression "bientôt" implique une discussion en cours et l'anticipation d'interactions futures. Il est parfait pour les e-mails avec des collègues avec lesquels vous vous engagez fréquemment, transmettant une promesse de dialogue continu. Ajoutez-le aux e-mails transféré automatiquement pendant que vous n'êtes pas disponible.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss81-1400x489.png parler bientôt Comment terminer un e-mail /$$$img/
Exemple 3 : Tous mes vœux de bonheur
la formule "All the best" est une conclusion sincère et positive qui convient pour terminer les communications sur une note encourageante. Cette fin d'e-mail est particulièrement adaptée pour exprimer son assistance ou ses bons vœux à votre coéquipier.
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Bonnes pratiques pour terminer un e-mail de manière professionnelle
Lorsque vous terminez un e-mail, il est essentiel de choisir une signature qui reflète le ton de votre e-mail et respecte votre relation avec le destinataire. Cela garantit que votre e-mail communique efficacement et laisse une impression positive.
1. Faites de la clarté votre meilleure amie
Soyez bref dans vos conclusions. La signature de votre e-mail doit rester dans le corps principal de l'e-mail. Elle doit marquer la fin de la discussion et ne comporter que les informations nécessaires.
2. Sachez que le contexte est tout
Lorsque vous sélectionnez la fermeture de votre e-mail, il est important de tenir compte du contexte de votre message.
Par exemple, un e-mail d'entreprise formel peut nécessiter des signatures plus professionnelles, telles que "Sincèrement" ou "Meilleures salutations", tandis qu'une note interne décontractée peut nécessiter une signature plus amicale, telle que "Merci" ou "Au revoir" En revanche, une note interne décontractée peut nécessiter une formule plus amicale, comme "Merci" ou "Prenez soin de vous"
Adaptez toujours votre conclusion au ton et à la formalité de la situation. La bonne conclusion renforce le contexte et la relation avec le destinataire. Outils de gestion des e-mails simplifient ce processus en vous aidant à organiser et à gérer vos communications en fonction du contexte et de la priorité. Ils garantissent que chaque e-mail est adapté et envoyé au bon moment.
Vous pouvez construire l'ensemble de votre écosystème de gestion des e-mails sur une plateforme tout-en-un telle que ClickUp .
Examinons quelques fonctionnalités spécifiques offertes par ClickUp :
I. Utiliser ClickUp Brain pour des e-mails de clôture personnalisés
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss84.gif ClickUp Brain Comment terminer un e-mail /$$$img/
créez des signatures spécifiques au contexte qui améliorent la lisibilité et le professionnalisme dans chaque e-mail avec ClickUp Brain_
Alors que plusieurs Outils d'écriture IA , payants ou gratuits, évoluent quotidiennement, la clé de la rédaction IA est le contexte. ClickUp Brain contient le contexte de votre entreprise, le style d'écriture, etc.
Avec ClickUp Brain :
- Améliorez votre processus de rédaction d'e-mails en suggérant des fermetures adaptées au contexte
- Maintenir un ton correct pour différents types d'e-mails
- Assurez-vous que la cohérence de votre marque reste intacte et que vos communications sont cohérentes
💡 Pro Tip: Pour affiner davantage vos compétences en matière de rédaction d'e-mails à l'aide de l'IA, consultez notre guide sur les sujets suivants Comment utiliser l'IA pour rédiger des e-mails ? .
II. Optimiser les flux de travail avec ClickUp Docs
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss85-1400x788.gif ClickUp docs Comment terminer un e-mail /$$img/
rédigez et personnalisez rapidement des modèles d'e-mail avec ClickUp Docs pour une communication cohérente ClickUp Documents simplifie le processus de rédaction et de personnalisation des fermetures d'e-mails pour les adapter à différents contextes. Grâce à son interface intuitive, créez des modèles professionnels pour les communications formelles, semi-formelles et décontractées.
Vous avez ainsi l'assurance que vos clôtures d'e-mail s'alignent sur le ton de votre message et améliorent l'efficacité globale de votre communication. En fin de compte, ClickUp Docs vous aide à maintenir la cohérence et le professionnalisme dans chaque e-mail que vous envoyez.
Avec ClickUp Docs :
- Créez des modèles pour différents types d'e-mails
- Collaborer avec votre équipe en temps réel
- Conservez des notes organisées sur chaque projet
- Liez vos documents directement aux tâches
III. Améliorez l'efficacité de vos e-mails grâce à l'automatisation
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traitez automatiquement les réponses aux e-mails de routine et libérez votre temps pour des tâches plus stratégiques avec ClickUp Email Automations_ Les Automatisations d'e-mail de ClickUp de ClickUp permet d'automatiser les réponses aux e-mails de routine ou les suivis en fonction de déclencheurs spécifiques, tels que l'achèvement d'une tâche ou les jalons d'un projet. Cela améliore l'efficacité de la communication et aide à maintenir des interactions opportunes sans intervention manuelle, ce qui en fait la solution idéale pour la gestion de gros volumes d'e-mails dans les paramètres du projet.
IV. Veillez à ce que vos e-mails soient professionnels et conformes à la marque grâce à différents modèles
ClickUp offre un intervalle de modèles conçus pour rationaliser et améliorer la communication par e-mail, en assurant la cohérence et l'alignement de la marque. Examinons quelques-uns des modèles spécifiques aux e-mails :
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- Modèle de campagne d'e-mail ClickUp : Conçu pour gérer et exécuter des campagnes de marketing par e-mail, ce modèle vous aide à organiser, suivre et analyser efficacement vos stratégies de campagne, en veillant à ce que tous les éléments de la campagne soient alignés et conformes à la cible.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/ss83.gif gestion des e-mails avec ClickUp /$$img/
faites-en plus avec vos e-mails grâce à la création de tâches automatisées avec ClickUp Email Project Management_ ClickUp Gestion de projet d'e-mail intègre votre e-mail directement dans votre environnement de travail de gestion de projet. Cela vous permet de convertir les e-mails en tâches, de les assigner aux membres de l'équipe et de suivre leur progression dans ClickUp.
C'est un fournisseur prestataire qui s'assure qu'aucun e-mail ne passe inaperçu et que chaque communication est prise en compte dans l'échéancier de votre projet.
En outre, le leader ClickUp outils de sensibilisation vous aident à automatiser et personnaliser vos e-mails de réseautage, en veillant à ce que les signatures de vos e-mails semi-formels et informels atteignent toujours la bonne note.
En savoir plus: Optimisez votre stratégie d'e-mail marketing, de la conception à l'exécution, grâce à des outils de communication efficaces gestion efficace des campagnes marketing conseils et modèles.
Erreurs courantes à éviter pour conclure un e-mail
Outre les choses à faire pour conclure un e-mail, il y a aussi des choses à ne pas faire. Pour que votre e-mail soit bien Fermé, il est important de garder à l'esprit le contexte et d'éviter de sauter ou d'ignorer la fin de l'e-mail.
1. Connaître le contexte
Le contexte est primordial dans toute forme de communication, en particulier dans l'e-mail. Lorsque vous rédigez une déclaration de clôture, faites attention au niveau de formalité de l'e-mail. Pour maintenir un ton professionnel, évitez d'utiliser des expressions décontractées telles que "Santé" ou "À bientôt"
2. Ne les laissez pas en suspens
Sans phrase de clôture, votre e-mail peut sembler abrupt. Cela peut se produire si votre signature ne se joint pas automatiquement.
Veillez à vérifier deux fois pour éviter cela. Même dans les e-mails décontractés, une phrase aussi simple que "Best" ou "Talk soon" résume bien la situation.
Quand utiliser un appel à l'action dans votre e-mail Fermé
Si vous avez besoin d'une réponse de la part de votre destinataire, faites-le savoir clairement avec un appel à l'action (AAE). Cela permet de le guider vers les étapes suivantes. Terminez votre e-mail par une demande ou une suggestion polie afin d'inviter le destinataire à y répondre.
Par exemple :
- Pour les demandes de commentaires : 'J'attends avec impatience votre retour d'information'
- Pour la programmation de réunions : "Veuillez me faire part de vos disponibilités'"
L'inclusion d'un CTA clair dans votre signature favorise des réponses plus rapides, car le destinataire comprend ce qu'on attend de lui, qu'il s'agisse d'organiser une réunion, de répondre à une question ou de fournir un retour d'information.
Inclure une signature d'e-mail professionnelle
Une signature d'e-mail est indispensable dans un paramètre professionnel. Elle doit comporter votre nom, votre titre, votre entreprise et vos coordonnées. Si vous avez des horaires de travail très précis, il faut le préciser.
Exemples de signatures professionnelles :
À faire
Responsable marketing de la société XYZ
à FAIRE
(123) 456-7890
À faire
Analyste principal | Société ABC | Heures d'ouverture : 7 h à 15 h (du lundi au vendredi)
doe.john@abccompany.com
(283) 756-8840
Cette structure donne au destinataire tous les indices de contexte adéquats pour définir les paramètres de la communication.
Si vous êtes étudiant, vous devez également inclure une signature, y compris votre identifiant universitaire et votre département, afin de vous assurer que vous pouvez vous identifier correctement auprès du destinataire.
The Bottom Line (Excusez le jeu de mots😊)
Une signature d'e-mail générale, appropriée au contexte et au moment opportun, peaufine votre message et soutient votre image professionnelle. Elle renforce le ton de votre discours afin de communiquer votre intention.
Cet élément essentiel de la l'étiquette de l'e-mail est indispensable pour entretenir et soutenir les relations d'entreprise, renforcer la confiance et susciter les actions souhaitées.
ClickUp, en tant que plateforme de productivité tout-en-un, vous permet d'élever la communication par e-mail au-delà du simple échange d'informations.
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