Saviez-vous que 70 % de toutes les informations sensorielles proviennent de nos yeux ? Oui, nous sommes programmés pour apprendre de manière visuelle !
Imaginez gérer le flux de travail d'un projet sans avoir une vue claire et visualisée de l'échéancier : ce serait chaotique, n'est-ce pas ?
En effet, la plupart des équipes se sentent plus confiantes quant à la réussite d'un projet lorsque les étapes sont clairement définies et organisées, en particulier grâce à un échéancier de projet.
Notion est un excellent outil pour créer des listes de tâches. Cependant, vous pouvez également l'utiliser pour visualiser les échéanciers des projets pour les chefs de projet. Que vous ayez besoin d'afficher le calendrier de votre projet sous forme de tableau, de calendrier, d'échéancier ou de simple tableau de type Kanban, Notion est là pour vous aider.
Dans cet article, vous apprendrez à créer un échéancier dans votre compte Notion, de A à Z.
Mettons ces échéanciers en forme !
TL;DR : Comment créer un échéancier dans Notion
Comment créer un échéancier dans Notion
Créons un échéancier dans Notion qui vous permettra de mener à bien vos projets.
Étape 1 : ouvrez une page vierge ou un tableau existant.
Pour commencer votre parcours avec les échéanciers, rendez-vous dans votre environnement de travail Notion.
Vous pouvez commencer une nouvelle page en cliquant sur le menu à trois points en bas ou, si vous maîtrisez les commandes slash, tapez /timeline pour insérer directement une vue d’échéancier.
Notion vous offre plusieurs vues de base de données, notamment une vue Liste, Tableau, Galerie, Calendrier, Échéancier et Tableau. Si vous avez déjà configuré une autre vue de base de données, il vous suffit de passer à la vue Échéancier.
Étape 2 : Ajoutez la vue de l’échéancier
Une fois que vous êtes connecté, cliquez sur l'option « Échéancier » (Échéancier). Si vous vous sentez d'humeur créative, cliquez sur « New Timeline » (Nouveau calendrier) pour créer une nouvelle base de données ou la lier à une base existante.
C'est là que réside toute la magie de l'organisation des tâches et des phases de projet, ainsi que de l'ajout d'une propriété de date appropriée.
Étape 3 : personnalisez vos cartes d’échéancier
Vous disposez désormais d'un échéancier de base !
Chaque tâche ou évènement est représenté par une carte, et c'est là que les choses deviennent intéressantes : cliquez sur n'importe quelle carte pour effectuer des modifications en cours sur les détails tels que le nom de la tâche, la date de fin et la progression du projet.
Vous souhaitez suivre les jalons importants ou les goulots d'étranglement potentiels ? Ajoutez les informations pertinentes et ajustez les propriétés de date pour respecter le calendrier.
Étape 4 : Ajustez les dates par glisser-déposer
Il est temps de vous amuser ! Notion vous permet de faire glisser des cartes dans la section Calendrier pour modifier les dates d'échéance des tâches.
Si l'échéancier change, il suffit de faire glisser les bordures de n'importe quelle carte pour ajuster la durée ou le délai. C'est facile.
Étape 5 : Redimensionner et affiner
Mais ne vous arrêtez pas là ! Vous pouvez modifier l'affichage de votre échéancier pour l'adapter parfaitement au flux de travail de votre projet.
Redimensionnez, réorganisez et utilisez votre propre environnement de travail pour tester différentes personnalisations avec des dispositions de type diagramme de Gantt ou une vue calendrier.
À lire également : Comment créer un Calendrier dans Notion
Limites de la création d'un échéancier de projet dans Notion
Malgré ses qualités en tant que plateforme de gestion de projet, Notion présente quelques défauts, notamment des fonctionnalités manquantes et certains problèmes d'ergonomie.
Discutons ensemble des défis auxquels vous pouvez vous attendre et qui pourraient limiter votre flux de travail.
1. Pas de gestion des ressources : vous êtes livré à vous-même.
Si l'échéancier de Notion vous permet d'attribuer des tâches aux membres de votre équipe, il peut s'avérer insuffisant pour l'attribution d'autres ressources essentielles telles que les équipements et les matériaux.
Malheureusement, vous devez continuer à suivre les tâches et la progression des projets, mais l'allocation des ressources nécessitera l'aide d'un autre outil.
Si vous souhaitez suivre l'utilisation des ressources et la gestion du temps, vous devrez donc le faire en dehors de votre environnement de travail Notion.
À lire également : Optimisez votre flux de travail grâce au suivi agile du temps
2. Suivi des coûts ? Pas aujourd'hui !
Notion peut vous indiquer si une tâche est achevée à 50 %, mais si vous vous demandez combien vous a coûté ces 50 %, eh bien, bonne chance !
Cet outil ne dispose pas de fonctionnalités de gestion des coûts, ce qui signifie qu'il n'est pas possible de suivre les dépenses liées au personnel, à l'équipement ou aux matériaux.
Même si vous pouvez voir la progression du projet, vous n'aurez pas une vue d'ensemble de son impact sur votre budget.
3. Le dilemme de la dépendance aux bases de données
Pour créer un échéancier dans Notion, vous devez d'abord créer des bases de données, ce qui peut donner l'impression que vous construisez un outil de visualisation de données plutôt qu'un outil de gestion de projet à part entière.
Certes, cela permet d'accomplir le travail, mais les fonctionnalités limitées peuvent vous donner envie d'une solution plus efficace, comme une solution tout-en-un pour gérer l'ensemble de votre projet.
À lire également : Les 15 meilleures alternatives et concurrents de Notion
4. Le chemin critique est MIA (disparu au combat)
Le chemin critique est la séquence de tâches qui, si elles sont retardées, retarderont l'ensemble du projet.
Pour ceux qui connaissent la méthode du chemin critique (CPM), les échéanciers de Notion peuvent sembler un peu rudimentaires.
Sans analyse CPM, il est plus difficile de déterminer les tâches à prioriser pour maintenir le projet sur la bonne voie.
Si vous êtes du genre à aimer avoir une vue d'ensemble et à éviter les retards dans vos projets, vous devrez chercher ailleurs cette représentation visuelle clé.
À lire également : Comment résoudre les problèmes courants liés à la gestion du temps
5. Surcharge de données et chaos dans l'interface utilisateur
Si vous aimez activer/désactiver plusieurs propriétés, avertissement : les échéanciers Notion peuvent parfois sembler encombrés en raison du nombre trop important de propriétés.
Ce n'est pas très agréable à regarder, surtout lorsque les évènements sont concentrés sur une seule journée (bonjour, petits points). Une option « envelopper les cellules » serait un rêve devenu réalité.
À lire également : Comment utiliser Notion pour la gestion de projet
Créez de (meilleurs) échéanciers avec ClickUp
Si Notion est un excellent outil pour prendre des notes et réaliser la création de documents, il n'est pas tout à fait à la hauteur en matière de gestion de projet. Les lacunes de cet outil deviennent plus évidentes lorsque l'on compare Notion à une plateforme plus robuste comme ClickUp.
Que vous gériez des échéances, des ressources ou vos projets, la vue Échéancier de ClickUp vous facilite la tâche. Voici pourquoi cela peut faire la différence pour vous.
Rapide et facile
Pour ajouter une vue Échéancier dans ClickUp, cliquez sur le bouton « Nouvelle vue » dans n'importe quelle liste, dossier ou espace, puis sélectionnez « Échéancier » dans le menu déroulant.
Vous pouvez le rendre personnalisé dès le début, en le rendant privé ou en l'épinglant pour y accéder facilement.
C'est déjà un progrès par rapport à Notion, où vous êtes limité à quelques échéanciers seulement, sauf si vous passez à un forfait supérieur. Avec le forfait Free Forever de ClickUp, vous disposez de 60 utilisations de la vue Échéancier, et avec le forfait Unlimited, vous en avez 100, ce qui est largement suffisant pour mener à bien vos projets sans vous sentir limité.
À lire également : Pourquoi les équipes préfèrent ClickUp à Notion
Fini les soucis liés à la gestion des ressources !
Contrairement à Notion, qui ignore complètement la nécessité d'allouer des ressources, l'échéancier de ClickUp vous permet d'ajouter des tâches en les faisant glisser dans votre échéancier et en les attribuant aux membres de votre équipe.
Vous pouvez également regrouper les tâches par responsable, priorité ou champs personnalisés.
La gestion des ressources devient ainsi un jeu d'enfant : vous saurez toujours qui travaille sur quoi et aucune tâche ne sera négligée.
Ayez une vue d'ensemble
L'une des fonctionnalités les plus importantes qui manque à Notion est la méthode du chemin critique. Mais ne vous inquiétez pas : la vue Échéancier de ClickUp vous permet de zoomer sur des jours individuels ou de passer à des semaines ou des mois.
Vous pouvez ainsi visualiser toutes les phases de votre projet en un seul endroit et hiérarchiser les tâches qui pourraient avoir le plus d'impact sur sa portée.
Personnalisez à votre guise
Dans la barre latérale droite de ClickUp, vous trouverez vos tâches non planifiées et en retard, toutes organisées et prêtes à être reprogrammées.
Il suffit de les glisser-déposer dans la vue de l'échéancier, et le tour est joué ! La crise est évitée. Fini les interfaces utilisateur encombrées ou les problèmes de saturation des données : vous disposez désormais d'un échéancier clair et organisé qui vous aide à rester sur la bonne voie.
Travaillez plus efficacement
Imaginez que vous êtes le chef de projet d'une nouvelle campagne marketing. Vous devez suivre les délais de création de contenu, de programmation des réseaux sociaux et de lancement des campagnes payantes.
Avec ClickUp, vous pouvez ajouter toutes ces tâches à la vue Échéancier, les attribuer à différents membres de l'équipe et tout visualiser d'un seul coup d'œil.
Vous avez des tâches qui se chevauchent ? Pas de problème, il suffit de les déplacer !
Vous pouvez même regrouper les tâches par personnes assignées afin de vous assurer que personne n'est surchargé. La vue Charge de travail est spécialement conçue à cet effet.
De plus, grâce au mode Me de ClickUp, vous pouvez vous concentrer uniquement sur les tâches qui vous sont assignées. Fini les distractions liées à l'ensemble du projet.
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Diagrammes de Gantt pour une gestion facile des ressources
Si vous gérez un projet complexe et avez besoin de plus qu'une simple vue statique des tâches, le diagramme de Gantt de ClickUp résout bon nombre des problèmes que vous rencontreriez avec Notion. Voici comment.
| Fonctionnalité | Échéancier Notion | Diagramme de Gantt ClickUp |
| Gestion des ressources | Manque de capacités de gestion des ressources | Assistance complète pour l'allocation et le suivi des ressources |
| Dépendance à la base de données | Nécessite la création préalable d'une base de données. | Visualisez automatiquement les tâches sans étapes d'installation supplémentaires. |
| Dépendance des tâches | Assistance minimale des dépendances entre les tâches | Créez et gérez facilement des dépendances par glisser-déposer. |
| Chemin critique | Non disponible | Offre d'assistance pour le CPM pour mettre en évidence la séquence de tâches la plus longue. |
| Personnalisation | Personnalisation limitée, diagrammes statiques | Hautement personnalisables, avec des options de tri par priorité, par personne assignée, etc. |
| Interaction | Modification en cours de tâches de base | Interactif avec des actions glisser-déposer pour les tâches, les dates et les dépendances. |
| Options d'affichage de l'échéancier | Affichage fixe de l’échéancier | Zoom/dézoomez pour afficher les jours, les semaines, les mois ou les années. |
L'échéancier de Gantt simple de ClickUp
Si vous débutez avec les diagrammes de Gantt ou si vous avez simplement besoin d'un moyen rapide et facile de gérer vos projets, le modèle Simple Gantt Template de ClickUp est la solution qu'il vous faut.
Le plus intéressant, c'est qu'il est entièrement personnalisable et prêt à l'emploi, ce qui vous permet de commencer à organiser vos projets en quelques secondes.
Vous pouvez créer des tâches avec des barres d'échéancier qui s'ajustent automatiquement au fur et à mesure que vous travaillez et organiser les tâches en différents projets, en modifiant facilement les échéanciers si nécessaire.
Suivez également votre progression grâce à ce modèle doté de visuels clairs et d'un code couleur pour le statut des tâches, qui vous permettent de voir facilement où vous en êtes.
Intégration de ClickUp à Notion
Si vous appréciez la flexibilité de Notion, mais que vous recherchez les outils avancés de gestion de projet de ClickUp, pourquoi ne pas intégrer les deux ?
Oui, vous pouvez avoir le beurre et l'argent du beurre. Voici la recette :
- Cliquez sur « Paramètres et membres » à l'emplacement situé à gauche de votre espace de travail Notion.
- Dans les paramètres, sélectionnez « Mes connexions ».
- Cliquez sur « Tout afficher » pour parcourir les intégrations disponibles.
- Recherchez l'option ClickUp et cliquez sur « Connecter ».
- Choisissez un environnement de travail auquel vous connecter, puis cliquez sur « Connecter l'environnement de travail ».
Et voilà, vous avez intégré Notion à ClickUp, ce qui vous permet de gérer vos tâches, de suivre les échéanciers de vos projets et de collaborer de manière transparente entre les deux plateformes. 🎉
ClickUp : la notion d'une excellente gestion de projet
En intégrant Notion et ClickUp, vous pouvez profiter des fonctionnalités offertes par les deux plateformes.
Mais soyons honnêtes : jongler entre plusieurs plateformes n'est pas toujours judicieux.
Notion peut vous aider si vous recherchez un outil pour gérer vos notes quotidiennes, votre documentation et la collaboration au sein de votre équipe.
Mais que faire si vous avez besoin d'un outil également axé sur la productivité et la gestion de projet ? Un outil préchargé avec plus de 1 000 modèles, de nombreuses fonctionnalités telles que des diagrammes de Gantt et un assistant IA, ainsi qu'une gestion robuste des ressources !
C'est là que ClickUp peut faire la différence pour vous. Vous n'avez pas à nous croire sur parole, essayez-le vous-même !
Inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp et profitez de flux de travail fluides.