"The times they are a-changin" - Bob Dylan a vraiment touché une corde sensible avec sa chanson emblématique des années 1960.
Mais voilà : le changement n'est pas seulement inévitable, c'est la seule constante (à part le café du bureau qui vient à manquer au pire moment).
Les entreprises qui souhaitent rester pertinentes et compétitives doivent suivre le rythme de ce changement. La question qui se pose est la suivante : comment faire pour mettre en œuvre cette transformation de l'entreprise de manière positive dans votre entreprise ?
C'est là qu'intervient un champion du changement.
Qui est un champion du changement ?
Le changement est la loi de la vie.
John F. Kennedy, ancien président des États-Unis
Un champion du changement ne jure que par cette citation.
Mais qu'est-ce qu'un champion du changement et que fait-il ?
Un champion du changement est un manager qui travaille avec les équipes de gestion du changement et de gestion de projet pour orienter l'entreprise vers l'état souhaité
Mais comment devenir un champion du changement ?
Voici la marche à suivre. Tout ce que vous avez à faire, c'est de travailler aux côtés de l'agent du changement.
Champion du changement vs. agent du changement
Il est facile de confondre les champions du changement et les agents du changement.
Les deux agissent comme des ponts entre l'équipe de gestion du changement et l'ensemble de l'organisation touchée par le processus de changement.
Mais voici la différence clé : un champion du changement joue un rôle plus concret. Il est celui qui croit le plus en l'idée, qui se mobilise pour obtenir des ressources et de l'assistance sans nécessairement avoir le pouvoir d'appliquer les changements.
À l'inverse, un agent de changement a le pouvoir de mettre en œuvre les changements. Son travail comprend les détails de la mise en œuvre du changement, de la stratégie et de la conception au déploiement et à l'évaluation.
Contrairement aux champions du changement, les agents du changement sont généralement recrutés par des dirigeants de niveau intermédiaire ou supérieur.
Quelles sont les responsabilités clés d'un champion du changement ?
À faire donc des champions du changement si l'agent du changement détient tout le pouvoir ?
**Absolument
Lorsque les employés de première ligne prennent la tête des initiatives de changement, le taux de réussite des transformations.. monte en flèche à 71 % .
Les champions de la gestion du changement ont des responsabilités essentielles qui font ou défont une organisation. Il s'agit notamment de
Comprendre le changement
Avant de pouvoir diriger un processus de mise en œuvre du changement, vous devez comprendre le changement. C'est logique, n'est-ce pas ?
La première responsabilité d'un champion du changement est de saisir la situation dans son ensemble - les objectifs du projet de changement, ce qui doit se passer et l'impact sur l'organisation.
Créer des stratégies de gestion du changement
Il s'agit là d'un véritable défi : créer de solides stratégies de gestion du changement n'est pas une mince affaire.
Un champion du changement a l'avantage puisqu'il fait partie de la force de travail.
Travaillant aux côtés de l'équipe de gestion du changement, nos champions veillent à ce que la stratégie s'aligne sur les objectifs de l'organisation et les besoins des employés.
Communiquer le changement
Les champions du changement jouent un rôle important en veillant à ce que les employés et les parties prenantes connaissent et comprennent le changement.
Mais comment le font-ils ?
Ils présentent les avantages, expliquent l'impact sur le quotidien de chacun et répondent à toutes les questions "mais pourquoi ?" qui se posent naturellement.
Sans une communication claire, votre transformation se heurtera à un mur plus rapidement qu'une panne de Wi-Fi lors d'un appel Zoom.
Former les employés
Le changement s'accompagne d'une courbe d'apprentissage. Toutefois, les champions du changement sont là pour guider les employés tout au long de la formation nécessaire.
Et ils ne se contentent pas de former et de partir : ils prennent des nouvelles, offrent leur assistance et résolvent les problèmes éventuels à mesure que les employés s'habituent à la nouvelle façon de faire.
agir en tant que rôle modèle
s'accordent à dire que les rôles modèles les guident vers un parcours professionnel qui leur convient.
En période de changement, un rôle modèle devient particulièrement important - quelqu'un qui montre que, oui, le changement peut être accepté sans combustion spontanée.
Les champions du changement donnent l'exemple en montrant comment s'adapter et même s'épanouir dans un nouvel environnement.
Suivre la progression et fournir des informations en retour
À quoi sert le changement si l'on ne sait pas comment il se déroule ?
Les champions du changement surveillent constamment la progression, identifient les points faibles et offrent un retour d'information pour que les choses continuent d'avancer dans la bonne direction.
$$$a Résoudre les problèmes et construire un réseau solide
Soyons honnêtes : aucun processus de mise en œuvre du changement ne sera gratuit.
Les champions du changement sont les premiers à intervenir lorsque les choses tournent mal. Ils collaborent avec les autres services et les responsables de la gestion du changement pour résoudre rapidement les problèmes.
Et ne sous-estimez pas le pouvoir d'un réseau solide - que ce soit avec les employés, les cadres supérieurs ou les parties prenantes, les champions du changement utilisent leurs connexions pour graisser les rouages de la transformation.
Importance des champions du changement dans le changement organisationnel
Pour provoquer un changement, il n'est pas nécessaire de convaincre tout le monde en même temps.
La recherche sur la courbe en S d'Everett Rogers nous apprend qu'il suffit de
à adopter une innovation pour que le reste de l'équipe suive rapidement.
Alors, pourquoi ne pas se concentrer sur le pouvoir de vos champions du changement ?
Ces personnes constituent un groupe restreint mais influent qui peut mener votre organisation à travers le changement organisationnel.
Les champions du changement sont la voix de l'équipe
Cette théorie fonctionne parce que les champions sont vos employés. Ils sont la voix de leurs équipes, amplifiant les préoccupations, les idées et le retour d'information directement à la direction.
De plus, les champions du changement peuvent rapidement mettre le doigt sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas grâce au retour d'information de leurs collègues.
Les champions du changement excellent dans la formation
À faire
déclarent ne pas avoir bénéficié d'une formation formelle sur le lieu de travail ?
Soyons réalistes : des lacunes en matière de formation existent dans la plupart des entreprises.
C'est là qu'interviennent les champions du changement. Ces champions consacrent régulièrement du temps à la formation individuelle des employés.
Avec des champions à bord, l'acquisition de nouvelles compétences se fait plus facilement.
Les champions du changement sont idéaux pour les bêta-tests
Lorsque vous avez besoin de quelqu'un pour tester de nouveaux processus, produits ou services avant leur mise en service, vos champions du changement sont les candidats parfaits.
Grâce à leur expérience et à leur perspicacité, ils peuvent détecter très tôt les problèmes potentiels.
Les champions du changement favorisent une culture d'entreprise positive.
Seulement
sont activement engagés sur leur lieu de travail. Les champions du changement peuvent toutefois adopter une approche plus personnalisée et encourager les employés à faire part de leurs réflexions et de leurs commentaires.
Les champions du changement aident à économiser de l'argent
Ceci s'adresse à tous les dirigeants qui hésitent encore à s'engager dans la gestion du changement : les champions du changement ont le don de réduire les coûts opérationnels
Ils comprennent très bien les opérations de l'entreprise et peuvent ajuster les flux de travail afin de réduire les courbes d'apprentissage coûteuses pour les nouveaux membres de l'équipe.
En outre, les champions du changement savent comment aligner leurs efforts sur les objectifs de l'entreprise.
Ils aident constamment à atteindre les indicateurs de performance clés (KPI) et veillent à ce que l'entreprise atteigne ses objectifs budgétaires.
Caractéristiques des champions du changement qui réussissent
Votre champion du changement devrait idéalement posséder les compétences suivantes :
- Il guide les autres employés sur le chemin semé d'embûches des initiatives de changement
- Le champion du changement peut communiquer efficacement les avantages du changement et ce à quoi il faut s'attendre
- Il établit une connexion avec les gens, comprend leurs préoccupations et les met à l'aise avec l'idée du changement
- Après tout, les champions du changement ne se contentent pas de parler du changement, ils aident à le mettre en œuvre. Cela nécessite d'excellentes compétences en matière de gestion de projet
- Les champions doivent régulièrement s'engager et collaborer avec les parties prenantes dans l'ensemble de l'organisation
Comment repérer les champions du changement potentiels
Alors, comment faire pour repérer votre prochain champion du changement dans la nature ?
Montrons l'exemple (comme nos collègues champions) : Voici Lucy. Elle travaille dans la finance et, bien que son rôle ne soit pas forcément celui d'un "leader du changement", elle possède les qualités qui font d'elle une candidate idéale.
Ouverte aux nouvelles idées
Lucy a une curiosité naturelle et est toujours prête à explorer de nouvelles idées.
Par exemple, elle a remarqué des inefficacités dans la collecte des données financières lors de l'audit annuel de l'entreprise. Au lieu de s'en tenir à des méthodes dépassées, Lucy a proposé d'automatiser le processus de rapports.
En utilisant
outils de gestion du changement
elle a dirigé une petite équipe chargée de tester et de mettre en œuvre le nouveau système. Cela a permis de réduire le travail manuel de 30 % pour l'ensemble de l'équipe - une situation où tout le monde est gagnant !
Excellentes compétences en matière de travail en réseau
Lucy excelle à établir des relations entre les différents services.
Lors d'une récente intégration de stagiaires dans le service financier, Lucy a travaillé en étroite collaboration avec les RH pour s'assurer que les nouveaux employés comprennent les systèmes financiers de l'entreprise.
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Esprit orienté vers la recherche de solutions
Lorsque l'équipe de Lucy a rencontré un problème avec un nouveau système de suivi des dépenses lors d'un examen trimestriel, elle n'a pas paniqué. Au lieu de blâmer le logiciel ou de pointer du doigt, elle s'est immédiatement réunie avec l'équipe du projet pour résoudre le problème.
Cette action rapide a permis de minimiser les perturbations et de maintenir le projet sur la bonne voie.
Volonté de prendre des risques
Lucy aime sortir de sa zone de confort.
L'année dernière, lorsque son entreprise a exploré un nouveau logiciel financier, elle s'est portée volontaire pour diriger le projet pilote. Malgré quelques difficultés initiales, Lucy a saisi l'occasion, a testé différentes configurations et a peaufiné le système avant sa mise en œuvre complète.
Un leadership empathique
Teams est présente pour son équipe
Lorsque son entreprise a fait l'objet d'une réorganisation, de nombreux employés étaient nerveux à l'idée de l'impact que cela aurait sur leur rôle.
Lucy s'est entretenue avec ses collègues et leur a expliqué en quoi les changements seraient bénéfiques pour eux et pour l'entreprise. Elle a même organisé des réunions régulières pour répondre aux inquiétudes.
Si Lucy travaille dans votre entreprise, vous pourriez discuter avec elle d'un changement de position.
Comment intégrer les champions du changement dans la stratégie de changement ?
👀 Faites-vous savoir: 64% des employés réagissent aux stratégies de changement descendantes en attendant qu'on leur dise quoi faire.
Ce n'est pas vraiment l'approche la plus efficace, n'est-ce pas ?
Ce processus passif ne laisse aucune place aux employés pour partager leurs opinions, leurs préoccupations ou leur précieux retour d'information, c'est-à-dire toutes les bonnes choses qui pourraient améliorer le processus de changement dans son ensemble.
La collaboration est le mot magique ici, et c'est là que vos champions du changement entrent en jeu. Les intégrer dans votre stratégie de gestion du changement est la première étape pour rompre avec l'approche descendante et unilatérale.
Alors, comment faire pour impliquer davantage ces champions du changement ?
Les inclure dans le forfait
Au lieu de faire intervenir vos champions du changement à l'étape de l'exécution, impliquez-les dès le forfait. Expliquez-leur l'objet du projet et encouragez-les à proposer des idées et à donner leur avis.
Une fois que vous avez recueilli tous les commentaires, toutes les idées et peut-être même quelques plaintes (nous sommes tous passés par là), il est temps de transformer toutes ces informations en actions !
En matière de changement organisationnel, vous aurez besoin de deux armes secrètes : une
un forfait de gestion du changement
et un forfait de communication.
Mais au lieu d'essayer de jongler avec tout cela manuellement (ou d'écrire frénétiquement sur des notes autocollantes), nous allons vous présenter une solution qui vous aidera à réaliser le changement organisationnel : *drumroll* ClickUp .
Démarrer rapidement avec des modèles
ClickUp est conçu pour être votre assistant personnel de gestion du changement.
Il est livré avec des modèles de gestion du changement qui peuvent vous aider à planifier l'ensemble du processus - pas de conjectures, pas d'étapes manquées - juste une feuille de route claire.
Pour gagner du temps (et éviter les maux de tête), vous pouvez consulter les documents suivants
Le modèle de plan de gestion du changement de ClickUp
le modèle de plan de gestion du changement de ClickUp, conçu pour vous aider à forfaiter, à mettre en œuvre et à contrôler les changements de manière efficace.
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/10/Project-Management-Template-1.png Le modèle de plan de gestion du changement de ClickUp vous aide à mieux planifier la gestion du changement https://app.clickup.com/signup?template=t-115385254&department=pmo&\_gl=1\*1b4t5lj\*\_gcl\_au\*MTAyNDQ2NjA1NC4xNzIxMjMzNzE0 Télécharger ce modèle /$$$cta/
Grâce à ce modèle, vous pouvez définir les résultats souhaités et faire en sorte que tout le monde soit aligné sur l'objectif. Vous pouvez également collaborer avec votre équipe, en veillant à ce que tout le monde soit sur la même page et sache où et comment il est censé contribuer au changement organisationnel.
Pour ceux d'entre nous qui aiment une bonne checklist (et qui ne l'aime pas ?), Modèle de checklist pour la gestion du changement de ClickUp est fortement recommandé si vous recherchez un outil plus granulaire pour suivre chaque étape.
le modèle de checklist de gestion du changement de $$$a est un bon point de départ pour mapper la gestion du changement
Collaboration 101 avec ClickUp
Maintenant, pour passer au niveau supérieur, engagez votre équipe dans une discussion détaillée afin de créer un forfait complet d'exécution du changement.
Et voici un conseil de pro : utilisez des
pour faire un brainstorming de vos idées. 💡
Choisie par G2 comme l'un des meilleurs outils de tableau blanc collaboratif, cette fonctionnalité vous permet de convertir des idées en tâches en quelques clics.
créez un environnement de travail ClickUp Tableau blanc pour assigner des tâches, étiqueter les membres de l'équipe et souligner les détails nécessaires
Une fois que vous avez fixé vos idées, utilisez
pour visualiser l'ensemble du processus de changement - des priorités et des structures aux comportements et aux ressources.
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Comment rédiger une charte d'équipe ? Avec des exemples et des modèles
Communiquez votre changement avec ClickUp
Vous devrez tenir tout le monde au courant tout au long du processus de changement.
Commencez par une annonce initiale, puis continuez sur votre lancée en organisant des permanences hebdomadaires pour répondre aux questions (parce qu'il y en aura).
Enfin, lorsque vous serez prêt à lancer le projet, faites une annonce officielle.
C'est là que ClickUp brille vraiment : il regorge de fonctionnalités qui facilitent votre travail. L'outil
cette fonctionnalité permet de connecter les tâches entre les équipes, afin que personne ne soit laissé dans l'ignorance.
avec les tâches ClickUp dans les listes multiples, les administrateurs peuvent connecter les tâches à d'autres équipes dans toute l'entreprise
De plus, les tâches récurrentes vous permettent de ne jamais manquer les mises à jour ou les réunions importantes, qu'il s'agisse des mises à jour hebdomadaires sur la progression ou des réunions du comité de pilotage.
planifiez vos tâches dans ClickUp pour ne jamais manquer un événement important_
Attribution et suivi des tâches
Les responsables du changement doivent créer une culture de la responsabilité afin d'aider leurs équipes à assumer leurs responsabilités et à s'approprier le projet.
Avec l'aide de
avec ClickUp Tasks, vous disposez d'une suite complète d'outils de gestion des tâches, depuis la création de dépendances et le suivi des dates d'échéance jusqu'à la visualisation des échéanciers de livraison.
utilisez ClickUp Tasks pour améliorer la propriété en ajoutant, supprimant ou affichant des tâches à partir de différentes listes de tâches_
Vous souhaitez obtenir des informations sur la complexité des tâches ? Le suivi du temps natif dans ClickUp vous permet de suivre le temps passé sur chaque activité de changement.
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Documentation détaillée pour le contexte
Le changement peut sembler insurmontable, surtout lorsque les employés ne savent pas ce qui les attend.
La solution ? Créer une documentation détaillée pour les guider.
Améliorez votre contenu grâce à la modification alimentée par l'IA sur ClickUp Docs ClickUp Documents facilite cette tâche, en offrant un service de gestion de projet structurée pour tout ce qui concerne les bases de connaissances et les guides de procédures.
Cet outil offre une modification en cours et des en-têtes préformatés pour vous aider à construire des ressources riches qui assistent votre initiative de changement du début à la fin.
Pour encore plus d'efficacité,
propose de nombreuses invitations, basées sur les rôles, pour vous aider à réfléchir, modifier en cours et résumer le contenu.
Qu'il s'agisse de forfaiter un projet logiciel ou d'améliorer la communication au sein d'une équipe, ces invites vous aident à établir des échéanciers souples.
Humanisez votre communication sur le changement
L'établissement d'une communication ouverte représente la moitié du défi à relever.
Au lieu d'envoyer un e-mail rigide et ennuyeux, essayez d'utiliser les outils suivants
pour des discussions en temps réel avec les employés. Vous pouvez intégrer des fichiers, des vidéos et des feuilles de calcul directement dans vos discussions pour un dialogue plus engageant.
l'affiche de discussion de ClickUp sert de référentiel pour tous vos commentaires
Vérifications régulières
Une communication bidirectionnelle tout au long du processus de gestion du changement peut améliorer la qualité de l'information
.
Ainsi, une fois votre initiative de changement lancée, il est temps d'apporter à votre équipe une assistance constante.
Des contrôles réguliers permettent de répondre efficacement aux griefs. N'oubliez pas que le moindre signe d'insatisfaction mérite une attention immédiate, surtout lorsque les changements sont importants.
Pour que la communication bilatérale reste ouverte 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, les membres de votre équipe peuvent utiliser les fils de commentaires et les mentions de ClickUp pour partager leur retour d'information sur les tâches.
transformez les commentaires en tâches exploitables et assignez-les à votre équipe dans ClickUp
De plus, ils peuvent demander des clarifications en utilisant
qui peuvent être suivis jusqu'à ce qu'ils soient résolus.
transformez les commentaires en tâches et assignez-les aux membres de l'équipe concernés avec ClickUp Task View
Considérez ceci : 60% à 70% des initiatives de changement échouent . Cependant, les entreprises qui utilisent ClickUp déjouent les pronostics.
Prenons l'exemple du géant de la santé Mayo Clinic. Dans son
'Change is Hard : Creating an Adoption Plan to Breed Success', ils soulignent que ClickUp a été un facteur essentiel de leur transition en douceur. Un animateur a noté :
L'adoption la plus rapide de tous les outils que nous avons tous les trois lancés au cours de notre carrière. Un personnel plus heureux. Une meilleure transparence et une meilleure collaboration au sein de l'équipe. Moins de va-et-vient pour la communication sur les projets. Les concepteurs peuvent demander de l'aide à la direction en utilisant les fonctionnalités de ClickUp telles que les étiquettes et les commentaires.
Heather Meyer, gestionnaire de programme, Clinique Mayo
Réseaux de champions du changement
Imaginez que Rhea soit à l'origine d'un changement organisationnel important au sein d'une multinationale.
Tout gérer en solo ? Ce n'est pas l'idéal.
Elle a donc formé un réseau de champions du changement dans lequel plusieurs employés comme elle ont partagé la responsabilité d'apporter des changements à une organisation.
Voici comment fonctionne le réseau de Rhea :
- Spreading the word : Rhea et son équipe veillent à ce que tous les départements et pays comprennent le forfait de gestion du changement. À la place d'une personne qui fait tout le travail, chaque membre communique le "pourquoi" et le "comment" des changements au sein de son équipe
- Expliquer les avantages : Rhea et son équipe mettent en évidence les résultats positifs pour les employés, en les aidant à voir comment les changements amélioreront les flux de travail et les objectifs de l'entreprise
- Faciliter la communication : Le réseau de Rhea recueille les commentaires des employés, répond à leurs questions et fait part de leurs préoccupations à la direction. Il s'agit de l'équipe de référence pour les deux parties - les parties prenantes et les employés
- Gérer la complexité : L'entreprise étant de grande taille, l'approche en réseau permet de s'assurer qu'aucune personne n'est débordée. Rhea se concentre sur son département tandis que d'autres font de même dans le leur
Développer des champions du changement
Jusqu'à présent, nous nous sommes concentrés sur l'identification des champions du changement, ce qui est sans doute la partie la plus accessible.
La partie la plus difficile consiste à améliorer leurs compétences afin de tirer le meilleur parti de leurs contributions. Pour ce faire, vous devrez suivre les étapes suivantes.
Formation et développement des compétences
La formation est le fondement de toute réussite
processus de mise en œuvre du changement
. Tout comme Teams s'assure que son équipe est parfaitement équipée, vos champions du changement doivent recevoir une formation adéquate sur les nouvelles procédures et les nouveaux systèmes.
Des ateliers, des séminaires en ligne ou même un mentorat peuvent les aider à devenir des leaders confiants.
Vous pouvez également proposer des formations visant à développer leur intelligence émotionnelle, leur résilience et leurs compétences en matière de leadership.
Fournir des ressources et des encouragements
Pour tirer le meilleur parti de vos champions du changement, donnez-leur l'autonomie et les ressources nécessaires pour mettre en œuvre les changements et expérimenter de nouvelles idées.
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Construire un réseau d'assistance
Une communauté telle que le réseau des champions du changement créera un espace sûr leur permettant de partager des idées, des points de vue et des bonnes pratiques.
Suivi et retour d'information
Enfin, prenez régulièrement des nouvelles de vos champions du changement.
Utilisez des sondages, des entretiens ou des analyses pour suivre leur progression et leurs difficultés. Fournissez des commentaires constructifs pour les aider à progresser et reconnaissez leurs réalisations pour maintenir l'élan.
C'est ici que
peuvent jouer un rôle important en aidant vos champions du changement à faire la différence.
Les tableaux de bord ClickUp vous permettent de suivre la progression de chaque initiative de changement en un coup d'œil, en affichant un tableau bord de ce qui fonctionne et de ce qui doit être amélioré.
Vous pouvez configurer des widgets personnalisables pour suivre les indicateurs clés de performance (ICP) de chaque champion du changement, en surveillant des indicateurs tels que les taux d'achèvement des tâches, les commentaires des membres de l'équipe ou les échéanciers pour des objectifs spécifiques.
utilisez les tableaux de bord ClickUp pour prioriser les tâches, améliorer les résultats des projets et gérer les sprints et les équipes
Le 'C' de Change est l'abréviation de ClickUp
Vous pourriez penser que le titre est un peu ambitieux, mais comme vous l'avez vu ci-dessus, les commentaires des utilisateurs de ClickUp disent le contraire.
ClickUp est la passerelle idéale entre le manager d'équipes. Cet alignement garantit que tout le monde travaille pour atteindre les mêmes Objectifs de l'entreprise - plus d'e-mails perdus ou de mises à jour manquées.
Avec un outil de gestion de projet tout-en-un comme ClickUp, vous pouvez mieux forfaiter et exécuter les efforts de gestion du changement au sein de votre organisation tout en veillant à ce que toutes les équipes restent alignées et productives.
gratuitement dès aujourd'hui et changez votre entreprise - un projet à la fois.