« The times they are a-changin » (Les temps changent) : Bob Dylan a vraiment touché le public avec sa chanson emblématique des années 1960.
Mais voici le problème : le changement n'est pas seulement inévitable, c'est la seule constante (à part le café du bureau qui vient à manquer au pire moment).
Les entreprises qui souhaitent rester pertinentes et compétitives doivent suivre le rythme de ce changement. La question est la suivante : comment mettre en œuvre cette transformation commerciale de manière positive dans votre entreprise ?
C'est là qu'intervient un champion du changement.
Qui est un champion du changement ?
Le changement est la loi de la vie.
Le changement est la loi de la vie.
Un champion du changement peut jurer sur cette citation.
Mais qu'est-ce qu'un champion du changement et que fait-il ?Un champion du changement est un manager qui travaille avec les équipes de gestion du changement et de gestion de projet pour mener l'entreprise vers l'état souhaité.
Mais comment devenir un champion du changement ?
Voici comment procéder. Il vous suffit de faire du travail aux côtés de l'agent du changement.
Champion du changement vs agent du changement
Il est facile de confondre les champions du changement et les agents du changement.
Tous deux font office de passerelles entre l'équipe chargée de la gestion du changement et l'ensemble de l'organisation concernée par le processus de changement.
Mais voici la différence essentielle : un champion du changement joue un rôle plus actif. Ce sont de véritables adeptes, qui mobilisent des ressources et de l'assistance sans nécessairement avoir le pouvoir d'imposer les changements.
À l'inverse, un agent du changement a le pouvoir de mettre en œuvre les changements. Son travail comprend tous les aspects pratiques de la mise en œuvre du changement, de la stratégie et la conception au déploiement et à l'évaluation.
Contrairement aux champions du changement, les agents du changement sont généralement issus des échelons intermédiaires ou supérieurs de la hiérarchie.
Quelles sont les principales responsabilités d'un champion du changement ?
Alors, avons-nous besoin de champions du changement si l'agent du changement détient tout le pouvoir ?
Absolument.
Lorsque les employés de première ligne prennent l'initiative dans les projets de changement, le taux de réussite des transformations grimpe en flèche pour atteindre 71 %.
Les champions de la gestion du changement ont des responsabilités essentielles qui peuvent faire ou défaire une organisation. Parmi celles-ci, on peut citer :
Comprendre le changement
Avant de pouvoir diriger un processus de mise en œuvre du changement, vous devez comprendre ce changement. Cela semble logique, n'est-ce pas ?
La première responsabilité d'un champion du changement est d'avoir une vue d'ensemble : les objectifs du projet de changement, ce qui doit être fait et son impact sur l'organisation.
Créer des stratégies de gestion du changement
C'est un véritable défi, car créer des stratégies solides de gestion du changement n'est pas une mince affaire.
Un champion du changement a ici l'avantage, car il fait partie de la main-d'œuvre.
En collaboration avec l'équipe de gestion du changement, nos champions veillent à ce que la stratégie soit alignée sur les objectifs de l'organisation et les besoins des employés.
Communiquer le changement
Les champions du changement jouent un rôle important pour s'assurer que les employés et les parties prenantes connaissent et comprennent le changement.
Mais comment font-ils ?
Il présente les avantages du changement, explique son impact sur le quotidien de chacun et répond à toutes les questions « mais pourquoi ? » qui surgissent naturellement.
Sans une communication claire, votre transformation se heurtera à un mur plus rapidement qu'une coupure Wi-Fi pendant un appel Zoom.
Formation des employés
Le changement s'accompagne d'une courbe d'apprentissage. Cependant, les champions du changement sont là pour guider les employés à travers la formation nécessaire.
Oh, et ils ne se contentent pas de former et de partir : ils font le point, offrent l'assistance et résolvent les problèmes à mesure que les employés s'habituent à la nouvelle façon de faire les choses.
Agir en tant que modèle du rôle
49 % des employés s'accordent à dire que les modèles jouent un rôle dans leur guide vers un parcours professionnel qui leur convient.
En période de changement, le rôle d'un modèle est particulièrement important, quelqu'un qui montre que oui, le changement peut être accepté sans combustion spontanée.
Les champions du changement montrent l'exemple en démontrant comment s'adapter et même prospérer dans un nouvel environnement.
Suivre la progression et fournir un retour d'information
À quoi sert le changement si vous ne savez pas comment il se déroule ?
Les champions du changement surveillent constamment la progression, identifient les points faibles et offrent des commentaires pour que les choses avancent dans la bonne direction.
Résoudre les problèmes et construire un réseau solide
Soyons honnêtes : aucun processus de mise en œuvre du changement ne se déroule sans problème.
Les champions du changement sont les premiers à intervenir lorsque les choses tournent mal. Ils collaborent avec d'autres services et les responsables de la gestion du changement afin de résoudre rapidement les problèmes.
Et ne sous-estimez pas le pouvoir d'un réseau solide : qu'il s'agisse d'employés, de cadres supérieurs ou de parties prenantes, les champions du changement utilisent leurs connexions pour faciliter la transformation.
Importance des champions du changement dans le changement organisationnel
Pour apporter un changement, vous n'avez pas besoin de convaincre tout le monde en même temps.
Les recherches d'Everett Rogers sur la courbe en S nous montrent qu'il suffit que 10 à 20 % d'une organisation adopte une innovation pour que le reste de l'équipe suive rapidement.
Alors, pourquoi ne pas miser sur le pouvoir de vos champions du changement ?
Ces personnes constituent un groupe restreint mais influent, capable de mener votre organisation à travers le changement organisationnel.
Les champions du changement sont la voix de l'équipe.
Cette théorie fonctionne parce que les champions sont vos employés. Ils sont les porte-parole de leurs équipes, relayant les préoccupations, les idées et les commentaires directement à la direction.
De plus, les champions du changement peuvent rapidement identifier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas grâce aux commentaires de leurs collègues.
Les champions du changement excellent dans la formation
Saviez-vous que près de 59 % des employés déclarent n'avoir suivi aucune formation officielle sur leur lieu de travail ?
Soyons réalistes : la plupart des entreprises présentent des lacunes en matière de formation.
C'est là que les champions du changement entrent en jeu à l'étape de la formation individuelle des employés. Ces champions consacrent régulièrement du temps à la formation individuelle des employés.
Avec des champions à bord, l'acquisition de nouvelles compétences se fait plus facilement.
Les champions du changement sont idéaux pour les tests bêta.
Lorsque vous avez besoin de quelqu'un pour tester de nouveaux processus, produits ou services avant leur mise en service, vos champions du changement sont les candidats idéaux.
Grâce à leur expérience et à leur perspicacité, ils peuvent détecter très tôt les problèmes potentiels.
Les champions du changement favorisent une culture d'entreprise positive.
Seuls 15 % des employés sont activement engagés dans leur travail. Les champions du changement peuvent toutefois adopter une approche plus personnalisée et encourager les employés à partager leurs réflexions et leurs commentaires.
Les champions du changement permettent de réaliser des économies
Ceci s'adresse à tous les cadres dirigeants qui hésitent encore à adopter la gestion du changement : les champions du changement ont le don de réduire les coûts opérationnels.
Il comprend très bien le fonctionnement de l'entreprise et peut adapter les flux de travail afin de réduire les courbes d'apprentissage coûteuses pour les nouveaux membres de l'équipe.
De plus, les champions du changement savent comment aligner leurs efforts sur les objectifs de l'entreprise.
Il contribue en permanence à la réalisation des indicateurs clés de performance (KPI) et veille à ce que l'entreprise atteigne ses objectifs budgétaires.
Caractéristiques des champions du changement qui atteignent la réussite
Votre champion du changement devrait idéalement posséder les compétences suivantes :
- Il guide les autres employés sur le chemin semé d'embûches des initiatives de changement.
- Le champion du changement peut communiquer efficacement les avantages du changement et ce à quoi il faut s'attendre.
- Il établit des connexions avec les gens, comprend leurs préoccupations et les met à l'aise avec l'idée du changement.
- Après tout, les champions du changement ne se contentent pas de parler du changement, ils contribuent à sa mise en œuvre. Cela nécessite d'excellentes compétences en gestion de projet.
- Les champions doivent régulièrement dialoguer et collaborer avec les parties prenantes de l'ensemble de l'organisation.
Comment repérer les champions potentiels du changement
Alors, comment repérer votre prochain champion du changement dans la nature ?
Montrons l'exemple (à l'instar de nos collègues champions) : voici Lucy. Elle travaille dans la finance, et même si son rôle ne correspond pas forcément à celui d'une « championne du changement », elle possède les qualités qui font d'elle la personne idéale pour cette fonction.
Ouvert aux nouvelles idées
Lucy est naturellement curieuse et toujours avide de découvrir de nouvelles idées.
Par exemple, elle a remarqué des inefficacités dans la collecte des données financières lors de l'audit annuel de l'entreprise. Au lieu de s'en tenir à des méthodes obsolètes, Lucy a proposé l'automatisation du processus de préparation des rapports.
À l'aide d'outils de gestion du changement, elle a dirigé une petite équipe chargée de tester et de mettre en œuvre le nouveau système. Cela a permis de réduire de 30 % le travail manuel de toute l'équipe, ce qui est une situation gagnant-gagnant !
Excellentes compétences en matière de réseautage
Lucy excelle dans l'établissement de relations entre les différents services.
Lors d'une récente intégration de stagiaires au sein du département financier, Lucy a travaillé en étroite collaboration avec les RH afin de s'assurer que les nouvelles recrues comprennent les systèmes financiers de l'entreprise.
À lire également : Comment constituer une équipe interfonctionnelle
Esprit orienté vers les solutions
Lorsque l'équipe de Lucy a rencontré un problème avec un nouveau système de suivi des dépenses lors d'une revue trimestrielle, elle n'a pas paniqué. Au lieu de blâmer le logiciel ou de pointer du doigt, elle a immédiatement organisé une réunion avec l'équipe du projet pour résoudre le problème.
Cette action rapide a permis de minimiser les perturbations et de maintenir le projet sur la bonne voie.
Prêt à prendre des risques
Lucy aime sortir de sa zone de confort.
L'année dernière, lorsque son entreprise a envisagé d'adopter un nouveau logiciel financier, elle s'est portée volontaire pour diriger le projet pilote. Malgré quelques difficultés initiales, Lucy a saisi cette opportunité, testé différentes configurations et peaufiné le système avant sa mise en œuvre complète.
Leadership empathique
Lucy est présente pour son équipe.
Lorsque son entreprise a subi une réorganisation, de nombreux employés étaient inquiets quant à l'impact que cela aurait sur leur rôle.
Lucy s'est assise avec ses collègues et leur a expliqué en quoi ces changements seraient bénéfiques pour eux et pour l'organisation. Elle a même organisé des réunions régulières pour répondre à leurs préoccupations.
Si Lucy fait partie de votre organisation, vous pourriez envisager de discuter avec elle d'une position de champion du changement.
Comment intégrer les champions du changement dans la stratégie de changement ?
👀 Le saviez-vous ? 64 % des employés réagissent aux stratégies de changement descendantes en attendant qu'on leur dise quoi faire.
Oui, ce n'est pas vraiment l'approche la plus efficace, n'est-ce pas ?
Ce processus passif ne laisse aucune place aux employés pour partager leurs opinions, leurs préoccupations ou leurs précieux commentaires, c'est-à-dire tout ce qui pourrait améliorer le processus de changement dans son ensemble.
La collaboration est ici le mot magique, et c'est là que vos champions du changement entrent en jeu. Les intégrer dans votre stratégie de gestion du changement est la première étape pour rompre avec l'approche descendante et unilatérale.
Alors, comment impliquer davantage ces champions du changement ?
Intégrez-le dans la planification
Au lieu de faire intervenir vos champions du changement à l'étape de la mise en œuvre, impliquez-les dès la phase de planification. Expliquez-leur l'objectif du projet et encouragez-les à proposer des idées et à donner leur avis.
Une fois que vous avez recueilli tous les commentaires, toutes les idées et peut-être même quelques plaintes (nous sommes tous passés par là), il est temps de transformer toutes ces informations en actions !
En matière de changement organisationnel, vous aurez besoin de deux armes secrètes : un plan de gestion du changement et un plan de communication.
Mais plutôt que d'essayer de tout gérer manuellement (ou de noter frénétiquement des informations sur des post-it), laissez-nous vous présenter une solution qui vous aidera à mener à bien le changement organisationnel : roulement de tambour ClickUp.
Commencez rapidement grâce à des modèles
ClickUp est conçu pour être votre assistant personnel en matière de gestion du changement.
Il est fourni avec des modèles de gestion du changement prédéfinis qui peuvent vous aider à planifier l'ensemble du processus, sans approximations ni étapes manquantes, mais avec une feuille de route claire.
Pour gagner du temps (et vous éviter des maux de tête), vous pouvez consulter le modèle de plan de gestion du changement de ClickUp, conçu pour vous aider à planifier, mettre en œuvre et suivre efficacement les changements.
Grâce à ce modèle, vous pouvez définir les résultats souhaités et veiller à ce que tout le monde reste aligné sur l'objectif. Vous pouvez également collaborer avec votre équipe afin que chacun sache où et comment il doit contribuer au changement organisationnel.
Pour ceux d'entre nous qui aiment les bonnes checklists (et qui ne les aime pas ?), le modèle de checklist pour la gestion du changement de ClickUp est vivement recommandé si vous recherchez un outil plus précis pour suivre chaque étape.
Collaboration 101 avec ClickUp
Maintenant, pour passer véritablement à la vitesse supérieure, engagez votre équipe dans une discussion approfondie afin d'élaborer un plan complet de mise en œuvre du changement.
Et voici un conseil de pro : utilisez les Tableaux blancs ClickUp pour faire le brainstorming de vos idées. 💡
Sélectionnée par G2 comme l'un des meilleurs outils de Tableau blanc collaboratif, cette fonctionnalité vous permet de convertir vos idées en tâches en quelques clics seulement.
Une fois que vous avez défini vos idées, utilisez ClickUp cartes mentales pour visualiser l'ensemble du processus de changement, des priorités et des structures aux comportements et aux ressources.
À lire également : Comment rédiger une charte d'équipe ? Avec des exemples et des modèles
Communiquez votre changement avec ClickUp
Vous devrez tenir tout le monde informé tout au long du processus de changement.
Commencez fort avec une annonce initiale, puis maintenez l'élan avec des heures de bureau hebdomadaires pour répondre aux questions (car il y en aura forcément).
Et lorsque vous serez prêt à vous lancer, officialisez le changement par une annonce officielle et enthousiasmante.
C'est là que ClickUp excelle vraiment : il regorge de fonctionnalités qui facilitent votre vie professionnelle. La fonctionnalité « Tâches dans plusieurs listes » assure la connexion des tâches entre les équipes, afin que personne ne soit laissé dans l'ignorance.
De plus, les tâches récurrentes vous garantissent de ne jamais manquer les mises à jour ou les réunions importantes, qu'il s'agisse des rapports hebdomadaires sur la progression des travaux ou des réunions cruciales du comité de pilotage.
Attribution et suivi des tâches
Les leaders du changement doivent créer une culture de la responsabilité afin d'aider leurs équipes à assumer leurs responsabilités et à s'approprier le changement.
Avec ClickUp Tasks, vous bénéficiez d'une suite complète d'outils de gestion des tâches, allant de la création de dépendances et du suivi des dates d'échéance à la visualisation des échéanciers de livraison.
Vous souhaitez obtenir des informations sur la complexité des tâches ? La fonctionnalité de suivi du temps native de ClickUp vous permet de suivre le temps passé sur chaque activité liée au changement.
À lire également : Comment améliorer vos compétences en gestion d'équipe
Documentation détaillée pour le contexte
Le changement peut sembler accablant, surtout lorsque les employés ne savent pas ce qui les attend.
La solution ? Créez une documentation détaillée pour les guider.
ClickUp Docs facilite cette tâche en offrant une plateforme structurée de gestion de projet pour tout, des bases de connaissances aux guides de processus.
Cet outil offre des fonctionnalités de modification en cours collaborative et des en-têtes préformatés pour vous aider à créer des ressources riches qui fournissent l'assistance nécessaire à votre initiative de changement du début à la fin.
Pour encore plus d'efficacité, ClickUp Brain propose plusieurs invites basées sur les rôles pour vous aider à réfléchir, effectuer des modifications en cours et résumer le contenu.
Que vous planifiiez un projet logiciel ou amélioriez la communication au sein de votre équipe, ces conseils vous aideront à établir des échéanciers flexibles.
Humanisez votre communication sur le changement
Établir une communication ouverte, c'est déjà la moitié du chemin parcouru.
Au lieu d'envoyer un e-mail rigide et ennuyeux, essayez d'utiliser ClickUp Chat pour discuter en temps réel avec vos employés. Vous pouvez intégrer des fichiers, des vidéos et des feuilles de calcul directement dans vos discussions pour un dialogue plus engageant.
Vérifications régulières
Une communication bidirectionnelle tout au long du processus de gestion du changement peut augmenter les chances de réussite de 32 %.
Une fois votre initiative de changement mise en œuvre, il est temps d'accompagner votre équipe en lui apportant une assistance constante.
Des vérifications régulières permettent de traiter efficacement les griefs. N'oubliez pas : même le moindre signe d'insatisfaction mérite une attention immédiate, en particulier lorsque les changements sont importants.
Pour maintenir cette communication bidirectionnelle ouverte 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, les membres de votre équipe peuvent utiliser les fils de commentaires et les mentions de ClickUp pour partager leurs commentaires sur les tâches.
De plus, ils peuvent demander des éclaircissements à l'aide des commentaires assignés, qui restent traçables jusqu'à leur résolution.
Considérez ceci : 60 à 70 % des initiatives de changement échouent. Cependant, les entreprises qui utilisent ClickUp défient les statistiques.
Prenons l'exemple du géant des soins de santé Mayo Clinic. Dans leur vidéo YouTube intitulée « Change is Hard: Creating an Adoption Plan to Breed Success » (Le changement est difficile : créer un plan d'adoption pour favoriser la réussite), ils soulignent que ClickUp est un facteur essentiel à la réussite de leurs transitions. L'un des animateurs a déclaré :
L'adoption la plus rapide de tous les outils que nous avons lancés au cours de notre carrière. Un personnel plus heureux. Une meilleure transparence et une meilleure collaboration au sein de l'équipe. Moins d'allers-retours pour communiquer sur les projets. Les concepteurs peuvent demander de l'aide à la direction en utilisant les fonctionnalités de ClickUp telles que les étiquettes et les commentaires.
L'adoption la plus rapide de tous les outils que nous avons lancés au cours de notre carrière. Un personnel plus heureux. Une meilleure transparence et une meilleure collaboration au sein de l'équipe. Moins d'allers-retours pour communiquer sur les projets. Les concepteurs peuvent demander de l'aide à la direction en utilisant les fonctionnalités de ClickUp telles que les étiquettes et les commentaires.
Réseaux de champions du changement
Imaginez Rhea menant la charge pour un changement organisationnel important dans une multinationale.
Tout gérer seul ? Ce n'est pas idéal.
Elle a donc formé un réseau de champions du changement dans lequel plusieurs employés comme elle partageaient la responsabilité d'apporter le changement au sein d'une organisation.
Voici comment fonctionne le réseau de Rhea :
- Faire passer le message : Rhea et son équipe veillent à ce que tous les membres des différents services et pays comprennent le plan de gestion du changement. Au lieu de laisser une seule personne se charger de tout le travail, chaque membre communique les raisons et les modalités des changements au sein de son équipe.
- Expliquer les avantages : Rhea et son équipe soulignent les résultats positifs pour les employés, en les aidant à comprendre comment les changements amélioreront les flux de travail et les objectifs de l'entreprise.
- Faciliter la communication : le réseau de Rhea recueille les commentaires des employés, répond aux questions et fait part des préoccupations à la direction. C'est l'équipe de référence pour les deux parties, les parties prenantes et les employés.
- Gérer la complexité : l'entreprise étant de grande taille, l'approche en réseau permet de s'assurer qu'aucune personne n'est submergée. Rhea se concentre sur son département tandis que les autres font de même dans les leurs.
Développer des champions du changement
Jusqu'à présent, nous nous sommes concentrés sur l'identification des champions du changement, ce qui est sans doute la partie la plus accessible.
Le plus difficile est d'améliorer leurs compétences afin de tirer le meilleur parti de leurs contributions. Pour cela, vous devrez suivre les étapes suivantes.
Formation et développement des compétences
La formation est la pierre angulaire de tout processus de mise en œuvre du changement de réussite. Tout comme Rhea veille à ce que son équipe soit parfaitement équipée, vos champions du changement doivent recevoir une formation adéquate sur les nouvelles procédures et les nouveaux systèmes.
Des ateliers, des webinaires ou même du mentorat peuvent les aider à devenir des leaders confiants.
Vous pouvez également proposer des formations pour développer davantage leur intelligence émotionnelle, leur résilience et leurs compétences en matière de leadership.
Fournir des ressources et des encouragements
Pour tirer le meilleur parti de vos champions du changement, donnez-leur l'autonomie et les ressources nécessaires pour mettre en œuvre les changements et tester de nouvelles idées.
Construire un réseau d'assistance
Une communauté telle que le réseau des champions du changement leur offrira un espace sûr où partager leurs idées, leurs connaissances et leurs bonnes pratiques.
Suivi et retour d'information
Enfin, vérifiez régulièrement que vos champions du changement sont toujours à la hauteur.
Utilisez des sondages, des entretiens ou des analyses pour suivre leur progression et leurs défis. Fournissez-leur des commentaires constructifs pour les aider à progresser et reconnaissez leurs réalisations afin de maintenir leur élan.
C'est là que les tableaux de bord ClickUp peuvent jouer un rôle important en aidant vos champions du changement à faire la différence.
Les tableaux de bord ClickUp vous permettent de suivre d'un seul coup d'œil la progression de chaque initiative de changement, en vous offrant une vue basée sur les données de ce qui fonctionne et des améliorations nécessaires.
Vous pouvez configurer des widgets personnalisables pour suivre les indicateurs clés de performance (KPI) de chaque champion du changement, en surveillant des indicateurs tels que les taux d'achèvement des tâches, les commentaires des membres de l'équipe ou les échéanciers pour des objectifs spécifiques.
Le « C » dans « Change » signifie ClickUp
Vous trouverez peut-être ce titre un peu ambitieux, mais comme vous l'avez vu ci-dessus, les commentaires des utilisateurs de ClickUp prouvent le contraire.
ClickUp est le pont idéal entre la direction et les équipes. Cette harmonisation garantit que tout le monde travaille vers les mêmes objectifs d'entreprise, sans plus d'e-mails perdus ni de mises à jour manquées.
Grâce à un outil de gestion de projet tout-en-un comme ClickUp, vous pouvez mieux planifier et mettre en œuvre les efforts de gestion du changement au sein de votre organisation, tout en garantissant la cohésion et la productivité de toutes les équipes.
Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd'hui sur ClickUp et transformez votre entreprise, un projet à la fois.