L'essor du télétravail et de l'emploi hybride a popularisé de nouvelles méthodes de travail. L'une d'entre elles est le hot desking, une stratégie d'environnement de travail dynamique qui a le potentiel de révolutionner la façon dont vous utilisez votre bureau.
Le hot desking permet aux employés de sélectionner leur environnement de travail en fonction de leurs besoins quotidiens, ce qui favorise la flexibilité et optimise l'espace de travail.
Grâce à ce système, les entreprises réduisent leurs coûts d'exploitation jusqu'à 30 % et éliminent les frais de personnel environ 40 % de l'espace de bureau inutilisé.
Dans ce blog, nous allons explorer le hot desking, son évolution et sa mise en œuvre efficace sur votre lieu de travail pour un environnement plus collaboratif.
Qu'est-ce que le hot desking et comment cela fait-il son travail?
Le hot desking est un mode de travail flexible dans lequel aucun employé n'a de bureau attitré. Au lieu de cela, les environnements de travail sont disponibles selon le principe du premier arrivé, premier servi ou par le biais d'un système de réservation.
Cette approche encourage les employés à se déplacer dans le bureau et à travailler à partir de différents emplacements, ce qui favorise la collaboration et l'efficacité.
Le hot desking se présente différemment dans chaque paramètre du bureau. Dans certains environnements, les employés peuvent se connecter à un système chaque matin pour réserver un bureau pour la journée. Dans d'autres, le système est plus informel, les employés choisissant un bureau disponible à leur arrivée.
Cette flexibilité est particulièrement bénéfique dans les bureaux des modèles de travail hybrides où les travailleurs partagent leur temps entre le travail à domicile et le travail au bureau.
Le hot desking est souvent considéré comme la même chose que l'hôtellerie. Pourtant, ils sont tous deux très différents.
Hot desking vs. hoteling
Le hot desk et l'hôtellerie sont des formules de travail flexibles, mais elles diffèrent considérablement dans la manière dont les employés réservent et utilisent l'espace. Voyons quelles sont leurs différences :
| Fonctionnalité | Hot Desking | Hoteling |
|---|---|---|
| Le premier arrivé, premier servi ou les réservations quotidiennes informelles. | Réservé à l'avance par le biais d'un système de réservation. | |
| Souplesse d'utilisation Flexibilité | Élevée, car les bureaux sont choisis sur place. | Modérée, nécessite un forfait. |
| Espaces utilisés **Maximise l'utilisation de l'espace en remplissant les bureaux tous les jours. | Gestion efficace de l'espace, mais il y a des chances que des bureaux soient inoccupés. | |
| Technologie* - Minimale, elle ne nécessite souvent qu'un enregistrement sur les bureaux disponibles. | Nécessite un système de réservation et souvent un système d'enregistrement. | |
| Mon travail est plus efficace dans les environnements flexibles et dynamiques. | Le système est plus adapté aux environnements dans lesquels les employés ont besoin d'équipements ou d'emplacements spécifiques. |
Les avantages du modèle de hot desking
Les hot desks transforment la dynamique des bureaux traditionnels en les rendant plus fluides et plus réactifs aux besoins d'une main-d'œuvre moderne. Découvrons les principaux avantages du hot desking :
Maximiser l'utilisation de l'espace de bureau
La mise en œuvre du hot desking améliore l'utilisation des bureaux, en transformant ce qui était auparavant un espace de bureau inoccupé en espaces de travail dynamiques. Cette approche s'adapte aux variations quotidiennes de la fréquentation et assure qu'aucun espace n'est gaspillé. Ceci est particulièrement bénéfique dans les modèles de travail hybrides, où tous les employés ne sont pas présents au bureau tous les jours.
Assurer la flexibilité et renforcer l'autonomie
Le hot desking accroît la flexibilité et stimule l'autonomie des employés en permettant aux individus de choisir leur lieu de travail en fonction de leurs besoins quotidiens et de leurs préférences. Cette liberté accroît la satisfaction au travail et le moral, car les employés se sentent en confiance pour gérer efficacement leur temps et leur environnement de travail.
Économiser des coûts
Pour les entreprises, les économies réalisées grâce au hot desking sont considérables. En réduisant le besoin d'un nombre fixe de bureaux, vous réduisez vos coûts immobiliers et minimisez les dépenses liées à l'espace de bureau inutilisé. Cette utilisation efficace des ressources permet d'économiser de l'argent et vous permet d'investir davantage dans vos employés et dans d'autres domaines critiques de développement.
Les défis du Hot Desking
Si le hot desking offre de nombreux avantages, il présente également des défis qui requièrent une attention particulière gestion des processus et le forfait stratégique.
L'absence d'environnements de travail personnels
L'un des principaux inconvénients du hot desking est l'absence potentielle de bureau personnel. Les employés peuvent se sentir déstabilisés s'ils ne disposent pas d'un espace permanent qu'ils considèrent comme le leur, où ils peuvent laisser leurs paramètres personnels ou installer des photos de leurs proches.
Défis liés à l'adaptation à une place non attribuée
La transition vers un modèle de sièges non attribués peut être difficile pour les employés habitués à avoir leur propre bureau. L'ajustement implique de trouver une nouvelle place chaque jour et de s'adapter à des voisins de bureau différents et à des niveaux de bruit variables.
Par instance, quelqu'un qui aime un coin tranquille pour se concentrer peut se retrouver dans une zone animée et avoir du mal à se concentrer.
En l'absence de directives claires et d'une assistance adéquate, cette situation entraîne une baisse de la productivité et un sentiment d'insatisfaction.
Problèmes d'entretien
Avec le hot desking, la maintenance des équipements et la garantie de la propreté deviennent plus complexes. Lorsque plusieurs personnes utilisent le même environnement de travail à des moments différents, il est facile d'encombrer les bureaux et de perdre du matériel.
Un nettoyage régulier et un système d'enregistrement et de retrait du matériel sont utiles dans ce cas, mais le système nécessite une gestion diligente et la coopération de tous les employés.
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Le Hot Desking est-il fait pour vous ?
Le hot desking se développe dans une culture qui valorise la flexibilité, l'innovation et l'autonomie. La nature de votre entreprise et les tâches de vos employés jouent également un rôle essentiel pour déterminer si le hot desking est adapté.
Voici une checklist qui vous aidera à déterminer si ce modèle de hot desking flexible correspond aux besoins de votre organisation et aux préférences de vos employés.
1. Évaluer la culture de l'entreprise
- Votre culture d'entreprise fait-elle la promotion de la flexibilité et de l'innovation ?
- Vos employés sont-ils capables de s'adapter aux changements de leur environnement de travail ?
- Existe-t-il une base solide de confiance, permettant aux employés de gérer efficacement leur temps et leur espace ?
2. Comprendre les préférences des employés
- Avez-vous mené un sondage auprès de vos employés pour afficher leur point de vue sur la flexibilité des places ?
- La plupart de vos employés préfèrent-ils des environnements de travail variés ou accordent-ils de la valeur à un espace de travail personnel et cohérent ?
3. Examiner la nature du travail
- Quelle est la nature des tâches effectuées par vos employés ? Sont-elles collaboratives, nécessitant une interaction constante, ou sont-elles plus indépendantes ?
- Le travail fait-il appel à des installations techniques ou à des équipements spécifiques qu'il pourrait être difficile de déplacer ou de partager quotidiennement ?
4. Évaluer les modèles de travail télétravail et hybride
- À faites-vous appel à un modèle hybride dans lequel les employés partagent leur temps entre l'Accueil et le bureau ?
- À quelle fréquence les employés travaillent-ils télétravail, et quel impact cela peut-il avoir sur le besoin d'espace de bureau permanent ?
5. Considérations relatives à l'espace et aux coûts
- À faites-vous plus d'espace de bureau qu'il n'en est régulièrement utilisé, ce qui résulte en des coûts d'entretien élevés ?
- Votre organisation pourrait-elle tirer un avantage financier d'une réduction de l'espace de bureau privé ?
7 bonnes pratiques pour mettre en place le Hot Desking
La mise en œuvre efficace du hot desking nécessite un forfait stratégique et une compréhension approfondie des besoins de votre personnel. Voici sept bonnes pratiques pour vous assurer que votre installation de hot desking favorise la productivité et la collaboration :
1. Adopter des solutions de réservation intelligentes
En investissant dans une solution de solution de gestion de bureau est essentielle pour gérer efficacement le hot desking. Cette technologie permet aux employés de réserver des bureaux à l'avance, ce qui réduit le stress du matin et garantit que chacun dispose d'un espace adapté à ses besoins pour la journée.
Par exemple, une application mobile affiche les bureaux disponibles, leur emplacement et les commodités qu'ils offrent, rendant le processus transparent et intuitif.
2. Optimisez le choix des bureaux pour vos employés
Envisagez les fonctionnalités de bureau adaptées aux différents types d'environnements de travail au sein de votre bureau. Certains employés peuvent avoir besoin de deux moniteurs, tandis que d'autres privilégient un bureau debout.
Proposer une variété d'installations de bureau en fonction des exigences des tâches communes ou des préférences personnelles améliore la productivité et le confort. Cette répartition réfléchie témoigne de votre validation de la prise en compte des différents besoins.
3. Concevoir un forfait efficace
Paramétrez votre forfait pour maximiser votre forfait d'espace et les possibilités de collaboration. Disposez les bureaux de manière à faciliter l'accès aux ressources partagées telles que les imprimantes et les salles de réunion.
Envisagez de créer des zones - par exemple, une zone calme pour le travail concentré et une zone dynamique près des tableaux blancs collaboratifs - pour aider les employés à choisir leur bureau en fonction de leurs tâches quotidiennes.
4. Susciter l'enthousiasme autour du concept
L'enthousiasme des employés pour le hot desking peut faciliter la transition. Mettez en avant les avantages, comme le fait de ne pas être assis au même bureau tous les jours, d'avoir la possibilité de s'asseoir à côté de collègues différents ou d'avoir la liberté de choisir l'environnement de travail qui convient le mieux à leur humeur ou à leur tâche.
Des initiatives telles que les concours du meilleur bureau ou les vendredis de la fonctionnalité permettent de maintenir l'enthousiasme.
5. Établir des lignes directrices claires
Créez un guide des bonnes pratiques qui répond aux questions les plus courantes et décrit les attentes. Ce guide peut contenir des conseils sur l'organisation du bureau la manipulation du matériel de bureau, le bruit et l'étiquette du stockage des éléments personnels.
Des directives effacées permettent d'éviter les malentendus et de garantir le bon déroulement des opérations.
6. Maintenir la propreté
Le nettoyage régulier des environnements de travail est particulièrement essentiel dans un environnement de bureaux partagés. Mettez en place un protocole d'entretien qui désinfecte les bureaux entre deux utilisations et fournit aux prestataires des produits de nettoyage accessibles pour leur usage personnel.
Une politique de propreté des bureaux favorise la promotion de la santé et améliore l'attrait général de l'expérience de travail à distance.
7. Recueillir des informations en vue d'une amélioration
La collecte de données et de commentaires de la part de vos employés vous aidera à améliorer l'expérience du hot desking. Utilisez des sondages ou des applications de feedback pour recueillir des informations sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.
Ces données vous permettent de faire des ajustements éclairés qui améliorent l'efficacité de l'espace de travail et la satisfaction des employés.
Hot Desking pour différents modèles de travail
Le hot desking est une solution polyvalente qui s'adapte bien à différents environnements de travail, notamment les modèles hybrides et les effectifs télétravaillant ou distribués. Examinons ces modèles en détail :
Hot desking dans un modèle de travail hybride
Dans un environnement de travail hybride, où les employés partagent leur temps entre l'Accueil et le bureau, le hot desking maximise votre espace de travail partagé et réduit les Espaces
Il permet aux employés qui viennent à des jours différents de disposer d'un environnement de travail professionnel sans que l'entreprise ait besoin de maintenir un bureau dédié pour chaque employé.
La mise en place d'un système de réservation garantit que les employés disposent d'un bureau lorsqu'ils en ont besoin et qu'ils peuvent choisir un emplacement adapté à leurs tâches quotidiennes. Qu'ils aient besoin d'une place dans un coin pour se concentrer ou d'un espace collaboratif pour les projets d'équipe, cette flexibilité facilite la transition entre le domicile et le bureau.
Hot desking avec une main-d'œuvre distante ou distribuée
Pour les entreprises ayant une politique de priorité au travail à distance ou une main-d'œuvre répartie, le hot desking assiste les visites occasionnelles au bureau ou les périodes de travail temporaires lorsque les travailleurs télétravailleurs sont en ville.
Il offre un point de chute à ces employés sans que l'entreprise n'investisse dans un espace permanent pour chaque personne.
Dans ce contexte, le hot desking comprend également la mise en place de bureaux satellites dans différents emplacements où les employés peuvent réserver un bureau lorsqu'ils ont besoin de travailler dans un environnement plus structuré ou de rencontrer leurs coéquipiers.
Cette approche permet de maintenir un sentiment de communauté et de connexion parmi les employés travaillant à domicile, en leur donnant accès aux ressources du bureau en cas de besoin, tout en donnant la priorité à la flexibilité.
💡 Pro Tip : Vous cherchez à transformer votre expérience du travail à domicile ? Jetez un coup d'œil à la page essentiels pour le travail à domicile pour améliorer la fonction et la productivité.
Gérer efficacement le Hot Desking avec ClickUp ClickUp clickUp, un outil de gestion des tâches tout-en-un, fournit une solution prestataire pour gérer efficacement le hot desking au sein des organisations. Les gestionnaires de champs personnalisés peuvent créer et contrôler un système dynamique de réservation de bureaux en utilisant ses fonctionnalités avancées, telles que les champs personnalisés, l'automatisation, les tableaux de bord et les différents affichages.
ClickUp est parfait pour les paramètres de travail hybrides, car il permet une collaboration en temps réel avec des documents et des tableaux blancs . Avec ClickUp Docs, les politiques et les détails des projets sont toujours à jour et accessibles au personnel à distance et au bureau.
ClickUp Tableaux blancs facilite les sessions de brainstorming qui sont aussi dynamiques en ligne qu'en personne. Voici comment ClickUp améliore efficacement votre expérience de hot desking :
1. Simplifier la réservation des bureaux
personnalisez les attributs du bureau comme la disponibilité et les fonctionnalités de l'équipement à l'aide des champs personnalisés de ClickUp_
Avec Champs personnalisés de ClickUp et l'automatisation, créez un système de réservation de bureau sans faille. Configurez les tâches comme des bureaux et utilisez des champs personnalisés pour les détails tels que l'emplacement, l'équipement et la disponibilité.
configurer des notifications automatiques d'affectation de bureau et des confirmations de réservation avec ClickUp Automation_
Configurer ClickUp Automatisation pour mettre à jour le statut des bureaux (réservés ou disponibles), envoyer des rappels aux employés concernant leurs réservations et même réaffecter les bureaux en cas d'annulation. Ce système simplifie le processus de réservation et permet d'optimiser l'utilisation des bureaux.
2. Optimiser l'espace
surveillez l'utilisation et les tendances du hot desking en un coup d'œil grâce aux tableaux de bord en temps réel de ClickUp_ Tableaux de bord ClickUp fournit des informations en temps réel sur l'utilisation du bureau, en mettant en évidence les schémas d'utilisation et les goulets d'étranglement potentiels.
diagramme de Gantt simplifié de ClickUp pour planifier et visualiser les échéanciers d'occupation des hot desks
Configurer des affichages comme Diagrammes de Gantt ClickUp ou Tableau permet de visualiser la disponibilité et l'occupation des bureaux dans le temps. Dans l'ensemble, il est ainsi plus facile de gérer efficacement les bureaux et de procéder aux ajustements nécessaires.
3. Favoriser la collaboration
créez et partagez des politiques de hot desking et des FAQ instantanément entre les équipes avec ClickUp Docs_
Avec Documents ClickUp avec ClickUp Docs, votre équipe rédige, modifie et partage des politiques et des documents importants en temps réel. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans une installation hybride où les politiques peuvent fréquemment évoluer pour s'adapter aux nouveaux défis et opportunités.
soutenez le hot desking avec la collaboration virtuelle grâce aux tableaux blancs ClickUp_ Tableaux blancs ClickUp favorisent la collaboration en temps réel, garantissant que les membres de l'équipe, qu'ils soient télétravailleurs ou sur place, sont engagés et informés de la même manière, quel que soit leur lieu de travail
4. Améliorer la communication
permet de communiquer en temps réel sans se soucier de l'emplacement grâce à ClickUp Chat_
Utiliser ClickUp Discuter pour maintenir une communication claire et constante entre les membres de votre équipe, quel que soit leur bureau ou leur emplacement de travail.
Grâce à la messagerie en temps réel, aux commentaires et aux mentions @, tout le monde reste au courant. Vous pouvez également créer un canal d'équipe dans Teams pour gérer les requêtes relatives au hot desking, telles que les changements d'affectation des bureaux ou les besoins de collaboration.
5. Recueillir des commentaires à l'aide de formulaires
recueillir des commentaires sur les expériences de hot desking directement par le biais de ClickUp Forms_ Formulaires ClickUp recueille les commentaires des employés sur l'expérience du hot desking. Utilisez l'automatisation pour acheminer ces réponses dans un dossier dédié où vous pourrez les analyser pour comprendre la satisfaction des employés et les domaines à améliorer.
Ces retours sont essentiels pour ajuster les politiques et les pratiques afin de mieux répondre aux besoins de votre équipe. Qui plus est, les commentaires recueillis peuvent être convertis en tâches dans ClickUp et attribués aux propriétaires concernés.
6. Gagnez du temps en tant qu'administrateur grâce aux modèles
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/Office-Space-Management-Template.jpeg Modèle de gestion des espaces de bureaux ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=t-4395292&department=operations Télécharger ce modèle /$$cta/ Modèle de gestion de l'espace de bureau de ClickUp transforme la façon dont vous gérez le hot desking en fournissant un ensemble complet d'outils pour organiser et gérer efficacement vos bureaux privés.
Ce modèle est prêt à l'emploi et entièrement personnalisable, ce qui facilite la gestion de votre espace de bureau de manière plus efficace.
Ce modèle vous permet de :
- Forfaitiser et visualiser l'endroit où chacun s'assoira pour maximiser la productivité et s'assurer qu'aucun espace n'est gaspillé
- Suivre les salles de réunion, les réservations d'équipement et les autres ressources en un seul endroit centralisé
- Créer des tâches pour l'entretien, le nettoyage et la mise à jour des espaces de bureau, afin de s'assurer que tout est en parfait état d'utilisation
- Affichez différentes vues, comme les "disponibilités du jeudi", pour voir en un coup d'œil qui est présent dans le bureau et où il est assis, ce qui vous aide à planifier et à ajuster en fonction des besoins
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Le Hot Desking a profondément transformé la dynamique des bureaux en améliorant l'utilisation de l'espace et en favorisant la flexibilité. Cela favorise l'autonomie des employés et réduit considérablement les coûts. C'est aussi un excellent moyen de gérer les le travail à domicile et les équipes hybrides.
Toutefois, cela n'est pas sans poser de problèmes. Pour réussir à franchir ces obstacles, il faut une stratégie réfléchie et un retour d'information continu.
ClickUp fournit un logiciel de réservation de bureau de qualité supérieure pour la mise en œuvre et la gestion efficace du hot desking. En outre, ClickUp est également un outil tout-en-un qui peut vous aider à créer un environnement plus dynamique et productif grâce à ses capacités de collaboration et de communication.
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