L'organisation du bureau a toujours été difficile pour beaucoup d'entre nous qui travaillons à domicile ou au bureau.
Par exemple, lorsque j'étais journaliste, j'empilais de vieux journaux, des pages imprimées et des dispositions sur mon grand bureau et une table de conférence.
Ma méthode préférée consistait à empiler tous les papiers, brochures et anciennes notes dans un classeur à côté de mon bureau, puis à ne plus y toucher pendant très longtemps.
Bonne chance pour trouver ma liste à faire ou un dossier à la dernière minute.
Bonne nouvelle : il existe une meilleure façon de garder votre bureau bien rangé (15 astuces pour être précis) !
Voici nos 15 conseils et astuces pour vous aider à rester au top dans votre travail et à trouver tout ce dont vous avez besoin en un clin d'œil.
⏰ Résumé en 60 secondes
- Le désordre sur le bureau est un problème courant qui a un impact négatif sur la productivité et la clarté mentale, que vous travailliez à domicile ou au bureau.
- Un environnement de travail bien organisé, tant physique que numérique, est essentiel pour rester concentré, réduire le stress et optimiser l'efficacité.
- En ne conservant que les éléments nécessaires sur votre bureau et en veillant à disposer d'un espace suffisant, vous pourrez consulter immédiatement vos documents et réduire l'encombrement.
- Classez vos dossiers par couleur, regroupez les éléments similaires et utilisez des outils numériques tels que ClickUp pour la gestion des tâches et l'organisation afin de rationaliser vos flux de travail.
- Limiter les éléments personnels, contrôler les notifications et éviter l'utilisation excessive de post-it aide à rester concentré et à éviter le désordre mental.
- Un nettoyage régulier et une réévaluation des systèmes d'organisation sont essentiels pour éviter l'accumulation de désordre et garantir une efficacité continue.
- Utilisez des placards ou des espaces de stockage pour les éléments inutiles et cachez les fils électriques afin de créer un environnement de travail visuellement propre et sûr.
- Trouver le juste équilibre entre l'organisation physique de votre bureau et l'utilisation d'outils numériques efficaces améliore votre productivité globale et crée un environnement de travail fluide et efficace.
15 idées et conseils pour organiser votre bureau
1. Gardez un espace dégagé sur votre bureau
Gardez l'espace immédiatement adjacent à votre ordinateur dégagé de tout encombrement. Ainsi, vous pourrez consulter vos papiers ou documents immédiatement sans avoir à ranger votre bureau ou votre espace de travail.
Et ne laissez pas traîner vos affaires trop longtemps.
Vérifiez, effectuez des modifications en cours, approuvez et transmettez-les.
Un peu comme un flux de travail Kanban !
C'est un autre domaine dans lequel les applications d'organisation et les logiciels de gestion de projet sont des ressources très utiles. De nombreux outils, tels que ClickUp, vous permettent de consulter et de joindre des documents directement, ce qui vous aide également à organiser votre espace numérique.
Vous souhaitez essayer un flux de travail de type Kanban ? Découvrez le modèle de tableau Kanban simple de ClickUp!
2. Placez votre ordinateur de bureau devant vous
Garder votre ordinateur de bureau ou portable devant vous vous aide à rester concentré.
Cependant, il doit également être confortable, alors assurez-vous que l'écran est placé de manière à ce que vous puissiez vous asseoir face à lui, le dos droit. Laissez-vous suffisamment d'espace, environ 45 cm devant vous.
Et qu'en est-il des câbles d'ordinateur ?
Gardez-les derrière votre bureau et utilisez des attaches pour câbles d'ordinateur afin de maintenir les cordons et les chargeurs à leur place.
Vous pouvez également installer un organiseur de bureau si vous le souhaitez.
3. Placez les objets que vous utilisez le plus souvent à proximité de votre main dominante.
Avoir les éléments que vous utilisez le plus souvent à portée de main peut vous éviter des mouvements inutiles qui peuvent entraîner une gêne ou de la fatigue. Par exemple, tendre sans cesse le bras pour attraper un élément à l'autre bout du bureau peut, à la longue, provoquer des douleurs aux épaules et au cou, ce qui réduit votre productivité et vous cause une gêne.
Astuce rapide : utilisez l'espace mural. Si vous ne disposez pas de beaucoup d'espace de stockage dans votre bureau ou si votre bureau est petit, la solution pourrait être une étagère flottante. Cependant, si vous n'avez pas d'espace mural gratuit, achetez un plateau de bureau empilable.
4. Ne gardez que ce dont vous avez besoin sur votre bureau
Ne garder que ce dont vous avez besoin sur votre bureau est un excellent moyen de rester organisé et productif. Un environnement de travail encombré peut être source de distraction et rendre difficile la concentration sur la tâche à accomplir. En ne gardant que les éléments essentiels à portée de main, vous créerez un environnement de travail plus propre et plus rationnel qui vous permettra de mieux vous concentrer.
5. Classez vos dossiers par couleur
Oui, conservez les éléments urgents et essentiels.
Mais vous pouvez effectuer une étape supplémentaire et les séparer en différentes sections à l'aide de porte-documents colorés, de classeurs ou de trieurs. 📂
Imaginons :
- Le rouge est réservé au marketing
- Le vert est pour l'équipe commerciale
- Le bleu est réservé à la créativité/au design
- Le jaune est réservé aux rapports, etc.
De cette façon, vous reconnaîtrez rapidement une couleur lorsque vous aurez besoin d'un élément particulier.
Appliquez ce même niveau de coordination des couleurs à votre bureau virtuel avec ClickUp ! Essayez d'utiliser le modèle de matrice des priorités de ClickUp pour organiser vos tâches avec différentes couleurs et priorités.
💡 Conseil de pro : demandez à ClickUp Brain, l'assistant IA intégré à ClickUp, de vous aider à attribuer des codes couleur aux tâches liées à l'organisation. 👇🏼
6. Regroupez les éléments similaires
À moins que vous ne soyez un artiste utilisant des peintures acryliques, des pinceaux et de nombreux autres accessoires, toutes vos fournitures de bureau peuvent probablement tenir dans un seul tiroir.
Conservez un seul tiroir pour vos fournitures de bureau multifonctionnelles.
Et ce n'est pas grave si vos ciseaux se retrouvent là, avec vos post-it, vos punaises et votre ruban adhésif Washi favori.
Vous pouvez désormais utiliser vos autres tiroirs pour d'autres choses, comme ces câbles que vous n'avez jamais oublié de jeter ou peut-être même un tiroir dédié aux friandises. 😉
Dans ClickUp, vous pouvez également intégrer le regroupement dans votre bureau virtuel !
Utilisez notre hiérarchie de projets organisée pour regrouper les tâches connexes et ranger chaque chose à sa place.
Bonus : logiciel d'aménagement de l'espace!
7. Débarrassez-vous des post-it
Êtes-vous le genre de personne qui recouvre tout son écran de post-it et qui considère ensuite que tout est « important » ?
En matière d'organisation du bureau, ce n'est probablement pas la meilleure solution.
Non seulement l'une de ces notes pourrait tomber et finir à la poubelle, mais en fixer autant sur votre écran donne un aspect négligé et encombré.
Vous feriez mieux de recevoir vos notifications dans votre plateforme de gestion de projet ou de productivité, où elles seront à l'abri des dangers de l'aspirateur du bureau.
Réservez les post-it aux tâches les plus urgentes ou à cette dernière idée folle que vous ne voulez pas oublier pendant votre pause déjeuner.
N'oubliez pas que les post-it sont réservés aux rappels urgents. Ils ne constituent pas une liste de choses à faire.
📮ClickUp Insight : 92 % des employés utilisent des méthodes incohérentes pour suivre les éléments à mener, ce qui entraîne des décisions manquées et des retards dans l'exécution.
Que vous envoyiez des notes de suivi ou utilisiez des feuilles de calcul, le processus est souvent dispersé et inefficace. La solution de gestion des tâches de ClickUp garantit une conversion fluide des discussions en tâches, afin que votre équipe puisse agir rapidement et rester coordonnée.
Vous souhaitez en savoir plus sur les options d'organisation du bureau ? Découvrez les 30 meilleurs outils pour vous aider immédiatement.
8. Limitez les éléments personnels
Limiter les éléments personnels tels que les photos et les bibelots sur votre bureau peut être extrêmement utile pour rester organisé et avoir une haute productivité. Même s'il peut être tentant de décorer votre environnement de travail avec des éléments personnels, un encombrement excessif peut rapidement devenir une source de distraction et nuire à la fonctionnalité de votre bureau.
9. Contrôlez vos notifications
La surcharge de notifications est un véritable problème. Même si elle ne se produit que dans le monde numérique, elle peut tout de même affecter votre état d'esprit lorsque vous êtes à votre bureau.
Si vous rangez votre téléphone portable dans un tiroir ou dans un support à côté de vous, vous serez moins distrait.
Vous pouvez également opter pour des outils tels que ClickUp qui vous permettent de personnaliser vos notifications!
Les notifications intelligentes vous permettent de décider quels types d'actions déclenchent des notifications. Qu'il s'agisse d'un nouveau commentaire, d'une tâche créée ou d'un changement de statut, ClickUp peut vous envoyer des notifications pour tout ce que vous souhaitez.
💡 Conseil de pro : envisagez d'automatiser certaines tâches routinières pour gagner du temps. Découvrez comment. 👇🏼
10. Ne conservez que les documents pertinents et urgents sur votre bureau.
Vous vous souvenez comment j'ai commencé cet article en parlant de tous ces papiers ?
Dans quelle mesure était-ce nécessaire ?
Quelle proportion était extrêmement urgente ?
Pas tout, c'est certain.
Une fois que j'avais examiné un document, j'aurais dû le jeter ou le classer pour le conserver plus longtemps.
Vous rêvez d'un bureau sans papier ? Découvrez ces 11 conseils pour en faire une réalité.
11. Utilisez vos livres ou emportez-les chez vous
Dans l'une des entreprises où j'ai travaillé, nous avions un club de lecture où les membres de l'équipe lisaient différents livres chaque mois, puis partageaient leurs impressions.
Nous avons également souvent échangé des livres, et j'en ai même apporté quelques-uns de chez moi.
C'était une excellente idée en théorie, jusqu'à ce que je commence à les empiler sur une étagère. 📚
Je ne les utilisais que de temps en temps, pas assez souvent pour les garder à portée de main.
Si vous ne voulez pas vous séparer de vos livres, procurez-vous une bibliothèque ou une étagère pour les ranger au lieu de les éparpiller sur votre bureau.
Vous vous sentez créatif ? Essayez de fabriquer vous-même des serre-livres pour ranger vos livres à leur place.
12. Rangez avant de partir
Une bonne habitude consiste à ranger votre environnement de travail avant de partir.
Essayez de ranger chaque jour afin de pouvoir repartir du bon pied le lendemain. Et désencombrez tout votre environnement de travail ou votre bureau à domicile chaque semaine ou chaque mois.
Quant à votre espace de travail virtuel dans ClickUp, vous pouvez être tout aussi productif ! Veillez à effacer vos notifications dans votre boîte de réception avant de vous déconnecter.
Vous pourrez ainsi prendre chaque jour un nouveau départ !
13. Créez un calendrier pour réévaluer la situation
Réservez du temps dans votre journée pour retirer ces notes désormais inutiles et repensez à la façon dont vous utilisez réellement votre système.
Une tâche récurrente pour vous faire un rappel est parfaite pour cela !
Vous pouvez également utiliser le modèle de planning de ClickUp pour planifier vos évènements et effectuer le suivi de tout.
14. Rangez le désordre dans un placard bien organisé
Un environnement de travail encombré peut être source de distraction, de stress et de baisse de productivité. En rangeant les éléments inutiles dans un placard ou un espace de stockage, vous créerez un environnement de travail plus propre et plus propice à la concentration, qui vous aidera à rester concentré sur vos tâches et à être plus efficace.
Vous constaterez peut-être que le simple fait d'avoir un espace dédié au rangement de vos éléments vous aide à vous sentir moins submergé par le désordre, ce qui vous apporte un sentiment de calme et de contrôle accru dans votre environnement de travail.
15. Cachez les fils électriques
Cacher les fils électriques est une stratégie utile pour rester organisé à votre bureau et augmenter votre productivité. Les cordons et les fils exposés peuvent créer un environnement de travail visuellement encombré, ce qui entraîne des distractions et un sentiment de désorganisation.
De plus, les câbles emmêlés et exposés peuvent présenter un risque pour la sécurité, car ils augmentent le risque de trébucher ou de s'emmêler.
Découvrez comment l'organisation de votre bureau peut maximiser votre productivité
Vous pouvez utiliser ces idées d'organisation pour rester concentré, productif et éviter d'avoir un bureau et un esprit encombrés.
Sans oublier que l'organisation de votre bureau a une incidence sur votre capacité à contribuer au travail. Votre environnement de travail a un effet d'entraînement sur vos projets, vos tâches et la collaboration au sein de votre équipe.
Et lorsque vous êtes libéré du désordre, vous êtes libre de créer.
Ils vous aideront à éliminer les distractions et à créer un environnement propice à l'écriture, à effectuer du travail sur votre prochaine grande idée ou à créer quelque chose de nouveau.
Nettoyer votre bureau peut être la meilleure chose que vous ayez jamais faite. Que vous soyez étudiant ou professionnel, utilisez ces conseils pour passer au niveau supérieur.
Alors, un jour où vous vous ennuierez au travail, profitez-en pour ranger votre bureau !