L'organisation d'un bureau a toujours été difficile pour beaucoup d'entre nous qui travaillons à la maison ou au bureau.
Par exemple, lorsque j'étais journaliste, j'empilais de vieux journaux, des pages imprimées et des dispositions sur mon grand bureau et sur une table de conférence.
Ma méthode préférée consistait à empiler tout le papier, les brochures et les vieilles notes dans un classeur à côté de mon bureau et à ne pas le regarder pendant très longtemps.
j'ai eu beaucoup de mal à retrouver ma liste à faire ou à trouver un dossier au pied levé
Voici la bonne nouvelle : il existe une meilleure façon d'organiser votre bureau (15 pour être précis) !
Voici nos 15 conseils et astuces d'organisation de bureau pour vous aider à rester concentré sur votre travail et à retrouver n'importe quoi en un clin d'œil.
Commençons par le commencement.
15 idées et conseils pour l'organisation du bureau
1. Garder un espace de bureau ouvert
Gardez la zone située juste à côté de votre ordinateur libre de tout encombrement. Vous pouvez ainsi consulter des documents immédiatement sans avoir à effacer l'espace de votre bureau.
Ne gardez pas vos documents trop longtemps.
Passez-les en revue, modifiez-les, approuvez-les et faites-les avancer.
Un peu comme un flux de travail Kanban !
Il s'agit d'un autre domaine dans lequel applications d'organisation et les logiciels de gestion de projet sont d'excellentes ressources à avoir. Dans de nombreux outils comme ClickUp, vous pouvez réviser et joindre des pièces directement sur place, l'organisation de votre espace numérique également.
Vous êtes intéressé par un flux de travail de type Kanban ? Jetez un coup d'œil à Modèle de Tableau Kanban simple de ClickUp !
Rassemblez toutes vos tâches, échéances et détails de projet en un seul endroit avec le modèle de diagramme de Gantt simple de ClickUp
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2. Gardez votre bureau devant vous
Garder votre bureau ou votre ordinateur portable en face de vous vous aide à rester concentré.
Cependant, il doit aussi être confortable. Veillez donc à ce que le moniteur soit placé de manière à ce que vous puissiez vous asseoir face à lui en gardant le dos droit. Laissez-vous suffisamment d'espace, environ 1,5 pied devant vous.
et qu'en est-il des cordons d'ordinateur ?
Gardez-les derrière votre bureau et essayez les attaches pour câbles d'ordinateur afin de tenir à distance les cordons et les chargeurs.
Si vous le souhaitez, vous pouvez également installer un organisateur de bureau.
3. Placez les objets que vous utilisez le plus près de votre main dominante
Le fait d'avoir à proximité les éléments que vous utilisez le plus souvent peut vous aider à éviter les mouvements inutiles susceptibles d'entraîner une gêne ou de la fatigue. Par instance, tendre la main de façon répétée pour attraper un élément à l'autre bout du bureau peut provoquer des douleurs à l'épaule et au cou au fil du temps, entraînant une baisse de la productivité et de l'inconfort.
Conseil rapide : Utilisez votre espace mural. Si vous n'avez pas beaucoup d'espace de stockage dans votre bureau ou un petit bureau, la solution peut être une étagère flottante. Cependant, si vous n'avez pas d'espace mural gratuit, achetez un plateau de bureau empilable.
4. Ne gardez que ce dont vous avez besoin sur votre bureau
Ne garder que ce dont vous avez besoin sur votre bureau est un excellent moyen de rester organisé et productif. Un environnement de travail encombré peut être source de distraction et empêcher de se concentrer sur la tâche à accomplir. En ne gardant que les éléments essentiels à portée de main, vous créerez un environnement de travail plus propre et plus rationnel qui vous permettra de mieux vous concentrer.
5. Utilisez un code couleur pour vos dossiers
Oui, gardez les choses urgentes et essentielles.
Mais vous pouvez franchir une étape supplémentaire et les séparer en différentes sections à l'aide de porte-dossiers, d'organiseurs de dossiers ou de trieurs de couleur. 📂
Disons :
- Le rouge est pour le marketing
- Le vert pour les équipes commerciales
- Le bleu pour la création/conception
- Le jaune est pour les rapports, et ainsi de suite.
De cette façon, vous reconnaîtrez rapidement une couleur lorsque vous aurez besoin d'un élément particulier.
Appliquez ce même niveau de coordination des couleurs à votre bureau virtuel avec ClickUp ! Essayez d'utiliser Le modèle de matrice de priorité de ClickUp pour organiser vos tâches avec des couleurs et des priorités différentes.
Utilisez ce modèle de matrice des priorités ClickUp pour identifier les tâches critiques en fonction de leur urgence, de leur impact et de leur importance
Télécharger ce modèle
6. Regrouper les éléments similaires
À moins que vous ne soyez un artiste qui utilise des peintures acryliques, des pinceaux et de nombreuses autres fournitures, toutes vos fournitures de bureau peuvent probablement tenir dans un seul tiroir.
Conservez un seul tiroir pour vos fournitures de bureau multifonctionnelles.
Et ce n'est pas grave si vos ciseaux y sont rangés, ainsi que votre notes adhésives des épingles à pousser et du ruban adhésif Washi favori.
Maintenant, vous pouvez utiliser vos autres tiroirs pour d'autres choses, comme ces fils électriques que vous n'avez jamais oublié de jeter ou peut-être même un tiroir réservé à la malbouffe. 😉
Dans ClickUp vous pouvez également intégrer le regroupement dans votre bureau virtuel !
Utilisez notre Hiérarchie des projets organisés pour regrouper les tâches connexes et mettre les choses à leur place.
les avantages :)
le système de gestion de l'information de l'entreprise est un outil de gestion de l'informationlogiciel de forfait d'espace !
7. Oubliez les notes adhésives
vous êtes la personne qui tapisse tout son écran de notes adhésives et qui appelle tout ce qu'il y a à faire "important" ?
En ce qui concerne les idées d'organisation du bureau, ce n'est probablement pas la meilleure voie à suivre.
Non seulement l'une de ces notes risque de tomber et de finir à la poubelle, mais épingler autant de notes sur votre écran donne une impression de désordre et d'encombrement.
Vous feriez mieux d'ajouter des notifications à votre gestion de projet ou à votre logiciel de gestion des ressources humaines plateforme de productivité où ils seraient à l'abri des dangers de l'aspirateur de bureau.
Réservez ces notes autocollantes uniquement aux tâches les plus urgentes ou à la dernière idée folle que vous ne voulez pas oublier pendant le déjeuner.
N'oubliez pas que les notes adhésives sont réservées aux rappels urgents. Elles ne sont pas une liste à faire .
Vous voulez en savoir plus organisation du bureau _options ? Consultez le site Web de l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail (ESA) les 30 meilleurs outils pour vous aider immédiatement .
8. Limiter les éléments personnels
Limiter les éléments personnels tels que les photos et les bibelots sur votre bureau peut s'avérer extrêmement utile pour rester organisé et productif. Bien qu'il soit tentant de décorer son environnement de travail avec des éléments personnels, un encombrement excessif peut rapidement devenir une distraction et nuire à la fonction de votre bureau.
9. Contrôlez vos notifications Surcharge de notifications est une réalité. Bien qu'elle ne se produise que numériquement, elle peut encore affecter votre état d'esprit au bureau.
Si vous rangez votre téléphone portable dans un tiroir ou sur le côté dans un support pour téléphone, vous ne serez pas aussi distrait.
Vous pouvez également opter pour des outils tels que ClickUp qui vous permettent de personnaliser vos notifications !
Les notifications intelligentes vous permettent de décider quel type d'action déclenche des notifications. Qu'il s'agisse d'un nouveau commentaire, d'une tâche créée ou d'un changement de statut, ClickUp peut envoyer des notifications pour tout ce que vous souhaitez.
10. Ne gardez que les documents pertinents et urgents sur votre bureau
Vous vous souvenez que j'ai commencé cet article en parlant de tout ce papier ?
Quelle est la part de ce papier qui était nécessaire ?
Quelle est la part d'urgence ?
Pas tout, c'est certain.
Une fois que j'ai examiné un document, j'aurais dû le jeter ou le classer pour une conservation à plus long terme.
Vous rêvez d'un bureau sans papier ? Jetez un coup d'œil à ces_ 11 conseils pour en faire une réalité .
11. Utilisez vos livres ou ramenez-les à l'Accueil
À un endroit où j'ai travaillé, nous avions un club de lecture où les membres de l'équipe lisaient des livres différents chaque mois et les partageaient ensuite.
Nous échangions également des livres assez souvent, et j'en ai même apporté quelques-uns de chez moi.
C'était génial en théorie jusqu'à ce que je commence à les empiler sur une étagère. 📚
Je ne les utilisais qu'occasionnellement comme référence et pas assez souvent pour les garder.
Si vous ne voulez pas vous séparer de vos livres, procurez-vous une étagère ou un meuble à rayonnages au lieu de les éparpiller sur votre bureau.
Vous vous sentez créatif ? Essayez de bricoler des serre-livres pour que les livres restent à leur place.
12. Nettoyer avant de partir
Une excellente habitude consiste à débarrasser votre environnement de travail avant de partir.
Essayez de faire le ménage tous les jours pour repartir du bon pied le lendemain. Et désencombrez l'ensemble de votre environnement de travail ou votre bureau à domicile chaque semaine ou chaque mois.
Quant à votre espace de travail virtuel dans ClickUp, vous pouvez être tout aussi productif ! Veillez à effacer vos notifications dans votre espace de travail Boîte de réception avant de signer.
Vous prendrez ainsi un nouveau départ chaque jour !
13. Créez un calendrier de réévaluation Programmer l'heure dans votre journée pour prendre ces notes autocollantes désormais vides de sens et réfléchir à nouveau à la manière dont vous utilisez réellement votre système.
A Tâche récurrente pour vous rappeler ceci est parfait pour cela !
Vous pouvez également Le modèle d'horaire de ClickUp pour programmer vos évènements et garder une trace de tout.
Représentez vos tâches hebdomadaires sur un Calendrier ClickUp
Télécharger ce modèle
14. Déplacer le désordre dans un placard organisé
Les environnements de travail encombrés peuvent entraîner des distractions, du stress et une baisse de la productivité. En déplaçant les éléments inutiles de votre bureau vers un placard ou un espace de stockage, vous créerez un environnement de travail plus propre et plus concentré qui vous aidera à rester concentré sur vos tâches et à faire plus de choses terminées.
Vous constaterez peut-être que le simple fait de disposer d'un espace de rangement vous aidera à vous sentir moins envahi par le désordre, ce qui vous procurera un sentiment de calme et de maîtrise dans votre environnement de travail.
15. Cacher les fils électriques
Cacher les fils électriques est une stratégie utile pour rester organisé à votre bureau et augmenter votre productivité. Les cordons et fils électriques apparents peuvent créer un environnement de travail visuellement encombré, entraînant des distractions et un sentiment de désorganisation.
En outre, le fait que les cordons soient emmêlés et exposés peut constituer un risque pour la sécurité, car cela augmente la probabilité de trébucher ou de s'emmêler.
Voir comment l'organisation du bureau peut maximiser votre productivité
Vous pouvez utiliser ces idées d'organisation pour rester concentré et productif et éviter d'avoir un bureau et un esprit encombrés.
Sans oublier que l'organisation de votre bureau influe sur votre capacité à contribuer au travail. Votre environnement de travail a des répercussions sur vos projets, vos tâches et la collaboration au sein de votre équipe.
Et lorsque vous n'êtes pas encombré, vous êtes libre de créer.
Cela vous aide à éliminer les distractions et à créer un environnement propice à l'écriture, à travailler sur la prochaine grande idée ou à construire quelque chose de nouveau.
Nettoyer son bureau peut être la meilleure chose à faire. Que vous soyez étudiant ou professionnel, utilisez ces conseils pour améliorer la qualité de votre travail
Ainsi, un jour, lorsque vous vous retrouverez s'ennuyer au travail n'oubliez pas de nettoyer votre bureau !