Quiconque a déjà été responsable de quoi que ce soit - une vente de pâtisseries, l'équipe de baseball de la petite ligue du quartier, une fête d'anniversaire surprise - a des histoires de guerre à raconter. 😵💫
Certaines d'entre elles concernent des risques - des problèmes potentiels qui auraient pu faire dérailler les forfaits les mieux préparés. D'autres concernent des problèmes_mishaps qui ont réellement eu lieu.
Lorsque vous élaborez des forfaits, il n'est pas toujours facile de faire la distinction entre les risques et les problèmes à l'avance. Il en va de même pour la gestion de projet.
Pourtant, il est essentiel de comprendre cette différence pour que vos projets restent sur les rails et que votre niveau de stress soit maîtrisé.
Il s'agit de
Dans ce billet, nous allons percer le mystère des risques et des problèmes dans la gestion de projet. Nous verrons également pourquoi il est important de les distinguer et comment vous pouvez maîtriser cette différence. Cela vous aidera à identifier les risques et de naviguer avec confiance dans les complexités de la gestion de projet.
Qu'est-ce qu'un risque dans la gestion de projet ?
Selon le Institut de gestion de projet , un risque est défini comme "un évènement ou une condition incertaine qui, s'il se produit, a un effet positif ou négatif sur les objectifs d'un projet"
Pour illustrer ce propos, prenons l'exemple suivant :
"Si vous ne vérifiez pas votre réservoir d'essence avant un voyage en voiture, vous risquez de tomber en panne sèche à mi-chemin et de vous retrouver bloqué au milieu de nulle part."
Ici, la cause du risque est l'omission de vérifier le réservoir d'essence. Les risques sont les suivants :
- Vous tombez en panne de carburant au milieu de votre voyage
- Cela se produit loin d'une station-service, ce qui vous laisse en rade
Cet exemple illustre parfaitement le fait que les risques sont souvent liés à des évènements ou des conditions futurs qui peuvent affecter de manière significative la réussite d'un projet.
Les risques liés à un projet peuvent provenir de n'importe quelle source - environnement du projet, membres de l'équipe, clients ou facteurs externes tels que les changements du marché.
En outre, les entreprises ne sont pas toutes confrontées aux mêmes types de risques liés aux projets.
Différents types de risques liés aux projets
Une agence de référencement peut être exposée à un risque si Google modifie son algorithme, ce qui a un impact sur ses activités. Ou encore, un constructeur automobile est confronté au risque de réglementations nouvelles ou modifiées restreignant l'utilisation de certains matériaux dans les nouvelles voitures.
Une grande partie de la gestion des risques consiste à les identifier à un stade précoce et à élaborer un forfait pour y faire face s'ils se présentent. La gestion des risques joue un rôle crucial dans la gestion de projet, en aidant à éviter les écueils inattendus.
Dans le contexte de la gestion de projet, voici quelques types de risques courants :
Risques liés aux coûts
Les risques liés aux coûts comprennent les dépenses imprévues, les estimations de coûts inexactes et les fluctuations économiques qui peuvent entraîner des dépassements de budget. Il est donc essentiel de les gérer de manière efficace et proactive.
Risques liés au calendrier
Les retards imprévus, l'indisponibilité des ressources ou les dépendances à d'autres projets qui augmentent la probabilité de ne pas respecter les délais du projet sont des risques liés au calendrier.
Risques liés aux performances
Le risque de ne pas atteindre les niveaux de qualité ou de production souhaités est appelé risque de performance.
Risques liés à l'élargissement du champ d'application
Les changements incontrôlés ou la croissance continue de la portée du projet, qui découlent souvent d'objectifs de projet vagues, peuvent entraîner une augmentation des coûts et des retards. Il s'agit de risques liés à l'élargissement du champ d'application du projet.
Risques liés aux ressources en compétences
Les problèmes liés au personnel, tels que les lacunes en matière de compétences ou l'insuffisance de l'expertise de l'équipe, sont des risques liés aux ressources en compétences.
Risques liés à la technologie
Les pépins logiciels, les défaillances matérielles et les problèmes de compatibilité font partie des risques technologiques.
Risques organisationnels
Les changements de direction, les changements culturels ou les facteurs externes tels que les fusions et les acquisitions sont des risques organisationnels.
Risques de marché
Les fluctuations du marché, l'évolution des besoins des clients ou l'arrivée de nouveaux concurrents peuvent constituer des menaces importantes.
Risques opérationnels
Les changements inattendus dans le processus de production, les problèmes de la chaîne d'approvisionnement susceptibles de perturber les opérations et la mauvaise gestion des ressources humaines et matérielles sont des risques opérationnels.
Risques stratégiques
Les risques stratégiques sont des facteurs externes, tels que les changements de marché ou les évolutions réglementaires, qui peuvent affecter l'alignement d'un projet sur ses objets stratégiques.
Risques externes
Les facteurs imprévisibles, tels que les catastrophes naturelles, les problèmes juridiques ou la volatilité du marché, peuvent avoir une incidence sur les résultats d'un projet et sont appelés risques externes.
Les risques externes sont des risques efficaces logiciel de gestion des risques peut changer la donne en matière d'identification et de suivi proactifs des risques.
Lire aussi: 10 conseils efficaces pour gérer les risques liés aux coûts des projets
Qu'est-ce qu'un problème dans la gestion de projet ?
Alors que les risques sont des problèmes potentiels qui peuvent ou non se produire, les problèmes sont ceux qui ont déjà fait surface et qui nécessitent une attention immédiate.
Les problèmes peuvent être des pépins mineurs facilement réparables ou des perturbations majeures qui stoppent complètement la progression du projet. Ils peuvent surgir à n'importe quelle étape du projet et menacer la réunion des objectifs du projet.
Les problèmes découlent souvent de risques, anticipés ou non, qui se sont concrétisés bon forfait d'urgence peut vous aider à faire face aux risques avant qu'ils ne deviennent des problèmes.
Un exemple :
Lors d'un voyage en voiture, vous tombez en panne d'essence à mi-chemin et vous vous retrouvez bloqué au milieu de nulle part. Il s'avère que vous avez roulé sur un rocher qui a percé un trou dans votre réservoir.
Vous n'auriez pas pu prévoir ce problème à l'avance, et il n'y a pas de solution facile.
Tout comme les risques, il existe plusieurs types de problèmes liés aux projets. Décomposons-les :
Problèmes internes
Il s'agit d'obstacles internes tels que des problèmes de communication, des objectifs mal alignés et des membres de l'équipe qui ne s'acquittent pas de leurs responsabilités. Veiller à ce que les membres de l'équipe comprennent leur rôle dans le cadre de la gestion de projet peut aider à prévenir ces malentendus.
Problèmes liés au temps
Les délais non respectés et les tâches retardées en sont des exemples classiques. Il est essentiel d'établir un échéancier réaliste, car il paramètre les attentes et guide l'ensemble de l'équipe vers la ligne d'arrivée.
Problèmes liés aux coûts
Les dépassements de budget font partie des obstacles les plus fréquents pour les gestionnaires de projet. S'ils sont bien gérés, ils ne font pas toujours dérailler un projet, mais il est essentiel de les consigner dans votre registre des problèmes afin d'éviter des problèmes financiers récurrents.
Problèmes externes
Des facteurs imprévisibles tels que des changements politiques ou des conditions météorologiques défavorables peuvent avoir un impact considérable sur les projets. La mise en place d'un solide forfait d'urgence permet d'éviter que de telles perturbations externes ne fassent dérailler votre projet.
Examinons maintenant quelques exemples pour voir comment les risques et les problèmes se manifestent dans la vie réelle.
Le 787 Dreamliner de Boeing : La complexité à l'origine de problèmes inévitables Le lancement du 787 Dreamliner par Boeing est un cas classique de risques qui se transforment en problèmes.
Dans une interview accordée au Seattle Times , un ingénieur de Boeing a déclaré que l'avion était "un avion plus compliqué, avec de nouvelles idées, de nouvelles fonctionnalités, de nouveaux systèmes et de nouvelles technologies"
Cette complexité rendait presque impossible de mettre en évidence tous les problèmes potentiels à l'avance.
Cependant, certains risques sont apparus. Au fur et à mesure de la progression du projet, ces risques se sont matérialisés par de graves problèmes, notamment des retards et un surcoût de 10 milliards de dollars. L'entreprise a reconnu qu'elle avait "dépassé sa capacité à le gérer efficacement"
Dans ce cas, la combinaison de risques élevés et d'une gestion des risques insuffisante a conduit à des problèmes et à des revers inévitables pour le projet.
Bank of America : Quand les risques se transforment en problèmes majeurs
En 2011, Bank of America a introduit une nouvelle taxe mensuelle de $$$a pour les utilisateurs de cartes de débit, anticipant quelques réactions négatives de la part des clients - une occurrence personnalisée avec les augmentations de prix. Cependant, les réactions ont été beaucoup plus vives que prévu.
Un mouvement de protestation baptisé "Bank Transfer Day" s'est développé sur Facebook, incitant les clients à quitter Bank of America en réaction à ces nouveaux frais. Cet exode de la clientèle a contraint la banque à revenir sur sa nouvelle structure tarifaire.
Bien que le registre des risques ait identifié la possibilité d'un mécontentement des clients, le risque s'est transformé en un problème plus grave que ce à quoi l'entreprise s'était préparée. Une approche plus proactive de l'identification et de la documentation de ces risques aurait pu modifier le résultat.
Quelle est la différence entre les risques et les problèmes ?
prendre l'avion, c'est un risque. La peur de voler ? C'est un problème
Savoir si vous avez affaire à un risque ou à un problème détermine votre approche. Les risques requièrent des stratégies proactives pour prévenir ou atténuer les problèmes potentiels, tandis que les problèmes requièrent une action immédiate pour résoudre les problèmes actuels et passer à autre chose.
Confondre les deux peut conduire à une mauvaise répartition des efforts et des ressources. Vous ne voudriez pas vous préparer à un orage alors que votre bateau fuit déjà !
Examinons les risques et les problèmes, leurs similitudes et leurs différences.
Risques et problèmes : Échéancier
L'une des différences clés entre les risques et les problèmes réside dans le calendrier. Les risques sont axés sur l'avenir - ce sont les "et si" qui pourraient perturber votre projet ultérieurement.
Par exemple, dans le cas d'un projet de construction, vous pourriez être confronté à un retard dans l'obtention des permis. Ce retard est un risque, car il ne s'est pas encore produit, mais il pourrait affecter votre calendrier.
Vous prévoyez ces scénarios à l'aide d'outils tels qu'un Journal RAID (Risques, Hypothèses, Problèmes, Dépendances) pour suivre et gérer les menaces potentielles.
En revanche, les problèmes sont des problèmes actuels qui nécessitent une attention immédiate.
Imaginez que des conditions météorologiques imprévues provoquent des arrêts de travail sur un chantier de construction. C'est en train de se produire et cela a un impact direct sur votre projet
La différence clé réside dans le fait que les risques nécessitent un forfait, tandis que les problèmes doivent être résolus en temps réel
Risques et problèmes : Certitude
Les risques sont incertains. Vous pouvez évaluer leur probabilité et leur impact, mais vous ne pouvez pas savoir avec certitude s'ils se produiront ou quand ils se produiront.
Par exemple, la possibilité qu'un concurrent lance un produit similaire avant le vôtre constitue un risque. Vous pouvez évaluer les tendances du marché pour mesurer la probabilité, mais il s'agit toujours d'une supposition.
En revanche, certains problèmes sont déjà dans votre assiette et exigent une action.
Si les tests de votre produit révèlent une erreur critique, il s'agit d'un problème - il est certain et doit être résolu avant que vous ne puissiez aller de l'avant
Cette différence entre incertitude et certitude vous aide à vous concentrer sur ce qui nécessite une attention immédiate par rapport à ce qui nécessite un forfait stratégique.
Risques et problèmes : Impact
Les risques ont un impact potentiel hypothétique jusqu'à ce que l'évènement se produise. Ils peuvent aller de revers mineurs à des perturbations majeures.
**Par exemple, l'augmentation du coût des matériaux peut menacer le budget de votre projet, mais tant qu'elle ne s'est pas produite, il ne s'agit que d'une possibilité risquée.
Les problèmes, en revanche, ont un impact certain qui affecte déjà votre projet.
Les coûts cachés découverts pendant la construction, par exemple, exigent des ajustements budgétaires immédiats
Risques et problèmes : L'approche de la gestion
Gérer les risques signifie être proactif. Vous anticipez les problèmes potentiels et élaborez des forfaits pour éviter qu'ils ne se concrétisent. Il peut s'agir d'identifier d'autres fournisseurs, de prévoir du temps supplémentaire dans votre calendrier ou d'utiliser différents cadres pour se protéger contre les menaces.
**Par exemple, vous pouvez élaborer un forfait de réussite pour gérer le risque que des membres clés de l'équipe quittent le projet et minimiser ainsi les perturbations.
Les problèmes, en revanche, nécessitent une approche réactive.
Lorsqu'un membre clé de l'équipe démissionne de manière inattendue, cela devient un problème. Vous devez agir rapidement, en redistribuant les tâches, en recrutant des remplaçants ou en adaptant votre échéancier
Risques et problèmes : Focus
La gestion des risques, qui fait partie intégrante de votre forfait de gestion de projet, est axée sur la prévention. L'objectif est d'empêcher les risques de devenir des problèmes en identifiant les menaces à un stade précoce et en prenant des étapes pour les éviter. Cela peut impliquer la création d'un registre des risques, la surveillance active des risques potentiels et la préparation de forfaits d'urgence.
Par exemple, le recours à des pratiques agiles et la réalisation de tests logiciels réguliers permettent de prévenir les risques de retard.
Si un bug critique émerge pendant les tests, il s'agit désormais d'un problème, et l'accent est mis sur sa résolution le plus rapidement possible
La priorité passe de l'arrêt des risques à la réunion des problèmes de front, ce qui permet de s'assurer que le projet peut encore atteindre ses objectifs.
Risques et problèmes : Stratégie de combat
Alors que la gestion proactive des risques implique une planification approfondie et l'élaboration de stratégies d'atténuation, la gestion des problèmes implique souvent une adaptation à la volée, qu'il s'agisse de réaffecter des ressources, d'ajuster les échéanciers ou même de réorienter les objectifs du projet.
La maintenance d'un registre RAID et l'utilisation de registres de risques vous permettent de documenter vos stratégies et d'être prêt à passer à la vitesse supérieure si nécessaire. Plus vous êtes préparé aux risques, mieux vous pouvez gérer les problèmes lorsqu'ils surviennent, ce qui rend vos efforts de gestion de projet plus efficaces dans l'ensemble.
Risques et problèmes : Un diagramme de comparaison
Aspect | Risques | Problèmes | Aspect | Risques | Problèmes Aspect | Risques | **Problèmes |
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Échéancier - Axé sur l'avenir ; évènements potentiels qui peuvent se produire et avoir un impact sur le projet plus tard - Axé sur le présent ; problèmes actuels qui affectent le projet maintenant et nécessitent une action immédiate - Axé sur l'avenir ; évènements potentiels qui peuvent se produire et avoir un impact sur le projet plus tard - Axé sur le présent ; problèmes actuels qui affectent le projet maintenant et nécessitent une action immédiate - Axé sur le présent ; problèmes actuels qui affectent le projet maintenant et nécessitent une action immédiate - Axé sur le présent | |||||||
Les problèmes actuels qui affectent le projet aujourd'hui et qui nécessitent une action immédiate | |||||||
Impact - Les conséquences sont hypothétiques jusqu'à ce que le risque se matérialise - Affecte directement la progression du projet, le budget ou l'échéancier à ce moment précis | |||||||
Les conséquences sont hypothétiques jusqu'à ce que le risque se matérialise - elles affectent directement l'avancement du projet, le budget ou le calendrier | |||||||
La prévention vise à éviter que les risques ne se transforment en problèmes par le biais d'un forfait et de la mise en œuvre de contrôles | |||||||
La planification implique une planification détaillée, en utilisant des mesures telles que les journaux RAID et les cadres de gestion des risques /href/https://clickup.com/fr-FR/blog/53355/cadre-de-gestion-des-risques-de-cybersecurite/cybersecurity/%href/, afin de faire face aux menaces futures possibles |
Quelles sont les similitudes entre les risques et les problèmes ?
Malgré leurs différences, les risques et les problèmes sont des aspects essentiels de la gestion de projet. Ils présentent certaines similitudes :
- Les projets peuvent être confrontés à un large intervalle de risques et de problèmes, qui peuvent varier considérablement d'un projet à l'autre
- L'utilisation des enseignements tirés de projets similaires est un excellent moyen de se préparer aux risques et de gérer les problèmes de manière efficace
- Le manager d'un projet et l'équipe de projet doivent travailler ensemble pour identifier les risques, les gérer et traiter les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent
- Il existe des documents spécifiques pour le suivi des risques et des problèmes liés au projet
- Au cours de la progression d'un projet, la nature et la portée des risques et des problèmes peuvent changer, et le gestionnaire de projet doit guider l'équipe de projet dans ces changements
Reconnaître que les risques et les problèmes font partie de la gestion de projet aide à comprendre leur importance et à les gérer efficacement.
Comment gérer les risques et les problèmes ?
L'identification précoce des risques permet de traiter les problèmes potentiels avant qu'ils ne s'aggravent. Il est également important de tenir un registre méticuleux de ces préoccupations afin de les gérer efficacement tout au long du projet.
L'utilisation d'outils conçus à cet effet constitue un excellent moyen de rester au fait des risques et des problèmes.
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- D'identifier rapidement et précisément les risques potentiels
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Que votre projet soit petit ou grand, ce modèle vous aidera à garder tout sur les rails.
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