Risques vs. problèmes – ; Quelle est la différence ?

Quiconque a déjà été responsable de quoi que ce soit - une vente de pâtisseries, l'équipe de baseball de la petite ligue du quartier, une fête d'anniversaire surprise - a des histoires de guerre à raconter. 😵‍💫

Certaines d'entre elles concernent des risques - des problèmes potentiels qui auraient pu faire dérailler les forfaits les mieux préparés. D'autres concernent des problèmes_mishaps qui ont réellement eu lieu.

Lorsque vous élaborez des forfaits, il n'est pas toujours facile de faire la distinction entre les risques et les problèmes à l'avance. Il en va de même pour la gestion de projet.

Pourtant, il est essentiel de comprendre cette différence pour que vos projets restent sur les rails et que votre niveau de stress soit maîtrisé.

Il s'agit de

Dans ce billet, nous allons percer le mystère des risques et des problèmes dans la gestion de projet. Nous verrons également pourquoi il est important de les distinguer et comment vous pouvez maîtriser cette différence. Cela vous aidera à identifier les risques et de naviguer avec confiance dans les complexités de la gestion de projet.

Qu'est-ce qu'un risque dans la gestion de projet ?

Selon le Institut de gestion de projet , un risque est défini comme "un évènement ou une condition incertaine qui, s'il se produit, a un effet positif ou négatif sur les objectifs d'un projet"

Pour illustrer ce propos, prenons l'exemple suivant :

"Si vous ne vérifiez pas votre réservoir d'essence avant un voyage en voiture, vous risquez de tomber en panne sèche à mi-chemin et de vous retrouver bloqué au milieu de nulle part."

Ici, la cause du risque est l'omission de vérifier le réservoir d'essence. Les risques sont les suivants :

• Vous tombez en panne de carburant au milieu de votre voyage
• Cela se produit loin d'une station-service, ce qui vous laisse en rade

Cet exemple illustre parfaitement le fait que les risques sont souvent liés à des évènements ou des conditions futurs qui peuvent affecter de manière significative la réussite d'un projet.

Les risques liés à un projet peuvent provenir de n'importe quelle source - environnement du projet, membres de l'équipe, clients ou facteurs externes tels que les changements du marché.

En outre, les entreprises ne sont pas toutes confrontées aux mêmes types de risques liés aux projets.

Différents types de risques liés aux projets

Une agence de référencement peut être exposée à un risque si Google modifie son algorithme, ce qui a un impact sur ses activités. Ou encore, un constructeur automobile est confronté au risque de réglementations nouvelles ou modifiées restreignant l'utilisation de certains matériaux dans les nouvelles voitures.

Une grande partie de la gestion des risques consiste à les identifier à un stade précoce et à élaborer un forfait pour y faire face s'ils se présentent. La gestion des risques joue un rôle crucial dans la gestion de projet, en aidant à éviter les écueils inattendus.

Dans le contexte de la gestion de projet, voici quelques types de risques courants :

Risques liés aux coûts

Les risques liés aux coûts comprennent les dépenses imprévues, les estimations de coûts inexactes et les fluctuations économiques qui peuvent entraîner des dépassements de budget. Il est donc essentiel de les gérer de manière efficace et proactive.

Risques liés au calendrier

Les retards imprévus, l'indisponibilité des ressources ou les dépendances à d'autres projets qui augmentent la probabilité de ne pas respecter les délais du projet sont des risques liés au calendrier.

Risques liés aux performances

Le risque de ne pas atteindre les niveaux de qualité ou de production souhaités est appelé risque de performance.

Risques liés à l'élargissement du champ d'application

Les changements incontrôlés ou la croissance continue de la portée du projet, qui découlent souvent d'objectifs de projet vagues, peuvent entraîner une augmentation des coûts et des retards. Il s'agit de risques liés à l'élargissement du champ d'application du projet.

Risques liés aux ressources en compétences

Les problèmes liés au personnel, tels que les lacunes en matière de compétences ou l'insuffisance de l'expertise de l'équipe, sont des risques liés aux ressources en compétences.

Risques liés à la technologie

Les pépins logiciels, les défaillances matérielles et les problèmes de compatibilité font partie des risques technologiques.

Risques organisationnels

Les changements de direction, les changements culturels ou les facteurs externes tels que les fusions et les acquisitions sont des risques organisationnels.

Risques de marché

Les fluctuations du marché, l'évolution des besoins des clients ou l'arrivée de nouveaux concurrents peuvent constituer des menaces importantes.

Risques opérationnels

Les changements inattendus dans le processus de production, les problèmes de la chaîne d'approvisionnement susceptibles de perturber les opérations et la mauvaise gestion des ressources humaines et matérielles sont des risques opérationnels.

Risques stratégiques

Les risques stratégiques sont des facteurs externes, tels que les changements de marché ou les évolutions réglementaires, qui peuvent affecter l'alignement d'un projet sur ses objets stratégiques.

Risques externes

Les facteurs imprévisibles, tels que les catastrophes naturelles, les problèmes juridiques ou la volatilité du marché, peuvent avoir une incidence sur les résultats d'un projet et sont appelés risques externes.

Les risques externes sont des risques efficaces logiciel de gestion des risques peut changer la donne en matière d'identification et de suivi proactifs des risques.

Lire aussi: 10 conseils efficaces pour gérer les risques liés aux coûts des projets

Qu'est-ce qu'un problème dans la gestion de projet ?

Alors que les risques sont des problèmes potentiels qui peuvent ou non se produire, les problèmes sont ceux qui ont déjà fait surface et qui nécessitent une attention immédiate.

Les problèmes peuvent être des pépins mineurs facilement réparables ou des perturbations majeures qui stoppent complètement la progression du projet. Ils peuvent surgir à n'importe quelle étape du projet et menacer la réunion des objectifs du projet.

Les problèmes découlent souvent de risques, anticipés ou non, qui se sont concrétisés bon forfait d'urgence peut vous aider à faire face aux risques avant qu'ils ne deviennent des problèmes.

Un exemple :

Lors d'un voyage en voiture, vous tombez en panne d'essence à mi-chemin et vous vous retrouvez bloqué au milieu de nulle part. Il s'avère que vous avez roulé sur un rocher qui a percé un trou dans votre réservoir.

Vous n'auriez pas pu prévoir ce problème à l'avance, et il n'y a pas de solution facile.

Tout comme les risques, il existe plusieurs types de problèmes liés aux projets. Décomposons-les :

Problèmes internes

Il s'agit d'obstacles internes tels que des problèmes de communication, des objectifs mal alignés et des membres de l'équipe qui ne s'acquittent pas de leurs responsabilités. Veiller à ce que les membres de l'équipe comprennent leur rôle dans le cadre de la gestion de projet peut aider à prévenir ces malentendus.

Problèmes liés au temps

Les délais non respectés et les tâches retardées en sont des exemples classiques. Il est essentiel d'établir un échéancier réaliste, car il paramètre les attentes et guide l'ensemble de l'équipe vers la ligne d'arrivée.

Problèmes liés aux coûts

Les dépassements de budget font partie des obstacles les plus fréquents pour les gestionnaires de projet. S'ils sont bien gérés, ils ne font pas toujours dérailler un projet, mais il est essentiel de les consigner dans votre registre des problèmes afin d'éviter des problèmes financiers récurrents.

Problèmes externes

Des facteurs imprévisibles tels que des changements politiques ou des conditions météorologiques défavorables peuvent avoir un impact considérable sur les projets. La mise en place d'un solide forfait d'urgence permet d'éviter que de telles perturbations externes ne fassent dérailler votre projet.

Examinons maintenant quelques exemples pour voir comment les risques et les problèmes se manifestent dans la vie réelle.

Le 787 Dreamliner de Boeing : La complexité à l'origine de problèmes inévitables Le lancement du 787 Dreamliner par Boeing est un cas classique de risques qui se transforment en problèmes.

Dans une interview accordée au Seattle Times , un ingénieur de Boeing a déclaré que l'avion était "un avion plus compliqué, avec de nouvelles idées, de nouvelles fonctionnalités, de nouveaux systèmes et de nouvelles technologies"

Cette complexité rendait presque impossible de mettre en évidence tous les problèmes potentiels à l'avance.

Cependant, certains risques sont apparus. Au fur et à mesure de la progression du projet, ces risques se sont matérialisés par de graves problèmes, notamment des retards et un surcoût de 10 milliards de dollars. L'entreprise a reconnu qu'elle avait "dépassé sa capacité à le gérer efficacement"

Dans ce cas, la combinaison de risques élevés et d'une gestion des risques insuffisante a conduit à des problèmes et à des revers inévitables pour le projet.

Bank of America : Quand les risques se transforment en problèmes majeurs

En 2011, Bank of America a introduit une nouvelle taxe mensuelle de $$$a pour les utilisateurs de cartes de débit, anticipant quelques réactions négatives de la part des clients - une occurrence personnalisée avec les augmentations de prix. Cependant, les réactions ont été beaucoup plus vives que prévu.

Un mouvement de protestation baptisé "Bank Transfer Day" s'est développé sur Facebook, incitant les clients à quitter Bank of America en réaction à ces nouveaux frais. Cet exode de la clientèle a contraint la banque à revenir sur sa nouvelle structure tarifaire.

Bien que le registre des risques ait identifié la possibilité d'un mécontentement des clients, le risque s'est transformé en un problème plus grave que ce à quoi l'entreprise s'était préparée. Une approche plus proactive de l'identification et de la documentation de ces risques aurait pu modifier le résultat.

Quelle est la différence entre les risques et les problèmes ?

prendre l'avion, c'est un risque. La peur de voler ? C'est un problème

Savoir si vous avez affaire à un risque ou à un problème détermine votre approche. Les risques requièrent des stratégies proactives pour prévenir ou atténuer les problèmes potentiels, tandis que les problèmes requièrent une action immédiate pour résoudre les problèmes actuels et passer à autre chose.

Confondre les deux peut conduire à une mauvaise répartition des efforts et des ressources. Vous ne voudriez pas vous préparer à un orage alors que votre bateau fuit déjà !

Examinons les risques et les problèmes, leurs similitudes et leurs différences.

Risques et problèmes : Échéancier

L'une des différences clés entre les risques et les problèmes réside dans le calendrier. Les risques sont axés sur l'avenir - ce sont les "et si" qui pourraient perturber votre projet ultérieurement.

Par exemple, dans le cas d'un projet de construction, vous pourriez être confronté à un retard dans l'obtention des permis. Ce retard est un risque, car il ne s'est pas encore produit, mais il pourrait affecter votre calendrier.

Vous prévoyez ces scénarios à l'aide d'outils tels qu'un Journal RAID (Risques, Hypothèses, Problèmes, Dépendances) pour suivre et gérer les menaces potentielles.

En revanche, les problèmes sont des problèmes actuels qui nécessitent une attention immédiate.

Imaginez que des conditions météorologiques imprévues provoquent des arrêts de travail sur un chantier de construction. C'est en train de se produire et cela a un impact direct sur votre projet

La différence clé réside dans le fait que les risques nécessitent un forfait, tandis que les problèmes doivent être résolus en temps réel

Risques et problèmes : Certitude

Les risques sont incertains. Vous pouvez évaluer leur probabilité et leur impact, mais vous ne pouvez pas savoir avec certitude s'ils se produiront ou quand ils se produiront.

Par exemple, la possibilité qu'un concurrent lance un produit similaire avant le vôtre constitue un risque. Vous pouvez évaluer les tendances du marché pour mesurer la probabilité, mais il s'agit toujours d'une supposition.

En revanche, certains problèmes sont déjà dans votre assiette et exigent une action.

Si les tests de votre produit révèlent une erreur critique, il s'agit d'un problème - il est certain et doit être résolu avant que vous ne puissiez aller de l'avant

Cette différence entre incertitude et certitude vous aide à vous concentrer sur ce qui nécessite une attention immédiate par rapport à ce qui nécessite un forfait stratégique.

Risques et problèmes : Impact

Les risques ont un impact potentiel hypothétique jusqu'à ce que l'évènement se produise. Ils peuvent aller de revers mineurs à des perturbations majeures.

**Par exemple, l'augmentation du coût des matériaux peut menacer le budget de votre projet, mais tant qu'elle ne s'est pas produite, il ne s'agit que d'une possibilité risquée.

Les problèmes, en revanche, ont un impact certain qui affecte déjà votre projet.

Les coûts cachés découverts pendant la construction, par exemple, exigent des ajustements budgétaires immédiats

Risques et problèmes : L'approche de la gestion

Gérer les risques signifie être proactif. Vous anticipez les problèmes potentiels et élaborez des forfaits pour éviter qu'ils ne se concrétisent. Il peut s'agir d'identifier d'autres fournisseurs, de prévoir du temps supplémentaire dans votre calendrier ou d'utiliser différents cadres pour se protéger contre les menaces.

**Par exemple, vous pouvez élaborer un forfait de réussite pour gérer le risque que des membres clés de l'équipe quittent le projet et minimiser ainsi les perturbations.

Les problèmes, en revanche, nécessitent une approche réactive.

Lorsqu'un membre clé de l'équipe démissionne de manière inattendue, cela devient un problème. Vous devez agir rapidement, en redistribuant les tâches, en recrutant des remplaçants ou en adaptant votre échéancier

Risques et problèmes : Focus

La gestion des risques, qui fait partie intégrante de votre forfait de gestion de projet, est axée sur la prévention. L'objectif est d'empêcher les risques de devenir des problèmes en identifiant les menaces à un stade précoce et en prenant des étapes pour les éviter. Cela peut impliquer la création d'un registre des risques, la surveillance active des risques potentiels et la préparation de forfaits d'urgence.

Par exemple, le recours à des pratiques agiles et la réalisation de tests logiciels réguliers permettent de prévenir les risques de retard.

Si un bug critique émerge pendant les tests, il s'agit désormais d'un problème, et l'accent est mis sur sa résolution le plus rapidement possible

La priorité passe de l'arrêt des risques à la réunion des problèmes de front, ce qui permet de s'assurer que le projet peut encore atteindre ses objectifs.

Risques et problèmes : Stratégie de combat

Alors que la gestion proactive des risques implique une planification approfondie et l'élaboration de stratégies d'atténuation, la gestion des problèmes implique souvent une adaptation à la volée, qu'il s'agisse de réaffecter des ressources, d'ajuster les échéanciers ou même de réorienter les objectifs du projet.

La maintenance d'un registre RAID et l'utilisation de registres de risques vous permettent de documenter vos stratégies et d'être prêt à passer à la vitesse supérieure si nécessaire. Plus vous êtes préparé aux risques, mieux vous pouvez gérer les problèmes lorsqu'ils surviennent, ce qui rend vos efforts de gestion de projet plus efficaces dans l'ensemble.

Risques et problèmes : Un diagramme de comparaison

Quelles sont les similitudes entre les risques et les problèmes ?

Malgré leurs différences, les risques et les problèmes sont des aspects essentiels de la gestion de projet. Ils présentent certaines similitudes :

• Les projets peuvent être confrontés à un large intervalle de risques et de problèmes, qui peuvent varier considérablement d'un projet à l'autre
• L'utilisation des enseignements tirés de projets similaires est un excellent moyen de se préparer aux risques et de gérer les problèmes de manière efficace
• Le manager d'un projet et l'équipe de projet doivent travailler ensemble pour identifier les risques, les gérer et traiter les problèmes au fur et à mesure qu'ils surviennent
• Il existe des documents spécifiques pour le suivi des risques et des problèmes liés au projet
• Au cours de la progression d'un projet, la nature et la portée des risques et des problèmes peuvent changer, et le gestionnaire de projet doit guider l'équipe de projet dans ces changements

Reconnaître que les risques et les problèmes font partie de la gestion de projet aide à comprendre leur importance et à les gérer efficacement.

Comment gérer les risques et les problèmes ?

L'identification précoce des risques permet de traiter les problèmes potentiels avant qu'ils ne s'aggravent. Il est également important de tenir un registre méticuleux de ces préoccupations afin de les gérer efficacement tout au long du projet.

L'utilisation d'outils conçus à cet effet constitue un excellent moyen de rester au fait des risques et des problèmes.

C'est pourquoi ClickUp entre en jeu. C'est votre ultime gestion de projet stratégique partenaire.

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ClickUp est un outil de gestion de projet doté de centaines de fonctionnalités personnalisables conçues pour aider les équipes de toutes tailles à gérer les risques, à suivre les mises à jour du projet, à promouvoir la transparence et à collaborer de manière transparente, le tout sur une seule et même plateforme.

ClickUp permet de gérer le travail sans effort et offre bien plus qu'un simple logiciel de gestion des risques. A partir de brainstorming sur les tableaux blancs interactifs de ClickUp à créer des wikis approfondis dans les documents collaboratifs clickUp offre un environnement de travail polyvalent qui se démarque.

Voici comment ClickUp peut vous aider à évaluer et à gérer les risques et les problèmes :

Gagner en visibilité grâce aux tableaux de bord

Créez des tableaux de bord détaillés et ajoutez facilement des cartes pour afficher la progression du point sprint, les tâches par statut et les bugs par vue en utilisant ClickUp Dashboard

Pensez à Tableaux de bord ClickUp comme le contrôle de la mission de votre projet - en affichant tout dans une seule vue personnalisable.

Vous obtenez un aperçu de haut niveau de chaque aspect de la progression de votre projet, ce qui vous permet de gérer facilement les risques et les problèmes.

Et le plus beau, c'est que vous le construisez à votre façon Vous le construisez à votre façon.

Vous avez le choix entre plus de 50 widgets y compris des tableaux, des outils de suivi de la charge de travail, des diagrammes personnalisés et bien d'autres choses encore, pour afficher exactement ce qui vous importe. Cet outil est parfait pour rester informé de chaque détail et risque du projet.

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Personne n'aime les tâches ennuyeuses et répétitives. Heureusement, Automatisations ClickUp réduit le temps consacré aux tâches monotones afin que vous puissiez vous concentrer sur des choses plus importantes.

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De plus, 50 actions de déclenchement vous permettent de créer une automatisation personnalisée adaptée à votre flux de travail. Il s'agit de se concentrer sur ce qui est vraiment important sans être constamment surveillé.

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L'aspect le plus convivial de ClickUp est sans doute sa vaste bibliothèque de modèles, notamment des modèles spécialisés pour les domaines suivants l'évaluation des risques et analyse des modes de défaillance et de leurs effets (FMEA) .

Examinons quelques-uns des meilleurs modèles pour la gestion des risques et des problèmes dans la gestion de projet. Modèle de Tableau blanc pour l'évaluation des risques de ClickUp est parfait pour aider les équipes à hiérarchiser et à visualiser les risques.

Télécharger ce modèle

Grâce à ce modèle, votre équipe peut évaluer différentes catégories de risques et leurs impacts potentiels, plonger dans les données pour repérer les zones de problèmes potentiels et forfaiter des mesures préventives pour minimiser l'exposition aux risques.

Voici comment l'utiliser :

• Décrivez les risques, faites un brainstorming etcréer un registre des risquesavec ClickUp Docs
• Créez une feuille de calcul des risques et affichez leur probabilité à l'aide d'une vue Tableur
• Établissez un système d'évaluation des risques et utilisez les champs personnalisés de ClickUp pour évaluer la probabilité de chaque risque
• Élaborer un forfait d'action, pour lequel vous pouvez créer et assigner des tâches individuelles à l'aide de ClickUp Tasks
• Suivez la progression de vos efforts de gestion des risques et examinez les résultats
• Mettez régulièrement à jour votre Tableau blanc d'évaluation des risques en y ajoutant de nouvelles informations ou en y apportant des modifications à l'aide de l'affichage ClickUp Tableau

Ce modèle est exactement ce dont vous avez besoin pour vous assurer que votre équipe est alignée et prête à s'attaquer aux risques de front.

Pour une analyse de risque simple, Modèle d'analyse des risques en gestion de projet de ClickUp est votre outil de référence.

Télécharger ce modèle

Le paramétrage de ce modèle dans ClickUp peut s'avérer extrêmement utile lors des réunions de révision du statut d'une équipe de projet. Il permet à votre équipe de :

• D'identifier rapidement et précisément les risques potentiels
• D'analyser les chances que chaque risque se concrétise
• Développer des stratégies de prévention pour gérer les risques de manière proactive

Que votre projet soit petit ou grand, ce modèle vous aidera à garder tout sur les rails.

Ensuite, jetez un coup d'œil à Le modèle de suivi des problèmes de ClickUp . Les problèmes sont inévitables, mais ce modèle est conçu pour faciliter leur gestion.

Télécharger ce modèle

Avec ce modèle, vous pouvez :

• Rapporter, suivre et hiérarchiser les bugs, erreurs et autres problèmes en toute simplicité
• Améliorer la collaboration au sein de l'équipe afin de résoudre les problèmes plus rapidement
• Organiser tous les rapports de problèmes dans une base de données partagée

Il centralise tous les rapports de problèmes en un seul endroit, améliorant ainsi la collaboration et vous aidant à respecter les délais plus rapidement.

Et si vous ne trouvez toujours pas ce dont vous avez besoin, ou si vous avez trouvé le modèle qui vous convient le mieux, il vous suffit d'un clic pour l'enregistrer. ClickUp vous permet de capturer n'importe quelle tâche, processus ou affichage en tant que modèle, prêt à être utilisé chaque fois que vous en avez besoin.

En fin de compte, ClickUp combine toutes ces fonctionnalités de manière intuitive et intégrée, vous fournissant les outils nécessaires pour faire face aux risques et aux problèmes sans perdre de temps.

Atténuer les risques et les problèmes avec ClickUp

Dans la gestion de projet, les risques sont omniprésents et se présentent sous tous les formulaires, qu'il s'agisse de défis ou de fournisseurs d'opportunités inattendues. La gestion efficace de ces divers risques est la clé, et c'est là que ClickUp brille ! C'est une solution polyvalente pour la gestion des risques et l'optimisation de vos projets.

ClickUp vous donne accès à de nombreuses fonctionnalités personnalisables, telles que les tableaux de bord et les Objectifs. De plus, il offre de multiples options de communication pour que tout se passe bien.

Et le meilleur ? Vous pouvez commencer à gérer les risques sans dépenser un centime grâce à Le forfait Free Forever de ClickUp .

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