Quiconque a déjà été responsable de quoi que ce soit (une vente de gâteaux, l'équipe de baseball junior de son quartier, une fête d'anniversaire surprise) a des anecdotes à raconter. 😵💫
Certaines d'entre elles concernent les risques, c'est-à-dire les problèmes potentiels qui auraient pu faire dérailler les plans les mieux conçus. D'autres concernent les problèmes, c'est-à-dire les incidents qui se sont réellement produits.
Lorsque vous élaborez des plans, il n'est pas toujours facile de distinguer à l'avance les risques des problèmes. Il en va de même pour la gestion de projet.
Il est essentiel de comprendre cette différence pour maintenir vos projets sur la bonne voie et contrôler votre niveau de stress.
C'est parti !
Dans cet article, nous allons lever le voile sur la différence entre les risques et les problèmes dans la gestion de projet. Nous expliquerons également pourquoi il est important de les distinguer et comment vous pouvez maîtriser cette différence. Cela vous aidera à identifier efficacement les risques et à naviguer en toute confiance dans les complexités de la gestion de projet.
Qu'est-ce qu'un risque dans la gestion de projet ?
Selon le Project Management Institute, un risque est défini comme « un évènement ou une condition incertains qui, s'ils se produisent, ont un effet positif ou négatif sur les objectifs d'un projet. »
Pour illustrer cela, considérez cette affirmation :
« Si vous ne vérifiez pas votre réservoir d'essence avant de partir en voyage, vous risquez de tomber en panne sèche à mi-chemin et de vous retrouver coincé au milieu de nulle part. »
Ici, la cause du risque est le fait de ne pas vérifier votre réservoir de carburant. Les risques sont les suivants :
- Vous tombez en panne d'essence à mi-chemin de votre voyage.
- Cela se produit loin d'une station-service, vous vous retrouvez donc coincé.
Cet exemple illustre parfaitement comment les risques sont souvent liés à des évènements ou des conditions futurs susceptibles d'influencer considérablement la réussite d'un projet.
Les risques liés à un projet peuvent provenir de n'importe quelle source : l'environnement du projet, les membres de l'équipe, les clients ou des facteurs externes tels que les changements du marché.
De plus, chaque entreprise est confrontée à des types de risques différents dans le cadre de ses projets.
Différents types de risques liés aux projets
Une agence de référencement naturel (SEO) peut être exposée à un risque si Google modifie son algorithme, ce qui aurait un impact sur ses activités. De même, un constructeur automobile peut être confronté au risque de voir de nouvelles réglementations ou des modifications réglementaires restreindre l'utilisation de certains matériaux dans les voitures neuves.
Une grande partie de la gestion des risques consiste à les identifier dès le début et à élaborer un plan pour y faire face s'ils surviennent. La gestion des risques joue un rôle crucial dans la gestion de projet, car elle aide à éviter les écueils imprévus.
Dans le contexte de la gestion de projet, voici quelques types courants de risques liés aux projets :
Risques liés aux coûts
Les risques liés aux coûts comprennent les dépenses imprévues, les estimations de coûts inexactes et les fluctuations économiques qui peuvent entraîner des dépassements budgétaires. Il est donc essentiel de les gérer de manière efficace et proactive.
Planifier les risques
Les retards imprévus, l'indisponibilité des ressources ou les dépendances vis-à-vis d'autres projets qui augmentent le risque de ne pas respecter les délais du projet constituent des risques liés au calendrier.
Risques liés à la performance
Le risque de ne pas atteindre les niveaux de qualité ou de rendement souhaités est appelé risque de performance.
Risques liés à la dérive des objectifs
Les changements incontrôlés ou la croissance continue de la portée d'un projet, souvent dus à des objectifs vagues, peuvent entraîner une augmentation des coûts et des retards. Ceux-ci relèvent des risques liés à la dérive des objectifs.
Risques liés aux ressources en compétences
Les défis liés au personnel, tels que les lacunes en matière de compétences ou l'expertise insuffisante de l'équipe, constituent des risques liés aux ressources humaines.
Risques technologiques
Les dysfonctionnements logiciels, les pannes matérielles et les problèmes de compatibilité relèvent des risques technologiques.
Risques organisationnels
Les changements de direction, les changements culturels ou les facteurs externes tels que les fusions et acquisitions constituent des risques organisationnels.
Risques liés au marché
Les fluctuations du marché, l'évolution des besoins des clients ou l'arrivée de nouveaux concurrents peuvent constituer des menaces importantes.
Risques opérationnels
Les changements imprévus dans le processus de production, les problèmes liés à la chaîne d'approvisionnement qui peuvent perturber les opérations et la mauvaise gestion des ressources humaines et matérielles constituent des risques opérationnels.
Risques stratégiques
Les risques stratégiques sont des facteurs externes, tels que les changements du marché ou les évolutions réglementaires, qui peuvent affecter l'alignement d'un projet sur ses objectifs stratégiques.
Risques externes
Les facteurs imprévisibles, tels que les catastrophes naturelles, les problèmes juridiques ou la volatilité des marchés, peuvent avoir une incidence sur les résultats des projets et sont appelés « risques externes ».
Un logiciel de gestion des risques efficace peut changer la donne en matière d'identification proactive et de suivi des risques.
À lire également : 10 conseils efficaces pour gérer les risques liés aux coûts des projets de gestion de projet
Qu'est-ce qu'un problème dans la gestion de projet ?
Alors que les risques sont des problèmes potentiels qui peuvent ou non se produire, les problèmes sont des difficultés qui se sont déjà manifestées et qui nécessitent une attention immédiate.
Les problèmes peuvent aller de petits dysfonctionnements facilement résolubles à des perturbations majeures qui bloquent complètement la progression. Ils peuvent survenir à n'importe quelle étape du projet et compromettre la réalisation des objectifs.
Les problèmes découlent souvent de risques, anticipés ou non, qui se sont concrétisés. Un bon plan d'urgence peut vous aider à faire face aux risques avant qu'ils ne deviennent des problèmes.
Un exemple :
Lors d'un road trip, vous tombez en panne d'essence à mi-chemin et vous vous retrouvez coincé au milieu de nulle part. Il s'avère que vous avez roulé sur un caillou qui a percé un trou dans votre réservoir d'essence.
Vous ne pouviez pas prévoir ce problème à l'avance, et il n'existe pas de solution facile pour le résoudre.
Tout comme les risques, il existe plusieurs types de problèmes liés aux projets. Voyons cela plus en détail :
Problèmes internes
Il s'agit notamment d'obstacles internes tels que les problèmes de communication, les objectifs mal alignés et les membres de l'équipe qui ne remplissent pas leurs responsabilités. Veiller à ce que les membres de l'équipe comprennent leur rôle dans le cadre de la gestion de projet peut aider à éviter ces malentendus.
Problèmes liés au temps
Les délais non respectés et les tâches retardées en sont des exemples classiques. Il est essentiel d'établir un échéancier réaliste, car celui-ci permet de définir les attentes et de guider toute l'équipe vers la ligne d'arrivée.
Problèmes liés aux coûts
Les dépassements budgétaires font partie des obstacles les plus courants pour les chefs de projet en gestion de projet. S'ils sont bien gérés, ils ne font pas toujours dérailler un projet, mais il est essentiel de les consigner dans votre registre des problèmes afin d'éviter que des problèmes financiers ne se reproduisent.
Problèmes externes
Des facteurs imprévisibles tels que les changements politiques ou les conditions météorologiques défavorables peuvent avoir un impact significatif sur les projets. La mise en place d'un plan d'urgence solide permet de garantir que ces perturbations externes ne compromettent pas votre projet.
Voyons maintenant quelques exemples pour comprendre comment les risques et les problèmes se manifestent dans la vie réelle.
Le 787 Dreamliner de Boeing : une complexité source de problèmes inévitables
Le lancement du 787 Dreamliner par Boeing est un exemple classique de risques devenus problèmes.
Dans une interview accordée au Seattle Times, un ingénieur de Boeing a déclaré que l'avion était « un avion plus complexe, avec des idées plus novatrices, de nouvelles fonctionnalités, de nouveaux systèmes et de nouvelles technologies. »
Cette complexité rendait presque impossible de mettre en évidence tous les problèmes potentiels à l'avance.
Cependant, certains risques étaient évidents. Au fur et à mesure de l'avancement du projet, ces risques se sont concrétisés sous la forme de problèmes graves, notamment des retards et des coûts supplémentaires de 10 milliards de dollars. L'entreprise a reconnu qu'elle avait « dépassé sa capacité à les gérer efficacement ».
Dans ce cas, la combinaison de risques élevés et d'une gestion des risques insuffisante a conduit à des problèmes et des revers inévitables dans le projet.
Bank of America : quand les risques se transforment en problèmes majeurs
En 2011, Bank of America a introduit de nouveaux frais mensuels de 5 dollars pour les utilisateurs de cartes de débit, anticipant des réactions négatives de la part des clients, ce qui est courant en cas d'augmentation des prix. Cependant, les réactions ont été bien plus vives que prévu.
Un mouvement de protestation appelé « Bank Transfer Day » a pris de l'ampleur sur Facebook, exhortant les clients à quitter Bank of America en réponse à ces nouveaux frais. Cet exode de clients a contraint la banque à revenir sur sa nouvelle structure tarifaire.
Bien que le registre des risques ait identifié la possibilité d'une insatisfaction des clients, le risque s'est transformé en un problème plus grave que celui auquel l'entreprise s'était préparée. Une approche plus proactive pour identifier et documenter ces risques aurait pu modifier le résultat.
Quelle est la différence entre les risques et les problèmes ?
Prendre l'avion, c'est un risque. Avoir peur de prendre l'avion, c'est un problème.
Savoir si vous êtes confronté à un risque ou à un problème détermine votre approche. Les risques nécessitent des stratégies proactives pour prévenir ou atténuer les problèmes potentiels, tandis que les problèmes nécessitent une action immédiate pour résoudre les problèmes actuels et passer à autre chose.
Confondre les deux peut entraîner un gaspillage d'efforts et de ressources. Vous ne voulez pas vous préparer à affronter un orage alors que votre bateau prend déjà l'eau !
Examinons les risques et les problèmes, leurs similitudes et leurs différences.
Risques et problèmes : échéancier
Une clé de différence entre les risques et les problèmes réside dans le timing. Les risques sont axés sur l'avenir : ce sont les « scénarios hypothétiques » qui pourraient perturber votre projet ultérieurement.
Par exemple, imaginez un projet de construction dans lequel vous pourriez être confronté à un retard dans l'obtention des permis. Ce retard est un risque, car il ne s'est pas encore produit, mais il pourrait avoir une incidence sur votre calendrier.
Vous planifiez ces scénarios à l'aide d'outils tels que le journal RAID (Risques, Hypothèses, Problèmes, Dépendances) afin de suivre et de gérer les menaces potentielles.
En revanche, les problèmes sont des difficultés actuelles qui nécessitent une attention immédiate.
Imaginez que des conditions météorologiques imprévues provoquent l'arrêt du travail sur un chantier de construction. C'est ce qui se passe actuellement et cela a un impact direct sur votre projet.
La principale différence réside dans le fait que les risques nécessitent une planification, tandis que les problèmes doivent être résolus en temps réel.
Risques et problèmes : certitude
Les risques sont incertains. Vous pouvez évaluer leur probabilité et leur impact, mais vous ne pouvez pas être sûr qu'ils se produiront ni quand ils se produiront.
Par exemple, la possibilité qu'un concurrent lance un produit similaire avant le vôtre constitue un risque. Vous pouvez évaluer les tendances du marché pour estimer la probabilité, mais cela reste une supposition.
Cependant, les problèmes sont déjà là et exigent que vous agissiez.
Si vos tests de produit révèlent une erreur critique, il s'agit d'un problème : c'est certain et il faut le résoudre avant de pouvoir aller de l'avant.
Cette différence entre incertitude et certitude vous aide à vous concentrer sur ce qui nécessite une attention immédiate par opposition à ce qui nécessite une planification stratégique.
Risques et problèmes : impact
Les risques ont un impact potentiel hypothétique jusqu'à ce que l'évènement se produise. Ils peuvent couvrir un intervalle allant de contretemps mineurs à des perturbations majeures.
Par exemple, l'augmentation du coût des matériaux peut menacer le budget de votre projet, mais tant qu'elle ne se produit pas, il ne s'agit que d'une possibilité risquée.
Les problèmes, en revanche, ont un impact certain qui affecte déjà votre projet.
Les coûts cachés découverts pendant la construction, par exemple, exigent des ajustements budgétaires immédiats.
Risques et problèmes : l'approche managériale
Gérer les risques signifie être proactif. Vous anticipez les problèmes potentiels et élaborez des plans pour éviter qu'ils ne se concrétisent. Cela peut impliquer d'identifier d'autres fournisseurs, de prévoir du temps supplémentaire dans votre calendrier ou d'utiliser différents cadres pour vous prémunir contre les menaces.
Par exemple, vous pouvez élaborer un plan de relève pour gérer le risque que des membres clés de l'équipe quittent le projet, minimisant ainsi les perturbations.
Les problèmes, en revanche, nécessitent une approche réactive.
Lorsqu'un membre clé de l'équipe démissionne de manière inattendue, cela devient un problème. Vous devez agir rapidement : redistribuer les tâches, recruter des remplaçants ou ajuster votre échéancier.
Risques et problèmes : Focus
La gestion des risques, qui fait partie intégrante de votre plan de gestion de projet, repose entièrement sur la prévention. Votre objectif est d'empêcher les risques de se transformer en problèmes en identifiant les menaces à un stade précoce et en prenant des étapes pour les éviter. Cela peut impliquer la création d'un registre des risques, la surveillance active des risques potentiels et la préparation de plans d'urgence.
Par exemple, l'utilisation de pratiques agiles et la réalisation régulière de tests logiciels permettent d'éviter les risques de retard.
Si un bug critique apparaît pendant les tests, il devient alors un problème, et l'objectif est alors de le résoudre le plus rapidement possible.
La priorité passe alors de la prévention des risques à la résolution directe des problèmes, afin de garantir que le projet puisse toujours atteindre ses objectifs.
Risques et problèmes : stratégie de lutte
Alors que la gestion proactive des risques implique une planification minutieuse et l'élaboration de stratégies d'atténuation, la gestion des problèmes nécessite souvent une adaptation rapide, qu'il s'agisse de réaffecter des ressources, d'ajuster les échéanciers ou même de réorienter les objectifs du projet.
En tenant un journal RAID bien entretenu et en utilisant des registres de risques, vous pouvez documenter vos stratégies et être prêt à changer de cap si nécessaire. Plus vous êtes préparé aux risques, mieux vous pouvez gérer les problèmes lorsqu'ils surviennent, ce qui rend vos efforts de gestion de projet plus efficaces dans l'ensemble.
Risques et problèmes : diagramme comparatif
| Aspect | Risques | Problèmes |
| Échéancier | Axé sur l'avenir ; évènements potentiels susceptibles de se produire et d'avoir un impact sur le projet ultérieurement. | Axé sur le présent ; problèmes actuels affectant le projet et nécessitant une action immédiate. |
| Certitude | Incertain ; la probabilité et l'impact peuvent être évalués, mais l'occurrence n'est pas garantie. | Certain ; il s'agit de problèmes réels et existants qui se sont déjà produits. |
| Impact | Les conséquences sont hypothétiques jusqu'à ce que le risque se concrétise. | Affectant directement la progression, le budget ou l'échéancier du projet à l'heure actuelle |
| Approche de gestion | Proactif ; implique des stratégies de planification, de prévention et d'atténuation des risques, comme l'utilisation de registres des risques. | Réactif ; nécessite une résolution immédiate et l'adaptation des plans actuels pour résoudre le problème. |
| Focus | Prévention : vise à éviter que les risques ne se transforment en problèmes grâce à la planification et à la mise en œuvre de contrôles. | Résolution : se concentre sur la résolution des problèmes dès qu'ils surviennent afin d'en minimiser l'impact. |
| Planification | Cela implique une planification détaillée, à l'aide de mesures telles que les journaux RAID et les cadres de gestion des risques liés à la cybersécurité, afin de faire face aux menaces futures éventuelles. | Nécessite une action rapide pour modifier les plans existants et gérer le problème immédiat. |
Quelles sont les similitudes entre les risques et les problèmes ?
Malgré leurs différences, les risques et les problèmes sont des aspects essentiels de la gestion de projet. Ils présentent certaines similitudes :
- Les projets peuvent être confrontés à un large intervalle de risques et de problèmes, qui peuvent varier considérablement d'un projet à l'autre.
- Tirer parti des enseignements tirés de projets similaires est un excellent moyen de se préparer aux risques et de gérer efficacement les problèmes.
- Le chef de projet et l'équipe de projet doivent travailler ensemble pour identifier les risques, les gérer et résoudre les problèmes dès qu'ils surviennent.
- Il existe des documents spécifiques pour le suivi des risques et des problèmes liés aux projets.
- Au fur et à mesure que le projet avance, la nature et l'ampleur des risques et des problèmes peuvent changer, et le chef de projet doit guider l'équipe à travers ces changements.
Reconnaître que les risques et les problèmes font partie intégrante de la gestion de projet aide à comprendre leur importance et à les traiter efficacement.
Comment gérer les risques et les problèmes ?
Identifier les risques dès le début vous permet de traiter les problèmes potentiels avant qu'ils ne s'aggravent. Il est également important de conserver des registres méticuleux de ces préoccupations afin de les gérer efficacement tout au long du projet.
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