Si Google Sheets est un excellent outil gratuit pour gérer les données du travail, sa véritable puissance réside dans ses formules.
Les formules Google Sheets automatisent les calculs, améliorent la précision et permettent de tirer le meilleur parti de la plateforme. Enregistrez donc cet article, car nous avons sélectionné une liste de formules essentielles pour vous aider à travailler plus rapidement et plus efficacement.
Nous examinerons les formules Google Sheets qui ne sont pas réservées aux utilisateurs avancés, mais accessibles à tous, quel que soit leur niveau d'expertise.
Qu'est-ce qu'une formule Google Sheets ?
Google Sheets est un tableur basé sur le cloud dont les fonctionnalités sont similaires à celles de Microsoft Excel ou d'autres outils qui vous permettent de créer, effectuer des modifications en cours et partager vos données, en particulier des informations numériques ou des diagrammes.
Les formules Google Sheets sont des ensembles d'instructions utilisées pour effectuer des calculs, manipuler des données ou générer des résultats spécifiques en fonction des valeurs de votre feuille de calcul. Elles comprennent divers éléments, notamment des fonctions, des références de cellules, des opérateurs et des constantes.
En saisissant une formule dans une cellule, vous demandez à la base de données Google Sheets d'effectuer un calcul spécifique et d'afficher le résultat dans la cellule.
Les formules dans Google Sheets sont similaires à celles de Microsoft Excel: elles commencent par un signe égal (=), suivi du nom d'une fonction et d'un intervalle de cellules à laquelle appliquer la fonction. Ces formules peuvent être aussi simples que l'addition de deux nombres ou aussi complexes que la réalisation d'analyses statistiques avancées.
Avantages de l'utilisation des formules dans Google Sheets
Pour les calculs mathématiques simples, la saisie de nouvelles formules peut s'avérer superflue. Mais lorsque vous devez analyser toutes les valeurs d'un intervalle de cellules ou effectuer des calculs complexes, l'utilisation des formules Google Sheets vous permet de gagner du temps et d'augmenter votre productivité.
Elle offre plusieurs avantages, tels que :
- Automatisation : les formules automatisent les calculs et les tâches répétitives, vous évitant ainsi de devoir recalculer à chaque fois qu'une valeur change. À titre d'exemple d'automatisation, imaginons qu'au lieu d'additionner manuellement les colonnes ou de calculer les moyennes, vous utilisiez les formules SUM() ou AVERAGE() pour obtenir des résultats instantanés et précis.
- Améliorez la précision : le calcul manuel des nombres peut toujours entraîner des erreurs. Cependant, les formules Google Sheets garantissent la précision des résultats, ce qui les rend idéales pour les rapports financiers, les analyses statistiques ou autres rapports complexes.
- Obtenez des informations : toutes les formules ne sont pas uniquement axées sur les calculs. Certaines, comme VLOOKUP(), INDEX() et MATCH(), vous aident à analyser de grands ensembles de données, à comparer des informations entre différentes feuilles et à extraire des points de données spécifiques.
- Flexibilité : les formules s'adaptent facilement à l'évolution des données ou des exigences. Que vous ayez besoin de créer des modèles financiers complexes, de générer des rapports personnalisés ou d'effectuer des calculs spécialisés, il existe probablement une formule, ou une combinaison de formules, qui vous aidera à atteindre vos objectifs.
- Travail d'équipe : les formules Google Sheets garantissent que vos équipes n'introduisent pas involontairement d'erreurs dans vos calculs finaux. Il suffit d'appliquer une formule à une feuille partagée pour que les membres de l'équipe puissent ajouter leurs données et obtenir instantanément les réponses requises ou reproduire la même formule dans une ou plusieurs colonnes si nécessaire. Cela est particulièrement utile pour les projets en cours ou les rapports qui nécessitent des mises à jour en temps réel.
Comment utiliser les formules Google Sheets
Nous allons maintenant vous montrer comment utiliser les formules Google Sheets en quelques étapes simples :
Commencez par un signe égal (=)
Pour créer des formules dans Google Sheets, tapez le signe égal (=) dans la cellule où vous souhaitez que le résultat apparaisse. Cela indique à Google Sheets que vous êtes sur le point d'entrer une formule.
Entrez le nom de la fonction
Après le signe égal, tapez le nom de la fonction que vous souhaitez utiliser. Google Sheets vous proposera des suggestions au fur et à mesure que vous tapez, ce qui vous permettra de trouver plus facilement la fonction dont vous avez besoin. Par exemple, pour additionner un intervalle de cellules, vous utiliserez la fonction SUM.
Spécifiez l'intervalle de cellules
Ensuite, spécifiez l'intervalle de cellules sur lequel vous souhaitez appliquer la formule. Saisissez manuellement la référence de cellule et le nombre de colonne (par exemple, A1:A10), ou cliquez et faites glisser pour sélectionner l'adresse de la cellule.
Fermer la formule
La plupart des formules nécessitent de fermer les parenthèses après avoir spécifié l’intervalle de cellules ou tout argument supplémentaire. La fonction somme complète serait =SUM(A1:A10), se terminant par les parenthèses.
Appuyez sur Entrée
Une fois la formule saisie, appuyez sur Entrée pour que la formule calcule et affiche le résultat dans la cellule sélectionnée.
L'avantage des formules Google Sheets est que vous n'êtes pas obligé d'utiliser une seule formule par cellule. Vous pouvez combiner plusieurs fonctions dans une seule formule. Par exemple, utilisez =SUM(A1:A10) * AVERAGE(B1:B10) pour multiplier la somme d'un intervalle par la moyenne d'un autre.
Les 30 formules Google Sheets les plus utiles pour différents cas d'utilisation
Google Sheets propose de nombreuses formules pour simplifier vos calculs mathématiques. Voici 30 des formules Google Sheets les plus couramment utilisées :
Calculs de base
Voici les formules mathématiques de base de Google Sheets que vous devez connaître :
| Formules de fonction | Ce qu'elles font | Syntaxe |
|---|---|---|
| SUM() | La fonction SUM() vous permet d'additionner un intervalle de nombres, ce qui la rend parfaite pour obtenir rapidement des totaux, que vous gériez un budget ou additionniez des chiffres de vente. | SUM(valeur1, [valeur2, …]) |
| MOYENNE() | La fonction MOYENNE() calcule la moyenne d'un intervalle de nombres. Cette formule est utile pour trouver les valeurs moyennes dans des ensembles de données, telles que la note moyenne d'un test ou le chiffre d'affaires moyen par semaine. | MOYENNE(valeur1, [valeur2, …]) |
| COUNT() | La fonction COUNT() calcule le nombre de valeurs numériques dans un intervalle. Elle est particulièrement utile lorsque vous avez besoin de connaître le nombre d'entrées dans une liste, comme le nombre d'éléments vendus ou le nombre d'occurrences d'une certaine valeur. | COUNT(valeur1, [valeur2, …]) |
| COUNTA() | La fonction COUNTA() compte le nombre de cellules non vides dans un intervalle, quel que soit le type de données. Utilisez cette formule lorsque vous devez compter les cellules contenant du texte, des chiffres ou toute autre donnée. | COUNTA(valeur1, [valeur2, …]) |
| MAX() | La fonction MAX renvoie le plus grand nombre ou la valeur maximale d'un intervalle de valeurs donné. | MAX(valeur1, [valeur2, …]) |
| MIN() | La fonction MIN renvoie le plus petit nombre ou la valeur minimale d'un intervalle spécifié. | MIN(valeur1, [valeur2, …]) |
Fonctions logiques
Viennent ensuite les formules logiques de Google Sheets, telles que :
| Formules de fonction | Ce qu'elles font | Syntaxe |
|---|---|---|
| IF() | La fonction IF() est une formule logique qui renvoie une valeur si une expression logique est vraie et une autre si elle est fausse. Cette formule est incroyablement polyvalente et peut être utilisée pour plusieurs tâches décisionnelles dans votre feuille de calcul. | IF(test_logique, valeur_si_vrai, [valeur_si_faux]) |
| AND() | La fonction AND évalue plusieurs conditions et renvoie TRUE si toutes les conditions sont vraies ; sinon, elle renvoie FALSE. | AND(logique1, [logique2, …]) |
| OR() | La fonction OR vérifie plusieurs conditions et renvoie TRUE si au moins une condition est vraie et FALSE si toutes les conditions sont fausses. | OU(logique1, [logique2, …]) |
| NOT() | La fonction NOT renvoie la valeur opposée à une valeur logique. Si la valeur saisie est TRUE, elle renvoie FALSE, et vice versa. Cela est utile lorsque vous devez inverser une condition. | NOT(logique) |
Fonction ou manipulation du texte
Les formules Google Sheets ne sont pas uniquement destinées aux valeurs numériques, elles peuvent également être utilisées pour des fonctions de texte et des manipulations de cellules, telles que :
| Formules de fonction | Ce qu'elles font | Syntaxe |
|---|---|---|
| CONCATENATE() | La fonction CONCATENATE() permet de joindre plusieurs chaînes de texte en une seule. Cette formule Google Sheets est parfaite pour combiner des noms et prénoms, des adresses ou toute autre donnée textuelle devant être fusionnée dans une seule cellule. | CONCATENATE(chaîne1, [chaîne2, …]) |
| LEFT() | La fonction LEFT() extrait plusieurs caractères spécifiés au début d'une chaîne de texte. Cela est utile pour supprimer une partie du texte, comme les premières lettres d'un code produit. | LEFT(texte, [nombre_de_caractères]) |
| RIGHT() | La fonction RIGHT() est similaire à LEFT(), mais elle extrait les caractères à partir de la fin d'une chaîne de texte. Utilisez cette formule lorsque vous devez isoler les derniers chiffres d'un nombre ou d'un code. | RIGHT(texte, [nombre_de_caractères]) |
| MID() | La fonction MID() extrait un nombre spécifique de caractères du milieu d'une chaîne de texte. Cette formule Google Sheets extrait une sous-chaîne d'une chaîne de texte plus longue, telle que la partie centrale d'un identifiant. | MID(texte, position_début, nombre_de_caractères) |
| TRIM() | La fonction TRIM() supprime tous les espaces supplémentaires d'une chaîne de texte, ne laissant qu'un seul espace entre les mots. Cette formule est idéale pour nettoyer les données textuelles présentant des espacements irréguliers. | TRIM(texte) |
| SPLIT() | La fonction SPLIT() divise une chaîne de texte en plusieurs parties distinctes en fonction d'un délimiteur spécifié. Cette formule est idéale pour séparer des données telles que des adresses ou des noms en différentes colonnes. | SPLIT(texte, délimiteur, [diviser_par_chacun], [supprimer_texte_vide]) |
| REPLACE() | La fonction REPLACE() remplace une partie d'une chaîne de texte par une autre chaîne de texte en fonction de la position que vous spécifiez. Cette formule met à jour les codes, les noms ou toute autre donnée dont une partie du texte doit être modifiée. | REPLACE(ancien_texte, position_de_départ, nombre_de_caractères, nouveau_texte) |
| SUBSTITUTE() | Semblable à REPLACE(), la fonction SUBSTITUTE() remplace toutes les instances d'une chaîne de texte spécifique par une autre. Cela permet de corriger les erreurs et de normaliser le texte dans les grands ensembles de données. | SUBSTITUTE(texte, ancien_texte, nouveau_texte, [numéro_d'instance]) |
| UPPER() | La fonction UPPER() convertit tous les caractères d'une chaîne de texte en majuscules. Utilisez cette formule pour normaliser le texte en majuscules, par exemple pour les codes ou les identifiants. | UPPER(texte) |
| LOWER() | La fonction LOWER() convertit tous les caractères d'une chaîne de texte en minuscules. Cette formule est utile pour standardiser le texte en minuscules, par exemple pour les adresses e-mail ou les noms d'utilisateur. | LOWER(texte) |
| PROPER() | La fonction PROPER() convertit la première lettre de chaque mot d'une chaîne de texte en majuscule, toutes les autres lettres restant en minuscules. Cette fonction est parfaite pour mettre en forme de manière cohérente les noms, les titres ou les adresses. | PROPER(texte) |
| ROUND() | La fonction ROUND() arrondit un nombre à un nombre spécifié de décimales. Cette formule est essentielle pour les calculs financiers ou la précision de vos données. | ROUND(nombre, [nombre_de_chiffres]) |
| TEXT() | La fonction TEXT() vous permet de formater des nombres, des dates et des heures sous forme de texte, en mettant en forme ces éléments selon des formats personnalisés. Par exemple, utilisez TEXT() pour afficher des dates dans un format spécifique ou pour ajouter des symboles de devises aux nombres. | TEXTE(valeur, format) |
Fonctions de manipulation des données
Certaines formules Google Sheets permettent également de trier et de filtrer une feuille de calcul, par exemple :
| Formules de fonction | Ce qu'elles font | Syntaxe |
|---|---|---|
| VLOOKUP() | La fonction RECHERCHEV(), ou recherche verticale, recherche une valeur dans la première colonne d'un intervalle et renvoie une valeur dans la même ligne d'une autre colonne. Cette formule est idéale pour rechercher des informations dans un tableau ou une base de données. | VLOOKUP(clé_recherche, intervalle, index, [est_trié]) |
| HLOOKUP() | Semblable à la fonction RECHERCHEV(), la fonction RECHERCHEV() ou recherche horizontale recherche une valeur dans la première ligne et renvoie une valeur provenant d'une ligne spécifiée dans la même colonne. Utilisez cette formule lorsque vos données sont organisées horizontalement plutôt que verticalement. | HLOOKUP(clé_recherche, intervalle, index, [est_trié]) |
| INDEX() | La fonction INDEX() renvoie la valeur d'une cellule dans un intervalle donné en fonction des nombres de ligne et de colonne que vous spécifiez. Cette formule permet d'extraire des points de données spécifiques d'un ensemble de données volumineux, en particulier dans la première colonne. | INDEX(référence, ligne, [colonne]) |
| MATCH() | La fonction MATCH() recherche un élément spécifié dans un intervalle et renvoie sa position relative. Souvent utilisée avec INDEX(), cette formule est idéale pour trouver l'emplacement de données spécifiques dans un intervalle. | MATCH(clé_recherche, intervalle, [type_recherche]) |
Fonctions de date et d'heure
Les formules Google Sheets peuvent également effectuer des calculs numériques avancés ou renvoyer les valeurs de date et d'heure actuelles, comme par exemple :
| Formules de fonction | Ce qu'elles font | Syntaxe |
|---|---|---|
| TODAY() | La fonction TODAY() renvoie la date actuelle (selon le paramètre de date de votre appareil) sans l'heure. Elle se met à jour automatiquement chaque jour, ce qui est utile pour suivre les échéances ou les horodatages. | TODAY() |
| NOW() | La fonction NOW() renvoie à la fois la date et l'heure actuelles. Elle est utile lorsque vous devez enregistrer la date et l'heure exactes d'un évènement. | NOW() |
| DATE() | La fonction DATE() vous permet de créer une date spécifique en saisissant l'année, le mois et le jour comme arguments. | DATE(année, mois, jour) |
Limites de l'utilisation des formules Google Sheets
Les formules Google Sheets permettent de gagner du temps, et il existe plusieurs astuces Google Sheet pour vous aider à accomplir votre travail. Cependant, cet outil présente également plusieurs limites, notamment par rapport aux outils avancés de gestion des données et d'automatisation des projets.
Certaines de ces limites comprennent :
- Problèmes de performances avec des ensembles de données volumineux : Google Sheets a du mal à traiter les ensembles de données volumineux, en particulier lorsqu'il utilise des formules ou des fonctions complexes telles que ARRAYFORMULA(), QUERY() ou IMPORTRANGE(). À mesure que le nombre de lignes et de formules augmente, vous pouvez rencontrer des ralentissements, des temps de chargement longs, voire des plantages.
- Problèmes de collaboration : bien que Google Sheets soit connu pour ses fonctionnalités de collaboration en temps réel, il devient difficile à gérer lorsque plusieurs utilisateurs effectuent des modifications en cours sur le même fichier Google Sheets. Des conflits peuvent survenir si des modifications sont apportées simultanément, et il est difficile de suivre ces modifications.
- Complexité des formules avancées pour les débutants : pour les utilisateurs qui ne sont pas familiarisés avec les formules avancées, la création et le débogage de formules Google Sheets complexes peuvent s'avérer décourageants. Les erreurs dans la syntaxe ou la logique des formules peuvent entraîner des analyses de données et des prises de décision incorrectes.
- Dépendance excessive à la connexion Internet : Google Sheets est une application basée sur le cloud, ce qui signifie qu'elle nécessite une connexion Internet pour fonctionner pleinement. Bien que vous puissiez travailler hors ligne dans certains cas, les fonctionnalités hors ligne sont limitées et des problèmes de synchronisation peuvent survenir lorsque vous vous reconnectez à Internet.
- Manque de visualisation avancée : Google Sheets comprend des outils de base pour créer des graphiques et des diagrammes, mais ceux-ci sont limités pour la visualisation avancée des données. Par exemple, la création de tableaux de bord interactifs, de graphiques sophistiqués ou de visualisations de données complexes nécessite souvent des outils supplémentaires tels que Looker, Power BI ou Tableau.
Découvrez ClickUp : la meilleure alternative à Google Sheets
Les formules Google Sheets sont sans aucun doute incroyables pour gérer et analyser des données. Cependant, Google Sheets a ses limites, en particulier lorsqu'il s'agit de traiter de grands ensembles de données, des flux de travail complexes et des besoins d'automatisation avancés.
C'est là que ClickUp entre en jeu en tant qu'alternative parfaite à Google Sheets, offrant une gamme de fonctionnalités pour améliorer la gestion de vos données et le suivi de vos projets.
Voyons comment ClickUp aide à surmonter les limites de Google Sheets :
Vue Tableur ClickUp
ClickUp Vue Tableur est une fonctionnalité puissante qui vous permet d'organiser et d'afficher vos tâches dans un format structuré, similaire à un tableur. Axée sur la facilité d'utilisation et les options de mise en forme puissantes, elle offre d'excellentes fonctionnalités telles que :
- Interface intuitive sans code : créez et personnalisez des tableaux adaptés à vos besoins spécifiques, ce qui facilite la liaison des tâches, des documents et des dépendances.
- Options de mise en forme avancées : mettez en forme des cellules, des lignes et des colonnes grâce à des options de filtrage et de regroupement robustes, qui facilitent l'ajout de pièces jointes, de liens, de codes couleur à vos champs, etc.
- Contrôles d'accès pour le partage de fichiers : partagez votre vue Tableur avec n'importe qui, qu'il s'agisse de membres de votre équipe interne ou de personnes extérieures à votre organisation. Grâce aux contrôles d'accès, gérez les utilisateurs et les permissions et créez un lien public en lecture seule pour le partage externe, afin de garantir la protection permanente des données de votre organisation.
Le principal avantage de ClickUp réside dans la possibilité d'utiliser des modèles de feuilles de calcul ClickUp personnalisables pour obtenir une installation de feuille de calcul organisée et facile à effectuer des modifications en cours avec vos données organisationnelles.
Automatisations ClickUp
Les formules Google Sheets sont excellentes pour les organisations qui travaillent avec des volumes de données importants et fluctuant pendant une période. Mais ClickUp Automations va encore plus loin.
Grâce à sa logique avancée et à son générateur d'automatisation basé sur des déclencheurs, vous pouvez :
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Pour des calculs et des structures plus avancés, les formules avancées de ClickUp vous permettent de trier, filtrer et regrouper des formules afin de simplifier les flux de travail complexes et d'effectuer l'automatisation des fonctions de données.
Par exemple, si vous souhaitez utiliser des formules pour calculer les échéanciers d'un projet en fonction des dates de début et d'échéance ou créer une logique conditionnelle pour déclencher des actions en fonction des pourcentages d'achèvement des tâches, procédez comme suit dans ClickUp :
Configuration des déclencheurs d'automatisation : déterminez les conditions dans lesquelles votre formule doit être évaluée.
Création d'un champ de formule : ajoutez un nouveau champ de formule dans votre vue Tableur. Ce champ servira de conteneur pour votre formule.
Dans notre exemple, vous pouvez configurer des déclencheurs d'automatisation de cette manière :
- Calculer les dates d'échéance en fonction de la priorité des tâches : créez une formule qui calcule la date d'échéance d'une tâche en fonction de son niveau de priorité.
- Attribuez automatiquement des tâches en fonction de critères : utilisez des formules pour attribuer des tâches à des membres spécifiques de l'équipe en fonction de leurs compétences ou de leur disponibilité.
En combinant la puissance de la vue Tableur et des automatisations de ClickUp, créez des flux de travail hautement personnalisés et efficaces qui automatisent les tâches complexes et fournissent des informations précieuses sur vos données.
ClickUp Brain
ClickUp Brain, l'assistant alimenté par l'IA, facilite considérablement la création de flux de travail et la configuration instantanée de l'automatisation sur un dossier, un fichier ou un ensemble de données. Grâce à la technologie IA, vous bénéficiez des avantages suivants :
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- Interactions en langage naturel : communiquez avec l'assistant IA avancé en utilisant un langage courant, ce qui simplifie votre flux de travail et élimine le besoin de commandes ou de formules complexes, rendant les automatisations et la gestion des données plus intuitives et pratiques.
- Informations précieuses sur les données : utilisez la puissance de l'IA pour obtenir des informations plus approfondies sur vos données et identifier les possibilités d'automatisation supplémentaire basée sur des déclencheurs, simplifiant ainsi l'ensemble du processus de gestion des flux de travail et de prise de décision.
Par exemple, pour fusionner deux fichiers Google Sheets en une seule feuille de calcul, vous devrez utiliser les modules complémentaires QUERY, IMPORTRANGE ou Google Sheet.
Avec ClickUp, vous pouvez utiliser le générateur d'automatisation par glisser-déposer pour combiner les données de plusieurs feuilles ou fichiers Google Sheets et même récupérer des résumés générés par l'IA, des mises à jour, etc.
Pour gérer vos tâches quotidiennes, collaborer avec votre équipe et suivre l'échéancier de vos projets, ClickUp vous offre tout ce dont vous avez besoin dans une plateforme intuitive.
Savitree Cheaisang, vice-présidente adjointe de Bubblely, mentionne pourquoi elle adore utiliser ClickUp pour les calculs et la gestion des données :
Mon entreprise est désormais beaucoup mieux organisée et capable de contrôler l'échéancier de chaque projet, en effectuant le suivi de toutes les activités qui s'y déroulent. J'adore la fonction de calcul qui permet de passer rapidement en revue les nombres au lieu de les exporter dans Excel et de les calculer manuellement.
Mon entreprise est désormais beaucoup mieux organisée et capable de contrôler l'échéancier de chaque projet, en effectuant le suivi de toutes les activités qui s'y déroulent. J'adore la fonction de calcul qui permet de passer rapidement en revue les nombres au lieu de les exporter dans Excel et de les calculer manuellement.
Une façon plus simple d'utiliser les formules Google Sheets
Si les formules Google Sheets peuvent certainement vous aider à gérer et analyser vos données, il existe un moyen plus simple et plus efficace de gérer vos tâches et vos projets : ClickUp !
Il s'agit d'une puissante plateforme de collaboration qui offre une alternative supérieure aux feuilles de calcul. Grâce à sa vue Tableur intuitive et à ses puissantes capacités d'automatisation, ClickUp vous aide à tirer le meilleur parti d'une application de feuille de calcul tout en fournissant les fonctionnalités d'analyse et de visualisation d'un outil avancé de gestion des données.
Mais ce n'est qu'un début ! ClickUp est également facile à utiliser, vous permettant de glisser-déposer facilement des tâches, de redimensionner des colonnes et même de partager vos tableaux grâce à un lien unique pour une collaboration fluide.
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