Vous voilà assis à votre bureau, luttant contre la montre pour terminer l'organisation d'une feuille de calcul.
Vous cliquez sans fin sur des onglets et tapez des formules quand soudain, vous réalisez qu'il existe un moyen plus rapide à faire tout ce qui vous donne tant de fil à retordre : un raccourci caché qui vous aurait fait gagner du temps et préserver votre santé mentale.
Si seulement vous l'aviez su plus tôt !
Pour tous ceux qui passent leurs journées à essayer de comprendre Excel, maîtriser les raccourcis, c'est comme découvrir un chemin secret dans un labyrinthe.
Dans cet article, nous vous présentons les 50 raccourcis Excel incontournables que tout le monde devrait connaître, des clés simples qui vous permettront d'accélérer votre utilisation d'Excel. 💻
Qu'est-ce qu'un raccourci Excel ?
Un raccourci Excel est une combinaison de clés du clavier qui permet aux utilisateurs d'effectuer rapidement des actions sans passer par les menus du logiciel.
Considérez cela comme un moyen plus rapide pour terminer ce que vous avez à faire.
Par exemple, tout comme « Ctrl + C » permet de copier du texte et « Ctrl + V » de le coller, Excel dispose de ses propres raccourcis qui peuvent vous faire gagner du temps et vous faciliter la tâche.
Un exemple courant est la création d'un nouveau classeur vierge en appuyant simplement sur « Ctrl + N ».
Sans ce raccourci, vous devriez utiliser votre souris pour naviguer jusqu'à la section « Fichier », puis cliquer sur « Nouveau », un processus qui nécessite plusieurs étapes. En réduisant le nombre d'étapes nécessaires pour achever une tâche, vous pouvez accélérer considérablement votre flux de travail.
Excel propose plus de 500 raccourcis conçus pour vous aider à naviguer dans les feuilles, mettre en forme les données, appliquer des fonctions, etc. Apprendre ces raccourcis peut sembler fastidieux au premier abord, surtout si vous avez l'habitude d'utiliser la souris pour tout. Cela peut même vous ralentir au début, le temps de vous adapter à cette nouvelle façon de travailler.
Mais à force de les utiliser, ces raccourcis deviendront une seconde nature, presque ancrés dans votre mémoire musculaire. En peu de temps, vous effectueraz plus rapidement et plus efficacement le travail, en effectuant des tâches en quelques touches seulement.
Avantages de l'utilisation des raccourcis dans Excel
Les raccourcis Excel peuvent sembler être des commodités mineures, mais ils peuvent complètement changer votre façon d'interagir avec le logiciel.
Voyons pourquoi l'utilisation de ces raccourcis est une excellente idée.
- Gagnez du temps : plus besoin d'utiliser la souris pour naviguer dans de longs menus et boîtes de dialogue et effectuer plusieurs étapes.
- Gagnez en rapidité : naviguez dans de grands ensembles de données et triez-les rapidement, en évitant les défilements interminables qui peuvent vous ralentir.
- Réduisez les erreurs : évitez les erreurs manuelles en utilisant des raccourcis clavier pour gérer efficacement les processus complexes en plusieurs étapes.
- Améliorez votre concentration : gardez les mains sur le clavier, minimisez les distractions liées à l'utilisation de la souris et améliorez votre concentration sur la tâche à accomplir.
- Réduisez la fatigue : évitez l'inconfort physique lié au passage constant de la souris au clavier en maîtrisant les raccourcis Excel.
À lire également : 25 astuces et conseils Excel pour booster votre productivité
Comment utiliser les raccourcis dans Excel
Se familiariser avec les raccourcis Excel peut donner l'impression d'apprendre une nouvelle langue, mais cela en vaut l'effort. Une fois que vous maîtriserez ces combinaisons de touches, vous constaterez que vous naviguez et gérez les données beaucoup plus efficacement.
Voici trois conseils pour vous aider à utiliser les raccourcis dans Excel :
1. Commencez par les bases
Commencez par apprendre quelques raccourcis clés qui vous permettront d'améliorer immédiatement votre efficacité.
Par exemple, vous familiariser avec les raccourcis « Ctrl + C » pour copier, « Ctrl + V » pour coller et « Ctrl + Z » pour annuler vous permettra d'améliorer considérablement votre capacité à effectuer rapidement vos tâches.
Une fois que vous les maîtriserez, vous serez prêt à vous attaquer à des raccourcis plus avancés en toute simplicité.
2. Activez et personnalisez les raccourcis
La plupart des raccourcis Excel sont déjà activés. Il vous suffit de les utiliser.
Cependant, certains doivent être activés. Suivez ces étapes pour activer et personnaliser les raccourcis dans le ruban Excel :
- Allez dans Fichier > Options > Personnaliser le ruban.
- Créer un nouvel onglet personnalisé > Nouveau groupe personnalisé > Renommer
- Sélectionnez la commande > Sélectionnez le nouveau groupe > Ajoutez des commandes
Vous pouvez accéder à ces raccourcis à l'aide de la clé « Alt » + la lettre attribuée par Excel.
De même, vous pouvez ajouter des raccourcis personnalisés à la barre d'outils d'accès rapide et y accéder à l'aide de la clé « Alt » + le « nombre » attribué par Excel.
3. Entraînez-vous et mémorisez les raccourcis
Le secret pour maîtriser les raccourcis dans Excel est de les utiliser souvent. Au début, vous aurez toutefois besoin d'aide pour les mémoriser. Dans ce cas, voici ce que vous pouvez faire :
- Commencez par les cinq à sept raccourcis les plus fréquemment utilisés.
- Notez les raccourcis les plus utilisés sur des post-it ou une fiche aide-mémoire et collez-les près de votre environnement de travail afin qu'ils soient visibles.
- Réduisez progressivement votre dépendance à l'aide-mémoire et supprimez de la liste les raccourcis que vous maîtrisez parfaitement.
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Les 50 meilleurs raccourcis Excel pour gagner du temps
Excel propose des centaines de raccourcis, mais nous avons sélectionné les 50 plus couramment utilisés au travail. Pour vous faciliter la tâche, nous les avons regroupés par fonction, comme la navigation dans les feuilles de calcul, les raccourcis dans les classeurs et la mise en forme des cellules.
Voici les 50 meilleurs raccourcis Excel pour gagner du temps :
1. Navigation dans les feuilles de calcul
Dans cette catégorie, nous explorerons les raccourcis qui vous permettent de naviguer dans votre feuille de calcul sans utiliser la souris. Ceux-ci sont particulièrement utiles lorsque vous travaillez sur des feuilles de calcul volumineuses ou complexes.
| Sr. N° | Description | Raccourcis clavier |
|---|---|---|
| 1. | Pour passer à la cellule suivante | Onglet |
| 2. | Pour passer à la cellule précédente | Maj + Tab |
| 3. | Pour descendre d'une cellule | Entrer |
| 4. | Pour déplacer une cellule vers le haut | Touche fléchée vers le haut |
| 5. | Pour étendre la sélection de cellules d'une cellule dans cette direction | Maj + clé fléchée (haut, bas, droite ou gauche) |
| 6. | Pour passer à la dernière cellule utilisée dans cette direction | Ctrl + clé fléchée directionnelle (haut, bas, droite ou gauche) |
| 7. | Pour vous déplacer vers la dernière cellule utilisée dans une feuille de calcul | Ctrl + Fin |
| 8. | Pour vous déplacer vers la première cellule d'une feuille de calcul | Ctrl + Accueil |
| 9. | Pour sélectionner toute la colonne | Ctrl + Espace |
| 10. | Pour sélectionner toute la ligne | Maj + Espace |
| 11. | Pour réaliser la sélection de toutes les cellules utilisées dans cette direction | Ctrl + Maj + clé fléchée directionnelle (haut, bas, droite ou gauche) |
| 12. | Pour étendre la sélection de la cellule active à la dernière cellule utilisée dans une feuille de calcul | Ctrl + Maj + Fin |
| 13. | Pour étendre la sélection de la cellule active à la première cellule utilisée dans une feuille de calcul | Ctrl + Maj + Accueil |
| 14. | Pour effectuer la sélection de l'ensemble de la feuille de calcul | Ctrl + Maj + Barre d'espace |
| 15. | Pour passer à la feuille suivante | Ctrl + PageDown |
| 16. | Pour passer à la feuille précédente | Ctrl + Page précédente |
| 17. | Pour descendre d'un écran dans la feuille actuelle | Page suivante |
| 18. | Pour remonter d'un écran dans la feuille actuelle | Page précédente |
| 19. | Pour déplacer un écran vers la gauche dans la feuille actuelle | Alt + Page Down |
| 20. | Pour déplacer un écran vers la droite dans la feuille actuelle | Alt + Page précédente |
💡 Astuce de pro : utilisez les raccourcis Mac : Commande + Maj + $ pour mettre rapidement les devises en forme sur un Mac. Cela mettra instantanément les cellules sélectionnées en forme en tant que devises dans Excel, ce qui rationalisera votre flux de travail et vous permettra de garder vos données financières organisées. 💵
2. Actions sur les classeurs
Dans cette catégorie, nous aborderons les raccourcis Excel permettant d'ouvrir, de fermer, d'enregistrer et d'effectuer d'autres actions essentielles dans un classeur.
| N° | Description | Raccourcis clavier |
|---|---|---|
| 21. | Pour créer un nouveau classeur | Ctrl + N |
| 22. | Pour enregistrer un classeur | Ctrl + S |
| 23. | Pour fermer le classeur actuel | Ctrl + W |
| 24. | Pour ouvrir un classeur existant | Ctrl + O |
| 25. | Pour fermer Excel | Ctrl + F4 |
| 26. | Pour ouvrir le menu Fichier | Alt + F |
| 27. | Pour accéder à l'onglet Accueil | Alt + H |
| 28. | Pour accéder à l'onglet Insertion | Alt + N |
| 29. | Pour accéder à la disposition | Alt + P |
| 30. | Pour accéder à l'onglet Formules | Alt + M |
| 31. | Pour accéder à l'onglet Données | Alt + A |
| 32. | Pour accéder à l'onglet Révision | Alt + R |
| 33. | Pour accéder à l'onglet Affichage | Alt + W |
À lire également : Comment calculer le temps dans Excel (formules incluses)
3. Actions rapides sur les cellules
Nous allons ici nous intéresser aux raccourcis Excel qui vous permettent d'effectuer rapidement des actions directement sur votre feuille de calcul.
| N° | Description | Raccourcis clavier |
|---|---|---|
| 34. | Pour copier une sélection de cellules dans la feuille de calcul | Ctrl + C |
| 35. | Pour coller une sélection de cellules dans la feuille de calcul | Ctrl + V |
| 36. | Pour couper une sélection de cellules dans la feuille de calcul | Ctrl + X |
| 37. | Pour annuler une action récente dans la feuille de calcul | Ctrl + Z |
| 38. | Pour refaire une action récente dans la feuille de calcul | Ctrl + Y |
| 39. | Pour ouvrir le menu contextuel d'une cellule | Maj + F10 |
| 40. | Pour insérer une fonction | Maj + F3 |
| 41. | Pour ajouter un commentaire dans une cellule | Maj + F2 |
| 42. | Pour ouvrir la boîte de dialogue Supprimer | Ctrl + signe moins |
| 43. | Pour ouvrir la boîte de dialogue Insertion | Ctrl + signe plus |
| 44. | Pour créer, supprimer ou renommer un tableau | Ctrl + T, Ctrl + D ou Ctrl + R |
| 45. | Pour ajouter un lien hypertexte | Ctrl + K |
| 46. | Pour mettre du texte en italique ou supprimer la mise en forme en italique | Ctrl + I ou Ctrl + 3 |
| 47. | Pour mettre du texte en gras ou supprimer le formatage en gras | Ctrl + B ou Ctrl + 2 |
| 48. | Pour souligner du texte ou supprimer le formatage souligné | Ctrl + U ou Ctrl + F4 |
| 49. | Remplir de couleur | Alt + H + H |
| 50. | Pour vérifier l'orthographe dans la feuille de calcul active | F7 |
💡 Conseil de pro : organisez mieux vos rapports Excel en utilisant des intervalles nommés. Les intervalles nommés facilitent la référence à des intervalles de données spécifiques dans vos formules, ce qui simplifie la gestion de vos feuilles de calcul et rend les formules plus faciles à comprendre.
Limites de l'utilisation d'Excel
Les raccourcis Excel peuvent accélérer votre travail, mais ils ne sont pas gratuits. Si vous recherchez des fonctionnalités avancées, il peut donc être intéressant d'explorer certaines alternatives à Excel.
Pour mieux comprendre les limites d'Excel, voici un aperçu de ses inconvénients.
- Courbe d'apprentissage : la maîtrise des fonctionnalités et des raccourcis Excel n'est pas chose facile. Vous devez avoir accès à diverses ressources pour apprendre à utiliser les différentes fonctions et formules Excel, créer des rapports et des graphiques, et effectuer d'autres actions avancées.
- Non conçu pour l'efficacité : Excel nécessite l'exécution manuelle de la plupart des tâches, ce qui peut prendre beaucoup de temps et demander beaucoup de travail.
- Sujets aux erreurs humaines : la saisie et l'analyse manuelles d'entrées volumineuses augmentent le risque d'erreurs. Même une petite erreur dans une feuille de calcul volumineuse peut entraîner des erreurs de calcul importantes.
- Contrôle des versions et synchronisation médiocres : Excel peine à gérer le contrôle des versions et la synchronisation en temps réel, ce qui rend la co-édition et le suivi des modifications problématiques.
- Collaboration maladroite : bien qu'Excel permette d'ajouter des commentaires, un nombre trop important de commentaires peut encombrer la feuille de calcul. De plus, la version en ligne peut planter en cas de forte charge d'utilisateurs, ce qui complique la collaboration.
Découvrez ClickUp : la meilleure alternative à Excel
Si les limites d'Excel vous freinent, ClickUp pourrait être la solution que vous recherchez.
ClickUp est une plateforme de gestion du travail tout-en-un conçue pour centraliser vos tâches, vos projets et vos documents.
ClickUp combine des fonctionnalités de gestion de projet, de suivi des tâches et de collaboration dans une interface unique et conviviale. Il gère de manière plus fluide bon nombre des fonctions pour lesquelles vous utiliseriez Excel, telles que l'organisation des données et la coordination d'équipe.
Voyons comment.
vue Tableur
La vue Tableur ClickUp offre une alternative sophistiquée aux tableurs traditionnels tels qu'Excel.
Alors qu'Excel offre une interface familière, basée sur une grille, pour organiser les données, la vue Tableur va encore plus loin en proposant des fonctionnalités améliorées et une plus grande facilité d'utilisation.
Contrairement à Excel, où la configuration de colonnes personnalisées et la gestion des données peuvent prendre beaucoup de temps, ClickUp vous permet de créer sans effort des colonnes personnalisées, de configurer des menus déroulants et d'ajouter des informations détaillées sur les tâches en quelques clics seulement.
Ce processus rationalisé élimine l'effort manuel souvent requis dans Excel et s'intègre parfaitement aux fonctionnalités plus larges de gestion de projet de ClickUp.
💡 Conseil de pro : Configurez l'automatisation de la gestion de projet dans ClickUp pour modifier directement le statut des tâches à l'aide de la fonction d'automatisation de ClickUp. Par exemple, une tâche peut passer automatiquement à l'état « En cours de révision » lorsqu'elle est marquée comme « Achevée », ce qui permet de maintenir un flux de travail fluide.
Champs de formule
Avec les champs de formule ClickUp, vous pouvez effectuer des calculs complexes sans avoir à vous souvenir de formules Excel compliquées. Contrairement à Excel, où les formules peuvent être complexes et faciles à oublier, ClickUp simplifie ce processus.
Il vous suffit de configurer un champ personnalisé numérique ClickUp et de définir votre formule à l'aide des champs de formule. ClickUp appliquera alors automatiquement cette formule à l'ensemble de la colonne dans votre vue Tableur.
Vous n'avez plus à vous soucier de mémoriser ou de déboguer des fonctions Excel complexes : ClickUp s'occupe de tout pour vous, vous permettant ainsi de vous concentrer sur votre travail sans vous soucier des erreurs de formule.
📮 ClickUp Insight : 92 % des travailleurs du savoir risquent de perdre des décisions importantes dispersées dans des chats, des e-mails et des feuilles de calcul. Sans un système unifié pour saisir et suivre les décisions, les informations commerciales essentielles se perdent dans le bruit numérique. Grâce aux fonctionnalités de gestion des tâches de ClickUp, vous n'avez plus à vous en soucier. Créez des tâches à partir de chats, de commentaires sur les tâches, de documents et d'e-mails en un seul clic !
Raccourcis clavier
ClickUp propose un ensemble complet de raccourcis clavier et de touches de raccourci conçus pour améliorer votre productivité. Il est similaire à Excel, mais présente certains avantages uniques.
Tout comme Excel, les raccourcis clavier et les touches de raccourci de ClickUp vous permettent d'effectuer rapidement des tâches essentielles, telles que la création, la fermeture ou la suppression de tâches et l'ouverture du centre d'action.
Vous pouvez également essayer les raccourcis pour mentionner les membres de votre équipe et exécuter diverses actions sans avoir à utiliser votre souris.
Ce qui distingue ClickUp, c'est sa facilité de personnalisation et ses nombreuses fonctionnalités. Pour commencer, vous devez activer les raccourcis clavier dans ClickUp en cliquant sur votre avatar, en accédant à « Paramètres », puis « Préférences » et en activant/désactivant « Raccourcis clavier ».
Une fois activés, vous pouvez rationaliser votre flux de travail grâce à un intervalle de raccourcis clavier qui simplifient les tâches courantes.
Par exemple, vous pouvez créer une nouvelle tâche en appuyant simplement sur les touches Commande/Ctrl + E, et ouvrir le centre de commande en appuyant sur les touches Cmd/Ctrl + K. Vous souhaitez mentionner un collègue dans un commentaire ? Il vous suffit de taper le symbole @.
Tableaux de bord
Les tableaux de bord de ClickUp offrent un moyen efficace d'analyser et de visualiser les données par rapport à Excel. Alors qu'Excel vous oblige à créer manuellement des graphiques, des diagrammes circulaires, des diagrammes à barres, des diagrammes de Gantt et d'autres représentations visuelles des données, ClickUp automatise ce processus.
Avec ClickUp, les visualisations sont générées automatiquement et synchronisées en temps réel avec vos sources de données, vous fournissant ainsi des informations précises et à jour sans effort manuel.
De plus, les options de partage de ClickUp facilitent la distribution de vos rapports et visualisations à votre équipe ou aux parties prenantes, simplifiant ainsi la collaboration et la prise de décision.
Collaboration en équipe
Les outils de collaboration de ClickUp améliorent considérablement l'interaction au sein des équipes, bien au-delà des interminables fils de commentaires que l'on voit souvent dans les feuilles de calcul.
Voici comment ClickUp facilite un travail d'équipe fluide et efficace :
Commentaires
Utilisez ClickUp Assign Comments pour partager facilement des fichiers et des liens et taguer les membres de l'équipe avec @mentions dans des espaces de commentaires dédiés. Cela permet de garder les discussions organisées et directement liées aux tâches ou projets pertinents.
Discuter
Rationalisez la communication au sein de votre équipe grâce aux canaux de discussion en temps réel proposés par ClickUp Chat. Cela permet d'échanger des messages instantanés et des mises à jour, garantissant ainsi que tout le monde reste synchronisé sans avoir à passer d'une plateforme à l'autre.
Tableaux blancs
Réfléchissez et planifiez avec votre équipe à l'aide des tableaux blancs ClickUp.
Dessinez, ajoutez des formes, rédigez des notes et insérez des images et des liens, le tout dans un environnement collaboratif en temps réel qui favorise la créativité et la coordination.
À lire également : Guide des automatisations dans ClickUp (avec des exemples d'utilisation)
Allez au-delà des raccourcis clavier d'Excel et gagnez du temps avec ClickUp
Les raccourcis Excel peuvent vous aider dans vos tâches quotidiennes, mais lorsqu'il s'agit de manipuler des feuilles de calcul volumineuses et complexes, ils peuvent s'avérer insuffisants. Dans ces cas-là, un logiciel avancé devient indispensable pour créer, gérer et analyser efficacement les données.
ClickUp est une alternative puissante qui combine les avantages des feuilles de calcul avec un large éventail de fonctionnalités de productivité. Il offre une organisation améliorée des données, vous permettant de gérer et d'analyser facilement de grands ensembles de données.
De plus, ClickUp améliore la collaboration au sein de l'équipe grâce à des outils de communication intégrés, et ses fonctionnalités d'automatisation permettent de réduire les tâches manuelles, rendant votre flux de travail plus efficace.
Alors, qu'attendez-vous ?
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