Comment exporter des projets Asana dans d'autres applications ?

Asana est l'un des premiers acteurs à avoir fait son entrée sur le marché des outils de gestion des tâches et s'est constitué une solide base de clients au fil des ans. Depuis, de nombreux nouveaux outils logiciels puissants destinés au monde du travail, tels que ClickUp, ont fait leur apparition.

Votre entreprise a peut-être grandi et évolué, vous poussant à rechercher des alternatives à Asana. Cependant, si plusieurs années de données de votre entreprise sont stockées dans Asana, l'idée de tout transférer vers une autre plateforme vous donne probablement des sueurs froides. N'ayez crainte, nous sommes là pour vous aider !

Dans cet article de blog, nous expliquons comment exporter les données de votre entreprise depuis Asana. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus !

Comment exporter des données depuis Asana vers d'autres applications (processus manuel)

Quelle que soit la quantité de données que vous souhaitez exporter, vous pouvez le faire de deux manières : manuellement ou automatiquement, à l'aide d'un logiciel tiers. Voici comment exporter manuellement depuis Asana.

Étape 1 : accédez à votre compte Asana et sélectionnez une tâche ou un projet à exporter.

Avant d'exporter quoi que ce soit, assurez-vous d'utiliser la dernière version d'Asana. Si ce n'est pas le cas, prenez le temps de mettre à jour votre version actuelle.

Ensuite, ouvrez l'application et accédez à votre compte Asana. Votre tableau de bord s'ouvrira. Sélectionnez le projet que vous souhaitez exporter depuis Asana. Vous pouvez le faire depuis le hub central ou depuis la barre latérale où les projets sont répertoriés.

Notez qu'Asana vous permet d'exporter manuellement les tâches d'un seul projet à la fois.

Étape 2 : accédez au menu du projet, choisissez le type de fichier et téléchargez-le.

Une fois le projet chargé, cliquez sur la flèche déroulante à côté du titre du projet pour ouvrir un menu proposant des options d'importation, d'exportation, de déplacement, d'archivage, etc. Cliquez sur « Exporter/Imprimer ». Vous pouvez choisir d'exporter un fichier JSON ou CSV.

JSON : si vous exportez au format JSON, un lien vers le fichier s'ouvrira dans un nouvel onglet. Vous pouvez convertir le fichier JSON dans d'autres formats selon vos préférences.

CSV : si vous choisissez l'exportation CSV, le fichier sera téléchargé sur votre ordinateur à partir du navigateur. Une fois téléchargé, vous pouvez glisser-déposer le fichier au format CSV dans Excel, qui l'ouvrira sous forme de feuille de calcul.

Étape 3 : vérifiez les données et enregistrez le fichier

Les données Asana exportées contiendront des détails sur le projet, tels que l'identifiant de tâche, la date de création, la date d'achèvement, la date de dernière modification, le nom, l'individu assigné, la date d'échéance, etc. Vérifiez les données pour vous assurer qu'il n'y a pas d'incohérences ou de divergences.

Donnez-lui un nom de fichier approprié et enregistrez-le dans le dossier de votre choix. Et voilà ! L'exportation est achevée. Vous pouvez désormais télécharger les données exportées vers l'outil de votre choix.

Cependant, si vous utilisez Asana depuis longtemps ou si vous gérez plusieurs projets à la fois, ce processus peut s'avérer extrêmement fastidieux. De plus, les exportations CSV sont limitées à 140 000 lignes par projet, ce qui crée des lacunes dans les données. Et si vous exportez au format CSV, un nettoyage des données peut être nécessaire.

Vous pouvez contourner certaines de ces limites grâce à un processus automatisé.

Comment exporter des données depuis Asana vers d'autres applications (processus automatisé)

Si vous téléchargez vos données afin de passer à un autre logiciel de gestion de projet, vous gagnerez beaucoup de temps et d'énergie grâce à l'exportation automatisée. Nous vous montrerons comment procéder à l'aide d'un exemple d'exportation depuis Asana vers ClickUp.

Étape 1 : configurez un environnement de travail ClickUp

Avant d'exporter des projets depuis Asana, configurez l'environnement de travail sur ClickUp en fonction de vos besoins. Utilisez la hiérarchie de ClickUp pour diviser votre travail en dossiers, projets, tâches et sous-tâches.

Créez des champs personnalisés et des statuts personnalisés pour refléter la structure que vous avez suivie sur Asana (ou la structure de votre choix). Par exemple, si vous gérez un projet de contenu, vous pouvez configurer des statuts tels que rédaction, modification en cours, optimisation de la recherche, relecture, téléchargement, distribution, etc.

Une fois la base de gestion de projet ClickUp configurée, passez à Asana pour l'exportation.

Étape 2 : Configurer Asana pour l'exportation

Passez en revue vos projets Asana et assurez-vous que tout est en ordre. Si vous avez des tâches indépendantes, attribuez-les à des projets avant de les exporter. Envisagez d'ajouter des notes aux sous-tâches afin de faciliter le suivi une fois le processus d'exportation achevé.

Ajoutez également une note aux tâches partagées entre les projets. Vous devez reconfigurer cela manuellement dans ClickUp. Notez également les tâches récurrentes.

Étape 3 : lancez une exportation depuis Asana

L'intégration Asana avec ClickUp est un outil puissant qui permet d'automatiser l'exportation des données de vos projets. Pour utiliser cet outil, suivez les étapes suivantes.

Étape 4 : sélectionnez l'environnement de travail et les projets à exporter

Après autorisation, un menu déroulant s'affichera. Sélectionnez les projets que vous souhaitez exporter. Vous pouvez exporter tous les projets Asana directement vers ClickUp ou les personnaliser selon vos besoins. Mappez les utilisateurs Asana avec les utilisateurs ClickUp pour vous assurer que toute votre équipe est impliquée.

Étape 5 : personnalisez l'importation

Sélectionnez parmi les options d'importation depuis Asana. L'outil d'importation de ClickUp vous guidera à travers les différentes options pour importer des tâches achevées, des pièces jointes, des jalons, etc. Une fois l'importation terminée, vérifiez que toutes les données ont été saisies et qu'il n'y a pas d'erreurs. Et voilà, vous avez terminé !

Bon, cela semble assez simple, mais pourquoi devrais-je exporter depuis Asana, me direz-vous ? Voici quelques raisons possibles.

Pourquoi exporter des données depuis Asana ?

Asana est peut-être l'un des premiers outils de gestion de projet, mais depuis, beaucoup de choses ont changé. De nouveaux produits dotés de fonctionnalités et d'intégrations plus puissantes ont fait leur apparition sur le marché. Voici quelques-unes des limites d'Asana.

Personnalisation

Asana ne permet pas aux utilisateurs de créer une hiérarchie évolutive avec des rôles personnalisés, des statuts personnalisés, etc. Vous ne pouvez pas attribuer de commentaires ni ajouter plusieurs personnes assignées à vos tâches sur Asana. Une telle personnalisation est aujourd'hui fondamentale pour une gestion de projet agile.

Gestion de projet pour projets logiciels

Asana n'est pas entièrement adapté à la gestion de projet pour logiciels. Par exemple, il ne comprend pas de fonctionnalités permettant de gérer les sprints, d'effectuer des calculs de formules ou d'intégrer des feuilles de calcul. Il ne propose pas de commandes slash, indispensables pour les développeurs.

Évolutivité

Lorsque vous vous lancez dans des projets complexes comportant de multiples éléments mobiles, Asana peut ne pas être la solution la plus adaptée. La hiérarchie d'Asana, par exemple, ne propose pas de niveaux au-delà du premier niveau d'imbrication. Sa structure manque également de cohérence.

Parité des fonctionnalités

Il ne comprend pas les fonctionnalités de base, telles que les documents, le bloc-notes, les cartes mentales, les e-mails intégrés, etc., qui existent depuis longtemps dans les alternatives à Asana, comme ClickUp.

Payant ou gratuit

De nombreuses fonctionnalités d'Asana ne sont disponibles que pour les utilisateurs payants. Par exemple, Asana impose des limites sur l'attribution des tâches, les fonctionnalités de checklist, etc. dans le forfait Free. Pour d'autres fonctions complexes, vous aurez peut-être besoin d'un logiciel de flux de travail supplémentaire.

ClickUp : une meilleure alternative à Asana

La gestion de projet, en particulier au sein d'équipes dispersées, nécessite un large éventail de fonctionnalités de planification des tâches, de communication et de collaboration. La plateforme de gestion du lieu de travail ClickUp offre tout cela et bien plus encore.

Gestion de projet

ClickUp est un outil de gestion de projet puissant. Il offre des fonctionnalités pour la gestion des tâches, les objectifs et les OKR, les automatisations, le suivi du temps, les formulaires, etc.

Les plus de 15 vues personnalisées de ClickUp, y compris une fonctionnalité de feuille de calcul détaillée, permettent une gestion de projet très flexible, contrairement aux six vues fournies par Asana.

La capacité à gérer des tâches complexes n'est qu'un aperçu des possibilités offertes par ClickUp. En tant qu'application tout-en-un pour le travail, ClickUp est le seul outil dont vous aurez besoin.

ClickUp Objectifs vous permet de suivre les indicateurs clés de performance (KPI) de la gestion de projet en temps réel. Même le forfait gratuit comprend des fonctionnalités puissantes, telles que des tableaux blancs pour le brainstorming, des documents pour la documentation (avec collaboration en temps réel), un chat pour la communication et des formulaires pour la saisie de données.

À l'inverse, ClickUp regorge également de fonctionnalités modestes mais extrêmement utiles, telles que des checklists récurrentes, des points scrum, des priorités, des rappels, des webhooks, etc. pour les ninjas de la productivité parmi nous.

Automatisation

L'un des principaux objectifs de ClickUp est de libérer autant de temps que possible pour le travail créatif. ClickUp Automations vous aide à rationaliser les flux de travail et à gérer les transferts de projets.

Grâce à plus de 100 automatisations et modèles de flux de travail prédéfinis, vous pouvez automatiser tout ce que vous voulez, des tâches récurrentes aux changements de statut, en passant par les e-mails de suivi, les relevés de temps, etc.

Capacités de l'IA

ClickUp Brain est conçu pour être le premier réseau neuronal au monde à établir la connexion entre l'ensemble des connaissances de votre organisation, qu'elles soient documentées de manière formelle ou stockées sous forme de données non structurées dans des tâches.

Avec ClickUp Brain, vous pouvez également automatiser les tâches suivantes pour optimiser efficacement votre flux de travail.

Rapports

Avec ClickUp, vous bénéficiez de toute la visibilité dont vous avez besoin en un seul endroit. Les tableaux de bord ClickUp personnalisables vous fournissent des informations utiles pour améliorer la gestion de votre équipe et les résultats de vos projets.

Si votre intérêt porte sur la productivité de votre équipe ou sur les indicateurs techniques liés aux sprints, ClickUp peut tout gérer.

Ressources

La roue de gestion de projet a été inventée il y a longtemps et personne n'a besoin de perdre son temps avec ça. C'est exactement pour cette raison que les spécialistes de ClickUp ont créé des dizaines de modèles hautement personnalisables pour un nombre important de cas d'utilisation spécialement conçus pour les entreprises modernes et agiles.

Exportez depuis Asana, gérez mieux vos projets avec ClickUp

Nous comprenons que le changement est difficile. Si vous utilisez Asana depuis un certain temps, toutes vos données s'y trouvent. Vous avez mis en place des flux de travail. Vos outils y sont intégrés. Vos équipes y sont habituées.

Même si vous êtes convaincu de la valeur de passer à une autre plateforme, vous pourriez vous inquiéter des perturbations que ce changement pourrait entraîner. Mais dans le cas d'Asana et de ClickUp, vous n'avez pas à vous en faire.

L'intégration des données de ClickUp vers Asana vous permet de transférer toutes vos données en quelques clics. Ses automatisations et ses capacités d'IA accélèrent les flux de travail. Ses plus de 1 000 intégrations vous aident à rassembler toutes les connaissances de votre organisation, que vous pouvez exploiter avec ClickUp Brain.

Enfin, son interface simple, conviviale et intuitive garantit une prise en main rapide de cet outil collaboratif de gestion de projet.

Prêt à vous lancer ? Inscrivez-vous gratuitement sur ClickUp dès aujourd'hui !