Imaginez que vous dirigez le lancement d'un produit et que vous devez jongler avec une douzaine de tâches avec plusieurs membres de l'équipe. Les tâches ne sont pas accomplies, les délais sont dépassés et la communication au sein de l'équipe est défaillante. Ce chaos peut être évité grâce à un flux de travail établi au sein de l'organisation.
La mise en place d'un flux de travail équivaut à l'élaboration d'une feuille de route claire pour votre projet : elle permet de planifier les étapes en détail, d'attribuer les responsabilités et d'aider tout le monde à rester sur la même page.
Un flux de travail bien défini est essentiel pour maintenir les projets sur la bonne voie.
À terme, il permet d'accroître la productivité, de réduire les erreurs, d'améliorer la communication et de faciliter la collaboration. L'outil le plus courant pour créer des flux de travail est Microsoft Excel.
Dans cet article, nous allons explorer le processus étape par étape de création de flux de travail efficaces dans Excel. Il s'agira notamment de définir vos objectifs, de forfaiter les étapes, de paramétrer votre feuille de calcul et de tester votre flux de travail.
Comprendre les flux de travail dans les feuilles de calcul : Un exemple en Excel
Un flux de travail Excel est un plan détaillé de la manière dont les données se déplacent dans une feuille de calcul. **Une série d'étapes, de formules et de fonctions transforment les données brutes en informations utiles
Un flux de travail simple peut impliquer l'importation de données à partir d'un fichier CSV, leur nettoyage, la création d'un tableau croisé dynamique pour l'analyse et la génération d'un diagramme pour visualiser les résultats.
via Microsoft Excel Prenons l'exemple d'une équipe commerciale qui souhaite suivre les affaires depuis le premier contact jusqu'à la Fermé. L'équipe commerciale peut représenter l'ensemble du flux de travail dans une feuille de calcul Excel à l'aide d'outils d'organigramme, en automatisant les calculs, en générant des rapports et en envoyant des notifications à des étapes spécifiques de l'affaire.
Cas d'utilisation d'Excel
Excel est une plateforme puissante dotée de fonctionnalités telles que différents outils d'analyse de données, des tableaux croisés dynamiques et des capacités de diagramme qui constituent la base de la création de processus dynamiques et interactifs.
Par exemple, une équipe marketing peut utiliser des tableaux croisés dynamiques pour comparer des campagnes, identifier les canaux les plus performants, suivre des indicateurs clés et prendre des décisions fondées sur des données.
Les fonctionnalités d'analyse intégrées d'Excel peuvent également être utilisées pour analyser les données, repérer les tendances, identifier les modèles et prendre des décisions fondées sur des données.
Au-delà des différents types d'analyse de données, Excel peut prendre en charge diverses tâches, allant du suivi et de la gestion des stocks à la gestion de projet la création de budgets et les prévisions commerciales.
Il existe également des Outils d'IA qui s'intègrent facilement à Microsoft Excel et fournissent des analyses prédictives et des capacités d'automatisation avancées.
Étape 5 : Ajouter et mettre en forme une ligne de tendance pour les prévisions
- Cliquez sur la ligne représentant l'évolution des ventes
- Ajouter une ligne de tendance :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne et sélectionnez Ajouter une ligne de tendance
- Choisissez maintenant les options de format de la ligne de tendance comme indiqué ci-dessous
- Choisissez Linéaire pour le type de ligne de tendance
- Cochez la case Afficher l'équation sur le diagramme et Afficher la valeur R au carré sur le diagramme pour afficher la formule et l'ajustement comme indiqué ci-dessous :
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-6.png Mettre en forme la ligne de tendance /$$$img/
- Vous pouvez maintenant voir la Trendline comme indiqué ci-dessous :
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-7.png Ligne de tendance /$$$img/
Étape 6 : Prévision des futures équipes commerciales
- Prolongez la ligne de tendance :
- Dans le volet Format de la ligne de tendance, prolongez la ligne de tendance de "1 période", c'est-à-dire d'un an dans le cas présent
- La ligne de tendance projettera les équipes commerciales futures sur la base des données historiques, comme indiqué ci-dessous
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-9.png Données de la ligne de tendance /$$$img/
- Le chiffre des ventes prévisionnelles est maintenant donné sous forme d'équation : y=-862746x+5E+06
- Nous devons résoudre cette équation pour obtenir la valeur des équipes commerciales prévues pour l'année 4
Voici ce que signifie chaque partie de l'équation :
| y | C'est la valeur que nous voulons trouver. Dans ce cas, elle représente le montant des équipes commerciales que nous prévoyons pour la 4ème année |
|---|---|
| x | C'est le nombre d'années. Puisque vous disposez de 3 années de données et que vous souhaitez faire des prévisions pour la 4ème année, x = 4. |
| 5E+06 | Il s'agit de la notation scientifique pour écrire 5 000 000 |
- En substituant les variables, la formule devient : y=-862746(4)+5,000,000
- Cela nous donne y=1 549 016 [qui est le montant des équipes commerciales prévues pour l'année 4]
Étape 7 : Afficher la valeur des ventes prévisionnelles sur le diagramme
À partir du moment où les feuilles de calcul Excel ne permettent pas l'affichage direct des valeurs calculées (comme les montants des ventes) sur la ligne de tendance sous forme de devise, vous pouvez ajouter manuellement la valeur calculée en tant que libellé sur le diagramme
Pour ajouter le libellé, cliquez sur l'onglet Insertion dans Excel, puis sélectionnez Champ de texte.
Cliquez maintenant sur le diagramme pour placer la zone de texte près de l'extrémité de la ligne de tendance et tapez la valeur calculée [$1,549,016] dans le champ de texte, mise en forme sous forme de devise, comme illustré ci-dessous.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-10.png Valeurs prévisionnelles sur le diagramme /$$$img/
Étape 8 : Réviser et sauvegarder le flux de travail
- Passez en revue les prévisions : Examinez les données commerciales prévisionnelles afin d'éclairer la planification stratégique
- Sauvegarder le classeur : Enregistrez votre fichier Excel avec un nom indiquant qu'il contient une analyse des tendances des ventes et un flux de travail de prévision
Ce flux de travail vous aidera à gérer et à analyser vos données plus efficacement et vous fournira une base solide pour prendre des décisions d'entreprise éclairées.
Au fur et à mesure que vos données évoluent, vous pouvez continuer à affiner et à adapter votre flux de travail, en veillant à ce qu'il reste un outil puissant dans votre arsenal d'entreprise.
**A lire également 10 meilleurs modèles gratuits de flux de travail en Excel et ClickUp
Limites d'Excel pour la création de flux de travail
Bien qu'Excel soit un outil polyvalent, il présente des limites lorsqu'il s'agit de gérer des flux de travail complexes.
- La gestion d'une logique conditionnelle complexe peut s'avérer difficile, en particulier lorsqu'il s'agit de variables et de résultats multiples
- L'évolutivité d'Excel devient un problème au fur et à mesure que votre flux de travail se développe, ce qui entraîne un ralentissement des performances et des erreurs potentielles
- Automatisation du flux de travail **L'intégration avec des systèmes externes ou le déclenchement d'actions en dehors d'Excel sont limités. Cela peut nuire à l'efficacité et créer des goulots d'étranglement dans vos processus
- L'intégrité et la sécurité des données sont une préoccupation lors de l'utilisation d'Excel pour les flux de travail. L'erreur humaine, la suppression accidentelle ou l'accès non autorisé peuvent compromettre l'exactitude des données
- Excel ne dispose pas non plus de fonctionnalités intégrées de collaboration en temps réel, ce qui rend difficile le travail simultané de plusieurs utilisateurs sur un flux de travail
Transférer les flux de travail Excel vers des outils de gestion de projet
Bien qu'Excel puisse nous être utile, ses limites deviennent évidentes à mesure que les flux de travail deviennent plus complexes. Les mises à jour manuelles, les formules sujettes aux erreurs et le manque de visibilité sur la progression globale du projet peuvent nuire à la productivité. Il est temps d'envisager une solution plus robuste.
Entrer gestion de projet logiciel comme ClickUp .
Conçu pour la gestion des projets et des flux de travail, il offre des fonctionnalités telles que les dépendances des tâches, la collaboration en temps réel, les champs personnalisés, l'automatisation, les intégrations et les rapports avancés.
En passant d'Excel à ClickUp, les équipes peuvent améliorer l'efficacité, la communication et les résultats globaux du projet.
**A lire également 10 exemples de flux de travail et cas d'utilisation en 2024
Créer et gérer des flux de travail dans ClickUp
ClickUp vous permet de créer des flux de travail complexes avec plusieurs étapes d'approbation, de suivre la progression et de collaborer avec les membres de l'équipe en temps réel, ce qui en fait un outil convaincant Alternative à Excel pour les entreprises de toutes tailles.
Contrairement à la structure rigide des flux de travail Excel, ClickUp offre une approche plus intuitive et plus flexible
Poursuivons avec l'exemple précédent d'une équipe commerciale pour illustrer comment le même flux de travail peut être amélioré sur la plateforme ClickUp.
Étape 1 : Créer un environnement de travail Créer un environnement de travail intitulé "Équipe commerciale" pour y regrouper toutes les tâches et tous les flux de travail connexes.
Étape 2 : Définir les étapes de votre flux de travail
Utiliser La vue Liste de ClickUp pour créer des étapes dans votre équipe commerciale.
Créez une liste pour chaque étape de votre équipe commerciale : Prospect, prospect qualifié, proposition, client fermé, client perdu.
Créez une liste pour votre équipe commerciale dans la vue Liste de ClickUp
Utiliser Champs personnalisés de ClickUp pour capturer des informations spécifiques sur chaque transaction, telles que le nom de l'entreprise, la personne de contact, la valeur de la transaction et la probabilité.
Étape 3 : Créer et assigner des tâches
Chaque équipe commerciale devient une tâche ClickUp tâche . Ajoutez des détails tels que les informations sur les clients, les coordonnées et le chiffre d'affaires escompté. Contrairement aux lignes d'Excel, les tâches dans ClickUp peuvent contenir plus d'informations, y compris des dates d'échéance, des assignés et des champs personnalisés [comme l'étape commerciale].
Passez de l'idéation à l'exécution en créant des tâches ClickUp directement à partir de vos Tableaux blancs ClickUp
Use Tableaux blancs de ClickUp pour voir l'activité de chacun et travailler en étroite collaboration avec l'équipe. Faites un brainstorming, ajoutez des notes et rassemblez vos meilleures idées sur une toile créative.
Aussi, si vous avez besoin d'une solution plug-and-play sans avoir à partir de zéro, modèles de tableaux blancs sont la meilleure solution.
6e étape : analyse et rapports
Les fonctionnalités de rapports et d'analyse de ClickUp fournissent des informations sur les performances commerciales, vous aidant à identifier les tendances et les domaines à améliorer. Cela va bien au-delà des capacités de rapports Excel de base. Tableaux de bord de ClickUp fournissent un aperçu en temps réel de votre équipe commerciale [en cours], et les objectifs vous aident à suivre la progression vers les cibles.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-2.gif Tableau de bord ClickUp /$$img/
Affichez une vue claire de la progression du projet, suivez les délais, gérez les tâches et voyez qui travaille sur quoi en temps réel sur les tableaux de bord ClickUp
Avantages de l'utilisation de ClickUp pour la gestion du flux de travail
Comme vous l'avez vu dans l'exemple de pipeline de vente ci-dessus, en suivant une séquence simple, vous pouvez rapidement créer un flux de travail dynamique et efficace dans ClickUp, obtenir des mises à jour en temps réel et collaborer efficacement avec vos équipes.
Examinons d'autres fonctionnalités et outils qui aident à rationaliser le processus de création de flux de travail dans ClickUp.
Intégrations
ClickUp intègre avec vos outils favoris, comme l'e-mail, Slack et Google Drive, éliminant ainsi les silos de données et rationalisant la communication
Les mises à jour en temps réel éliminent les maux de tête liés au contrôle des versions. ClickUp se met à jour automatiquement, garantissant que tout le monde voit les dernières modifications instantanément. Vous n'aurez plus à vous demander si vous travaillez sur la version la plus récente de votre flux de travail.
Évolutivité
Les flux de travail Excel peuvent parfois ralentir votre ordinateur. ClickUp, en revanche, est conçu pour l'évolutivité, et gère même les processus les plus complexes avec facilité. Au fur et à mesure que votre équipe et vos projets s'agrandissent, ClickUp s'adapte sans effort, permettant à vos flux de travail de fonctionner comme une horloge.
Sécurité des données
La sécurité ne doit pas être une préoccupation secondaire. Sécurité ClickUp offre des fonctionnalités de sécurité robustes pour garantir la sécurité de vos données importantes, y compris des contrôles d'accès granulaires et un cryptage de niveau entreprise.
Assistant IA ClickUp Brain l'assistant IA de ClickUp, est comme un assistant personnel de flux de travail. Il peut analyser vos flux de travail existants, repérer les goulets d'étranglement et suggérer des améliorations
Par exemple, si vous avez utilisé un pipeline de vente dans ClickUp, Brain peut identifier les étapes qui prennent le plus de temps, suggérer d'automatiser les tâches répétitives ou recommander de fusionner certaines étapes pour plus d'efficacité. C'est comme si vous disposiez d'un coach orienté données pour vos flux de travail.
Automatisation de l'attribution des tâches en fonction de la progression ou de la notification des parties prenantes lorsque des approbations sont nécessaires : ClickUp Brain facilite l'automatisation des tâches et des processus répétitifs.
Modèles ClickUp
ClickUp dispose d'une vaste bibliothèque de modèles de flux de travail préconstruits qui vous permettent de démarrer n'importe quel projet.
Modèle de tableau blanc de plan de travail ClickUp
Planifiez vos projets et restez concentré grâce au modèle de tableau blanc ClickUp pour le plan de travail
En utilisant le modèle de tableau blanc ClickUp Modèle de tableau blanc du plan de travail ClickUp grâce à ce modèle, vous pouvez définir clairement les objectifs et les échéances du projet, et diviser les tâches en éléments gérables
Ce modèle vous aide à organiser et à hiérarchiser les tâches par glisser-déposer, à répartir facilement les responsabilités entre les membres de l'équipe et à visualiser la progression grâce à des mises à jour en temps réel du statut des tâches.
Voici comment vous pouvez commencer à utiliser ce modèle:
- Tout d'abord, cliquez sur Ajouter un modèle pour vous inscrire à ClickUp et ajouter le modèle à votre environnement de travail. Assurez-vous d'indiquer l'Espace ou l'emplacement de votre environnement de travail auquel vous souhaitez appliquer ce modèle
- Ensuite, invitez les membres ou les invités concernés à votre environnement de travail pour commencer à collaborer
- Créez des tâches pour suivre chaque étape du flux de travail et organisez les tâches dans des catégories basées sur la priorité et l'échéancier
- Ensuite, utiliser le Tableau blanc pour mapper visuellement les tâches et la progression et collaborer avec les parties prenantes pour lancer des idées et créer du contenu
- Vous pouvez configurer des notifications pour rester informé de la progression, organiser des réunions régulières pour discuter de la progression et des problèmes éventuels, et contrôler et analyser les tâches pour stimuler la productivité
Modèle de flux de processus ClickUp
/$$$cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/image-14.png Visualisez, documentez et suivez les étapes d'un processus à l'aide du modèle de flux de processus ClickUp https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6319330&\_gl=1\*11cssvx\*\_gcl\_au\*MTk0NjM3NTU4OS4xNzIzMTAyMDA4 Télécharger ce modèle /$$$cta/ Modèle de flux de processus de ClickUp est conçu pour vous aider à visualiser les processus rapidement et facilement. Il permet d'organiser les équipes autour de projets avec des listes de tâches, des checklists et des commentaires, et de suivre la progression pour s'assurer que tout est achevé comme prévu
L'utilisation d'un modèle de flux de processus permet d'améliorer la clarté et la compréhension du processus, d'identifier plus facilement les goulets d'étranglement et les inefficacités, et d'améliorer la communication et la collaboration au sein de l'équipe.
Que vous créiez un nouveau processus ou que vous rationalisiez un processus existant, ce modèle de flux de travail est fait pour vous !
Also Read: Créer un diagramme de flux de travail : Un guide étape par étape
Dépassez les feuilles de calcul pour optimiser votre flux de travail avec ClickUp
Vous pouvez prendre des décisions éclairées sur les meilleurs outils de flux de travail pour votre équipe si vous comprenez les principes fondamentaux de la création de flux de travail.
Bien qu'Excel puisse être utile, il présente des limites en matière de processus complexes, de collaboration et d'évolutivité. En comprenant les principes fondamentaux de la conception d'un flux de travail et en explorant des alternatives comme ClickUp, vous pouvez augmenter la productivité de votre équipe et obtenir de meilleurs résultats.
Avec son interface intuitive, ses fonctionnalités robustes, ses outils puissants et sa collaboration transparente, ClickUp peut transformer la façon dont vous gérez vos flux de travail
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