La simple checklist reste l'un des outils les plus puissants pour gérer le travail quotidien.
Il s'agit d'une simple liste de tâches qui vous permet d'organiser et de gérer vos activités par jour, semaine ou mois. Vous pouvez l'utiliser pour hiérarchiser vos tâches et suivre tout le travail que vous devez achever. Il y a une satisfaction particulière à cocher un élément d'une checklist une fois qu'il est terminé !
Les checklists étant très populaires, vous pouvez choisir parmi des dizaines d'applications de listes à faire. Mais si vous recherchez un outil facile à utiliser et familier à tous les membres de votre équipe, Microsoft Word est un bon point de départ.
Dans cet article, nous vous expliquons en détail comment créer une checklist dans Microsoft Word. Nous vous proposons également un outil supplémentaire si vous souhaitez améliorer votre productivité.
Étapes pour créer une checklist dans Microsoft Word
⭐ Modèle présenté
Vous avez du mal à créer des checklists dans Word sans vous éparpiller ? Essayez le modèle de checklist gratuit de ClickUp: il rend l'organisation des tâches simple, rapide et même agréable.
Voici un guide étape par étape pour créer une checklist dans Microsoft Word :
- Créez un nouveau document Word ou ouvrez un document existant.
- Dressez la liste des tâches de votre checklist. Tapez toutes les tâches/éléments que vous prévoyez de gérer à l'aide d'une checklist, à raison d'une tâche/d'un élément par ligne.
- Activez les options « Développeur » : cliquez sur Fichier > Options > Ruban Personnalisation, puis cochez la case à côté de « Développeur ». Vous devriez maintenant voir l'onglet Développeur dans les options du menu au-dessus de chaque document Microsoft Word.
- Ajoutez des cases à cocher à votre liste de contrôle : accédez à l'onglet Développeur dans le menu ruban et cliquez sur l'icône Contrôle du contenu des cases à cocher. Copiez-collez le contrôle de case à cocher au début de chaque ligne. Cela ajoute un symbole de case à cocher à côté de chaque élément de checklist.
- Marquer une tâche/un élément comme terminé : cliquez sur la case à cocher à côté de n'importe quel élément de checklist pour le marquer comme « Terminé ». Vous pouvez également cliquer sur une tâche/un élément coché pour le décocher.
Et voilà, votre checklist est prête à être utilisée ! Il vous suffit de cocher une case pour marquer un élément de checklist comme achevé, ou de décocher une case déjà cochée pour laisser la tâche comme « à faire ».
Maintenant que vous savez comment créer une checklist basique dans Microsoft Word, découvrons quelques astuces pour améliorer vos checklists !
Créer une checklist imprimable uniquement
- Dans l'onglet « Accueil », développez le menu déroulant à côté du bouton « Puces ».
- Sélectionnez Définir une nouvelle puce, sélectionnez Symbole, puis recherchez un caractère représentant une case.
- Cliquez deux fois sur OK pour créer votre liste imprimable.
Verrouillez le texte et les commandes pour empêcher toute modification
- Sélectionnez tous les éléments de votre liste ainsi que les cases à cocher.
- Allez dans Développeur > Grouper et cliquez sur Grouper pour verrouiller la liste ; pour la débloquer, cliquez sur Grouper > Dissocier.
Ajouter un retrait suspendu
- Mettez votre liste en évidence
- Dans l'onglet Accueil, cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue Paragraphe.
- Pour l'indentation, remplacez la valeur par défaut dans la case « Gauche » par « 0,25 ».
- Sous Spécial, sélectionnez « Suspendu ».
- Cliquez sur OK pour terminer.
Automatisation des checklists dans Microsoft Word
L'automatisation des tâches courantes vous permet d'optimiser vos checklists Word.
Par exemple, vous pouvez créer un script qui note automatiquement la date d'achèvement à côté de chaque élément lorsque la case à cocher est cochée. Cela nécessite certaines connaissances en VBA (Visual Basic for Applications), mais peut considérablement améliorer la fonctionnalité de votre document.
Pour automatiser les processus répétitifs dans Word, vous pouvez également utiliser des macros. Cela peut vous faire gagner beaucoup de temps, surtout si vous devez fréquemment générer des checklists similaires.
Étapes pour créer une macro :
- Identifiez l'onglet Affichage dans la barre de navigation supérieure.
- Cliquez sur Macros.
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Enregistrer une macro.
- Une interface apparaîtra, vous permettant de nommer votre nouvelle macro et de l'associer au document actuel ou à tous les documents futurs. Vous pouvez également fournir une description ici.
- Vous pouvez également choisir de lancer la macro à l'aide d'un bouton ou d'un raccourci clavier.
- Le bouton « Choisir » vous invitera à sélectionner un type de bouton dans un menu.
- Lorsque vous sélectionnez Clavier, vous serez invité à créer un raccourci clavier ; les raccourcis créés précédemment ne peuvent pas être utilisés.
- Une fois votre décision prise, cliquez sur OK.
- Votre curseur apparaîtra désormais sous la forme d'un petit symbole en forme de cassette. Cela signifie que Word enregistre chaque frappe et chaque clic.
- Créez votre propre séquence de macros
- Une fois cela fait, retournez dans les macros et sélectionnez « Arrêter l'enregistrement » dans le menu déroulant.
- Pour exécuter votre nouvelle macro, sélectionnez Afficher les macros dans le menu déroulant Macros ou utilisez votre raccourci clavier préféré.
- Votre macro va maintenant s'exécuter.
Pour faciliter la saisie des données, vous pouvez inclure des contrôles de formulaire tels que des cases à cocher, des options et des boutons bascules. Les cases à cocher sont idéales pour les formulaires proposant plusieurs alternatives. Les boutons d'option sont plus utiles lorsque votre utilisateur n'a qu'une seule option. Lorsqu'un bouton bascule est cliqué, son état passe de « activé » à « désactivé ».
L'automatisation des documents offre de nombreux avantages, notamment une augmentation de la productivité et de la coopération.
Examinons quelques-unes des stratégies que vous pouvez employer, outre les macros.
- Champs personnalisés : les champs personnalisés sont des sections de document qui peuvent être personnalisées. Concrètement, vous créez un modèle de document et rendez certaines parties personnalisables.
- Texte automatique et parties rapides : si vous utilisez fréquemment de grandes quantités de texte dans votre travail, le texte automatique vous permet de les enregistrer dans le menu des parties rapides et de les utiliser selon vos besoins.
Par exemple, si vous ajoutez fréquemment votre adresse d'entreprise à vos lettres, vous pouvez l'enregistrer dans le menu des éléments rapides pour une utilisation future. Considérez cela comme un copier-coller illimité.
Inconvénients de l'utilisation de Microsoft Word pour créer des checklists
Bien que les utilisateurs apprécient la facilité avec laquelle ils peuvent créer et utiliser des checklists dans MS Word, ce logiciel n'offre que des fonctionnalités de base. Examinons les limites de la création de checklists dans Word :
- Gestion des tâches limitée : MS Word offre peu de fonctionnalités au-delà des checklists de base. Contrairement à la plupart des outils de gestion de projet, Word ne permet pas de mettre à jour le statut des tâches, de suivre l'avancement de vos projets, de fixer des dates d'échéance ou de recevoir des rappels pour les tâches à venir ou en retard.
- Manque de collaboration : Word ne prend pas en charge le partage de checklists avec les membres de votre équipe, l'attribution de tâches aux utilisateurs, la collaboration en temps réel via des commentaires, etc. Cela limite son utilité pour les équipes qui cherchent à gérer des projets plus importants, en particulier lorsqu'elles travaillent de manière asynchrone ou à distance.
- Manque d'intégrations : les listes de contrôle Word ne s'intègrent pas aux outils de productivité et de collaboration populaires tels que Jira, Slack, Calendly, etc. Cela limite la capacité des équipes à intégrer des listes de contrôle dans des flux de travail de gestion de projet automatisés, tels que la création de tâches à partir de tickets Jira ou de discussions Slack, ou la planification de réunions à partir d'une tâche.
De plus, si vous souhaitez explorer Google Sheets pour créer une checklist, vous y trouverez également quelques limites.
Inconvénients de l'utilisation de Google Sheets pour les checklists
- Les checklists sur Google Sheets ne disposent pas de fonctionnalités de gestion des tâches, telles que l'attribution de tâches aux utilisateurs, le suivi de la progression des tâches, etc.
- Google Sheets ne conviennent qu'aux particuliers ou aux petites équipes. Elles ne peuvent pas s'adapter à l'évolution des besoins d'une organisation.
- En mode hors ligne, Google Sheets prend en charge des fonctionnalités limitées pour ses checklists.
Outils alternatifs pour créer des checklists
Les checklists sur Microsoft Word ou Excel sont suffisantes pour gérer des tâches simples et quotidiennes ainsi que des projets de moindre envergure.
Mais même avec la gamme d'outils d'IA d'Excel, vous pouvez ressentir le besoin d'une expérience de checklist holistique, collaborative et avancée. Si vous gérez des projets complexes impliquant plusieurs collaborateurs et équipes, vous aurez probablement besoin d'un outil de gestion des tâches riche en fonctionnalités.
Découvrez ClickUp, un logiciel puissant et intuitif conçu pour vous aider à gérer facilement tous types de projets.
Avec des cas d'utilisation dans la gestion des tâches, la création de rapports, le suivi de la progression et la collaboration, ClickUp va au-delà de la simple création de checklists et agit comme une solution complète de gestion de projet.
📮ClickUp Insight : 83 % des travailleurs du savoir utilisent principalement les e-mails et les chats pour communiquer avec leur équipe. Cependant, près de 60 % de leur journée de travail est perdue à passer d'un outil à l'autre et à rechercher des informations.
Avec une application tout-en-un pour le travail comme ClickUp, la gestion de vos tâches, vos messages, vos e-mails et vos chats sont tous regroupés au même endroit !
Fonctionnalités qui font de ClickUp l'un des meilleurs outils de gestion des tâches
ClickUp offre une gamme de fonctionnalités pour de multiples cas d'utilisation :
1. Assumez vos responsabilités en matière de tâches
Décomposez les projets volumineux en tâches à l'aide de ClickUp Tasks. Pour chaque élément, ajoutez une date d'échéance et choisissez parmi cinq niveaux de priorité différents, identifiés par des codes de couleur. Vous pourrez ainsi identifier les tâches qui nécessitent une attention immédiate.
Vous avez besoin de détailler davantage vos tâches ? Ajoutez des descriptions et des champs personnalisés pour inclure des fichiers, des liens, des vidéos, etc. Utilisez ClickUp Dependencies pour relier les tâches qui dépendent de la réalisation ou du lancement d'autres éléments.
Pour en savoir plus : Comment créer une liste de priorités
2. Créez des checklists pour organiser votre travail
Organisez vos tâches à faire dans des checklists clairement structurées à l'aide des checklists de tâches ClickUp. Décomposez les tâches plus importantes en sous-éléments avec des checklists imbriquées afin de pouvoir vérifier votre progression à plusieurs niveaux.
Enregistrez vos tâches, checklists et notes dans le bloc-notes ClickUp afin de pouvoir afficher toutes vos tâches et idées importantes où que vous soyez et sur n'importe quel appareil. Utilisez les fonctionnalités de modification du bloc-notes, telles que les puces, les en-têtes et les couleurs, pour structurer vos informations et ajouter des sections distinctes afin de faciliter la navigation. Vous pouvez même convertir les idées du bloc-notes en tâches pouvant être suivies.
En savoir plus : Exemples de listes à faire
3. Collaborez de manière transparente avec les parties prenantes
Imaginez, réfléchissez et planifiez sur une toile numérique avec ClickUp Tableaux blancs. Visualisez et expliquez des concepts et des idées complexes d'une manière facile à comprendre pour les clients et les parties prenantes.
Utilisez des connecteurs pour relier vos idées entre elles et montrer les relations entre les concepts ou établir des flux de travail pour vos processus. Une fois vos idées finalisées, vous pouvez les convertir en tâches réalisables directement à partir de votre Tableau blanc.
4. Créez des flux de travail pour représenter les étapes du projet
Concevez des flux de travail clairs pour représenter les différentes étapes de votre projet à l'aide du tableau Kanban ClickUp.
Regroupez les tâches dans plusieurs listes telles que « Planification », « Approbation », « En cours », etc. Déplacez les tâches d'une étape à l'autre dès qu'elles sont prêtes. Vous pouvez même attribuer un code couleur à vos listes pour indiquer les priorités de votre projet.
5. Utilisez l'IA pour travailler plus intelligemment
Obtenez rapidement des informations sur tout ce qui concerne votre travail grâce à ClickUp Brain. Il vous suffit de poser votre requête et l'assistant de rédaction IA et le gestionnaire de projet de ClickUp passeront en revue votre environnement de travail pour vous fournir des réponses pertinentes.
Vous pouvez également résumer les notes de réunion, planifier les mises à jour de projet et rédiger des réponses par e-mail avec ClickUp Brain.
Pour simplifier encore davantage les choses, ClickUp Brain peut générer automatiquement des listes de tâches pour vos campagnes marketing, la gestion de projet et la planification d'évènements.
En savoir plus : Modèles gratuits de listes de tâches pour projets
ClickUp ou Microsoft Word pour les checklists ?
ClickUp dispose d'une interface moderne pour créer des checklists et gérer des tâches. En comparaison, les outils traditionnels tels que MS Word offrent une expérience utilisateur dépassée et des fonctionnalités limitées. Alors que ClickUp vous permet de créer des checklists, d'ajouter des tâches et des sous-tâches, et de les attribuer à des utilisateurs à l'aide de raccourcis clavier intégrés, Word vous oblige à parcourir des menus peu pratiques et plusieurs options non pertinentes.
Comparons ClickUp et Word :
| Fonctionnalités | ClickUp | Microsoft Word |
| Collaboration | Fonctionnalités de collaboration fluide en temps réel | Ne convient pas aux équipes |
| Personnalisation | Hautement personnalisable pour répondre à des besoins spécifiques | Options de personnalisation limitées |
| Intégration | S'intègre à de nombreuses applications de checklists, outils de productivité et de collaboration. | Intégration limitée avec d'autres outils |
| Accessibilité | Accessible sur divers appareils | Nécessite l'application Word pour être compatible. |
| Interface utilisateur | Convivial et attrayant pour les utilisateurs | Les menus et options fonctionnels peuvent être fastidieux à parcourir. |
| Détails des tâches | Descriptions détaillées des tâches et sous-tâches | Descriptions de tâches de base, sous forme d'éléments ajoutés à la checklist |
| Suivi de la progression | Suivi avancé avec analyse | Suivi de base de la progression grâce aux tâches cochées |
Avantages de la gestion des checklists dans ClickUp
Voici les avantages de la création et de la gestion de checklists dans ClickUp :
- Gestion centralisée des tâches : gérez les tâches, les actions à entreprendre et les checklists de gestion de projet à partir d'un seul et même hub. Partagez l'accès avec les parties prenantes afin que chacun sache exactement ce qu'il doit faire.
- Créez vos modèles : vous pouvez créer vos modèles de checklists réutilisables à partir de zéro ou en choisir un dans une bibliothèque de modèles prédéfinis lorsque vous créez une nouvelle checklist.
- Accessibilité mobile : restez au fait de vos tâches même lorsque vous êtes en déplacement grâce à l'application mobile ClickUp. Affichez et gérez vos checklists à tout moment, où que vous soyez.
- Automatisation : gérez des flux de travail complexes en automatisant les tâches routinières telles que la mise à jour du statut des tâches ou la notification des clients concernant les réunions à venir.
- Gestion intégrée des tâches : tous les éléments de vos listes de contrôle ClickUp sont liés à des tâches et à des projets. Les modifications apportées aux éléments de la checklist se répercutent sur les tâches du projet et vice versa, ce qui permet d'intégrer de manière transparente des modèles de gestion des tâches.
- Options de personnalisation : ajoutez des champs personnalisés, tels que les attributions de tâches, les échéances, etc., à votre checklist ClickUp. ClickUp vous permet également de personnaliser l'apparence de vos checklists.
Création et gestion de checklists dans ClickUp
Voici un guide étape par étape pour créer une checklist des tâches ClickUp:
Étape 1 : Ouvrez votre tâche
Accédez à la tâche existante dans votre espace de projet sur ClickUp, où vous souhaitez ajouter votre checklist.
Étape 2 : Commencez à créer votre checklist
Une fois que vous avez trouvé l'onglet « Actions » près de la description de la tâche et de la section des commentaires, cliquez sur l'icône « + » et sélectionnez Checklist.
Étape 3 : Ajoutez des éléments à votre checklist
Pour ajouter des éléments à votre checklist, saisissez chaque action ou tâche que vous devez achever. Vous pouvez également coller directement une liste d'éléments/tâches, et ClickUp ajoutera automatiquement un nouvel élément pour chaque ligne à votre checklist. ClickUp vous permet même de glisser-déposer des éléments entre différentes listes de checklist.
Étape 4 : Modifiez votre checklist
En cliquant sur les points de suspension (...) à côté du nom de la checklist, vous pouvez ajouter des éléments, supprimer des éléments existants de la liste, renommer la checklist ou attribuer l'ensemble de la checklist à une autre personne.
Étape 5 : attribuez des éléments aux utilisateurs de votre équipe
Vous pouvez attribuer à chaque élément de votre checklist un utilisateur responsable (ou « propriétaire ») en cliquant sur l'icône « Attribuer » (généralement représentée par une silhouette grisée) à côté de l'élément. Il s'agit d'un moyen efficace de réaliser la distribution des tâches si vous travaillez en équipe.
Étape 6 : imbriquer les éléments
Le fait d'imbriquer des tâches sous une tâche principale ou « parente » vous permet de diviser une tâche plus grande et plus complexe en « sous-tâches » plus petites et plus faciles à gérer. Vous pouvez imbriquer des éléments jusqu'à cinq niveaux de profondeur sur ClickUp pour une organisation détaillée.
Étape 7 : Suivez la progression de vos checklists
Dans la vue Liste de ClickUp, les tâches associées à une checklist affichent un indicateur du statut d'achèvement de la checklist à côté du nom de la tâche. Cela vous permet de suivre la progression des différentes tâches et d'identifier d'un seul coup d'œil celles qui sont achevées.
À mesure que vos flux de travail de gestion des tâches évoluent, vous devrez peut-être résoudre des cas d'utilisation avancés à l'aide des checklists ClickUp. La bonne nouvelle, c'est que ClickUp offre plusieurs fonctionnalités avancées :
- Checklists récurrentes : vous pouvez configurer une checklist pour qu'elle se répète automatiquement à une fréquence définie ou lorsque son statut change. Utilisez les checklists récurrentes pour automatiser les tâches répétitives telles que les réunions hebdomadaires.
- Dépendances des listes de contrôle : vous pouvez définir des dépendances entre les éléments de checklist et d'autres tâches. Par exemple, les éléments de checklist ne deviennent visibles ou exploitables que lorsque les tâches dépendantes sont achevées ou lorsque certaines conditions sont remplies.
- Intégrations : les intégrations natives de ClickUp avec des outils logiciels tiers populaires tels que Zoom, GitHub et Google Drive vous permettent de configurer des flux de travail automatisés pour la gestion des tâches. Grâce à Zapier, ClickUp étend son interopérabilité à une gamme encore plus large d'outils logiciels.
Si vous débutez avec ClickUp et que vous souhaitez vous lancer dans la configuration et la gestion de votre premier projet, voici un modèle de checklist créé par ClickUp que vous pouvez utiliser tel quel.
Modèle de checklists ClickUp
Le modèle de checklists ClickUp allie efficacité et adaptabilité. Parfaitement adapté à tous les besoins en matière de gestion des tâches, ce modèle de checklist vous permet de noter, d'organiser et de hiérarchiser facilement vos tâches dans tous les aspects de votre vie. Que vous ayez à gérer des tâches quotidiennes ou un projet professionnel complexe, cette checklist peut être personnalisée pour répondre à vos besoins individuels. Grâce à la possibilité de la personnaliser selon vos besoins, la productivité s'intègre naturellement à votre routine, vous ouvrant la voie à la réalisation de vos objectifs et de vos jalons.
Modèle de checklist de projet ClickUp
Le modèle de checklist de projet ClickUp est adapté aux débutants et couvre toutes les exigences générales pour tout nouveau projet. Il peut aider n'importe qui à créer un nouveau projet sur ClickUp à partir de zéro.
Grâce au modèle de checklist de projet, vous disposerez d'une structure tâches-sous-tâches. Pour démarrer le projet, commencez par ajouter des tâches et attribuer des priorités et des échéances. Vous pouvez ainsi vous assurer que les tâches sont exécutées dans le bon ordre, suivre la progression globale du projet, identifier et traiter les risques potentiels à temps, et veiller à ce que le projet respecte ses échéances.
💡Conseil de pro : vous pouvez également utiliser les modèles de checklists ClickUp pour créer des checklists pour les processus récurrents et les enregistrer en tant que modèles.
Par exemple, vous pouvez créer des modèles de checklists pour la planification de projets, l'exécution de campagnes, l'intégration des employés, les itinéraires de voyage et la planification d'évènements. La plupart de ces processus comportent des flux de travail répétitifs qui exigent de la cohérence de la part des membres de votre équipe dans leur exécution.
Rationalisez la gestion des tâches avec les checklists ClickUp
Les checklists constituent un moyen simple et efficace de se lancer dans la gestion des tâches. Si les checklists sur MS Word permettent de terminer cette tâche, elles ne peuvent toutefois pas s'adapter aux besoins d'un écosystème collaboratif ou complexe.
C'est là qu'une solution comme ClickUp fait la différence. Ses fonctionnalités avancées de gestion des tâches sont conçues pour améliorer la productivité des individus et des équipes. Les checklists ClickUp sont faciles à configurer et à gérer et permettent aux individus de collaborer en temps réel.
Si vous souhaitez commencer immédiatement à utiliser les checklists ClickUp, elles sont disponibles dans tous les forfaits (y compris le forfait Free Forever). Alors, qu'attendez-vous ? Inscrivez-vous gratuitement dès aujourd'hui sur ClickUp.