Imaginez que vous travaillez sur une campagne d'e-mail et que l'outil génère une erreur. Vous avez le forfait de contacter l'assistance par discussion ou d'envoyer un e-mail, mais cela risque de prendre du temps. Au lieu d'attendre, vous recherchez des guides d'aide et des vidéos en ligne, comme une base de connaissances pour l'outil.
Maintenant, inversez le scénario. En tant que Outil SaaS fournisseur, vous essayez de donner aux équipes d'assistance diverses options pour les aider à mieux faire leur travail. Cela inclut également un référentiel de documentation produit en libre-service où les clients peuvent trouver des réponses quand et comme ils le souhaitent. Et cela fonctionne.
Les outils en libre-service tels que les vidéos de présentation, les documents d'accueil, les centres d'apprentissage et les cas d'utilisation augmentent la satisfaction des clients, réduisent le taux de désabonnement et libèrent les agents d'assistance pour d'autres tâches. Les avantages s'étendent aux équipes internes qui font référence à une base de connaissances centralisée pour fonctionner correctement.
Chez ClickUp, nous comprenons le défi que représentent la création et l'organisation d'un hub de connaissances, c'est pourquoi mon équipe et moi-même avons exploré les meilleurs logiciels de base de connaissances SaaS et en avons présélectionné dix qui cochaient toutes les cases.
Mais tout d'abord, voyons ce que vous devez rechercher dans un logiciel de base de connaissances SaaS.
Que faut-il rechercher dans un logiciel de base de connaissances SaaS ?
Votre logiciel de base de connaissances SaaS doit présenter certaines, voire toutes ces fonctionnalités :
- Accessibilité en libre-service: Assurez-vous que la base de connaissances est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 sans nécessiter de tickets d'assistance, ce qui permet aux utilisateurs de trouver des réponses de manière indépendante
- Fonctionnalité de recherche robuste: Recherchez des fonctions de recherche puissantes qui permettent d'effectuer des recherches dans les documents, afin que les utilisateurs puissent localiser rapidement les informations pertinentes
- Contrôle de version: Assurez-vous que la plateforme permet le suivi des modifications et la maintenance de différentes versions d'articles afin de maintenir l'information à jour
- Flux de travail éditorial: Recherchez des fonctionnalités qui assistent la collaboration entre les membres de l'équipe, telles que les commentaires, les permissions de rôle et les processus d'approbation du contenu
- Analyse et rapports: Le logiciel de gestion des connaissances doit offrir des informations sur l'engagement des utilisateurs, les articles les plus populaires et les requêtes de recherche afin d'améliorer la base de connaissances au fil du temps
- Variété de contenu: Il doit offrir une assistance pour différents types de contenu, y compris les FAQ, les tutoriels, les guides de dépannage et les démonstrations vidéo
- Modèles personnalisables: Vérifiez si le logiciel propose des modèles préconçus qui peuvent être adaptés à votre image de marque et à vos besoins en matière de contenu
- Capacités d'intégration: Assurez-vous de la compatibilité avec les autres outils et plates-formes que vous utilisez, tels que les systèmes d'assistance client, les logiciels de gestion de la relation client (CRM) et les outils de communication
- Fonctionnalités de sécurité: Recherchez des mesures de sécurité robustes pour protéger les informations sensibles et garantir la conformité avec les réglementations en matière de protection des données
- Navigation conviviale: Le logiciel doit avoir une structure claire et intuitive avec des catégories et des sous-catégories bien définies pour faciliter la navigation
- **La base de connaissances doit être accessible et fonctionnelle sur les appareils mobiles pour répondre aux besoins des utilisateurs en déplacement
Lire aussi: Nous avons testé les 10 meilleurs logiciels de base de connaissances en 2024
Les 10 meilleurs logiciels de base de connaissances SaaS à utiliser en 2024
Sur la base de tests et de recherches approfondies, voici 10 logiciels de base de connaissances SaaS parmi lesquels vous pourrez choisir en 2024 :
1. ClickUp-Best pour la gestion des connaissances par l'IA
Commencez à créer du contenu et à organiser des sous-pages avec ClickUp Docs
ClickUp est mon outil de prédilection parce qu'il remplit toutes les conditions requises. Tout ce qui concerne la création de contenu commence avec Documents ClickUp , que vous pouvez transformer en base de connaissances en activant le bouton bascule wiki
Une fois qu'un document est marqué comme wiki, il devient plus visible dans vos tableaux de bord de contenu, et votre équipe peut collaborer pour modifier et réviser le contenu. Si vous travaillez avec plusieurs clients et fournisseurs, vous pouvez assurer la maintenance de tout au sein d'une seule plateforme en important des données dans ClickUp.
Terminé, vous pouvez demander ClickUp Brain pour suggérer de nouvelles tâches à entreprendre.
Sélectionnez du contenu et utilisez ClickUp Brain pour obtenir des suggestions alimentées par l'IA
Voici comment ClickUp Brain peut vous aider :
- Utilisez la fonction AI Writer de ClickUp Brain pour générer rapidement des versions initiales d'articles de la base de connaissances à partir d'invitations et d'ébauches
- Tirer des informations deTâches ClickUpde documents, d'articles pertinents et de l'expertise de l'équipe afin de garantir un contenu précis et actualisé
- Bénéficier d'une assistance sur mesure grâce àLa gestion des connaissances par IA de ClickUp Brain, qui propose des suggestions et des améliorations pour la création de contenu
- Automatiser les tâches de gestion de projet liées à la base de connaissances, telles que l'envoi de mises à jour, l'attribution de tâches et le suivi de la progression avec le Gestionnaire de projet par IA de ClickUp Brain
- Analyser les interactions et les commentaires des utilisateurs afin d'identifier les domaines pour les nouveaux articles, mettre en avant les contenus populaires et signaler les sujets complexes pour les utilisateurs
vous pouvez également gagner du temps en utilisant *ClickUp Brain's AI Project Manager Le modèle de la base de connaissances de ClickUp **Il s'agit d'un document simple et prêt à l'emploi qui reproduit bien l'expérience des clients d'un centre d'aide.
Créez une bibliothèque numérique avec le modèle de base de connaissances ClickUp
Voici quelques-unes des fonctionnalités clés de ce modèle :
- **Cette section vous permet de créer et d'organiser les articles de votre base de connaissances
- Catégories: Le modèle comprend des sections telles que "Onboarding", "How-To Guides", "Use Cases", "Templates" et "Community", vous aidant à organiser votre contenu de manière efficace
- Sous-catégories: Dans chaque catégorie, vous pouvez créer des sous-catégories telles que "Pour les débutants", "Pour les administrateurs" et "Gestion de projet" pour mieux organiser votre contenu
- Section $$$a: Une section dédiée aux questions fréquemment posées, fournissant des réponses rapides aux demandes les plus courantes
- Formulaire de contact: Un formulaire permettant aux utilisateurs de soumettre leurs questions ou leurs demandes s'ils ne trouvent pas l'information dont ils ont besoin
ClickUp meilleures fonctionnalités
- Dossiers et sous-dossiers:Organiser les articles de la base de connaissances dans des dossiers dans une structure hiérarchique pour faciliter la navigation
- Étiquettes : AppliquerÉtiquettes de la tâche ClickUp aux articles pour un filtrage et une recherche rapides
- Recherche : Trouvez efficacement des informations dans votre base de connaissances en utilisant de puissantes capacités de recherche avec les balisesClickUp University Recherche universelle *Historique des versions:Suivre l'historique du document pour voir les modifications apportées et revenir aux versions précédentes si nécessaire
Intégrations: Connexion avec d'autres outils comme Google Drive, Dropbox ou Slack pour centraliser l'information avecIntégrations ClickUp *Tableaux blancs : Visualisez des informations complexes, lancez des idées et collaborez sur le contenu de la base de connaissances dans..Tableaux blancs ClickUp
Limites de ClickUp
Les nouveaux utilisateurs peuvent rencontrer une courbe d'apprentissage en raison des fonctionnalités étendues de ClickUp
Prix de ClickUp
- Free Forever (gratuit pour toujours)
- Unlimited: $7/mois par utilisateur
- Business: 12$/mois par utilisateur
- Enterprise: Contacter pour la tarification
- ClickUp Brain: Ajouter à n'importe quel forfait payant pour $7 par membre par environnement de travail par mois
ClickUp évaluations et critiques
- G2: 4.7/5 (9,500+ reviews)
- Capterra: 4.6/5 (4,000+ reviews)
Lire aussi: Modèles de base de connaissances gratuits
2. Document360 - Le meilleur pour les bases de connaissances simplifiées
via Document360 Document360 est un logiciel de gestion des connaissances avec une interface utilisateur stable et simple. Comme il se concentre principalement sur la gestion des bases de connaissances et des documents, il est facile de créer des bibliothèques privées et publiques
Vous pouvez organiser le contenu jusqu'à six niveaux de sous-catégories, donc si vous avez affaire à de grands ensembles de données, vous apprécierez Document360.
Les meilleures fonctionnalités de Document360
- Modifiez et intégrez du contenu avec l'éditeur WYSIWYG, en gardant à l'esprit l'expérience de l'utilisateur
- Utilisez les retours en arrière pour éviter les écrasements accidentels et maintenir des versions à jour
- Stockez des contenus dans le lecteur et insérez-les rapidement dans vos documents
- Restreindreles bases de connaissances internes à des intervalles d'adresses IP spécifiques pour éviter les incidents de sécurité
Limites de Document360
- Les collaborations avec des tiers sur la plate-forme doivent être améliorées
- Des fonctionnalités importantes sont cachées derrière des modules complémentaires qui augmentent les coûts globaux
Prix de Document360
- Free Forever (gratuit pour toujours)
- Standard: 199$/mois pour 3 utilisateurs
- Professionnel: $299/mois pour 5 utilisateurs (facturé annuellement)
- Business: $399/mois pour 5 utilisateurs (facturation annuelle)
- Enterprise: $599/mois pour 10 utilisateurs (facturé annuellement)
Document360 évaluations et commentaires
- G2: 4.7/5 (400+ reviews)
- Capterra: 4.7/5 (200+ avis)
Lire aussi: 13 Meilleurs outils d'écriture IA pour le contenu
3. Helpjuice - Le meilleur pour la recherche de contenu par l'IA
via Helpjuice Helpjuice est un autre logiciel de base de connaissances facile à utiliser qui rivalise avec Document360 en termes de fonctionnalités. Son puissant mais simple éditeur de texte vous permet de mettre en forme, de modifier et de mettre à jour votre contenu. Mais la meilleure partie de Helpjuice est sa fonction de recherche
La fonctionnalité de recherche de Helpjuice peut vous aider à passer au crible tous les documents pour trouver des détails pertinents. C'est comme une recherche dans Google, mais au sein de votre système de gestion documentaire. Il peut même récupérer des données à partir de PDF et d'images.
Les meilleures fonctionnalités de Helpjuice
- Utilisez une interface de type glisser-déposer pour une création de contenu intuitive
- Mesurez l'impact de votre base de connaissances sur les tickets d'assistance
- Travaillez avec plusieurs versions d'un même article et passez de l'une à l'autre depuis le panneau latéral
- Améliorez les processus de réussite client en intégrant des outils de CRM et de communication tels que Slack et Salesforce pour une assistance omnicanale
Limites de Helpjuice
- L'éditeur peut avoir des problèmes de réactivité lorsqu'il travaille sur des documents lourds et des modifications en couches
- La fonctionnalité d'importation doit être améliorée
Prix de Helpjuice
- Démarrage: 120$/mois pour un maximum de 4 utilisateurs
- **200$/mois pour un maximum de 16 utilisateurs
- Premium Limité: $289/mois pour 60 utilisateurs maximum
- Unlimited: $659/mois pour un nombre illimité d'utilisateurs
Helpjuice évaluations et commentaires
- G2: 4.6/5 (50+ reviews)
- Capterra: 4.7/5 (90+ avis)
Lire aussi: Comment utiliser l'IA pour la documentation
4. Hiver-Best pour l'intégration de Gmail
via Hiver Hiver est une solution de help desk basée sur Gmail conçue pour rationaliser la gestion des e-mails et améliorer la collaboration au sein de l'équipe sans les complexités des systèmes de billetterie traditionnels.
Hiver vous permet de transformer les e-mails en tâches exploitables, d'en attribuer la propriété et de garantir des résolutions rapides. Cette fonctionnalité permet d'éviter les requêtes clients manquées et d'améliorer les temps de réponse. Il s'intègre à divers outils personnalisés comme Slack, WhatsApp, Salesforce, Asana, et plus encore, ce qui vous permet de gérer plusieurs canaux d'assistance client depuis votre boîte de réception Gmail.
Hiver meilleures fonctionnalités
- Mesurez et suivez les indicateurs de performance de l'équipe, tels que les temps de réponse et la satisfaction des clients
- Contrôlez les éditeurs, les visionneurs et les activités au sein d'un même tableau de bord
- Suivre les e-mails en temps réel pour savoir quand ils sont ouverts et lus
Limites d'utilisation
- Le hub de connaissances est un ajout aux fonctionnalités de base et ne peut pas être utilisé seul
Prix d'Hiver
- Lite: $24/utilisateur par mois
- Pro: 59$/utilisateur par mois
- Elite: Prix personnalisé
Hiver évaluations et commentaires
- G2: 4.6/5 (1,000+ reviews)
- Capterra: 4.7/5 (100+ avis)
Lire aussi: Comment optimiser la gestion des opérations de votre équipe en mode SaaS ?
5. Notion-Best pour la gestion des wikis
via Notion Outil de productivité polyvalent, Notion associe la prise de notes, la gestion des tâches, le wiki et les fonctions de base de données en une seule plateforme.
Notion permet aux équipes de travailler ensemble dans des environnements de travail partagés, ce qui permet une collaboration efficace sur les projets et les tâches. Il offre une structure hiérarchique avec des dossiers et des sous-pages pour aider à organiser le contenu et à rendre l'information facilement accessible.
Avec Notion IA, votre équipe d'assistance à la clientèle peut rapidement trouver des réponses à partir de votre base de données en libre-service, ce qui accélère l'assistance et contribue à améliorer l'expérience client.
Notion meilleures fonctionnalités
- Combinez différents types de contenu (texte, images, code, embeds, etc.) au sein d'une page pour une mise en forme enrichie
- Faites glisser des pages interconnectées sous un en-tête pour créer une base de connaissances en quelques secondes
- Utilisez des modèles de Notion prédéfinis qui s'adaptent à vos cas d'utilisation
- Accédez rapidement aux réponses aux requêtes fréquentes des clients grâce à l'IA de Notion
Les limites de Notion
- Notion peut être difficile à comprendre pour les débutants
- Les bases de données lourdes prennent un certain temps à traiter
Prix de Notion
- Free Forever (gratuit pour toujours)
- Plus: $12/place par mois
- Business: 18 $ par siège et par mois
- Enterprise: Tarification personnalisée
Notion évaluations et commentaires
- G2: 4.7/5 (5,000+ reviews)
- Capterra: 4.7/5 (2,000+ reviews)
6. Papyrs - Le meilleur pour une base de connaissances interne
via Papyrs Contrairement à Notion, qui offre un large intervalle de fonctionnalités, Papyrs est focalisé uniquement sur l'amélioration de l'intranet de votre entreprise. Cela inclut une base de connaissances privée, un wiki et des discussions.
Papyrs est un logiciel moderne de outil de gestion des connaissances avec une interface utilisateur simple et des fonctionnalités intranet flexibles. Il offre une modification par glisser-déposer qui, combinée au mode Markdown, facilite l'édition et la révision du contenu.
Les meilleures fonctionnalités de Papyrs
- Enrichissez vos documents avec un large intervalle de widgets flexibles
- Suivez les discussions internes et liez-les aux mises à jour de contenu pour faciliter les collaborations
- S'intégrer avec les principaux outils pour augmenter la gestion des données dans votre environnement de travail
Les limites de Papyrs
- L'interface utilisateur peut avoir des problèmes occasionnels lors du travail avec des équipes télétravail
- Ne se démarque pas en termes de prix par rapport à des outils de base de connaissances plus importants
Prix de Papyrs
- Teams Wiki: $99/mois pour 20 utilisateurs
- Wiki d'entreprise: $386/mois pour 60 utilisateurs
- Intranet d'entreprise: 999$/mois pour un nombre illimité d'utilisateurs
- Enterprise: Tarification personnalisée
Papyrs évaluations et commentaires
- G2: Pas assez de commentaires
- Capterra: Pas assez de commentaires
Lire aussi: Toutes vos informations au bout des doigts avec ClickUp Knowledge Management
7. Freshdesk - Le meilleur pour les tickets d'assistance
via Freshdesk Les fonctionnalités de base de Freshdesk se concentrent sur l'assistance client et la création de tickets, et il utilise une base de connaissances pour faciliter la recherche d'informations
Les articles de connaissance de Freshdesk sont nichés dans des dossiers, et vous devez assigner ces dossiers à des catégories particulières pour les organiser. Ce qui est bien avec Freshdesk, c'est que vous pouvez personnaliser la visibilité des dossiers en fonction du point d'accès (widgets web, iOS, Android, etc.). Vous pouvez modifier les méta descriptions des dossiers externes, ce qui aide à l'optimisation pour les moteurs de recherche.
Les meilleures fonctionnalités de Freshdesk
- Ajoutez des bases de connaissances multilingues pour répondre à une base d'utilisateurs mondiale
- Exportation en masse d'articles de solutions et mise à jour avec l'API Freshdesk
- Interagir avec les clients sur différents canaux comme l'e-mail, le téléphone, le chat en direct, les médias sociaux, et plus encore, à partir d'une plateforme unifiée
- Résoudre les requêtes courantes et automatiser les tâches récurrentes grâce aux capacités de l'IA
Limites de Freshdesk
- Les utilisateurs ont observé que les analyses de Freshdesk manquent de raffinement, ce qui empêche les utilisateurs de suivre le retour d'information sur les solutions
- A tendance à ralentir avec de multiples tickets et de lourdes modifications en cours de documents
Prix de Freshdesk
- **Free Forever : 18$/utilisateur
- Croissance: 18$/utilisateur par mois
- Pro: 59 $/utilisateur par mois
- Enterprise: $95/utilisateur par mois
Freshdesk évaluations et commentaires
- G2 : 4.4/5 (3,000+ commentaires)
- Capterra: 4.5/5 (3,000+ reviews)
**Lire aussi :_ les 10 meilleurs outils de gestion des connaissances par IA en 2024
8. Zendesk - Le meilleur pour les recommandations intuitives
via Zendesk Zendesk Guide permet de créer des bases de connaissances intelligentes à la fois pour les clients et les agents du service client
La fonctionnalité la plus utile doit être les recommandations alimentées par l'IA à l'intérieur des tickets d'assistance. Après avoir analysé les préoccupations du client, l'outil suggère des articles ou des documents pertinents de la base de connaissances à partir du référentiel existant.
Les meilleures fonctionnalités de Zendesk
- Automatisez les tâches de routine comme l'acheminement des tickets, les notifications par e-mail et les suggestions de réponse pour gagner en efficacité
- Offrir une assistance en temps réel par le biais de canaux de discussion en direct et de messagerie
- Connexion avec d'autres outils tels que le CRM, l'automatisation du marketing et les passerelles de paiement
- Localisez le contenu dans plus de 40 langues
Limites de Zendesk
- Le système de billetterie a des ratés occasionnels
Prix de Zendesk
- Teams: $55/agent par mois
- Suite Growth: $89/agent par mois
- Suite Professional: $115/agent par mois
- Suite Enterprise Plus: Tarification personnalisée
- IA avancée: Disponible en tant que module complémentaire pour 50 $ par agent et par mois
Évaluations et critiques de Zendesk
- G2: 4.3/5 (5,500+ reviews)
- Capterra : 4.4/5 (3 500+ avis)
9. KnowledgeOwl - Le meilleur pour créer des bases de connaissances ciblées
via Le savoir en ligne En testant KnowledgeOwl, j'ai particulièrement apprécié sa fonctionnalité Reader Group qui vous permet de rendre certaines catégories de votre base de connaissances accessibles uniquement à des publics spécifiques.
KnowledgeOwl se targue également d'une interface facile à naviguer qui simplifie la création et la gestion du contenu de la base de connaissances. Les nouveaux utilisateurs peuvent s'adapter rapidement sans avoir besoin d'une formation approfondie.
Les meilleures fonctionnalités de KnowledgeOwl
- Simplifiez la recherche grâce à sa fonction de recherche de type Google qui ne nécessite aucune configuration
- Personnalisez l'apparence des articles avec des thèmes, des dispositions et des couleurs qui correspondent à votre marque
- Paramétrez l'automatisation de la fonction "Needs Review" pour obtenir des rappels de révision d'anciens articles après un certain temps
Limites de KnowledgeOwl
- Le processus de paramétrage des groupes de lecteurs est complexe et prend du temps
Prix de KnowledgeOwl
- Standard: 100$/mois par utilisateur
- Business Extras: $275/mois
- Extras Enterprise: $1150/mois
KnowledgeOwl évaluations et critiques
- G2: 4.6/5 (100+ reviews)
- Capterra: 4.7/5 (200+ avis)
Lire aussi: Meilleures stratégies et logiciels de gestion des connaissances pour les équipes
10. Obsidian - Le meilleur pour visualiser les relations entre les notes/concepts
via Obsidienne Obsidians peut transformer des pensées non structurées en une base de connaissances structurée. Il utilise des fichiers texte simple au format Markdown, ce qui permet une mise en forme facile et garantit que les notes sont portables et accessibles sur différentes plateformes.
L'une des fonctionnalités remarquables d'Obsidian est la possibilité de lier les notes entre elles, créant ainsi un réseau d'informations interconnectées. Les utilisateurs peuvent ainsi naviguer entre des notes connexes, ce qui facilite la compréhension et la mémorisation.
Les meilleures fonctionnalités d'Obsidian
- Suivi de l'historique des versions des documents sur une période pouvant aller jusqu'à un an
- Consolidez vos recherches, faites des brainstormings, dessinez des diagrammes, créez des idées, etc. sur Canvas, un espace virtuel vierge
- Contrôle granulaire des fichiers à synchroniser avec les différents appareils
- Collaborez avec les membres de l'équipe pour créer des wikis en ligne
Limites d'Obsidian
- Courbe d'apprentissage abrupte
- Options de personnalisation limitées pour les dispositions
Prix d'Obsidian
- Utilisation personnelle: Free
- Utilisation commerciale: $50/utilisateur par an
Obsidian évaluations et commentaires
- G2: Pas assez de commentaires
- Capterra: Pas assez de commentaires
Lire aussi: Obsidian vs. ClickUp
Créer et partager avec la bonne plateforme de base de connaissances SaaS
Qu'il s'agisse d'une startup ou d'une entreprise classée au Fortune 500, tout le monde a besoin d'informations organisées, rapides et précises sur les processus, les dépannages et l'assistance. Une base de connaissances en ligne permet non seulement de mettre de l'ordre dans ce chaos d'informations, mais sert également de point de référence pour l'entreprise.
Après avoir testé et examiné plusieurs logiciels de base de connaissances SaaS, je peux dire que vous devez choisir un outil sécurisé, facile à utiliser et qui assiste les bases de connaissances internes et externes. ClickUp se démarque en couvrant toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour créer et diffuser des informations aux parties prenantes. En outre, il offre une gestion des tâches alimentée par l'IA pour vous aider à améliorer l'efficacité globale de votre entreprise SaaS. Inscrivez-vous à ClickUp dès aujourd'hui !