Le projet de votre équipe se déroule sans encombre sur Airtable. Sa conception sans code a rationalisé la manière dont vous gérez et organisez les données et automatisé les tâches répétitives.
Mais que faire lorsque vous devez transférer ces données vers une autre plateforme ? Par exemple, vous pouvez exporter des données vers ClickUp pour une gestion de projet de bout en bout.
Transférer vos données soigneusement organisées depuis Airtable peut sembler risqué, mais nous sommes là pour vous aider. Ce guide vous permettra d'exporter facilement les données Airtable vers d'autres applications en quelques clics seulement.
Comment exporter des données depuis Airtable
Voici quelques méthodes pour exporter des données depuis Airtable. Si vous n'en avez pas, accédez à ces modèles de base de données pour en créer une et tester ces méthodes. L'exportation de données Airtable peut être un processus gratuit en suivant ces étapes.
1. Comment exporter des données Airtable sous forme de fichier CSV
Étape 1
Choisissez le lieu de travail à partir duquel vous souhaitez exporter les données Airtable. Une fois que vous y êtes, cliquez sur Grid View (Affichage en grille) et faites défiler jusqu'à Download CSV (Télécharger CSV) dans le menu déroulant.
Vous trouverez le fichier CSV exporté dans l’emplacement de téléchargement par défaut de votre appareil.
Étape 2
Supposons que vous souhaitiez télécharger ce fichier CSV dans Google Sheets.
Ouvrez le fichier téléchargé et vérifiez s'il contient des erreurs. Si ce n'est pas le cas, tout va bien.
Étape 3
Vous pouvez ouvrir la feuille Google Sheets dans laquelle vous souhaitez enregistrer cette base de données. Une fois que vous y avez accédé, cliquez sur Fichier, puis sur Importer. Vous pouvez maintenant choisir le fichier CSV à partir de son emplacement et le télécharger ici.
Étape 4
Une fenêtre intitulée « Importer un fichier » vous invitera à choisir certaines entrées. Ignorez cette étape et cliquez directement sur « Importer des données ».
Étape 5
N'hésitez pas à modifier les cellules de données exportées. Vous pouvez changer les polices de caractère et les couleurs ou utiliser les options de filtrage si vous souhaitez représenter les données exportées différemment.
Si vous disposez d'une base de données comportant plusieurs tableaux et vues préférées, vous devrez télécharger un fichier CSV séparé.
2. Comment utiliser l'automatisation intégrée d'Airtable
Airtable vous permet de créer plusieurs installations d'automatisation pour exporter automatiquement des tableaux de données sans aucun clic manuel ni code.
Étape 1
Commencez ce processus en cliquant sur Automatisations à côté du bouton Données dans la barre supérieure.
Étape 2
Une nouvelle fenêtre s'ouvre, vous demandant de choisir un déclencheur. Ce déclencheur lance votre processus d'automatisation et gère l'exportation des données Airtable en temps réel.
Supposons que vous souhaitiez à nouveau charger des données dans Google Sheets. Pour cela, cliquez sur « Ajouter un déclencheur » et sélectionnez « Lorsque l'enregistrement est créé » dans le menu déroulant.
Cela signifie que chaque fois qu'un nouveau point de données ou un nouvel enregistrement est ajouté à votre base de données Airtable, il apparaîtra également automatiquement dans la feuille de calcul Google Sheets choisie.
Si vous recherchez une méthode plus moderne pour gérer votre nouvelle base de données, vous pouvez explorer les alternatives à Google Sheets.
Étape 3
Ensuite, vous devez configurer le déclencheur pour qu'il fonctionne correctement. Cliquez sur Configurations dans la colonne Propriétés à droite, puis sélectionnez le tableau contenant vos données. Dans ce cas, il s'agit de Tâches.
Vous pouvez désormais cliquer sur « Ajouter une logique ou une action avancée » et choisir « Google Sheets » dans les options du menu déroulant.
L'action que vous devrez ensuite sélectionner est « Ajouter une ligne ».
Cette étape garantit qu'une nouvelle ligne s'ajoute à votre feuille de calcul Google Sheets après chaque nouvel ajout à votre base de données Airtable.
Étape 4
Accédez à nouveau à la colonne Propriétés . Cette étape consiste à lier votre compte Google Sheets et à sélectionner la feuille de calcul vers laquelle vous souhaitez exporter les données.
Sélectionnez « Effectuer la connexion pour un nouveau compte Google Sheets » dans le menu déroulant Compte Google Sheets .
Choisissez la feuille de calcul vers laquelle vous souhaitez exporter les enregistrements et cliquez sur Sélectionner.
👀Bonus : Créez des diagrammes de Gantt dans Google Sheets et vérifiez si vous pouvez afficher des données spécifiques dépendantes de la date dans votre base de données sous forme d’échéancier.
Étape 5
Enfin, il est temps de choisir la feuille de calcul à mettre à jour, y compris les colonnes spécifiques dans lesquelles vous souhaitez exporter vos données Airtable.
Ensuite, cliquez sur +Choisir le champ sous Données de ligne et commencez à choisir les valeurs des champs dans les colonnes.
Vous êtes prêt ! Pour tester l'automatisation, cliquez sur le bouton Tester l'action sous le menu déroulant Tester l'étape .
Même si cela peut sembler rapide, vous pourriez encore trouver difficile d'utiliser des bases de données plus volumineuses.
Suivre autant d'étapes et remplir plusieurs fois les champs peut entraîner des erreurs. Toute modification mineure apportée à vos feuilles Google Sheets, à votre base de données Airtable ou à votre configuration peut également perturber l'automatisation.
💡Conseil de pro : découvrez les différences entre Google Sheets et Excel afin de choisir la plateforme de gestion des données la mieux adaptée au travail que vous effectuez.
3. Comment exporter depuis Airtable à l'aide d'applications tierces
L'exportation de données depuis Airtable est possible grâce à la génération d'un jeton d'accès personnel. Vous pouvez généralement transférer vos données à l'aide d'API simples, que vous utilisiez des outils tels que Zapier et Tableau ou ClickUp et Notion.
Cependant, comme les instructions varient d'un outil à l'autre, il est préférable de se référer à leurs guides personnalisés pour cette transition.
Pourquoi exporter des données depuis Airtable ?
Si Airtable peut devenir votre tableur détaillé de gestion de projet, ses limites peuvent vous plonger dans un tourbillon de problèmes de gestion des données à long terme. Par exemple :
Limites strictes en matière d'enregistrement
Airtable, en particulier dans ses forfaits gratuits et bas de gamme, impose des restrictions strictes sur le nombre d'enregistrements que vous pouvez stocker dans votre base de données. Par exemple, les forfaits gratuits n'autorisent que 1 000 enregistrements par base, tandis que les forfaits pro permettent jusqu'à 50 000 enregistrements.
Cela pose un problème aux utilisateurs qui gèrent de grands ensembles de données. De plus, à mesure que vos ensembles de données s'agrandissent, vous serez obligé de les exporter vers des plateformes évolutives afin de maintenir l'efficacité et l'intégrité des données.
Le message « record dépassé » limite la croissance de la base de données pour de nombreux utilisateurs. Les informations publicitaires de votre organisation, par exemple, dépasseront facilement les limites d'enregistrement d'Airtable.
Si vous recherchez des alternatives à Airtable, envisagez des plateformes qui offrent plus de flexibilité et d'évolutivité.
Automatisation complexe
Comme vous l'avez vu ci-dessus, la mise en place de l'automatisation prend du temps et comporte un risque d'erreur. De plus, les fonctionnalités d'automatisation intégrées ne sont pas adaptées au traitement de flux de travail complexes comportant plusieurs étapes et conditions.
Par exemple, les tâches nécessitant des fonctionnalités d'automatisation avancées, telles que des intégrations transparentes avec plusieurs applications tierces ou des déclencheurs conditionnels pour plusieurs vues, peuvent s'avérer difficiles.
Fonctionnalités avancées limitées en matière de rapports
Les fonctionnalités de rapports et de visualisation des données d'Airtable sont relativement basiques par rapport aux outils d'analyse dédiés. Les diagrammes et résumés simples sont utiles dans une certaine mesure. Mais une fois ce seuil franchi, l'absence d'analyse approfondie des données et de rapports peut devenir un obstacle.
Si vous avez besoin de rapports sophistiqués, vous devrez probablement exporter vos données vers des plateformes de veille économique avancées telles que ClickUp ou Tableau.
De plus, Airtable n'offre pas de traitement des données en temps réel. Cela signifie que toute demande urgente de génération de rapports peut être retardée.
Un autre problème réside dans le fait que les rapports créés par l'interface mobile d'Airtable ne répondent pas toujours aux exigences en matière d'inspections sur le terrain et de génération de rapports. Il n'est donc généralement pas possible de les générer à la volée.
Pour pallier la limite mentionnée ci-dessus, vous devrez peut-être utiliser des outils de visualisation des données.
Problèmes d'évolutivité
Les opérations à grande échelle ne s'adaptent pas bien à l'évolutivité d'Airtable. Plus votre base de données relationnelle est grande et complexe, plus ses performances se dégradent. Cela la rend inadaptée aux projets comportant des requêtes complexes.
Pour remédier à cela, vous devrez passer à des systèmes de gestion de données plus robustes tels que MySQL ou PostgreSQL.
Alternatives à Airtable
La particularité de ClickUp réside dans la personnalisation de chaque fonctionnalité, de l'automatisation conditionnelle aux cartes mentales et aux listes de tâches. Vous pouvez utiliser ClickUp pour créer et gérer des feuilles de calcul sur une interface simple à naviguer. Tirez parti de ce logiciel gratuit de gestion de projet pour découvrir une nouvelle façon de gérer vos données.
Découvrons les principales fonctionnalités de ClickUp qui lui confèrent un avantage sur Airtable en matière de gestion des données et de gestion de projet.
vue Tableur
Avec la vue Tableur de ClickUp, vous pouvez facilement créer des feuilles de calcul de toute taille, petites ou grandes, sans vous soucier de jongler avec différents types de données.
Vous pouvez modifier les couleurs et les colonnes et relier les tâches associées à chaque point de données, ce qui vous aide à réaliser la distribution des tâches, des budgets et des stocks de manière traçable.
Organisez vos données de manière transparente avec la vue Tableur :
- Colonnes personnalisables : modifiez, ajoutez, supprimez ou réorganisez les colonnes pour personnaliser la feuille de calcul en fonction des exigences précises de votre projet.
- Champs de données riches : utilisez plusieurs types de données, tels que des nombres, des dates, du texte et bien plus encore, pour créer des feuilles de calcul complètes et bien documentées.
- Filtres et tri : testez les filtres pour trier et organiser vos données, ce qui vous permettra d'accélérer la résolution des requêtes et la navigation.
N'hésitez pas à lier des pièces jointes à votre base de données ou à attribuer des évaluations sous forme d'étoiles aux produits et aux performances.
ClickUp se distingue notamment par sa capacité à créer des relations entre des tâches dépendantes et à déployer une base de données entièrement interconnectée entre les membres de l'équipe, les responsables, les clients et les autres parties prenantes.
À lire également : Gestion de projet à l'aide de tableurs (modèles, avantages, limites)
Automatisation
Ensuite, l'automatisation de ClickUp est conçue pour réduire considérablement les efforts manuels nécessaires à la gestion des tâches liées au marketing, à l'ingénierie et à d'autres projets, petits ou grands.
Cet outil d'automatisation basé sur l'IA est doté de déclencheurs et d'actions de haut niveau qui fonctionnent avec plus de 100 modèles. Ces modèles gèrent les dépendances entre les tâches, les liens intégrés dans les commentaires, les changements de statut des tâches et des dizaines de tâches routinières liées à la maintenance des bases de données.
Avec ClickUp Automatisations, vous pouvez :
- Accédez aux journaux d'audit pour suivre et comprendre comment vos automatisations affectent la productivité de votre équipe.
- Utilisez l'assistance IA pour saisir des informations pertinentes dans des champs personnalisés, tels que les résumés de tâches, les statuts de projet et les sentiments des clients.
- Utilisez des webhooks personnalisés pour améliorer les capacités d'automatisation de votre base de données en automatisant des tâches dans d'autres applications telles que GitHub et HubSpot.
ClickUp facilite la gestion des projets de votre équipe en attribuant automatiquement les tâches à des groupes plutôt qu'à des individus. Cela signifie qu'il n'y a plus besoin d'ajustements manuels lorsque les plans de projet changent de manière inattendue, et que les responsabilités de votre équipe sont toujours à jour.
IA et Docs
ClickUp Brain et ClickUp Docs sont des outils puissants pour créer et gérer des tableaux, faisant de cette plateforme une alternative privilégiée à Airtable.
Dans ClickUp Docs, vous pouvez facilement créer des tableaux pour organiser vos informations. Pour ce faire, utilisez la commande slash : tapez /table à n'importe quel emplacement pris en charge pour insérer directement un tableau. Vous pouvez également coller simplement des données à partir de fichiers Excel ou CSV, ce qui permet un transfert et une organisation rapides des données.
Une fois que vous avez créé un tableau, vous pouvez ajuster la taille des colonnes, réorganiser les lignes et les colonnes, et utiliser des options telles que la fusion de cellules et la modification des couleurs d'arrière-plan. Vous pouvez également appliquer un formatage de texte enrichi pour améliorer l'attrait visuel du contenu du tableau.
ClickUp Brain est une fonctionnalité alimentée par l'IA qui vous aide à rationaliser la création de tableaux et l'organisation des données. Voici quelques autres avantages :
- Facilité d'utilisation : grâce à des commandes simples et à l'assistance de l'IA, cet outil est très convivial, en particulier si vous trouvez l'interface d'Airtable difficile à utiliser.
- Options de personnalisation : mettez facilement en forme des tableaux et intégrez-les dans divers documents et tâches, pour plus de flexibilité.
- Collaboration améliorée : travaillez avec votre équipe en temps réel sur des tableaux dans Docs sans avoir à passer d'une application à l'autre.
- Intégration riche : intégrez des tableaux dans vos tâches et vos documents afin de conserver toutes vos informations importantes au même endroit et d'améliorer votre productivité.
- Commentaires : Ajoutez des commentaires directement dans les tableaux dans Docs, ce qui permet des discussions et des retours en temps réel.
Tableaux de bord
Les tableaux de bord ClickUp vous aident à créer une représentation visuelle de votre travail. Ils vous donnent un aperçu des performances du projet, de la productivité de l'équipe et de votre progression personnelle.
Les tableaux de bord sont créés à l'aide de cartes personnalisables, qui constituent les principaux composants. Vous pouvez afficher différents types d'informations sur ces cartes, telles que les statuts des tâches, le suivi du temps et la progression des projets.
La vue Tableau de bord s'intègre parfaitement aux autres éléments de votre environnement de travail, ce qui permet aux membres de l'équipe d'accéder facilement aux données nécessaires et de les consulter dans le contexte de leur travail.
Vous pouvez passer du mode édition au mode d'affichage, ce qui vous offre une grande flexibilité dans la présentation et l'interaction avec les informations. Les mises à jour en temps réel sont accessibles d'un simple rafraîchissement, et vous pouvez même configurer les tableaux de bord pour qu'ils se rafraîchissent automatiquement afin de surveiller les données en continu.
Des options de filtrage avancées vous permettent de personnaliser les données affichées sur vos cartes en fonction de critères spécifiques, ce qui est idéal pour les équipes qui se concentrent sur des aspects particuliers de leurs projets. Vous pouvez également partager vos tableaux de bord publiquement ou avec des membres spécifiques de votre équipe, favorisant ainsi la collaboration et la transparence au sein de votre organisation.
Pour ceux qui s'intéressent au suivi du temps et aux rapports, ClickUp Tableaux de bord propose des cartes basées sur le temps pour visualiser l'évolution des tâches au fil du temps. Cela est particulièrement utile pour suivre les échéanciers et les échéances des projets.
Modèles de feuilles de calcul
Les modèles de feuilles de calcul détaillés de ClickUp accélèrent vos processus de gestion de bases de données et de gestion de projet.
Le modèle de feuille de calcul pour la gestion de projet de ClickUp est idéal pour simplifier la gestion des tâches, des échéanciers et des ressources de votre projet. Il vous aide au suivi des communications essentielles avec les parties prenantes et garantit qu'aucune donnée, simple ou complexe, ne soit négligée.
Le plus intéressant ? Ce modèle vous évite d'avoir à intégrer un logiciel de tableur dans votre pile technologique de gestion de projet.
Ensuite, le modèle de forfait budgétaire personnel de ClickUp est idéal pour vous aider à atteindre vos objectifs financiers, à court et à long terme. En remplissant les sections consacrées aux dépenses et aux revenus, vous pouvez facilement créer et suivre des résumés budgétaires hebdomadaires et mensuels.
Les calculs automatiques ajoutent à la simplicité du modèle, facilitant ainsi le suivi de vos dépenses.
Passez à ClickUp pour une gestion de projet et de base de données plus intelligente
Passer à ClickUp pour la maintenance de votre base de données et la gestion de projet peut vous permettre de découvrir de nouvelles techniques pour améliorer votre rendement.
Le vaste référentiel de fonctionnalités permet de lier toutes les tâches, pièces jointes, feuilles de calcul et flux de travail sur une plateforme unifiée.
La combinaison de ClickUp Docs, vue Tableur et des modèles de feuilles de calcul fait de cette plateforme l'alternative multifonctionnelle parfaite à Airtable.
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