Les employés apprécient de pouvoir choisir où et quand ils travaillent. Un modèle de travail hybride leur offre cette autonomie.
Selon un sondage Gallup, 53 % des emplois aux États-Unis sont hybrides. Si ce modèle est salué pour améliorer l'équilibre entre travail et vie privée, il présente toutefois des défis particuliers pour les chefs d'équipe.
Vous vous demandez peut-être comment assurer une coordination parfaite entre les employés sur site et à distance, évaluer leurs performances ou établir des lignes de communication claires.
Dans cet article, nous aborderons certains des principaux défis liés à la gestion d'équipes hybrides et la manière de les relever. Nous partagerons également des conseils pratiques pour maintenir la motivation et la satisfaction de vos employés dans un environnement hybride.
Le modèle de leadership hybride
Le leadership hybride est la capacité à gérer efficacement des équipes et des services qui travaillent ensemble dans des environnements de travail variés. Il combine des compétences à distance et en présentiel. Les stratégies de leadership interfonctionnelles dans le cadre de modèles de travail hybrides adoptent une approche flexible afin d'éviter toute ambiguïté et tout désengagement dans de tels environnements de travail.
Si les équipes hybrides existent depuis un certain temps déjà, cet espace a connu un essor considérable après la pandémie. Cela signifie que de nombreux dirigeants dirigent désormais des équipes hybrides et à distance sans avoir d'expérience préalable. Naturellement, des problèmes ne manqueront pas de se poser.
Selon McKinsey, les dirigeants hybrides « sont confrontés à une atmosphère d'ambiguïté », principalement parce qu'ils ont « une visibilité limitée sur la charge de travail et les processus » de leurs employés. Cela exige des dirigeants qu'ils se surpassent pour rassurer leurs employés sur les points suivants :
- Ils sont écoutés
- Ils font partie d'une équipe
- Leurs résultats comptent plus que les processus personnels qu'ils mettent en place pour accomplir leur travail.
Cela exige également des dirigeants qu'ils accordent une plus grande importance aux éléments suivants :
- Culture : maintenir une culture claire et transparente, alignée sur les objectifs de l'entreprise et favorisant la visibilité, l'assistance et l'empathie.
- Personnes : l'inclusivité et la flexibilité sont les pierres angulaires du travail hybride. Cela vous oblige à vous concentrer sur les besoins spécifiques de vos employés et à prendre des mesures proactives pour résoudre les problèmes. Il est également essentiel de faire en sorte que les travailleurs hybrides et les travailleurs de bureau se sentent égaux à tous égards.
- Technologie : les bons outils peuvent faire toute la différence. Vos employés ont besoin de communiquer, de collaborer, de partager leurs idées et de faire sentir leur présence. Investissez dans des logiciels qui facilitent une collaboration efficace et constructive.
- Processus : repensez vos processus hors ligne en restant ouvert aux idées nouvelles et innovantes. Privilégiez la flexibilité des processus tout en vous concentrant sur les résultats ; quoi qu'il arrive, ne faites jamais de réduction sur la transparence, la propriété et la discipline.
- Apprentissage continu : adopter des modalités de travail hybrides implique une adaptation continue en fonction de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas.
Les défis du leadership dans un environnement de travail hybride : les 5 C
Le travail hybride n'est pas une solution prête à l'emploi. Les défis auxquels une entreprise est confrontée ne sont peut-être pas les mêmes que les vôtres.
Martine Haas, directrice du Lauder Institute, propose les 5C comme un excellent moyen d'évaluer, de comprendre et de surmonter la plupart des défis qui vous empêchent de créer un lieu de travail hybride prospère. Voyons ce que sont ces 5 défis :
Communication
Des problèmes de communication peuvent survenir en raison des structures hiérarchiques, des horaires de travail différents, de la langue ou des différences culturelles. Lorsque ces problèmes se retrouvent dans un environnement de travail hybride, ils ont tendance à se multiplier.
Selon un sondage mené par Gallup auprès de plus de 8 000 employés représentatifs, 23 % des employés ont identifié la réduction de la communication interfonctionnelle comme un défi majeur du travail hybride. De plus, 21 % des employés trouvent plus difficile de coordonner les horaires de travail, les tâches et les échéanciers.
Les défis technologiques, combinés au manque d'expérience des employés en matière de technologies de communication à distance et à leur niveau de confort lorsqu'ils communiquent à travers un écran plutôt qu'en face à face, peuvent entraver votre flux de travail s'ils ne sont pas pris en compte.
Coordination
Un environnement de travail hybride présente beaucoup plus de défis en matière de coordination qu'un environnement de bureau. Le risque ici est ce qu'on appelle les « lignes de faille », des fissures qui peuvent rapidement se former entre ceux qui travaillent au bureau et ceux qui font du télétravail.
Pensez-y de cette façon : l'effort nécessaire pour inclure les collègues à distance fait qu'ils passent souvent à côté des discussions spontanées et des décisions mineures prises par l'équipe au bureau. Au fil du temps, cela devient une habitude, et soudain, les travailleurs à distance peuvent se retrouver exclus des discussions importantes et des décisions cruciales.
C'est comme si vous manquiez la réunion quotidienne avant le partage des dernières informations sur les projets.
Connexion
Il peut être difficile de communiquer avec ses collègues lorsqu'on travaille à distance. Certains employés peuvent rarement s'exprimer lors des réunions virtuelles, tandis que les nouveaux arrivants peuvent avoir du mal à briser la glace.
Les lieux de travail hybrides risquent également de créer un « club VIP » composé de personnes qui se sentent au cœur de votre organisation et qui s'y engagent, et un « groupe d'outsiders » qui se sent déconnecté du travail et de la vie sociale.
Le manque de connexion peut entraîner une baisse de la productivité et une augmentation du taux de rotation du personnel. Cela est corroboré par le fait que 24 % des employés ont identifié les relations de travail difficiles avec leurs collègues comme l'un des principaux défis du travail hybride.
Créativité
Le télétravail peut nuire à la créativité à deux niveaux : la créativité collective et la créativité individuelle. La partie relative à la créativité collective est assez évidente.
Les réunions Zoom, du moins au début, ne pourront peut-être pas remplacer les discussions fluides, les barres latérales et le flux d'idées qui ont lieu lorsque les employés se rencontrent en personne.
Travailler seul pendant des semaines peut également nuire à la créativité des individus en raison de l'absence de discussions spontanées avec leurs collègues, qu'il s'agisse de sujets aussi futiles que la décoration originale d'un bureau ou aussi sérieux qu'une nouvelle idée révolutionnaire. De nombreux travailleurs peuvent même regretter les trajets quotidiens et l'air frais.
La plupart d'entre nous avons besoin à la fois de moments de solitude et d'effervescence sociale pour laisser libre cours au flux de notre créativité. Lorsque l'aspect social d'un lieu de travail physique disparaît, il peut être difficile de libérer son côté créatif.
Culture
32 % des employés se sentent moins en connexion avec la culture de leur organisation lorsqu'ils travaillent en mode hybride. En effet, le télétravail peut être source d'isolement, en particulier pour les nouveaux employés qui rejoignent votre entreprise.
- Il se peut simplement qu'ils ne sachent pas ce qui fonctionne le mieux pour votre organisation et la « culture » et les valeurs générales de votre entreprise.
- Ils peuvent se sentir perdus et manquer de repères, surtout par rapport à leurs collègues qui travaillent au bureau.
Sans inculquer correctement ces normes culturelles, même la communication peut s'avérer difficile, sans parler des connexions avec les collègues d'autres services, équipes et emplacements géographiques.
En outre, les équipes à distance sont confrontées à de nombreux autres défis. Les employés ont beaucoup moins de possibilités de nouer des relations interpersonnelles solides, et les risques de malentendus et d'ambiguïtés sont élevés.
Les télétravailleurs peuvent également se sentir négligés, nourrir un sentiment de mécontentement et avoir l'impression de ne pas être aussi valorisés ou « au courant » que leurs collègues travaillant au bureau.
Diriger efficacement des équipes virtuelles dans un modèle hybride
Face aux défis liés aux modèles de travail hybrides, il est essentiel de repenser les stratégies de leadership visant à instaurer la confiance. Voici quelques stratégies de leadership que vous pouvez mettre à profit en tant que responsable d'une équipe hybride.
Privilégiez les résultats plutôt que les heures travaillées
Lorsque vous dirigez une main-d'œuvre hybride, l'idéal est d'adopter une approche axée sur les résultats plutôt que de vous concentrer sur des horaires de travail stricts et rigides.
Vous n'avez peut-être pas besoin d'un système de pointage qui mesure le temps passé par un employé au bureau. Vous devriez plutôt vous concentrer sur les résultats, c'est-à-dire sur la capacité de vos équipes à atteindre leurs objectifs et à accomplir leurs tâches dans les délais impartis.
Pour cela, vous devez privilégier la coordination, la communication et la transparence plutôt que des horaires de travail stricts. L'idée est de fixer des objectifs clairs et sans ambiguïté à vos équipes hybrides et de prendre des mesures proactives pour les atteindre.
ClickUp, le logiciel de gestion de projet très populaire, comprend les fonctionnalités ClickUp Objectifs et ClickUp Tâches pour vous aider à définir et à suivre les objectifs de vos employés hybrides. Grâce à ces fonctionnalités, vous pouvez définir des objectifs réalisables, mesurer leur progression et suivre de près qui fait quoi et quand.
Avec ClickUp Objectifs, les équipes peuvent définir des objectifs avec des descriptions détaillées, des dates d'échéance et des cibles mesurables, ce qui facilite le maintien de la responsabilité au sein d'une équipe hybride. Vous pouvez également décomposer les grands objectifs en tâches gérables et fixer des cibles spécifiques pour les rendre plus faciles à atteindre.
Ajoutez plusieurs responsables et observateurs à une tâche afin de garantir un flux de travail clair et linéaire qui favorise une transparence totale et la responsabilisation.
Créez une culture de travail hybride positive
En tant que responsables d'un environnement de travail hybride, vous devez prendre des étapes pour instaurer une culture hybride positive, caractérisée par l'ouverture aux idées, la collaboration, la communication et le respect de l'individualité et du processus de réflexion de chacun.
Utilisez un logiciel de collaboration tel que ClickUp Docs pour permettre aux membres d'écrire et d'enregistrer leurs idées, de collaborer sur la documentation des projets et de prendre des notes, le tout au sein de la puissante plateforme de gestion des tâches de ClickUp.
Vous pouvez également utiliser les tableaux blancs ClickUp pour esquisser ensemble différents plans de projet et idées, puis lancer des tâches directement à partir de vos sessions de brainstorming. Les tableaux blancs sont accessibles de n'importe où, ce qui permet aux membres de votre équipe à distance et au bureau de collaborer de manière synchrone lorsqu'ils en ont besoin.
De plus, mettez en œuvre les stratégies suivantes pour faciliter le processus :
- Utiliser les bons outils de communication : choisissez les bons outils de communication pour que tout le monde reste en connexion et brisez les silos de communication. Mettez en place des calendriers d'évènements et de réunions bien planifiés afin que tous les membres puissent trouver le temps d'y assister et d'apporter leur contribution.
- Promouvoir la cohésion et la collaboration au sein de l'équipe : Si vos employés ne font que travailler sans jamais s'amuser, ils ne voudront pas rester. Encouragez la cohésion au sein de l'équipe grâce à des formats tels que des sessions de café virtuelles, des jeux amusants ou même des quiz utilisant des données relatives au lieu de travail. Par exemple, combien de contrats avons-nous conclus le mois dernier ? Ou quel était notre objectif pour le dernier trimestre ?
- Favoriser l'inclusion et l'équité : veillez à ce que tout ce qui se passe au bureau soit communiqué simultanément aux employés à distance. Pour cela, vous devez vous assurer que votre équipe crée et stocke des documents ou des enregistrements clairs et complets (réunions, plans de projet, objectifs annuels et trimestriels ou toute autre information pertinente) dans un format facilement accessible. ClickUp est l'outil idéal pour cela.
Préservez l'autonomie et la responsabilité
Donnez à votre équipe les moyens de prendre de meilleures décisions. Soyez généreux en matière de responsabilités et d'autorité dans l'environnement de travail hybride. Cela contribuera à renforcer le sentiment de propriété, ce qui améliorera automatiquement la productivité.
Soyez ouvert aux nouvelles idées et n'oubliez pas de reconnaître le crédit à chacun. En laissant à vos membres de l'équipe la liberté d'expérimenter et de prendre leurs propres décisions, vous favorisez la collaboration et la résolution créative des problèmes.
Le modèle de plan de gestion d'équipe de ClickUp est un excellent moyen de définir clairement les rôles et les responsabilités et de maintenir la responsabilité de chaque action.
La vue Agenda du modèle vous permet de planifier et de structurer efficacement les réunions d'équipe. Pour vous concentrer sur un service en particulier, utilisez la vue Agenda par service afin d'optimiser le temps de chacun. Enfin, restez informé de l'avancement et des tâches de chaque service grâce à la vue complète Statut par service.
Ce modèle vous permet également :
- Planifiez et supervisez vos projets en toute clarté
- Communiquez clairement les tâches et les responsabilités aux membres de l'équipe.
- Assurez-vous que votre équipe s'aligne sur les priorités clés pour assurer la réussite collective.
Utilisez des modèles tels que le DAC
La gestion d'équipes à distance ou hybrides nécessite une approche légèrement différente pour prendre des décisions efficaces. Le modèle DAC, par exemple, implique une orientation, une harmonisation et un engagement. Voyons cela plus en détail :
- Orientation : Assurez-vous que les membres de votre équipe sont d'accord et connaissent les objectifs et les stratégies globaux de l'équipe.
- Alignement : assurez-vous que les services, les équipes et les membres ayant des tâches et des rôles différents mais interconnectés se coordonnent activement entre eux sur les tâches importantes. Utilisez des outils tels que la vue Chat de ClickUp pour communiquer avec les membres de l'équipe et les services directement depuis votre environnement de travail.
- Engagement : les membres de votre équipe sont-ils fortement engagés et se sentent-ils responsables de la réussite de l'entreprise ? Ou sont-ils davantage axés sur leur développement personnel ? Dans le premier cas, vous devez vous efforcer de motiver et d'inspirer vos collaborateurs, d'instaurer un climat de confiance et de créer un sentiment d'appartenance et de responsabilité.
Engagez-vous dans une approche transversale
En tant que responsable d'une équipe hybride, vous devez être capable de collaborer au-delà des frontières. Vous devez vous sentir à l'aise pour contacter différents services et niveaux hiérarchiques, des parties prenantes externes et d'autres groupes concernés, et coordonner vos efforts avec eux malgré la distance ou le fuseau horaire afin d'accomplir le travail.
Cela implique de mettre en place et de garantir une connexion 24 heures sur 24 pour les équipes hors site et sur site, une communication fluide entre vous et les autres membres de l'équipe, ainsi qu'un système efficace qui brise les cloisonnements et permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde.
Même si cela n'est pas toujours possible, vous pouvez atteindre une connexion quasi parfaite en faisant de réels efforts et en suivant les nombreux conseils présentés dans cet article.
- Comprenez le flux des connaissances au sein de votre organisation et identifiez les lacunes et les opportunités dans les environnements virtuels et en face à face.
- Encouragez vos employés à adopter un comportement collaboratif et transversal grâce à des formations, des incitations et des promotions, tout en veillant à ce que cela ne soit pas perçu comme une source de stress supplémentaire.
- Créez des réseaux interfonctionnels au sein de l'organisation afin de vous assurer de bien comprendre la situation dans son ensemble et les connexions entre les groupes.
Testez les sessions « lunch and learn » (déjeuner-conférence)
Les déjeuners-conférences virtuels ou en présentiel offrent un cadre détendu et informel permettant aux employés de différents services d'interagir et de nouer des connexions personnelles. En participant à des discussions informatives ou divertissantes, les collègues peuvent briser les cloisonnements entre les services, favoriser le respect mutuel et établir des relations de travail plus solides. Ces sessions encouragent le brassage d'idées, ce qui se traduit par une collaboration et une innovation accrues au sein de l'organisation.
Encouragez un état d'esprit axé sur l'apprentissage continu
En fin de compte, le leadership hybride consiste à expérimenter et à être ouvert à l'innovation. Vous devez constamment tester les approches qui fonctionnent le mieux pour votre équipe et celles qui sont clairement à proscrire. Il est également important d'être ouvert aux commentaires et d'accepter que vous pouvez faire des erreurs.
Considérez chaque « expérience » infructueuse comme une occasion d'apprendre. Chaque trimestre, essayez de nouvelles approches pour la gestion de projet ou la collaboration. Ensuite, recueillez les commentaires des employés sur ce qu'ils en pensent. Continuez avec les modèles qui donnent des résultats et abandonnez ceux qui n'en donnent pas.
Évaluer les performances dans un modèle de travail hybride
Un modèle de travail hybride est beaucoup plus dynamique qu'un modèle traditionnel. Par exemple, en tant que chef d'équipe, vous aurez relativement moins de visibilité sur les activités quotidiennes de vos employés. Vous pourriez tomber dans le piège de favoriser involontairement un employé qui se rend plus souvent au bureau. Même si ce parti pris n'est pas intentionnel, il peut avoir un effet négatif important sur la culture d'entreprise et l'expérience des employés.
Pour éviter les préjugés inconscients, vous avez besoin d'un système complet qui vous permette de rester vigilant. C'est là que le modèle d'évaluation des performances de ClickUp prend tout son sens. Il vous donne une brève description des performances d'un employé à la fin d'un projet, afin que vous puissiez lui fournir des commentaires objectifs et constructifs en temps réel.
De plus, vous pouvez suivre les performances quotidiennes de votre équipe en consultant le système de suivi visuel fourni avec ClickUp Objectifs et ClickUp Tâches.
Dans l'ensemble, vous devez être conscient de ce qui se passe, mais aussi éviter de microgérer votre équipe. Faites-leur confiance, donnez-leur de l'autonomie et surveillez leurs performances tout au long du projet. C'est ainsi que vous évaluerez les performances dans un modèle hybride.
Optimisez vos modèles de travail hybrides avec ClickUp
Le modèle de travail hybride gagnant en popularité auprès des employés et des entreprises, vous devez vous y préparer.
Le changement le plus important se produit dans votre état d'esprit. Passez d'une approche axée sur les heures de travail à une approche axée sur les objectifs. Comprenez comment vous pouvez tirer parti des espaces de travail flexibles et des horaires de travail flexibles pour attirer les meilleurs talents et maintenir votre équipe à son niveau de productivité optimal.
À faire, essayez les fonctionnalités de définition d'objectifs et de suivi des tâches, les outils de communication et de collaboration, ainsi que les modèles de ClickUp. Ceux-ci créent l'écosystème idéal pour diriger de manière intentionnelle dans un environnement de travail hybride. Inscrivez-vous à ClickUp et comblez le fossé communicationnel au sein des équipes hybrides.