Comment construire un tableau de bord de travail ? (avec des conseils et des exemples)

C'est le début d'une journée de travail typique. Vous avez une infinité d'e-mails à passer au crible, de multiples applications à parcourir à la recherche de mises à jour et un tas de notes de réunion manuscrites éparses qui ne semblent plus avoir beaucoup de sens.

La surcharge de tâches est une surcharge cérébrale.😶‍🌫️

C'est là que le fait d'avoir un tableau de bord du travail peut faire toute la différence.

Que vous gériez une petite équipe ou que vous dirigiez un projet complexe, un tableau de bord bien construit peut vous fournir des nombres et des informations essentiels à portée de main, vous permettant ainsi de garder le contrôle de votre charge de travail. La concentration et l'efficacité deviennent alors une seconde nature.

Dans cet article de blog, nous allons tout apprendre sur les tableaux de bord de travail, y compris les étapes pour en construire un. C'est parti !

Qu'est-ce qu'un tableau de bord travail ?

Un tableau de travail est un outil visuel conçu pour consolider et afficher les KPI, les indicateurs et les points de données critiques relatifs à un processus d'entreprise, un département ou un projet particulier.

Il s'agit d'une interface centralisée permettant de surveiller et d'analyser les performances de l'entreprise en temps réel afin de prendre des décisions rapidement. Un tableau de bord travail comprend plusieurs éléments, notamment :

• Des sources de données, telles que des bases de données, des feuilles de calcul ou des applications, à partir desquelles des informations peuvent être tirées
• Des widgets, tels que des diagrammes à barres, des graphiques linéaires et des tableaux pour faciliter la visualisation et l'interprétation des données
• Des filtres qui permettent de personnaliser l'affichage des données avec une sélection de critères spécifiques, tels que des intervalles de dates ou des phases de projet
• Des notifications et des alertes automatisées qui informent les utilisateurs des changements significatifs ou lorsque des seuils spécifiques sont atteints

Un tableau de bord travail transforme les données en histoires avec des outils de rapports qui permettent de mettre en valeur les projets. Par exemple, un tableau de bord d'aperçu marketing comprend généralement les détails suivants :

• Sources de trafic sur le site web (par exemple, organique, payant, social)
• Pourcentage de visiteurs qui se convertissent en prospects ou en clients
• Dépenses totales en publicité et leur répartition par canal
• Taux d'ouverture des e-mails, taux de clics et taux de désabonnement
• J'aime, les partages, les commentaires et les indicateurs d'engagement globaux sur les médias sociaux

Avantages de la création d'un tableau de bord du travail

Pensez à un tableau de bord d'une tâche comme votre meilleur ami au travail, en gardant vos tâches organisées et sur la bonne voie. Voici quelques avantages courants :

• Information centralisée: Au lieu de perdre du temps à chercher des rapports, des tendances et des indicateurs clés, obtenez un aperçu instantané de l'efficacité du projet, de l'allocation des ressources et des goulets d'étranglement potentiels à partir d'une source de données unique
• **Un tableau de bord de travail vous permet de mapper visuellement les dépendances des tâches, en montrant comment chaque tâche est interconnectée ; ainsi, vous pouvez mieux comprendre le flux de votre projet et identifier facilement les retards ou les conflits
• Flux de travail automatisés: Réduisez la nécessité de passer d'une plateforme à l'autre en intégrant votre tableau de bord à d'autres outils, tels quelogiciel d'analyse de la main-d'œuvre et les applications d'e-mail, de calendrier et de gestion de projet ; assurez-vous que les tâches de routine sont traitées de manière cohérente
• Productivité accrue: Un tableau de bord comprenant des indicateurs de performance personnelle, tels que le temps moyen d'achèvement des tâches, le respect des délais et la fréquence des révisions de tâches, vous permet d'optimiser vos habitudes de travail et de favoriser l'efficacité
• Des rapports pour les clients et les parties prenantes: Utilisez votre tableau de bord pourgénérer des rapports sur les projets pour le personnel important (interne et externe), comprenant des détails tels que le statut des tâches, les jalons atteints et les dates d'échéance ; renforcez la confiance mutuelle et la transparence

Étapes de la création d'un tableau de bord de travail efficace

Votre objectif ultime devrait être de construire un tableau de bord aussi clair et facile à utiliser que possible. Voici comment commencer.

1. Définir le public et l'objet du tableau de bord

Cette étape peut sembler évidente, mais elle est souvent considérée comme allant de soi. Vous devez comprendre la nécessité de créer un tableau de bord du travail. Recherchez votre "Pourquoi ?" et posez-vous les questions suivantes :

• **Quels sont les problèmes importants que vous cherchez à résoudre avec le tableau de bord ?

S'agit-il d'améliorer la communication interne ? S'agit-il d'améliorer la communication interne ? S'agit-il de mieux suivre les équipes commerciales réalisées via le site web de l'entreprise ? S'agit-il d'évaluer la portée sociale des articles de blog publiés par votre équipe marketing ? Trouvez la raison.

• **Pour qui le construisez-vous ?

S'il s'agit de vous et de vous seul, sautez cette étape. Si d'autres personnes utiliseront le tableau de bord, notez leur rôle dans l'organisation et précisez les tâches qu'elles accomplissent au quotidien.

Par exemple, un agent commercial travaille différemment d'un membre du service clientèle et supervisera donc des indicateurs, des ICP et des repères qui sont aux antipodes. Ces informations vous aideront à répondre à la question suivante et à élaborer un tableau de bord partagé utile à tous.

• **Quels indicateurs et données clés doivent être affichés ?

Quelles sont les informations que vous voulez voir en un coup d'œil ? À faire pour connaître le statut des projets et l'achèvement des tâches ? À faire le suivi des échéances et des performances de l'équipe ? Une fois que vous savez pour qui vous construisez le tableau de bord et quels sont leurs rôles et responsabilités, vous pouvez déterminer les indicateurs clés de performance et les indicateurs exacts.

• **Quelles sources de données seront utilisées pour obtenir des informations ?

Il est essentiel de clarifier ce point pour mettre en place les mécanismes nécessaires.

Par exemple, si vous souhaitez améliorer la communication interne et que vous pensez qu'il est utile de connaître la charge de travail exacte de chaque membre de l'équipe, veillez à ce que vos sources de données incluent un logiciel de suivi du temps, des outils d'analyse de la gestion de projet applications, outils de rapports pour les clients et peut-être même un retour d'information direct de la part de toute votre équipe.

De cette manière, vous pouvez recueillir des données complètes sur l'attribution des tâches, les délais et les capacités individuelles.

• **Le tableau de bord sera-t-il actualisé quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou annuellement ?

La fréquence dépendra de la nature de votre travail et de l'actualité des informations requises.

• **Quelles sont les mesures de sécurité à mettre en place ?

La sauvegarde des données de l'organisation est plus critique que jamais, et votre tableau de bord doit être équipé d'une authentification des utilisateurs, de contrôles d'accès et d'un cryptage des données. Il doit également être conforme aux réglementations en vigueur en matière de protection des données.

Bien entendu, ce questionnaire n'est pas exhaustif, mais il vous permet d'ouvrir le bal. Croyez-nous, en investissant votre énergie dès le départ, vous ne pourrez que construire un tableau de bord qui vous assiste comme vous le souhaitez. À faire, donc, avec toute la diligence requise.

Pour commencer à élaborer un tableau de bord du travail, vous pouvez utiliser les outils suivants Le modèle de tableau de bord de gestion de projet de ClickUp . Il contribue au bon déroulement des projets en fournissant un aperçu en temps réel de la charge de travail de l'équipe, de la progression du projet, du statut des tâches et des échéances.

Télécharger ce modèle

Gardez un onglet sur le développement du projet, le budget, la charge de travail de l'équipe et le statut avec le modèle de tableau de bord de gestion de projet ClickUp

Le modèle offre une représentation visuelle de la progression du projet à chaque étape et facilite la collaboration grâce à la modification en cours ClickUp Documents . Vous pouvez également

• Définir des objectifs traçables, comme les OKR, les cibles de vente, l'amélioration des compétences, etc. et suivre la progression dans..Objectifs ClickUp* Créez des feuilles de route bien définies dansTâches ClickUp pour une visibilité achevée des dépendances et des priorités avec des étiquettes et des statuts personnalisés
• Automatisez les flux de travail comme l'envoi d'e-mails pour les actions de tâches, les envois de formulaires, les changements de statut, etc. avecAutomatisations ClickUp

2. Extraire, affiner et nettoyer les données à partir de diverses sources

L'identification des sources de données pour votre tableau de bord n'est que la partie émergée de l'iceberg. Vous devez également établir des connexions avec elles. Il peut s'agir de paramétrer des intégrations API, d'importer des fichiers CSV ou de se connecter directement à des bases de données, à un stockage cloud ou à des applications tierces.

Utilisez des outils comme Klamp et Integromat pour connecter diverses sources de données de manière transparente. Une fois que tout cela est trié, mapper la façon dont les données provenant de différentes sources seront combinées et affichées sur votre tableau de bord.

Par instance, vous pourriez avoir besoin de joindre des tableaux d'une base de données, de fusionner des nombres provenant de différentes feuilles de calcul ou de combiner des données d'API avec des fichiers locaux. Quoi qu'il en soit, simplifiez votre processus. Vous pouvez vous inspirer de nombreux exemples de tableaux de bord de projet pour améliorer votre flux de données.

affichez une vue d'ensemble des tâches à effectuer chaque semaine, le statut de la charge de travail, et qui travaille sur quoi avec le ClickUp Team Charge de travail Dashboard_

L'efficacité d'un tableau de bord dépend des données qui le composent. Des données inexactes peuvent conduire à une prise de décision mal informée, ce qui a un impact négatif sur la progression du projet et l'efficacité du travail d'équipe. Par conséquent, pour vous assurer que les données affichées par votre tableau de bord sont valides et exactes, vous devez :

• établir des règles de validation dans vos paramètres de saisie des données afin de détecter les erreurs au point d'entrée
• Suivre les modifications et les mises à jour des données à l'aide de systèmes de contrôle des versions
• Décider d'une stratégie pour traiter les valeurs manquantes, comme l'imputation, l'utilisation de valeurs par défaut ou l'exclusion des enregistrements incomplets
• Effectuer des vérifications ponctuelles et comparer les données du tableau de bord avec les sources originales pour confirmer que tout est correctement intégré et affiché et qu'il n'y a pas de fautes d'orthographe, de valeurs incorrectes ou de valeurs aberrantes
• Utilisez des formats normalisés, des conventions d'appellation et des unités de mesure pour éviter les divergences (par exemple, formats de date, formats d'adresse, majuscules)
• Établissez des calendriers de rafraîchissement des données automatisés pour que votre tableau de bord reflète toujours les informations les plus récentes, sans intervention manuelle.

3. Concevoir la disposition et la structure du tableau de bord du travail

Commencez par définir les principales fonctionnalités : qu'est-ce que votre cible a besoin de voir en premier ? Y a-t-il des indicateurs clés de performance ou des points de données en temps réel qui sont les plus importants ? Très probablement.

Placez-les à des endroits bien visibles du tableau de bord, là où vos yeux se portent naturellement en premier, par exemple dans le coin supérieur gauche. D'autres widgets, tels que des jauges, des champs de texte, des images et des cartes thermiques, devront également être ajoutés. Échelonnez-les en fonction de leur importance et du volume de données qu'ils affichent.

personnalisez le code couleur des statuts pour suivre l'état d'avancement des tâches dans les statuts personnalisés de ClickUp_

Deuxièmement, permettez aux utilisateurs d'adapter leur affichage à leurs préférences. Par exemple, en proposant des options pour le mode sombre, le tableau de bord peut être plus agréable à regarder lors de sessions tardives ou lorsque l'on travaille dans des environnements où les paramètres de luminosité sont faibles.

Vous devez pouvoir passer du marron foncé au vert clair, et non du marron foncé au vert foncé, car les deux couleurs s'opposent. Soyez donc vigilant lorsque vous choisissez les couleurs de votre tableau de travail. La règle de base est d'en sélectionner deux, trois au maximum, et de s'y tenir.

Enfin, utilisez des couleurs contrastées pour une meilleure lisibilité, ajoutez un texte alt pour les images, et veillez à ce que la navigation soit intuitive et adaptée au clavier.

6. Trouver un outil adapté à la tâche à accomplir

Avant de construire un tableau de bord de travail, il est important de choisir un outil capable d'assister cette énorme tâche. Des simples feuilles de calcul aux diagrammes de progression hautement personnalisables, vous n'aurez que l'embarras du choix.

Par exemple, Google Sheets peut s'avérer pratique pour les tableaux de bord de base. En revanche, les outils de Business Intelligence (BI) sont connus pour leurs capacités supérieures d'analyse et de personnalisation des données. Toutefois, leur courbe d'apprentissage est plus raide et leur utilisation peut nécessiter l'intervention de spécialistes.

Enfin, il existe des logiciels de gestion de projet tels que ClickUp, qui intègrent des tableaux de bord qui améliorent la visibilité, stimulent la productivité et assistent la prise de décision fondée sur les données. Tout ce que vous avez à faire, c'est d'introduire les données. Tableaux de bord ClickUp transforment le chaos en clarté, en vous affichant une vue d'ensemble de vos projets.

créez des tableaux de bord détaillés et ajoutez facilement des cartes pour visualiser la progression des points sprint, les tâches par statut et les bugs par affichage

Avec l'outil Vues ClickUp grâce à la fonctionnalité ClickUp Views, vous pouvez convertir en quelques clics ce sur quoi vous êtes prêt à travailler en graphiques et diagrammes. Il extrait automatiquement les données de vos tâches en cours pour créer un tableau de bord permettant de visualiser votre travail, que ce soit sous la forme d'une liste, d'un diagramme de Gantt, d'un tableau Kanban ou autre.

suivez la progression, les jalons et les dépendances sur un échéancier visuel partagé avec votre équipe grâce à la vue Gantt de ClickUp

Avec ClickUp, nous avons pris une étape d'avance et créé des tableaux de bord auxquels nos clients peuvent accéder et suivre les performances, l'occupation et les projets en temps réel. Cela permet aux clients de se sentir connectés à leurs équipes, d'autant plus qu'elles sont situées dans différents pays, et parfois même sur différents continents.

Dayana Mileva, directrice de compte, PONTICA SOLUTIONS

Le génie logiciel tableau de bord des opérations est un excellent exemple de la façon dont vous pouvez obtenir un aperçu de toutes vos activités de développement en temps réel. Vous pouvez suivre divers indicateurs, notamment la vitesse du sprint, le burn up, le burn down, le délai de production, la durée du cycle et les diagrammes de flux cumulés.

obtenez des informations détaillées sur les performances des activités en cours avec ClickUp_

Le tableau de bord vous aide à vous concentrer sur l'objet de votre sprint, à savoir livrer plus rapidement et travailler plus intelligemment. Découvrez les éléments suivants exemples de tableaux de bord dans ClickUp pour découvrir différentes façons de rationaliser vos projets.

Un guide étape par étape pour créer un tableau de bord dans ClickUp

Pour créer un nouveau tableau de bord :

1. Dans votreBarre latérale, ouvrezTableaux de bord hub2. Dans le Hub Tableaux de bord, dans le coin supérieur droit, cliquez sur Nouveau tableau de bord

Pour ajouter une carte à un tableau de bord existant :

1. Dans le coin supérieur droit du tableau de bord, cliquez sur Ajouter une carte
2. À l'aide des catégories de la barre latérale, sélectionnez une carte préétablie ou créez une carte personnalisée

Pour modifier une carte, le tableau de bord contenant la carte doit être en mode édition

Pour activer le mode édition et éditer une carte :

1. Dans le coin supérieur gauche d'un tableau de bord, assurez-vous d'activer le mode édition
2. Dans le coin supérieur droit de la carte, cliquez sur l'icône cog pour ouvrir le modal Modifier la carte
3. Modifiez les paramètres de la carte et cliquez sur Sauvegarder

Chaque carte possède des paramètres différents, certains nécessitant plus d'explications que d'autres. Vous pouvez choisir parmi plus de 40 cartes de tableau de bord pour personnaliser votre tableau de bord selon vos préférences. Parmi les options les plus populaires, citons les cartes de calcul, les cartes de statut, les cartes d'assigné, les cartes de sprint et les cartes d'intégration.

Vous faites travailler des parties prenantes et des clients externes ? Pas de problème. Le tableau de bord du portail client offre un espace de collaboration qui vous permet d'inviter différentes parties à contribuer au processus du projet. Vous pouvez utiliser les méthodes de rapports des clients et apportent beaucoup plus de valeur ajoutée en tant qu'équipe.

À faire, donc, pour trouver les le meilleur logiciel de tableau de bord pour transformer les données de votre projet en or visuel ? Voici quelques facteurs à garder à l'esprit :

• Il doit avoir une interface intuitive qui vous permet de naviguer et d'interagir facilement avec le tableau de bord ; des fonctionnalités telles que le placement de widgets par glisser-déposer, l'analyse et les rapports, et les modèles pré-fabriqués sont utiles
• Tenez compte des fonctionnalités les plus importantes pour votre équipe, telles que les capacités de visualisation des données, la facilité d'utilisation, les options d'intégration, l'évolutivité et les fonctionnalités de personnalisation
• Recherchez les options permettant d'expérimenter les couleurs, les polices et les thèmes généraux afin de les aligner sur l'identité de votre organisation
• Vérifiez si le fournisseur offre une bonne assistance client, une documentation complète et des ressources de formation
• Au fur et à mesure que votre équipe et vos besoins en matière de données s'accroissent, l'outil doit pouvoir évoluer en conséquence

7. Testez le tableau de bord et recueillez des commentaires pour améliorer la fonction

Avant de déployer le tableau de bord et de le rendre opérationnel, testez-le minutieusement. Une fois que toutes les vérifications nécessaires ont été effectuées, partagez-le avec les parties prenantes concernées.

Laissez-les l'utiliser pendant quelques semaines ou quelques mois - en fonction de la complexité du tableau de bord - et revenez ensuite pour recueillir leurs commentaires. Cela peut se faire par le biais de sondages, de discussions directes et de formulaires.

**Testez votre tableau de bord

• Recouper les données affichées avec les sources originales ; comparer les points de données, les totaux, les moyennes et tous les indicateurs calculés pour confirmer qu'ils correspondent exactement à vos données brutes
• Déterminez si tous les éléments interactifs, tels que les filtres, les affichages détaillés et les boutons de navigation, fonctionnent comme prévu et fournissent les résultats escomptés
• Assurez-vous que le tableau de bord est réactif et offre une expérience cohérente lorsqu'il est affiché sur un ordinateur de bureau, un mobile ou une tablette
• Testez-le sur les navigateurs les plus courants comme Chrome, Firefox, Safari et Edge pour identifier et résoudre tout problème de compatibilité

Poser des questions spécifiques sur ce qui fonctionne bien, ce qui prête à confusion, et sur les fonctionnalités ou données supplémentaires qui pourraient être utiles. Par instance, si plusieurs utilisateurs trouvent qu'un widget spécifique n'est pas nécessaire, c'est un signe que vous devez peut-être revoir la conception ou supprimer cet élément.

Classez les commentaires par ordre de priorité en fonction de leur impact et de leur faisabilité, en vous concentrant d'abord sur les changements qui apporteront les avantages les plus significatifs au plus grand nombre d'utilisateurs.

Créez votre centre de commande avec ClickUp

Avez-vous créé un tableau de bord de travail dynamique qui rationalise les données sur une seule page ?

Un tableau de bord de travail idéal est simple, intuitif et personnalisable. C'est un outil précieux pour faciliter la vie au travail et éviter de se noyer dans une multitude de données, de rapports et de perspectives.

La création d'un tableau de bord réellement fonctionnel nécessite une compréhension claire de vos besoins, des indicateurs bien définis, une intégration des données en temps réel et une expérience utilisateur transparente pour contrôler, analyser et agir efficacement sur les informations clés.

Heureusement pour vous, ClickUp a tout ce qu'il faut pour assister les objectifs de votre projet et les performances de votre équipe. Il peut s'adapter à l'évolution des besoins de votre organisation et grandir avec vous.

Grâce à nos tableaux de bord de travail personnalisables, sachez exactement ce qui doit être fait et réduisez le stress et l'anxiété associés à la gestion de tâches multiples et de délais à l'échelle. Inscrivez-vous gratuitement à ClickUp et faites-en l'expérience.