saviez-vous que lorsque les managers donnent un feed-back quotidien, les employés sont plus enclins à s'impliquer dans les activités de l'entreprise ? 3,6 fois plus que les autres plus de chances de se sentir motivé pour faire un travail de qualité ?
Le retour d'information est un outil puissant qui joue un rôle important dans le progrès et le succès de toute organisation. Il contribue à créer un lieu de travail où chaque voix est entendue, où chaque idée est valorisée et où chaque individu a la possibilité de se développer et de s'épanouir.
Une session de feedback vous permet de communiquer ouvertement et franchement avec votre équipe et stimule l'engagement. Vous pouvez donner des indications sur les domaines à améliorer, louer leurs points forts et les aider à élaborer un plan de développement personnel et professionnel.
Toutefois, organiser une session de feedback réussie ne se limite pas à convoquer une réunion. Les entretiens annuels d'évaluation et les sessions de feed-back ad hoc requièrent tous deux une certaine formation et une préparation. Dans cet article, nous vous présenterons les avantages et les défis des séances de retour d'information, ainsi que les étapes d'une séance réussie.
Avantages des sessions de feedback pour les employés
Organiser régulièrement des sessions de feedback peut faire grimper en flèche votre croissance et l'engagement des membres de votre équipe. Examinons quelques-uns des avantages de ces séances.
Motivation des employés
Un retour d'information régulier ne consiste pas seulement à faire part des points à améliorer et des faiblesses, mais aussi à louer et à reconnaître les points forts et les réalisations des employés. Cela permet de motiver les employés, de les valoriser et d'améliorer leur estime de soi.
Promouvoir le développement global
Les sessions de retour d'information permettent le développement global des employés. Le bon retour d'information au bon moment les aide à analyser leurs performances, leurs points forts et les domaines dans lesquels ils doivent progresser. Un retour d'information constructif favorise également le développement personnel et professionnel.
Résoudre les conflits
Un autre avantage d'un retour d'information régulier est sa capacité à résoudre les conflits avant qu'ils ne deviennent des problèmes importants.
Les sessions régulières de retour d'information permettent aux membres de votre équipe de partager leurs points de vue et d'avoir des conversations difficiles les uns avec les autres, y compris de résoudre des malentendus mineurs qui ne semblent pas importants à première vue. Cela permet d'éviter qu'ils ne se transforment en véritables conflits.
Stimule l'engagement
Tout le monde veut savoir ce qu'il a fait de bien et comment il peut s'améliorer après avoir travaillé sur un projet. Il en va de même pour votre équipe. d'après Gallup
il n'y a pas d'autre solution que de faire appel à l'expertise d'un expert en la matière https://www.gallup.com/workplace/505370/great-manager-important-habit.aspx 80% il n'y a pas d'autre choix que d'aller à l'école
les employés déclarent qu'un retour d'information significatif les aide à s'engager pleinement
Les employés engagés sont plus dévoués et enthousiastes dans leur travail, ce qui améliore les taux de réussite et de fidélisation.
Communication ouverte
Un retour d'information fréquent développe une culture de communication ouverte sur votre lieu de travail. En l'encourageant, vous créez un environnement dans lequel les membres de votre équipe peuvent exprimer librement leurs préoccupations et leurs idées.
Cela les aide également à s'ouvrir à la critique et à apprécier les commentaires positifs. En fin de compte, cela permet d'améliorer la collaboration et l'efficacité de l'équipe
.
Améliore la performance
Sans un retour d'information constructif, votre équipe ne saura pas ce qu'elle fait de bien et ce qui doit être amélioré. Un processus de retour d'information régulier les aide à améliorer leurs performances et à être plus motivés au travail.
De même, le retour d'information est essentiel pour déterminer votre
l'efficacité de la stratégie. En communiquant avec les membres de votre équipe, vous pouvez améliorer vos compétences et choisir la stratégie la plus efficace.
Défis liés à la mise en œuvre de sessions de retour d'information efficaces
L'hésitation, les préjugés, une mauvaise communication et des objectifs peu clairs sont autant de défis à relever pour mettre en œuvre des séances de retour d'information efficaces. Voyons comment.
1. L'absence de retour d'information spécifique
L'un des défis les plus importants est le manque de retour d'information spécifique. Par exemple, dire "Votre présentation doit être améliorée" ne clarifie pas l'aspect à améliorer. Cela peut laisser le destinataire du feedback perplexe.
Comment surmonter ce défi:
Concentrez-vous sur des comportements ou des résultats spécifiques pour fournir un retour d'information clair et exploitable. Au lieu de déclarations vagues, proposez des exemples concrets et des suggestions.
Un meilleur
exemple de retour d'information
dans le scénario ci-dessus serait de dire : "Votre présentation était instructive, mais il y a des points que vous pouvez améliorer. Certaines de vos diapositives étaient encombrées de texte, ce qui rendait difficile le suivi des points clés."
Il s'agit de savoir quelles parties de la présentation doivent être améliorées.
2. Crainte des réactions négatives ou des confrontations
Un autre défi auquel les managers sont souvent confrontés est la crainte de réactions négatives de la part des membres de l'équipe. Vous pouvez craindre de démotiver vos employés ou de nuire à leurs relations. De même, la peur de la confrontation entrave une communication honnête et ouverte.
L'utilisation d'une approche équilibrée lors de la communication d'un retour d'information est une bonne chose
compétence de leadership à développer absolument
. Le fait de ne donner qu'un feed-back négatif risque de miner le moral des employés et d'avoir un impact sur leur envie de travailler. D'autre part, le fait de ne donner que des commentaires positifs peut entraîner une certaine complaisance et entraver la croissance.
Comment surmonter ce défi:
Équilibrer le renforcement positif et la critique constructive pour favoriser une culture d'amélioration et de développement continus. Une approche respectueuse et équilibrée peut permettre une conversation productive.
3. Mauvaises compétences en communication
Tant ceux qui donnent que ceux qui reçoivent un retour d'information peuvent manquer de compétences en matière de communication. En raison de ces lacunes, il est difficile d'exprimer ses pensées de manière constructive ou de comprendre un retour d'information sans se mettre sur la défensive.
Le retour d'information peut être trop personnel. Par exemple, au lieu d'aborder les compétences comme un problème, il peut s'adresser aux employés eux-mêmes comme un problème.
Inversement, le retour d'information peut être trop impersonnel. Vous pouvez fournir un retour d'information général à l'ensemble de l'équipe au lieu de vous adresser à chaque individu et à ses défis spécifiques.
Comment surmonter ce défi:
- Envisagez d'investir dans des programmes de formation visant à améliorer les compétences de communication des personnes qui donnent et reçoivent le retour d'information.
- Proposez des conseils sur les techniques de communication efficaces, l'écoute active et la fourniture d'un retour d'information constructif et empathique.
4. Partis pris et subjectivité
Préjugés inconscients et
la microgestion des membres de l'équipe
influencent souvent le retour d'information, ce qui conduit à des évaluations injustes ou inexactes. Le biais de confirmation en est un exemple. Si un manager pense qu'un employé manque d'initiative, il peut remarquer de manière sélective les exemples qui confirment cette croyance tout en ignorant les preuves.
En outre, les opinions subjectives peuvent également éclipser les observations objectives. Cela affecte la qualité et la validité du retour d'information.
Comment surmonter ce défi:
- Créez une culture de la sécurité et de l'absence de jugement lors des séances de retour d'information.
- Aidez à la prise de conscience des préjugés inconscients et encouragez l'utilisation de critères d'évaluation objectifs lors des séances de retour d'information.
- Veiller à ce que le retour d'information soit basé sur le mérite et les performances plutôt que sur les préférences personnelles.
Contraintes de temps
Parfois, les managers sont trop occupés pour donner un retour d'information régulier et fréquent aux membres de l'équipe, et attendent la discussion finale sur l'évaluation des performances pour le faire. Le fait de donner un retour d'information longtemps après qu'une situation s'est produite n'a généralement aucun avantage. Il se peut même que les membres de votre équipe ne se souviennent pas clairement de la situation.
Pour être constructif, le retour d'information doit être communiqué au bon moment et à la bonne fréquence. Retarder le retour d'information peut avoir un impact sur les performances de l'employé.
Par exemple, si un projet a été mené à bien, vous devez rapidement apprécier la réussite de l'employé. De même, si un membre de l'équipe a commis une erreur dans le cadre de son travail, vous devez y remédier rapidement pour éviter qu'il ne commette la même erreur.
Comment relever ce défi:
Planifiez des sessions périodiques pour examiner les performances des employés et résoudre les problèmes. Cela permettra également d'encourager un état d'esprit de croissance et un engagement en faveur de l'amélioration et de l'apprentissage continus. Vous pouvez utiliser
un logiciel d'évaluation des performances
pour programmer rapidement ces sessions.
Fixer des objectifs et des attentes peu clairs
Il est essentiel de fixer des objectifs et des attentes clairs pour les sessions de retour d'information. Des objectifs peu clairs peuvent semer la confusion parmi les employés quant à l'objectif et aux résultats attendus de la session. Ils risquent de donner et de recevoir un retour d'information peu clair et impossible à mettre en œuvre.
Comment surmonter ce défi:
Définissez des objectifs clairs pour chaque session de retour d'information. Précisez ce qui doit être discuté, l'objectif du retour d'information et les résultats souhaités. Il est préférable de fixer les objectifs en collaboration, en veillant à ce qu'ils s'alignent sur les buts et objectifs de l'organisation.
Comment planifier une séance de retour d'information efficace?
Maintenant que vous êtes armé des stratégies nécessaires à la conduite de séances de retour d'information, voici les étapes à suivre pour en organiser une :
Définir les objectifs
La première étape consiste à définir vos objectifs. Prévoyez-vous une réunion de retour d'information complète ou une courte session individuelle ? Fournissez-vous un retour d'information sur les performances, un soutien continu et un accompagnement en vue d'améliorer les compétences ou d'aborder des questions ou des défis spécifiques ?
Identifiez des objectifs, des résultats et des domaines spécifiques pour la discussion. Vos objectifs peuvent dépendre du contexte de la séance de retour d'information, comme l'auto-évaluation, l'évaluation des performances, le débriefing d'un projet ou le développement des compétences.
Lorsque vous définissez les objectifs de l'entretien de retour d'information, veillez à ce qu'ils soient spécifiques et mesurables. Il convient également de tenir compte des besoins, des préférences et des objectifs de développement des personnes impliquées dans la session de retour d'information. Cela vous aidera à donner un retour d'information pertinent et significatif à chaque participant.
Choisir le bon format
Déterminez qui doit participer à la session de retour d'information en fonction des objectifs et des personnes concernées. Il peut s'agir de managers, de superviseurs, de pairs ou d'autres parties prenantes.
Une fois que les participants ont décidé du format et du lieu de la session, il peut s'agir d'un entretien individuel, d'une discussion de groupe, d'une présentation formelle ou d'une conversation informelle.
Enfin, planifiez la session à la convenance de chacun.
Proposer un contexte et des lignes directrices
Communiquez à tous les participants des attentes claires concernant la portée et les objectifs de la session de retour d'information. Présentez le contexte de la session en expliquant son but, son importance et les résultats escomptés.
En outre, établissez des lignes directrices pour donner et recevoir un retour d'information, en mettant l'accent sur le respect, l'honnêteté et la critique constructive. Utilisez un logiciel comme ClickUp pour partager les informations et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
partager facilement des lignes directrices et d'autres informations avec ClickUp Docs
💡Tip:
offre une édition en temps réel, de puissantes fonctions de formatage, des pages imbriquées, une facilité de recherche et un partage sécurisé. Vous pouvez partager facilement les lignes directrices avec tous les participants, les marquer dans des domaines spécifiques, ajouter des commentaires et gérer les autorisations.
Préparer les donneurs et les receveurs de feedback
Si vous planifiez une session de feedback en équipe, offrez des conseils aux donneurs de feedback sur la manière de fournir un feedback efficace. Vous pouvez partager des exemples de feedbacks constructifs et les encourager à se concentrer sur des comportements spécifiques, des observations et des suggestions exploitables.
En outre, préparez les participants à recevoir un retour d'information en définissant les attentes et en les encourageant à écouter, à poser des questions de clarification et à faire preuve d'ouverture.
Si vous prévoyez des séances individuelles, préparez des exemples et des preuves pour étayer le retour d'information que vous donnez. Utilisez des données et des objectifs pertinents pour étayer vos propos.
Faciliter la session
L'étape suivante consiste à animer la session. Veillez à ce qu'elle reste concentrée, productive et respectueuse. Vos tâches les plus importantes consistent à maintenir la conversation sur la bonne voie, à encourager la participation de tous les participants et à gérer les conflits ou les malentendus qui peuvent survenir.
Commencez par une note positive et créez un environnement accueillant. Établissez des règles de base et encouragez la participation active en demandant aux membres de l'équipe de partager ouvertement leurs expériences et leurs commentaires.
Créez des opportunités pour que chacun puisse contribuer à la discussion. Encouragez les employés à partager leur auto-évaluation et écoutez activement leurs réflexions. Guider la discussion en posant des questions pertinentes, en résumant les points clés et en réorientant la conversation si elle s'écarte du sujet.
Documentation et suivi
Prenez des notes pendant la session de retour d'information pour documenter les points clés, les actions à entreprendre et les tâches de suivi. Partagez la synthèse de la réunion avec tous les participants, y compris le résumé de la session et les plans d'action. Un document écrit permet de s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
créez une trace écrite et partagez-la avec les membres de votre équipe à l'aide de ClickUp Notepad_
💡Tip: Vous pouvez utiliser un bloc-notes partageable en ligne tel que
pour enregistrer rapidement le compte rendu d'une réunion. Utilisez des fonctions d'édition riches pour mettre en forme vos notes, les partager avec votre équipe et y accéder à partir de n'importe quel appareil.
Encourager la réflexion et un plan d'action
Après avoir discuté du retour d'information, encouragez les participants à prendre le temps de l'autoréflexion. Demandez-leur d'examiner le retour d'information qu'ils ont reçu et de réfléchir à leurs points forts, aux domaines à améliorer et à toute information utile tirée de la discussion.
Allez plus loin en aidant les membres de votre équipe à élaborer des plans d'action basés sur le retour d'information reçu. Pour simplifier ce processus, utilisez un outil tel que
. Brain vous permet de résumer les discussions, les documents, les fils de discussion et les mises à jour. Vous pouvez également obtenir des points d'action et des informations sur votre discussion pour vous aider à développer le plan d'action.
Une fois le plan prêt, aidez les membres de votre équipe à identifier les actions spécifiques qu'ils peuvent entreprendre pour traiter les domaines à améliorer ou capitaliser sur leurs points forts. Il s'agit également d'établir des échéances claires pour la mise en œuvre.
En outre, offrez des ressources telles que le coaching, le mentorat, des opportunités de développement professionnel et l'accès à des outils pertinents.
💡Tip : Utiliser
pour organiser et visualiser vos pensées
Faites une carte mentale de votre stratégie et de votre plan d'action à l'aide des tableaux interactifs de ClickUp
N'oubliez pas de programmer des sessions de suivi ou des réunions de contrôle pour examiner les progrès réalisés dans le cadre des plans d'action et apporter un soutien supplémentaire si nécessaire. Vous pouvez également profiter de ces occasions pour célébrer les réussites et ajuster les plans d'action.
Demander leur avis
Enfin, encouragez votre équipe à faire part de ses commentaires après la session. Posez des questions sur l'efficacité, le format et l'animation de la session. Utilisez ce retour d'information pour affiner les futures réunions de retour d'information et améliorer le processus dans son ensemble. Vous pouvez également utiliser
pour mener des enquêtes complètes et recueillir les commentaires des participants.
Vous pouvez utiliser des questions ouvertes. Par exemple, demandez : "Quels sont les aspects de la session de retour d'information qui ont bien fonctionné pour vous ?" pour susciter la réflexion et la discussion. Écoutez attentivement leurs réponses, validez leurs commentaires et remerciez-les pour leur contribution.
créez des formulaires personnalisables en peu de temps en utilisant ClickUp_
💡Tip: With Vue du formulaire de ClickUp avec ClickUp, vous pouvez créer des formulaires personnalisables, ajouter des champs personnalisés pour structurer votre réponse et distribuer les formulaires aux bonnes personnes.
Modèles de sessions de feedback
Recueillir un retour d'information avant ou après une session peut prendre beaucoup de temps. Toutefois, l'utilisation de modèles de formulaires de retour d'information peut réduire ce temps de manière significative. Les bons modèles comportent tous les champs et les questions nécessaires pour recueillir les commentaires des membres de votre équipe.
Voici les trois meilleurs modèles à utiliser :
Modèle de formulaire de retour d'information
Recueillir des commentaires spécifiques avec le modèle de formulaire de retour d'information ClickUp
Le
Modèle de formulaire de rétroaction ClickUp
est un formulaire entièrement personnalisable qui permet de recueillir les réactions des utilisateurs et des partenaires. Vous pouvez collecter des données significatives, concevoir des enquêtes adaptées à vos besoins et analyser rapidement les réponses. Le modèle vous permet de capturer et de visualiser tous les commentaires en un seul endroit
Vous pouvez suivre efficacement le retour d'information grâce à des statuts personnalisés, des étiquettes, des rappels, etc.
Il fournit également des champs personnalisés tels que l'évaluation globale, les suggestions d'amélioration, la date d'achat, etc., afin que vous puissiez segmenter et analyser correctement les réponses aux commentaires. En outre, six vues personnalisées, telles que la vue du tableau d'évaluation du fournisseur, la vue du tableau de recommandation globale, etc., vous permettent de visualiser les données de différentes manières.
Modèle de feedback employé
Recueillez rapidement les commentaires de vos employés grâce au modèle de rétroaction des employés ClickUp
Le
Modèle de rétroaction des employés ClickUp
vous permet de recueillir et de suivre les commentaires des employés de manière rapide et précise. Vous pouvez l'utiliser pour comprendre ce que les membres de votre équipe pensent de la culture et de la gestion de l'organisation, ainsi que de son environnement.
Il comprend 16 champs personnalisés pour saisir des détails tels que les opportunités de développement, la culture d'entreprise, la clarté des rôles, etc., afin que vous puissiez recevoir des commentaires spécifiques et granulaires. Avec 6 vues différentes, y compris la vue tableau blanc "Start Here", vous pouvez mieux analyser et internaliser ce retour d'information. Suivez facilement le feedback grâce aux tags, aux réactions aux commentaires et à l'automatisation.
Le modèle est parfait pour favoriser les conversations ouvertes et obtenir un retour d'information de manière structurée et opportune.
Modèle d'évaluation des performances
Suivez régulièrement les performances de vos employés grâce au modèle d'évaluation des performances ClickUp
Le
Modèle d'évaluation des performances
ce modèle permet de réaliser des entretiens d'évaluation sans effort et de manière efficace. Ce modèle vous permet de suivre et d'évaluer les performances, d'organiser les évaluations et de fixer des objectifs clairs. Vous pouvez également vous assurer que votre équipe est sur la bonne voie pour atteindre les objectifs fixés.
Ce modèle Docs s'intègre facilement dans vos flux de travail ; il est fourni avec des options de statut et de champ personnalisées afin que vous puissiez le personnaliser et le suivre comme vous le souhaitez. Outre les évaluations des managers, il peut également être utilisé pour les évaluations à 360° des employeurs et des collègues
Le rôle des sessions de feedback dans l'amélioration de la rétention et de la performance des employés
Les sessions régulières de feedback jouent un rôle important dans l'amélioration de la fidélisation des employés et de leur satisfaction au travail. dans une enquête récente, les employés ont déclaré qu'ils n'étaient pas satisfaits de leur travail
les séances de retour d'information jouent un rôle important dans la fidélisation des employés et la satisfaction au travail https://www.gallup.com/workplace/349484/state-of-the-global-workplace.aspx 41% il n'y a pas d'autre choix que d'aller à l'école
les employés ont déclaré que, s'ils en avaient le choix, ils renforceraient l'engagement sur leur lieu de travail actuel afin de l'améliorer
L'augmentation des taux d'engagement, de fidélisation et de satisfaction est directement liée à des séances régulières de retour d'information. En effet, les réunions de feed-back permettent de répondre aux préoccupations, de reconnaître les réussites et de favoriser le sentiment d'appartenance au sein de l'organisation.
Le retour d'information donne aux salariés des indications précieuses sur leurs performances, leur progression de carrière et leurs domaines de développement professionnel, ce qui contribue également à accroître la satisfaction et l'engagement au travail. Il améliore la productivité en fournissant aux employés les conseils, le soutien et les ressources nécessaires pour réussir.
Les salariés qui se sentent soutenus, valorisés et appréciés sont plus susceptibles de rester engagés et loyaux envers l'organisation.
Rendre les sessions de feedback productives avec ClickUp
Les sessions de feedback sont plus que de simples discussions de routine ; ce sont des opportunités puissantes pour favoriser la croissance, améliorer la collaboration et conduire au succès. C'est pourquoi il est essentiel de les organiser régulièrement et de donner à chaque employé la possibilité de se sentir écouté et valorisé.
Cependant, l'organisation et la gestion manuelle du feedback peuvent s'avérer difficiles, en particulier lorsque l'équipe est composée de nombreux membres.
ClickUp pour les équipes de ressources humaines
permet d'éliminer ces défis et d'automatiser la collecte et le suivi du feedback. ClickUp vous permet de suivre les performances et l'engagement des employés et de créer un centre d'information central pour tous les employés.
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Questions fréquemment posées (FAQ)
Comment rendre une session de feedback efficace?
Pour qu'une séance de retour d'information soit efficace, il faut définir des objectifs clairs, créer un environnement sûr et respectueux, encourager une participation active, fournir un retour d'information spécifique et exploitable, écouter activement, offrir un soutien et des ressources pour l'amélioration des performances, et assurer le suivi des plans d'action convenus.