La première réunion avec une nouvelle équipe est un moment charnière qui donne le paramètre de votre relation avec votre équipe.
C'est l'occasion pour vous et les membres de votre équipe d'établir un rapport et d'entamer une nouvelle relation de travail fructueuse. C'est pourquoi il est essentiel de faire une première impression positive et durable.
En tant que nouveau manager, vous travaillerez avec l'équipe pour répartir les tâches, gérer les projets et évaluer les performances. La première réunion vous permet de partir du bon pied et de faire le travail de base pour la collaboration future.
Alors, À faire pour maîtriser votre première réunion avec une nouvelle équipe, et quels sont les défis à relever ?
Lisez la suite pour le savoir.
Défis liés à la première réunion avec une nouvelle équipe
La réunion d'une nouvelle équipe est une expérience à la fois excitante et stimulante. Vous êtes peut-être impatient de faire connaissance avec les personnes avec lesquelles vous allez travailler et de vous présenter. Cependant, vous pouvez aussi vous sentir comme un étranger qui essaie de s'intégrer.
Outre le trac et la nervosité, vous devrez relever d'autres défis lors de votre première réunion. Examinons brièvement certains de ces défis.
Durée de la réunion
Le fait de paramétrer une durée appropriée pour votre première réunion avec une nouvelle équipe est un défi. Vous ne voulez pas qu'elle soit si courte que les participants n'aient pas assez de temps pour interagir avec vous, mais vous ne voulez pas non plus qu'ils s'absentent trop longtemps de leur travail.
Le meilleur moyen d'y remédier est de préparer un agenda clair et d'assigner une durée à chaque partie de la réunion. Prévoyez également du temps pour les questions-réponses et les discussions informelles.
Additionnez les plages horaires allouées à chaque activité ou élément de l'ordre du jour et calculez la durée. Veillez à garder une marge de manœuvre en cas de retard imprévu.
Une fois terminées les présentations et les réunions d'équipe régulières, prévoyez des réunions de résumé rapide de courte durée pour qu'elles restent efficaces et pertinentes.
L'absence d'agenda
À faites-vous qu'autant que les 50 % des réunions sont improductives et une perte de temps ? Le coupable le plus probable des réunions improductives est l'absence d'agenda.
L'absence d'agenda peut rendre votre réunion sans direction et constituer une perte de temps pour toutes les personnes impliquées. Sans structure, la réunion peut durer plus longtemps que prévu sans résoudre aucun problème.
Même les membres de votre équipe ne sauraient pas à quoi s'attendre et ne seraient pas préparés. L'établissement d'un paramètre, l'agenda, permet de structurer la réunion, de la rendre plus efficace et de l'axer sur un objectif précis.
Difficultés techniques
Si vous avez préparé une présentation pour votre première réunion et que l'espace de réunion ne dispose pas de l'équipement adéquat, c'est un gros problème. Même avec le bon équipement, des problèmes techniques peuvent vous empêcher de montrer une présentation ou une vidéo.
Pour éviter ce genre de situation, vérifiez à l'avance l'équipement et la salle de réunion et assurez-vous que tout fonctionne.
Si vous gérez une équipe à distance et que vous prévoyez d'organiser une réunion en ligne, beaucoup de choses peuvent mal tourner. Une connexion internet lente ou une solution de vidéo conférence peu performante peuvent rendre votre réunion ennuyeuse et inefficace. Utilisez de bonnes logiciel de gestion des réunions pour éviter ces problèmes et garantir le bon déroulement de votre réunion.
Manque de préparation
L'une des plus grandes difficultés auxquelles vous pouvez être confronté lorsque vous rencontrez une nouvelle équipe pour la première fois est de ne pas avoir suffisamment de points à discuter avec les membres de votre équipe.
Le fait de faire des recherches et de se préparer à l'avance peut aider à résoudre ce problème. Vous pouvez mieux discuter avec les membres de votre équipe si vous avez une liste de sujets de discussion et une idée de qui est qui.
Dans le cas contraire, vous risquez de vous figer ou d'être confronté à des silences gênants en raison d'une préparation insuffisante. Par conséquent, si vous voulez faire une excellente première impression, participez à la réunion en étant bien préparé.
Taille de la salle inadaptée
Une autre difficulté à laquelle vous pouvez être confronté lors de votre première réunion est la réservation d'une salle dont la taille n'est pas adaptée. Cela se produit lorsque vous utilisez un système de réservation en ligne pour réserver une salle de réunion sans la vérifier physiquement.
Comme pour l'équipement technique, vous devez également vérifier la salle de réunion à l'avance. Assurez-vous que sa taille est suffisante pour accueillir la réunion.
Si des activités d'équipe sont forfaitaires, assurez-vous que l'espace physique est suffisant et que la salle de réunion est paramétrée à cet effet.
Trop de sujets de discussion
Une autre difficulté à laquelle vous pouvez être confronté est d'avoir trop de choses à dire et à faire lors de votre première réunion avec les employés et d'avoir besoin de plus de temps.
En tant que nouveau manager, il se peut que vous ayez trop de choses à discuter, mais vous devez apprendre à établir des priorités. N'oubliez pas que la première réunion est une introduction ; vous pouvez prévoir des réunions liées au travail plus tard.
Privilégiez la brièveté et l'interactivité au lieu d'essayer d'en faire trop en une seule réunion.
Discussions hors sujet
L'un des défis inévitables auxquels la plupart des nouveaux managers sont confrontés au cours d'une réunion est que les gens s'emportent et ont des discussions hors sujet. Les discussions peuvent en effet aller dans tous les sens lorsque vous rencontrez un groupe de personnes dans un paramètre informel ou décontracté.
En tant que nouveau manager, vous devez trouver un équilibre entre les interactions informelles et une réunion structurée par un agenda. En communiquant chaque élément de l'agenda et l'heure, vous pouvez orienter la réunion dans la bonne direction.
Comment réussir sa première réunion avec une nouvelle équipe
Une réunion de présentation réussie vous permettra de faire une excellente première impression à votre équipe et de partir du bon pied.
Mais vous avez besoin d'outils et de stratégies pour que votre première réunion se passe bien.
Suivez les conseils ci-dessous pour améliorer encore vos chances de réussite.
Définissez des objectifs appropriés et partagez-les avec votre équipe à l'avance
L'établissement d'un paramètre est nécessaire pour chaque réunion ; votre première réunion avec une nouvelle équipe ne fait pas exception. Fixez des objectifs pour la réunion et informez votre équipe de l'objet de la réunion.
Pour une première réunion, l'objectif devrait être de vous présenter et de faire connaissance avec l'ensemble de votre équipe. Cependant, vous devez décomposer la réunion en éléments d'action et en objectifs spécifiques afin d'apporter plus de clarté aux participants.
Vous aurez, par exemple, besoin de :
- D'une activité brise-glace
- Un discours pour vous présenter
- Aprésentation de l'équipe ronde
- Une session de $$$a
Dressez la liste de toutes ces activités et de tous ces éléments et prévoyez du temps pour chacun d'entre eux lors de la planification de votre première réunion.
Utiliser Documents ClickUp pour créer un agenda détaillé avec des objectifs et des éléments d'action clairs. Il vous permet de créer des listes à puces pour fixer des objectifs et d'utiliser un formatage riche pour personnaliser l'ordre du jour de votre réunion.
enregistrez votre écran pour documenter votre première réunion et partagez-la avec les membres de votre équipe pour référence future
Enregistrez les comptes rendus de réunion sous forme de notes et de résumés faciles à consulter si vous voulez vous faciliter la tâche. Compte tenu des technologies de pointe disponibles pour faire le travail à votre place, cela peut être terminé sans effort manuel.
Utiliser ClickUp Brain pour générer automatiquement des notes et des résumés de réunion en quelques secondes, avec une grande précision et sans aucun effort manuel.
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Vous devez également noter les éléments d'action et les prochaines étapes pour les membres de votre équipe et les partager avec votre équipe. Utilisez l'interface de ClickUp modèles de notes de réunion de ClickUp avec une section pour les éléments d'action et les étapes suivantes.
Calendrier et forfait pour les réunions suivantes
La planification de la prochaine réunion est une autre tâche essentielle que vous devez achever au cours de votre première réunion.
Ne fermez pas une réunion sans avoir programmé la suivante afin de vérifier la progression des éléments d'action. Créez un calendrier des réunions d'équipe et partagez-le avec votre équipe afin que chacun sache à quelle fréquence vous prévoyez de les rencontrer.
En tant que nouveau manager, vous devez prévoir des sessions individuelles avec chaque membre de l'équipe. Vous devrez également organiser des réunions de lancement de projet pour discuter de divers projets et de leur échéancier.
Il n'est pas nécessaire de tout communiquer lors de la première réunion. Envoyez plutôt une série d'e-mails pour communiquer le calendrier des différents projets types de réunions que vous avez l'intention d'organiser.
Utilisez le Modèle d'agenda de la prochaine réunion ClickUp pour paramétrer les objectifs et les sujets de discussion de votre prochaine réunion.
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La première réunion d'un manager ou d'un chef d'équipe avec une nouvelle équipe est cruciale car elle donne le paramètre de la relation de travail avec l'équipe.
C'est l'occasion de faire une première impression, de vous présenter à votre équipe et d'instaurer un climat de confiance. Si vous le faites correctement, vous ferez une première impression positive et le travail avec une nouvelle équipe sera beaucoup plus facile pour vous à l'avenir.
Si vous gérez une équipe à distance et que vous prévoyez d'organiser votre première réunion en ligne, assurez-vous de disposer des outils nécessaires pour que le processus se déroule sans heurts.
Utiliser Réunions ClickUp pour gérer tous les aspects de votre réunion, depuis le paramètre de l'agenda jusqu'à la prise de notes et la transmission des étapes suivantes. S'inscrire à ClickUp et utilisez-le pour organiser une réunion réussie.
FAQs
1. À faire lors de la première réunion avec une nouvelle équipe
Voici quelques éléments de discussion à prendre en compte lors de votre première réunion avec une nouvelle équipe :
- Mon travail consiste à vous présenter et à parler à votre équipe de votre expérience de travail et de vos domaines d'expertise, ainsi que de vos antécédents
- Remerciez votre équipe pour l'accueil chaleureux qu'elle vous a réservé et dites-lui à quel point vous êtes enthousiaste à l'idée de travailler avec elle
- Établissez le programme de la réunion et toutes les activités et éléments d'action qui sont forfaits pour le reste de la réunion, et fixez les règles de base
- Organisez une session pour briser la glace afin de mettre les participants à l'aise, de lancer le flux de la discussion et d'apprendre à les connaître personnellement
- Terminez les actions prévues comme prévu et clôturez la réunion par une session de questions-réponses et un mot de la fin
**2. Quelle est la première chose qu'un chef d'équipe doit faire lors de la première réunion ?
La première chose à faire lors de votre première réunion est de vous présenter aux nouveaux membres de votre équipe. Parlez-leur de votre parcours personnel et professionnel, de votre expérience de travail et de votre rôle actuel.
C'est également une excellente occasion de fixer des paramètres en leur parlant de votre style de management et de la manière dont vous allez diriger l'équipe à l'avenir.
Vous devez également remercier l'équipe de vous avoir accueilli et lui dire combien vous êtes impatient de collaborer avec elle.
3. Comment faire pour commencer une première réunion d'équipe ?
Commencez votre première réunion d'équipe en souhaitant la bienvenue à tout le monde et en vous présentant. Utilisez un brise-glace pour faire avancer les choses. Mentionnez les éléments d'action critiques forfaitaires pour la réunion et passez-les en revue individuellement.