Le syndrome "Cette réunion aurait pu être un e-mail" sévit dans le monde des affaires. Ne nous croyez pas sur parole : les statistiques sont plus éloquentes que les mots : Une enquête menée auprès de 182 cadres supérieurs a montré que 71 % des personnes interrogées trouvaient les réunions inefficaces et improductivesPlus de la moitié des employés consultent leurs courriels, envoient des SMS ou effectuent d'autres tâches multiples pendant les réunions
- En moyenne,31 heures sont perdues chaque mois en réunions improductives
Le bon côté des choses, c'est que les réunions debout sont considérées comme plus efficaces en termes de temps que la plupart des et leur mise en œuvre est donc un excellent moyen d'éviter les baisses de régime. 🥱
Ce guide vous apprendra à organiser des réunions quotidiennes courtes et agréables qui permettent à votre équipe de rester synchronisée sans consommer de temps de travail précieux.
Qu'est-ce qu'une réunion debout ?
Une réunion debout est une courte vérification qui vous permet de prendre contact avec votre équipe et de discuter des tâches accomplies et à venir, ainsi que des défis éventuels. Elle a été popularisée par le développement de logiciels les équipes de développement de logiciels qui utilisent le méthodologie agile -un ensemble de projets principes de gestion axés sur la collaboration interfonctionnelle et une approche itérative de la l'amélioration continue . 📈
Les stand-ups sont typiquement réalisés quotidiennement, bien que vous puissiez adapter la cadence à votre flux de travail. La réunion peut durer entre 5 et 15 minutes, ce qui devrait suffire pour franchir rapidement et efficacement les étapes nécessaires.
Comment organiser une réunion debout
Le mécanisme des réunions debout quotidiennes est simple : vous réunissez votre équipe et la laissez se relayer pour aborder trois questions
- "Qu'avez-vous fait hier ?"
- "Qu'allez-vous faire aujourd'hui ?" "Qu'allez-vous faire aujourd'hui ?" "Qu'allez-vous faire aujourd'hui ?"
- "Y a-t-il quelque chose qui vous empêche d'avancer ?" "Qu'est-ce qui vous empêche d'avancer ?" "Qu'est-ce qui vous empêche d'avancer ?"
Il s'agit de l'approche dite "Round Robin", mais vous pouvez également utiliser la méthode "Walk the Board", dans laquelle l'ensemble de l'équipe discute de chaque tâche sur le tableau dans un ordre spécifique (généralement de gauche à droite).
Considérez les questions ci-dessus comme des étapes que chaque membre de l'équipe doit franchir pour que la réunion produise les résultats escomptés. Nous allons expliquer chacune d'entre elles plus en détail afin que vous sachiez à quoi vous attendre dans les réponses.
Question 1 : "Qu'avez-vous fait hier ?"
Cette question a plusieurs objectifs importants, outre l'énumération évidente des tâches accomplies. Elle montre si un membre de l'équipe peut d'établir des priorités pour les tâches urgentes par rapport à celles qui peuvent attendre, ce qui est crucial dans un environnement en évolution rapide. 🏃
Visualisez les charges de travail de l'équipe avec la vue chronologique pour suivre les progrès et ajuster les dates d'échéance des tâches
À ce stade, vous pouvez également découvrir toute inefficacité potentielle et toute erreur de planification. Par exemple, si un membre de l'équipe dit qu'il n'a pas fait grand-chose alors qu'un autre a été submergé de tâches, c'est un signe clair qu'il faut rééquilibrer le flux de travail et réajuster la charge de travail en conséquence.
Enfin, l'échange d'informations sur les tâches accomplies peut aider votre équipe à à collaborer plus efficacement et obtenir des informations précieuses dont ils auront besoin pour leur travail à venir.
Il se peut que quelqu'un ait accompli une tâche similaire à celle sur laquelle un autre membre de l'équipe travaillera ensuite, ce qui lui permettra de donner un coup de main.
Question 2 : "Que ferez-vous aujourd'hui ?"
L'un des principaux objectifs d'une réunion quotidienne est de fixer le cap pour la journée à venir et de s'assurer que les tâches à venir sont alignées sur l'objectif global. Cette étape vous permet de filtrer de manière proactive les tâches à faible valeur ajoutée et d'accroître l'efficacité de votre équipe.
Supposons que vous ayez découvert une vulnérabilité d'authentification qui doit être corrigée de toute urgence. Si l'un des membres de votre équipe déclare que son plan initial pour la journée était d'accomplir une tâche moins urgente, comme la refonte d'un code existant, vous pouvez lui dire de la mettre en veilleuse et de travailler sur le problème de sécurité.
Visualisez, ajoutez, assignez ou commentez rapidement les dépendances directement dans une tâche ClickUp
Parler du travail à venir permet également d'éviter toutes sortes de malentendus. Cela permet d'éviter les chevauchements de tâches, clarifie les dépendances et s'assure que les tâches critiques sont prises en charge. ✅
Question 3 : "Y a-t-il quelque chose qui bloque vos progrès ?"
La dernière étape des réunions debout est consacrée à surfacer et supprimer les bloqueurs, tels que :
- Un membre de l'équipe n'a pas accès aux informations ou aux outils dont il a besoin pour accomplir ses tâches quotidiennes
- Il doit attendre qu'une tâche précédente assignée à quelqu'un d'autre soit terminée
- Une tâche doit être approuvée avant d'être achevée
Encouragez votre équipe à être proactive en ce qui concerne les bloqueurs afin que toute la communication nécessaire se fait pendant la réunion. Vous évitez ainsi les allers-retours inutiles et les réunions supplémentaires, ce qui permet à votre équipe d'atteindre ses objectifs. 🎯
6 conseils pour organiser des réunions quotidiennes efficaces
Lorsque vous organisez des réunions courtes, telles que les réunions quotidiennes, vous devez faire en sorte que chaque minute compte . ⏱️
Vous trouverez ci-dessous des conseils pratiques pour minimiser le gaspillage et faire en sorte que chacun tire profit de la réunion. Vous apprendrez également comment faire passer vos réunions au niveau supérieur grâce aux outils suivants ClickUp -une plateforme de gestion de projet tout-en-un destinée aux équipes agiles de toutes tailles.
Conseil 1 : rester simple
Les réunions debout doivent être rapides et dynamiques : réunissez tout le monde au même endroit, demandez-leur de répondre aux trois questions clés et laissez-les vaquer à leurs occupations quotidiennes. Pour rester agile, s'en tenir à un processus transparent associé à un ou deux outils simples de gestion des réunions.
Vous n'avez pas le temps de fouiller dans des documents ou des feuilles de calcul pour vous assurer que rien n'est oublié et que tout est en ordre suivre l'évolution du projet -vous avez besoin d'un centre pour que les membres de votre équipe puissent voir les informations essentielles. Réunions ClickUp vous permet de bénéficier d'une telle clarté et de minimiser le travail manuel lors de vos réunions. Vous pouvez créer des listes de contrôle pour chaque membre de l'équipe et des listes de contrôle pour chaque membre de l'équipe assigner des commentaires à la volée pour s'assurer que les détails importants ne passent pas inaperçus.
Assurez-vous que vos commentaires sont vus en attribuant des commentaires aux utilisateurs directement dans les tâches, et obtenez une vue rapide des commentaires attribués dans une liste de contrôle
L'option Super Rich Editing de ClickUp vous permet de prendre des notes de réunion, de souligner les points importants et d'incorporer différents types de contenu pour conserver toutes les idées clés en un seul endroit. Si votre flux de travail comprend des tâches répétitives telles que l'affinage du backlog et les revues de code, vous pouvez les rendre récurrentes afin qu'elles apparaissent automatiquement dans vos stand-ups. 🔄
Configurer des tâches récurrentes pour éliminer le travail répétitif lors de la création d'agendas de réunions
Conseil 2 : Choisissez une heure (et respectez-la)
Réservez un créneau horaire spécifique pour vos réunions de groupe et veillez à ce qu'il soit constant. Cela assure la structure et la prévisibilité, ce qui aide votre équipe à rester organisée et améliore l'assiduité.
Quant à savoir quand la réunion doit avoir lieu, cela dépend de votre flux de travail. Idéalement, vous organiserez une réunion debout le matin afin que votre équipe soit prête pour la journée au moment où elle se termine. Il n'est pas nécessaire que ce soit la première chose que vous fassiez, mais veillez à ce que la réunion ait lieu avant que votre équipe ne soit prête à se retrousser les manches.
C'est plus facile à dire qu'à faire dans un à distance surtout si les membres de votre équipe sont dispersés dans le monde entier. Votre matinée peut être la nuit de quelqu'un d'autre, ce qui complique un peu les choses.
Si vous ne parvenez pas à trouver l'heure qui convient à tout le monde, un async stand-up peut être votre seule option. Ce n'est pas aussi efficace qu'une réunion en temps réel, mais c'est toujours mieux que de laisser un membre de l'équipe en dehors de la réunion.
Conseil 3 : Avoir une vue d'ensemble de vos réunions de travail
Que votre équipe soit sur place, hybride ou entièrement à distance, la dernière chose que vous voulez, c'est mémoriser ce qui se passe lors d'une réunion d'information - ou attendre de votre équipe qu'elle le fasse. Il doit y avoir une trace écrite de tout ce qui a été discuté pour s'assurer que tout le monde reste sur la même longueur d'onde.
Au minimum, vous aurez besoin d'une feuille de calcul pour suivre la présence de chaque membre de l'équipe, ses tâches, ses blocages et toute autre information pertinente.
Bien qu'il n'y ait rien de mal à utiliser un feuille de calcul de base si vous avez besoin d'une solution plus robuste et plus intuitive, qui ne nécessite pas la création d'un système complet à partir de zéro, il vous faut une solution plus robuste et plus intuitive. Si vous avez besoin d'un coup de main, le Modèle de réunion debout quotidienne ClickUp peut être un complément inestimable à vos réunions.
Le modèle ClickUp Daily Standup Meeting vous permet de structurer votre réunion grâce à des options telles que les statuts personnalisés, les champs personnalisés et les vues personnalisées
Il contient tout ce dont vous avez besoin pour systématiser vos réunions et les organiser soigneusement. Vous pouvez lister les tâches avec des Statuts personnalisés et attribuer des étiquettes de priorité pour définir une hiérarchie claire et s'attaquer rapidement aux travaux urgents. ⚡
Un robuste Vue du conseil d'administration vous permet de prendre des présences et de voir clairement les tâches de chaque membre de l'équipe pour être toujours au courant de l'avancement du projet. Partagez cette vue d'ensemble avec votre équipe et vous n'aurez plus à vous soucier des silos ou des malentendus.
Vous pouvez également encourager les membres de l'équipe à remplir leurs champs de manière autonome, ce qui résout en partie le problème des réunions qui se tiennent dans des fuseaux horaires différents.
Dites à ceux qui ne peuvent pas être présents de le faire dès qu'ils commencent leur journée, et ils resteront dans le coup.
Conseil 4 : maintenir un chef et une structure clairs
Avant de commencer à organiser des réunions spontanées, vous devez nommer un responsable chargé de créer des ordres du jour et modérer les réunions. Si vous utilisez l'outil Méthodologie Scrum -comme beaucoup d'équipes agiles, ce sera très probablement la méthodologie Maître Scrum .
Si ce n'est pas le cas, il peut s'agir d'un chef de produit ou d'un autre responsable exerçant une fonction similaire.
L'ordre du jour se présente généralement comme suit :
- Un brise-glace ou une brève conversation décontractée pour créer l'ambiance
- Les trois questions (si vous utilisez la méthode Round Robin)
- Diverses mises à jour sur le projet
- Objectifs et mesures à prendre
Bien entendu, il ne s'agit que d'une suggestion et vous êtes libre de structurer la réunion de la manière qui convient le mieux à votre équipe et à votre flux de travail.
Si vous avez besoin d'une plateforme pour élaborer un ordre du jour efficace, vous pouvez utiliser les outils suivants ClickUp Docs -an Outil alimenté par l'IA qui vous permet de créer toutes sortes de documents, des plus simples aux plus complexes notes de réunion vers des wikis complets. 📃
ClickUp Docs est livré avec d'innombrables options de personnalisation et de formatage. Vous pouvez utiliser les /Slash Commands pour ajouter des blocs de code, des widgets, des boutons cliquables et d'autres éléments interactifs qui contribuent à des agendas dynamiques.
Utilisez les commandes Slash dans ClickUp Docs pour formater et éditer votre agenda sans problème
ClickUp Docs vous permet également d'assigner des actions, de résumer des réunions et d'effectuer de nombreuses autres tâches, que vous pouvez automatiser grâce à ClickUp AI . Les l'outil d'IA capable de peut vous décharger d'un grand nombre de tâches banales, ce qui vous permet de vous concentrer sur la réunion proprement dite.
Conseil 5 : Restez concentré sur vos objectifs
Les réunions de synthèse efficaces sont plus qu'un simple pointage : elles vous aident à suivre vos objectifs de sprint et à vous assurer que votre équipe ne dévie pas de sa trajectoire. Chaque réunion doit vous permettre de savoir exactement à quel point vous êtes près d'atteindre l'objectif et s'il y a quelque chose que vous pouvez faire pour optimiser votre flux de travail .
Pour ce faire, vous devez disposer d'un moyen de présenter les progrès accomplis, au-delà des chiffres bruts et des mises à jour de l'état d'avancement. Pour obtenir une vue d'ensemble complète et visuellement attrayante, vous pouvez utiliser l'outil Objectifs de ClickUp .
Que vous ayez besoin de suivre vos OKR (Objectifs et Résultats Clés), les cycles de sprint, ou tout autre objectif spécifique, ClickUp Goals vous offre un tableau de bord interactif associé à toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour rester au fait de vos progrès.
Suivez facilement vos cycles de sprint, vos jalons et l'avancement global de votre projet avec ClickUp Goals.
Par exemple, vous pouvez relier toutes les tâches d'un sprint à un objectif global, et la barre de progression se remplit automatiquement au fur et à mesure que votre équipe marque l'achèvement des tâches. Vous pouvez également créer des listes de progression pour étapes de l'objectif et obtenir un aperçu détaillé des mises à jour les plus récentes. 🔔
Avec ClickUp Goals, il n'y a pas de place pour les conjectures et la confusion. Définissez vos objectifs, assignez des tâches et des échéances, et vous aurez une vision d'ensemble une bonne maîtrise de votre carnet de commandes pour éviter qu'il ne devienne incontrôlable.
Conseil 6 : Mettre une épingle dans les problèmes complexes
hier > aujourd'hui > les bloqueurs > c'est fait !
C'est à cela que doivent ressembler les réunions d'information, ni plus ni moins. Et pourtant, de nombreux sujets nécessitant une discussion plus approfondie peuvent faire surface. La dernière chose à faire est de s'y enliser, car c'est un moyen infaillible de faire traîner la réunion en longueur. 🐌
Au lieu de cela, mettez le problème en veilleuse et dites à un membre de votre équipe que vous pourrez en discuter séparément une fois la réunion terminée. De cette façon, tout le monde aura l'occasion de poser toutes les questions nécessaires, et la réunion se déroulera rapidement.
Défis courants des réunions debout (et comment les surmonter)
Même avec une planification et une organisation méticuleuses, vos réunions debout ne se déroulent pas toujours comme vous le souhaitez. Passons en revue les pièges les plus courants et les tactiques pour y remédier. 💡
Présence irrégulière
S'il est normal qu'un coéquipier ne participe pas à une réunion en cas d'indisponibilité, il ne faut pas que cela devienne une habitude. Cela va à l'encontre du seul objectif des réunions quotidiennes, car vous ne pouvez pas vous assurer que votre équipe est alignée sans avoir un aperçu des tâches, des progrès et des obstacles potentiels de chacun.
Pour minimiser l'absentéisme, assurez-vous que votre équipe comprend l'importance des réunions de travail. Communiquez clairement leur valeur et soulignez qu'il ne s'agit pas d'une autre politique fastidieuse, mais de quelque chose qui profite directement à l'équipe et qui peut simplifier son flux de travail.
Si cela ne fonctionne pas, vous pouvez motiver votre équipe en introduisant des incitations et/ou des mesures dissuasives. Il n'est pas nécessaire d'en faire des tonnes : pensez à quelque chose de simple, comme un pot pour les absents ou une petite somme d'argent d'appréciation pour son assiduité. 🎖️
Manque de temps
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vos réunions peuvent durer plus longtemps que prévu, notamment :
- Certains membres de l'équipe prennent trop de temps
- L'accent est trop mis sur la résolution de problèmes
- Vous utilisez un système de gestion des réunions inefficace ou un système de gestion de l'information inefficaceplate-forme de communication d'équipe inefficace C'est au modérateur qu'il incombe d'éviter ou de résoudre ces problèmes. Il ne doit pas hésiter à interrompre les membres de l'équipe s'ils entrent trop dans les détails et font perdre du temps aux autres. Faites savoir à chaque membre de l'équipe qu'il dispose d'un temps fixe pour répondre aux questions nécessaires et qu'il doit être concis. ⏲️
Créez des feuilles de temps pour collecter et visualiser le temps suivi à travers les tâches et les lieux pour un aperçu rapide de vos progrès
Au début, il faut s'attendre à quelques écarts par rapport aux plages horaires allouées, car l'équipe est encore en train de s'habituer aux réunions d'équipe. Soyez attentif aux principales causes de gaspillage et affinez vos réunions au fil du temps pour les resserrer.
Blocs de communication
Tout le monde n'est pas à l'aise pour parler en groupe. C'est particulièrement le cas lorsqu'un membre de l'équipe éprouve des difficultés à accomplir une tâche, car il peut se sentir gêné ou craindre de paraître incompétent s'il demande de l'aide ou parle de ses blocages.
Il existe plusieurs façons de résoudre ce problème. Les activités brise-glace mentionnées ci-dessus peuvent contribuer à détendre l'atmosphère et à mettre les membres de votre équipe à l'aise. Si vous remarquez que l'un d'entre eux est encore mal à l'aise, vous pouvez le laisser parler en dernier afin que les autres puissent donner le ton et rendre la situation moins intimidante.
Si vous n'obtenez pas tous les détails dont vous avez besoin, demandez-les explicitement afin de pousser le membre de l'équipe à s'exprimer. Avec la pratique et la répétition, ils devraient trouver plus facile de contribuer et de partager toutes les mises à jour pertinentes. 🗣️
Get Up, Stand Up !
La maîtrise d'une réunion de synthèse quotidienne est un investissement qui en vaut la peine, car elle peut resserrer votre flux de travail et dynamiser vos sprints pour toute l'équipe. Un stand-up bien exécuté peut également hype votre équipe pour la journée à venir, en les aidant à rester productifs et motivés - jusqu'au prochain stand-up. 🤩
Comme vous l'avez vu, ClickUp peut vous aider à récolter ces avantages en vous aidant à structurer et à organiser vos réunions quotidiennes sans effort.
Si vous souhaitez profiter de ses nombreuses fonctionnalités et vous assurer qu'il n'y a pas de perte de temps lors de vos réunions, inscrivez-vous à ClickUp dès aujourd'hui !