Comment utiliser Slack efficacement : Le guide ultime pour les utilisateurs de Slack

Slack fait partie des outils de communication et de productivité les plus courants sur les lieux de travail à travers le monde.

À son lancement, Slack ne comptait que 16 000 utilisateurs. Dix ans plus tard, il a dépassé les 30 millions d'utilisateurs actifs en 2022 et il y a une prévision que son nombre d'utilisateurs atteindra les 47 millions d'ici 2025. Partout dans le monde, les gens utilisent Slack pour communiquer et collaborer au travail.

Slack est bien plus qu'un simple outil de messagerie professionnel : c'est un véritable moteur de productivité qui est devenu la plateforme préférée des organisations du monde entier pour rationaliser leur travail quotidien.

Ce blog vous aidera à optimiser votre productivité en utilisant Slack comme canal de communication pour votre équipe. Nous partageons des conseils sur les meilleures fonctionnalités de Slack, les raccourcis clavier utiles et la manière d'utiliser Slack efficacement.

Premiers pas avec Slack : conseils pratiques

Commencez par créer un compte Slack. Voici les étapes à faire pour cela.

Étape 1 : rendez-vous sur le site web

Rendez-vous sur le site web de Slack. Vous pouvez accéder à Slack depuis n'importe quel navigateur. L'application web Slack est facilement téléchargeable, que vous travailliez sur Windows ou Mac.

Étape 2 : Inscrivez-vous

Cliquez sur le bouton « Inscription avec une adresse e-mail » en haut de la page Web. Vous pouvez utiliser votre compte Google existant pour créer un compte Slack. Il vous suffit de cliquer sur le bouton « Inscription avec Google ».

Étape 3 : Vérifiez votre compte

Slack vous enverra un code de vérification à votre compte e-mail une fois que vous l'aurez saisie sur la page d'inscription. Saisissez le code sur la page d'inscription.

Étape 4 : Bienvenue sur Slack

Une fois votre compte vérifié, voilà ! Vous avez franchi la première étape pour démarrer des discussions d'équipe sur Slack. Avec votre nouveau compte Slack, vous verrez tous les détails des canaux et les messages directs à gauche de l'écran.

Nous vous recommandons de télécharger l'application mobile Slack pour recevoir les mises à jour Slack même lorsque vous êtes en déplacement.

Étape 5 : Créez un environnement de travail

En tant que nouvel utilisateur de Slack, vous devez créer un « environnement de travail ». Cliquez sur le bouton « Créer un environnement de travail » et choisissez un nom pour votre environnement de travail.

Étape 6 : Lancez un projet

La prochaine étape consiste à vous lancer dans un nouveau projet. Ne réfléchissez pas trop. Choisissez un nom pour votre projet et mentionnez son objectif, par exemple « Brainstorming d'idées de produits » ou « Briser la glace avec l'équipe ».

Étape 7 : Invitez votre équipe

Vous avez un nom et un objectif pour votre projet. Il vous faut maintenant constituer votre équipe.

Ajoutez le nom et l'adresse e-mail des membres de l'équipe que vous souhaitez inviter à rejoindre votre environnement de travail Slack.

Cliquez sur le bouton « Passer cette étape » pour le faire plus tard.

Voici quelques-uns de nos raccourcis clavier Slack favoris :

📮 Pourquoi certaines équipes repensent leur utilisation de Slack

Ce n'est pas que Slack soit mauvais, mais plutôt que la plupart des équipes n'ont pas adapté leurs flux de travail pour gérer son volume. ClickUp a réalisé un sondage auprès de plus de 4 000 professionnels sur l'impact des outils de messagerie sur leur travail quotidien.

Commencez à utiliser ClickUp Chat

Fonctionnalités de Slack et comment les utiliser efficacement

Slack offre de nombreuses fonctionnalités que vous n'avez peut-être pas le temps d'explorer pleinement. Nous avons établi une liste des fonctionnalités les plus utiles pour vous faciliter la tâche.

Voici les cinq meilleures fonctionnalités qui vous aideront à utiliser Slack efficacement :

Mentions

Les mentions, également connues sous le nom d'« at-mentions », sont utilisées pour attirer l'attention d'un utilisateur, d'un groupe ou d'un canal particulier dans les messages Slack. Utilisez cette fonctionnalité pour vous adresser à un membre de l'équipe ou à un canal en tapant le symbole « @ ».

La fonctionnalité de mention directe avertit les utilisateurs lorsqu'ils sont étiquetés dans une discussion. Ils verront le message mis en évidence avec leur nom lorsqu'ils cliqueront sur la notification.

Si les mentions sont utiles pour une communication ciblée et précise, utilisez-les à bon escient. Évitez de bombarder vos coéquipiers de mentions ; accompagnez-les toujours d'informations supplémentaires sur ce que vous attendez d'eux en termes de choses à faire.

Appels Slack

Cela vous est-il déjà arrivé ? Alors que vous êtes en appel privé, vous vous souvenez soudainement que vous avez un problème urgent à résoudre. C'est urgent, et vous avez besoin de plus de temps pour accéder à votre système et contacter votre collègue.

Avec Slack comme outil de gestion de projet, vous n'avez plus besoin de changer d'appareil ou de fenêtre. Cliquez sur l'icône d'appel dans l'application Slack pour passer un appel vocal ou une visioconférence, partager votre écran afin de mieux communiquer avec vos coéquipiers et collaborer en temps réel.

Rechercher des messages

Lorsque vous êtes pressé, Slack vous permet de rechercher des messages pour trouver des discussions et des fichiers spécifiques. Utilisez les filtres de recherche et les modificateurs intelligents pour n'afficher que les résultats les plus pertinents.

Voici une liste de modificateurs qui peuvent simplifier vos recherches dans Slack :

Limitez les notifications

Les notifications peuvent nuire à votre concentration pendant les heures de travail. Activez le mode « Ne pas déranger » de Slack pour suspendre les notifications avec votre équipe Slack lorsque vous souhaitez vous concentrer sur votre travail.

Suivez ces étapes :

Limitez les notifications afin d'être alerté uniquement lorsque quelqu'un vous envoie un message direct ou vous mentionne. Vous pouvez également désactiver les notifications d'un canal spécifique en cliquant sur l'en-tête de la discussion et en appuyant sur le bouton « Masquer ».

Astuce bonus pour améliorer votre productivité sur Slack : personnalisez vos notifications à l'aide de mots-clés. Lorsque votre équipe a besoin de votre attention de toute urgence, elle peut utiliser des mots-clés spécifiques pour vous contacter rapidement.

Utilisez des emojis

Les emojis sont un moyen amusant de réagir aux messages et de garder les discussions légères sur les canaux Slack de votre équipe. Vous pouvez faire beaucoup plus avec eux, comme organiser des sondages. Attribuez une option à chaque emoji et laissez les membres de l'équipe choisir l'emoji sur lequel ils veulent voter. Slack affiche automatiquement le nombre de votes par emoji, ce qui vous facilite encore plus la tâche.

L'un des conseils les plus populaires concernant l'utilisation des emojis dans Slack consiste à leur attribuer une signification.

Vous pouvez filtrer les messages contenant un emoji spécifique. Utilisez le modificateur has: 👀 dans la recherche pour trouver toutes les tâches en cours d'examen et planifier la suite des opérations.

Astuce bonus pour améliorer votre productivité avec Slack : si vous souhaitez améliorer la communication au sein de votre équipe avec plus que de simples emojis dans Slack, ajoutez l'intégration Giphy à partir du répertoire Slack pour partager des GIF.

Comment créer et gérer un canal dans Slack

Les canaux Slack sont utiles pour discuter de sujets spécifiques. Ils rationalisent la communication, organisent les idées et vous aident à agir rapidement.

Créer un canal Slack

Cette section explique en détail comment créer et gérer efficacement votre premier canal Slack :

Après avoir créé un canal, vous pouvez commencer à avoir des discussions en équipe et privées.

Vous pouvez également conserver le canal en mode « lecture seule » si la communication doit être à sens unique.

Organisez les canaux

Chaque utilisateur Slack dispose de deux canaux par défaut dans la barre latérale gauche : #general et #aléatoire. Il s'agit de canaux publics permettant à l'équipe de discuter de divers sujets liés ou non au travail.

Lorsque vous créez plusieurs canaux, organisez-les en fonction du projet de l'entreprise et de l'équipe. Par exemple, #team-assistance ou #projectwebsiterevamp. C'est l'un des meilleurs conseils pour utiliser Slack efficacement, car cela permet de concentrer la communication et d'éviter les chevauchements. Il est également plus facile de suivre les tâches et de surveiller les activités.

Veillez à la cohérence des noms de canaux

Suivre une convention de nommage pour vos canaux de communication Slack est le moyen le plus simple de communiquer l'objectif du canal. La plupart des organisations utilisent des préfixes de canal tels que #équipe-, #projets- ou #client-.

Lorsque vous nommez les canaux Slack de cette manière, Slack regroupe automatiquement les canaux portant des noms similaires dans la barre latérale gauche. Une fois que vous avez défini les directives relatives aux noms des canaux, partagez-les sur les canaux publics afin que tout le monde puisse les consulter, les suivre et publier des messages sur les canaux appropriés.

Ayez une description claire de votre canal

Si les conventions de nommage permettent de communiquer l'objectif d'un canal, une description claire le rend encore plus explicite. Elle permet à vos coéquipiers de publier un message Slack dans l'espace approprié.

Lorsque vous rédigez la description, expliquez pourquoi le canal existe, quels sujets doivent y être abordés et ce qui ne doit pas y être partagé. Nous vous suggérons également de copier les descriptions et de les ajouter en tant que messages épinglés afin qu'elles servent de rappel pour les membres.

Réalisez des audits des canaux

Les audits de canaux vous aident à identifier les canaux inactifs. L'archivage de ces canaux est la meilleure solution pour désencombrer l'interface Slack.

Lorsque vous marquez un canal comme inactif, tous les membres du canal reçoivent un message de Slackbot. Cependant, tous les fichiers et informations importantes partagés dans le canal resteront consultables par tous les membres de l'équipe.

Disposez d'un canal social

Les canaux sociaux sont destinés à discuter de sujets non liés au travail. Ils peuvent rassembler toute l'équipe et créer des liens solides entre les membres, ce qui favorise la collaboration. Envisagez d'utiliser ces canaux pour présenter les nouveaux membres de l'équipe et organiser une session d'accueil virtuelle.

Améliorer la productivité avec Slack

Vous êtes plus productif au travail lorsque vous fournissez des résultats dans les délais impartis. Mais cela est plus facile à dire qu'à faire. La gestion des tâches est essentielle, et Slack peut vous aider à la maîtriser.

Ces trois fonctionnalités de Slack vous permettront de débloquer votre productivité et de ne plus jamais manquer une échéance :

Rappels Slack

Pour commencer à utiliser les rappels, utilisez la commande « / remind », suivie de ce que vous souhaitez que Slack vous rappelle et à quel moment. La syntaxe est flexible : vous pouvez définir le rappel pour une date et une heure spécifiques ou dans un format en langage naturel. Par exemple, « /remind envoyer un e-mail de suivi à John Monday à 14 h ».

Utilisez les rappels pour rédiger des notes ou une liste de tâches afin de vous souvenir des échéances lointaines et des évènements tels que les anniversaires. Si vous souhaitez définir un rappel récurrent, ajoutez la fréquence, par exemple « tous les jeudis » ou « toutes les semaines ».

Lorsque l'heure définie arrive, Slackbot vous envoie une notification sous forme de message direct. Une fois la tâche achevée, marquez-la comme achevée pour ne plus recevoir de notifications.

Sections personnalisées

Trop de canaux encombrent la barre latérale de Slack, mais la création de sections personnalisées est le meilleur moyen d'éviter cela. Les sections personnalisées vous permettent de regrouper les canaux, les messages directs et les applications Slack en fonction de vos préférences ou de votre flux de travail.

Organisez la section personnalisée de manière hiérarchique afin de créer une structure visuelle et de faciliter la recherche et l'accès à des éléments spécifiques. Triez les canaux Slack au sein de chaque section personnalisée afin de vous concentrer sur les éléments ayant la priorité.

Les sections personnalisées sont disponibles sur tous les appareils, garantissant une expérience fluide quel que soit l'appareil utilisé.

Intégrez Slack à ClickUp

L'intégration de Slack dans l'outil de gestion de projet ClickUp centralise la communication, aidant plusieurs équipes à rester connectées et à utiliser Slack efficacement.

L'intégration Slack et ClickUp vous permet de créer des tâches directement à partir d'un canal Slack. Lorsque vous souhaitez créer une nouvelle tâche, il vous suffit de taper « / clickup new ». La tâche sera automatiquement ajoutée au Tableau ClickUp.

Lorsqu'un membre de l'équipe publie un lien vers une tâche sur Slack, celui-ci est automatiquement renseigné dans ClickUp avec plus de contexte. De plus, gérez les tâches à l'aide d'un menu déroulant pour les dates d'échéance, les priorités et les statuts. Cette intégration facilite également l'accès aux mises à jour en vous avertissant lorsqu'une nouvelle tâche est créée ou qu'un commentaire a été ajouté sur ClickUp.

Limites de l'utilisation de Slack

Comme tout outil professionnel, Slack a ses limites, et vous devez en être conscient en tant qu'utilisateur régulier.

Limites de recherche

Le forfait Free de Slack permet aux utilisateurs de rechercher les 10 000 messages les plus récents. Cela peut être un inconvénient pour les grandes équipes, qui risquent de ne pas pouvoir accéder aux messages plus anciens.

Courbe d'apprentissage

La vaste gamme de fonctionnalités et d'options de personnalisation de Slack peut sembler intimidante pour les nouveaux utilisateurs. Les membres plus âgés de votre équipe auront peut-être besoin de plus de temps que leurs collègues plus jeunes pour se familiariser avec Slack et l'utiliser de manière optimale.

Limites de stockage

Les utilisateurs du forfait Free bénéficient de 5 Go d'espace de stockage, ce qui signifie que ce forfait ne couvrira qu'une partie de vos besoins si votre équipe a des besoins importants en matière de partage de fichiers.

Accès hors ligne limité :

Slack offre à ses utilisateurs un accès limité aux fonctionnalités hors ligne, ce qui peut être rédhibitoire pour les utilisateurs dont la connexion Internet est instable.

Complexité de l'intégration

La large gamme d'intégrations de Slack ajoute beaucoup de valeur à une utilisation efficace de Slack. Cependant, les équipes ayant une expertise technique limitée peuvent trouver la configuration des intégrations difficile.

Autres outils de collaboration

Si les limites de Slack vous préoccupent, il est temps d'envisager des alternatives à Slack.

Et l'une des meilleures alternatives à Slack est ClickUp.

Vue Chat ClickUp

La vue Chat de ClickUp offre des fonctionnalités de communication collaborative et en temps réel, ainsi que de gestion de projet.

Voici un bref résumé des raisons pour lesquelles la vue de discussion de ClickUp est une alternative intéressante à Slack :

Communication intégrée

La vue Chat de ClickUp aide votre équipe à travailler sans avoir besoin d'un outil de communication séparé. Elle relie toutes les discussions et tous les messages aux tâches et projets actifs pertinents.

Discussions contextuelles

Les membres de l'équipe comprennent clairement ce qui est discuté, car ils sont liés aux tâches en cours ou achevées. Vous n'avez pas à perdre de temps à passer d'un outil à l'autre pendant les réunions d'équipe pour rester au courant de tout.

Partage de fichiers

La vue Chat permet le partage de documents et de fichiers, ce qui facilite la collaboration. Les utilisateurs peuvent attribuer des tâches à des membres de l'équipe en les mentionnant dans les commentaires.

Liens et intégrations

Intégrez des pages Web et ajoutez des liens, des feuilles de calcul et des vidéos. La vue Chat les regroupera de manière pratique pour une consultation rapide.

Aucune intégration externe n'est requise

La vue Chat fait partie intégrante de ClickUp et ne dépend pas d'applications externes pour la communication. Cela simplifie l'expérience de l'utilisateur et garantit que toutes les fonctionnalités de communication sont natives à la plateforme.

Collaborez et communiquez plus efficacement avec Slack

Slack mérite amplement sa réputation d'outil de collaboration professionnelle parmi les meilleurs. C'est un véritable moteur de productivité dont la croissance témoigne de la réussite.

Si vous souhaitez essayer Slack, commencez par créer un compte gratuit sur Slack. Vous bénéficierez de 5 Go d'espace de stockage, ce qui devrait suffire pour les utilisateurs novices. À mesure que vous vous familiariserez avec les fonctionnalités et les raccourcis clavier de Slack, créez des canaux et gérez-les en suivant les conseils Slack que nous avons partagés dans ce guide.

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FAQ courantes

Quelles sont les trois fonctions les plus réussies de Slack ?

Slack offre un large intervalle de fonctions, mais voici nos trois préférées :

Comment utiliser Slack de manière professionnelle ?

Il n'y a pas de réponse toute faite à cette question, cela dépend de la dynamique et des besoins de votre entreprise.

Voici quelques façons d'utiliser Slack :

Comment améliorer mon utilisation de Slack ?

Voici quelques conseils pour optimiser votre utilisation de Slack :