À mesure que l'accès à l'internet se développe dans le monde, l'utilisation quotidienne de l'e-mail n'a cessé d'augmenter depuis 2017. En 2022, on estime à 333 milliards le nombre d'e-mails ont été envoyés et reçus quotidiennement dans le monde. Ce nombre devrait grimper à 392,5 milliards d'e-mails quotidiens d'ici 2026.
Ces nombres croissants amènent à se poser une question. Dans un océan d'e-mails à la consonance similaire, comment faire pour attirer l'attention ? La réponse : Mieux personnaliser.
Mais c'est plus facile à dire qu'à faire. Avec des délais serrés à respecter et une centaine d'autres choses à faire au cours d'une semaine de travail normale, il est difficile de consacrer du temps à la création d'e-mails personnalisés pour chaque contact.
Et si vous pouviez réutiliser du contenu pré-écrit et consacrer plus de temps à l'élaboration du message et à la communication stratégique ?
Réduisez le nombre d'e-mails de suivi et de mises à jour répétitifs en utilisant des modèles d'e-mails dans Outlook. Ils vous aident à vous concentrer sur les détails essentiels sans avoir à fournir d'efforts manuels. Le résultat est un e-mail professionnel et bien structuré à chaque fois que vous appuyez sur le bouton "Envoyer".
Aujourd'hui, nous allons voir comment créer des modèles d'e-mail dans Outlook, quelles sont les limites de cette méthode et quels sont les meilleurs moyens d'y parvenir alternative à cet outil de Microsoft .
Qu'est-ce qu'un modèle d'e-mail?
Un modèle d'e-mail est un message pré-rédigé et mis en forme qui sert de modèle pour créer des e-mails similaires de manière efficace. Il s'agit en quelque sorte d'un pochoir réutilisable pour votre communication, qui vous permet d'économiser du temps et des efforts tout en garantissant la cohérence de votre image de marque et de votre message.
Un modèle d'e-mail typique comprend des salutations, des introductions, un message central, une Fermé et des espaces réservés pour des informations variables telles que des noms, des sociétés ou des dates.
Voici quelques éléments d'un modèle d'e-mail dans Outlook :
- Mise en forme: Styles prédéfinis pour les polices, les couleurs, la disposition et les éléments de marque
- **Des marqueurs comme Name ou Company qui sont remplacés par des informations spécifiques à chaque destinataire
- Le contenu thématique : Parfois, les modèles incluent un corps de texte adapté au thème, comme un e-mail de remerciement.
Importance des modèles d'e-mail
Vous cherchez à minimiser les fautes de frappe et les incohérences de mise en forme ? Les modèles d'e-mail vous y aident. Vous n'avez pas à vous occuper de tâches répétitives comme taper les mêmes détails ou mettre en forme votre e-mail à chaque fois. Microsoft Outlook microsoft Outlook, qui fait partie de la suite Microsoft, s'intègre automatiquement à Word, Excel et d'autres outils. C'est utile lorsque votre flux de travail implique le transfert de données ou la maintenance d'une mise en forme cohérente dans les documents et les e-mails. En passant moins de temps à rédiger des e-mails répétitifs, vous pouvez vous concentrer davantage sur les tâches à haute priorité, ce qui contribue à Boîte de réception zéro objectifs.
Le contenu et la mise en forme pré-écrits vous évitent de repartir de zéro à chaque fois.
Et si vous utilisez Outlook principalement pour vos e-mails personnels, sa fonction de modèle intégrée est gratuite avec un compte Microsoft.
Comment créer des modèles d'e-mail dans Outlook
Aide sur les modèles d'e-mail améliorer la productivité de votre e-mail . Microsoft Outlook vous permet de créer et d'enregistrer des modèles à l'aide du web ou de l'application bureau/mobile.
Suivez ce guide étape par étape pour apprendre à créer des modèles d'e-mail dans Outlook :
Partie 1 : Créer des modèles d'e-mail dans Outlook [web]
Suivez ces étapes pour créer un modèle d'e-mail dans Outlook.com sur la version web :
Etape 1 : Connectez-vous à votre compte de messagerie Outlook
Dirigez-vous vers https://outlook.live.com/ et connectez-vous à votre compte. Cliquez sur New Mail dans le coin supérieur gauche.
Outlook web offre des options de conception limitées pour l'élaboration des e-mails, notamment la taille de la police, le style, la couleur, la mise en forme de base, l'alignement du texte, les arrière-plans, les images et les logos prédéfinis.
Si vous ne l'avez pas encore fait, activez Mes modèles et cliquez sur +Template.
Si la version web d'Outlook offre des fonctions similaires à celles de l'application bureau pour la rédaction des e-mails, ses options de conception sont plus limitées. Voici un aperçu de ce que vous pouvez faire :
- Options de mise en forme: Personnalisez l'apparence de vos e-mails dans l'application web d'Outlook :
- Modifier la taille du caractère, le style et la couleur de votre texte
- Appliquer une mise en forme de base comme le gras, l'italique, le soulignement, les puces et la numérotation
- Utilisez différents alignements de texte
- **Appliquer des arrière-plans et des couleurs prédéfinis à vos e-mails
- Images et logos: Incorporez des images et des logos dans vos e-mails, mais les options de modification et de mise en forme sont limitées par rapport à l'application de bureau
Pour accéder à un dossier de modèles ou en créer un, cliquez sur "+ Modèle"
Etape 3 : Enregistrer votre modèle
Une fenêtre de message s'affiche avec une nouvelle boîte d'invite, dans laquelle vous pouvez saisir le titre et le type de votre modèle. Nommez la nouvelle boîte de dialogue dans le modèle, et tapez votre message.
Lorsque vous avez terminé de paramétrer votre modèle, cliquez sur Save.
Note: Cette méthode ne travaille que dans l'application web, pas dans l'application mobile ou de bureau.
Partie 2 : Créer des modèles d'e-mail dans l'application Outlook
Suivez ces étapes pour créer un modèle d'e-mail dans l'application :
Étape 1 : Ouvrez Outlook
Naviguez jusqu'au menu Accueil et sélectionnez Nouveau courriel.
Une barre d'outils d'accès rapide pour les utilisateurs d'Outlook
Étape 2 : Composer et mettre en forme
Concevez votre e-mail comme vous le souhaitez. Outlook n'offre pas d'outils de conception dédiés comme les outils de création par glisser-déposer des plateformes de marketing par e-mail.
Vous trouverez néanmoins quelques options pour personnaliser l'aspect visuel de vos e-mails :
- Modèles intégrés: Outlook propose une petite collection de modèles préconçus avec une mise en forme et des thèmes de base, mais peut manquer de variété et d'options de personnalisation
- Thèmes et accessoires: Appliquez des arrière-plans et des combinaisons de couleurs prédéfinis pour créer un aspect visuel cohérent dans tous vos e-mails. Cela peut contribuer à la maintenance de l'identité de la marque
- Options de mise en forme: Utilisez les fonctions de mise en forme dans le corps de l'e-mail pour personnaliser la police, la taille des caractères et les couleurs du texte. Appliquez des styles de mise en forme de base comme le gras, l'italique, le soulignement, les puces ou les nombres pour mettre l'accent et organiser le texte
- Images et logos: Incorporez des images et des logos dans vos e-mails pour améliorer l'attrait visuel et la reconnaissance de la marque. Veillez à ce que les images soient optimisées pour être affichées dans les e-mails et à ce qu'elles soient accompagnées d'un texte alt approprié pour en faciliter l'accès
- **Pour les utilisateurs expérimentés, Outlook offre des possibilités limitées de modification en cours du HTML dans la source du message. Cependant, cela nécessite des connaissances techniques et n'est pas recommandé aux débutants en raison des problèmes de mise en forme potentiels
Etape 3 : Enregistrer comme modèle
Allez dans Fichier > Enregistrer sous et choisissez Outlook Template comme type de fichier.
Transformez vos e-mails en tâches détaillées directement depuis votre boîte de réception ClickUp. Aucun copier-coller n'est nécessaire
Rédigez, envoyez et répondez aux e-mails directement depuis votre boîte de réception ClickUp Tâches ClickUp et de garder toute la communication centralisée et organisée.
Capturez les détails clés des e-mails et transformez-les en tâches, attribuez des responsabilités et fixez des paramètres, le tout à partir de l'e-mail, sans avoir à passer d'un outil à l'autre.
Transformez rapidement les e-mails Outlook en tâches sur la plateforme de productivité la plus évaluée.
Discutez et collaborez sur les tâches directement dans le fil de l'e-mail, éliminant ainsi le besoin de canaux de communication séparés. Restez informé grâce à des notifications instantanées pour les mises à jour de tâches, les réponses et les mentions, et gardez tout le monde dans la boucle.
L'application Intégration ClickUp Outlook vous permet également d'inclure des pièces jointes d'e-mail en douceur lors de la création de tâches afin de garantir que toutes les informations pertinentes restent dans votre projet ClickUp.
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Le modèle de rapport de marketing par e-mail de ClickUp est conçu pour vous aider à suivre et à analyser l'efficacité de vos campagnes d'e-mail.
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Modèle à télécharger
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En plus de simplifier la création du contenu des e-mails et la gestion des campagnes, ClickUp peut vous aider à rester organisé au travail.
Visualisez votre flux de travail d'e-mail marketing avec des tableaux Kanban, des listes et des cartes mentales pour un aperçu direct du projet. Suivez l'achevé des tâches de votre équipe, les délais et les dépendances, pour vous assurer que votre projet reste sur la bonne voie. Attribuez des tâches, définissez des paramètres et collaborez avec votre équipe en temps réel pour favoriser la transparence et la responsabilité.
les tâches de l'équipe peuvent être assignées, commentées et collaborées en temps réel, ce qui favorise la transparence et la responsabilisation
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Personnalisez la communication et économisez des ressources avec ClickUp
Les modèles de Microsoft Outlook vous aident à donner une apparence plus cohérente à vos e-mails. Cependant, ils présentent leurs propres inconvénients et limites. Si vous souhaitez mettre en place un système d'e-mail marketing professionnel et évolutif, nous vous recommandons ClickUp, qui propose des centaines de modèles et des fonctionnalités plus robustes une gestion plus robuste de la boîte de réception des fonctionnalités qui facilitent la communication avec vos clients.
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Foire aux questions courantes
1. Comment faire pour créer un e-mail rapide dans Outlook ?
Rédigez le texte que vous souhaitez réutiliser souvent, notamment les salutations, les introductions, le texte principal et la Fermé. Mettez-le en forme comme vous le souhaitez. Ensuite, sélectionnez le contenu, dirigez-vous vers l'onglet Inser_t et cliquez sur _Quick Parts > Save Selection to Quick Part Gallery. Donnez-lui un nom clair et cliquez sur OK.
Lorsque vous aurez besoin de ce contenu, il vous suffira d'accéder à la galerie de Quick Parts (onglet Insertion > Quick Parts) et d'insérer votre extrait sauvegardé d'un simple clic. C'est aussi simple que cela ! N'oubliez pas que vous pouvez créer plusieurs Quick Parts pour différents types d'e-mails, ce qui vous permet de gagner du temps et d'assurer la cohérence de votre message.
**2. Comment faire pour enregistrer un modèle d'e-mail en étapes rapides ?
Rédigez votre message réutilisable avec des espaces réservés pour les informations variables telles que Name ou Company. Mettez en forme et personnalisez selon vos besoins. Cliquez sur Accueil, puis sur Créer nouveau dans la galerie des étapes rapides. Choisissez Nouveau message et personnalisez les détails. Collez le contenu de votre modèle dans la fenêtre du nouveau message ou dans le champ du corps du message et configurez des paramètres supplémentaires tels que le destinataire ou la ligne d'objet. Cliquez sur Finish pour enregistrer votre étape rapide.
Choisissez l'étape rapide correspondante dans la galerie pour envoyer cet e-mail. Le modèle s'ouvrira pré-rempli, prêt à être personnalisé avec des détails spécifiques avant l'envoi.
3. Comment faire pour créer un modèle d'e-mail à étape rapide dans Outlook ?
Rédigez le contenu de votre e-mail réutilisable avec des espaces réservés comme Nom pour la personnalisation. Mettez en forme et personnalisez-le comme vous le souhaitez. Sélectionnez le contenu, dirigez-vous vers l'onglet Insérer et cliquez sur Pièces rapides - Enregistrer la sélection dans la Galerie de pièces rapides. Donnez-lui un nom clair et cliquez sur OK.
Dans l'onglet Accueil, cliquez sur Créer nouveau dans l'onglet des fichiers sous Pièces rapides, cliquez sur Ouvrir la galerie et choisissez Nouveau message. Personnalisez les détails et collez le contenu de votre modèle sauvegardé dans le champ du corps.
Cliquez sur Finish pour enregistrer votre Quick Step. Désormais, chaque fois que vous aurez besoin d'un e-mail, il vous suffira de choisir l'étape rapide dans la galerie, de la personnaliser et de l'envoyer !