Qui n'aime pas un plan d'organisation bien ordonné ? Des rôles et des responsabilités effacés, des équipes ordonnées et des hiérarchies bien définies sont censés être au cœur des organisations qui connaissent la réussite, n'est-ce pas ? Mais le travail d'équipe et la collaboration sont souvent plus complexes que cela.
Dans certains cas, les hiérarchies managériales traditionnelles et les structures de rapports solides ne fonctionnent tout simplement pas. Par exemple, il se peut qu'un manager soit à la tête d'une équipe interfonctionnelle. Il se peut aussi qu'un employé soit sous les rapports de plusieurs responsables fonctionnels.
Ces situations peuvent paraître déroutantes, mais elles permettent de canaliser une collaboration productive entre les équipes et les services.
Alors que les entreprises redéfinissent la manière dont elles gèrent les responsabilités, les dirigeants visionnaires sont motivés pour explorer des méthodes innovantes.
L'une de ces stratégies d'entreprise est le rapport en pointillé - une méthode où les mêmes ressources humaines sont partagées entre différentes équipes.
Cependant, il n'est pas toujours facile de mettre en œuvre cette approche.
Les employés sont souvent confrontés à des priorités contradictoires, essayant de satisfaire deux patrons ayant des attentes différentes, et ils doivent faire face à de nombreux défis styles de travail .
Nous avons donc compilé un guide pratique pour vous aider à profiter des avantages des rapports en pointillés sans succomber à leurs inconvénients. Plongeons dans le vif du sujet !
Qu'est-ce que les rapports en pointillés ?
Les rapports en pointillé font référence à une structure de gestion dans laquelle un employé a deux relations hiérarchiques, l'une avec un supérieur principal et l'autre avec un supérieur secondaire.
Le chef principal de l'employé est son supérieur hiérarchique direct ou son directeur. Le responsable secondaire est quant à lui un autre responsable, généralement issu d'un autre service. Ainsi, avec la gestion en pointillés, la structure de l'entreprise ressemble davantage à une toile qu'à un organigramme.
Par exemple, supposons qu'un directeur marketing ait besoin d'un stratège en contenu et qu'un autre directeur marketing ait besoin d'un graphiste à temps partiel avec un budget serré. Dans ce cas, ils peuvent embaucher un stratège de contenu qui relèvera officiellement du premier directeur, mais qui travaillera également sous la responsabilité du second pour la conception graphique.
Le responsable principal s'occupe généralement de la supervision quotidienne, de l'évaluation des performances et de l'orientation générale des employés, tandis que le responsable secondaire ne supervise qu'un ensemble particulier d'objectifs.
De cette manière, l'organisation respecte son budget, tout en veillant à ce qu'aucun service ne souffre d'un manque de personnel.
Qu'est-ce que les rapports en ligne continue et en quoi sont-ils différents des rapports en ligne pointillée ?
Dans le cadre d'une relation de type "solid line", un employé a une relation hiérarchique directe et formelle avec un seul superviseur ou responsable.
Les rapports de type "solid line" sont plus traditionnels que les rapports de type "dotted line", avec une chaîne de commandement claire. Diagrammes organisationnels utilisent des lignes pleines pour indiquer les relations avec les supérieurs hiérarchiques directs et des lignes pointillées pour indiquer les responsables secondaires, d'où les noms.
Quand utiliser les rapports en pointillés ?
La décision d'utiliser les rapports en pointillés dépend des besoins et de la dynamique propres à votre entreprise. Toutefois, dans certains cas, cette méthode peut s'avérer très utile :
- Collaboration interdépartementale: Les rapports en pointillés favorisent une communication et une collaboration harmonieuses entre les différents services de l'entreprisela collaboration au sein de l'équipe entre les différents silos fonctionnels. Parce que les employés travaillent avec d'autres équipes tout en maintenant une structure hiérarchique claire au sein de leur département d'Accueil, les rapports en pointillés simplifient la collaboration interdépartementale
- Organisations matricielles: Dans une organisation matricielle, les employés travaillent en équipestructure organisationnelle matricielleles rapports en pointillés améliorent la flexibilité et la collaboration. Le maintien d'une double connexion permet aux employés de contribuer à plusieurs projets sans avoir à rendre compte uniquement au chef de projet
- Ressources partagées et budgets serrés: Lorsque deux départements partagent un budget serré, une ligne en pointillé permet à un employé de contribuer aux deux sans avoir besoin de deux rôles distincts. C'est un bon moyen de contourner les limites budgétaires tout en veillant à ce que les ressources soient partagées efficacement entre les équipes
- **Les employés peuvent maintenir une relation hiérarchique avec les managers locaux tout en établissant une ligne de rapports en pointillés avec les équipes mondiales ou interrégionales. Cela permet d'opérer dans divers emplacements géographiques, d'améliorer la coordination et de maintenir une communication cohérente entre les membres de l'équipe à travers le monde
- Opportunités de mentorat: Un rôle en pointillé permet aux employés d'obtenir des conseils non seulement de leur équipe immédiate, mais aussi de mentors dans d'autres domaines, ce qui les aide à acquérir un ensemble de compétences plus large
Les défis des rapports en pointillé
Si les rapports en pointillé favorisent la flexibilité et la collaboration, ils posent également plusieurs problèmes :
1. Confusion des rôles et mauvaise communication
Les rôles peuvent prêter à confusion dans une structure de rapports en pointillés. Avec une double connexion de rapports et des attentes différentes de la part des responsables en pointillé, les employés peuvent ne pas savoir sur quels aspects ou tâches se concentrer, et à quel moment.
La situation s'aggrave lorsqu'il y a un manque de communication entre les responsables eux-mêmes. Une telle situation peut brouiller les limites de l'autorité et rendre les auteurs encore plus confus. Ceux-ci peuvent avoir du mal à suivre les instructions des deux responsables, ce qui affecte leur capacité à comprendre et à exécuter les tâches.
Pour résoudre ces problèmes, il est essentiel de communiquer clairement et de veiller à ce que chacun sache exactement ce dont il est responsable dans les deux relations de rapports.
Utilisez le modèle de diagramme RACI de ClickUp Communications pour attribuer les rôles et les responsabilités aux employés de différentes équipes sans aucune confusion
Modèle de diagramme RACI de ClickUp pour les communications peut être un sauveur dans de tels cas. Il réduit en effet la confusion en vous aidant à clarifier qui est responsable d'une tâche, qui doit en être tenu compte, qui doit être consulté et qui doit en être informé.
Il dispose de fonctionnalités personnalisées permettant de créer un diagramme de flux de travail simple, améliorant ainsi de manière significative la transparence du projet . Il dispose également d'outils de collaboration tels que les mentions, les pièces jointes et les commentaires pour s'assurer que tout le monde reste sur la bonne voie.
Vous pouvez choisir d'afficher toutes les informations pertinentes comme vous le souhaitez, grâce à trois vues : la matrice RACI, l'équipe de projet et la matrice.
2. Équilibrer les priorités
Dans les rapports en pointillé, les employés jonglent entre les tâches de leur supérieur hiérarchique direct et les tâches supplémentaires confiées par leur supérieur hiérarchique en pointillé. En outre, dans les relations en pointillé, la coordination centrale entre les responsables est souvent moindre et ces derniers peuvent se retrouver en concurrence pour le temps et les ressources du salarié. Résultat, gestion des priorités par les employés devient cruciale.
Par instance, un spécialiste du marketing de contenu dont la responsabilité première est la création et la distribution de contenu peut se retrouver à agir en tant que coordinateur de projet en pointillé avec une équipe de projet travaillant sur la refonte du site web d'une marque. Ils devront partager leur temps pour gérer efficacement les différentes demandes, en alignant les objectifs marketing avec les objectifs du projet.
La gestion de ces deux paramètres nécessite de bonnes compétences en matière de gestion du temps, de communication et de travail d'équipe. Il est important de bien faire ces deux paramètres sans nuire à la productivité globale.
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Comment pouvez-vous aider vos employés en pointillés à hiérarchiser les tâches ?
Avec ClickUp ! Paramètres les niveaux de priorité n'a jamais été aussi simple qu'avec Priorités des tâches ClickUp . Étiquettez vos tâches avec quatre codes couleur : un drapeau rouge "urgent" pour les tâches qui doivent être faites immédiatement, un drapeau jaune "élevé" pour les tâches qui doivent être achevées rapidement, un drapeau bleu "normal" pour les tâches de faible priorité et un drapeau gris "faible" pour les tâches que vos employés peuvent faire dès que le reste est terminé.
Vous pouvez également ajouter des filtres et des dépendances à chaque tâche et aider vos employés à forfaiter leur journée de travail en conséquence.
3. Gérer le temps
Il est difficile d'équilibrer le temps dans les rapports en pointillés, car les employés traitent les tâches de leurs superviseurs principaux et secondaires. Mais à faire en même temps, c'est essentiel pour éviter les conflits, les délais non respectés et l'accablement.
Si un spécialiste du marketing est rattaché en pointillé à une équipe de projet, il doit répartir judicieusement son temps entre le travail régulier de marketing et les tâches liées au projet. Cela signifie qu'il doit décider ce qui est le plus important, parler des délais et se coordonner avec les deux superviseurs pour maintenir un bon équilibre.
Lorsque les employés gèrent bien leur temps, ils peuvent s'acquitter des deux paramètres des tâches sans sacrifier la qualité et le respect des délais de leur travail.
Distribuez le travail entre vos équipes en fixant des paramètres d'échéancier et en décomposant les estimations de durée à l'aide de ClickUp Time Estimates
Une des façons de le faire est par le biais de Estimation de la durée de ClickUp . Définissez des échéanciers clairs, distribuez les tâches entre les membres de l'équipe et décomposez même les estimations de durée grâce à cette fonctionnalité. Cela facilite également la comparaison du temps réel avec les prévisions et le temps total nécessaire pour une meilleure planification du projet.
En outre, vous pouvez voir la capacité quotidienne de votre équipe dans la vue Charge de travail, planifier des estimations dans la vue Calendrier et suivre la progression des tâches dans la vue Box. Restez informé de la disponibilité de votre équipe, suivez vos objectifs et exportez rapidement les données d'estimation de durée pour vos rapports.
4. Résoudre les conflits
Dans les rapports en pointillés, des conflits peuvent survenir lorsque les patrons ont des attentes différentes. Cela peut rendre le travail difficile pour les employés, causer des problèmes de loyauté et des luttes de pouvoir.
Pour gérer ces conflits, tout le monde doit en parler ouvertement. Parfois, les supérieurs peuvent jouer un rôle de médiateur et établir des règles claires concernant les décisions à prendre. Il est également essentiel d'encourager les cadres à travailler ensemble et à résoudre les problèmes plus efficacement.
Utilisez le modèle de plan d'action correctif ClickUp pour résoudre les conflits entre différentes équipes
Bien résoudre les conflits permet à chacun de travailler dans un environnement paisible et psychologiquement sûr, ce qui stimule la productivité.
Un excellent outil pour ce faire est le Modèle de plan d'action corrective ClickUp . Le modèle détaille les domaines d'amélioration, les problèmes, les causes profondes, les solutions possibles et les indicateurs de réussite pour les situations de désaccord et de conflit.
En suivant ces informations, vous pouvez vous assurer que les employés comprennent les mesures correctives nécessaires et suivre la progression au fil du temps.
5. Perte de productivité et de compte rendu
Vous savez déjà que l'équilibre entre deux rôles peut rapidement devenir source de confusion et affecter l'achèvement des tâches. Sans un ensemble de paramètres clairs, les employés peuvent avoir du mal à établir des priorités, ce qui nuit à l'efficacité.
La structure de rapports fractionnée peut même diluer le compte rendu et faire en sorte que les employés se sentent moins responsables des résultats obtenus dans leur rôle secondaire.
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-374.png Tableau de bord ClickUp /$$img/
Fixez des objectifs, gérez des tâches et suivez le calendrier de vos projets grâce aux outils étendus de ClickUp et affichez tout sur un tableau de bord de tableau de bord bien organisé Pour y remédier, il est crucial de définir des paramètres clairs, d'encourager la communication et de définir les rôles de la manière la plus transparente possible. Laissez ClickUp et son arsenal d'outils vous aider à y parvenir.
ClickUp a tout ce qu'il faut pour vous permettre de réussir dans une structure de rapports en pointillés. Tableaux de bord ClickUp utilisent des diagrammes et des graphiques pour vous donner une visibilité achevée du statut de votre projet, des efforts de votre équipe et des tâches en cours.
Paramétrez vos objectifs de l'équipe en utilisant Objectifs ClickUp ; gérer, assigner et prioriser les tâches avec Tâches ClickUp et renforcer la responsabilité par le biais de Le suivi du temps ClickUp . Avec ClickUp, vos employés n'ont jamais à faire de compromis en matière de compte-rendu ou de productivité.
Conseils pour des rapports en pointillés réussis
L'utilisation des rapports en pointillé peut s'avérer délicate, mais si vous le faites correctement, votre entreprise peut progresser, même avec un budget limité. Voici quelques conseils pour que les relations en pointillé fonctionnent bien :
- Établir une communication claire entre les responsables et les employés: Encouragez les responsables à organiser régulièrement des réunions individuelles avec les employés et à partager des mises à jour en temps voulu pour que les attentes et les responsabilités restent alignées
- Effacées sur le temps, les priorités et les attentes: Fixez des priorités et des validations de temps claires pour éviter de surcharger vos employés. Au fur et à mesure que les priorités changent, continuez à clarifier et à renégocier les attentes. Cet ajustement permanent peut améliorer les opérations quotidiennes de manière significative
- Encouragez les employés à fixer des limites au départ: Un employé doit pouvoir discuter de ses préoccupations concernant les demandes urgentes qui perturbent ses priorités, sans laisser place à des conflits. Il peut créer un système avec l'assistance de son responsable principal pour établir des limites saines, par exemple achever des tâches critiques en deux jours au lieu de les achever immédiatement.
- Disposer d'un système d'assistance sur lequel les employés peuvent compter : Un système d'assistance aide les dirigeants à relever les défis. Il est essentiel d'avoir un coach qui peut aider les employés à relever les défis de la ligne pointillée, en guidant la communication, les attentes et les limites
- Établir un mécanisme de retour d'information : Les rapports en pointillé donnent de bons résultats lorsque les employés recueillent un retour d'information à 360° de la part de toutes les personnes impliquées afin de mieux comprendre les performances. Le retour d'information de la part des responsables secondaires ajoute des points de vue différents à l'évaluation de l'employé, ce qui stimule la croissance. Cette approche améliore les relations et la coordination entre les différentes lignes de rapports, ce qui accroît la qualité de l'environnement de travail
Simplifier les rapports en pointillés avec ClickUp
À première vue, les rapports en pointillés peuvent sembler être une source de confusion et de chaos.
Mais avec un forfait et des outils appropriés, il peut considérablement stimuler le travail d'équipe et l'efficacité des projets au sein de votre entreprise. Il vous aide à respecter le budget sans compromettre la qualité du travail et des produits livrables.
Un outil polyvalent comme ClickUp facilite la gestion des tâches, des priorités et des objectifs. Vous pouvez facilement gérer la responsabilité, suivre la progression et résoudre les problèmes qui entravent le bon fonctionnement d'une structure à double rapport. ClickUp facilite également le travail de vos employés et les incite à faire de leur mieux.
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Foire aux questions courantes
Vous avez besoin de plus de réponses sur les rapports en pointillés ? Ces FAQ devraient vous aider.
1. À quoi fait référence une ligne en pointillé dans un diagramme d'organisation ?
Dans un diagramme d'organisation, une ligne en pointillés signifie une relation de rapports indirects ou secondaires.
Cela signifie que l'employé ne fait pas directement rapport au responsable relié par la ligne en pointillés, mais qu'il reçoit tout de même des directives ou des conseils de ce responsable. L'employé rend principalement compte au manager principal, avec lequel il est relié par une ligne continue.
Ainsi, une ligne en pointillés indique un niveau supplémentaire d'orientation et de direction, mais le supérieur hiérarchique de la ligne continue conserve le contrôle principal.
2. À faire les rapports en pointillés sur la communication?
S'ils sont mis en œuvre correctement, les rapports en pointillé peuvent avoir un impact positif sur la communication au sein d'une entreprise.
- Promouvoir la collaboration: Il encourage les équipes de différents services à travailler ensemble
- Encourage le flux d'informations: Les employés partagent plus librement les informations entre les lignes de rapports
- **La communication est plus souple : elle permet un échange plus flexible d'idées et de mises à jour
- **Renforce les relations : les employés nouent des relations avec des collègues qui ne font pas partie de leur équipe immédiate
- Facilite la compréhension interfonctionnelle: Les équipes comprennent mieux les rôles et les responsabilités de leurs collègues dans d'autres domaines
Toutefois, s'ils ne sont pas bien mis en œuvre, les rapports en pointillés peuvent poser plus de problèmes qu'ils n'apportent de solutions.
**3. Quels sont les défis potentiels des rapports en pointillés ?
Les rapports en pointillés sont une structure délicate. Si vous n'êtes pas prudent et bien forfaitaire, elle peut poser les problèmes suivants :
- Confusion avec les priorités: Les employés peuvent se sentir confus quant à leurs priorités et responsabilités avec deux responsables
- Rôles ambigus: La double structure de rapports peut entraîner une incertitude quant aux instructions à suivre de la part de tel ou tel responsable
- Des lacunes dans la communication: Sans une communication claire, il peut y avoir des lacunes ou des malentendus qui entravent la réussite des projets
- Surcharge due à une mauvaise gestion du temps: Les employés peuvent éprouver des difficultés à achever les tâches assignées par deux responsables, ce qui peut entraîner une surcharge de travail et une mauvaise gestion du temps
- Conflits dus à la tension: La tension entre les cadres et les employés peut donner lieu à des conflits