Qui n'apprécie pas une organisation claire ? Des rôles et des responsabilités bien définis, des équipes ordonnées et des hiérarchies bien établies sont censés être au cœur des organisations performantes, n'est-ce pas ? Mais le travail d'équipe et la collaboration sont souvent plus complexes que cela.
Il arrive parfois que les hiérarchies managériales traditionnelles et les structures hiérarchiques rigides ne fonctionnent tout simplement pas. Par exemple, vous pouvez avoir un manager qui dirige une équipe interfonctionnelle. Ou vous pouvez avoir un employé qui rend compte à plusieurs managers fonctionnels.
Ces situations peuvent sembler déroutantes, mais elles sont idéales pour favoriser une collaboration productive entre les équipes et les services.
Alors que les entreprises redéfinissent leur manière d'aborder les responsabilités, les dirigeants visionnaires sont motivés à explorer des méthodes innovantes.
L'une de ces stratégies d'entreprise est le reporting en ligne pointillée, une méthode qui consiste à partager les mêmes ressources humaines entre différentes équipes.
Cependant, cette approche peut s'avérer difficile à mettre en œuvre.
Les employés sont souvent confrontés à des priorités contradictoires, essayant de satisfaire deux supérieurs ayant des attentes et des styles de travail différents.
Nous avons donc compilé un guide pratique pour vous aider à tirer parti des avantages des rapports en ligne pointillés sans succomber à leurs défis. Plongeons-nous directement dans le vif du sujet !
Qu'est-ce que les rapports en ligne pointillés ?
Les rapports en ligne pointillés font référence à une structure de gestion dans laquelle un employé a deux relations hiérarchiques : une avec son supérieur hiérarchique principal et une autre avec un supérieur hiérarchique secondaire.
Le supérieur hiérarchique principal de l'employé est son supérieur direct ou son responsable. Le supérieur hiérarchique secondaire est quant à lui un autre responsable, généralement issu d'un autre service. Ainsi, avec la gestion en ligne pointillée, la structure de l'entreprise ressemble davantage à une toile qu'à un organigramme.
Par exemple, supposons qu'un directeur marketing ait besoin d'un stratège de contenu et qu'un autre directeur marketing ait besoin d'un graphiste à temps partiel avec un budget serré. Dans ce cas, ils peuvent embaucher un stratège de contenu qui rendrait officiellement compte au premier directeur, mais qui travaillerait également sous la responsabilité du second pour la conception graphique.
Le responsable principal s'occupe généralement de la supervision quotidienne, des évaluations de performance et de l'accompagnement général des employés, tandis que le responsable secondaire supervise uniquement un ensemble d'objectifs particuliers.
De cette manière, l'organisation respecte son budget tout en s'assurant qu'aucun service ne souffre d'un manque de personnel.
Qu'est-ce que les rapports en ligne continue et en quoi diffèrent-ils des rapports en ligne pointillés ?
Dans une relation hiérarchique en ligne continue, un employé a une relation directe et formelle avec un seul superviseur ou responsable.
Les rapports en ligne continue sont plus traditionnels que les rapports en ligne pointillés, avec une chaîne hiérarchique claire.
Les diagrammes utilisent des lignes continues pour indiquer les relations avec les supérieurs hiérarchiques directs et des lignes pointillées pour désigner les responsables secondaires, d'où leur nom.
Quand utiliser les rapports en ligne pointillés ?
La décision d'utiliser les rapports en ligne pointillés dépend des besoins et de la dynamique spécifiques de votre entreprise. Cependant, il existe certains scénarios dans lesquels cette méthode peut s'avérer très appropriée :
- Collaboration interdépartementale : les rapports en ligne pointillés favorisent une communication fluide et la collaboration entre les équipes au sein de différents silos fonctionnels. Comme les employés travaillent avec d'autres équipes tout en conservant une structure hiérarchique claire au sein de leur département d'origine, les rapports en ligne pointillés simplifient la collaboration interdépartementale.
- Organisations matricielles : dans une structure organisationnelle matricielle, les rapports en ligne pointillés améliorent la flexibilité et la collaboration. Le maintien d'une double connexion permet aux employés de contribuer à plusieurs projets sans rendre compte uniquement au chef de projet.
- Ressources partagées et budgets serrés : lorsque deux services partagent un budget serré, une ligne pointillée permet à un employé de contribuer aux deux sans avoir besoin de deux rôles distincts. C'est une décision intelligente pour contourner les limites budgétaires tout en s'assurant que vos ressources sont partagées efficacement entre les équipes.
- Organisations multinationales et à distance : les employés peuvent maintenir une relation hiérarchique solide avec leurs responsables locaux tout en établissant des rapports indirects avec des équipes mondiales ou interrégionales. Cela permet d'opérer dans divers emplacements géographiques, d'améliorer la coordination et de maintenir une communication cohérente entre les membres de l'équipe à travers le monde.
- Opportunités de mentorat : un rôle hiérarchique indirect permet aux employés de bénéficier des conseils non seulement de leur équipe immédiate, mais aussi de mentors d'autres domaines, ce qui les aide à acquérir un éventail de compétences plus large.
Les défis des rapports en ligne pointillés
Si les rapports en ligne pointillés améliorent la flexibilité et la collaboration, ils présentent également plusieurs défis :
1. Confusion des rôles et mauvaise communication
Les rôles peuvent prêter à confusion dans une structure hiérarchique en ligne pointillée. Avec des connexions hiérarchiques doubles et des attentes différentes de la part des responsables en ligne pointillée, les employés peuvent ne pas savoir sur quels aspects ou tâches se concentrer, et à quel moment.
La situation empire lorsqu'il y a un manque de communication entre les responsables eux-mêmes. Une telle situation peut brouiller les limites de l'autorité et semer encore plus la confusion chez les employés. Ceux-ci peuvent avoir du mal à suivre les instructions des deux responsables, ce qui affecte leur compréhension et leur exécution des tâches.
Pour résoudre ces problèmes, il est essentiel de communiquer clairement et de s'assurer que chacun sait exactement quelles sont ses responsabilités dans les deux relations de rapports.
Le modèle de diagramme RACI de ClickUp peut vous être d'une grande aide dans ce genre de situation. Il permet notamment de réduire la confusion en vous aidant à clarifier qui est responsable d'une tâche, qui doit en rendre compte, qui doit être consulté et qui doit en être informé.
Il dispose de fonctionnalités personnalisées permettant de créer un diagramme de flux de travail simple, améliorant considérablement la transparence du projet. Il dispose également d'outils de collaboration tels que des commentaires, des pièces jointes et des mentions pour s'assurer que tout le monde reste sur la bonne voie.
Vous pouvez choisir d'afficher toutes les informations pertinentes comme vous le souhaitez, grâce à trois vues : la matrice RACI, l'équipe de projet et la matrice.
2. Équilibrer les priorités
Dans les rapports en ligne pointillée, les employés jonglent entre les tâches assignées par leur supérieur hiérarchique direct et les tâches supplémentaires assignées par leur supérieur hiérarchique en ligne pointillée. De plus, avec les relations en ligne pointillée, il y a souvent moins de coordination centrale entre les managers, qui peuvent finir par se disputer le temps et les ressources des employés. Par conséquent, la gestion des priorités par les employés devient cruciale.
Par exemple, un spécialiste du marketing de contenu dont la responsabilité principale est la création et la distribution de contenu peut finir par agir en tant que coordinateur de projet avec une ligne hiérarchique indirecte vers une équipe de projet travaillant sur la refonte du site web d'une marque. Il devra répartir son temps pour gérer efficacement les différentes demandes, en alignant les objectifs marketing sur les objectifs du projet.
La gestion de ces deux séries de priorités nécessite de bonnes compétences en matière de gestion du temps, de communication et de travail d'équipe. Il est important de bien accomplir ces deux séries de tâches sans nuire à la productivité globale.
Comment aider vos employés à hiérarchiser leurs tâches ?
Avec ClickUp ! Définir des niveaux de priorité n'a jamais été aussi simple qu'avec ClickUp Task Priorities. Marquez vos tâches à l'aide de quatre drapeaux de couleur : un drapeau rouge « urgent » pour les tâches qui doivent être effectuées immédiatement, un drapeau jaune « élevé » pour les tâches qui doivent être achevées rapidement, un drapeau bleu « normal » pour les tâches qui sont peu prioritaires et un drapeau gris « faible » pour les tâches que vos employés peuvent effectuer une fois que tout le reste est terminé.
Vous pouvez également ajouter des filtres et des dépendances à chaque tâche et aider vos employés à planifier leur journée de travail en conséquence.
3. Gestion du temps
Il est difficile de trouver le juste équilibre dans les rapports en ligne pointillés, car les employés doivent gérer les tâches assignées par leur supérieur hiérarchique principal et leur supérieur hiérarchique secondaire. Mais en même temps, cela est essentiel pour éviter les conflits, les délais non respectés et le surmenage.
Si un spécialiste en marketing a une ligne hiérarchique indirecte avec une équipe de projet, il doit répartir judicieusement son temps entre son travail marketing habituel et les tâches liées au projet. Cela implique de déterminer ce qui est le plus important, de discuter des délais et de coordonner son travail avec ses deux superviseurs afin de maintenir un bon équilibre.
Lorsque les employés gèrent bien leur temps, ils peuvent s'acquitter de leurs deux séries de tâches sans sacrifier la qualité et la ponctualité de leur travail.
Pour ce faire, vous pouvez notamment utiliser la fonctionnalité « Estimations de durée » de ClickUp. Définissez des échéanciers clairs, répartissez les tâches entre les membres de l'équipe et décomposez même les estimations de durée grâce à cette fonctionnalité. Cela facilite également la comparaison entre le temps réel et les prévisions, ainsi que le temps total nécessaire pour une meilleure planification du projet.
De plus, vous pouvez voir la capacité quotidienne de votre équipe dans la vue Charge de travail, planifier les estimations dans la vue Calendrier et suivre la progression des tâches dans la vue Équipe. Restez au courant de la disponibilité de votre équipe, suivez vos objectifs et exportez rapidement les données d'estimation de durée pour vos rapports.
4. Résolution des conflits
Dans le système de rapports hiérarchiques en pointillés, des conflits peuvent survenir lorsque les supérieurs ont des attentes différentes. Cela peut rendre le travail difficile pour les employés, entraînant des problèmes de loyauté et des luttes de pouvoir.
Pour gérer ces conflits, tout le monde doit communiquer ouvertement. Parfois, les supérieurs hiérarchiques peuvent aider à arbitrer et à établir des règles claires sur qui décide quoi. Il est également essentiel d'encourager les managers à travailler ensemble et à résoudre les problèmes plus efficacement.
Une bonne résolution des conflits garantit à chacun de travailler dans un environnement paisible et psychologiquement sûr, propice à la productivité.
Le modèle de plan d'action corrective ClickUp est un excellent outil pour cela. Ce modèle détaille les domaines à améliorer, les problèmes, les causes profondes, les solutions possibles et les indicateurs de réussite pour les situations de désaccord et de conflit.
En enregistrant ces informations, vous pouvez vous assurer que les employés comprennent les mesures correctives nécessaires et peuvent suivre la progression au fil du temps.
5. Perte de productivité et de responsabilité
Vous savez déjà que concilier deux rôles peut rapidement devenir source de confusion et nuire à l'achèvement des tâches. Sans règles claires, les employés peuvent avoir du mal à établir des priorités, ce qui nuit à leur efficacité.
La structure hiérarchique divisée pourrait même diluer la responsabilité et faire en sorte que les employés se sentent moins responsables des résultats dans leur rôle secondaire.
Pour y parvenir, il est essentiel de définir des attentes claires, d'encourager la communication et de définir les rôles de manière aussi transparente que possible. Laissez ClickUp et son arsenal d'outils vous aider à atteindre cet objectif.
ClickUp vous offre tout ce dont vous avez besoin pour assurer votre réussite dans une structure hiérarchique en ligne pointillée.
Les tableaux de bord ClickUp utilisent des diagrammes et des graphiques pour vous offrir une visibilité complète sur le statut de votre projet, les efforts de votre équipe et les tâches en attente.
Définissez les objectifs de votre équipe à l'aide de ClickUp Objectifs; gérez, attribuez et hiérarchisez les tâches avec ClickUp Tasks; et renforcez la responsabilité grâce au suivi du temps dans ClickUp. Avec ClickUp, vos employés en ligne pointillée n'ont jamais à faire de compromis sur la responsabilité ou la productivité.
Conseils pour assurer la réussite des rapports en ligne pointillés
L'utilisation des rapports en ligne pointillée peut s'avérer délicate, mais si vous vous y prenez correctement, votre entreprise peut progresser même avec un budget limité. Voici quelques conseils pour que les relations en ligne pointillée fonctionnent bien :
- Établissez une communication claire entre les managers et les employés : encouragez les managers à organiser régulièrement des réunions individuelles avec leurs employés et à partager des informations actualisées afin de maintenir l'alignement entre les attentes et les responsabilités.
- Harmonisez les délais, les priorités et les attentes : définissez clairement les priorités et les engagements en termes de délais afin d'éviter de surcharger vos employés. À mesure que les priorités évoluent, clarifiez et renégociez les attentes. Cet ajustement continu peut améliorer considérablement les opérations quotidiennes.
- Encouragez les employés à fixer des limites dès le départ : un employé doit pouvoir discuter de ses préoccupations concernant les demandes urgentes qui perturbent ses priorités, sans céder à des conflits. Il peut créer un système avec l'assistance de son responsable principal afin d'établir des limites saines, comme achever les tâches critiques en deux jours plutôt que immédiatement.
- Disposez d'un système d'assistance sur lequel les employés peuvent compter : un système d'assistance aide les dirigeants à relever les défis. Il est essentiel de disposer d'un coach qui puisse aider les employés à relever les défis liés à la hiérarchie en pointillés, en guidant la communication, les attentes et les limites.
- Mettez en place un mécanisme de feedback : les rapports en ligne pointillés fonctionnent bien lorsque les employés recueillent un feedback à 360° auprès de toutes les personnes concernées afin de mieux comprendre leurs performances. Le feedback des managers secondaires ajoute différents points de vue à l'évaluation de l'employé, ce qui favorise sa croissance. Cette approche améliore les relations et la coordination entre les différentes lignes hiérarchiques, ce qui rehausse la qualité de l'environnement de travail.
Simplifiez les rapports en ligne pointillés avec ClickUp
À première vue, les rapports en ligne pointillés peuvent sembler être source de confusion et de chaos.
Mais avec une planification et des outils appropriés, cela peut considérablement améliorer le travail d'équipe et l'efficacité des projets dans votre entreprise. Cela vous aide à respecter votre budget sans compromettre la qualité du travail et des livrables.
Un outil polyvalent comme ClickUp facilite la gestion des tâches, des priorités et des objectifs. Vous pouvez facilement gérer les responsabilités, suivre les progrès et résoudre les problèmes qui entravent le bon fonctionnement d'une structure de double reporting. ClickUp facilite également le travail de vos employés et les aide à rester engagés et motivés pour donner le meilleur d'eux-mêmes.
Ne vous laissez pas intimider par les défis que représente une relation hiérarchique en pointillés ! Commencez dès aujourd'hui à utiliser ClickUp gratuitement et naviguez en toute confiance dans la hiérarchie en pointillés.
FAQ courantes
Vous avez besoin de plus d'informations sur les rapports en ligne pointillés ? Ces FAQ devraient vous aider.
1. Que signifie une ligne pointillée dans un diagramme d'organigramme ?
Dans un diagramme d'organigramme, une ligne pointillée signifie une relation hiérarchique indirecte ou secondaire.
Cela signifie que l'employé ne fait pas directement l'objet de rapports directs auprès du manager relié par la ligne pointillée, mais qu'il reçoit tout de même certaines directives ou conseils de la part de ce manager. L'employé fait principalement l'objet de rapports auprès de son manager principal, avec lequel il est relié par une ligne continue.
Ainsi, une ligne pointillée indique un niveau supplémentaire d'orientation et de direction, mais le responsable hiérarchique direct conserve la supervision principale.
2. Comment les rapports en ligne pointillés affectent-ils la communication ?
S'il est correctement mis en œuvre, les rapports en ligne pointillés peuvent avoir un impact positif sur la communication au sein d'une entreprise.
- Favorise la collaboration : cela encourage les équipes de différents services à travailler ensemble.
- Favorise le flux d'information : les employés partagent plus librement les informations entre les différentes lignes de rapports.
- Assure une communication flexible : cela permet un échange plus souple d'idées et d'informations.
- Renforce les relations : les employés nouent des relations avec des collègues au-delà de leur équipe immédiate.
- Facilite la compréhension interfonctionnelle : les équipes acquièrent une meilleure compréhension des rôles et des responsabilités de leurs collègues dans d'autres domaines.
Cependant, s'il n'est pas bien mis en œuvre, les rapports en ligne pointillés peuvent poser plus de problèmes qu'ils n'apportent de solutions.
3. Quels sont les défis potentiels des rapports en ligne pointillés ?
Les rapports en ligne pointillés sont une structure délicate. Si vous ne faites pas attention et ne planifiez pas correctement, cela peut poser les défis suivants :
- Confusion quant aux priorités : les employés peuvent se sentir confus quant à leurs priorités et leurs responsabilités lorsqu'ils ont deux responsables hiérarchiques.
- Rôles ambigus : la double structure des rapports peut entraîner une incertitude quant aux instructions du manager à suivre.
- Lacunes dans la communication : sans une communication claire, des lacunes ou des malentendus peuvent entraver la réussite des projets.
- Surcharge due à une mauvaise gestion du temps : les employés pourraient rencontrer des difficultés pour achever les tâches assignées par deux responsables, ce qui pourrait entraîner une surcharge et une mauvaise gestion du temps.
- Conflits dus à des tensions : les tensions entre les managers et les employés peuvent donner lieu à des conflits.