Si vous êtes comme la plupart des gestionnaires de projet, vous jonglez avec plusieurs projets à la fois. 🤹
Multipliés entre les équipes, les clients et les ressources, gestion de projet peut rapidement devenir un chaos désorganisé sans la mise en place des bons systèmes. C'est là qu'une base de données de gestion de projet entre en jeu.
Une base de données de gestion de projet n'est pas seulement un référentiel pour toutes les informations relatives au projet. C'est un outil utile qui permet d'assurer la coordination entre les membres de l'équipe, de rationaliser les flux de travail et de suivre la progression du projet à un niveau élevé.
Des tâches du projet aux échéanciers en passant par la gestion des ressources, une base de données de gestion de projet rend la gestion de projet - osons le dire - amusante. 🎉
Si vous êtes toujours en train de suivre les échéanciers des projets et les dépendances par le biais de notes autocollantes ou de feuilles de calcul il est temps d'apporter des changements pour sauver votre santé mentale. Que vous travailliez dans le développement de logiciels ou que vous dirigiez une petite entreprise, un système de gestion de projet centralisé est indispensable.
Dans ce guide, nous expliquerons le travail des bases de données de gestion de projet et partagerons quelques conseils utiles pour créer votre première base de données de gestion de projet.
(en anglais)
Qu'est-ce qu'une Base de données de gestion de projet ? ?
À la base, une base de données de gestion de projet est un cadre numérique permettant d'organiser, de stocker et de récupérer toutes les données liées à un projet en un clin d'œil. 👀
Considérez votre base de données de gestion de projet comme l'Accueil de tous vos projets. Au lieu de chercher frénétiquement dans votre boîte réception d'e-mails ou vos discussions Slack pour trouver des fichiers importants, la base de données stocke tout pour vous, ce qui simplifie la façon dont vous hiérarchisez les projets, les personnes, les clients, et plus encore - tout cela pour gérer les projets en toute simplicité.
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Chaque base de données de gestion de projet est différente, mais elles incluent généralement les fonctions suivantes :
- Gestion des tâches : Non seulement vous devez suivre vos tâches, mais vous êtes également en charge du suivi des tâches de votre équipe. C'est pourquoi de nombreux gestionnaires de projet s'appuient sur des bases de données de gestion de projet pour le suivi des tâches, des affectations des membres de l'équipe, des échéances et des statuts. Avec une bonne installation, vous pourrez gérer plus facilement les différentes composantes du projet
- Échéancier Gestion de projet: Les bases de données de gestion de projet permettent de visualiser les échéanciers et les jalons importants dans un échéancier de projet. Que vous optiez pour une vue diagramme de Gantt, une vue calendrier ou quelque chose de plus personnalisé, cette fonctionnalité est parfaite pour le suivi de la progression 📈
- Gestion des ressources: La budgétisation est importante, mais la bonne base de données de gestion de projet assurera le suivi de vos autres ressources, y compris le matériel, les licences, les abonnements et les membres de l'équipe. La bonne base de données de gestion de projetlogiciel de gestion de projet vous indiquera même quels membres de l'équipe sont sur- ou sous-utilisés, vous aidant ainsi à rééquilibrer le travail et à prévenir l'épuisement professionnel ⚖️
- Dépendances et optimisation du flux de travail: Les bases de données de gestion de projet documentent les dépendances des tâches àmaintenir vos flux de travail en mouvement. Cette fonctionnalité est idéale pour gagner du temps et résoudre les goulets d'étranglement potentiels
- Notifications et mises à jour: Ne vous inquiétez plus jamais de laisser tomber la balle. Une base de données de gestion de projet envoie des notifications à tous les participants au projet, informant l'équipe des modifications apportées au projet ou des échéances à venir
Avantages de la création d'une base de données de gestion de projet
La gestion de projets dans un agenda papier ou via votre boîte de réception e-mail est une recette pour les fichiers perdus et la confusion. De plus en plus de gestionnaires de projet passent aux applications de gestion de projet à priorité numérique pour une flopée d'avantages . 🙌
Meilleure organisation
Les projets complexes nécessitent une planification et une organisation sérieuses. Heureusement, une base de données de gestion de projet vous offre un endroit pratique et tout-en-un pour stocker les données relatives à votre projet, des listes de tâches aux échéanciers du projet.
Ne cherchez plus jamais d'informations : toutes les tâches, tous les fichiers et toutes les informations sur les parties prenantes du projet se trouvent dans la base de données et peuvent être retrouvés facilement. De plus, la plupart des bases de données de logiciels de gestion de projet sont livrées avec un fichier structure d'organisation des fichiers afin que vous n'ayez pas à organiser manuellement les choses. 🗂️
Suivi simplifié des projets
Des fonctionnalités telles que les tableaux de bord et les vues Gantt permettent de visualiser les échéanciers et la progression des projets, ce qui simplifie la planification et le suivi des projets.
Utilisez la vue Gantt de ClickUp pour améliorer vos processus
Les détails d'un projet changent presque toujours au fil du temps, et une base de données de gestion de projet vous permet de mettre à jour ces informations en temps réel, réduisant ainsi les malentendus et les retards.
Efficace Gestion des ressources
Certains membres de votre équipe sont-ils débordés alors que d'autres n'ont pas grand-chose à travailler ? Il s'agit là d'une l'utilisation des ressources problème, et c'est mauvais à la fois pour le moral et pour le budget. 💸
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-145.png Base de données de gestion de projet : suivi de la charge de travail d'une équipe à l'aide des estimations de durée de ClickUp /$$img/
Suivez, hiérarchisez et forfaitarisez la charge de travail de votre équipe avec les estimations de durée de ClickUp
Avec une base de données de gestion de projet, il est beaucoup plus facile de suivre et d'allouer les ressources, qu'il s'agisse de main-d'œuvre, de temps ou de budget. Les fonctionnalités intégrées de suivi du temps facilitent le contrôle du temps passé sur chaque tâche ou phase du projet, ce qui permet à tous les membres de l'équipe d'être confortablement productifs.
Automatisation Flux de travail
La gestion de projet demande beaucoup de travail. Beaucoup de travail. Pourquoi vous compliquer la tâche ? En optant pour une base de données numérique de gestion de projet, vous automatisez les tâches répétitives telles que les transferts, les mises à jour de statut ou les notifications. De plus, la plupart des bases de données de gestion de projet disposent d'intégrations pour des outils tels que Microsoft Project jira et Slack, ce qui facilite encore la réduction des efforts manuels sur les différentes plateformes.
Personnalisation et évolutivité
La plupart des bases de données de projet sont livrées avec une organisation ou une structure prête à l'emploi, mais elles vous permettent également de personnaliser la plateforme comme bon vous semble. Par exemple, les bases de données avec modèles vous permettent de créer des champs personnalisés et d'adapter l'installation de la base de données à un projet spécifique. Les bases de données de projet sont également facilement extensibles, ce qui vous permet d'accueillir davantage de données, d'utilisateurs ou de fonctionnalités sans devoir changer de plateforme.
Types de Gestion de projet Bases de données
Les bases de données de gestion de projet se présentent sous toutes sortes de formulaires et de saveurs. La bonne option dépend des besoins de votre projet et de votre structure organisationnelle. Voici quelques types de bases de données de gestion de projet à prendre en considération.
Traditionnelle gestion de projet bases de données
Il s'agit de la base de données de gestion de projet la plus courante, qui comprend des outils de planification, de suivi et de gestion de projet. Des options telles que Microsoft Project sont un bon exemple de base de données de gestion de projet traditionnelle.
Agile gestion de projet bases de données
Vous faites du travail dans le domaine du développement de logiciels ? Si c'est le cas, vous utilisez probablement une forme de méthodologie Agile pour vous occuper de vos entreprises. Outils de gestion de projet comme Jira et ClickUp sont idéaux pour la gestion de projet Agile, qui nécessite des fonctionnalités de gestion des sources, des backlogs et des histoires d'utilisateurs.
/img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-42.png Base de données de gestion de projet : paramètres du flux de travail personnalisé de ClickUp /$$img/
Paramétrer des flux de travail personnalisés et des trackers agiles pour vos équipes de projet
Si vous ne faites pas partie d'une équipe technique mais que vous aimez les idées derrière les méthodologies Agile ou Waterfall, les tableaux Kanban sont également une excellente option. Ces outils permettent de visualiser la gestion des tâches avec des Tableaux et des cartes, aidant votre équipe à garder le contrôle sur des tâches continues et itératives. 👩🏽💻
Systèmes d'entreprise
Nous ne le recommandons pas, mais les petites entreprises peuvent parfois s'en sortir en utilisant des feuilles de calcul Excel pour la gestion de projet. En revanche, il n'y a aucune chance qu'une entreprise puisse s'en sortir. C'est pourquoi les bases de données des systèmes de planification des ressources de l'entreprise (ERP) sont généralement une meilleure solution.
Ces systèmes complets intègrent la gestion de projet à d'autres fonctions Business telles que la facturation, les ressources humaines et un système de gestion de la relation client (CRM) pour les ventes. Ils sont parfaits pour la gestion et l'affectation des talents, des équipements et des matériaux dans le cadre de projets de grande envergure. 🏗️
Il n'est pas rare que les entreprises créent leurs propres bases de données personnalisées parce qu'elles ont des besoins plus spécifiques, mais beaucoup d'entreprises utilisent des solutions tierces.
basé sur le cloud gestion de projet solutions
La plupart des bases de données de gestion de projet modernes fonctionnent dans le cloud, ce qui signifie que vous ne les hébergez pas localement. Cela donne à votre équipe le pouvoir d'accéder aux détails du projet d'à peu près n'importe où, du moment qu'elle dispose d'une connexion internet. 💻
Si vous gérez une équipe internationale ou distante, une base de données de gestion de projet dans le cloud vous permettra d'accéder aux détails du projet à partir de n'importe quel endroit, à condition qu'ils disposent d'une connexion internet base de données de projets basée sur le cloud est la voie à suivre. Puisqu'elles travaillent dans le cloud, les bases de données de projets basées sur le cloud /%href/ sont la solution Outils de gestion de la maintenance peuvent facilement évoluer en fonction de la taille et de la complexité des projets, ce qui en fait une option abordable pour les entreprises de toutes tailles.
Pourquoi la maintenance d'une base de données de gestion de projet **est-elle importante ?
Vous constaterez des avantages immédiats dès que vous aurez mis en place votre première base de données de gestion de projet. Mais il ne suffit pas de créer la base de données, il faut aussi la maintenir au fil du temps. ⚒️
En l'absence de révisions, de mises à jour et de petites modifications, vous risquez d'utiliser un outil qui ne correspond pas à la façon dont vous faites votre entreprise. C'est la porte ouverte au travail manuel, aux erreurs de communication et aux erreurs coûteuses.
La maintenance régulière des bases de données est essentielle pour de nombreuses raisons.
Faciliter la collaboration
Que vos automatisations ne fonctionnent tout simplement pas ou que votre équipe soit submergée par les notifications de la base de données, la qualité de votre base de données aura un impact important sur la collaboration au sein de l'équipe.
Gérer efficacement le travail, collaborer sur les tâches et rationaliser les flux de travail complexes avec le logiciel de gestion de projet de ClickUp
La maintenance régulière de votre base de données fournit à votre équipe une plateforme qui assiste des flux de travail et une collaboration solides. À cet effet, vous devrez peut-être ajuster vos paramètres de notification, vos affichages de projet ou vos automatisations, mais tout cela est au service d'un meilleur travail. 🤝
Amélioration de la gestion des risques
le "risque" ne se limite pas aux amendes légales ou réglementaires. De la perte de fichiers à la perte potentielle de données, il existe d'innombrables risques qui pourraient nuire à votre organisation, à vos projets et à vos clients. La maintenance de données complètes sur les projets vous permet d'identifier les risques potentiels dès le début du processus et d'atténuer les problèmes avant qu'ils ne surviennent.
Meilleur retour sur investissement
Vous avez consacré du temps et de l'argent au paramètre de votre base de données de gestion de projet. Ne devriez-vous pas tirer toute la valeur possible de cet outil ? Mettez un point d'honneur à maintenir régulièrement votre base de données pour garantir un retour sur investissement tangible.
Nous vous garantissons que c'est votre patron ou les responsables de la comptabilité qui mesureront ce rendement, c'est pourquoi l'optimisation de votre base de données pour obtenir davantage de gains est toujours, et bien, une victoire. 🏆
Qu'inclure dans une Gestion de projet Base de données
Si vous n'avez jamais créé de base de données de gestion de projet, vous vous demandez peut-être ce qu'elle doit contenir. La réponse est simple : tout ce que vous voulez ! 🤩
En fin de compte, cette base de données doit répondre à vos besoins et se conformer à la façon dont vous aimez travailler. Si vous ne savez pas par où commencer, assurez-vous que votre base de données de gestion de projet comprend ces éléments essentiels.
1. Détails du projet
Au minimum, la base de données de projet doit fournir des informations de base sur un projet, notamment :
- Nom du projet
- La description du projet
- Objectifs et résultats escomptés
Il doit également vous permettre de joindre des documents tels que des plans de projet, des contrats et des communications avec les parties prenantes. Plus il est facile d'accéder à ces informations, mieux vous vous porterez lorsque vous serez au cœur de l'exécution d'un projet.
2. Gestion des tâches
Les bases de données de gestion de projet doivent fournir des listes de tâches détaillées avec des descriptions, des assignés et des dates d'échéance pour toutes les tâches.
Créez des objectifs, assignez des cibles et partagez-les avec votre équipe pour que tout le monde soit aligné
Puisque vous compterez sur cette base de données pour savoir où tout le monde en est, assurez-vous que la plateforme inclut des mises à jour de statut. La plupart des bases de données vous permettent également de personnaliser les statuts des tâches.
3. Échéancier gestion
Les diagrammes de Gantt et les tableaux Kanban sont des représentations visuelles utiles des jalons, des échéanciers et des tâches d'un projet.
Visualisez la progression de vos tâches avec les tableaux Kanban
Passez d'un affichage de l'échéancier, du projet ou des tâches à l'autre pour comprendre rapidement comment les tâches sont liées les unes aux autres et si vous atteindrez les objectifs de votre projet. 🎯
4. Parties prenantes suivi
Si vous gérez plusieurs projets avec des équipes différentes, il est facile de mélanger les personnes. Les bases de données de gestion de projet doivent enregistrer des informations importantes sur toutes les parties prenantes du projet, y compris les membres de l'équipe, les rôles du projet et les coordonnées de chacun.
Mieux encore, optez pour logiciel de base de données qui enregistre toutes les communications, notes de réunion et discussions des parties prenantes.
5. Suivi des performances
Les indicateurs clés de performance (ICP) diffèrent d'un projet à l'autre, mais ils constituent un critère important pour évaluer la réussite du projet. Optez pour un système personnalisable de base de données de gestion de projet personnalisable qui permet de générer des tableaux de bord personnalisables en temps réel sur les performances du projet.
Décomposer les objectifs, les tâches, les points agiles et les statuts du projet dans le tableau de bord ClickUp 3.0 hautement personnalisable
Les bons indicateurs vous avertissent à l'avance si vous rencontrez des retards ou des problèmes de qualité, ce qui vous donne suffisamment de temps pour corriger le tir. 🚢
Comment créer une Gestion de projet Base de données
Les outils de gestion de projet mettront votre équipe sur la voie de la réussite. Mais même dans ce cas, il est crucial de choisir la bonne solution de base de données et de la paramétrer correctement.
Vous avez l'embarras du choix, mais nous vous recommandons d'opter pour une solution de gestion de projet tout-en-un comme ClickUp. Tout est personnalisable à 100 %, mais la barrière à l'entrée est beaucoup moins élevée que celle d'autres solutions comme Jira, par exemple. Suivez ces étapes pour créer votre première base de données PM dans ClickUp. ✨
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Celui-ci est simple comme bonjour ! Créez simplement votre compte ClickUp gratuit et de commencer à utiliser la plateforme en quelques secondes. Avons-nous mentionné que c'est gratuit et que cela ne nécessite pas de carte de crédit ? 🤸
Utiliser un ClickUp gestion de projet base de données modèle
Vous êtes libre de créer votre propre base de données à partir de zéro, mais nous savons que vous êtes occupé. Utilisez la base de données Modèle de tableau de bord de gestion de projet ClickUp pour être rapidement opérationnel.
Planifier, organiser et collaborer sur n'importe quel projet avec ClickUp
Il est livré avec tout ce dont vous avez besoin pour gérer un projet hors de la Box, y compris la gestion du budget, l'équilibrage de la charge de travail et les statuts des tâches. Tout en étant livré avec tout ce dont vous avez besoin pour commencer, le modèle est 100% personnalisable, vous êtes donc libre de le peaufiner jusqu'à ce qu'il corresponde à vos besoins. 💃
Si ce modèle ne vous convient pas, ne vous en faites pas. ClickUp propose des milliers de modèles pour la gestion de projet Agile, Waterfall, et à peu près toutes les autres méthodologies de gestion de projet sous le soleil.
Insérez vos données
C'est ici que tout commence. Vous pouvez soit introduire vos propres objectifs, tâches et assignés, soit importer ces données à ClickUp à partir d'une autre solution . Si votre modèle ne correspond pas tout à fait à vos données, modifiez l'installation comme bon vous semble. Ajoutez ou supprimez des colonnes, masquez certaines étiquettes de données ou personnalisez les statuts des tâches.
Personnalisez votre vue Tableur
Il n'y a pas de base de données sans vue Tableur, n'est-ce pas ? Avec Vue Tableur ClickUp , tous les champs sont des colonnes et chaque ligne a la même hauteur, ce qui vous donne une vue condensée de toutes les tâches, statuts et assignés dans un seul affichage. 📊
Passez de la vue Tableur à la vue Calendrier de ClickUp 3.0 pour mieux visualiser votre travail
Pour convertir un projet en vue Tableur, visitez votre projet et allez dans Ajouter une vue > Tableau. Vous pouvez cliquer sur "Epingler la vue" si vous souhaitez que les données s'affichent toujours en vue Tableur.
Suivi dans le temps
Vous êtes libre de suivre vos projets en vue Tableur, mais le mieux est de vous rendre dans votre projet personnalisé Tableaux de bord ClickUp .
/$$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/01/image-57-1400x916.png Tableau de bord de ClickUp /$$img/
Choisissez parmi plus de 15 affichages de tableau de bord dans ClickUp
Les tableaux de bord affichent les données les plus importantes et vous donnent une idée rapide de l'état général du projet. Affichez les détails pour afficher les performances par membre de l'équipe, par type de tâche, par projet, etc.
ClickUp : L'application de gestion de projet tout-en-un Application
En tant que gestionnaire de projet, vous n'êtes pas étranger aux exigences de la planification de projet, de l'allocation des ressources et des longues listes à faire. 📝
Une base de données de gestion de projet ne résoudra pas tous vos problèmes de gestion de projet, mais c'est un outil essentiel pour suivre la progression, établir des feuilles de route et faciliter le travail d'équipe.
À ne pas faire n'importe quelle base de données de gestion de projet. Lorsque la qualité du travail est importante, optez pour ClickUp. Notre solution tout-en-un élimine le besoin de passer d'une solution à l'autre en regroupant vos communications, vos indicateurs, vos modèles, vos bases de données et bien plus encore sous un seul et même toit.
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